Office 365 : options d’abonnement et sauvegardes

Avec le Cloud, plus besoin d’investir dans du matériel comme auparavant : un simple outil Saas (software-as-a-service) pour le stockage et la sauvegarde peut considérablement réduire les coûts des licences et du matériel, de même que les coûts opérationnels comme la main-d’œuvre.

Qu'est-ce qu’Office 365 ?

Avec Office 365, Microsoft a introduit en 2011 une solution combinant un service en ligne, des applications Web et des abonnements à des suites de logiciels bureautiques. La société de Redmond a mis en place une structure tarifaire complexe avec ce service. Actuellement, pas moins de 12 offres différentes sont laissées au choix de l’utilisateur pour un usage personnel ou professionnel. Pour les entreprises, les versions professionnelles E1 à E4 d'Office 365 sont les plus recommandées.

Exchange Online, Lync Online (devenu Skype pour les entreprises) et SharePoint Online sont des services fournis uniquement via le Cloud. Cela signifie que l'utilisateur n'a pas à se soucier de la maintenance des programmes ou de l'administration d'un serveur. En outre, les mises à jour sont immédiatement disponibles et automatiquement installées. Pratique !

Le suite Office bien connue comprenant Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Co. peut-être entièrement téléchargée et installée, ou accessible grâce à une plateforme streaming. Si vous faites le choix du streaming, vos applications seront téléchargées mais pas installées de manière permanente. Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur un ordinateur exploité sous Windows 7, Windows 8 et Windows 10 – les versions plus anciennes du système d'exploitation ainsi que OS X  ne sont pas prises en charge. Microsoft garantit à 99,9% la disponibilité de toutes ses applications et services Office 365 tout au long de l'année.

Attention à la perte de données

Une migration dans le Cloud peut s’avérer  être un voyage périlleux pour vos données : même si Microsoft garantit la disponibilité de ses services à presque 100% toute l’année, cela ne signifie pas que vos données seront sécurisées dans 100% des cas. On peut aisément le constater en consultant divers forums consacrés à Office 365.

Si un utilisateur se contente uniquement de la sauvegarde « basique » fournie par Microsoft, il finira par avoir de sérieux ennuis. En effet, l’éditeur n’offre pas réellement de service de sauvegarde à proprement parler pour sa suite en ligne. Il s’agit sans doute d’un détail pour les versions en ligne des programmes Word, Excel ou Access puisque vous avez la possibilité (et vous devriez toujours le faire) de sauvegarder vos fichiers sur votre ordinateur local. Mais pour les versions en ligne Exchange et SharePoint, c’est une toute autre histoire… A titre d’exemple, pour Exchange Online, Microsoft propose uniquement une «récupération de mails supprimés» disponible pendant 30 jours. Une fois ce délai expiré, tous les documents contenus dans le dossier disparaissent définitivement. Il en est de même pour la «récupération d'éléments supprimés» puisque la durée de conservation par défaut efface définitivement les éléments placés dans le dossier «Éléments supprimés» après 30 jours. Si vous retirez un fichier de ce dossier, celui-ci sera conservé dans un autre dossier intitulé « Éléments récupérables » où il pourra être restauré par un administrateur dans les 14 jours consécutifs à son transfert avant d'être définitivement supprimé.  Afin de prolonger cette période, il vous est également possible de souscrire à un add-on Exchange Online.

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Avec SharePoint Online, les choses sont encore plus compliquées : Microsoft effectue une sauvegarde de vos données toutes les 12 heures, conservée pendant 14 jours. Si un élément SharePoint a été déplacé dans la corbeille, il peut être restauré dans les 30 jours. Si vous avez souscrit à une offre « premium », cette période pourra être prolongée jusqu’ à  90 jours grand maximum. Mais le problème est là : les sauvegardes proposées ne sont destinées qu’à récupérer des données dans un cas où, par exemple, un centre de données appartenant à Microsoft subit une baisse d’activité importante. Si un client efface un élément par accident, ce dernier sera alors retiré de la corbeille automatiquement (après 30 jours) ou manuellement, et disparaîtra définitivement… En d’autres termes, si un ou plusieurs utilisateur(s) sauvegarde(nt) des documents, e-mails ou fichiers confidentiels de l'entreprise dans le Cloud, ils seront effacés définitivement après un laps de temps défini impérieusement par Microsoft. Par conséquent, sauvegarder vos données importantes au sein même de l’entreprise reste le meilleur choix.

La messe est dite, il est absolument nécessaire d’instaurer en entreprise une politique de sauvegarde sécurisée et fonctionnelle. Devant l’incapacité de Microsoft à fournir une véritable solution de sauvegarde pour ses services Cloud, les entreprises n’ont d’autre choix que de se tourner vers des logiciels indépendants.

Comment sauvegarder mes données sur les versions en ligne Exchange et SharePoint?

La meilleure option pour sauvegarder vos e-mails à partir d'Exchange, c’est de sauvegarder votre base de données Office 365 sur votre propre ordinateur de bureau. Mais puisque pour y arriver, le logiciel Outlook doit être installé sur chaque ordinateur, cette astuce ne peut être utilisée que par les particuliers. Les entreprises, de leur côté, ont besoin d'une solution plus avancée et plus automatique.

Plusieurs fournisseurs, comme Code Two Backup, Spanning et CloudAlly proposent donc pour les entreprises des solutions de sauvegarde de données dans le Cloud.

Il existe ainsi deux approches différentes pour effectuer une sauvegarde à partir d'Office 365. Spanning et CloudAlly sont toutes les deux spécialisées dans les solutions Cloud-to-Cloud : elles ont accès à des données stockées sur les serveurs de Microsoft et peuvent les transférer pour sauvegarde soit sur leurs propres serveurs, soit sur des serveurs-affiliés comme celui d’Amazon. Code Two Backup, quant à elle, propose surtout des solutions de sauvegarde sur les ordinateurs des clients ou sur des serveurs locaux. Vis-à-vis de la sécurité des données et/ou des exigences réglementaires de conformité, ces solutions représenteront dans la majorité des cas vos meilleures options. Même si la suite Office 365 est présente sur ​​le marché depuis près de quatre ans maintenant, pas un seul produit disponible ne vous offrira une protection complète pour toutes les données hébergées.

Payer plus cher pour de meilleures sauvegardes ?

En réalité, pas vraiment. Les formules « premium » pour ce service n’apportent pas de réels avantages, hormis une conservation plus longue de vos données avant leur suppression définitive... Adoptez les bons réflexes : optez dans un premier temps pour une solution de sauvegarde locale et efficace, vous serez certains de toujours pouvoir disposer de vos documents en cas de besoin professionnel ou juridique.