Termini e condizioni generali

CONDIZIONI GENERALI DI FORNITURA DEI SERVIZI ONTRACK

Termini e Condizioni generali dei Servizi di fornitura di recupero dati

In vigore dal 01/09/2020

Termini e condizioni generali applicabili al servizio  Ontrack per Europ Assistance. 

Le presenti Condizioni Generali ("Condizioni") disciplinano la fornitura dei Servizi offerti agli Assicurati da KLDiscovery Ontrack Srl, di seguito "Ontrack", con sede legale in Via Marsala, 34/A - 21013 Gallarate (VA) – Italia, Partita IVA e Codice Fiscale 02389900131. Gli Assicurati sono pregati di leggere attentamente le presenti Condizioni prima di sottoscrivere il modulo d’ordine (Modulo Contract A – Richiesta di Valutazione Preventiva e Modulo Contract B – Servizio di Recupero Dati Economy). Le presenti Condizioni specificano chi è Ontrack e come opera.

Descrizione e limitazioni del servizio recupero dati

Il servizio di recupero dati di Ontrack si applica esclusivamente a:

• hard disk e SSD singoli (non in configurazione RAID) di desktop o laptop (no SERVER) o di box esterni USB nei quali non sono contenuti file di database o macchine virtuali
• smartphone e tablet

previa verifica di copertura assicurativa e relativa apertura sinistro da parte della Struttura Organizzativa.

A.1 Applicazione delle Condizioni Generali. Modulo d’ordine

La fornitura del Servizio da parte di Ontrack avviene secondo quanto previsto dalle presenti “Condizioni”. L’Assicurato richiede a Ontrack la fornitura del Servizio di recupero dei dati mediante la compilazione, la sottoscrizione e l’invio di un apposito modulo d’ordine (Modulo Contract A – Richiesta di Valutazione Preventiva e Modulo Contract B – Servizio di Recupero Dati Economy). La proposta contrattuale contenuta nel modulo d’ordine ha validità di 15 giorni dalla data di emissione del documento stesso. Trascorsi i 15 giorni senza che sia intervenuta accettazione da parte dell’Assicurato, le condizioni contenute nel modulo d’ordine si intendono caducate e prive di efficacia. L’Assicurato può contattare la Struttura Organizzativa per richiedere l’apertura di un nuovo sinistro/dossier.

A.2 Natura del contratto e delle obbligazioni in esso contenute

Ontrack fornisce il proprio servizio di recupero dei dati in forza di un valido contratto per la fornitura di servizi il quale, ai sensi dell’art. 1326 del codice civile, si considera concluso nel momento in cui il modulo d’ordine sottoscritto dall’Assicurato viene ricevuto da Ontrack. L’Assicurato dichiara di essere consapevole che, stante la natura del servizio fornito, Ontrack, pur garantendo la massima diligenza professionale e il proprio miglior sforzo nell’esecuzione del contratto, non può garantire il conseguimento del risultato desiderato da parte dell’Assicurato, dovendosi pertanto intendere la relativa obbligazione in capo a Ontrack come mera obbligazione di mezzo. L’Assicurato rinuncia pertanto a proporre qualsivoglia azione o eccezione nei confronti di Ontrack relativa al mancato conseguimento del risultato atteso.

A.3 Diritto di disporre del supporto originale e trattamento dei dati in ivi contenuti

L’Assicurato dichiara di essere proprietario del supporto o dei supporti di memoria inviati a Ontrack (SUPPORTO ORIGINALE), nonché dei dati in essi contenuti e di poterne liberamente disporre. L’Assicurato si obbliga espressamente, con la sottoscrizione del modulo d’ordine, a tenere indenne e manlevata Ontrack da ogni pretesa risarcitoria alla quale quest'ultima dovesse andare incontro in relazione a qualsivoglia utilizzo del SUPPORTO ORIGINALE e dei dati in essi contenuti.
Con la sottoscrizione del modulo d’ordine l’Assicurato nomina Ontrack “Responsabile del trattamento dei dati” ai sensi e per gli effetti del GDPR UE 2019/679 in relazione ai dati personali contenuti nel SUPPORTO ORIGINALE. L’Assicurato autorizza espressamente Ontrack ad elaborare i dati, di qualunque natura, contenuti nel SUPPORTO ORIGINALE, compiendo in relazione a tali dati ogni operazione necessaria ai fini della migliore esecuzione del contratto, ivi incluse, a titolo meramente esemplificativo, la riproduzione, l’estrazione, la modificazione dei formati, la cancellazione e la distruzione dei dati stessi ovvero del SUPPORTO ORIGINALE in cui i dati sono memorizzati. Ontrack si impegna in ogni caso a mantenere riservati tutti i dati contenuti nel SUPPORTO ORIGINALE, provvedendo al termine dell’esecuzione del contratto alla cancellazione sicura degli stessi entro 14 giorni.

A.4 Distruzione e smaltimento del SUPPORTO ORIGINALE

L’Assicurato dichiara di essere a conoscenza che l’attività compiuta sul SUPPORTO ORIGINALE per effettuare il tentativo di recupero dei dati ha carattere invasivo e può comportare la distruzione del SUPPORTO ORIGINALE stesso. Salvo diversa espressa indicazione nel modulo d’ordine del Servizio (richiesta di restituzione del SUPPORTO ORIGINALE) l’Assicurato, con la sottoscrizione del modulo d’ordine, autorizza espressamente Ontrack a distruggere e smaltire a norma di legge il SUPPORTO ORIGINALE. La scelta effettuata dall’Assicurato nel modulo d’ordine del servizio in merito alla restituzione o meno del SUPPORTO ORIGINALE è vincolante per l’Assicurato medesimo e non può essere da questi successivamente modificata. Ontrack non effettuerà alcuna comunicazione antecedentemente o successivamente alla distruzione e smaltimento del SUPPORTO ORIGINALE.
Resta ferma, in ogni caso, l’applicazione della clausola A.3 che precede.

A.5 Corrispettivo e termini di pagamento

Con la sottoscrizione del modulo d’ordine l’Assicurato autorizza Ontrack ad effettuare l’intervento tecnico sul SUPPORTO ORIGINALE ed eventualmente ad addebitare i costi per il servizio richiesto da parte dell’Assicurato nel modulo d’ordine in quanto non compreso nella copertura assicurativa. Nel caso in cui il pagamento effettuato con carta di credito non vada a buon fine, l’Assicurato si impegna a corrispondere con altro mezzo di pagamento il prezzo del servizio entro 5 giorni dal ricevimento della relativa comunicazione scritta da parte di Ontrack. Nel caso di mancato pagamento entro tale termine, Ontrack è autorizzata dall’Assicurato, trascorsi 15 giorni, alla distruzione e smaltimento del supporto originale Ontrack procederà, quando sarà ragionevolmente possibile, al recupero di tutti i file recuperabili. L’Assicurato è consapevole che dei dati recuperati non si garantisce l’utilizzabilità e l’elaborazione degli stessi per mezzo delle applicazioni normalmente adoperate dall’Assicurato medesimo.

A.6 Trattamento di supporti manomessi o non integri

Nel caso in cui il SUPPORTO ORIGINALE risulti essere già stato manomesso o risulti comunque non integro al momento della consegna a Ontrack (rottura dei sigilli apposti dal produttore a garanzia dell’integrità del supporto o segni di manomissione), il Servizio non verrà erogato.

A.7 Rischio del trasporto

L’Assicurato assume su di sé il rischio della perdita o della distruzione dei supporti di memoria e/o dei dati in essi contenuti che occorra durante il trasporto, anche tra sedi diverse di Ontrack o tra questa e le sedi di società consociate, nella misura in cui la perdita o la distruzione dei supporti e/o dei dati non sia imputabile a dolo o colpa grave di Ontrack. La prova del dolo o della colpa grave incombe in ogni caso sull’Assicurato. Dietro richiesta dell’Assicurato è possibile stipulare un contratto di assicurazione per il trasporto. I costi di tale assicurazione sono integralmente a carico dell’Assicurato.

A.8 Limitazioni di responsabilità

L’Assicurato dichiara di essere a conoscenza del fatto che in ragione della natura del servizio fornito da Ontrack, esiste il rischio che l’attività di recupero dei dati provochi la perdita, l’alterazione o modifiche della struttura dei dati esistenti sul SUPPORTO ORIGINALE e/o la distruzione del supporto stesso. Tale rischio è interamente a carico dell’Assicurato, il quale pertanto esonera espressamente Ontrack da ogni e qualsiasi responsabilità contrattuale e/o extracontrattuale per danni diretti, indiretti, incidentali e consequenziali subiti dall’Assicurato e/o da terzi in conseguenza della fornitura del servizio richiesto, ivi inclusi, senza alcuna limitazione e a titolo meramente esemplificativo, la perdita di profitto, l'interruzione di attività aziendale o professionale, la perdita di programmi o altro tipo di dati, salvo il caso di eventi imputabili a dolo o colpa grave di Ontrack. Fermo restando quanto disposto nel presente Articolo A.8, la responsabilità complessiva di Ontrack nei confronti dell’Assicurato, sia essa a titolo contrattuale o extracontrattuale (anche per colpa), per violazione di obblighi di legge, o altre ipotesi di responsabilità derivante o collegata alla prestazione dei Servizi regolati dalle presenti Condizioni, sarà limitata a un massimo di € 10.000,00.

A.9 Criptazione dei dati e garanzia relativa ai supporti di back up

Qualora i dati risultino recuperabili essi verranno salvati su appositi supporti di back up (a titolo esemplificativo e non esaustivo hard disk esterni, chiavette USB). I supporti contenenti back up Windows NTFS fino a 1TeraByte e/o con un numero di file totali fino a 1.000.000 vengono sottoposti a cifratura con algoritmo AES a 128bit.
Le condizioni di garanzia relative agli hard disk esterni forniti come supporto di back up all’Assicurato da parte di Ontrack sono quelle del rispettivo venditore e/o produttore. Ogni ulteriore garanzia da parte di Ontrack in relazione ai suddetti supporti di back up forniti all’Assicurato è espressamente esclusa. Ontrack si riserva a propria discrezione di fornire a titolo gratuito all’Assicurato una chiavetta USB come supporto di back up. Sulle chiavette USB fornite come supporto di back up non è prevista alcuna forma o condizione di garanzia. Al ricevimento del supporto di back up, al fine di garantire una maggiore tutela ai dati recuperati, l’Assicurato procederà alla copia degli stessi su di un proprio computer o altro dispositivo.
Le eventuali spese di spedizione del supporto di back up tra Ontrack e il venditore e/o produttore sono poste integralmente a carico dell’Assicurato. Fermo restando quanto disposto al primo capoverso della clausola A.9, l’Assicurato acconsente che Ontrack conservi per finalità di sicurezza i dati recuperati dal SUPPORTO ORIGINALE per un periodo di tempo di 14 giorni senza aggravio di costi. Spirato tale termine, in assenza di specifica richiesta scritta in senso contrario da parte dell’Assicurato, Ontrack provvederà alla cancellazione irreversibile dei dati recuperati.
Ontrack non esegue una verifica antivirus dei dati recuperati. L’Assicurato è tenuto a verificare che il supporto di back up ricevuto da Ontrack sia privo di virus attraverso l'esecuzione di una scansione antivirus. In nessun caso l’Assicurato potrà ritenere Ontrack responsabile per l'eventuale presenza di virus e per i possibili danni derivanti.

A.10 Luogo di esecuzione dell’intervento tecnico

Ontrack si riserva il diritto di svolgere, in tutto o in parte, l’attività necessaria per la fornitura del servizio richiesto da parte dell’Assicurato in una qualsiasi delle proprie sedi operative o delle sedi operative di società consociate, in Italia o comunque in Unione Europea. Il rischio della perdita o della distruzione dei supporti e/o dei dati in essi contenuti che occorra durante il trasporto è regolato dalla clausola A.7 delle presenti Condizioni.

A.11 Legge applicabile e Foro competente

L’interpretazione e l’esecuzione del presente contratto, nonché i rapporti tra le parti derivanti da esso, sono regolati dalla legge italiana. È espressamente esclusa l'applicazione della Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di compravendita internazionale di merci (CISG).
Fatti salvi i casi in cui la competenza sia inderogabilmente stabilita dalla legge, le parti accettano per ogni controversia derivante dal presente contratto la competenza esclusiva del Foro di Busto Arsizio (VA), oppure, nel caso di Assicurati consumatori ai sensi del Codice del Consumo italiano (Decreto legge 206/2005), prevarrà il Foro di residenza o domicilio eletto dall’Assicurato stesso.

A.12 Invalidità parziale

Qualora una o più clausole del presente contratto o parti di esse siano ritenute nulle, annullabili, invalide o comunque inefficaci da parte della competente autorità giudiziaria, in nessun caso tale nullità, annullabilità, invalidità o inefficacia avrà effetto sulle restanti clausole del contratto, dovendosi intendere le predette clausole o parti di esse come modificate nella misura e nel senso necessari affinché la competente autorità giudiziaria possa ritenerle valide ed efficaci.

Descrizione dei servizi di Recupero Dati di Ontrack

1. Descrizione del servizio

(a) Ontrack salverà, da uno di questi supporti di memorizzazione danneggiati - hard disk e SSD singoli (non in configurazione RAID) di desktop o laptop (no SERVER) o di box esterni USB nei quali non sono contenuti file di database o macchine virtuali, smartphone e tablet - quanti più dati possibile e fornirà una stima della prevista utilizzabilità degli stessi.
(b) Il processo di Recupero Dati comprende vari possibili passaggi:
i. la fase di Valutazione Preventiva - vedi 2
ii. la fase di Valutazione Preventiva per Smartphone e Tablet - vedi 3
iII. la fase di Recupero Dati - vedi 4 e 5 

2. Livelli di servizio

(a) Può tuttavia accadere che, nonostante la massima cura ed esperienza, alcuni dati cancellati e/o danneggiati risultino impossibili da leggere persino con l’utilizzo delle tecnologie di Ontrack. Ontrack pertanto non è in grado di garantire che i dati presenti su dispositivi danneggiati potranno essere riparati, recuperati o letti.
(b) Nonostante il rispetto dei più elevati standard operativi e di sicurezza, le operazioni di trattamento necessarie per il recupero dei dati presentano comunque il rischio di perdita parziale o completa dei dati rimanenti, e/o di recuperabilità solo parziale dei dati. L’Assicurato è a conoscenza del fatto che, anche con l’impiego di corrette procedure di recupero dati, esiste il rischio che:
(i) i dati esistenti non possano più essere recuperati, ulteriori dati vadano persi,
(ii) i dati recuperati non siano utilizzabili da parte dell’Assicurato,
(iii) e/o il contenuto informativo incorporato nei supporti di dati venga distrutto in tutto o in parte, (iv) e i supporti di memorizzazione, i software e gli altri oggetti forniti siano danneggiati, inutilizzabili o distrutti. 

3. Valutazione Preventiva

(a) La Valutazione Preventiva consiste in un’indagine del tipo e dell’estensione del danno subito dai dati, nonché delle possibilità di recupero dei dati presenti sul supporto fornito dall’Assicurato. È in questa fase che si stabilisce se il danno è logico e/o fisico e se il supporto di memorizzazione deve essere spedito nella camera bianca/laboratorio per il trattamento. Viene inoltre fornita una valutazione del risultato previsto in termini di quantità di dati recuperati.
(b) La Valutazione Preventiva viene eseguita presso il laboratorio di Ontrack,
(c) Al termine della Valutazione Preventiva, Ontrack comunicherà all’Assicurato il livello di successo che si prevede di raggiungere con il successivo intervento di recupero dati. L’esito previsto del recupero dei dati viene stimato come segue:
I. Ottimo - Prevediamo che possa essere recuperata la maggior parte (90-100%) dei dati “grezzi” (raw data) dell’Assicurato.
II. Buono - Prevediamo che possa essere recuperata buona parte (50-90%) dei dati “grezzi” (raw data) dell’Assicurato.
III. Scarso - Prevediamo che possa essere recuperata solo una piccola parte (meno del 50%) dei dati “grezzi” (rawdata) dell’Assicurato.
IV. Dati irrecuperabili - Non è possibile accedere ai dati sul disco.
(c) La Valutazione Preventiva non è in grado di garantire la rispondenza alle percentuali di cui al (b) qualora l’Assicurato decida di procedere con un servizio di Recupero Dati. Potrebbero infatti esserci danni di difficile identificazione, impossibili da rilevare in modo completo mediante la Valutazione Preventiva.
(d) Al termine della Valutazione Preventiva, Ontrack comunicherà all’Assicurato quali sono i tempi previsti per il recupero dei dati.
(e) Se l’Assicurato, sulla base dei risultati della Valutazione Preventiva richiede di procedere al recupero dei dati invierà apposito modulo d’ordine e Ontrack procederà al recupero dei dati (vedi sezione 5).
(f) Al termine della Valutazione Preventiva, l’Assicurato è libero di decidere di non eseguire il recupero dei dati. In questo caso, il supporto sarà restituito all’Assicurato alle condizioni mostrate nel modulo d’ordine, se così richiesto da quest’ultimo all’atto dell’ordine relativo alla Valutazione Preventiva. In caso contrario, il supporto verrà distrutto. Una volta restituito il supporto, l’ordine è da considerarsi completato.
(g) È possibile che, in base al tipo di supporto originariamente fornito, la Valutazione Preventiva comporti già la distruzione di quest’ultimo e il conseguente trasferimento dei dati su un altro supporto.

4. Valutazione Preventiva per Smartphone e Tablet

(a) La Valutazione Preventiva consiste in un’indagine del tipo e dell’estensione del danno subito dai dati, nonché delle possibilità di recupero dei dati presenti sul supporto fornito dell’Assicurato. È in questa fase che si stabilisce se il danno è logico e/o fisico e se il supporto di memorizzazione deve essere spedito al laboratorio specializzato per la lavorazione.
(b) La Valutazione Preventiva può essere effettuata nel laboratorio di Ontrack.
(c) Ontrack richiede all’Assicurato di fornire il codice di accesso per lo smartphone o il tablet.
(d) Al termine della Valutazione Preventiva, Ontrack comunicherà all’Assicurato il livello di successo che si prevede di raggiungere con il successivo intervento di recupero dati. L’esito previsto del recupero dei dati viene stimato come segue:
I. Buono - Ci aspettiamo di avere accesso all'area di memoria e recuperare i dati.
II. Irrecuperabile - Non è possibile accedere all'area di memoria e recuperare i dati.

(e) La Valutazione Preventiva non è in grado di garantire la rispondenza alle stime di cui al 3 (d) qualora l’Assicurato decida di procedere con un servizio di Recupero Dati. Potrebbero infatti esserci danni di difficile identificazione, impossibili da rilevare in modo completo mediante la Valutazione Preventiva.
(f) Al termine della Valutazione Preventiva, Ontrack comunicherà all’Assicurato quali sono i tempi previsti per il recupero dei dati.
(g) Se l’Assicurato, sulla base dei risultati della Valutazione Preventiva richiede di procedere al recupero dei dati invierà apposito modulo d’ordine e Ontrack procederà al recupero dei dati
(h) Al termine della Valutazione Preventiva, l’Assicurato è libero di decidere di non eseguire il recupero dei dati. In questo caso, il supporto sarà restituito all’Assicurato alle condizioni mostrate nel modulo d’ordine, se così richiesto da quest’ultimo all’atto dell’ordine relativo alla Valutazione Preventiva. In caso contrario, il supporto verrà distrutto. Una volta restituito il supporto, l’ordine è da considerarsi completato.

5. Il Recupero Dati dopo la Valutazione Preventiva

(a) Se l’Assicurato ordina un servizio di recupero dati, sulla base dei risultati della Valutazione Preventiva, Ontrack eseguirà il recupero dati.
(b) Oltre al supporto contenente i dati recuperati, Ontrack restituirà anche il supporto di memorizzazione danneggiato fornito dall’Assicurato, se così richiesto da quest’ultimo all’atto dell’ordine relativo al servizio di recupero dati.
(c) Su richiesta dell’Assicurato, Ontrack può distruggere e/o smaltire gratuitamente il supporto dati, in conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali.
(d) Nel caso in cui, durante il recupero dati, risulti recuperabile una quantità di dati inferiore a quella specificata nella Valutazione Preventiva, la richiesta dovrà considerarsi come non effettuata e il recupero dati come avvenuto senza successo sin dall’inizio.
(e) Qualora si verifichino le circostanze di cui al precedente punto 5
(f) l’Assicurato avrà a disposizione 2 opzioni:
Opzione 1. Ontrack creerà gratuitamente per l’Assicurato un elenco dettagliato (Verifile Report) dei dati/file che si aspetta di riuscire a recuperare. I file contenuti in tale elenco vengono identificati in base alla loro prevista utilizzabilità:
i. Verde - I dati molto probabilmente saranno in grado di funzionare/aprirsi nel rispettivo programma applicativo.
ii. Giallo - I dati o i file sono parzialmente corrotti - ciò potrebbe comportare l’impossibilità di aprire e modificare i file nel rispettivo programma applicativo. È possibile che i file danneggiati possano essere riparati - ma questo non rientra nell’offerta di recupero dati.
iii. Rosso - I dati o i file sono danneggiati - con ogni probabilità ciò comporterà l’impossibilità di aprire e modificare i file nel rispettivo programma applicativo. L’Assicurato decide di eseguire il recupero dati di cui al 2 sulla base dell’elenco dei file e riceve i dati indicati in quest’ultimo (Verifile Report).
Opzione 2. Sulla base dell’elenco dei file (Verifile Report), l’Assicurato decide di non eseguire il recupero dati indicato nella Valutazione Preventiva, nel qual caso l’ordine è da considerarsi completato. Il supporto contenente i dati sarà restituito all’Assicurato, alle condizioni indicate nel modulo d’ordine, se così richiesto da quest’ultimo all’atto dell’ordine relativo al servizio di recupero dati. Altrimenti, il dispositivo sarà distrutto.

6. Recupero dati dopo la Valutazione Preventiva per Smartphone e Tablet

(a) Se l’Assicurato ordina un servizio di recupero dati, sulla base dei risultati della Valutazione Preventiva, Ontrack eseguirà il recupero dati.
(b) Previo pagamento, oltre al supporto contenente i dati recuperati, Ontrack restituirà anche lo smartphone/tablet danneggiato fornito dall’Assicurato, se così richiesto da quest’ultimo all’atto dell’ordine relativo al servizio di recupero dati.
(c) Su richiesta dell’Assicurato, Ontrack può distruggere e/o smaltire gratuitamente smartphone/tablet, in conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali.
(d) Nel caso in cui, durante il recupero dati, il risultato previsto dalla fase di Valutazione Preventiva non venga raggiunto, l’ordine dovrà considerarsi come non effettuato e il recupero dati come avvenuto senza successo sin dall’inizio. Il supporto sarà restituito all’Assicurato alle condizioni mostrate nel modulo d’ordine. In caso contrario, il supporto verrà distrutto. Una volta restituito il supporto, l’ordine è da considerarsi completato. 

7. Livelli di servizio

(a) Per quanto riguarda l’ordine di recupero dati, l’Assicurato ha diritto al seguente livello di servizio:
- Servizio Economy
Il supporto dati sarà sottoposto a trattamento, dopo ricevimento del modulo d’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00. La lavorazione richiede in genere 20 giorni lavorativi.

Ultimo aggiornamento 14 settembre 2020

Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento)

Il presente DPA integra le Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack (“Termini”) e si applica: (i) a KLDiscovery Ontrack S.r.l. con sede legale in Via Marsala, 34/A - 21013 Gallarate (VA) – Italia, numero di partita I.V.A. e codice fiscale 02389900131 (“Ontrack”), e (ii) al Cliente interessato che conferisce un ordine avente per oggetto i servizi forniti ai sensi dei Termini.

Le Parti hanno convenuto che le previsioni del presente DPA si applicano al Trattamento dei Dati Personali (come di seguito definiti) necessario per consentire a Ontrack di fornire i servizi al Cliente interessato.

Definizioni

Nel presente DPA:
“Dati commerciali” con tale locuzione si intendono tutti i Dati Personali forniti a Ontrack dal Cliente;
“Titolare del Trattamento” avrà il significato attribuito a tale locuzione (ovvero al termine ‘titolare’) nella Normativa in materia di protezione dei dati;
“Responsabile del Trattamento” avrà il significato attribuito a tale locuzione (ovvero al termine ‘responsabile’) nella Normativa in materia di protezione dei dati;
“Normativa in materia di protezione dei dati” con tale locuzione si intende tutta la normativa applicabile in materia di protezione dei dati, vincolante per il Cliente, Ontrack e/o in relazione ai servizi, ivi compresi: (i) il GDPR e/o eventuali disposizioni legislative o regolamentari nazionali ad esso corrispondenti o equivalenti, e (ii), negli stati membri dell’Unione europea, tutte le disposizioni legislative o regolamentari che recepiscono il GDPR, ovvero adeguano ad esso il quadro normativo nazionale;
“Interessato” avrà il significato attribuito a tale termine nella Normativa in materia di protezione dei dati;
“Richiesta dell’Interessato” con tale locuzione si intende una richiesta formulata da un Interessato per esercitare qualsiasi diritto degli Interessati ai sensi della Normativa in materia di protezione dei dati;
“GDPR” con tale acronimo si intende il regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati)
“Dati Personali” avrà il significato attribuito a tale locuzione nella Normativa in materia di protezione dei dati;
“Violazione di dati personali” avrà il significato attribuito a tale locuzione nel GDPR;
“Personale” con tale locuzione si intende qualsiasi presente, passato o futuro dipendente, consulente, lavoratore temporaneo, lavoratore interinale, stagista, altro dipendente non permanente, appaltatore, dipendente distaccato o altro membro del personale;
“Trattamento” avrà il significato attribuito a tale termine nella Normativa in materia di protezione dei dati (e i termini correlati, per esempio il verbo trattare, avranno il significato corrispondente);
“Sub-responsabile del trattamento” con tale locuzione si intende un altro Responsabile del trattamento incaricato da Ontrack per conto del Cliente di svolgere attività di Trattamento in relazione ai Dati commerciali; e
“Autorità di controllo” avrà il significato attribuito a tale locuzione nell’Articolo 4.21 del GDPR.

Disposizioni in materia di trattamento dei dati

1 Responsabile del Trattamento e Titolare del Trattamento

1.1 Le Parti convengono che, con riferimento ai Dati commerciali, il Cliente sarà il Titolare del Trattamento e Ontrack sarà il Responsabile del Trattamento. Le Parti riconoscono altresì che il Cliente avrà la responsabilità esclusiva della precisione, qualità, integrità e affidabilità dei Dati commerciali, nonché dei mezzi con cui lo stesso ha acquisito questi ultimi.

1.2 Il Cliente dichiara e garantisce, impegnandosi al riguardo, quanto segue: (i) che tutti i Dati commerciali utilizzati in relazione ai servizi forniti ai sensi dei Termini rispetteranno sotto tutti gli aspetti la Normativa in materia di protezione dei dati, (ii) che tutte le istruzioni impartite dallo stesso a Ontrack con riferimento ai Dati commerciali saranno in ogni momento conformi alla Normativa in materia di protezione dei dati, (iii) di aver ottenuto tutte le autorizzazioni necessarie da parte di ogni Interessato i cui Dati Personali sono inclusi nei Dati commerciali, ovvero di essere altrimenti in possesso di un’adeguata autorizzazione legale per fornire i Dati Personali a Ontrack, e (iv) di rispettare le disposizioni del presente DPA. 

1.3 Ontrack dichiara e garantisce, impegnandosi al riguardo, di: (i) trattare i Dati commerciali soltanto nella misura necessaria in relazione ai Termini, e (ii) di sottoporre a trattamento i Dati commerciali in conformità alle istruzioni documentate del Cliente e ai requisiti della Normativa in materia di protezione dei dati, (iii) di informare prontamente il Cliente nel caso in cui Ontrack ritenga che le istruzioni di quest’ultimo violino la Normativa in materia di protezione dei dati, ovvero nel caso in cui Ontrack non sia più in grado di rispettare le istruzioni del Cliente circa il Trattamento dei Dati commerciali (in seguito a una modifica della legge applicabile, ovvero a una modifica delle istruzioni del Cliente), e (iv) di rispettare le previsioni del presente DPA.

2 Istruzioni e dettagli del Trattamento

2.1 Il Trattamento dei Dati commerciali che sarà effettuato da Ontrack ai sensi del presente DPA includerà le attività di Trattamento necessarie nell’ambito della fornitura dai servizi a opera di Ontrack.

3 Misure tecniche e organizzative

3.1 Ontrack si impegna a istituire e mantenere, a proprie spese, idonee misure tecniche e organizzative in relazione al Trattamento e alla sicurezza dei Dati commerciali, in conformità alla Normativa in materia di protezione dei dati e, in particolare, agli Articoli 32-34 del GDPR. Ontrack si impegna altresì a garantire che tali misure tecniche e organizzative saranno adeguate ai rischi specifici connessi alle proprie attività di Trattamento, in particolare per salvaguardare i Dati commerciali da potenziali Violazioni di dati personali.

4 Impiego di Personale e Sub-responsabili del trattamento

4.1 Fatte salve le disposizioni della clausola 4.2, Ontrack non potrà avvalersi di eventuali Sub-responsabili del trattamento per lo svolgimento di attività di Trattamento relative ai Dati commerciali senza la previa autorizzazione scritta del Cliente. Qualora tale autorizzazione venga concessa, prima di divulgare un qualunque dato a un Sub-responsabile approvato, Ontrack dovrà concludere con tale Sub-responsabile un accordo scritto avente contenuto equivalente a quello del presente DPA. Le Parti riconoscono e accettano che, in deroga a qualsiasi disposizione contraria contenuta nel presente DPA, Ontrack rimarrà pienamente responsabile nei confronti del Cliente per l’adempimento degli obblighi da parte di ciascun Sub-responsabile. Ontrack si impegna a informare il Cliente in merito a qualsiasi modifica prevista avente ad oggetto l’aggiunta o la sostituzione di tali Sub-responsabili e a concedere al Cliente una ragionevole possibilità di opporsi, per fondati motivi, a tali modifiche o sostituzioni.  

4.2 I Sub-responsabili approvati alla data del presente DPA sono indicati nell’Allegato 1.

4.3 Ontrack si impegna a garantire l’affidabilità del proprio Personale che avrà accesso ai Dati Personali, nonché a garantire che tale Personale tratterà i Dati Personali solamente nei casi in cui ciò sia strettamente necessario ai fini dei servizi, assicura che detto Personale è a perfetta conoscenza delle misure da mettere in atto e dei provvedimenti da adottare, tenuto conto della Normativa in materia di protezione dei dati, durante il Trattamento dei Dati commerciali, e si è impegnato a proteggere la riservatezza dei Dati commerciali, anche mediante l’assunzione di un idoneo obbligo di riservatezza (attraverso la conclusione di un contratto scritto o in altro modo) con riferimento ai Dati commerciali.

5 Assistenza per la conformità del Cliente e i Diritti dell’Interessato

5.1 Ontrack si impegna a inoltrare prontamente al Cliente  tutte le Richieste dell’Interessato dalla stessa ricevute. Ontrack si impegna altresì a fornire al Cliente tutta l’assistenza ragionevolmente richiesta da quest’ultimo (tenendo conto della natura del Trattamento e delle informazioni di cui dispone Ontrack) allo scopo di garantire il rispetto da parte del Cliente degli obblighi a suo carico previsti dalla Normativa in materia di protezione dei dati con riferimento a quanto segue: (i) sicurezza del Trattamento, (ii) valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (secondo la definizione data a tale locuzione nella Normativa in materia di protezione dei dati), (iii) consultazione preliminare con un’Autorità di controllo riguardo a un Trattamento ad alto rischio, e (iv) notifiche all’Autorità di controllo e/o comunicazioni agli Interessati da parte del Cliente a seguito di una qualunque Violazione di dati personali, a condizione che, qualora tale assistenza comporti per Ontrack uno sforzo sproporzionato in termini di tempo e risorse, il Cliente dovrà pagare a quest’ultima le tariffe applicate da Ontrack per la fornitura di tale assistenza.

6 Trasferimenti internazionali di dati

6.1 Dati Personali non saranno da Ontrack trasferiti verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE).

7 Registri, informazioni e controllo

7.1 Ontrack si impegna a: (i) creare, (ii) tenere aggiornati e (ii) conservare registri completi e accurati riguardanti tutte le attività di Trattamento dei Dati commerciali. 

7.2 Ontrack si impegna a concedere al Cliente il diritto di controllo, non più di una volta per anno civile e con un preavviso scritto minimo di 30 (trenta) giorni, durante il normale orario di lavoro e previa assunzione di un ragionevole impegno alla riservatezza, per accedere ai suddetti registri del Trattamento dei Dati commerciali e acquisire copie degli stessi, fornendo al Cliente tutta l’assistenza ragionevolmente possibile nell’esercizio dei diritti di controllo di quest’ultimo. Il presente diritto di controllo non si estende a eventuali centri dati di parte terza né ad altre strutture di parte terza ospitanti apparecchiature server dove sarà consentita solamente un’ispezione visiva e scortata.

7.3 Ontrack si impegna a fornire prontamente al Cliente, su richiesta e spese di quest’ultimo, tutte le informazioni necessarie per consentire allo stesso di dimostrare la propria conformità agli obblighi cui è soggetto ai sensi del GDPR, nella misura in cui Ontrack è in grado di fornire tali informazioni.

8 Notifica delle Violazioni

8.1 In relazione a qualsiasi Violazione di dati personali, che coinvolga i Dati commerciali, suscettibile di comportare un elevato rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, Ontrack si impegna, senza indebito ritardo, a: (i) notificare la Violazione di dati personali al Cliente, e (ii) fornire al Cliente tutti i dettagli della Violazione di dati personali.

9 Cancellazione o restituzione dei Dati Personali e relative copie

9.1 Ontrack, su richiesta scritta del Cliente , si impegna a cancellare tutti i Dati commerciali, ovvero a restituire gli stessi al Cliente nella forma ragionevolmente richiesta da quest’ultimo, entro un termine ragionevole decorrente (i) dalla fine della fornitura, ai sensi dei Termini, dei servizi pertinenti relativi al Trattamento ovvero, se precedente, (ii) dal momento in cui il Trattamento da parte di Ontrack di eventuali Dati commerciali non sia più necessario ai fini dell’adempimento degli obblighi di Ontrack ai sensi del presente DPA, cancellando altresì tutte le copie esistenti (a meno che la conservazione di eventuali Dati commerciali sia prevista ai sensi della legge applicabile, nel qual caso Ontrack si impegna a informare il Cliente dell’esistenza di tale obbligo). Ontrack si impegna a far sì che i propri Sub-responsabili del trattamento intraprendano le stesse azioni con riferimento ai Dati commerciali. 

9.2 Ontrack cancellerà gli eventuali Dati commerciali che dovessero rimanere in suo possesso o sotto il suo controllo per un periodo di tempo superiore a 12 (dodici) mesi senza che, in tale periodo di tempo, siano state ricevute istruzioni operative da parte del Cliente.

10 Indennizzo

10.1 Ciascuna Parte (la “Parte indennizzante”) è tenuta a risarcire e tenere indenne l’altra Parte (la “Parte indennizzata”) in relazione a qualsivoglia pretesa, domanda, azione giudiziaria, transazione, interesse, addebito, procedimento, spesa, perdita e danni che la Parte Indennizzata subisca, sostenga, sia condannata a risarcire/pagare ovvero accetti di pagare in seguito o in relazione all’inadempimento del presente DPA e/o alla violazione della Normativa in materia di protezione dei dati da parte della Parte indennizzante.

11 Responsabilità

11.1 In nessun caso le responsabilità complessive di ciascuna delle Parti del presente DPA potranno superare i limiti contrattuali indicati e concordati nei Termini.

12 Durata e scioglimento anticipato del contratto

12.1 Salvo in caso di scioglimento anticipato mediante accordo delle Parti, il presente DPA comincerà a produrre effetti alla data del conferimento di un ordine avente per oggetto servizi forniti ai sensi dei Termini e continuerà ad avere efficacia per tutto il tempo durante il quale Ontrack sottoporrà a Trattamento i Dati commerciali.

13 Scelta della legge applicabile al contratto

13.1 Il presente DPA è soggetto alle disposizioni in materia di scelta della legge applicabile di cui ai Termini.

Data: 1 marzo 2019

Allegato 1 – Sub-responsabili del trattamento e Trasferimenti di dati