Allgemeine Geschäftsbedingungen für Ontrack Dienstleistungen
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln die Erbringung von Dienstleistungen der KLDiscovery Ontrack GmbH, nachfolgend als „Ontrack“ bezeichnet, mit Sitz in der Hanns-Klemm-Straße 5, 71034 Böblingen, eingetragen im Handelsregister Stuttgart unter HRB 244142. Bitte lesen Sie diese AGB sorgfältig durch, bevor Sie Ihre Bestellung an uns senden. Diese AGB sagen Ihnen, wer wir sind, wie wir Ihnen die Dienstleistungen zur Verfügung stellen, wie Sie und wir den Vertrag ändern oder beenden können, was zu tun ist, wenn es ein Problem gibt und andere wichtige Informationen.
1.2 Unsere Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung welche die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistung regelt, ist Bestandteil dieser AGB. Mit der Zustimmung zu diesen AGB erklären sich unsere Verbraucher- und Geschäftskunden auch mit der Speicherung und Nutzung ihrer wiederhergestellten personenbezogenen Daten gemäß den Bedingungen unserer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einverstanden, welche unter www.ontrack.com/de/agbs/ aufgerufen werden kann.
2.1 Wie Sie uns erreichen können. Sie können uns erreichen, indem Sie unser Kundendienstteam unter +49 7031 644 0 anrufen, uns an unserem Firmensitz anschreiben oder uns eine E-Mail an info@ontrack.de senden, oder indem Sie einen unserer Vertreter auf unserer Live-Chat-Plattform kontaktieren, die auf unserer Website verfügbar ist.
3.1 Für diese AGB gelten folgende Begriffsbestimmungen:
(a) „Geschäftskunde“ ist ein Kunde, der zu Zwecken seines Geschäfts, Handels oder Berufs handelt, wie etwa ein Einzelunternehmer, eine Personengesellschaft, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Behörde;
(b) „Vertrauliche Informationen“ bezeichnet alle vertraulichen Informationen (unabhängig davon, ob sie aufgezeichnet oder aufbewahrt werden), die von einer Partei an die andere Partei im Zusammenhang mit den Dienstleistungen weitergegeben werden, wie beispielsweise Ihre Daten, unsere Daten und alle Informationen, die von einer Partei als vertraulich betrachtet werden;
(c) „Verbraucherkunde“ ist ein Kunde, der eine natürliche Person ist, die nicht zu geschäftlichen, gewerblichen oder beruflichen Zwecken handelt (mit Ausnahme von Geschäftskunden, um Zweifel auszuschließen);
(d) „Vertrag“ hat die in Ziffer 4.4 zugewiesene Bedeutung;
(e) „Kunde“ bezeichnet, je nachdem, einen Geschäftskunden bzw. Privatkunden;
(f) „Daten“ sind Daten in elektronischer Form jeder Art, einschließlich personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung EU 2016/679;
(g) „Geräte“ bezeichnet Ihr Medium und ggf. Ihr Mobiltelefon;
(h) „Gebühr“ bezeichnet die von Ihnen für die Dienstleistungen zu zahlende Gebühr, die im jeweiligen Angebot angegeben ist;
(i) „Medien“ sind Speichermedien wie Festplatten, USB-Laufwerke, Laptops, Computer oder andere Geräte;
(j) „Mobiltelefon“ bezeichnet jedes Mobiltelefon;
(k) „Bestellung“ hat die in Ziffer 4.3 zugewiesene Bedeutung;
(l) „Angebot“ hat die in Ziffer 4.1 zugewiesene Bedeutung;
(m) „Beschreibung der Dienstleistungen“ bezeichnet die spezifischen Prozesse, die von Ontrack verwendet werden und unter folgendem Link beschrieben werden www.ontrack.com/de/agbs/, worin unter anderem Leistungseinschränkungen, -umfang und Erwartungen festlegt sind;
(n) „Dienstleistungen“ bezeichnet die von uns für Sie zu erbringenden Dienstleistungen, die in den Ziffern 4 (Bestellvorgang) und 5 (Unsere Dienstleistungen) dieser AGB beschrieben sind; und
(o) „Website“ bezeichnet unsere Website unter www.ontrack.com/de/ oder eine andere Website, die wir jeweils für den Betrieb unseres Unternehmens nutzen.
4.2 Bei weiteren Dienstleistungen, wie beispielsweise der Remote Datenrettung (RDR) bei denen keine Geräte bei uns eingereicht werden, umfasst das Angebot die von Ontrack voraussichtlich zur Erbringung der Dienstleistung erforderlichen Arbeitsleistungen.
4.3 Nach Erhalt unseres Angebots steht es Ihnen frei unter Folgendem auszuwählen: (i) das Angebot oder die Leistungsbeschreibung anzunehmen und zu unterzeichnen, um eine Bestellung für unsere Dienstleistungen aufzugeben („Bestellung“); (ii) uns dazu auffordern, Ihre Geräte zurückzugeben und uns dafür zu bezahlen; oder (iii) uns dazu aufzufordern Ihre Geräte zu vernichten; in diesem Fall ist es uns gestattet, Ihre Geräte unverzüglich zu vernichten. Wenn wir innerhalb von 90 (neunzig) Kalendertagen nach dem Datum des Angebots keine Bestellung oder Aufforderung zur Rückgabe Ihrer Geräte erhalten, senden wir Ihnen eine schriftliche Anfrage (Textform) über die weitere Vorgehensweise. Wenn Sie auf diese Anfrage nicht antworten, senden wir Ihnen im Abstand von 3 (drei) Wochen weitere 2 (zwei) Anfragen. Wenn Sie auf diese Anfragen ebenso nicht antworten und uns weder anweisen, Ihre Ausrüstung zurückzugeben oder zu vernichten, werden wir Ihre Ausrüstung in Übereinstimmung mit dem jeweils geltenden Recht entsorgen.
4.4 Wir nehmen Ihre Bestellung an, indem wir Ihnen per E-Mail eine Annahmebestätigung senden, wodurch ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen Ihnen und uns zustande kommt, der unter diese AGB fällt („Vertrag“). Wir weisen Ihrer Bestellung eine Bestellnummer zu. Es wird uns helfen, wenn Sie uns die Bestellnummer mitteilen können, wenn Sie uns kontaktieren. In keinem Fall gelten für die Dienstleistungen Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden.
5.1 Als Gegenleistung für Ihre Zahlung der Gebühr erbringen wir die Dienstleistungen mit der erforderlichen Sorgfalt und Sachkenntnis. Soweit zutreffend, werden wir nach einer Bestellung angemessene Anstrengungen unternehmen, um: (i) Ihre Daten wiederherzustellen und Ihnen die wiederhergestellten Daten auf einer verschlüsselten Festplatte oder einem USB-Stick zur Verfügung zu stellen und danach an einen von uns sorgfältig ausgewählten Kurier (siehe Ziffer 12.6) zu übergeben (Schickschuld); (ii) bei Bedarf das Mobiltelefon zu reparieren; und (iii) alle anderen Dienstleistungen auszuführen, der Erbringung wir Ihnen schriftlich zugesichert haben, wie z.B. die Entmagnetisierung von Medien oder Remote Datenrettung. Der Erfüllungszeitraum ist nicht von wesentlicher Bedeutung und die Lieferinformationen werden nur geschätzt. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass die Art der Dienstleistungen beinhaltet, dass eine Vorhersage der Lieferung zu bestimmten Terminen nicht möglich ist. Wenn Sie die Festplatte oder den USB-Stick mit Ihren wiederhergestellten Daten von Ontrack erhalten, bitten wir Sie umgehend die Festplatte oder den USB-Stick auf technische Funktionalität zu überprüfen. Ontrack kann Ihre wiederhergestellten Daten nur im Falle eines Ausfalls des Liefergeräts innerhalb unserer Datenaufbewahrungsfrist für Ihre wiederhergestellten personenbezogenen Daten gemäß des Auftragsverarbeitungsvertrags von Ontrack ersetzen.
5.2 Remote Datenrettung. Wenn Sie möchten, dass Ontrack eine Datenwiederherstellung durchführt und das Einreichen von Medien nicht erforderlich ist, kann Ontrack unter Umständen eine Remote Datenrettung durchführen. Hierzu müssen Sie die Ontrack RDR-Client-Software über den von Ontrack bereitgestellten Link herunterladen und installieren. Nach der Installation ermöglicht der Client dem Benutzer, sich über eine verschlüsselte Internetverbindung mit Ontrack zu verbinden. Die RDR-Verbindung wird von Ontrack ausschließlich dazu verwendet, die Ontrack Recovery-Tools direkt auf dem Computer des Kunden zu steuern. Ihre Daten werden während diesem Vorgang nicht an Ontrack übermittelt.
5.3 ENTMAGNETISIERUNG. Ontrack legt Ihre Geräte in eine Entmagnetisierungsvorrichtung. Dabei handelt es sich um eine Maschine, welche auf effektive und sichere Weise die auf dem Gerät gespeicherten magnetischen Daten verzerrt. Nach der Entmagnetisierung, sind die Daten auf dem Gerät nicht mehr lesbar und damit auf sichere Weise zerstört.
5.4 HANDY-REPARATUR. Der primäre Service, den wir anbieten, ist die Wiederherstellung der Daten vom Handy und wir bieten keine eigenständige Reparatur von Handys an. Wenn eine Reparatur möglich ist, werden wir die Funktionalität des Handys reparieren und wiederherstellen, so dass Sie es unter normalen Betriebsbedingungen verwenden können. Die Reparaturen werden in unserem Labor in Polen durchgeführt.
5.5 Sie werden während des Bestellvorgangs über das voraussichtliche Fertigstellungsdatum der Dienstleistungen informiert. Die Kosten für die Rücksendung von Geräten richten sich nach den Angaben im jeweiligen Angebot.
5.7 Möglicherweise müssen wir die Bereitstellung von Dienstleistungen aussetzen, um (i) technische Probleme zu lösen oder technische Änderungen vorzunehmen; (ii) die Dienstleistungen zu aktualisieren, um Änderungen der relevanten Gesetze und behördlichen Anforderungen zu berücksichtigen; (iii) Änderungen der Dienstleistungen gemäß Ihren Wünschen vorzunehmen. Wir können auch die Bereitstellung der Dienstleistungen aussetzen, wenn Sie nicht bezahlen.
5.8 Unsere Erfüllung der Dienstleistungen ist unter keinen Umständen als Garantie dafür anzusehen, dass die Dienstleistungen erfolgreich sind, dass Ihre Daten ganz oder teilweise wiederherstellbar oder nutzbar sind, dass das Handy, falls zutreffend, verwendet werden kann oder dass wir ein anderes bestimmtes Ergebnis erzielen werden. Obgleich wir zugelassene Originalgerätehersteller-Reparaturen verwenden, bieten wir in Bezug auf Handy-Reparaturen keine Garantie, dass die Dienstleistungen mit einer vom Originalgerätehersteller angebotenen Garantie übereinstimmen.
5.9 Ontrack versichert, dass die RDR-Client-Software, (a) frei ist von Programmcodes oder Programminstruktionen, welche vorsätzlich entwickelt wurden, um Computerprogramme, Dateien oder Arbeitsvorgänge zu unterbrechen, zu deaktivieren, zu beschädigen, zu behindern oder anderweitig nachteilig zu beeinflussen; und (b) keine anderen bösartigen oder schädlichen Codes enthält, welche typischerweise als Viren bezeichnet oder mit ähnlichen Begriffen einschließlich Trojanisches Pferd, Wurm oder Hintertür beschrieben werden.
6 RECHTE AM GEISTIGEN EIGENTUM
6.1 Ihre Geräte und Daten bleiben jederzeit Ihr Eigentum, und wir haben keine Eigentums-, Nutzungs- und sonstigen Rechte an ihnen (mit Ausnahme des Rechts auf Besitz und Nutzung Ihrer Geräte und Daten zur Erbringung der Dienstleistungen). Wir behalten uns alle Eigentums-, Nutzungs- und sonstigen Rechte an der Bereitstellung der Dienstleistungen vor, einschließlich aller Verbesserungen oder Erweiterungen der Dienstleistungen.
7 RECHTE AUF BEENDIGUNG EINES VERTRAGES (VERBRAUCHERKUNDEN)
7.1 Diese Ziffer 7 gilt ausschließlich für unsere Verträge mit Verbraucherkunden. Nach einer Bestellung haben Sie das gesetzliche Recht, Ihre Meinung zu ändern. Diese Rechte nach der EU-Richtlinie 2011/83/EU werden im Folgenden näher erläutert.
7.2 Während der kostenlosen Einschätzung können Sie jederzeit kündigen. Wenn Sie eine Bestellung aufgeben, können Sie innerhalb von 14 (vierzehn) Kalendertagen nach dem Tag, an dem wir Ihnen eine E-Mail mit der Bestellungsannahme zusenden, stornieren. Sobald wir die Dienstleistungen jedoch abgeschlossen haben, können Sie Ihre Meinung nicht mehr ändern, auch wenn der Zeitraum noch läuft. Mit der Bestellung ermächtigen Sie uns ausdrücklich, die Dienstleistungen unverzüglich zu beginnen. Wenn Sie stornieren, nachdem wir die Dienstleistungen gestartet haben, müssen Sie uns die bis zu dem Zeitpunkt erbrachten Dienstleistungen bezahlen, zu dem Sie uns mitteilen, dass Sie Ihre Meinung geändert haben. Wir werden Ihnen mitteilen, wie hoch diese Gebühr nach der Stornierungsanfrage sein wird.
(a) Telefon oder E-Mail. Rufen Sie den Kundendienst unter +49 7031 644 0 an oder senden Sie uns eine E-Mail an info@ontrack.de;
(b) Per Post. Schreiben Sie uns an KLDiscovery Ontrack GmbH, Hanns-Klemm-Str. 5 71034 Böblingen; oder
(c) Über das Kündigungsformular: Füllen Sie das Kündigungsformular im Format des Muster-Kündigungsformulars aus, das diesen AGB als Anlage beigefügt ist und senden Sie es uns zu.
8 RECHTE AUF BEENDIGUNG EINES VERTRAGES (GESCHÄFTSKUNDEN)
8.1 Diese Ziffer 8 gilt ausschließlich für unsere Verträge mit Geschäftskunden. Nach einer Bestellung können Sie die Dienstleistungen nur dann kündigen, wenn dies in nachstehender Ziffer 9 aufgeführt ist.
9 GEGENSEITIGE KÜNDIGUNGSRECHTE
9.1 Unbeschadet anderer Rechte oder Rechtsmittel, die einer Partei zur Verfügung stehen, kann jede Partei den Vertrag mit sofortiger Wirkung durch schriftliche Mitteilung kündigen, wenn:
(a) eine Partei auf nicht behebbare Weise und wesentlich einer Vertragsklausel zuwiderhandelt oder (wenn eine solche Zuwiderhandlung behebbar ist) diese Zuwiderhandlung nicht innerhalb einer Frist von 7 (sieben) Tagen nachdem sie schriftlich zu deren Behebung aufgefordert wurde, behebt oder wiederholt gegen diese AGB verstößt. Eine Nichtzahlung der Gebühr stellt eine wesentliche Zuwiderhandlung dar; oder
b) eine Partei ihre Geschäftstätigkeit ganz oder teilweise einstellt (oder einzustellen droht), für sie oder für einen Teil ihres Unternehmens oder ihrer Vermögenswerte ein Liquidator, Insolvenz- oder Zwangsverwalter bestellt wird oder ihre Auflösung beschließt (außer, wenn dies zwecks einer geplanten solventen Verschmelzung oder Neustrukturierung erfolgt, bei der das entstehende Unternehmen alle Verbindlichkeiten übernimmt), oder ein zuständiges Gericht erlässt einen Insolvenz-, Liquidations- oder einen ähnlichen Beschluss, oder sie schließt einen Vergleich mit ihren Gläubigern, ist nicht in der Lage, ihre Schulden bei Fälligkeit zu begleichen oder, wenn eine natürliche Person insolvent wird.
9.2 Wir können den Vertrag kündigen, wenn wir durch die Erfüllung des Vertrages gegen geltende Ausfuhr- und Sanktionsgesetze im Zusammenhang mit Geschäften mit bestimmten Unternehmen und Personen verstoßen, die von der Europäischen Kommission oder anderen nationalen Behörden, einschließlich der Vereinigten Staaten, festgelegt wurden.
9.3 Nach der Kündigung sind Sie für alle uns zustehenden Beträge verantwortlich, die sofort fällig werden.
10 ZUSICHERUNGEN DES KUNDEN
10.1 Sie erkennen hiermit an und garantieren uns gegenüber, dass (i) Sie rechtlich in der Lage sind, verbindliche Verträge abzuschließen; (ii) Sie vollständig bevollmächtigt, ermächtigt und befugt sind, diesen AGB zuzustimmen, und wenn Sie ein Geschäftskunde sind, die entsprechende rechtliche Befugnis besitzen, den Vertrag abzuschließen; (iii) alle Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bestellung zur Verfügung stellen, wahr, genau, vollständig und nicht irreführend sind; (iv) Sie der Eigentümer der Geräte sind bzw. die Erlaubnis des Eigentümers der Geräte haben, dass wir die Dienstleistungen erbringen dürfen; (v) es nicht gegen Verpflichtungen oder Rechte Dritter verstößt, dass Sie Ihre Geräte bzw. Daten an uns aushändigen; (vi) es nicht gegen geltendes Recht verstößt, dass Sie Ihre Geräte bzw. Daten an uns aushändigen; (vii) Sie gesetzlich berechtigt sind, Zugang zu den Daten zu gewähren; (viii) Ihre Geräte kein Material (wie beispielsweise Daten) enthalten, das die geistigen Eigentumsrechte Dritter verletzen könnte; und (ix) Ihre Geräte kein Material enthalten, das geltendes Recht verletzt. Wir behalten uns das Recht vor, dokumentarische Nachweise über Ihr Eigentum oder Ihr gesetzliches Recht, die Dienstleistungen zu autorisieren, anzufordern und die Dienstleistungen auszusetzen oder nicht zu starten, solange diese Nachweise fehlen.
10.2 Sie erkennen hiermit an, dass Ihre Geräte bzw. Daten bereits beschädigt sein können bevor wir sie erhalten und dass unsere Bemühungen, die Dienstleistungen abzuschließen, zur Zerstörung oder weiteren Beschädigung Ihrer Geräte bzw. Daten führen können. Wir werden bei der Ausführung der Dienstleistungen mit angemessener Sorgfalt vorgehen, tragen aber keine Verantwortung für bestehende oder zusätzliche Schäden, die während der Ausführung der Dienstleistungen an Ihren Geräten bzw. Daten entstehen können, es sei denn, dass Ziffer 12 dieser AGB etwas anderes besagt.
11.1 Der Preis der Dienstleistungen (einschließlich Mehrwertsteuer) ist die im jeweiligen Angebot angegebene Gebühr. Die Gebühr ist vor Beginn der Dienstleistungen zu zahlen, oder, falls zutreffend, berechnen wir Ihnen die Gebühr, wenn wir die Dienstleistungen abgeschlossen haben und vor der Lieferung der Ergebnisse der Dienstleistungen. Falls wir mit der Rechnungsstellung einverstanden sind, müssen Sie jede Rechnung zu dem angegebenen Datum bezahlen.
11.2 WIE SIE BEZAHLEN Die Zahlung kann per Bargeld, SEPA Lastschrift, Banküberweisung, Kreditkarte oder Mobile Pay, bzw. für Firmenkunden auch per Auftrag auf Rechnung (Bestellnummer), erfolgen. Wenn Sie mit Kredit-/Debitkarte zahlen, sendet Ontrack Ihnen einen Zahlungslink zu einer sicheren Zahlungsplattform eines Drittanbieters zu, um den Zahlungsvorgang nach Abschluss der Arbeiten abzuschließen. Einige Dienste, wie z. B. Dateilisten (siehe Servicebeschreibung), sind vor Beginn der Dienste zahlbar. Für andere Dienste muss nach Abschluss der Bestellung die Zahlung an Ontrack erfolgen, bevor wiederhergestellte Daten zurückgegeben werden. Geschäftskunden, die Kreditbedingungen beantragen, müssen ihre Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum bezahlen, sofern Ontrack eine gültige Bestellnummer zur Verfügung gestellt wird.
11.3 Wenn Sie einen nach diesen AGB fälligen Betrag nicht an uns zahlen, können wir die Geräte und Daten bis zur vollständigen Zahlung zurückbehalten. Wenn Sie nicht innerhalb von 90 (neunzig) Kalendertagen nach Fälligkeit die volle Zahlung leisten, senden wir Ihnen eine schriftliche Anfrage (Textform) über die weitere Vorgehensweise. Sollten Sie auf diese Anfrage nicht antworten, senden wir Ihnen im Abstand von 3 (drei) Wochen weitere 2 (zwei) Anfragen. Wenn Sie dennoch nicht antworten, werden wir Ihre Geräte und/oder Daten in Übereinstimmung mit dem jeweils geltenden Recht entsorgen. Wir werden im Falle des Zahlungsverzugs Verzugszinsen in gesetzlich zulässiger Höhe berechnen.
12 UNSERE VERANTWORTUNG FÜR BEI IHNEN ENTSTEHENDE VERLUSTE ODER SCHÄDEN
12.2 Wir übernehmen keine Verantwortung für die physische oder sonstige Beschädigung oder Zerstörung Ihrer Geräte, Ihrer Daten oder anderer Ausrüstung, die eintreten kann, oder den Verfall von Garantien in Bezug auf Ihre Geräte oder andere Ausrüstung, weder vor dem Erhalt Ihrer Geräte, Ihrer Daten oder anderer Ausrüstung, noch im Rahmen der Bereitstellung unserer Dienstleistungen, wenn diese Schäden, Zerstörungen, Beschädigungen oder ein Verfall aufgrund der Durchführung der Dienstleistungen gemäß diesen AGB entstehen.
12.3 Obgleich wir angemessene Anstrengungen unternehmen, sorgfältig mit Ihren Geräten oder Daten umzugehen, während sie in unserem Besitz sind, sind wir Ihnen gegenüber nicht verantwortlich, wenn Ihre Geräte oder Daten verloren gehen, zerstört, beschädigt oder anderweitig durch normalen Verschleiß beschädigt werden.
12.4 Vorbehaltlich der Bestimmungen dieser Ziffer 12 beschränkt sich unsere aus oder im Zusammenhang mit einem Vertrag ergebende Gesamthaftung Ihnen gegenüber, sei es aus Vertrag, unerlaubter Handlung (einschließlich Fahrlässigkeit), wegen Verletzung gesetzlicher Verpflichtungen oder anderweitig, (i) bei Verletzung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes oder des geistigen Eigentums, auf den höheren Betrag von 10.000 € oder dem Wert der nach dem entsprechenden Vertrag zu zahlenden Gebühr; oder (ii) – in jedem anderen Fall – den Wert der nach dem Vertrag zu zahlenden Gebühr.
13 Einsatz von Kurieren
Für die Abholung Ihrer Geräte vor Beginn unserer Dienstleistungen oder bei der Lieferung der wiederhergestellten Daten bzw. Originalgeräte beauftragen wir national anerkannte Kurierdienste. Die Transportgefahr liegt bei Ihnen. Für die jeweiligen Bedingungen des Versands verweisen wir auf die jeweiligen Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kurierdienstes. Die Versicherung der Kurierdienste übernimmt bei einem etwaigen Verlust maximal den Zeitwert des Gerätes – nicht jedoch den Wert der Daten.
13.1 Sie sind verpflichtet, uns in vollem Umfang von allen Ansprüchen, Kosten, Schäden, Haftungen, Ausgaben (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Rechtskosten) und Forderungen und Urteilen freizustellen, die gegen uns infolge oder im Zusammenhang mit all Ihren Handlungen, Unterlassungen bzw. Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Vertrag und diesen AGB ausgesprochen werden.
15 WIE WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERWENDEN DÜRFEN (VERBRAUCHER- UND GESCHÄFTSKUNDEN-KONTAKTDATEN)
15.1 Wir verwenden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten, um Ihnen die Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen und Ihre Zahlung für die Dienstleistungen zu verarbeiten. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, jedoch kann es sein, dass Ontrack die Dienstleistungen nicht bereitstellen kann, wenn Sie sich entscheiden, Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung zu stellen oder die Einwilligung irgendwann zu widerrufen. Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten: (i) wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder auf andere Weise kontaktieren und (ii) im gewöhnlichen Rahmen unserer Beziehung zu Ihnen während wir Dienstleistungen erbringen (einschließlich personenbezogener Daten, die wir im Rahmen der Verwaltung Ihrer Zahlungen erhalten).
15.2 Zu den Zwecken, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, zählen: (i) die Erbringung der Dienstleistungen und die Erledigung Ihrer Bestellung, (ii) die Einholung Ihrer Meinung zu unseren Dienstleistungen und (iii) mit entsprechender rechtswirksamer Zustimmung, Direktmarketing.
15.3 Wir können Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der KLDiscovery-Gruppe (zu der Ontrack gehört), deren vollständige Liste in unserer Datenschutzrichtlinie enthalten ist, sowie an (i) Rechts- und Regulierungsbehörden weitergeben, um tatsächliche oder mutmaßliche Verstöße gegen geltende Gesetze oder Vorschriften zu melden; (ii) an unsere Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und andere externe professionelle Berater; (iii) Drittanbieter (wie Zahlungsdienstleister; Versand-/Kurierunternehmen; Technologieanbieter, Verarbeiter, die Compliance-Dienstleistungen erbringen). Der Zweck der Weitergabe an andere Unternehmen ist es, unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber oder auf Grund berechtigter Geschäftsinteressen gemäß dem geltenden Recht zu erfüllen. Wir haben die in unserer Datenschutzerklärung beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen implementiert, und alle Unternehmen sind verpflichtet, Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, die ein hohes Schutzniveau gewährleisten.
15.4 Ohne Ihre gesetzlichen Rechte zu beeinträchtigen, haben Sie jederzeit das Recht: (i) auf Informationen über die Art, Verarbeitung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu erhalten; (ii) Ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen; (iii) aus berechtigten Gründen die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen; (iv) aus berechtigten Gründen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen; (v) die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu verlangen; (vi) Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen; und (vii) Beschwerden bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.
15.5 Unsere Datenschutzerklärung können Sie hier einsehen: https://www.ontrack.com/de-de/datenschutzerklaerung
16 WIE WIR PERSONENBEZOGENE DATEN VERARBEITEN (WIEDERHERGESTELLTE DATEN)
16.1 Soweit Ontrack personenbezogene Daten im Rahmen der Datenrettung für Sie als Kunden verarbeitet, gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag, der unter https://www.ontrack.com/de-de/legal/agbs#auftragsverarbeitungsvertrag abrufbar ist.
17 VERTRAULICHE INFORMATIONEN
17.2 Die Geheimhaltungsverpflichtungen gelten nicht für vertrauliche Informationen: (i) die ohne Verschulden der Empfängerpartei in die Öffentlichkeit gelangt; (ii) die der Empfängerpartei vor dem Erhalt von der anderen Partei bekannt war; (iii) die der Empfängerpartei von einem Dritten (mit Ausnahme von Mitarbeitern oder Vertretern einer der Parteien) offengelegt werden, wobei diese Offenlegung nicht gegen eine Geheimhaltungsverpflichtung gegenüber der Partei verstößt, die die vertraulichen Informationen offenlegt; oder (iv) die unabhängig von der Empfängerpartei ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen entwickelt werden.
18 WEITERE WICHTIGE BESTIMMUNGEN
18.1 Dieser Vertrag kommt zwischen Ihnen und uns zustande. Keine andere Person hat das Recht, seine Bestimmungen durchzusetzen . Jede Klausel dieser AGB wirkt getrennt. Wenn ein Gericht oder eine zuständige Behörde entscheidet, dass eine dieser Klauseln rechtswidrig bzw. nicht durchsetzbar ist, bleiben die übrigen Klauseln in vollem Umfang wirksam und in Kraft. Wenn wir in Bezug auf Ihre Vertragsverletzung nicht sofort Maßnahmen gegen Sie einleiten, hindert uns dies nicht daran, dies zu einem späteren Zeitpunkt zu tun, soweit dies dem jeweils geltenden Recht entspricht.
18.3 Wenn Sie in der Europäischen Union ansässig sind, können Sie möglicherweise Beschwerden über die Online-Streitbeilegungsplattform der Europäischen Union (die „Plattform“) einzureichen, die es ermöglicht, Streitigkeiten online beizulegen. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Plattform unter https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ontrack beabsichtigt nicht, die Plattform zur Beilegung von Streitigkeiten zu nutzen, und Sie akzeptieren, dass Ontrack nicht verpflichtet ist, die Plattform zur Beilegung von Streitigkeiten zu nutzen.
18.4 Die AGB und alle Angelegenheiten, die sich im Zusammenhang mit unserer Erbringung der Dienstleistungen ergeben, unterliegen deutschem Recht. Im Streitfall sind die ordentlichen Gerichte in Deutschland zuständig.
ANLAGE
KÜNDIGUNGSMUSTERFORMULAR
(Dieses Formular nur ausfüllen und zurücksenden, wenn Sie vom Vertrag zurücktreten möchten).
An KLDiscovery Ontrack GmbH, Hanns-Klemm-Straße 5, 71034 Böblingen, Tel. +49 7031 644 0, E-Mail info@ontrack.de
Ich/Wir[*] teilen hiermit mit, dass ich/wir[*] von meinen/unseren Kaufvertrag über die folgenden Waren[*]/zur Lieferung der folgenden Dienstleistung[*] zurücktreten,
bestellt am[*]/erhalten am[*],
Name des/der Verbraucher(s),
Adresse des/der Verbraucher(s),
Datum,
Unterschrift des/der Verbraucher(s)
[*] gegebenenfalls streichen
Wirksam: 1. Mai 2021
Leistungsbeschreibung: Ontrack Datenrettung
1. Leistungsbeschreibung
a) Ontrack wird so viele Daten wie möglich von einem oder mehreren beschädigten Datenträgern wiederherstellen oder versuchen, sie durch geeignete Maßnahmen wieder lesbar zu machen.
b) Die Datenwiederherstellung erfolgt in mehreren möglichen Stufen:
i. Die Freeval Analyse - siehe Abschnitt 2 unten;
ii. Freeval Analyse für Smartphones und Tablets - siehe Abschnitt 3 unten;
iii. Die Diagnose - optional
- siehe Abschnitt 4 unten;
iv. Datenrettung - siehe Abschnitte 5, 6 und 7 unten; und/oder
v. Remote Datenrettung - siehe Abschnitt 8 unten.
c) Trotz aller Sorgfalt und Erfahrung ist es jedoch möglich, gelöschte und/oder beschädigte
Daten auch bei Verwendung der Tools und Technologien von Ontrack nicht zu lesen. Daher kann Ontrack nicht garantieren, dass Daten auf beschädigten Datenträgern wiederhergestellt, repariert oder gelesen werden können.
d) Darüber
hinaus beinhalten die für die Datenwiederherstellung erforderliche Bearbeitung auch bei Anwendung der höchsten technischen und verfahrenstechnischen Standards das Risiko eines teilweisen oder vollständigen Verlusts der verbleibenden
Daten und/oder einer nur teilweisen Wiederherstellbarkeit der Daten auf den beschädigten Datenträgern. Der Kunde erkennt an, dass ein Risiko besteht, dass:
i. sobald bestehende Daten nicht mehr wiederhergestellt werden können,
auch zusätzliche Daten verloren gehen können;
ii. wiederhergestellte Daten vom Kunden nicht mehr verwendet werden können;
iii. der in den Datenträgern enthaltene Informationsgehalt ganz oder teilweise zerstört
wird; und
iv. die bereitgestellten Datenträger, Software und andere Gegenstände beschädigt werden, unbrauchbar oder zerstört werden können.
2. Freeval Analyse Ergebnis
a) Die Freeval Analyse
beinhaltet die Ermittlungen über Art und Umfang des Datenschadens sowie einer Untersuchung der Möglichkeiten der Datenwiederherstellung an dem überlassenen Datenträger. Hierbei wird festgestellt, ob die Beschädigung logisch
und/oder physikalisch ist und ob der Datenträger zur Bearbeitung in das Reinraumlabor gegeben werden muss. Zudem wird eine Einschätzung des zu erwartenden Datenrettungsergebnisses gegeben.
b) Die Freeval Analyse kann im Labor von Ontrack
oder über eine Fernverbindung zu den eigenen Systemen des Kunden unter Verwendung der Ontrack Remote Data Recovery ("RDR") Technologie durchgeführt werden (siehe Abschnitt 8).
c) Ontrack wird den Kunden nach der Freeval Analyse darüber
informieren, wie erfolgreich die nachfolgende Datenrettungsmaßnahme voraussichtlich werden kann. Es sind folgende Einschätzungen des voraussichtlichen Datenrettungs-ergebnisses möglich:
i. Sehr gut - Wir erwarten, dass die meisten
(90-100%) Ihrer Rohdaten wiederhergestellt werden können und in der jeweiligen Anwendung lesbar sind.
ii. Gut - Wir erwarten, dass ein großer Teil Ihrer Rohdaten (50-100%) wiederhergestellt werden kann und in der jeweiligen Anwendung
lesbar ist.
iii. Teilweise gut - Wir erwarten, dass ein kleiner Teil Ihrer Rohdaten (weniger als 50%) wiederhergestellt werden kann und in der jeweiligen Anwendung lesbar ist.
iv. Nicht wiederherstellbar - Wir können auf die Daten Ihres
Datenträgers nicht zugreifen.
v. Komplex - Wir sind nicht in der Lage, einen genauen Prozentsatz der zu erwartenden Datenmenge in diesem Stadium bereitzustellen. Andere Datenrettungsoptionen müssen untersucht werden, was eine Diagnose
erfordern kann (siehe Abschnitt 4).
d) Die Freeval Analyse kann nicht garantieren, dass die in Abschnitt 2 Buchstabe c) aufgeführten Einschätzungen eingehalten werden, da es Schäden geben kann, die von Anfang an schwer zu erkennen
sind und die durch die Freeval Analyse nicht vollständig erkannt werden können.
e) Neben der Schätzung der Datenrettung wird Ontrack den Kunden darüber informieren, wie viel Zeit voraussichtlich für die Durchführung
der Datenrettung benötigt wird, zusammen mit dem entsprechenden Datenrettungspreis.
f) Auf Wunsch des Kunden kann Ontrack nach der Freeval Analyse eine erweiterte, kostenpflichtige Diagnose mit der Erstellung einer Verifile Dateiliste
durchführen, in der die zu erwartende Datenmenge genauer bestimmt werden kann (siehe Abschnitt 4 unten).
g) Erteilt der Kunde auf der Grundlage der Ergebnisse der Freeval Analyse den Auftrag zur Datenrettung, wird Ontrack die Datenrettung
durchführen (siehe Abschnitt 5).
h) Der Kunde kann beschließen, die Datenrettung nach der Freeval Analyse nicht durchzuführen. Auf Wunsch des Kunden wird der Datenträger gegen die im Angebotsformular angegebene Gebühr
an den Kunden zurückgeschickt. Andernfalls werden die Medien fachgerecht entsorgt.
i) Abhängig von der Art des Mediums kann die Freeval Analyse zur Übertragung der Daten auf einem anderen Speichermedium und zur Zerstörung
der Originalmedien führen.
3. Freeval Evaluation für Smartphones und Tablets '
a) Die Freeval Analyse besteht aus Ermittlungen über Art und Umfang des Datenschadens sowie einer Untersuchung der
Möglichkeiten der Datenwiederherstellung an dem überlassenen Datenträger. Im ersten Schritt wird festgestellt, ob der Schaden logisch und/oder physisch ist und ob der Datenträger zur Bearbeitung an das Telefonlabor geschickt werden
muss. Darüber hinaus wird eine Bewertung des erwarteten Datenrettungsergebnisses gegeben.
b) Die Freeval Analyse wird im Labor von Ontrack durchgeführt.
c) Ontrack verlangt vom Kunden, den Sperrcode für das Smartphone
oder Tablet bereitzustellen.
d) Ontrack wird den Kunden nach der Freeval Analyse darüber informieren, wie erfolgreich die nachfolgende Datenrettungsmaßnahme voraussichtlich sein wird. Es sind folgende Einschätzungen des
voraussichtlichen Datenrettungs-ergebnisses möglich:
i. Gut - Wir erwarten, dass wir Zugang zum Speicherbereich erhalten und die Daten wiederherstellen können
ii. Nicht wiederherstellbar - Wir können nicht auf den Speicherbereich
zugreifen und keine Ihrer Daten wiederherstellen
iii. Komplex - Wir sind nicht in der Lage, einen genauen Prozentsatz der erwarteten Datenmenge in diesem Stadium bereitzustellen. Andere Datenrettungsoptionen müssen untersucht werden, was
eine Diagnose erfordern kann (siehe Abschnitt 4).
e) Freeval Analyse kann nicht garantieren, dass die in Abschnitt 3 (d) oben aufgeführten Ergebnisse eingehalten werden können, da es Schäden geben kann, die von Anfang an schwer
zu erkennen sind und die durch die Freeval Analyse nicht vollständig erkannt werden können.
f) Neben der Schätzung der Datenrettung wird Ontrack den Kunden darüber informieren, wie viel Zeit voraussichtlich für
die Durchführung der Datenrettung benötigt wird, zusammen mit dem entsprechenden Datenrettungspreis.
g) Erteilt der Kunde auf der Grundlage der Ergebnisse der Freeval Analyse den Auftrag zur Datenrettung, wird Ontrack die Datenrettung
durchführen (siehe Abschnitt 7).
h) Der Kunde kann beschließen, die Datenrettung nach der Freeval Analyse nicht durchzuführen. Auf Wunsch des Kunden wird der Datenträger gegen die im Angebotsformular angegebene Gebühr
an den Kunden zurückgeschickt. Andernfalls werden die Medien fachgerecht entsorgt.
4. Diagnose/Ergebnis der Diagnose
a) Auf Wunsch des Kunden kann Ontrack nach der Freeval Analyse eine kostenpflichtige Diagnose
durchführen, um die Datenmenge zu bestimmen, die voraussichtlich wiederherstellbar ist.
i. In dieser Diagnose werden Art und Umfang des Datenschadens, die genaue Bestimmung der Möglichkeiten der Datenrettung auf den vom Kunden zur Verfügung
gestellten Datenträgern und die Menge der voraussichtlich wiederherstellbaren Dateien/Daten bestimmt. Prognosen über die Lesbarkeit von Daten aufgrund anderer Schadensursachen sind nicht immer zuverlässig oder gar möglich, und
Ontrack übernimmt diesbezüglich keine Garantie.
ii. Weiterhin ist es nicht möglich, die Verwendbarkeit der Daten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Anwendungsprogramm im Rahmen dieser Diagnose zu überprüfen.
b) Die
Diagnose kann im Labor von Ontrack durchgeführt werden oder durch eine Remote Verbindung zu den eigenen Systemen des Kunden (unter Verwendung der Ontrack RDR-Technologie (siehe Abschnitt 8)).
c) Nach der Diagnose informiert Ontrack
den Kunden darüber, welche Maßnahmen für die Datenrettung erforderlich sind, welche Daten/Dateien voraussichtlich wiederhergestellt werden können, welcher Zeitaufwand erforderlich sein wird und welche Kosten für die Datenrettung
anfallen werden.
d) Abhängig von der Art des Mediums kann die Diagnose zur Übertragung der Daten auf einem anderen Speichermedium und zur Zerstörung der Originalmedien führen.
e) Ontrack erstellt eine detaillierte
Dateiliste (Verifile) der Daten/Dateien, die Ontrack voraussichtlich wiederherstellen wird. Die Dateiliste enthält einen Hinweis auf die Qualität der Daten in Bezug auf ihre Verwendbarkeit:
i. Grün - die Daten werden höchstwahrscheinlich
in der jeweiligen Anwendung funktionieren/geöffnet.
ii. Gelb - die Daten oder Dateien sind teilweise beschädigt - dies kann dazu führen, dass die Dateien in der jeweiligen Anwendung nicht geöffnet und bearbeitet werden können.
Es ist möglich, dass die beschädigten Dateien repariert werden können, dies ist jedoch nicht Teil der angebotenen Datenrettung.
iii. Rot - die Daten oder Dateien sind beschädigt - dies führt wahrscheinlich dazu, dass
die Dateien in der jeweiligen Anwendung nicht geöffnet und bearbeitet werden können.
f) Es gibt spezielle Datenverlustszenarien, in denen die Gültigkeit der farbigen Aussagen in der Dateiliste (Verifile) nicht angegeben ist. Ist
dies der Fall, wird dies im Diagnoseergebnis schriftlich angegeben.
g) Entscheidet sich der Kunde auf der Grundlage der Dateiliste für die Durchführung der Datenrettung, so gilt Ziffer 6.
h) Wenn der Kunde beschließt,
die Datenrettung nicht auf der Grundlage der Dateiliste (Verifile) durchzuführen, ist die Bestellung abgeschlossen. Auf Wunsch des Kunden wird der Datenträger gegen die im Angebotsformular angegebene Gebühr an den Kunden zurückgeschickt.
Andernfalls werden die Medien fachgerecht entsorgt.
5. Datenrettung nach Freeval Analyse
a) Wenn der Kunde einen Auftrag zur Datenrettung auf der Grundlage der Ergebnisse der Freeval Analyse und des Datenrettungsangebots
erteilt, führt Ontrack die Datenrettung durch.
b) Wenn die Freeval-Auswertung remote durchgeführt wurde, kann die Datenrettung mit der Ontrack RDR-Technologie durchgeführt werden (siehe Abschnitt 8).
c) Zusätzlich
zu dem separaten Datenträger mit den wiederhergestellten Daten wird Ontrack den beschädigten Datenträger zurücksenden, wenn der Kunde dies bei Erteilung des Auftrags zur Datenrettung verlangt.
d) Auf Wunsch des Kunden
kann der beschädigte Datenträger gegen eine gesonderte Gebühr bei Ontrack zur Beweissicherung gelagert und sicher versiegelt und im Safe aufbewahrt werden.
e) Auf Wunsch des Kunden kann Ontrack den Datenträger gemäß
den geltenden Vorschriften kostenlos löschen und/oder entsorgen.
f) Wenn die Menge der wiederhergestellten Daten erheblich geringer ist als die in der Freeval Analyse geschätzte, gilt der Auftrag als nicht erfüllt.
g) Unter den in 5(f) genannten Umständen hat der Kunde zwei Möglichkeiten:
Option 1. Ontrack erstellt für den Kunden kostenlos eine detaillierte Dateiliste (Verifile) mit den Daten/Dateien, die Ontrack voraussichtlich
wiederherstellen kann. Die Dateiliste enthält einen Hinweis auf die Qualität der Daten in Bezug auf ihre Verwendbarkeit:
a. Grün - die Daten werden höchstwahrscheinlich in der jeweiligen Anwendung funktionieren/geöffnet.
b. Gelb - die Daten oder Dateien sind teilweise beschädigt - dies kann dazu führen, dass die Dateien in der jeweiligen Anwendung nicht geöffnet und bearbeitet werden können. Es ist möglich, die beschädigten Dateien
zu reparieren, aber Ontrack bietet dies nicht an.
c. Rot - die Daten oder Dateien sind beschädigt - dies führt wahrscheinlich dazu, dass die Dateien in der jeweiligen Anwendung nicht geöffnet und bearbeitet werden können.
Der Kunde entscheidet sich auf der Grundlage der Dateiliste (Verifile) für die Durchführung der Datenrettung wie in Abschnitt 2 oben beschrieben, in diesem Fall erhält der Kunde die in der Dateiliste (Verifile) angezeigten Daten.
Option 2. Der Kunde entscheidet sich, die Datenrettung nicht durchzuführen oder eine Dateiliste (Verifile) anzufordern, in diesem Fall ist die Bestellung abgeschlossen. Auf Wunsch des Kunden bei Auftragserteilung
zur Datenrettung wird der Datenträger gegen die im Angebotsformular angegebene Gebühr an den Kunden zurückgeschickt. Andernfalls werden die Medien fachgerecht entsorgt.
6. Datenrettung nach der Diagnose
a) Wenn der Kunde auf der Grundlage der Diagnoseergebnisse und des Datenrettungsangebots einen Auftrag zur Datenrettung erteilt, führt Ontrack die Datenrettung durch. Wenn die Diagnose aus der Ferne durchgeführt wurde, kann die Datenrettung
mit der Ontrack RDR-Technologie durchgeführt werden (siehe Abschnitt 8).
b) Der Kunde erhält die in der Dateiliste (Verifile) dargestellten Daten.
c) Zusätzlich zu dem separaten Datenträger mit den wiederhergestellten
Daten wird Ontrack beschädigte Datenträger zurückgeben, wenn der Kunde dies bei Erteilung des Auftrags zur Datenrettung verlangt.
d) Auf Wunsch des Kunden kann der beschädigte Datenträger zur Beweissicherung bei
Ontrack aufbewahrt und sicher versiegelt und gegen gesonderte Abrechnung im Safe verwahrt werden.
e) Auf Wunsch des Kunden kann Ontrack den Datenträger vernichten.
7. Datenrettung nach der Freeval Analyse für Smartphones und Tablets
a) Wenn der Kunde einen Auftrag zur Datenrettung auf der Grundlage der Ergebnisse der Freeval Analyse und des Datenrettungsangebots erteilt, führt Ontrack die Datenrettung durch.
b) Gegen Bezahlung sendet Ontrack die wiederhergestellten
Daten zusammen mit dem beschädigten Smartphone/Tablett zurück.
c) Auf Wunsch des Kunden kann Ontrack das Smartphone/Tablet gemäß den geltenden Vorschriften kostenlos löschen und/oder entsorgen.
d) Wenn
die Menge der wiederhergestellten Daten erheblich geringer ist als in der Freeval Analyse geschätzt, gilt der Auftrag als nicht erfüllt. Das Smartphone/Tablett wird dem Kunden gegen die im Auftragsformular angegebene Gebühr zurückgeschickt.
Andernfalls wird das Smartphone/Tablett fachgerecht entsorgt.
8. RDR Remote Datenrettungsdienst
a) RDR® steht für Remote Data Recovery™ ("RDR"). RDR ist eine patentierte Technologie, die es den
Ingenieuren von Ontrack ermöglicht, eine Datenwiederherstellung in Laborqualität direkt auf dem Server, Desktop oder Laptop des Kunden über eine Internetverbindung durchzuführen. Die einzige Voraussetzung ist, dass das Datenträger
betriebsbereit ist. Die RDR von Ontrack besteht aus drei Hauptkomponenten:
i. Kommunikationsklient: Der Kunde initiiert eine Verbindung zu einem Ontrack RDR Server mit Hilfe der speziell entwickelten RDR Client Software. Der RDR-Client
arbeitet mit gängigen Betriebssystemen. Die wiederherzustellenden Laufwerke müssen nicht von einem bestimmten Betriebssystem stammen.
ii. RDR-Server: Ontrack hat mehrere Server-Standorte auf der ganzen Welt, um Verbindungen zu erleichtern.
iii. RDR-Arbeitsplatz: Er wird von Ontrack-Ingenieuren verwendet, um die Tools auf der Maschine des Kunden fernzusteuern und wertvolle Daten des Kunden wiederherzustellen.
b) Zunächst lädt der Kunde die entsprechende RDR-Client-Version
herunter und installiert sie auf dem Server, Desktop oder Laptop, der für die Wiederherstellung verwendet wird. Anschließend verbindet sich die Ontrack Client-Software als ausgehende TCP/IP-Verbindung vom Standort des Kunden zum Ontrack-Server
und erstellt einen Tunnel oder eine Punkt-zu-Punkt Verbindung über das Internet. Da die Verbindung wahrscheinlich eine Webverbindung verwendet, kann sie die meisten Firewalls ohne zusätzliche Konfigurationsanforderungen passieren. Die
Sicherheit der Daten ist aufgrund des proprietären Kommunikationsprotokolls von Ontrack, der verschlüsselten Pakete und der sicherern Ontrack-Einrichtungen von höchster Bedeutung. RDR schützt Kundendaten über eine RDR-Verbindung
auf vier Arten:
i. Direkte Verbindung zum RDR-Server: Die Client-Software verwendet eine direkte TCP-Verbindung vom Computer des Kunden zum Ontrack RDR-Server. RDR verwendet kein Hosting-Produkt von Drittanbietern.
ii. Verschlüsselung:
Die Kommunikationsverbindung verwendet 256 Bit Verschlüsselung auf allen Paketen.
iii. Proprietäres Protokoll: Die RDR-Kommunikation verwendet ein proprietäres Protokoll, nicht jedoch HTTP oder ein anderes gängiges Protokoll,
das andere verstehen würden.
iv. Es werden keine Kundendaten über die Verbindung übertragen: Die RDR-Verbindung wird nur vom Ontrack-Ingenieur verwendet, um die Ontrack-Dienstprogramme direkt auf der Maschine des Kunden fernzusteuern.
Bildschirmaktualisierungen und Tastaturpakete werden über die Verbindung gesendet, nicht aber tatsächliche Kundendatendateien. Stattdessen steuert der Ontrack-Ingenieur Werkzeuge zur Reparatur von Dateisystemstrukturen, um die Daten dem
Kunden zugänglich zu machen.
(c) Sobald die Verbindung hergestellt ist, beginnt entweder die Freeval Analyse oder es beginnt der Wiederherstellungsprozess, wenn eine Datenrettungsanordnung erteilt wird.
9. Service Levels
a) Für die Datenrettungsbeauftragung kann der Kunde je nach Dringlichkeit zwischen den folgenden Servicestufen wählen:
i. 24-Stunden-Notfalldienst
Die Bearbeitung erfolgt unmittelbar nach Auftragseingang, 24 Stunden
am Tag. Die Bearbeitungszeit ist rund um die Uhr bis zur Fertigstellung und Lieferung der Daten.
ii. Express-Service
Die Bearbeitung erfolgt unmittelbar nach Auftragseingang von Montag bis Freitag von 8.00 bis 18.00 Uhr. Die Bearbeitungsdauer
beträgt in der Regel 3 Tage.
iii. Standard-Service
Der Datenträger wird nach Auftragseingang von Montag bis Freitag zwischen 9.00 und 17.00 Uhr bearbeitet. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel 7-10 Werktage.
iv. Economy-Service
Die Bearbeitung des Datenträgers erfolgt nach Auftragseingang von Montag bis Freitag zwischen 9.00 und 17.00 Uhr. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel 20 Werktage.
v. Home-Service
Die Bearbeitung
des Datenträgers erfolgt nach Auftragseingang von Montag bis Freitag zwischen 9.00 und 17.00 Uhr. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel 30 Werktage.
Stand: Juni 2019
Auftragsverarbeitungsvertrag
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist eine Ergänzung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Ontrack-Datenrettungsdienste („AGB“) und gilt für: (i) KLDiscovery Ontrack GmbH, im Folgenden „Ontrack“ genannt, mit Sitz in der Hanns-Klemm-Straße 5, 71034 Böblingen, eingetragen beim Handelsregister Stuttgart unter der Nummer HRB 244142; und (ii) der jeweilige Kunde, der Datenrettungsdienste gemäß den AGB bestellt.
Die Parteien haben vereinbart, dass die Bedingungen dieses Auftragsverarbeitungsvertrages für die Verarbeitung personenbezogener Daten (die nachstehend definiert sind) gelten, die erforderlich ist, damit Ontrack die Datenrettungsdienste für den jeweiligen Kunden leisten kann.
Begriffsbestimmungen
für diesen Auftragsverarbeitungsvertrag:
| Verantwortlicher | hat die Bedeutung, die diesem Begriff im Datenschutzrecht zugewiesen ist; |
| Auftragsverarbeiter | hat die Bedeutung, die diesem Begriff im Datenschutzrecht zugewiesen ist; |
| Datenschutzrecht | bezeichnet das gesamte anwendbare Datenschutzrecht, das für den Kunden, Ontrack und/oder in Bezug auf die Datenrettungsdienste gilt, einschließlich: (i) die DSGVO und/oder entsprechende oder gleichwertige nationale Gesetze oder Verordnungen; und (ii) in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union alle relevanten Gesetze oder Verordnungen, die die DSGVO wirksam machen oder ihr entsprechen. |
| Betroffene Person | hat die dem Begriff im Datenschutzrecht zugewiesene Bedeutung; |
| Anfrage der betroffenen Person | ist eine Anfrage einer betroffenen Person zur Ausübung der Rechte der betroffenen Personen nach Datenschutzrecht; |
| DSGVO | bezeichnet die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679; |
| Personenbezogene Daten | hat die dem Begriff im Datenschutzrecht zugewiesene Bedeutung und umfasst alle personenbezogenen Daten, die Ontrack vom Kunden zur Verfügung gestellt werden; |
| Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten | bezeichnet einen Verstoß gegen die Sicherheit der zur unbeabsichtigten oder rechtswidrigen Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugten Weitergabe oder zum unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten führt; |
| Personal | bezeichnet jeden derzeitigen, ehemaligen oder zukünftigen Mitarbeiter, Berater, Leiharbeiter, Zeitarbeiter, Praktikanten, sonstigen nicht ständigen Mitarbeiter, Auftragnehmer, Entsandten oder sonstige Arbeitskräfte; |
| Verarbeitung | hat die Bedeutung, die diesem Begriff im Datenschutzrecht zugewiesen wird (und verwandte Begriffe wie verarbeiten haben entsprechende Bedeutungen); |
| Unterauftragsverarbeiter | bezeichnet einen anderen Auftragsverarbeiter, der von Ontrack im Auftrag des Kunden mit der Durchführung von Verarbeitungstätigkeiten in Bezug auf die geschützten Daten, eingesetzt wird. Hiervon ausgenommen sind Nebenleistungen, wie z.B. Telekommunikationsdienste, Post-/Transportdienste, Wartungs- oder Benutzersupportdienstleistungen oder die Entsorgung von Datenträgern und Papierdokumenten sowie sonstige Soft- oder Hardwarebasierte Maßnahmen; und |
| Aufsichtsbehörde | bezeichnet lokale, nationale oder multinationale Agenturen, Einrichtungen, Behörden, Parlamente, öffentliche oder juristische Personen oder eine Regierung oder Innung, Regulierungs- oder Aufsichtsbehörde, Kommission oder andere Stelle, die für die Verwaltung des Datenschutzrechts zuständig ist. |
Bestimmungen zur Datenverarbeitung
1 Auftragsverarbeiter und Verantwortlicher
1.1 Die Parteien vereinbaren, dass in Bezug auf die geschützten Kundendaten der Kunde der Verantwortliche und Ontrack der Auftragsverarbeiter ist. Es wird anerkannt, dass der Kunde die alleinige Verantwortung für die Richtigkeit, Qualität, Integrität und Zuverlässigkeit aller geschützten Daten und der Mittel, mit denen er diese geschützten Daten erworben hat, trägt.
1.2 Der Kunde garantiert und sorgt dafür, dass: (i) alle geschützten Daten, die in Verbindung mit den Datenrettungsdiensten gemäß den Bedingungen verwendet werden, in jeder Hinsicht das Datenschutzrecht erfüllen; (ii) alle Anweisungen, die Ontrack in Bezug auf geschützte Daten erteilt werden, jederzeit das Datenschutzrecht erfüllen; (iii) er alle erforderlichen Einwilligungen von jedem Betroffenen eingeholt hat, dessen personenbezogene Daten in die geschützten Daten aufgenommen wurden oder anderweitig die entsprechende rechtliche Erlaubnis zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten an Ontrack besitzt und (iv) er die Bedingungen dieses Auftragsverarbeitungsvertrags einhalten wird.
1.3 Ontrack garantiert und sorgt dafür, dass es: (i) die geschützten Daten nur in dem Umfang verarbeitet, der im Zusammenhang mit den AGB erforderlich ist; und (ii) die geschützten Daten nach den dokumentierten Anweisungen des Kunden und den Anforderungen der Datenschutzgesetze verarbeitet; (iii) den Kunden unverzüglich informiert, wenn Ontrack der Ansicht ist, dass die Anweisungen des Kunden gegen das Datenschutzrecht verstoßen, oder wenn Ontrack nicht in der Lage ist, die Anweisungen des Kunden bezüglich der Verarbeitung von geschützten Daten zu befolgen (sei es aufgrund einer Gesetzesänderung oder einer Änderung der Anweisungen des Kunden); und (iv) die Bedingungen dieses Auftragsverarbeitungsvertrags einhält.
1.4 Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden alle vom Kunden übergebenen Daten verarbeitet. Die Kategorien personenbezogener Daten und die Kategorien der Betroffenen sind dem Kunden bekannt und werden für den Auftragsverarbeiter spezifiziert, sofern das im Rahmen des Auftrags erforderlich ist. Bei einer Datenrettung ist die Kenntnis über den Inhalt der Kundendaten für den Auftragsverarbeiter in der Regel nicht relevant.
2 Anweisungen und Angaben zur Verarbeitung
3 Technische und organisatorische Maßnahmen
4 Einsatz von Personal und Unterauftragsverarbeitern
4.3 Ontrack sorgt für die Zuverlässigkeit seiner Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, und stellt sicher, dass sie diese nur dann verarbeiten, wenn dies für die Datenwiederherstellungsdienste unbedingt erforderlich ist, stellt sicher, dass sie über die zu ergreifenden Maßnahmen und die bei der Verarbeitung der geschützten Daten unter Beachtung des Datenschutzrechts zu ergreifenden Maßnahmen informiert sind, und stellt sicher, dass sie sich verpflichtet haben, die Vertraulichkeit der geschützten Daten zu schützen, einschließlich einer angemessenen Geheimhaltungsverpflichtung (sei es durch schriftlichen Vertrag oder anderweitig) in Bezug auf die geschützten Daten.
5 Unterstützung bei der Einhaltung der Compliance- und Betroffenenrechte des Kunden
5.1 Ontrack leitet alle bei ihr eingehenden Anfragen von Betroffenen unverzüglich an den Kunden weiter. Ontrack leistet dem Kunden die angemessene Unterstützung, die der Kunde (unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der Ontrack zur Verfügung stehenden Informationen) vernünftigerweise verlangt, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen des Kunden in Bezug auf: (i) die Sicherheit der Verarbeitung; (ii) Datenschutzfolgenabschätzungen (nach der Definition des Begriffs im Datenschutzrecht); (iii) vorherige Konsultation mit einer Aufsichtsbehörde bezüglich der Verarbeitung mit hohem Risiko; (iv) Benachrichtigungen an die Aufsichtsbehörde und/oder Mitteilungen an betroffene Personen durch den Kunden als Reaktion auf eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten; und (v) Bearbeitung der Anfragen von Betroffenen, wobei jedoch der Kunde, falls diese Unterstützung in Bezug auf Zeit und Ressourcen unverhältnismäßig umfangreich ist, die bei Ontrack für die Bereitstellung dieser Unterstützung angefallenen Gebühren zahlt.
6 Internationale Datenübertragungen
7 Aufzeichnungen, Informationen und Audits
7.2 Ontrack räumt dem Kunden das Recht ein, während der normalen Geschäftszeiten und vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeitsverpflichtungen mit einer Frist von mindestens 30 (dreißig) Tagen schriftlich das Recht auf Zugang und Kopie solcher Aufzeichnungen über die Verarbeitung von geschützten Daten zu erhalten, und leistet dem Kunden jede angemessene Unterstützung bei der Ausübung seiner Prüfungsrechte. Dieses Prüfungsrecht erstreckt sich nicht auf Rechenzentren von Drittanbietern oder andere Einrichtungen von Drittanbietern, in denen sich Serveranlagen befinden, die nur eine visuelle und begleitende Einsichtnahme zulassen.
8.1 Falls der Schutz personenbezogener Daten verletzt wird und davon geschützte Daten betroffen sind, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen könnten, wird Ontrack unverzüglich: (i) den Kunden über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren; und (ii) dem Kunden Einzelheiten über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten mitteilen.
9 Löschung oder Rückgabe von personenbezogenen Daten und Kopien
9.1 Nach schriftlicher Aufforderung durch den Kunden löscht Ontrack entweder alle geschützten Daten oder sendet sie an den Kunden in jener Form zurück, die der Kunde vernünftigerweise verlangt, und zwar innerhalb einer angemessenen Frist nach dem früher eintretenden Ereignis: (i) dem Ende der Erbringung der entsprechenden Datenrettungsdienste gemäß den AGB bezogen auf die Verarbeitung; oder (ii) sobald die Verarbeitung von geschützten Daten durch Ontrack nicht mehr erforderlich ist, um die Erfüllung der Verpflichtungen von Ontrack aus diesem Auftragsverarbeitungsvertrag zu gewährleisten, und löscht bestehende Kopien (es sei denn, die Speicherung von geschützten Daten ist nach geltendem Recht erforderlich und wenn dem so ist, informiert Ontrack den Kunden über eine solche Notwendigkeit). Ontrack stellt sicher, dass seine Unterauftragsverarbeiter die gleichen Maßnahmen in Bezug auf geschützten Daten ergreifen.
9.2 Ontrack löscht diese geschützten Daten, falls geschützte Daten ohne aktive Anweisungen des Kunden länger als 12 (zwölf) Monate im Besitz oder unter der Kontrolle von Ontrack bleiben.
10.1 Jede Partei (die „entschädigende Partei“) hat die andere Partei (die „entschädigte Partei“) in Bezug auf alle Ansprüche, Forderungen, Klagen, Vergleiche, Zinsen, Gebühren, Verfahren, Ausgaben, Verluste und Schäden, die der entschädigten Partei durch Urteil, Vergleich oder anderweitig aus oder im Zusammenhang damit angefallen oder entstanden sind, dass die entschädigende Partei gegen diesen Auftragsverarbeitungsvertrag und/oder das Datenschutzrecht verstoßen hat.
11 Haftung
11.1 Die Gesamthaftung einer der Parteien aus diesem Auftragsverarbeitungsvertrag darf in keinem Fall die in den AGB festgelegten und vereinbarten vertraglichen Grenzen überschreiten.
12 Laufzeit und Kündigung
12.1 Sofern die Parteien ihn nicht einvernehmlich kündigen, beginnt dieser Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Datum, an dem eine Bestellung für Datenrettungsdienste gemäß den Bedingungen erteilt wird, und gilt so lange, wie Ontrack weiterhin geschützte Daten verarbeitet.
13 Anzuwendendes Recht
13.1 Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag unterliegt den in den AGB festgelegten Bedingungen der Rechtswahl.
| Datum: 1 Mai 2021 |
Anhang 1 - Unterauftragsverarbeiter und Übertragungen
| Ontrack Produkt-/Business-System | Zwingende Verwendung des Auftragsverarbeiters | Name des Auftragsverarbeiters | Standort des Auftragsverarbeiters | Registrierte Adresse | Übertragungen außerhalb des EWR |
|---|---|---|---|---|---|
| Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten | Nein | Asset Services Limited t/a Message Direct | UK | 115 Victoria Road, Ferndown, Dorset, BH22 9HU | Ja |
| Mobilgerät-Entsperrdienst | Ja | Cellebrite GmbH | Deutschland | Herzog-Heinrich-Strasse 20 80336 München Deutschland | Nein |
Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses
(Controller to Processor (Module Two)
SECTION I
Clause 1
Purpose and scope
(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.
(b) The Parties:
(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and
(ii) the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)
have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).
(c) These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.
(d) The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.
Clause 2
Effect and invariability of the Clauses
(a) These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.
(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.
Clause 3
Third-party beneficiaries
(a) Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:
(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;
(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);
(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);
(iv) Clause 12(a), (d) and (f);
(v) Clause 13;
(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);
(vii) Clause 16(e);
(viii) Clause 18(a) and (b).
(b) Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.
Clause 4
Interpretation
(a) Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.
(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.
(c) These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.
Clause 5
Hierarchy
In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.
Clause 6
Description of the transfer(s)
The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.
Clause 7
Docking clause
(a) An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.
(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.
(c) The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.
SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES
Clause 8
Data protection safeguards
The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.
8.1 Instructions
(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.
(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.
8.2 Purpose limitation
The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.
8.3 Transparency
On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.
8.4 Accuracy
If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.
8.5 Duration of processing and erasure or return of data
Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).
8.6 Security of processing
(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.
(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.
(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.
(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.
8.7 Sensitive data
Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.
8.8 Onward transfers
The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:
(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;
(ii) the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;
(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or
(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.
Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.
8.9 Documentation and compliance
(a) The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.
(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.
(c) The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.
(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.
(e) The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.
Clause 9
Use of sub-processors
(a) GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.
(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.
(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.
(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.
(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub-processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.
Clause 10
Data subject rights
(a) The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.
(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.
(c) In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.
Clause 11
Redress
(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.
(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.
(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:
(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;
(ii) refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.
(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.
(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.
(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.
Clause 12
Liability
(a) Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.
(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.
(c) Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.
(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.
(e) Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.
(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.
(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.
Clause 13
Supervision
(a) [This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.
[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.
[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.
(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries,
submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.
SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES
Clause 14
Local laws and practices affecting compliance with the Clauses
(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)
(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.
(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:
(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;
(ii) the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;
(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.
(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.
(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.
(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).
(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.
Clause 15
Obligations of the data importer in case of access by public authorities
(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)
15.1 Notification
(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:
(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or
(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.
(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.
(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).
(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.
(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.
15.2 Review of legality and data minimisation
(a) The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).
(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.
(c) The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.
SECTION IV – FINAL PROVISIONS
Clause 16
Non-compliance with the Clauses and termination
(a) The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.
(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).
(c) The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:
(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;
(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or
(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.
In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.
(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.
(e) Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.
Clause 17
Governing law
These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.
Clause 18
Choice of forum and jurisdiction
(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.
(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.
(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.
(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.
APPENDIX
EXPLANATORY NOTE:
It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.
ANNEX I
LIST OF PARTIES
Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]
1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.
Address: Customer’s address stated in the Order
Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order
Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…
Signature and date: as stated in the Order
Role (controller/processor): Controller
Data importer(s):
2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC
Address: 9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA.
Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com
Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data .
Signature and date: Data importer’s contact person stated above
Role (controller/processor): Processor
2. DESCRIPTION OF TRANSFER
Categories of data subjects whose personal data is transferred
Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.
Categories of personal data transferred
Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.
Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.
If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.
The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).
One off, or as often as instructed by the data exporter.
Nature of the processing
The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.
Purpose(s) of the data transfer and further processing
The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services
The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period
The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.
For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing
./.
COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY
Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13
Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:
https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA
EXPLANATORY NOTE:
Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.
For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.
The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.
ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS
EXPLANATORY NOTE:
This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).
The controller has authorised the use of the following sub-processors:
- Name: None
Address: Not applicable.
Contact person’s name, position and contact details: Not applicable
Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized): Not applicable.
ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS
In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:
Definitions
For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:
(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;
(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;
(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;
(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and
(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.
Supplementary Protections
1. No back doors
The data importer hereby confirms that:
(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;
(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and
(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:
(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and
(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.
2. Enhanced audit rights
In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place. The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.
3. Notification and Transparency
To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.ontrack.com/en-gb/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order. The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page.
4. Obligation to Challenge
In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.
5. Obligation to Notify
In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:
(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;
(ii) to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and
(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter. Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.
6. Policies and procedures
The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.
7. Disclosure of Records
The data importer shall create and maintain a written record of:
(i) each Disclosure Order; and
(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,
and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.
8. Standards
The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.
9. Policy Review
The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary.
10. Onward Transfers
Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor. Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter. It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.
11. Compensation or other legal remedies
It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.
Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)
International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses
VERSION B1.0, in force 21 March 2022
ThisAddendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.
Part 1: Tables
Table 1: Parties
| Start date | ||
| The Parties | Exporter (who sends the Restricted Transfer) | Importer (who receives the Restricted Transfer) |
| Parties’ details | Full legal name: Legal name of the customer stated in the Order Trading name (if different): Main address (if a company registered address): Address as stated in the Order Official registration number (if any) (company number or similar identifier): As stated in the Order |
Full legal name: KLDiscovery Ontrack, LLC Trading name (if different): n/a Main address (if a company registered address): 9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA Official registration number (if any) (company number or similar identifier): Registered in Delaware, USA |
| Key Contact | Full Name (optional): the person that authorised the order. Job Title: as stated in the Order Contact details including email: As stated in the Order |
Full Name (optional): Gideon Kaplan / Shannon Gaughan Job Title: Associate General Counsel / Commercial counsel Contact details including email: Gideon.kaplan@kldiscovery.com / Shannon.gaughan@kldiscovery.com |
| Signature (if required for the purposes of Section 2) | Signed for and on behalf of the Exporter set out above Signed: by the customer authorizing the Order Date of signature: as the Date of the Order Full name: As stated on the Order Job title: as stated on the Order |
Signed for and on behalf of the Importer set out above Signed: by the Key Contact of KLDiscovery Ontrack, LLC Date of signature: June 20, 2023 Full name: Gideon Kaplan Job title: Associate General Counsel |
Table 2: Selected SCCs, Modules and Selected Clauses
| Addendum EU SCCs | The version of the Approved EU SCCs which this Addendum is appended to, detailed below, including the Appendix Information. Date: The Date of the Order Reference (if any): Other identifier (if any): none |
Table 3: Appendix Information
“Appendix Information” means the information which must be provided for the selected modules as set out in the Appendix of the Approved EU SCCs (other than the Parties), and which for this Addendum is set out in:
| Annex 1A: List of Parties: (i) The customer that is stated in the Order ; (ii) KLDiscovery Ontrack, LLC |
| Annex 1B: Description of Transfer: The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with data recovery or related services |
| Annex II: Technical and organisational measures including technical and organisational measures to ensure the security of the data: As set out in the Data Processing Agreement which incorporates this Addendum. |
| Annex III: List of Sub processors (Modules 2 and 3 only): As set out in the Data Processing Agreement which incorporates this Addendum. |
Table 4: Ending this Addendum when the Approved Addendum Changes
| Ending this Addendum when the Approved Addendum changes | Which Parties may end this Addendum as set out in Section 19: Importer Exporter |
Part 2: Mandatory Clauses
Mandatory Clauses of the Approved Addendum, being the template Addendum B.1.0 issued by the ICO and laid before Parliament in accordance with s119A of the Data Protection Act 2018 on 2 February 2022, as it is revised under Section 18 of those Mandatory Clauses.
|
ANWENDUNG DER STANDARDVERTRAGSKLAUSELN ZUR ÜBEREINSTIMMUNG MIT DER SCHWEIZERISCHEN GESETZGEBUNG Damit die Standardvertragsklauseln ("SCC") der schweizerischen Gesetzgebung entsprechen und somit geeignet sind, ein angemessenes Datenschutzniveau für die Übermittlung von Personendaten aus der Schweiz in ein
Drittland gemäß Artikel 6 Absatz 2 Buchstabe a des schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz vom 19. Juni 1992 ("DSG") und, nach Inkrafttreten, gemäß Art. 16 Absatz 2 Buchstabe d
des künftigen revidierten Bundesgesetzes über den Datenschutz vom 25. September 2020 ("revDSG") gelten zusätzlich die folgenden Bestimmungen: |
APPLICATION OF THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES TO COMPLY WITH SWISS LEGISLATION In order for the Standard Contractual Clauses (“SCC”) to comply with Swiss legislation and thus be suitable for ensuring an adequate level of protection for transfers of personal data from Switzerland to a third
country in accordance with Article 6 paragraph 2 letter (a) of the Swiss Federal Act on Data Protection dated 19 June 1992 (“FADP”) and, once entered into force, in accordance with Art. 16 paragraph 2 letter
d of the future revised Swiss Federal Act on Data Protection dated 25 September 2020 (“revFADP”), the following additional provisions shall apply: |
Zusätzliche Bedingungen Mobilgerät-Entsperrdienst
Diese zusätzlichen Bedingungen für den Mobilgerät-Entsperrdienst („Zusätzliche Entsperrbedingungen“) ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für den Ontrack Datenwiederherstellungsdienst (https://www.ontrack.com/de-de/agbs) („Dienstbedingungen“) und werden Ihnen im Zusammenhang mit einer Aufforderung zum Entsperren des im Informationsblatt angegebenen Mobilgeräts („Gerät“) zur Verfügung gestellt, um das Extrahieren und/oder Dekodieren von Daten und Informationen von diesem Mobilgerät zu ermöglichen („Mobilgerät-Daten“) (zusammen der „Entsperrdienst“). Diese zusätzlichen Entsperrbedingungen gelten nur für eine Bestellung für den Mobilgerät-Entsperrdienst.
Sie bestätigen hiermit, dass die in diesen zusätzlichen Entsperrbedingungen enthaltenen Verpflichtungen und Erklärungen unwiderruflich sind und dass Ontrack den Entsperrdienst in Abhängigkeit von den nachstehend aufgeführten Verpflichtungen und Erklärungen bereitstellt.
- Diese zusätzlichen Entsperrbedingungen werden gemäß den Dienstbedingungen zwischen Ihnen und Ontrack in Bezug auf eine Bestellung (wie in den Dienstbedingungen definiert) für den Entsperrdienst abgeschlossen. Im Falle eines
Konflikts oder einer Inkonsistenz zwischen diesen zusätzlichen Entsperrbedingungen und den Dienstbedingungen haben diese zusätzlichen Entsperrbedingungen Vorrang vor den Dienstbedingungen.
- Ontrack startet den Entsperrdienst nach Zahlung der anfänglichen Einrichtungsgebühr (siehe Zahlungstabelle oben). Die anfängliche Einrichtungsgebühr wird nicht erstattet und entspricht den angemessenen anfänglichen Kosten
von Ontrack für die Einrichtung und Implementierung des Entsperrdienstes. Nach Abschluss des Entsperrdienstes wird die Bearbeitungsgebühr von Ontrack in Rechnung gestellt und ist innerhalb von 30 (dreißig) Tagen nach Rechnungsstellung
zu zahlen. Das Passwort für das Gerät und der Zugriff auf die Mobilgerät-Daten werden erst bereitgestellt, wenn Sie die Rechnung für die Bearbeitungsgebühr bezahlt haben. Wenn Sie die Bestellung stornieren
und weitere Gebühren anfallen (siehe Abschnitte 3 bis 5 unten), ist die Stornierungsgebühr innerhalb von 30 (dreißig) Tagen nach Rechnungsstellung zu zahlen. Das Gerät wird erst zurückgegeben, wenn die Stornierungsgebühr
bezahlt ist. Ontrack behält sich das Recht vor, Verspätungszinsen zum gesetzlichen Satz zu verlangen, falls die Zahlung nicht rechtzeitig erfolgt.
- Stornierung als Verbraucher: Dieses Formular berechtigt Ontrack, den Mobilgerät-Entsperrdienst sofort zu starten. Wenn Sie Verbraucher sind und eine Bestellung aufgeben, haben Sie eine Frist von 14 Tagen, um die Bestellung zu stornieren.
In diesem Fall behält Ontrack die Einrichtungsgebühr ein, da dies die angemessenen anfänglichen Kosten von Ontrack für die Einrichtung und Implementierung des Mobilgerät-Entsperrdienstes darstellt. Nach 14 Tagen
können Verbraucher die Bestellung stornieren, zahlen Ontrack jedoch eine Gebühr von 1.566 € (einschließlich Mehrwertsteuer). Eine Stornierung ist zulässig, bis Ontrack bestätigt, dass der Mobilgerät-Sperrdienst
erfolgreich abgeschlossen wurde, woraufhin die Bearbeitungsgebühr fällig und zahlbar wird.
- Stornierung als Geschäftskunde: Wenn Sie ein Geschäftskunde sind, beträgt die Stornierungsgebühr 1.566 € (einschließlich Mehrwertsteuer). Eine Stornierung ist zulässig, bis Ontrack bestätigt,
dass der Mobilgerät-Sperrdienst erfolgreich abgeschlossen wurde, woraufhin die Bearbeitungsgebühr fällig und zahlbar wird.
- Es werden weder für Verbraucher- noch Geschäftskunden Stornierungsgebühren erhoben, wenn Ontrack den Mobilgerät-Entsperrdienst nicht innerhalb von 120 Tagen nach der Bestellung erfolgreich abschließt. Ontrack behält
jedoch die Einrichtungsgebühr ein. Um zu stornieren, sollten alle Kunden Ontrack über die angegebenen Kontaktdaten per E-Mail oder Telefon kontaktieren oder die Stornierungsformular-Vorlage auf unserer Website verwenden.
- Sie erkennen hiermit an und garantieren Ontrack, dass: (i) Sie rechtlich in der Lage sind, verbindliche Verträge abzuschließen; (ii) Sie die volle Autorität, Befugnis und Kapazität haben, diesen zusätzlichen Entsperrbedingungen
zuzustimmen, und wenn Sie ein Geschäftskunde sind (definiert in den Servicebedingungen), Sie die entsprechende rechtliche Befugnis haben, die zusätzlichen Entsperrbedingungen einzugehen. (iii) Sie den Entsperrdienst nicht in Bezug auf
Rechtsfälle bei Scheidung, Nachlass oder Strafverfahren nutzen möchten; (iv) alle Informationen, die Sie Ontrack im Zusammenhang mit der Bestellung zur Verfügung stellen, wahr, genau, vollständig und nicht irreführend
sind; (v) Sie der rechtmäßige Eigentümer des Geräts sind oder die ausdrückliche Genehmigung des Eigentümers des Geräts haben, Ontrack die Erlaubnis zur Ausführung des Entsperrdienstes zu erteilen; (vi)
der Besitz der Mobilgerät-Daten durch Ontrack keine Verpflichtungen oder Rechte Dritter verletzt; (vii) Ihre Lieferung des Geräts und/oder der Mobilgerät-Daten an uns nicht gegen geltendes Recht verstößt; und (ix) Ihr
Gerät kein Material enthält, das gegen geltendes Recht verstößt. Wir behalten uns das Recht vor, dokumentarische Nachweise über Ihr Eigentum oder Ihren Rechtsanspruch zur Autorisierung des Entsperrdienstes anzufordern,
einschließlich Kaufbelegen für das Gerät, rechtsverbindlichen Testamenten und Sterbeurkunden, und wir behalten uns das Recht vor, den Entsperrdienst ohne Erhalt solcher Nachweise auszusetzen bzw. nicht zu starten.
- Sie erkennen an und stimmen zu, dass die Bereitstellung des Entsperrdienstes möglicherweise nicht erfolgreich ist und dass Ontrack das Gerät möglicherweise nicht erfolgreich entsperren kann. Der Entsperrdienst wird „wie
gesehen“ bereitgestellt, ohne Zusicherung oder Gewährleistung hinsichtlich der Genauigkeit des Entsperrdienstes, seiner Gültigkeit, Nützlichkeit oder Vollständigkeit bereitgestellt.
- Sie verpflichten sich hiermit, das entsperrte Gerät oder die Mobilgerät-Daten ausschließlich für Ihren eigenen Gebrauch zu verwenden. Sie werden das entsperrte Gerät oder die Mobilgerät-Daten nicht für rechtswidrige
Zwecke verwenden, und Ontrack haftet nicht für die Verwendung des Geräts oder der Mobilgerät-Daten, die Sie nach Abschluss des Entsperrdienstes erhalten haben.
- Sie erkennen an, dass der Freischaltdienst von einem Lieferanten von Ontrack, Cellebrite, bereitgestellt wird. Sie entbinden Cellebrite ausdrücklich und unwiderruflich von allen Klagen, Klagegründen, Gerichtsverfahren, Verpflichtungen
und Schäden, die ab dem Datum dieses Vertrags und danach im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Freischaltdienstes entstehen, unabhängig davon, ob es sich um vertragliche, gewohnheitsmäßige oder gesetzliche Rechte, oder
solchen aus dem Grundsatz der Billigkeit, handelt. Nichts in diesem Abschnitt schließt jedoch aus, dass Sie nach geltendem Recht Ansprüche gegen Ontrack geltend machen können.
- Sie erkennen ausdrücklich an, verstehen und erklären sich damit einverstanden, dass die Entsperrdienste die Entsperrung, die Erlangung des Passcodes, die Entschlüsselung, den Zugriff und/oder die Extraktion von Informationen oder Daten
(einschließlich Übertragung, Speicherung, Kopieren oder Analysen) erfordern können, die auf einem elektronischen Gerät, einschließlich eines tragbaren elektronischen Geräts wie einem Mobiltelefon oder Tablet, Computersystemen,
Programmen, Anwendungen, Servern, Telekommunikations- oder elektronischen Kommunikationssystemen, Medien, geistigem Eigentum (einschließlich, aber nicht beschränkt auf urheberrechtsfähigem Material, Geschäftsgeheimnissen und
Know-how) durchgeführt werden.
- Sie werden Ontrack, seine Direktoren, leitenden Angestellten, Aktionäre, Mitarbeiter und Servicepartner („Ontrack-Entschädigungsberechtigte“) von allen Forderungen, Ansprüchen, Klagen, Verlusten, Haftungsansprüchen,
Schäden, Kosten und Ausgaben freistellen und schadlos halten, die gegen einen der Ontrack-Entschädigungsberechtigten geltend gemacht oder vorgebracht werden oder die dem Ontrack-Entschädigungsberechtigten als Folge einer Verletzung
oder als Folge einer vermeintlichen Verletzung Ihrer Verpflichtungen im Rahmen dieser zusätzlichen Freigabebedingungen entstehen oder entstehen können.
- Ontrack übernimmt keine Verantwortung für etwaige Beschädigungen oder physische oder sonstige Schäden oder Zerstörungen des Geräts oder für die Aufhebung von Herstellergarantien in Bezug auf das Gerät, entweder: bevor Ontrack das Gerät erhält; oder im Zuge der Bereitstellung des Entsperrdienstes durch Ontrack, wenn solche Schäden, Zerstörungen, Beschädigungen oder Ungültigkeit dadurch entstehen, dass Ontrack den Entsperrdienst gemäß den zusätzlichen Entsperrbedingungen ausführt.