Voorwaarden voor Ontrack diensten

Updated: 1 Juni 2019

  1. Deze voorwaarden
    1. Deze voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op de levering van Diensten door KLDiscovery Ontrack B.V., hierna te noemen “Ontrack”, gevestigd aan de Gustav Mahlerlaan, 310 D, FOZ gebouw, 4de verdieping, Unit 4, 1082 ME, Amsterdam (KvK 56256655). Lees deze Voorwaarden zorgvuldig, voordat u uw Bestelling bij ons plaatst. Deze Voorwaarden vertellen u wie wij zijn, op welke manier wij de Diensten aan u zullen leveren, op welke manier u en wij de Overeenkomst kunnen wijzigen of beëindigen, de procedure bij een probleem en overige belangrijke informatie.
  2. Naw-gegevens
    1. Hoe kunt u ons bereiken U kunt telefonisch contact met ons opnemen via onze klantenservice op +31203013300, door ons te schrijven op vestigingsadres of per email nlinfo@ontrack.com.
  3. Uitleg
    1. In deze Voorwaarden gelden onderstaande definities:
      1. Bestelling” heeft de betekenis, zoals vastgelegd in artikel 4.3;
      2. "Contract" heeft de betekenis zoals bepaald in artikel 4.4;
      3. Dienstbeschrijvingen” betekent de specifieke procedures die Ontrack toepast, zoals nader beschreven in onderstaande o.a. beperkingen aan de diensten, niveau van dienstverlening en verwachtingen uiteen worden gezet;
      4. Diensten” betekent de diensten die door ons aan u geleverd zullen worden, zoals beschreven in artikel 4 (Bestelprocedure) en 5 (Diensten) van deze Voorwaarden;
      5. Gegevens” betekent gegevens in elektronische vorm van welke omschrijving dan ook, met inbegrip van ‘persoonsgegevens’, zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679;
      6. Klant” betekent, al naar gelang wat van toepassing is, een Zakelijke Klant en/of Particuliere Klant;
      7. Kosten” betekent de door u voor de Diensten te betalen kosten, zoals vastgelegd in de betreffende Offerte;
      8. "Media" betekent opslagmedia een harde schijven, USB-sticks, laptops, computers of andere apparaten;
      9. Particuliere Klant” betekent een klant die een persoon is en niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf (met uitzondering, om iedere twijfel te vermijden, van elke Zakelijke Klant);
      10. Offerte” een schriftelijke kostenopgave voor onze Diensten;
      11. "RDR" heeft de betekenis zoals bepaald in artikel 4.2;
      12. Vertrouwelijke Informatie” betekent alle vertrouwelijke informatie (ongeacht de manier waarop deze opgeslagen of bewaard is) die door de ene partij aan de andere partij is geopenbaard in verband met de Diensten, inclusief maar niet beperkt tot uw Gegevens, onze Gegevens en eventuele informatie die door een der partijen als vertrouwelijk beschouwd wordt;
      13. Website” betekent onze website op www.ontrack.com/nl-nl/ of enige andere website die wij op enig moment gebruiken om ons bedrijf te voeren;
      14. Zakelijke Klant” betekent een klant die handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf, inclusief maar niet beperkt tot een eenmanszaak, maatschap, vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of overheidsinstantie.
  4. Bestelprocedure
    1. In geval van standaard gegevensherstel dient u, nadat optioneel eerst telefonisch overlegd is en een online-formulier via onze Website is ingediend of een formulier per emailbericht is verzonden, uw Media aan ons te verstrekken. Daarna zullen wij de Diensten leveren overeenkomstig de Dienstbeschrijvingen. Met uitzondering van een eventuele Freeval Analyse (zoals beschreven in de Dienstbeschrijving), zullen wij u Offerte geven. De Offerte beschrijft welke Diensten en toepasselijke Kosten overeengekomen zijn.
    2. Voor overige Diensten, zoals gegevensherstel op afstand (“RDR”) waarbij u geen Media aan ons verstrekt, of demagnetisering, zal de Offerte de verwachte werkzaamheden omvatten die Ontrack verwacht nodig te hebben om de Diensten uit te voeren.
    3. Na ontvangst van onze Offerte kunt u, naar eigen keuze, hetzij: (i) met de Offerte of ‘statement of work’ akkoord gaan en deze ondertekenen om een bestelling voor onze Diensten te plaatsen (“Bestelling”), hetzij (ii) een verzoek bij ons indienen om uw Media te retourneren (indien van toepassing), waarbij u akkoord gaat met betaling van de verzendkosten; of (iii) een verzoek bij ons indienen om uw Media te vernietigen, in welk geval wij toestemming hebben om uw Media onmiddellijk te vernietigen. Indien wij binnen 90 (negentig) kalenderdagen na datum van de Offerte geen Bestelling of verzoek om uw Media te retourneren hebben ontvangen, geeft u hierbij toestemming dat wij uw Media verwijderen overeenkomstig toepasselijke wetgeving en doet u afstand van enige rechten die u in dit opzicht heeft. Wij zijn niet aansprakelijk voor het niet ontvangen van emailberichten ten gevolge van spam/junk filters of enige andere oorzaak.
    4. Uw Bestelling is door ons aanvaard, wanneer wij u per email onze aanvaarding bevestigen, op welk moment een wettelijk bindende overeenkomst tot stand komt tussen u en ons, beheersd door deze Voorwaarden (“Contract”). Wij zullen een bestelnummer aan uw Bestelling toekennen. U kunt ons van dienst zijn door het ordernummer bij de hand te hebben, wanneer u contact met ons opneemt. Onder geen enkele omstandigheid zullen eventuele algemene voorwaarden van de Klant van toepassing zijn op de Diensten, tenzij door Ontrack schriftelijk geaccepteerd.
  5. Onze diensten
    1. In ruil voor betaling van de Kosten door u zullen wij de Diensten met redelijke zorgvuldigheid en vaardigheid leveren overeenkomstig de Dienstenbeschrijving. Indien van toepassing, zullen wij na een Bestelling onze redelijke inspanningen leveren om: (i) Gegevens te vinden, repliceren, reconstrueren, toegang verlenen tot, converteren, herstellen en herstelde Gegevens aan u te retourneren op de in de offerte aangegeven methode (online, op een versleutelde harde schijf of USB-stick) ;en (ii) zodanige andere diensten uit te voeren die wij schriftelijk met u overeengekomen zijn. De duur van de uitvoering is niet essentieel en informatie omtrent leveringstermijnen is slechts een schatting. Klant verklaart hierbij dat de aard van de Diensten betekent dat het geven van specifieke data voor de levering niet mogelijk is. U zult van de verwachte datum van afronding van de Diensten tijdens de Bestelprocedure op de hoogte gebracht worden. De kosten voor het retourneren van de Media zijn zoals vastgelegd in de betreffende Offerte.
    2. Remote Data Recovery (gegevensherstel op afstand). Voor zover u wilt dat Ontrack herstel van Gegevens uitvoert in gevallen waarbij het verstrekken van Media niet vereist is, kan Ontrack mogelijk een RDR (gegevensherstel op afstand) uitvoeren. U dient hiervoor de klantensoftware voor RDR van Ontrack te downloaden en installeren via de door Ontrack verstrekte link. Na installatie kunt u via een versleutelde internetverbinding verbinding met Ontrack maken. De RDR-verbinding wordt uitsluitend door Ontrack gebruikt om de herstelinstrumenten van Ontrack rechtstreeks in de apparatuur van de Klant te besturen. Uw Gegevens zullen tijdens dit proces niet aan Ontrack doorgegeven worden. Ontrack garandeert dat de RDR klantsoftware: (a) geen programmeercode of -instructies bevat die opzettelijk ontworpen zijn om computerprogramma’s, gegevensbestanden of functies te onderbreken, uitschakelen, schaden, verstoren of anderszins nadelig te beïnvloeden; en (b) geen overige kwaadaardige of schadelijke codes bevat die gewoonlijk als virus of gelijksoortige bewoordingen omschreven worden, met inbegrip van Trojaanse paarden, wormen of backdoors.
    3. Demagnetisering. Ontrack zal uw Media (uitsluitend magnetische) in een demagnetiseerapparaat plaatsen dat de magnetische Gegevens die op de Media opgeslagen zijn, doeltreffend en veilig vervormt. Na het demagnetiseringsproces zijn de Gegevens niet meer leesbaar en zijn zij veilig vernietigd.
    4. Indien het herstel van Gegevens volgens artikel 5.1 hierboven slaagt, zullen de herstelde Gegevens op een speciaal back-upmedium versleuteld opgeslagen worden (online, bijvoorbeeld externe harde schrijf of USB-stick). Het wachtwoord om versleutelde bestanden te openen zal per email aan de Klant doorgegeven worden. Ontrack verstrekt geen enkele garantie betreffende externe harde schijven, die geleverd worden overeenkomstig de voorwaarden van de fabrikant.
    5. Onverminderd de bepalingen van artikel 5.4 hierboven zal Ontrack eveneens een back-up maken van de herstelde Gegevens en deze bewaren gedurende 30 (dertig) dagen vanaf de datum van verzending van de herstelde Gegevens naar de Klant. Tenzij de Klant binnen deze termijn om een kopie van deze back-up verzoekt, zal Ontrack de herstelde Gegevens onomkeerbaar wissen. Ontrack voert geen antiviruscontrole uit van de herstelde Gegevens en aanvaardt evenmin geen enkele verantwoordelijkheid voor het opsporen van virussen en voor enige daaruit voortvloeiende schade.
    6. Ontrack behoudt zich het recht voor om, geheel of gedeeltelijk, de door de Klant verzochte verlening van Diensten uit te voeren binnen een van zijn operationele hoofdvestigingen of dochtermaatschappijen die het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten van Amerika kunnen omvatten.
    7. Voor bepaalde Diensten kunnen wij bepaalde informatie van u nodig hebben, zoals gebruikersnamen, wachtwoorden en/of toegangscodes. Als u deze informatie niet binnen een redelijke tijd na ons verzoek verstrekt, of als u onvolledige of onjuiste informatie verstrekt, kunnen wij een aanvullend redelijk bedrag in rekening brengen ter compensatie van eventuele extra werkzaamheden die daardoor nodig zijn. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het niet verstrekken van enig deel van de Diensten, indien dit veroorzaakt wordt doordat u ons de benodigde informatie niet verstrekt.
    8. Wij kunnen de levering van Diensten opschorten om: (i) technische problemen te behandelen of technische wijzigingen aan te brengen; (ii) de Diensten aan te passen aan om wijzigingen in relevante wet- en regelgeving; (iii) door u verzochte wijzigingen in de Diensten aan te brengen. Wij kunnen de levering van Diensten eveneens opschorten, indien u niet betaalt. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade als gevolg van opschorting of vertraging.
    9. De uitvoering van de Diensten door ons omvat geen enkele omstandigheid garantie dat de Diensten zullen slagen, dat uw Gegevens, geheel of gedeeltelijk, hersteld kunnen worden of bruikbaar zullen zijn, of dat wij enig ander specifiek resultaat zullen behalen. Met betrekking tot afzonderlijke bestanden kan Ontrack misschien niet alle applicaties beschikbaar hebben om dergelijke bestanden goed te kunnen lezen en de Diensten omvatten GEEN controle van de bruikbaarheid van de afzonderlijke bestanden bestemd voor herstel of de verwerking daarvan door middel van applicaties die gewoonlijk door de Klant worden gebruikt.
  6. Intellectuele eigendomsrechten
    1. Uw Media en Gegevens zullen te allen tijde uw eigendom blijven en wij zullen geen recht daarop of belang daarin hebben (met uitzondering van het recht op bezit en gebruik van uw Media en Gegevens om de Diensten uit te kunnen voeren). Wij behouden alle rechten op en belangen in de levering van de Diensten, met inbegrip van eventuele in de Diensten aangebrachte verbeteringen of updates.
  7. Recht om het contract te beëindigen (particuliere klanten)
    1. Dit artikel 7 is uitsluitend van toepassing op onze Contracten met Particuliere Klanten. Na het plaatsen van een Bestelling heeft u het wettelijk recht om van mening te veranderen. Dit recht wordt hierna nader toegelicht.
    2. Tijdens de Freeval Analyse mag u op elk moment uw Bestelling intrekken. Door een Bestelling te plaatsen geeft u ons uitdrukkelijk toestemming om onmiddellijk met de Diensten te beginnen. Als u een Particuliere Klant bent en een Bestelling plaatst, mag u deze intrekken binnen 14 (veertien) dagen na de datum waarop wij u een email zenden om te bevestigen dat wij uw Bestelling hebben aanvaard. U doet uitdrukkelijk afstand van uw recht op intrekking, indien de Diensten al afgerond zijn binnen de opzegtermijn van 14 dagen. Als u de bestelling intrekt nadat wij met de Diensten begonnen zijn, moet u ons betalen voor de Diensten die al geleverd zijn tot het moment waarop u ons vertelt dat u van mening veranderd bent. Na het verzoek om intrekking zullen wij u vertellen wat deze Kosten zijn. Zodra echter de Diensten afgerond zijn, kunt u niet meer van mening veranderen, zelfs niet als deze termijn nog loopt.
    3. Om de Bestelling in te trekken kunt u van een van onderstaande communicatiemethoden gebruik maken door het nummer van uw Bestelling, uw naam, adres en intrekkingsverzoek door te geven:
      1. per telefoon of email. Bel de klantenservice op +31203013300 of mail ons op nlinfo@ontrack.com;
      2. per post. Schrijf ons op het adres Gustav Mahlerlaan 310 D, FOZ-gebouw, 4de verdieping, Unit 4, 1082 ME, Amsterdam; of
      3. door middel van het Intrekkingsformulier: vul een intrekkingsformulier in en zend dit naar ons in het format van het Model Intrekkingsformulier dat hierbij als Bijlage in deze Voorwaarden opgenomen is.
      Voor tijdige intrekking is het voldoende dat u ons uw bericht overeenkomstig dit artikel verstuurt voordat de intrekkingsperiode verlopen is.
  8. Recht om het contract te beëindigen (zakelijke klanten)
    1. Dit artikel 8 is uitsluitend van toepassing op onze Contracten met Zakelijke Klanten. Na het plaatsen van een Bestelling kunt u de Diensten niet meer beëindigen, met uitzondering van het bepaalde in artikel 9 hierna.
  9. Wederzijdse rechten op beëindiging
    1. Zonder aantasting van enig overig recht of rechtsmiddel beschikbaar voor een der Partijen, kan iedere Partij het Contract beëindigen met onmiddellijke ingang door middel van een schriftelijke mededeling, indien een der Partijen enige bepaling van het Contract materiëel schendt en deze schending niet herstelt binnen 7 (zeven) dagen na schriftelijke sommatie daartoe. Als u de Kosten niet betaalt is dit een materiële schending. Als Ontrack de Diensten niet levert is dat een materiële schending.
    2. Wij mogen het Contract beëindigen, indien wij door de uitvoering van het Contract in strijd handelen met toepasselijke export- en sanctieregelgeving betreffende handelen met bepaalde bedrijven en personen, zoals vastgesteld door de Europese Commissie of andere nationale overheden, met inbegrip van de Verenigde Staten.
    3. Na beëindiging dient u alle bedragen die u ons verschuldigd te voldoen, welke bedragen onmiddellijk opeisbaar worden.
  10. Verklaringen klant
    1. Hierbij verklaart en garandeert u ons dat: (i) u eigenaar van de Media bent en/of toestemming van de eigenaar van de Media heeft dat wij de Diensten uitvoeren; (ii) u wettelijk in staat bent om bindende overeenkomsten aan te gaan; (iii) u volledige bevoegdheid, volmacht en vermogen heeft om met deze Voorwaarden in te stemmen en indien u een Zakelijke Klant bent, de juiste wettelijke bevoegdheid heeft om het Contract te sluiten; (iv) alle informatie die u ons verstrekt met betrekking tot uw Bestelling juist, nauwkeurig, volledig en niet-misleidend is; (v) verstrekking door u van de Media en/of Gegevens aan ons geen enkele verplichting of rechten van derden zal overtreden; (vi) verstrekking door u van de Media en/of Gegevens aan ons geen enkele toepasselijke wetgeving zal overtreden; (vii) u wettelijk geoorloofd bent toegang tot de Gegevens te verstrekken; (vii) uw Media geen enkel materiaal bevatten (inclusief maar niet beperkt tot enige Gegevens) die inbreuk kunnen maken op de intellectuele eigendomsrechten van enige derde; en (ix) uw Media geen enkel materiaal bevatten dat toepasselijke wetgeving zal overtreden. Wij behouden ons het recht voor schriftelijk bewijs te vragen van uw eigendom of wettelijk recht om toestemming voor de Diensten te geven en om de Diensten op te schorten of niet aan te vangen zonder ontvangst van dergelijk bewijs.
    2. Hierbij verklaart u dat uw Media en/of Gegevens al beschadigd kunnen zijn, voordat wij deze ontvingen, en dat onze inspanningen om de Diensten af te ronden vernietiging, of eventuele verdere beschadiging van uw Media en/of Gegevens tot gevolg kan hebben. Wij zullen gepaste zorg betrachten bij de uitvoering van de Diensten, maar zijn, behoudens het bepaalde in artikel 12 van deze Voorwaarden, niet verantwoordelijk voor bestaande of verdere schade die uw Media en/of Gegevens kunnen oplopen tijdens onze uitvoering van de Diensten.
  11. Prijs en betaling
    1. De prijs van de Diensten bedraagt de Kosten zoals in de betreffende Offerte vastgelegd. BTW zal tegen het wettelijke tarief opgelegd worden en, indien van toepassing, door de Klant betaald worden.
    2. Hoe u moet betalen. De betaling kan contant, per cheque, bankoverschrijving, creditcard of met betaalpas. Een betaling met creditcard of betaalpas is onderworpen aan pre-autorisatie. Ontrack zal een e-mail sturen ter goedkeuring van de betaling, die succesvol verwerkt moet zijn, voordat Ontrack met de services start of de producten levert. Als een dergelijke autorisatie wordt geweigerd, is Ontrack niet aansprakelijk voor enige vertraging of het niet leveren van de services en kan de bestelling als geannuleerd worden beschouwd. Sommige services, zoals bestandsvermeldingen (zie servicebeschrijving), kunnen worden betaald vóór aanvang van de services. Bij alle overige services moet na voltooiing van de bestelling aan Ontrack worden betaald, voordat eventuele herstelde data worden geretourneerd. Zakelijke klanten die bestellen op krediet moeten hun factuur binnen de overeengekomen voorwaarden betalen en Ontrack voorzien van een ondertekende orderbevestiging of een geldige purchase order (PO).
    3. Als u nalaat ons enig op grond van deze Voorwaarden verschuldigd bedrag te betalen, mogen wij de Media en Gegevens vasthouden totdat u volledig betaald heeft. Indien u binnen 90 (negentig) kalenderdagen na de vervaldatum niet heeft betaald, kunnen wij zonder enige aansprakelijkheid of verder overleg met u, uw Media en/of Gegevens afvoeren overeenkomstig toepasselijke wetgeving. U geeft hierbij toestemming voor dergelijke afvoer en doet afstand van elk recht dat u in dat opzicht kunt hebben. Wij zullen eveneens rente in rekening brengen over te late betaling ten bedrage van 3 (drie) maal het geldende rentetarief.
  12. Onze verantwoordelijkheid voor door u geleden verlies of schade
    1. Wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid voor enige beschadiging van, fysieke of overige schade aan, of vernietiging van uw Media, uw Gegevens, of enige overige apparatuur die kan optreden, of ongeldigheid van enige garanties met betrekking tot uw Media of overige apparatuur, hetzij: voordat wij uw Media, uw Gegevens of overige apparatuur ontvangen hebben; of gedurende de levering van de Diensten door ons, indien dergelijke schade, vernietiging, beschadiging of ongeldigheid voortvloeit uit de uitvoering van de Diensten door ons overeenkomstig deze Voorwaarden.
    2. Ook al spannen wij ons redelijkerwijs in goed te zorgen voor uw Media of Gegevens terwijl deze in ons bezit zijn, wij zijn niet verantwoordelijk indien enig deel van uw Media of Gegevens verloren gaat, vernietigd of op enige wijze beschadigd is door normale slijtage.
    3. Op geen enkele wijze sluiten wij onze aansprakelijkheid tegenover u uit of beperken deze voor zover dit onrechtmatig zou zijn. Dit omvat onze aansprakelijkheid voor dood of persoonlijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid of de nalatigheid van onze werknemers, hulppersonen of onderaannemers; voor fraude of bedrog; en in gevallen van grove schuld en opzet.
    4. Op grond van de bepalingen van dit artikel 12 is onze volledige aansprakelijkheid tegenover u, ongeacht of deze contractueel is vastgelegd, op grond van onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid), overtreding van een wettelijke plicht, of anderszins, ontstaan op grond van of in verband met een Contract, beperkt tot (i) in gevallen van overtreding van de geheimhoudingsplicht, gegevensbescherming of intellectuele eigendom, het meerdere van € 100.000 of de waarde van de te betalen Kosten op grond van het betreffende Contract; of (ii) in elk ander geval, de waarde van de op grond van het Contract te betalen Kosten.
    5. Partijen zijn tegenover elkaar niet aansprakelijk voor enige indirecte of gevolgschade, winstderving of omzetderving of bedrijfsschade, ongeacht of dit contractueel is vastgelegd, op grond van onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid), overtreding van een wettelijke plicht, of anderszins, ontstaan op grond van of in verband met deze Voorwaarden of enig Contract.
    6. Gebruik van koeriers. Voor het ophalen van uw Media voor aanvang van de Diensten, of voor aflevering van de herstelde Gegevens en/of oorspronkelijke Media, besteden wij de dienstverlening uit aan nationaal erkende koeriersdiensten. Door akkoord te gaan met gebruik daarvan voor de Diensten, gaat u ermee akkoord dat eventueel verlies of schade aan de Media of Gegevens uitdrukkelijk onderworpen zal zijn aan de door de betreffende koeriersdienst verstrekte voorwaarden, met inbegrip van beperkingen van aansprakelijkheid en schadevergoeding. U doet hierbij afstand van alle rechten om enige vordering tegen Ontrack in te dienen voor eventueel verlies van of schade aan Gegevens of Media die ontstaat door nalatigheid en/of overtreding van de overeenkomst door de koeriersdienst die een eventueel door hen gehanteerde schadevergoedingsregeling overschrijdt. De Klant kan een (vervoers)verzekering afsluiten bij de koeriersdienst. De kosten van een dergelijke verzekering komen volledig voor rekening van de Klant.
  13. Vrijwaring
    1. U dient ons volledig te vrijwaren tegen alle vorderingen, uitgaven, schade, aansprakelijkheden, kosten (inclusief maar niet beperkt tot juridische kosten) en vonnissen die tegen ons uitgesproken zijn, aan ons gericht of door ons betaald zijn ten gevolge van of in verband met elk handelen, niet-handelen en/of nalaten van u in verband met het Contract en deze Voorwaarden.
  14. De wijze waarop wij uw persoonsgegevens kunnen gebruiken (naw-gegevens particuliere klant en zakelijke klant)
    1. Wij zullen de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, gebruiken om de Diensten aan u te leveren en uw betaling voor de Diensten te verwerken. Het verstrekken van uw persoonsgegevens geschiedt vrijwillig, maar Ontrack is misschien niet in staat de Diensten te leveren, indien u besluit uw persoonsgegevens niet te verstrekken of op enig moment uw toestemming intrekt. Wij verzamelen uw persoonsgegevens: (i) wanneer u met ons per email, telefoon of enig ander medium contact opneemt; en (ii) tijdens de normale betrekkingen met u bij het leveren van de Diensten (inclusief persoonsgegevens die wij verkrijgen tijdens het verwerken van uw betalingen).
    2. De doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, omvatten: (i) het leveren van de Diensten en uitvoeren van uw Bestelling; (ii) verkrijgen van uw mening over onze Diensten, en (iii) afhankelijk van correcte wettelijke toestemming, direct marketing.
    3. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven van de KLDiscovery groep (waartoe Ontrack behoort), waarvan een volledige lijst verstrekt wordt in ons Privacybeleid, en met: (i) wettelijke en regelgevende instanties om eventuele daadwerkelijke of vermoede overtredingen van toepasselijke wet- of regelgeving te melden; (ii) onze accountants, auditors, advocaten en overige externe zakelijke adviseurs; (iii) derden-Verwerkers (zoals leveranciers van betaaldiensten; verzendbedrijven/koeriersdiensten; technische dienstverleners, verwerkers die compliancediensten verlenen). Het doel van het delen van de persoonsgegevens met andere bedrijven, is nakoming van onze contractuele verplichtingen jegens u of voor wettelijke zakelijke doeleinden overeenkomstig toepasselijke wetgeving. Wij hebben veiligheidsmaatregelen, zoals beschreven in ons Privacybeleid, ingevoerd en alle bedrijven zijn verplicht veiligheidsmaatregelen in te voeren die voor een hoge mate van bescherming zorgen.
    4. Zonder aantasting van uw wettelijke rechten, heeft u te allen tijde recht hebben op: (i) toegang tot en verkrijging van informatie over de aard, verwerking en openbaring van uw persoonsgegevens; (ii) correctie van uw persoonsgegevens; (iii) een verzoek op rechtmatige gronden om uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking daarvan te beperken; (iv) bezwaar op rechtmatige gronden tegen verwerking van uw persoonsgegevens; (v) een verzoek om uw persoonsgegevens aan een andere gegevensverantwoordelijke over te dragen; (vi) intrekking van uw toestemming tot verwerking van persoonsgegevens; en (vii) het indienen van een klacht bij de betreffende Autoriteit Gegevensbescherming.
    5. Door akkoord te gaan met deze Voorwaarden gaat u eveneens akkoord met opslag en gebruik van uw persoonsgegevens overeenkomstig de voorwaarden van ons Privacybeleid.
  15. De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken (herstelde gegevens)
    1. Door akkoord te gaan met deze Voorwaarden, met betrekking tot eventuele herstelde Gegevens, gaat u eveneens akkoord met de opslag en het gebruik van persoonsgegevens die eventueel in de aan Ontrack verstrekte Gegevens opgenomen zijn met betrekking tot de Diensten op grond van de voorwaarden van onze Gegevensverwerkingsovereenkomst.
  16. Vertrouwelijke informatie
    1. Iedere Partij verklaart hierbij geen Vertrouwelijke Informatie van de andere partij aan enige derde te openbaren zonder schriftelijke toestemming vooraf van de partij die Vertrouwelijke Informatie verstrekt en dat: (i) dergelijke Vertrouwelijke Informatie uitsluitend gebruikt zal worden om de verplichtingen op grond van het Contract te vervullen; (ii) dezelfde methoden en zorgvuldigheidsniveau gebruikt zullen worden om openbaring van dergelijke Vertrouwelijke Informatie te voorkomen als toegepast worden om openbaring van de eigen beschermde en Vertrouwelijke Informatie te voorkomen, maar in geen geval minder dan redelijke zorg; en (iii) Vertrouwelijke Informatie uitsluitend aan werknemers en goedgekeurde derden geopenbaard wordt voor zover dit noodzakelijk is waarbij al deze personen gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen die minstens net zo zwaar zijn als vastgelegd in deze Voorwaarden.
    2. Geheimhoudingsplichten zullen niet gelden voor enige Vertrouwelijke Informatie: (i) die in het publiek domein komt buiten de schuld van de ontvangende partij; (ii) die bekend was bij de ontvangende partij voor ontvangst door de andere partij; (iii) die aan de ontvangende partij door een derde (niet zijnde werknemer of agent van een der partijen) geopenbaard is onder omstandigheden waarin dergelijke openbaring niet in strijd is met enige geheimhoudingsplicht tegenover de partij die de Vertrouwelijke Informatie openbaart; of (iv) die onafhankelijk door de ontvangende partij ontwikkeld is zonder gebruik van Vertrouwelijke Informatie.
  17. Overige belangrijke voorwaarden
    1. Dit Contract geldt tussen u en ons. Derden hebben geen recht enige voorwaarde daarvan in te roepen of af te dwingen. Alle artikelen van deze Voorwaarden functioneren afzonderlijk. Indien een rechter of relevante instantie oordeelt dat enige voorwaarde onrechtmatig en/of onuitvoerbaar is, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven. Indien wij niet direct actie tegen u ondernemen wanneer u het Contract schendt, betekent dit niet dat wij afstand van onze rechten doen en zal dit ons niet beletten later actie tegen u te ondernemen.
    2. Wij mogen de Diensten wijzigen om veranderingen in relevante wet- en regelgeving weer te geven en kleine technische aanpassingen en verbeteringen uit te voeren om bijvoorbeeld een veiligheidsbedreiging af te handelen. Deze wijzigingen zullen uw gebruik van de Diensten niet beïnvloeden. Daarnaast kunnen wij meer ingrijpende wijzigingen aan deze Voorwaarden of de Diensten aanbrengen, maar als wij dit doen zullen wij u hierover informeren en kunt u contact met ons opnemen om het Contract te beëindigen, voordat de wijzigingen van kracht worden en geld terug ontvangen voor Diensten die eventueel al betaald maar niet ontvangen zijn.
    3. Evenals eventuele overige rechten die u op grond van wet- of regelgeving heeft, kunt u, indien u inwoner van de Europese Unie bent, de mogelijkheid hebben een klacht in te dienen bij het Online Platform voor Geschillenbeslechting van de Europese Unie (het “Platform”) dat online afhandeling van geschillen mogelijk maakt. Meer informatie is te vinden op https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ontrack is voornemens het Platform te gebruiken voor de afhandeling van geschillen en u gaat ermee akkoord dat Ontrack geen enkele verplichting heeft om het Platform te gebruiken om eventuele geschillen te beslechten.
    4. Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van de conflictregels van internationaal privaatrecht. Mogelijke geschillen die niet door middel van een minnelijke schikking opgelost kunnen worden, zullen uitsluitend voorgelegd worden aan de bevoegde rechter in Amsterdam, Nederland. Een Particuliere Klant kan het geschil ook voorleggen aan de bevoegde Nederlandse rechter van zijn woonplaats. Indien een Particuliere Klant het geschil aan een andere bevoegde Nederlandse rechter wil voorleggen, dan dient hij Ontrack daarvan schriftelijk op de hoogte te stellen binnen 1 (één) maand nadat Ontrack de Particuliere Klant heeft meegedeeld dat het een beroep op dit artikel wil doen, bij gebreke waarvan de bevoegde rechter van Amsterdam uitsluitend bevoegd zal zijn.

Modelformulier intrekking

(Vul dit formulier in en retourneer het uitsluitend indien u zich uit het contract wil terugtrekken)

AanKLDiscovery Ontrack B.V. (KvK 56256655), FOZ gebouw, 4de verdieping Unit 4, Gustav Mahlerlaan 310 D, 1082 ME Amsterdam
Hierbij deel ik/delen wij [*] mee dat ik/wij [*] mijn/ons [*] koopcontract van de volgende goederen [*]/voor de levering van de volgende diensten [*] intrek{ken},
Besteld op [*]/ontvangen op [*],
Naam consument(en),
Adres consument(en),
Handtekening consument(en) (uitsluitend indien dit formulier op papier afgedrukt is),
Datum

[*] doorhalen indien niet van toepassing

Modelformulier d.d. 1 juni, 2019

Gegevensverwerkingsovereenkomst

Deze Gegevensverwerkingsovereenkomst vormt een aanvulling op de Voorwaarden voor Ontrack Diensten (“Voorwaarden”) en is van toepassing op: (i) KLDiscovery Ontrack B.V., hierna te noemen “Ontrack”, gevestigd en kantoor houdend aan Gustav Mahlerlaan, 310 D, FOZ-gebouw, 4de verdieping, Unit 4, 1082 ME Amsterdam (KvK 56256655) (“Ontrack”); en (ii) de betreffende Klant die een bestelling plaatst voor diensten onder de Voorwaarden.

Partijen komen overeen dat de voorwaarden van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst van toepassing zullen zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens (zoals hierna gedefinieerd) die nodig is om Ontrack in staat te stellen de diensten aan de betreffende Klant te leveren.

Definities

De volgende definities gelden in deze Gegevensverwerkingsovereenkomst:

Klantgegevensbetekent alle door de Klant aan Ontrack geleverde Persoonsgegevens;
Verwerkingsverantwoordelijkeheeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming;
Verwerkerheeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in wetgeving betreffende Gegevensbescherming;
Wetgeving betreffende Gegevensbeschermingbetekent alle toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming waaraan de Klant, Ontrack gebonden is en/of verband houdt met de diensten waaronder: (i) de AVG en/of overeenkomstige of gelijkwaardige nationale wet- en regelgeving; en (ii) in lidstaten van de Europese Unie, alle relevante wet- en regelgeving ter uitvoering van of overeenkomstig de AVG;
Betrokkeneheeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming;
Verzoek Betrokkenebetekent een door een Betrokkene gedaan verzoek om rechten uit te oefenen die Betrokkenen onder Wetgeving betreffende Gegevensbescherming hebben;
AVGbetekent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679;
Persoonsgegevensheeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming;
Inbreuk op Persoonsgegevensbetekent elke inbreuk op de beveiliging dat zorgt voor onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, verandering, ongeoorloofde openbaring van, of toegang tot enige Persoonsgegevens;
Personeelbetekent iedere huidige, voormalige of toekomstige werknemer, consultant, tijdelijke werker, uitzendkracht, stagiaire, overige niet-vaste werknemer, leverancier, gedetacheerde of overig personeelslid;
Verwerkingheeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensverwerking (en aanverwante termen zoals ‘verwerken’, hebben overeenkomstige betekenissen);
Sub-Verwerkerbetekent een door Ontrack ingehuurde verwerker die in opdracht van Ontrack Klantgegevens verwerkt; en
Toezichthouderbetyr en annen databehandler engasjert av Ibas på vegne av Kunden for å utføre behandlingsaktiviteter med hensyn til Data.

Bepalingen Gegevensverwerking

  1. Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke
    1. Partijen komen overeen dat met betrekking tot Klantgegevens de Klant de Verwerkingsverantwoordelijke zal zijn en Ontrack de Verwerker. Overeengekomen is dat de Klant met uitsluiting verantwoordelijk zal zijn voor de nauwkeurigheid, kwaliteit, integriteit en betrouwbaarheid van alle Klantgegevens en voor de middelen waarmee het dergelijke Klantgegevens verkregen heeft.
    2. De Klant garandeert en verklaart dat: (i) alle Klantgegevens die in verband met de diensten onder de Voorwaarden gebruikt worden in alle opzichten zullen voldoen aan de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; (ii) alle door de Klant aan Ontrack gegeven instructies met betrekking tot de Klantgegevens te allen tijde in overeenstemming zullen zijn met de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; (iii) hij alle vereiste toestemmingen verkregen heeft van iedere Betrokkene waarvan de Persoonsgegevens onderdeel vormen van de Klantgegevens of anderszins een geldige rechtsgrond heeft om de Persoonsgegevens aan Ontrack te verstrekken; en (iv) hij de voorwaarden zal vervullen van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst.
    3. Ontrack verklaart hierbij dat het: (i) de Klantgegevens uitsluitend zal verwerken voor zover noodzakelijk in verband met de Voorwaarden; (ii) de Klantgegevens zal verwerken overeenkomstig de schriftelijke instructies van de Klant en de vereisten van de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; (iii) de Klant onverwijld op de hoogte zal brengen, indien Ontrack meent dat de instructies van de Klant in strijd zijn met de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming, of indien Ontrack de instructies van de Klant voor de Verwerking van Klantgegevens niet langer kan opvolgen (ongeacht of dit het gevolg is van een wijziging in toepasselijke wetgeving of een wijziging in de instructies van de Klant); en (iv) de voorwaarden van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst zal nakomen.
  2. Instructies en bijzonderheden Verwerking
    1. De verwerking van Klantgegevens die Ontrack op grond van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst uitvoert, bestaat uit de Verwerkingen die nodig zijn voor Ontrack om diensten te verlenen.
  3. Technische en organisatorische maatregelen
    1. Ontrack zal op eigen kosten passende technische en organisatorische maatregelen nemen en in stand te houden met betrekking tot de Verwerking en beveiliging van Klantgegevens overeenkomstig de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming en met name overeenkomstig artikel 32 t/m 34 van de AVG. Ontrack zal ervoor zorgen dat dergelijke technische en organisatorische maatregelen passend zijn voor de risico’s die de Verwerkingswerkzaamheden met zich meebrengen, en met name gericht zijn om de Klantgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, verandering, ongeoorloofde openbaring daarvan, of toegang daartoe.
  4. Gebruik Personeel en Sub-Verwerkers
    1. Met uitzondering van hetgeen bepaald is in artikel 4.2 mag Ontrack geen Sub-Verwerker aannemen voor de uitvoering van enige Verwerkingswerkzaamheden met betrekking tot de Klantgegevens, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant. In het geval dat toestemming is verleend, dient Ontrack schriftelijke voorwaarden overeen te komen met de Sub-Verwerker die gelijkwaardig zijn aan welke in deze Gegevensverwerkingsovereenkomst vastgelegd zijn. Hierbij wordt erkend en aanvaard dat ongeacht enige andersluidende bepaling in deze Gegevensverwerkingsovereenkomst Ontrack volledig aansprakelijk zal blijven tegenover de Klant voor naleving van de verplichtingen van iedere Sub-Verwerker. Ontrack dient de Klant op de hoogte te brengen van eventuele veranderingen (waaronder begrepen toevoegingen of vervanging) met betrekking tot de Sub-Verwerkers en Klant redelijke gelegenheid te geven om tegen dergelijke wijzigingen of vervangingen op redelijke gronden bezwaar te maken.
    2. De ten tijde van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst goedgekeurde Sub-Verwerkers worden in Bijlage 1 vermeld.
    3. Ontrack dient te zorgen dat het Personeel, dat toegang heeft tot Klantgegevens, betrouwbaar is en dat het Personeel deze Klantgegevens uitsluitend verwerkt voor zover dat voor de diensten noodzakelijk is, dat het volledig op de hoogte is van de door te voeren maatregelen en de te volgen procedure bij het Verwerken van Klantgegevens met betrekking tot Wetgeving betreffende Gegevensbescherming en dat het zich verbonden heeft de vertrouwelijkheid van de Klantgegevens niet te schenden, en gebonden is aan een geheimhoudingsplicht (hetzij bij schriftelijke overeenkomst of anderszins) met betrekking tot de Klantgegevens.
  5. Bijstand met betrekking tot compliance en de rechten van Betrokkene
    1. Ontrack dient alle ontvangen Verzoeken Betrokkene, onverwijld door te zenden aan de Klant. Ontrack dient de Klant zodanige redelijke bijstand te verlenen als de Klant redelijkerwijze nodig heeft (rekening houdend met de aard van de Verwerking en de voor Ontrack beschikbare informatie) om te zorgen voor naleving van de verplichtingen van de Klant op grond van Wetgeving betreffende Gegevensbescherming met betrekking tot: (i) de beveiliging van de Verwerking; (ii) gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (zoals uitgelegd in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming); (iii) overleg vooraf met een Toezichthouder over Verwerking met een hoog risico; en (iv) meldingen aan de Toezichthouder en/of mededelingen aan Betrokkenen van de Klant als reactie op eventuele Inbreuk op Persoonsgegevens, tenzij dergelijke bijstand wat tijd en geld betreft buitenproportioneel voor Ontrack is, in welk geval Klant Ontrack een vergoeding voor dergelijke bijstand dient te betalen.
  6. Internationale gegevensdoorgifte
    1. Over het algemeen worden Klantgegevens gehost en door Ontrack verwerkt binnen de Europese Unie (“EU”). Niettemin is Ontrack lid van een concern waarvan drie maatschappijen (KLDiscovery Ontrack, LLC; LDiscovery, LLC en LDiscovery TX, LLC) zijn goedgekeurd door de Amerikaanse Kamer van Koophandel in het kader van het EU-VS en het Zwitserland-VS Privacy Shield. Daarnaast opereert Ontrack op aanzienlijke schaal in het Verenigd Koninkrijk. In verband daarmee kan dan ook incidenteel doorgifte van Klantgegevens naar deze bedrijven buiten de EU nodig zijn om de diensten op juiste wijze te kunnen leveren, bijvoorbeeld indien specialistisch gegevensherstel vereist is om de diensten van Ontrack te ondersteunen en in stand te houden. Dergelijke doorgifte wordt uitgevoerd overeenkomstig de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming. De Klant verklaart hierbij in te stemmen met dergelijke doorgifte. Daarnaast kan doorgifte nodig zijn afhankelijk van de keuze van de Klant van producten en diensten, zoals vastgelegd in Bijlage 1 en dit wordt hierbij uitdrukkelijk goedgekeurd.
  7. Opslag, informatie en controle
    1. Ontrack dient een volledig en nauwkeurig archief met betrekking tot alle Verwerkingen van Klantgegevens aan te leggen, bij te werken en in stand te houden.
    2. Ontrack verleent de Klant het recht om, maximaal één maal per kalenderjaar en na en minste 30 (dertig) dagen voorafgaand verzoek daartoe, onderzoek uit te voeren met betrekking tot de Verwerking van Klantgegevens. Het onderzoek zal gedurende normale kantoortijden plaatsvinden en eventueel onderworpen zijn aan een redelijke geheimhoudingsverklaring om zodanige documenten in te zien en daarvan kopieën te maken die betrekking hebben op de Verwerking van Klantgegevens. Ontrack zal de Klant alle redelijke bijstand verlenen bij de uitoefening van zijn controlerechten. Dit controlerecht strekt zich niet uit tot enig datacentrum van een derde of tot andere derde bij wie servers ondergebracht zijn en waar uitsluitend visuele en begeleide inspectie toegestaan is.
    3. Ontrack zal op verzoek en op kosten van de Klant onverwijld alle informatie aan de Klant verstrekken die nodig is om de Klant in staat te stellen aan te tonen dat hij zijn verplichtingen op grond van de AVG naleeft, uitsluitend indien en voor zover Ontrack in staat is dergelijke informatie te verstrekken.
  8. Melding inbreuk
    1. Met betrekking tot eventuele Inbreuk op Persoonsgegevens waar Klantgegevens bij betrokken zijn en die mogelijk een hoog risico kan vormen voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal Ontrack onverwijld: (i) de Klant van de Inbreuk op de Persoonsgegeven op de hoogte brengen; en (ii) de Klant bijzonderheden verstrekken van de Inbreuk op de Persoonsgegevens.
  9. Wissen of retourneren Persoonsgegevens en kopieën
    1. Ontrack zal op schriftelijk verzoek van de Klant alle Klantgegevens wissen of aan de Klant retourneren, in zodanige vorm als de Klant in alle redelijkheid verzoekt, binnen een redelijke termijn en na, al naar gelang zich het eerst voordoet: (i) het einde van de levering van de betreffende diensten op grond waarvan de Klantgegevens worden verwerkt; of (ii) zodra de Verwerking door Ontrack van eventuele Klantgegevens niet langer vereist is voor het doel van de uitvoering door Ontrack van zijn relevante verplichtingen op grond van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst. Ontrack zal in dat geval bestaande kopieën wissen (tenzij bewaring van enige Klantgegevens onder toepasselijke wetgeving vereist is, in welk geval Ontrack de Klant van een dergelijk vereiste op de hoogte dient te brengen). Ontrack zal ervoor zorgdragen dat zijn Sub-Verwerkers dezelfde handelingen zullen verrichten met betrekking tot Klantgegevens.
    2. In het geval dat Klantgegevens in het bezit of onder controle van Ontrack blijven gedurende enige termijn die langer is dan 12 (twaalf) maanden zonder enige actieve instructies van de Klant, dient Ontrack dergelijke Klantgegevens te wissen, tenzij bewaring van enige Klantgegevens onder toepasselijke wetgeving vereist is.
  10. Vrijwaring
    1. Iedere Partij (de “Vrijwarende Partij”) dient de andere Partij (de “Gevrijwaarde Partij”), nu en in de toekomst, te vrijwaren van alle vorderingen, rechtszaken, rechtsmaatregelen en boetes van een bevoegde overheidsinstantie en/of een Betrokkene tegen de Gevrijwaarde Partij (en alle door een dergelijke vordering, rechtszaak, rechtsmaatregel of boete veroorzaakte kosten) voortvloeiend uit of verband houdend met de niet-nakoming door de Vrijwarende Partij van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst en/of overtreding van Wetgeving betreffende Gegevensbescherming.
  11. Aansprakelijkheid
    1. De totale aansprakelijkheid van een der Partijen op grond van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst zal in geen geval de in de Voorwaarden vastgelegde en overeengekomen contractuele beperkingen overschrijden (met inbegrip van artikel 12 van de Voorwaarden). De in artikel 12.4 van de Voorwaarden vastgelegde en overeengekomen contractuele beperkingen zijn eveneens van toepassing op de vrijwaringsplicht die in artikel 10 van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst is vastgelegd.
  12. Duur en beëindiging
    1. Deze Gegevensverwerkingsovereenkomst vangt aan op de datum waarop een bestelling voor diensten onder de Voorwaarden is geplaatst en blijft van kracht zolang Ontrack doorgaat met Verwerking van Klantgegevens, tenzij Partijen deze Gegevensverwerkingsovereenkomst met wederzijdse goedkeuring eerder beeindigen.
  13. Forumkeuze
    1. Op deze GegevensverwerkingsovereenkomstGegevensverwerkingsovereenkomst is de forumkeuze vastgelegd in de Voorwaarden van toepassing.
  14. Sub-verwerkers en doorgifte
    Ontrack Product/Business SystemVerplicht gebruik Sub-verwerkerNaam Sub-verwerkerLocatie Sub-verwerkerDoorgifte buiten EERGegevens
    Customer Management systemen (intern)JaNobile (support order tracking)NoorwegenNeeKlantgegevens
    Website inquiry pagesJaTypeformSpanjeJaNAW-gegevens, emailadres
    KoerierNeeHTG ExpressNederlandNeeNaam, telefoonnummer, emailadres klant, ophaal-/leveringsadres
    KoerierNeeDHLNederlandNeeNaam, telefoonnummer, emailadres klant, ophaal-/leveringsadres
    Telefoondiensten buiten kantoortijdenJaInterSwitchNederlandNeeNAW-gegevens klant, vereisten gegevensherstel
    Gegevensvernietiging (shredding)NeeBrantjesNederlandNeeBeveiligde vernietiging originele media klant
    Call trackingJaInfinityVKNeeIP-adres, naam klant, gebruikersstatistieken

Omschrijving Ontrack Data Recovery Services

Updated: 1 Juni 2019

  1. Service omschrijving
    1. Ontrack zal zoveel mogelijk data van één of meerdere beschadigde gegevensdragers herstellen of proberen deze weer leesbaar te maken door middel van passende maatregelen.
    2. Data recovery wordt in verschillende fases uitgevoerd:
      1. De Freeval evaluatie – zie artikel 2;
      2. De analyse – als optie – zie artikel 4;
      3. Data recovery – zie artikel 5 en 6;
      4. Remote data recovery – zie artikel 8.
    3. Ondanks de grootste zorg en ervaring kan het voorkomen dat verwijderde en/of beschadigde data niet meer te lezen is, zelfs wanneer de tools en technologieën van Ontrack worden gebruikt. Daarom kan Ontrack niet garanderen dat gegevens op beschadigde gegevensdragers kunnen worden hersteld, gerepareerd of gelezen.
    4. Zelfs als er gebruik wordt gemaakt van de meest hoogstaande en state-of-the-art technische verwerkingsstandaarden, bestaat er bij data recovery het risico dat bestaande data op het opslagmedium gedeeltelijk of volledig verloren gaat en/of gedeeltelijk herstelbaar is. De klant erkent dat er altijd een risico blijft bestaan dat:
      1. zodra bestaande data niet langer herstelt kan worden, ook additionele data verloren kan gaan;
      2. herstelde data niet meer kan worden gebruikt door de klant;
      3. de informatie die staat op de inhoud van de gegevensdrager geheel of gedeeltelijk vernietigd kan worden;
      4. datadragers, software en andere geleverde items beschadigd, onbruikbaar of vernietigd kunnen worden.
  2. Freeval evaluatie
    1. De Freeval evaluatie service bestaat uit een onderzoek naar het type en de omvang van de schade en onderzoekt tevens de mogelijkheden van dataherstel op de gegevensdrager. De eerste stap is om te bepalen of de schade logisch en/of fysiek is en of de gegevensdrager voor verwerking naar het clean room laboratorium moet worden gestuurd. Daarnaast wordt er een inschatting van het verwachte resultaat gegeven.
    2. The Freeval evaluatie kan worden uitgevoerd in het laboratorium van Ontrack of via een externe verbinding, middels de eigen systemen van de klant, door gebruik te maken van Ontrack Remote Data Recovery (“RDR”) technologie (zie artikel 8).
    3. Ontrack informeert de klant, na de evaluatie, over de haalbaarheid van de data recovery opdracht. De haalbaarheid wordt als volgt medegedeeld:
      1. Excellent – Wij verwachten dat de meeste ruwe data (90-100%) kan worden teruggehaald en leesbaar zal zijn voor de betreffende applicatie;
      2. Goed – Wij verwachten een groot gedeelte van de ruwe data (50-100%) kan worden teruggehaald en leesbaar zal zijn voor de betreffende applicatie;
      3. Gedeeltelijk – Wij verwachten dat we een klein deel van de ruwe data (minder dan 50%) kunnen terughalen en leesbaar zal zijn voor de betreffende applicatie;
      4. Onherstelbaar – We kunnen de data van de gegevensdrager niet meer herstellen;
      5. Complex - We kunnen in dit stadium geen nauwkeurig percentage van de verwachte data verstrekken. Andere opties voor dataherstel moeten worden onderzocht.
    4. Freeval evaluatie kan niet de garantie bieden dat de percentages (%) die worden vermeld in artikel 2 (c) worden gehaald. Het kan zijn dat de schade aanvankelijk moeilijk te detecteren is tijdens de Freeval evaluatie.
    5. Naast de inschatting over de haalbaarheid van de data recovery, zal Ontrack de klant informeren over de prijs en hoe lang het duurt om de data recovery uit te voeren.
    6. Op verzoek van de klant kan Ontrack na de Freeval evaluatie, tegen een vergoeding, een uitgebreidere analyse uitvoeren. Dankzij een Verifile File List kan de haalbaarheid van de data recovery nauwkeuriger worden bepaald (zie artikel 4).
    7. Als de klant de opdracht op basis van de resultaten van de Freeval evaluatie plaatst, zal Ontrack de data recovery uitvoeren (zie artikel 5).
    8. De klant kan ervoor kiezen om de data recovery na de Freeval evaluatie niet uit te voeren. Indien dit het geval is, zal de gegevensdrager worden teruggestuurd tegen de vergoeding zoals aangegeven op het offerteformulier. Indien de klant deze vergoeding niet wil betalen, zal de gegevensdrager worden vernietigd.
    9. Afhankelijk van het type data kan de Freeval evaluatie leiden tot de overdracht van de gegevens naar een ander apparaat, de originele gegevensdrager kan dan vernietigd worden.
  3. Analyse/resultaten van de analyse
    1. Op verzoek van de klant kan Ontrack een uitgebreidere analyse, tegen vergoeding, uitvoeren om te bepalen hoeveel gegevens kunnen worden teruggehaald.
      1. In deze analyse wordt het soort schade en de omvang bepaald. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden voor data recovery op de gegevensdragers die door de klant zijn verstrekt en bekeken hoeveel bestanden er kunnen worden teruggehaald (zie 4(e)). Voorspellingen over de leesbaarheid van gegevens zijn niet altijd betrouwbaar of onmogelijk waardoor Ontrack geen garantie kan geven op de leesbaarheid.
      2. Het is niet mogelijk om de bruikbaarheid van de data te controleren met de betreffende applicatie binnen de scope van de analyse.
      3. Ontrack vil informere kunden etter Freeval Analysen om hvor vellykket det etterfølgende rekonstruksjonen forventes å være. Følgende estimater av forventet resultat for datautvinning er mulig:
        1. De analyse kan worden uitgevoerd in het laboratorium van Ontrack of via een externe verbinding, middels de eigen systemen van de klant, door gebruik te maken van Ontrack Remote Data Recovery (“RDR”) technologie (zie artikel 8).
        2. Zodra de analyse heeft plaatsgevonden zal Ontrack de klant informeren over de maatregelen die moeten worden genomen, welke data/bestanden herstelt kunnen worden, hoe lang de recovery duurt en wat de kosten zijn.
        3. Afhankelijk van het type medium kan de analyse leiden tot de overdracht van de gegevens naar een andere gegevensdrager en tot de vernietiging van de originele gegevensdrager.
        4. Ontrack zal een gedetailleerde lijst ontwikkelen (Verifile) met de bestanden die Ontrack kan herstellen. Op de lijst kunnen klanten precies zien welke bestanden, naar verwachting, bruikbaar zijn.
          1. Groen – de data zal waarschijnlijk werken/openen met de betreffende applicatie.
          2. Geel - de gegevens of bestanden zijn gedeeltelijk beschadigd. Dit heeft waarschijnlijk tot gevolg dat de bestanden niet geopend en bewerkt kunnen worden in de betreffende applicatie. Het is misschien mogelijk om de beschadigde bestanden te herstellen, maar Ontrack biedt dit niet aan.
          3. Rood - de data of bestanden zijn beschadigd. Dit heeft waarschijnlijk tot gevolg dat de bestanden niet geopend en bewerkt kunnen worden in de betreffende applicatie.
        5. In sommige dataverlies gevallen wordt de geldigheid van de kleurcode niet aangegeven in de lijst met bestanden (Verifile). Indien dit het geval is wordt dit schriftelijk aangegeven in het resultaat van de analyse.
        6. Als de klant op basis van de bestandslijst beslist om de data recovery uit te voeren, is artikel 5 van toepassing.
        7. Indien de klant, na het inzien van de bestandslijst (Verifile), ervoor kiest om de data recovery niet uit te voeren zal de gegevensdrager worden teruggestuurd tegen de vergoeding zoals aangegeven op het offerteformulier. Indien de klant deze vergoeding niet wil betalen, zal de gegevensdrager worden vernietigd.
      4. Data recovery na de Freeval Evaluatie
        1. Zodra de klant een data recovery opdracht heeft gegeven via de Freeval evaluatie, zal Ontrack aan de slag gaan met het herstellen van de data.
        2. Indien de Freeval Evaluatie op afstand is uitgevoerd, dan kan de data recovery worden uitgevoerd met Ontrack RDR technologie (zie artikel 8).
        3. Indien de herstelde data op een nieuwe gegevensdrager is gezet, dan kan de klant verzoeken om zijn oude gegevensdrager terug te sturen wanneer deze zijn bestelling plaatst.
        4. Als de klant de beschadigde gegevensdrager wil bewaren voor bewijslasten, dan kan deze tegen een vergoeding verzegeld worden opgeslagen in een kluis bij Ontrack.
        5. Op verzoek van de klant, kan Ontrack de gegevensdrager kosteloos wissen en/of verwijderen volgens de regelgeving die van toepassing is.
        6. Als de hoeveelheid teruggevonden data aanzienlijk minder is als vooraf is ingeschat dan wordt de bestelling als niet succesvol beschouwd.
        7. Bij omstandigheden, zoals gespecificeerd in artikel 5(f), heeft de klant 2 opties:
          1. Optie 1. Ontrack maakt gratis een gedetailleerde bestandslijst (Verifile) met de gegevens/bestanden die Ontrack verwacht te kunnen herstellen. De bestandslijst bevat een indicatie van de bestanden op basis van verwachte bruikbaarheid:
            1. Groen – de data zal waarschijnlijk werken/openen met de betreffende applicatie.
            2. Geel - de gegevens of bestanden zijn gedeeltelijk beschadigd. Dit heeft waarschijnlijk tot gevolg dat de bestanden niet kunnen worden geopend en bewerkt in de betreffende applicatie. Het is misschien mogelijk om de beschadigde bestanden te herstellen maar Ontrack biedt dit niet aan.
            3. Rood - de data of bestanden zijn beschadigd. Dit heeft waarschijnlijk tot gevolg dat de bestanden niet kunnen worden geopend en bewerkt in de betreffende applicatie.
          2. De klant beslist op basis van de bestandslijst (Verifile) om de data recovery uit te voeren zoals in artikel 2 aangegeven. Vervolgens zal de klant de data ontvangen zoals aangegeven in de bestandslijst (Verifile).
          3. Optie 2. Indien de klant, na het inzien van de bestandslijst (Verifile), ervoor kiest om de data recovery niet uit te voeren zal de gegevensdrager worden teruggestuurd tegen de vergoeding zoals aangegeven op het offerteformulier. Indien de klant deze vergoeding niet wil betalen, zal de gegevensdrager worden vernietigd.
      5. Data recovery na een analyse
        1. Zodra de klant een bestelling plaatst voor data recovery op basis van de diagnostische resultaten en het voorstel, voert Ontrack de data recovery uit. Als de analyse op afstand is uitgevoerd, kan het herstel van de data worden uitgevoerd met behulp van Ontrack RDR technologie (zie artikel 8).
        2. De klant ontvangt de data zoals omschreven in de bestandslijst (Verifile).
        3. Indien de herstelde data op een nieuwe gegevensdrager is gezet, dan kan de klant verzoeken om zijn oude gegevensdrager terug te sturen wanneer deze zijn bestelling plaatst.
        4. Als de klant de beschadigde gegevensdrager wil bewaren voor bewijslasten, dan kan deze tegen een vergoeding verzegeld worden opgeslagen in een kluis bij Ontrack.
        5. Op verzoek van de klant kan Ontrack de gegevensdrager vernietigen.
      6. RDR Remote Data Recovery Service
        1. RDR® staat voor Remote Data Recovery™ (“RDR”). RDR is een gepatenteerde technologie die de engineers van Ontrack in staat stelt om een data recovery opdracht op afstand uit te voeren. De data recovery heeft een vergelijkbare kwaliteit al een herstelopdracht die in het lab wordt verricht en gebeurt rechtstreeks op de server, desktop of laptop van de klant via een internet connectie. De enige vereisten is dat het opslagapparaat operationeel is. Ontrack’s RDR bestaat uit drie hoofdcomponenten:
          1. Communicatie met de klant: De klant initieert een verbinding met de Ontrack RDR-server met behulp van de speciaal ontworpen RDR Client-software. De RDR-client werkt op vrijwel ieder besturingssysteem. De schijf die moeten worden hersteld, hoeft niet persé afkomstig te zijn van een specifiek besturingssysteem.
          2. RDR servers: Onze servers staan verspreid over de gehele wereld om de verbinding te vergemakkelijken.
          3. RDR workstations: Worden gebruikt door onze engineers om tools op afstand te bedienen op de machine van de klant, zodat de waardevolle gegevens van de klant herstelt kunnen worden.
        2. De klant download eerst de juiste RDR Client versie en installeert deze op de server, desktop of laptop die voor het herstel wordt gebruikt. Vervolgens maakt de Ontrack Client software verbinding als een uitgaande TCP / IP-verbinding vanaf de locatie van de klant naar de Ontrack server. Hierdoor wordt er een tunnel- of point-to-point verbinding via het internet tot stand gebracht. Aangezien de connectie waarschijnlijk via een webverbinding tot stand komt, zijn er voor de meeste firewalls geen aanvullende configuratievereisten nodig.
          Beveiliging van de gegevens is vanzelfsprekend, dankzij Ontrack’s eigen communicatieprotocol voor zijn gecodeerde softwarepakketten en beveiligde faciliteiten. RDR beschermt klantgegevens via een RDR verbinding op vier manieren:
          1. Directe verbinding naar de RDR server: De client software gebruikt een directe TCP verbinding van de klant naar de Ontrack RDR server. RDR gebruikt geen hosting product van een derde partij.
          2. Encryptie: De communicatie link gebruikt 256 bit encryptie voor ieder pakket.
          3. Proprietary protocol: RDR communicatie gebruikt een gepatenteerd protocol, geen HTTP of ander traditioneel protocol die derden begrijpen.
          4. Data van klanten wordt niet overgedragen via de verbinding: De RDR verbinding wordt alleen gebruikt door de Ontrack engineer om de hulpprogramma’s op afstand te bedienen. Schermupdates en softwarepakketten voor het toetsenbord worden via de verbinding verzonden. Dit zijn geen bestanden van klantgegevens. In plaats daarvan bestuurt de Ontrack-ingenieur tools om bestandssysteemstructuren te repareren zodat de gegevens toegankelijk worden voor de klant.
        3. Zodra de verbinding tot stand is gebracht, zal de Freeval evaluatie, analyse of data recovery opdracht in gang worden gezet.
      7. Service Levels
        1. Voor de data recovery opdracht, kan de klant kiezen tussen de volgende service levels:
          1. 24-uurs service voor noodgevallen - De verwerking vindt onmiddellijk na ontvangst van de bestelling plaats, 24 uur per dag. De verwerkingstijd is ook dag en nacht tot de data recovery is voltooit en de gegevens zijn geleverd.
          2. Express Service - De verwerking zal onmiddellijk plaatsvinden na ontvangst van de bestelling,. De verwerkingstijd is meestal 3 dagen.
          3. Standaard Service - De gegevensdrager wordt verwerkt na ontvangst van de bestelling, van maandag tot vrijdag tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 7-10 werkdagen.
          4. Economy service - De gegevensdrager wordt verwerkt na ontvangst van de bestelling, van maandag tot vrijdag tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 20 werkdagen.
          5. Home Service - De gegevensdrager wordt verwerkt na ontvangst van de bestelling, van maandag tot vrijdag tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 30 werkdagen.