Storage su tape e i rischi di sicurezza associati

Per molti anni una delle pratiche di backup più comuni per le aziende è stata l'uso dello storage su tape. Si tratta di una soluzione di storage collaudata, anche se sembra un poco datata rispetto alle più moderne alternative come ad esempio i backup in cloud.

Ci sono una serie di motivi per i quali le aziende vanno avanti con questo tipo di metodo di storage. I nastri magnetici sono un modo economico per memorizzare grandi quantità di dati e, almeno in teoria, possono durare per molti anni.

Tuttavia, c'è la tendenza a ritenere che quando le informazioni sono state salvate su tape e archiviate on-site o presso altro luogo ci si possa dimenticare di loro fino a quando non saranno nuovamente necessarie.

Questo è un errore, ci sono comunque una serie di rischi associati con lo storage su tape di cui le aziende dovrebbero avere conoscenza per decidere se questa soluzione è sempre la più appropriata nel lungo termine.

Deterioramento dello storage su tape

Almeno in teoria, i nastri possono conservare le informazioni per decenni; in pratica ci sono diversi fattori che possono portare ad un deterioramento degli stessi fino a rendere i dati illeggibili. L'esposizione al caldo, allo sporco, all'umidità, un modo improprio di maneggiare i tape, campi elettromagnetici e la normale usura possono contribuire ad una perdita di qualità che può significare un insuccesso nei tentativi di lettura dei dati, tanto da dover essere necessario ricorrere ad un intervento professionale di recupero dei dati.

Problemi di natura fisica

Come ogni altra tecnologia di storage, la memorizzazione dei dati su tape è vulnerabile a problemi come i disastri naturali. Condizioni meteo avverse - quali gli allagamenti - possono rendere i nastri inutilizzabili mentre gli incendi sono un altro pericolo da considerare quando le informazioni sono conservate in un unico luogo e non esistono backup.

Conservazione di dati non necessari

Un altro problema comune relativo allo storage su tape è che molte aziende adottano un approccio del tipo "lontano dagli occhi, lontano dal cuore". Una volta che i dati sono stati salvati su tape e i nastri affidati ad una struttura fuori dall'azienda per la conservazione, ci si dimentica di loro anche se, ad un certo punto, dovrebbero essere cancellati.

Ad esempio, immagina un tape su cui è stata fatta la copia di un database di clienti, potresti avere ancora alcuni loro dettagli anche se ormai da lungo tempo essi non lavorano più con te e la normativa potrebbe imporre una cancellazione di questi dati. Conservarli può rappresentare un grosso problema per l'organizzazione, soprattutto se dovesse esserci un accesso non autorizzato, per questo le aziende dovrebbero trovare un modo di assicurarsi che le informazioni siano cancellate definitivamente.

Cancellazione di dati necessari

Come caso opposto invece si possono verificare situazioni nelle quali vengono cancellati dei dati che le normative impongono di conservare, con altrettanti seri problemi. Ci sono stati diversi casi in passato, dove alle organizzazioni è stato richiesto di presentare dati storici per scopi di audit oppure per finalità legali ma non sono state in grado di farlo perché tali dati erano stati cancellati intenzionalmente oppure accidentalmente. Per evitare multe salate, le aziende dovrebbero avere una chiara idea di quello che legalmente devono conservare e per quanto tempo.

L'archiviazione dei dati per lunghi periodi di tempo, come già accennato, è una necessità per molte aziende. In molti non si rendono conto che i tape giocano ancora un ruolo importante nel mercato dello storage, grazie al loro costo, alla quantità di dati che possono memorizzare e al periodo di tempo per cui i dati possono essere archiviati.

Perché tu possa capire se il tape è una buona scelta per le tue esigenze di storage, di seguito sono riportati alcuni scenari e domande comuni che abbiamo affrontato nel corso degli anni.

Ho una serie di tape contenenti dati archiviati. Ho bisogno di accedervi, ma non riesco a trovare l'hardware/software di backup necessario per ripristinarli

Se ti trovi in questa situazione, allora il tuo primo obiettivo sarà quello di cercare di ottenere una copia del software di backup contattando un vendor o un distributore di software online.

Sebbene, in molti casi, potresti trovarti nella situazione in cui il software di cui hai bisogno non è più in commercio.

In tal caso, la cosa migliore da fare sarebbe quella di contattare uno specialista di data recovery. Le società come Ontrack dispongono di strumenti e hardware specifici che consentono loro di recuperare i dati dai tape senza aver bisogno del vecchio software di backup.

Ho bisogno di un file specifico che è archiviato su uno dei miei tape. Come posso scoprire in quale nastro è contenuto tale file?

A seconda del software e del sistema di raccolta dei nastri che stai utilizzando, potresti essere in grado, in qualità di amministratore della raccolta, di utilizzare un codice per tracciare il file specifico.

Tuttavia, per poter svolgere questa operazione, devi conoscere il nome esatto del file che stai cercando. Anche se conosci il nome esatto, c'è comunque una possibilità che venga recuperata una copia errata del file, dato che con qualsiasi backup avanzato ci sono diverse copie dello stesso singolo file.

Per evitare tale inconveniente, una soluzione semplice sarebbe quella di creare un indice e un catalogo di tutti i tuoi supporti tape. Questo permetterebbe di risparmiare tempo e sarebbe conveniente.

Sembra che i dati sui miei tape siano stati cancellati o eliminati per errore. C'è un modo per recuperarli?

Il recupero dei dati da tape è un'operazione complessa e non alla portatadi tutti. Molti recuperi, eseguiti da persone inesperte, possono portare a un danno irreversibile e perfino a una maggior perdita di dati.

Il recupero dai tape è uno dei tipi di data recovery più avanzati; sono necessari strumenti speciali, hardware adeguato e una conoscenza approfondita del modo in cui i dati sono strutturati e salvati per eseguire un tape recovery.

Ho una serie di tape in formati differenti. Come posso standardizzarli?

Una buona idea è quella di migrare i nastri perché siano tutti su un'unica piattaforma. Non perché le piattaforme non siano adeguate, ma perché la maggior parte di quelle utilizzate sono ora obsolete.

Se non esiste più l'hardware per quei tape, potresti riscontrare delle difficoltà nel momento in cui avrai la necessità di accedere ai dati contenuti in quei nastri. È fondamentale che tu possa accedere ai dati sui tuoi tape, in particolare se contengono dati sensibili.

Sono ancora disponibili sul mercato diversi formati di tape e sistemi di backup storage. È opportuno scegliere quello adeguato alle esigenze della tua azienda perché non c'è un ‘tipo migliore’.

Se stai pianificando di migrare tutti i tuoi dati su tape su un'unica piattaforma consolidata, gli esperti nel campo, come Ontrack, possono aiutarti nelle fasi preliminari del processo e darti delle informazioni in relazione a eventuali rischi associati alla migrazione.

Ho provato ad accedere ai dati sui tape della mia azienda ma sembra siano vuoti!

Se stai riscontrando questo problema, la cosa migliore da fare sarebbe quella di contattare specialisti di data recovery da tape, come Ontrack. Può essere utilizzato un hardware speciale per bypassare il problema e recuperare i dati, ma questo può essere fatto solo da un professionista.

Il lettore per tape a mia disposizione non funziona più. Come posso accedere ai dati che ho archiviato?

Sfortunatamente, senza il tape reader non hai possibilità di accedere ai dati che hai archiviato.

Se ti trovi in una situazione del genere, pulisci l'unità per i nastri: i reader sono stati progettati per supportare grandi quantità di lavoro e per durare a lungo, quindi, con un po' di fortuna, potrebbe ricominciare a funzionare.

Se non dovesse funzionare, valuta di acquistare un drive nuovo o usato della stessa marca e modello oppure affida il dispositivo a uno specialista come Ontrack.

Best practice

Al fine di minimizzare i rischi alla sicurezza legati allo storage su tape, esistono alcune best practice che le aziende dovrebbero seguire.

Come prima cosa, è importante avere sistemi di backup alternativi per ciascun dato critico. Questo evita alle organizzazioni di fare affidamento su sistemi con un unico punto di errore, dove una qualsiasi perdita di dati può lasciare l'azienda completamente incapace di funzionare.

Quando invece l'obiettivo è evitare il deterioramento dei dati su nastro bisogna fare attenzione alle caratteristiche della propria struttura. É necessario scegliere un luogo che offra temperatura costante e bassa umidità. Gli standard di settore usualmente hanno raccomandato per lo storage su tape condizioni tra 18 e 21 gradi e 40-50% di umidità relativa. Tuttavia, questo si riferisce a ciò che viene considerato ottimale per la conservazione dei nastri ma i comitati normativi stanno iniziando a riconoscere che i nastri magnetici traggono beneficio da temperature e umidità più basse. 

Le aziende dovrebbero anche prendere in considerazione la crittografia di tutti i dati che vengono memorizzati fuori sede ma anche avere una chiara politica di distruzione delle informazioni per tutti i dati che non sono più rilevanti per il business. Effettuare un audit degli archivi su tape su base regolare per identificare tali informazioni è un must.

Infine, le organizzazioni dovrebbero essere sicure di avere un piano per il recupero dei dati dai propri tape ad esempio in caso di problemi come un guasto hardware oppure un disastro naturale. Se l'azienda attende fino a quando si presenta il problema, sarà troppo tardi con il rischio di perdere una grossa quantità di denaro mentre si cerca di delineare una strategia di risposta.

Se non hai ancora risolto i tuoi dubbi, scopri tutti i dettagli sui servizi per tape e nastri magnetici di Ontrack.