Come organizzare e sopravvivere allo smart working

venerdì 22 gennaio 2021 di Ontrack Italia

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Sono molte le aziende che dallo scorso febbraio 2020 con l’avvento del COVID-19 hanno adottato lo smart working per tutelare la salute dei propri dipendenti e dei propri clienti. 

Alcune di queste realtà sono state in grado di gestire al meglio il lavoro da remoto sin da subito, altre hanno invece dovuto elaborare e adottare delle policy per salvaguardare la propria operatività e i propri dati. 

Lo stesso discorso vale anche per i dipendenti. Se da un lato infatti hanno saputo sfruttare i vantaggi del lavoro da casa come meno stress, meno spostamenti, orari più flessibili, dall'altro hanno dovuto fronteggiare una serie di nuove problematiche come la ricerca di uno spazio idoneo allo smart working, connessioni instabili e l’abile tetris tra gestione dei bambini, call e altri meeting. 

Nel nostro precedente articolo abbiamo approfondito 10 consigli per salvaguardare la sicurezza dei dati aziendali e ridurre al minimo i rischi di data breach e attacchi informatici.  

In questo post vorremmo invece fornire dei consigli pratici su come organizzare al meglio lo spazio e il tempo dello smart working. 

Come creare il giusto ambiente di lavoro domestico 

Sebbene ci siano alcuni svantaggi del lavoro a distanza, tra cui l'equilibrio tra lavoro e vita privata, è molto probabile che molti di noi continueranno a lavorare regolarmente da casa anche dopo la pandemia. 

È quindi necessario organizzare ambiente e attrezzature per svolgere in modo efficace il proprio lavoro: c'è una grande differenza tra trascorrere un paio d'ore sul laptop al tavolo della cucina al di fuori del normale orario di lavoro e rendere questa disposizione lo spazio di lavoro principale. 

Ecco alcuni fattori da considerare: 

  • Scegli una stanza tranquilla che diventerà la postazione di lavoro. In questo modo eviterai rumori spiacevoli o via vai di persone che possono disturbare la tua concentrazione e le tue call.  
  • Potenzia la tua rete. Per evitare continue disconnessioni, interrompendo meeting e call, aggiorna la tua connessione a banda larga, il tuo router principale o installa un sistema Wi-Fi mesh per fornire maggiore copertura in tutta la casa, distribuendo in modo uniforme il flusso dei dati, evitando il sovraccarico della rete e le interruzioni di segnale  
  • Collega il laptop ad un monitor esterno. Chiunque abbia trascorso gli ultimi mesi fissando il display di un laptop probabilmente sentirà il bisogno di più spazio sullo schermo, sotto forma di un monitor esterno. In questo modo la tua vista non subirà danni e potrai lavorare comodamente con più schede del browser, documenti e fogli di calcolo aperti contemporaneamente. 
  • Utilizza modelli più funzionali ed ergonomici di tastiera e mouse. Scegliere con attenzione il modello di tastiera e mouse può aiutare ad alleviare e prevenire spiacevoli dolori ai polsi e spalle. 

Smart working e bambini: come proteggere computer e altri media

Lavorare con bambini che corrono per casa e che vedono il computer come un tesoro irraggiungibile non è semplice. Oltre a dover trovare il modo di coniugare le attività lavorative con quelle dei figli- didattica a distanza per i più grandi, giochi e attenzioni per i più piccoli - i dipendenti genitori che lavorano da casa sono responsabili anche dei dispositivi e dei media aziendali

Ecco, quindi, due consigli pratici per gestire il lavoro da remoto e la vita familiare: 

  • Suddividi gli spazi lavorativi da quelli di gioco. Come anticipato, creare una postazione da identificare come "luogo di lavoro" e spiegare ai bambini piccoli che quando mamma e papà si trovano lì, significa che stanno lavorando e che non devono essere disturbati continuamente. 
  • Riponi pc, smartphone, tablet e altri dispositivi di storage in un posto sicuro. Al termine della giornata di lavoro, qualora non sia possibile chiudere la stanza dedicata al lavoro a distanza, è bene riporre tutto il materiale informatica in un posto fuori dalla portata dei bambini in modo che non possano farli cadere, rompere o nascondere nel forno.  

Per concludere 

Come abbiamo visto, per ottimizzare e migliorare il lavoro in modalità smart working bisogna porre attenzione a diversi aspetti e non unicamente a trovare un tavolo su cui appoggiare il proprio PC e passare l’intera giornata lavorativa. Azienda e dipendenti devono adottare tutte le policy di sicurezza per quanto concerne sia la componente hardware sia e soprattutto la protezione e salvaguardia dei dati aziendali.   

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