Przechodzisz na Office 365? 4 rzeczy, o których musisz wiedzieć
Usługi chmurowe stają się coraz powszechniejsze, ponieważ umożliwiają zwiększenie produktywności przy jednoczesnym obniżeniu kosztów. Dobrym przykładem jest Microsoft Office 365 i Exchange Online - stały się powszechnie używaną parą. Firmy mogą uzyskać dostęp do swoich danych z każdego miejsca na świecie, czy to z komputera stacjonarnego czy z urządzenia mobilnego.
Choć przejście na Office 365 niezaprzeczalnie ma szereg zalet, ważne jest, by mieć świadomość ryzyka z tym związanego i zmian, które będzie trzeba wprowadzić w praktykach Waszej firmy. Poniżej omawiam 4 kwestie, które Wasza organizacja musi rozważyć, zanim postanowi przejść na platformę chmurową lub hybrydową.
Przygotuj się na przerwy w dostępie
Jednym z najczęstszych, błędnych wyobrażeń o usługach chmurowych jest to, że są zawsze, w 100% dostępne. W rzeczywistości, w ciągu ostatnich kilku miesięcy miały miejsce dwie znaczące przerwy w działaniu Office 365, w grudniu 2015 i styczniu 2016, które uniemożliwiły połączenie klientom z całego świata. Obie te przerwy pozostawiły wielu użytkowników bez dostępu do poczty przez dłuższy czas, co w niektórych wypadkach mogło mieć poważny wpływ na reputację firmy i jej zdolność do funkcjonowania. Mądrze jest wziąć pod uwagę, że może się to powtórzyć w przyszłości, i upewnić się, że macie do dyspozycji proces zapasowy na wypadek dłuższej niedpstępności usługcloudowych. Nie mówię tu o zestawie ratunkowym z długopisami i kartkami, ale raczej o sprawdzonej alternatywie, której organizacja może użyć w razie awarii. Może to być coś tak prostego, jak przechowywanie kopii dokumentów o największym znaczeniu lokalnie, żeby przedsiębiorstwo mogło nadal wykonywać podstawowe czynności i realizować konieczne zadania.
Uważaj na zasady przechowywania danych
Warto poświęcić chwilę na zastanowienie się nad potencjalnymi zmianami związanymi z przechowywaniem e-maili. Wraz z pojawieniem się Office 365, Microsoft wprowadził w Exchange Online opcję przedłużenia czasu przechowywania elementów ponad standardowe 14 dni. Realizowane jest to poprzez zastosowanie indywidualnych okresów przechowywania, które administrator Office 365 może ustawić dla skasowanych elementów i dostosować do wymagań Waszego przedsiębiorstwa. Jeśli korzystacie z usługi zarządzanej, warto sprawdzić u dostawcy, czy nie macie ustawionego standardowego okres, podczas gdy Wam potrzebne są inne ustawienia. Można także skorzystać ze znaczników zasad przechowywania Exchange Online dla folderów domyślnych i zarządzania zapisami wiadomości (messaging records management, MRM) do utrzymywania zgodności, gdy jest to wymagane. Kwestia względnie prosta do zanalizowania, ale na dłuższą metę pozwoli uniknąć przypadkowego kasowania wiadomości, spowodowanego błędnymi zasadami, które trzeba zaktualizować.
Backupy, backupy, backupy
To, że macie wszystkie dane w chmurze, nie znaczy, że jesteście zabezpieczeni przed utratą danych. Często spotykane sytuacje, mogące prowadzić do utraty danych, to: błędy w zapisie, błędy synchronizacji i przypadkowe skasowanie. Inne powody mogą obejmować złośliwe ataki, czy to wewnętrzne, czy zewnętrzne. Jeżeli np. haker albo nielojalny pracownik usunie krytyczne dane firmy z Waszej chmury, odzyskanie ich może nie być możliwe, jeśli nie zostały wcześniej skopiowane. Ponadto, jeśli przyjrzycie się temu, co zapisano drobnym druczkiem, dostawcy usług chmurowych często nie są odpowiedzialni za dane utracone w takich sytuacjach. Opłaca się więc regularnie tworzyć kopie zapasowe swoich danych, żeby zabezpieczyć firmę przed ich nieodwracalną utratą. Dobrze jest mieć dwa równoległe systemy tworzenia kopii zapasowych, a jeden z nich w miarę możliwości poza siedzibą firmy, aby odpowiednio zabezpieczyć ciągłość przedsiębiorstwa i skrócić przerwę w pracy po awarii.
Aktualizuj Disaster Recovery Plan
Inną ważną kwestią, często przeoczaną, jest analiza i aktualizacja planu powrotu do działania po awarii (Disaster Recovery Plan, DRP). Po migracji do chmury, Wasze procesy i polityki bez wątpienia ulegną zmianie, więc nie zapomnijcie zaktualizować swojego DRP, żeby obejmował wszelkie zmiany w infrastrukturze. Zwróćcie baczną uwagę na swoje procedury tworzenia kopii zapasowych. Stanowczo zalecamy także umieszczenie w planie danych kontaktowych godnej zaufania firmy zajmującej się odzyskiwaniem danych. Upewnijcie się, że ma ona doświadczenie w pracy z wszystkimi rodzajami urządzeń magazynujących dane, współpracuje z najważniejszymi firmami w branży i jest dostępna 24 godziny na dobę - awarie nie przestrzegają godzin pracy. Prawdopodobieństwo, że będziecie potrzebować takich usług, nie jest duże - to bardziej jak polisa ubezpieczeniowa; dzięki niej macie pewność, że w razie czego, będzie mieli do kogo zadzwonić po pomoc. Jeśli wybierzecie taką firmę zanim cokolwiek się wydarzy, zaoszczędzicie cenny czas w sytuacji, gdy liczyć się będzie każda godzina.
Planuj z wyprzedzeniem
Przy przechodzeniu na jakąkolwiek platformę chmurową, nieodzowne jest planowanie i uwzględnianie wszystkich ewentualności. Przy wszystkich funkcjach zwiększających produktywność, oferowanych przez Office 365 i w szczególności przez Exchange Online, bardzo łatwo zgubić się w tym wszystkim i zapomnieć o DRP. Jednakże poświęcenie uwagi wspomnianym wyżej kwestiom, choć nie wyczerpują one tematu, powinno pozwolić Wam na zabezpieczenie się z niektórych kierunków i zmniejszenie ryzyka utraty danych. W najgorszym wypadku będziecie też w stanie szybko wrócić do normalnego działania, jeżeli zdarzy się, że Wasze dane znikną z chmury.
