Comment établir une politique de conservation d’emails

Malgré les nouveaux outils collaboratifs de communication qui combinent la messagerie unifiée, vidéo et/ou d’autres instruments de médias sociaux, les emails sont toujours numéro un, tant pour les particuliers que pour les entreprises. Selon le plus récent Rapport Statistique des Email (PDF) du Radicati Group, près de 113 milliards d’emails professionnels ont été envoyés en 2015 sur une seule journée dans le monde. Avec les utilisateurs privés (93 milliards d’emails), le chiffre total s’élève à 206 milliards d’email.

Les entreprises comptent bien sûr sur le travail des serveurs de messagerie, mais ont des difficultés à faire face à la quantité, sans cesse croissante, des emails rentrants et sortants. En outre, les chercheurs de Radicati s’attendent à une hausse de 3% chaque année du nombre d’email professionnels, afin d’atteindre les 128 milliards d’email envoyé en 2019 dans le monde entier.

Les entreprises ont d’autres problèmes que le traitement d’emails entrants et sortants : un nombre croissant d’email doit être stocké pendant de longues périodes en raison des lois et de la réglementation, tant au niveau national que international. Avec ces faits à l’esprit, comment les entreprises peuvent-elles libérer de l’espace de stockage sans risquer des pénalités ou des amendes si des litiges surviennent ? Une politique efficace de conservation d’email est  un must pour chaque entreprise indépendamment de sa taille. Mais comment la bâtir ? Il y a plusieurs points à considérer et à mettre en place :

Construisez une équipe

Les emails ont un impact énorme sur la productivité de tous les employés, il est donc essentiel de construire une équipe de spécialistes, dans chaque département, avant d’établir une politique de conservation de courrier électronique. Peu importe si les emails étaient conservés grâce à un traitement manuel ou automatique, chaque salarié devrait savoir comment gérer « leurs » emails avant qu’ils ne soient stockés.

Vérifiez vos exigences de conservation

Avant d’établir votre politique de conservation d’emails, vous devriez vérifier le temps de conservation nécessaire. Parce qu’il y a tellement de lois et de règlements, il est sage de diviser tous les emails devant être stockés par :

• La durée de conservation : si certains emails doivent être conservés pendant sept ans, par exemple, tandis que d’autres doivent seulement être conservés pendant deux ou quatre ans, vous pourriez créer trois dossiers de stockage différents, qui pourront être supprimés après le délai nécessaire écoulé. Cela pourrait être risqué dans certains cas où les emails sont normalement conservés pendant une période plus courte et qui peuvent avoir une période de conservation plus longue car ils sont en relation avec un autre document qui requiert une longue période de stockage.

Dans ce cas, une approche alternative peut mieux répondre à vos besoins :

• Choisissez la durée de conservation la plus longue pour l’email : si un email est lié à un cas où les périodes de conservation longues sont obligatoires, il est sage – même si elle n’est parfois pas nécessaire – de conserver tous les emails interconnectés avec cet email sur la même période de temps.

Comme souligné précédemment, il est logique dans quelques cas de conserver certains emails liés à d’autres documents, lorsqu’il s’agit de projet à long terme. Surtout dans les domaines d’activités fortement réglementés, tels que les institutions financières ou les fournisseurs d’énergie, qui offrent des produits de longue durée et des services (par exemple, de longs crédits et des prêts hypothécaires, la construction de centrale nucléaire, des usines d’énergie hydraulique etc.).

Vous pouvez :

Segmenter les emails   

Les périodes de conservation peuvent – comme nous l’avons indiqué – largement varier. Par conséquent, stocker vos emails en fonction de la durée de conservation peut être une approche sage. Dans ce cas, tous les emails conservés pendant quatre ans sont stockés dans un espace de stockage configuré pour cette durée. Selon votre politique de conservation des emails, ils pourront être supprimés en toute sécurité après la date d’expiration prévue.

Approprier la structure stratégique de conservation d’email

Il est à présent temps d’écrire votre politique de conservation d’email. Dans la plupart des cas, une politique de conservation d’email devrait comprendre au moins:

• Le nom de la personne ou du service responsable de la politique de messagerie globale,
• Le champ d’application / couverture,
• L’objectif de la politique,
• Les procédures,
• Les responsabilités et les personnes concernées dans chaque département,
• Les conséquences (si la politique n’est pas suivie).

Enfin, il est important de mentionner que tout plan de conservation d’email dépend fortement de l’environnement informatique utilisé. Que la société utilise un système hautement sophistiqué d’archivage ou de cartouches de sauvegarde, les processus pour garder les emails accessibles sont les mêmes.

Il serait également une intéressant de considérer le problème d’une perte de données inattendue en raison d’un dysfonctionnement de la sauvegarde ou d’archivage. Par conséquent, la politique de conservation d’email devrait aller de pair avec un plan de reprise après sinistre à proprement dit, plan que chaque entreprise devrait déjà avoir en place. En cas de perte de données, le plan de reprise après sinistre spécifie toutes les mesures obligatoires à prendre (y compris obtenir de l’aide d’un spécialiste en récupération de données) pour récupérer des données. Si un tel plan n’est pas disponible, il est probable que, même à travers un plan de conservation d’email approprié mis en place et en cours d’exécution, que les emails nécessaires à des fins d’enquête ne sont pas accessibles et que d’importantes amendes devront être payées.