Sechs Schritte für eine Microsoft Exchange Server Migration

Die Nachricht, dass Microsoft am 14. Juli den Support für Windows Server 2003 eingestellt hat, wirft auch ein Licht auf ein damit engverbundenes und dringendes Problem: Für Nutzer des Windows Small Business Server 2003 ist der Support für die Exchange E-Mail-Komponente bereits am 8. April 2014 ausgelaufen. Das bedeutet, dass wenn irgendetwas mit Ihrem E-Mail-Server schief gehen sollte, bietet Ihnen Microsoft keine Patches, Hilfe oder Unterstützung mehr an und folglich sind Ihre Daten in Gefahr, denn jetzt bekommt man gar keine Unterstützung mehr für die 2003er Plattform.

Die offensichtlichste Lösung für dieses Problem wäre normalerweise auf die neuste Version von Windows Small Server zu aktualisieren und damit gleichzeitig die Herausforderungen durch die fehlende Unterstützung von Windows 2003 und Exchange 2003 zu lösen. Aber Microsoft hat die Small Business Server Edition (SBS) eingestellt als Windows 2012 auf dem Markt kam.

Dadurch stehen Sie vor einer Wahl: Entweder führen Sie ein Upgrade auf SBS 2011 durch, das bereits vier Jahre alt ist, oder Sie machen einen Umstieg auf Windows Server 2012 Foundation. Der Knackpunkt dabei ist, dass die Einstiegsvariante 2012 Server Foundation Edition keine native E-Mail-Funktionalität bietet. Microsoft ermutigt aus diesem Grund kleine Unternehmen gleich auf sein Office 365 Angebot zu setzen, das bereits gehostete E-Mail-Funktionalität umfasst.

Aber egal ob Sie sich für das ältere SBS2011 oder für Windows Server 2012 entscheiden, Sie müssen trotzdem eine Exchange-Migration durchführen. Da SBS2011 relativ alt ist, befassen wir uns in diesem Beitrag deshalb lieber mit einer Migration nach Office 365. Eine englischsprachige Anleitung, wie man eine Migration von SBS2003 auf SBS2011 durchführt, findet sich auf Technet.

1. Spezifizieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen bei Ihrem Office 365 Abonnement

Auch wenn Sie Ihr Office 365 Abonnement direkt bei Microsoft kaufen können, ist es unter Umständen besser die Dienste eines VAR (Value Added Resellers) in Anspruch zu nehmen, da dieser schneller und genauer auf die Bedürfnisse des Kunden eingehen kann. Er kann besser feststellen wie viele Abonnements das Unternehmen wirklich benötigt und kann die Unterschiede zwischen den verschiedenen Angeboten im Detail erläutern.

Dadurch, dass Sie den Exchange Server 2003 durch Office 365 ersetzen, müssen Sie sich für den Office 365 Business Premium Plan entscheiden wo die gehostete Exchange E-Mail Funktionalität bereits enthalten ist.

Positiv daran ist, dass man dadurch auch die Office Productivity Suite und Skype für Business mit dem Abonnement nutzen kann.

2. Nehmen Sie ein vollständiges Backup vor

Sie haben wahrscheinlich bereits einen Sicherheitsplan implementiert, aber bevor Sie die Migration in Angriff nehmen, sollten Sie trotzdem eine vollständige Sicherung durch, falls wider Erwarten etwas schief läuft. SBS Komponenten (Windows Server, Exchange, SharePoint) sind stark miteinander verzahnt, sodass Änderungen an einer Stelle große Auswirkungen woanders im System haben kann.

Und vergessen Sie nicht, das Backup zu überprüfen, zu testen und sicherzustellen, dass man mit diesem auch wirklich in der Lage ist eine vollständige Systemwiederherstellung durchzuführen, falls es notwendig wird.

3. Nutzen Sie den Exchange Server Deployment Wizard

Microsoft hat einen nützlichen Online-Assistenten entwickelt, der Sie nach Details Ihrer Exchange Server Umgebung fragt und darauf aufbauend Ihnen wichtige individuelle Anweisungen für Ihre spezifisches Migrationsprojekt liefert. Öffnen Sie die Exchange Server Einrichtungs-Assistenten Webseite und wählen Sie den „ Cloud“ Eintrag, damit Sie beginnen können.

Und dann:

• Wählen Sie „Ja“ wenn Sie gefragt werden, ob Sie Postfächer haben, die nach Exchange Online migriert werden sollen.
• Geben Sie in dem Wizard an, dass Ihre bisherige Unternehmensumgebung mit Exchange 2003 läuft.

Wenn Sie beabsichtigen, Ihre SBS2003 System mit dem Windows 2012 Foundation Server zu ersetzen, wählen Sie die „Users on Premise“ Option.

Egal ob Sie in die Cloud oder auf Windows 2012 migrieren, anschließend öffnet sich eine Liste mit rund acht Schritten die Sie umsetzen müssen, um z.B. Postfächer nach Office 365 zu migrieren.

4. Planen Sie eine Systemauszeit ein, um die Migrations abzuschließen

Nachdem Sie sich über Ihren Migrationsprozess im Detail klargeworden sind, sollten Sie einen geeigneten Zeitpunkt festlegen, an dem Sie die Nutzer aus dem System sperren, damit Sie die Migration abschließen können. An dieser Stelle ist es darüber hinaus auch eine gute Idee die Ausfallzeit so zu verlängern, um auch den Umzug von SBS 2003 zum Windows Server 2012 gleichzeitig durchzuführen.

Sie sollten nun in der Lage sein, den Übergang nach Office 365 durchzuführen und komplett den Server und seine veraltete Software zu ersetzen.

5. Nach-Migrations-Überprüfungen

Nachdem die Postfächer in Office 365 importiert worden sind, vergessen Sie nicht die nachfolgenden Migrations-Überprüfungen durchzuführen, wie z.B. die Nutzer-Lizenzen zuzuweisen (sonst sind diese nicht in der Lage auf ihre Postfächer zuzugreifen), die Anpassung der Vor-Ort-DNS-Einträge auf den Office 365 Service und das Aktualisieren der Unternehmens-MX-Einträge, um die Mail-Anfragen an den Microsoft-Server zu leiten.

6. Sichere Stilllegung

Ist das neue E-Mail-System fertig eingerichtet und funktioniert wie gewünscht, sollten Sie jetzt die Exchange Dienste auf der SBS Maschine deaktivieren. Da der Server immer noch sensible Unternehmensdaten enthält, sollten Sie ihn mit der gleichen Sorgfalt behandeln als wenn es Ihr primärer E-Mail-Server wäre.

Nach der Migration aller Daten, Dienste und Rollen aus dem SBS Server und wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt auf den neuen Systemen ausgeführt wird, sollten Sie für ein sicheres Löschen der darauf gespeicherten Daten sorgen, gefolgt von der Entsorgung oder Wiederverwertung durch einen WEEE zertifizierten Dienstleister.

Vergessen Sie also nicht, dass je länger Sie sich auf den Exchange Server 2003 verlassen, desto größer das Risiko ist, dass etwas schief gehen kann und Sie dadurch Ihr Unternehmens-E-Mail-Archiv in Gefahr bringen. Deshalb: Wenn Sie sich sowieso darauf vorbereiten von SBS 2003 weg zu migrieren, dann nehmen Sie sich auch die Zeit den notwendigen Upgrade Ihres E-Mail-Systems richtig zu planen.