Una guía de backup de datos para pequeños negocios

Todos los que alguna vez han usado una computadora para trabajar deberían saber que hacer backups es de importancia vital. Tanto si te encuentras frente a un fallo de disco inesperado como si pulsas sin querer la tecla de borrar, tener una copia actualizada y a mano de los datos de tu negocio podría ser suficiente para salvar a tu empresa de la catástrofe.

De todas formas, muchos de nosotros somos culpables de no hacer backups con la suficiente frecuencia, o incluso de no hacerlos en absoluto. Lo vemos como algo complicado, que consume muchos recursos y da mucho trabajo a cambio de un resultado incierto.

En esta guía despejaremos algunos de estos errores de concepto a medida que vemos cómo incluso un pequeño negocio puede hacer copias de sus datos regularmente de forma segura, eficiente y económica.

¿Pero qué es un backup?

Para ponerlo en forma simple, un backup es una copia completa de tus datos -ya se trate de un solo archivo o de los contenidos de todo un disco- que está almacenada en un dispositivo distinto al original, idealmente en otra locación, y que permite su restauración en caso de pérdida de datos.

La pérdida de datos puede suceder por todo tipo de motivos, y es importante tenerlos todos en cuenta. No deberías guardar tus backups en el mismo lugar que los datos originales, porque así estarán protegidos contra fallos de disco y casos de corrupción de archivos, pero no del fuego y las inundaciones. De forma similar, no puedes apoyarte en una RAID como dispositivo de copias de seguridad, porque la forma en que muestra los discos significa que cada copia de los datos es susceptible frente a errores humanos.

¿Cómo empiezo?

Antes de arrancar Windows Backup y comenzar a transferir archivos a tu memoria USB más cercano, es importante pensar en los motivos por los que haces la copia y si has elegido un sistema que cumpla esos objetivos.

Si tienes aunque sea unas bases rudimentarias sobre recuperación de desastres (DR), estarás al tanto de dos métricas importantes: el objetivo de punto de recuperación (RPO) y el objetivo de tiempo de recuperación (RTO). El RPO se refiere a la edad máxima que pueden alcanzar los datos antes de dejar de ser efectivos para fines de backup. Entre tanto, el RTO describe cuánto tiempo puede sobrevivir tu negocio sin esos datos.

No necesitas un plan formal de DR para hacer un backup de los datos de tu negocio de forma efectiva, pero auditar tus discos y servidores en términos de su RPO y RTO es definitivamente una forma fácil de determinar qué forma debería tomar tu backup, así como dónde deberías almacenar esos datos.

Después puedes comenzar a pensar en hacerlo realidad.

Haciendo un backup en un disco externo

Hoy en día una de las formas más comunes en que los usuarios que trabajan desde casa o con un pequeño negocio hacen copias de seguridad de sus datos es usando un disco duro externo. Estos discos son baratos, razonablemente rápidos, fáciles de usar y transportar, y por lo general más cómodos que los medios extraíbles de menor capacidad, como discos ópticos y tarjetas de memoria.

Dependiendo de las necesidades de tu negocio, tomar un puñado de discos externos y hacer backup de archivos en un USB una o dos veces por semana puede ser más que suficiente para cumplir con tus objetivos de tiempo y punto de recuperación. Sólo recuerda almacenar al menos uno de ellos en otra locación o en un lugar a prueba de incendios.

Vale la pena apuntar que existen muchos software gratuitos y comerciales para simplificar y hacer más eficiente el proceso de backup. Windows Backup, que está incluido en las versiones modernas de Windows, es un ejemplo, como lo es Time Machine, de Apple. Usar una aplicación particular para copiar datos no es obligatorio, pero puede que descubras que a largo plazo te hace la vida más fácil.

Hacer copias de seguridad en NAS

Si quieres ahorrarte el jaleo de hacer malabares con distintos discos individuales, puedes considerar hacer un backup a un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS). Esta es una forma simple de compartir archivos entre computadoras conectadas, normalmente incluyendo varios discos duros en una configuración RAID, por lo que es una elección más cómoda y resistente que un disco externo común.

Algunos de los distribuidores de NAS más conocidos son Synology, Drobo y Western Digital, y entre ellos ofrecen soluciones de hardware en un amplio rango de puntos de precio. Sólo recuerda que, si lo guardas en tu oficina, tu dispositivo NAS no será menos vulnerable frente al fuego y las inundaciones que el resto de tu red. Asegúrate de tener una copia de tus datos también en otra locación.

Hacer copias de seguridad en un servicio en la nube

Por último tienes la opción de evitar por completo el gasto en hardware y usar un servicio en la nube en lugar de discos externos y otros medios de almacenamiento. Para muchos usuarios de pequeños negocios, la nube ha revolucionado por completo el proceso de backup –ahora es posible, sin preocupaciones por la seguridad y el cumplimiento de objetivos, implementar una estrategia de backup externa sin gastar un penique en equipamiento, transporte ni espacio de almacenamiento.

Obviamente, puedes confiar en casi cualquier solución de almacenamiento en la nube - Dropbox, por ejemplo – para hacer un backup de los datos de tu negocio. Pero para lograr mejores resultados un servicio de backup en la nube construido especialmente para ese fin suele ser la mejor opción. Hay innumerables opciones de este tipo, y algunas de las más conocidas incluyen Carbonite y Mozy. Sólo recuerda revisar bien tu contrato antes de confiar tus datos sensibles a un proveedor, para evitar historias de terror si eliges cambiar tus preferencias de almacenamiento más adelante.

Sin embargo, recuerda: el método que uses para hacer backup de tus datos debería estar en función de si cumple tus necesidades de RPO y RTO. La pérdida de datos y el tiempo fuera de servicio pueden ser suficientes para poner a un pequeño negocio de rodillas, así que más vale prevenir que curar, y gastar demasiado antes que demasiado poco.