Usługi zarządzania taśmami do zarządzania starszymi danymi

środa, 1 czerwca 2022 przez Stuart Burrows

DST_image_970x300_hero-backup

Przedsiębiorstwa generują, magazynują i wykorzystują coraz większe ilości danych, dlatego bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie starszych informacji ma kluczowe znaczenie dla przestrzegania branżowych wymogów prawnych.

Większość firm przechowuje archiwa długoterminowe na taśmach, ponieważ jest to tanie. Jednak wraz ze zmianą relacji cenowych i postępem technicznym wiele przedsiębiorstw często zmienia technologie archiwizowania, co bardzo komplikuje kontrolę nad tymi informacjami.

Dodatkowo nieustannie rośnie ilość archiwizowanych danych, więc coraz trudniej zapewnić szybki dostęp do nich i sprawnie nimi zarządzać.

Dlatego aby zminimalizować ryzyko i koszty, trzeba bardzo starannie zarządzać zarchiwizowanymi informacjami.

Coraz więcej przedsiębiorstw, które chcą skutecznie zarządzać starszymi danymi i spełniać ustawowe wymogi, kieruje wzrok w stronę zarządzanych usług taśmowych.

Dlaczego zarządzanie starszymi danymi jest tak ważne?

Firma może w każdej chwili otrzymać wniosek o udostępnienie informacji. Gdy tak się stanie, ważna jest zdolność szybkiego dostarczenia dokładnie wymaganych informacji. W przeciwnym razie może to spowodować naruszenie przepisów lub innych wymogów, co uderzy w jej wizerunek na rynku i ostatecznie w sytuację finansową.

Co to są zarządzane usługi taśmowe?

Zarządzane usługi taśmowe to po prostu zarządzanie taśmami zawierającymi starsze informacje przez zewnętrznych usługodawców, którzy dbają o bezpieczeństwo takich archiwów oraz ich dostępność w odpowiedzi na żądania uprawnionych podmiotów.

Jest to szczególnie istotne w przedsiębiorstwach działających w silnie regulowanych branżach, takich jak finanse, opieka zdrowotna czy administracja publiczna.

Zazwyczaj zarządzane usługi taśmowe obejmują następujące elementy:

Audyt

Audyt taśm służy do opracowania całościowego obrazu starszych danych, co pomaga zapobiegać przypadkowemu zniszczeniu zarchiwizowanych informacji, przyspiesza wyszukiwanie i przywracanie danych oraz minimalizuje ryzyko nieprzestrzegania przepisów i oskarżeń o naruszenie prawa.

Katalogowanie

Katalogowanie starszych danych skutecznie ułatwia późniejsze zarządzanie. Używając swoich autorskich narzędzi, usługodawca odczyta i odzyska dane z każdej taśmy, bez względu na technikę wykonania kopii zapasowej oraz mimo ewentualnych uszkodzeń.

Migracja

Jeżeli formaty taśm przestały być obsługiwane, dostawca zarządzanych usług może zmigrować dane do innego formatu. Proces może dodatkowo objąć przekształcenie danych i ich skonsolidowanie w jedną, ujednoliconą platformę.

Przywracanie i odzyskiwanie

Jeżeli taśmy są uszkodzone, zniszczone lub niedostępne, dane można szybko naprawić lub przywrócić. Przywrócenie należy rozważyć w sytuacji, gdy nie można się dostać do zapisów na taśmach albo gdy jest potrzebna pomoc w wyodrębnieniu danych do jakiegokolwiek celu (służbowy, prawny, przestrzeganie przepisów). 

tapes getting ready for migration process

Zalety korzystania z zarządzanych usług taśmowych

Zarządzane usługi taśmowe mają wiele zalet:

Lepsze uporządkowanie danych

Właściwe uporządkowanie informacji ma kluczowe znaczenie, ponieważ łatwiej wtedy w razie potrzeby znaleźć potrzebne dane, niezależnie od ich formatu. Jeśli dane są niedostępne na serwerze kopii zapasowych, większość dostawców zarządzanych usług taśmowych utworzy katalog niepowiązanych taśm, w którym można szybko przejrzeć znajdujące się na nich zasoby.

Takie uporządkowanie i przejrzystość ułatwiają organizacjom ustalenie, które dane należy zachować ze względów ustawowych, a które trzeba zniszczyć. Ponadto łatwiej wtedy przechowywać dane.

Niższe koszty

Zarządzane usługi taśmowe zazwyczaj opłaca się w modelu subskrypcyjnym, tzn. płatności są regularne i przewidywalne. Dodatkowo po wdrożeniu zarządzanych usług taśmowych firmy mogą zrezygnować z dotychczasowych systemów służących do organizowania taśm ze starymi kopiami zapasowymi, dzięki czemu obniżą swoje koszty.

Zoptymalizowane przechowywanie wiedzy

Używanie starszego oprogramowania do przechowywania kopii zapasowych oznacza ryzyko uzależnienia od wąskiej grupy pracowników, którzy potrafią je obsługiwać. Zarządzane usługi taśmowe praktycznie niwelują ten efekt, ponieważ pracownicy usługodawcy dogłębnie znają większość formatów używanych do wykonywania kopii zapasowych. Dzięki temu działy IT w firmach mogą się skupić na projektach stricte biznesowych, które wspierają rozwój działalności i poprawiają efektywność funkcjonowania organizacji.

Odzyskiwanie danych

Jeżeli taśmy są uszkodzone, zniszczone lub niedostępne, dostawcy zarządzanych usług taśmowych mogą je naprawić i przywrócić dane. Dzięki temu zarchiwizowane informacje będą dostępne bez żadnej zwłoki i ryzyka niespełnienia ustawowych wymogów dostarczenia na wezwanie sądu lub urzędu.

Indeksowanie

Zarządzane usługi taśmowe obejmują indeksowanie taśm, które przynosi jasny, kompleksowy i precyzyjny obraz wszystkich zapisanych na nich informacji. Korzystając z indeksowania można w razie potrzeby szybko znaleźć wymagane dane i taśmy. Dzięki temu firma łatwiej wypełni zobowiązania ustawowe, a do tego oszczędzi pieniądze.

Scalanie danych

W branżach takich jak usługi finansowe często dochodzi do fuzji i przejęć. W takich sytuacjach bardzo ważna jest możliwość jak najszybszego i najłatwiejszego dotarcia do informacji zarchiwizowanych w systemach uczestników procesu.

Gdy firmy łączą się z innymi firmami lub je kupują, zazwyczaj wchodzą w posiadanie nowych dla siebie taśm zawierających starsze dane. Jeżeli tymi taśmami nie zarządzano prawidłowo, często praktycznie nie ma możliwości ustalenia, jakie dane są na nich przechowywane.

Elastyczność

Formaty kopii zapasowych różnią się w zależności od firmy. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma już oprogramowania potrzebnego do odczytywania posiadanych taśm, dostawca zarządzanych usług taśmowych zapewni odczytanie i skatalogowanie wszystkich taśm oraz ich migrację do aktualnego, obsługiwanego formatu.

Zarządzane usługi taśmowe pozwalają uzyskać pełną kontrolę nad starszymi danymi

Firma Ontrack ma ponad 30-letnie doświadczenie w zarządzaniu danymi klientów na całym świecie, a nasi pracownicy dysponują specjalistyczną, fachową wiedzą, która umożliwia świadczenie zarządzanych usług taśmowych dla dowolnej organizacji.

Powierzając nam zarządzanie starszymi danymi, klient nie tylko będzie w stanie szybko odpowiadać na wnioski o dostarczenie informacji, spełniać wymogi RODO oraz lepiej zarządzać zakresem i miejscem przechowywania danych, ale również będzie mniej płacić za składowanie i zarządzanie danymi.

Dzięki naszym usługom unowocześniania archiwów taśmowych klienci mogą mieć pewność, że ich starsze informacje zapisane na taśmach i w wirtualnych środowiskach kopii zapasowych będą w razie potrzeby zawsze dostępne. Nasze autorskie narzędzia odczytują i odzyskują dane ze wszystkich rodzajów taśm, bez względu na metodę wykonania kopii zapasowych czy użytej do tego infrastruktury.

Skontaktuj się z nami w celu przedyskutowania, jak nasze zarządzane usługi taśmowe pozwolą sprawować kontrolę nad starszymi firmowymi informacjami, lub umów się na bezpłatną niezobowiązującą konsultację.

img_600x600_shirtontrack

Poproś o bezpłatną wycenę:
32 630 48 65Darmowa konsultacja