Come conservare fisicamente i nastri magnetici?

Le modalità di conservazione dei nastri magnetici sono di due tipologie tra loro complementari: la conservazione fisica e la conservazione dell'integrità dei contenuti nel lungo periodo.

Conservazione dei dati su nastri magnetici

Poiché l'affidabilità delle informazioni è strettamente connessa con le condizioni dei tape, la conservazione fisica di questi supporti è il primo elemento da considerare. Diversi sono i criteri da valutare: il tipo di tape, la frequenza di utilizzo, la sua conservazione, etc.

Consiglio n.1 – Luogo di conservazione dei tape

Il luogo di conservazione dei tape è la prima fonte di rischio. Per quanto riguarda i nastri magnetici è importante avere diversi set di backup posizionati in luoghi diversi ma soprattutto averne uno ben lontano dal server.

1. Umidità relativa – L’ideale sarebbe utilizzare un armadio ignifugo o una cassaforte posizionata nella parte alta di un edificio o ad un’altezza tale da non essere a rischio di allagamento. È necessario che il posto in cui vengono archiviati i tape sia un luogo con un livello di umidità basso: le reazioni chimiche (idrolisi) di diverse particelle di ossidi di metallo che si possono creare sui nastri possono seriamente danneggiare i contenuti.

2. Temperatura – Il livello di temperatura del luogo di conservazione deve essere compreso tra i 5 i 10 gradi mentre quello di utilizzo deve essere attorno ai 20 gradi: se fa troppo caldo o troppo freddo il nastro può subire dei problemi a livello meccanico sotto forma di deformazione o rottura.

3. Lontano da fonti di luce – Assicurarsi di non lasciare i nastri esposti alla luce diretta del sole o in un luogo esposto alla luce UV. In questo caso infatti i nastri non solo subirebbero uno sbalzo termico ma anche un deterioramento della banda magnetica.

4. Lontano da campi magnetici – È importante archiviare i nastri lontano da campi magnetici. Meglio utilizzare un armadio o una cassaforte. Le alterazioni causate dalla presenza di campi magnetici possono derivare da speaker, alto voltaggio della corrente elettrica, motori elettrici mal schermati oppure dalle onde generate dai trasmettitori di telefoni cellulari e reti Wi-Fi.

5. Lontano da polvere e sporco – Per migliorare la conservazione dei nastri è bene tenerli lontani da luoghi molto sporchi e polverosi: è consigliabile riporli all’interno di buste impermeabili per evitare qualsiasi cambiamento del livello di umidità. Per evitare il deposito di particelle acide e di sporco non toccate i tape a mani nude.

Consiglio n.2 – Minimizzare lo stato di usura dei nastri

Una cosa è certa: se i nastri magnetici sono il miglior dispositivo di storage nel lungo periodo per la memorizzazione e l’archiviazione dei dati, ciò è anche legato al fatto che i tape non vengono utilizzati molte volte (i nastri vengono generalmente utilizzati alcune centinaia di volte e hanno dei meccanismi di protezione a tutela del nastro magnetico stesso).

1. Implementare dei backup set – Questi backup set non solo risultano utili ai fini di un’organizzazione fisica dei backup, ma diminuiscono anche l’usura dei nastri dato che ciascun tape verrà, durante la settimana, utilizzato una sola volta ogni cinque giorni. Il livello di usura delle scarpe che indossiamo ogni giorno non è infatti lo stesso di quelle che indossiamo ogni tanto.

2. Riavvolgere o rileggere tutti i tape una volta l’anno – I nastri magnetici potrebbero incollarsi quando sono avvolti su se stessi. Meglio effettuare una lettura piuttosto che riavvolgerli a meno che il sistema di riavvolgimento del nastro non sia in grado di bloccarsi in caso di un livello di trazione superiore ad un determinato valore, per evitare che il nastro venga sottoposto a una pressione tale da provocarne la rottura.

Consiglio n.3 – Proteggere i tape dalla scrittura

Per quanto riguarda l’archiviazione, è importante assicurarsi che i tape non possano più essere scritti, ma soltanto letti. Per fare questo, su ogni nastro magnetico e anche su ogni memory card SD si trova un interruttore in grado di impedire la scrittura del supporto. In questo modo sarà impossibile scrivere su questi nastri.

Fino ad adesso abbiamo parlato della conservazione fisica dei nastri magnetici. Nella parte successiva dell'articolo vi proponiamo una serie di suggerimenti per conservare l’integrità dei dati archiviati su tape.

Il ciclo di vita dei media e dei dati

Un’altra importante questione legata alla conservazione dei tape è l’evoluzione del sistema informativo aziendale e quindi il potenziale problema della compatibilità dei nastri archiviati con gli apparecchi utilizzati per la lettura e anche con il software di gestione.

Consiglio n.4 – Rilettura periodica dei nastri

La prima azione da compiere sui media che si vogliono preservare è quello di verificare se i tape sono ancora leggibili. Senza dubbio, oltre agli aspetti fisici e meccanici trattati nella prima parte di questo articolo, sono molte le ragioni che possono impedire la lettura dei nastri, ad esempio: la qualità delle registrazioni magnetiche e il modo in cui i dati sono stati letti o riscritti nelle varie parti nel nastro.

1. Controlli regolari dell’integrità dei dati – Quando i nastri vengono utilizzati come supporti di archiviazione è necessario effettuare dei controlli regolari una o due volte l’anno per assicurarsi che non si sia verificata alcuna perdita di dati. In presenza di problemi è necessario effettuare subito una migrazione di dati. Sarà inoltre inevitabile richiedere un intervento di recupero dati da nastro professionale.

2. Controlli straordinari dell’integrità dei dati – È necessario effettuare ulteriori controlli ogni volta che viene installata una nuova versione del software, viene fatto un aggiornamento del sistema operativo e anche quando il software di backup viene sostituito.

Consiglio n.5 – Migrazione regolare e pianificata

Potreste avere un problema con il ciclo di vita dei media quando si verifica un cambiamento importante, come ad esempio quando cambia il formato dei media stessi. Cosa è necessario fare? Certamente sarebbe molto meglio effettuare una migrazione da un formato tape all’altro, tenendo conto dei dati archiviati e di quelli effettivamente necessari, ma ciò potrebbe essere complicato se si è in presenza di molti archivi....

• Nessuna urgenza – Quando viene pianificato il cambiamento del tipo di supporto di storage è necessario considerare anche una migrazione dei dati dai vecchi nastri magnetici. Nel caso in cui abbiate le conoscenze necessarie potete svolgere questo processo internamente oppure potete richiedere un intervento esterno. Se dovete effettuare una migrazione di un ingente volume di dati confidenziali, allora un’azienda specializzata in questo tipo di procedure potrebbe fornirvi le soluzioni più adatte alle vostre esigenze.

• Urgenza – Un caso di emergenza potrebbe verificarsi quando la migrazione dei dati è legata a tape che iniziano a mostrare un livello di integrità inferiore a quella richiesta. Se i nastri sono stati archiviati in un luogo appropriato con tutte le caratteristiche descritte nella prima parte dell’articolo, il problema legato all’integrità potrebbe essere causato dai limiti di età della garanzia del produttore. Oltre ai consigli già forniti, per pianificare al meglio un processo di migrazione, è necessario prestare molta attenzione al ciclo di vita dei media (così come a quello dei tool di registrazione/lettura). È consigliabile ridurre del 20-25% la valutazione del ciclo di vita fatta dal produttore. Se ad esempio il periodo di vita è stimato attorno ai 10 anni, considerate un periodo di 7 anni.

• In ogni caso, la pianificazione di un processo di migrazione è la risposta più adatta a qualsiasi tipo di problema dal momento che è in grado di rispondere ai requisiti legali riguardanti l’archiviazione dei dati.

Consiglio n.6 – Predisporre un piano di disaster recovery (DRP)

Se da un lato gli archivi su nastri magnetici conservano dati per finalità legali, essi sono anche l’unico modo di fronteggiare velocemente un disaster recovery in seguito ad un problema di tipo naturale, un errore umano o un malfunzionamento tecnologico.

1. Tenere i nastri aggiornati e in un luogo sicuro – Potrebbe essere necessario utilizzare i tape al fine di riavviare il sistema informativo aziendale. Ciò comprende misure di correzione e preventive. L’utilizzo di infrastrutture basate su macchine virtuali possono rende più semplice il processo di disaster recovery dal momento che la macchina fisica non ha bisogno di essere la stessa di origine.

2. Formazione e training per il personale – Spesso, ci si sente sicuri che i sistemi informativi recentemente installati rimarranno in uno stato ottimale di funzionamento per i successivi due o tre anni. Tuttavia, per motivi organizzativi o di poca attenzione, si finisce con il non seguire più determinate procedure, con la conseguenza che i sistemi iniziano a perdere di affidabilità per la mancanza di test e di formazione. È molto importante invece che il processo sia effettivamente operativo: ad esempio, un piano per l’evacuazione di un edificio in caso di incendio è fondamentale ma altrettanto fondamentale è che sia fatta formazione su tale piano periodicamente per mantenerlo operativo. 

Per qualsiasi necessità o domande in merito ai nastri magnetici potete contattare i nostri specialisti.