1 grudzień 2023
(A) Niniejsza Polityka
Niniejsza Polityka publikowana jest przez podmioty wymienione w poniższej sekcji Nazwane łącznie „KLDiscovery”, „my”, „nas/nam/nami” lub „nasz/nasza/nasze”).
Niniejsza Polityka skierowana jest do osób spoza naszej organizacji, z którymi współpracujemy, w tym do osób odwiedzających nasze strony internetowe (nasze „Strony internetowe”), klientów,
dostawców, kandydatów i innych użytkowników naszych Usług (zwanych łącznie „Użytkownikami”). Zdefiniowane terminy zastosowane w niniejszej Polityce zostały wyjaśnione w poniższej sekcji (Q). Niniejsza
Polityka ma również zastosowanie do naszej obecności w mediach społecznościowych (patrz poniżej).
Niniejsza Polityka może być okresowo zmieniana lub aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach w odniesieniu do Przetwarzania Danych Osobowych lub zmian w Obowiązujących Przepisach Prawa dotyczących Prywatności. Zachęcamy Użytkowników do uważnego zapoznania się z niniejszą Polityką oraz do regularnego sprawdzania niniejszej strony w celu dokonania przeglądu wszelkich zmian, jakie możemy wprowadzić zgodnie z warunkami niniejszej Polityki.
KLDiscovery działa pod następującymi markami: KLDiscovery, Ontrack, IBAS i ReadySuite.
(B) Przetwarzanie Danych Osobowych Użytkowników
Gromadzenie Danych Osobowych: Gromadzimy lub uzyskujemy (przetwarzamy) Dane Osobowe dotyczące Państwa z następujących źródeł:
- Dane przekazane nam: Gdy kontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub w inny sposób, lub gdy przekazują nam Państwo swoją wizytówkę, lub gdy składają Państwo podanie o pracę.
- Dane dotyczące zwykłych relacji: W zwykłym toku naszych relacji z Państwem (np. Dane osobowe, które uzyskujemy w trakcie świadczenia Usługi na rzecz Państwa lub Państwa pracodawcy).
- Dane upubliczniane przez Użytkownika: Dane Osobowe, które Państwo świadomie decyduje się upublicznić, w tym za pośrednictwem mediów społecznościowych.
- Dane z witryny internetowej: Gromadzimy lub uzyskujemy (przetwarzamy) Dane Osobowe, gdy Państwo odwiedzają dowolną z naszych Witryn, rejestrują się lub korzystają z dowolnych funkcji lub zasobów dostępnych w Witrynie lub za jej pośrednictwem.
- Treści i informacje reklamowe: W przypadku interakcji z jakąkolwiek treścią lub reklamą osób trzecich na Stronie internetowej lub za pomocą wtyczek i plików cookie osób trzecich otrzymujemy Dane osobowe Państwa od odpowiedniego dostawcy tej treści lub reklamy podmiotu będącego osobą trzecią.
- Gdy otrzymujemy Dane Osobowe Użytkowników od przekazujących nam te dane osób trzecich, takich jak agencje kredytowe lub organy ścigania.
Tworzenie Danych Osobowych: Podczas świadczenia Usług możemy również doprowadzić do pojawienia się nowych Danych Osobowych Użytkowników, takich jak zapisy interakcji Użytkowników z nami oraz szczegóły historii zamówień. Firma może również łączyć Dane Osobowe uzyskane w wyniku korzystania z dowolnej Witryny internetowej i Usług z Danymi Osobowymi zebranymi z różnych źródeł.
Relewantne Dane Osobowe: Kategorie Danych Osobowych Użytkowników, które możemy Przetwarzać, obejmują:
- Dane osoby: nazwisko(-a), płeć, data urodzenia/wiek, obywatelstwo i zdjęcie.
- Dane kontaktowe: adres wysyłkowy (np. dla potrzeb zwrotu oryginalnych nośników i/lub urządzeń pamięci masowej), numer telefonu, adres pocztowy oraz szczegóły profilu w mediach społecznościowych.
- Zapisy dotyczące zgody: zapisy wszelkich zgód udzielonych przez Użytkownika, wraz z datą i godziną, sposobem wyrażenia zgody oraz wszelkimi powiązanymi informacjami (np. przedmiot zgody).
- Szczegóły płatności: informacje o zakupie, wycena, rejestry faktur, adres rozliczeniowy, numer konta bankowego lub numer karty kredytowej, nazwisko posiadacza karty lub konta, szczegóły dotyczące bezpieczeństwa karty lub konta, data „ważna od” na karcie, oraz data wygaśnięcia ważności karty.
- Poglądy i opinie: wszelkie poglądy i opinie na nasz temat, które Użytkownicy postanowią nam przesłać lub opublikować na platformach mediów społecznościowych.
- Dane aplikacyjne: wszelkie rodzaje dokumentów aplikacyjnych, które można składać (np. CV, certyfikaty, referencje itd.).
- Dane dotyczące pracodawcy: w przypadku, gdy Użytkownik kontaktuje się z nami jako pracownik strony trzeciej, nazwa, adres, numer telefonu i adres e-mail pracodawcy, w odpowiednim zakresie.
- Dane dotyczące naszych Witryn: typ urządzenia, system operacyjny, typ przeglądarki, ustawienia przeglądarki, adres IP, ustawienia językowe, daty i godziny połączeń z Witryną oraz inne informacje techniczne dotyczące komunikacji (niektóre z nich mogą stanowić Dane Osobowe), nazwa Użytkownika, hasło, dane logowania, dane dotyczące Użytkowania oraz zbiorcze informacje statystyczne.
- Prosimy pamiętać, że Przetwarzane przez nas Dane Osobowe Użytkowników mogą również obejmować Wrażliwe Dane Osobowe określone poniżej.
Podstawa prawna Przetwarzania Danych Osobowych:
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
Dostarczanie stron internetowych i usług: komunikowanie się z Użytkownikiem w związku z tymi stronami internetowymi i usługami. |
|
Prowadzenie naszej działalności: prowadzenie i zarządzanie naszymi Witrynami, naszymi Usługami, dostarczanie Użytkownikowi treści, wyświetlanie reklam i innych informacji dla Użytkownika, komunikowanie się i interakcja z Użytkownikiem za pośrednictwem naszych Witryn lub naszych Usług; oraz powiadamianie Użytkownika o zmianach w naszych Witrynach lub naszych usług. |
|
| Komunikacja i marketing: komunikowanie się z Użytkownikiem za pomocą dowolnych środków (w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, wiadomości tekstowych, mediów społecznościowych, poczty lub osobiście) w celu dostarczenia informacji, którymi Użytkownik może być zainteresowany, z zastrzeżeniem zawsze uzyskania uprzedniej zgody Użytkownika w zakresie wymaganym przez Obowiązujące Przepisy Prawa dotyczące Prywatności; personalizowanie naszych Stron internetowych i Usług dla użytkownika; utrzymywanie i aktualizowanie informacji kontaktowych użytkownika, w stosownych przypadkach; uzyskanie uprzedniej zgody Użytkownika w stosownych przypadkach; umożliwienie i rejestrowanie wyboru Użytkownika dotyczącego rezygnacji lub wypisania się, w stosownych przypadkach. |
|
| Zarządzanie systemami informatycznymi: zarządzanie i obsługa naszych systemów komunikacyjnych, informatycznych i bezpieczeństwa; oraz audyty (w tym audyty bezpieczeństwa) oraz monitorowanie takich systemów. |
|
| Zdrowie i bezpieczeństwo: ocena stanu zdrowia i bezpieczeństwa oraz prowadzenie dokumentacji; zapewnienie bezpiecznego środowiska w naszej siedzibie; oraz zgodności z odpowiednimi zobowiązaniami prawnymi. |
|
| Zarządzanie finansami: sprzedaż, finanse, audyt korporacyjny oraz zarządzanie dostawcami. |
|
| Ankiety: angażowanie się w działania Użytkownika w celu uzyskania Państwa opinii na temat naszych Witryn lub Usług. |
|
| Bezpieczeństwo: fizyczne bezpieczeństwo naszych siedzib (w tym zapisy wizyt w naszych siedzibach); zapisy z kamer przemysłowych; oraz bezpieczeństwo elektroniczne (w tym zapisy logowania i szczegóły dostępu). |
|
| Dochodzenia: wykrywanie, badanie i zapobieganie naruszeniom polityki oraz przestępstwom kryminalnym, zgodnie z Obowiązującymi Przepisami Prawa dotyczącymi Prywatności. |
|
| Zgodność z prawem: zgodność z naszymi zobowiązaniami prawnymi i regulacyjnymi wynikającymi z Obowiązujących Przepisów Prawa dotyczących Prywatności . |
|
| Ulepszanie naszych Witryn i Usług: identyfikowanie problemów z i planowanie ulepszeń naszych Witryn, a także tworzenie nowych Witryn lub Usług. |
|
| Zapobieganie nadużyciom finansowym: wykrywanie, zapobieganie i badanie oszustwa. |
|
| Ustalanie, wykonywanie i obrona roszczeń prawnych: zarządzanie roszczeniami prawnymi; ustalanie faktów i roszczeń, w tym gromadzenie, przegląd i przedstawianie dokumentów, faktów, dowodów i zeznań świadków; wykonywanie i obrona praw i roszczeń prawnych, w tym formalne postępowanie sądowe. |
|
Wrażliwe dane osobowe
Staramy się nie gromadzić ani w inny sposób nie przetwarzać Wrażliwych Danych Osobowych, ale jeśli to robimy, to na następującej podstawie prawnej.
Podstawa prawna dla Przetwarzania Wrażliwych Danych Osobowych: Przetwarzając Państwa Wrażliwe Dane Osobowe w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce, możemy opierać się na jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych, w zależności od okoliczności:
- uzyskaliśmy Państwa uprzednią wyraźną zgodę na piśmie na Przetwarzanie (ta podstawa prawna jest stosowana wyłącznie w odniesieniu do Przetwarzania, które jest całkowicie dobrowolne - nie jest ona stosowana w odniesieniu do Przetwarzania, które jest w jakikolwiek sposób konieczne lub obowiązkowe);
- Przetwarzanie jest niezbędne w związku z jakąkolwiek umową, którą mogą Państwo zawrzeć z nami w celu świadczenia Państwu Usług;
- Przetwarzanie jest wymagane lub dozwolone przez Obowiązujące Przepisy Prawa dotyczące Prywatności; Przetwarzanie jest niezbędne do ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych;
- Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów jakiejkolwiek osoby; lub
- mamy uzasadniony interes w prowadzeniu Przetwarzania w celu zarządzania, prowadzenia lub promowania naszej działalności, a ten uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności.
Dobrowolne udostępnianie Danych Osobowych i konsekwencje braku udostępnienia: Udostępnianie nam Danych Osobowych przez Użytkowników jest dobrowolne i zazwyczaj jest to wymóg niezbędny do zawarcia z nami umowy i umożliwienia nam realizacji naszych zobowiązań umownych wobec Użytkowników. Użytkownicy nie mają żadnego ustawowego obowiązku udostępniania nam swoich Danych Osobowych; jeśli jednak Użytkownicy postanowią nie udostępniać nam swoich Danych Osobowych, nie będziemy w stanie zawrzeć z Użytkownikami umów i zrealizować naszych zobowiązań wobec Użytkowników.
Sprzedaż danych użytkowników: zgodnie z Obowiązującymi Przepisami Prawa dotyczącymi Prywatności nie sprzedajemy danych użytkowników w zamian za wynagrodzenie lub świadczenia o charakterze niepieniężnym.
(C) Ujawnianie Danych Osobowych stronom trzecim
Możemy ujawniać Dane Osobowe Użytkowników innym podmiotom należącymi do grupy KLDiscovery w celu zrealizowania naszych zobowiązań umownych wobec Użytkowników lub w uzasadnionych celach biznesowych (w tym świadczenia Usług na rzecz Użytkowników
i obsługi naszych Stron internetowych), zgodnie z Obowiązującymi Przepisami Prawa dotyczącymi Prywatności. Ponadto możemy ujawnić Dane Osobowe Użytkowników:
- Państwu oraz, w stosownych przypadkach, jego wyznaczonych przedstawicieli lub, jeśli świadczymy Usługi na rzecz jego pracodawcy, jego pracodawcy;
- Administratorom zewnętrznym, którym udostępniamy Dane Osobowe w celu świadczenia Państwu naszych usług;
- organom nadzorczym i regulacyjnym, na żądanie, lub dla celów zgłaszania wszelkich rzeczywistych lub podejrzewanych naruszeń obowiązujących przepisów prawa lub innych regulacji;
- księgowym, audytorom, prawnikom i innym zewnętrznym profesjonalnym doradcom KLDiscovery, z zachowaniem wiążących umownych lub prawnych obowiązków zachowania poufności;
- zewnętrznym Procesorom danych (takim jak dostawcy usług płatniczych, partnerzy branży detalicznej i partnerzy dystrybucyjni, firmy spedycyjne/kurierskie; dostawcy technologii, dostawcy ankiet w zakresie satysfakcji klientów, operatorzy usług „czat na żywo” i procesorzy świadczący usługi zgodności, np. sprawdzanie wydanych przez rząd list zabronionych, tacy jak amerykańskie Biuro ds. Kontroli Aktywów Zagranicznych), znajdujących się w dowolnym miejscu na świecie, z zastrzeżeniem wymogów określonych poniżej w niniejszej sekcji (C);
- wszelkim właściwym podmiotom, organom ścigania lub sądom, w zakresie niezbędnym do ustalenia, wykonania lub ochrony praw, lub innym organom właściwym w celu zapobiegania, śledzenia, wykrywania lub ścigania przestępstw lub wykonywania orzeczeń karnych;
wszelkim właściwym nabywcom zewnętrznym, w przypadku gdy sprzedajemy lub przenosimy całość lub dowolną odpowiednią część naszego przedsiębiorstwa lub aktywów (w tym w przypadku przekształceń, rozwiązania lub likwidacji), ale tylko w zgodzie
z Obowiązującymi Przepisami Prawa dotyczącymi Prywatności; oraz nasze Strony internetowe mogą wykorzystywać treści zewnętrzne. Jeśli Użytkownicy zdecydują się na interakcję z takimi treściami, Dane Osobowe Użytkowników mogą być udostępniane
zewnętrznemu dostawcy wybranej platformy mediów społecznościowych. Przed interakcją z takimi treściami zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności takich dostawców.
Jeśli angażujemy Procesora zewnętrznego w Przetwarzanie Danych Osobowych Użytkowników, zawieramy z takim Procesorem zewnętrznym umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z Obowiązującymi Przepisami Prawa dotyczącymi Prywatności, tak aby Procesor podlegał zobowiązaniom umownym w zakresie: (i) Przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie na podstawie naszych wcześniejszych pisemnych instrukcji; oraz (ii) stosowania środków ochrony poufności i bezpieczeństwa Danych Osobowych; wraz z wszelkimi dodatkowymi wymogami przewidzianymi w Obowiązujących Przepisach Prawa dotyczących Prywatności. W każdym przypadku KLDiscovery ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania stron trzecich, którym KLDiscovery powierzył dane osobowe. KLDiscovery zapewnia, by wszystkie takie strony trzecie utrzymywały środki bezpieczeństwa i przetwarzania danych zgodnie ze standardami określonymi przez KLDiscovery przed przekazaniem takich danych osobowych danej stronie trzeciej.
Możemy anonimizować Dane Osobowe dotyczące korzystania ze Stron internetowych (np. poprzez rejestrację takich danych w formacie zagregowanym) oraz udostępniać takie zanonimizowane dane naszym partnerom biznesowym (w tym zewnętrznym partnerom biznesowym).
(D) Międzynarodowy transfer Danych Osobowych
Ze względu na międzynarodowy charakter naszej działalności, konieczne może być przekazywanie Danych Osobowych Użytkowników w ramach grupy KLDiscovery oraz stronom trzecim, jak wskazano w powyższej sekcji (C),
w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce. Z tego powodu możemy przekazywać Dane Osobowe Użytkowników do innych krajów, które mogą posiadać niższe standardy ochrony danych niż UE z uwagi na przepisy prawne i wymogi dotyczące zgodności z ochroną danych inne niż te, które obowiązują w krajach Użytkowników.
W sytuacji, gdy przekazujemy Dane Osobowe Użytkowników do innych krajów, dokonujemy tego, gdy jest to wymagane na podstawie Standardowych Klauzul Umownych oraz, w stosownych przypadkach, odpowiednie poprawki w celu uwzględnienia zgodności z prawem angielskim i szwajcarskim. Użytkownik może zażądać kopii naszych Standardowych Klauzul Umownych za pomocą danych kontaktowych podanych w poniższej sekcji (P).
Przekazywanie danych osobowych do Wielkiej Brytanii na podstawie decyzji w sprawie adekwatności z dnia 28 czerwca 2021 r.
W dniu 28 czerwca 2021 roku Komisja Europejska ustaliła, że Wielka Brytania, po wystąpieniu z Unii Europejskiej i staniu się "państwem trzecim" od 31 grudnia 2020 roku, zapewnia odpowiedni poziom ochrony w rozumieniu art. 45 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych 2016/679 ("GDPR") ("Decyzja o adekwatności") oraz że Wielka Brytania korzysta z takiej decyzji w odniesieniu do przekazywania Danych osobowych do Wielkiej Brytanii.
W przypadku, gdy będziemy przekazywać Państwa Dane osobowe z Unii Europejskiej, Szwajcarii lub innego członka EOG do Wielkiej Brytanii w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce, od dnia wydania Decyzji o adekwatności, będziemy to robić na podstawie Decyzji o adekwatności.
(E) Akredytacja z Departamentu Handlu Stanów Zjednoczonych
KLDiscovery przestrzega Ram Prywatności Danych UE-USA („DPF UE-USA”), brytyjskiego rozszerzenia DPF UE-USA oraz Ram Prywatności Danych Szwajcaria-USA („DPF Szwajcaria-USA”) określonych przez Departament Handlu USA. Firma KLDiscovery zaświadczyła Departamentowi Handlu USA, że przestrzega zasad Ram Prywatności Danych UE-USA („Zasady DPF UE-USA”) w odniesieniu do przetwarzania Danych Osobowych otrzymanych z Unii Europejskiej w oparciu o DPF UE-USA oraz z Wielkiej Brytanii (i Gibraltaru) w oparciu o brytyjskie rozszerzenie DPF UE-USA. Firma KLDiscovery zaświadczyła Departamentowi Handlu USA, że przestrzega zasad szwajcarsko-amerykańskich ram ochrony prywatności danych („Zasady szwajcarsko-amerykańskich ram ochrony prywatności danych”) w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych otrzymanych ze Szwajcarii w oparciu o szwajcarsko-amerykańskie ramy ochrony prywatności danych. W przypadku sprzeczności między warunkami niniejszej Polityki Prywatności a Zasadami DPF UE-USA i/lub Zasadami DPF Szwajcaria-USA (zwanymi łącznie „Zasadami DPF”), obowiązują Zasady DPF. Aby dowiedzieć się więcej o programie Data Privacy Framework (DPF) i zobaczyć naszą certyfikację, odwiedź stronę https://www.dataprivacyframework.gov/.
Zgodnie z Zasadami Ram Prywatności Danych, KLDiscovery poświadcza, co następuje:
- Podlegamy jurysdykcji i organom wykonawczym Federalnej Komisji Handlu Stanów Zjednoczonych;
- Ponosimy odpowiedzialność za dalsze przekazywanie Danych osobowych pośredniczącym stronom trzecim, chyba że możemy udowodnić, że nie byliśmy stroną zdarzenia powodującego szkodę;
- Możemy być zobowiązani do ujawnienia Danych Osobowych w odpowiedzi na zgodne z prawem żądania władz publicznych, w tym w celu spełnienia wymogów bezpieczeństwa narodowego i egzekwowania prawa; oraz
- Uznajemy prawo osób fizycznych z Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii do dostępu do ich informacji przekazywanych do Stanów Zjednoczonych oraz do aktualizacji, zmiany lub poprawienia niedokładnych lub nieaktualnych informacji. Ponadto osoby te mogą usunąć dane osobowe, które zostały przetworzone z naruszeniem zasad DPF.
Zgodnie z DPF UE-USA, brytyjskim rozszerzeniem DPF UE-USA i szwajcarsko-amerykańskim DPF, KLDiscovery zobowiązuje się do rozpatrywania skarg dotyczących gromadzenia lub wykorzystywania przez nas Danych osobowych przekazywanych do Stanów Zjednoczonych zgodnie z DPF UE-USA, brytyjskim rozszerzeniem DPF UE-USA i szwajcarsko-amerykańskim DPF. Osoby z Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii, które mają pytania lub skargi, powinny najpierw skontaktować się z KLDiscovery, korzystając z informacji kontaktowych określonych w sekcji P.
KLDiscovery zobowiązała się ponadto do kierowania nierozwiązanych skarg związanych z Zasadami DPF do niezależnego mechanizmu rozstrzygania sporów z siedzibą w USA, BBB NATIONAL PROGRAMS. W przypadku nieotrzymania terminowego potwierdzenia złożenia skargi lub w przypadku niezadowalającego rozpatrzenia skargi należy odwiedzić stronę www.bbbprograms.org/dpf-complaints, aby uzyskać więcej informacji i złożyć skargę. Usługa ta jest bezpłatna.
Jeśli skarga dotycząca DPF nie może zostać rozwiązana za pośrednictwem powyższych kanałów, pod pewnymi warunkami można odwołać się do wiążącego arbitrażu w przypadku niektórych pozostałych roszczeń, które nie zostały rozwiązane za pomocą innych mechanizmów dochodzenia roszczeń. Patrz https://www.dataprivacyframework.gov/s/article/ANNEX-I-introduction-dpf.
(F) Bezpieczeństwo danych
WWdrożyliśmy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę Danych Osobowych Użytkowników przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem
i innymi niezgodnymi z prawem lub nieuprawnionymi formami Przetwarzania, zgodnie z Obowiązującymi Przepisami Prawa dotyczącymi Prywatności. Ponadto, zgodnie z wymaganiami Obowiązujących Przepisów Prawa dotyczących Prywatności przetwarzamy Państwa
Dane Osobowe wyłącznie z zastrzeżeniem wszystkich wymogów umownych w zakresie prywatności, zobowiązując naszych pracowników i podwykonawców mających dostęp do takich Danych Osobowych do przestrzegania tych wymogów.
Ponieważ Internet jest systemem otwartym, przesyłanie informacji przez Internet nie jest całkowicie bezpieczne. Chociaż podejmujemy wszelkie uzasadnione środki w celu ochrony Danych osobowych, nie może zagwarantować bezpieczeństwa danych przesyłanych
za pośrednictwem Internetu - wszelkie takie transmisje odbywają się na własne ryzyko Użytkownika i jest on odpowiedzialny za zapewnienie, że wszelkie Dane osobowe są przesyłane w bezpieczny sposób.
(G) Dokładność
Podejmujemy wszelkie racjonalne kroki, aby zapewnić, że:
- Dane Osobowe Użytkowników, które Przetwarzamy, są dokładne i, w miarę potrzeby, uaktualniane; oraz
- wszelkie Przetwarzane przez nas Dane Osobowe Użytkowników, które są niedokładne (z uwzględnieniem celów, dla których są Przetwarzane) zostaną niezwłocznie usunięte lub skorygowane.
Od czasu do czasu możemy poprosić Użytkowników o potwierdzenie dokładności Danych Osobowych.
(H) Minimalizacja
Podejmujemy wszelkie uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że Dane Osobowe Użytkowników, które Przetwarzamy, są ograniczone do Danych Osobowych wymaganych w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce (w tym świadczenia Usług na rzecz Użytkowników).
(I) Przechowywanie
Podejmujemy wszelkie uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że Dane Osobowe Użytkowników są Przetwarzane tylko przez minimalny okres niezbędny dla celów określonych w niniejszej Polityce Prywatności. Będziemy przechowywać kopie Danych Osobowych
Użytkowników w formie, która umożliwia identyfikację, tylko przez okres, w którym:
- utrzymujemy stałą relację z Użytkownikami (np. w przypadku, gdy Użytkownicy korzystają z naszych Usług, lub są zgodnie z prawem uwzględnieni na naszej liście mailingowej i nie wypisali się z tej listy); lub
- Dane Osobowe Użytkowników są niezbędne w związku ze zgodnymi z prawem celami określonymi w niniejszej Polityce Prywatności, dla których posiadamy ważną podstawę prawną (np. w przypadku gdy Dane Osobowe Użytkowników zawarte są w zamówieniu złożonym przez pracodawcę i posiadamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu tych danych dla celów prowadzenia naszej działalności i wypełniania zobowiązań wynikających z tej umowy); lub
- otrzymamy Państwa zgodę na przechowywanie danych przez dłuższy okres czasu (np. w przypadku dokumentów aplikacyjnych do późniejszej oferty pracy).
Dodatkowo, będziemy przechowywać Dane Osobowe przez:
- każdy obowiązujący okres przedawnienia w ramach Obowiązującymi Przepisami Prawa dotyczącymi Prywatności (tj. każdy okres, w którym dowolna osoba mogłaby wnieść przeciwko nam roszczenie w związku z Danymi Osobowymi Użytkowników lub dla którego mogą być istotne Dane Osobowe Użytkowników); oraz
- dodatkowy okres dwóch (2) miesięcy po zakończeniu takiego obowiązującego okresu przedawnienia (co oznacza, że jeśli dana osoba wniesie roszczenie pod koniec okresu przedawnienia, to nadal mamy zapewnioną rozsądną ilość czasu, aby zidentyfikować
Dane Osobowe istotne dla tego roszczenia).
W przypadku wniesienia jakichkolwiek roszczeń możemy nadal Przetwarzać Dane Osobowe Użytkowników przez takie dodatkowe okresy, jakie są niezbędne w związku z tymi roszczeniami.
W okresach wymienionych powyżej w odniesieniu do roszczeń ograniczamy Przetwarzanie Danych Osobowych Użytkowników do przechowywania i zapewnienia bezpieczeństwa Danych Osobowych, z wyjątkiem przypadków, w których Dane Osobowe muszą zostać poddane
przeglądowi w związku z jakimkolwiek roszczeniem lub zobowiązaniem wynikającym z obowiązującego prawa.
Po upływie powyższych okresów, w każdym przypadku, gdy ma to zastosowanie, Firma albo: (i) trwale usunie lub zniszczy odpowiednie Dane osobowe; lub (ii) zanonimizuje odpowiednie Dane osobowe.
(J) Prawa Użytkowników
Z zastrzeżeniem Obowiązujących Przepisów Prawa dotyczących Prywatności Użytkownicy posiadają szereg uprawnień dotyczących Przetwarzania Danych Osobowych, w tym:
- prawo do nieprzekazywania nam swoich Danych Osobowych (należy jednak pamiętać, że nie będziemy w stanie zapewnić Użytkownikowi pełnych korzyści z naszych Witryn lub Usług, jeśli Użytkownik nie przekaże nam swoich Danych Osobowych – p.. możemy nie być w stanie przetwarzać jego żądań bez niezbędnych szczegółów);
- prawo do żądania dostępu do lub kopii Danych Osobowych, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem, wraz z informacjami dotyczącymi charakteru, przetwarzania i ujawniania tych Danych Osobowych;
- prawo do żądania skorygowania wszelkich niedokładności Danych Osobowych Użytkowników, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem;
- prawo do żądania, z uzasadnionych powodów:
(i) usunięcia/wykasowania Danych Osobowych, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem; lub
(ii) ograniczenia Przetwarzania Danych Osobowych, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem; - prawo do sprzeciwu, z uzasadnionych powodów, wobec Przetwarzania Danych Osobowych przez nas lub w naszym imieniu;
- prawo do przekazania Danych Osobowych, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem, do innego Administratora, w zakresie, w jakim znajduje to zastosowanie;
- prawo do uzyskania informacji na temat Danych Osobowych znajdujących się w posiadaniu KLDiscovery oraz szczegółów dotyczących gromadzenia tych danych, nie częściej niż dwa razy w każdym 12-(dwanasto)miesięcznym okresie.
- prawo do cofnięcia zgody na Przetwarzanie, w przypadku gdy legalność Przetwarzania jest oparta na zgodzie (przy czym takie wycofanie nie wpływa na legalność Przetwarzania dokonanego przed datą otrzymania przez nas powiadomienia o takim wycofaniu i nie uniemożliwia Przetwarzania Państwa Danych Osobowych w oparciu o inne dostępne podstawy prawne); oraz
- prawo do wnoszenia skarg do Organu nadzorczego w zakresie Przetwarzania Danych Osobowych przez nas lub w naszym imieniu. Adresy organów można znaleźć na stronie: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.
Powyższe pozostaje bez wpływu na prawa Użytkownika określone w prawie powszechnie obowiązującym. Nie dyskryminujemy Państwa w związku z korzystaniem przez Państwa z praw przewidzianych w Obowiązujących Przepisach Prawa dotyczących Prywatności. Zastrzegamy sobie prawo do weryfikacji tożsamości użytkownika w przypadku skorzystania przez niego z takich praw wynikających z Obowiązujących Przepisów Prawa dotyczących Prywatności.
WAŻNA INFORMACJA
W zależności od Obowiązujących Przepisów Prawa dotyczących Prywatności, mogą Państwo również posiadać następujące dodatkowe prawa dotyczące Przetwarzania Państwa Danych Osobowych:
- prawo do sprzeciwu, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wobec Przetwarzania Państwa Danych Osobowych przez nas lub w naszym imieniu, jeżeli takie przetwarzanie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. e) (interes publiczny) lub art. 6 ust. 1 lit. f) (uzasadnione interesy) GDPR; oraz
- prawo do sprzeciwu wobec Przetwarzania Państwa Danych Osobowych przez nas lub w naszym imieniu dla celów marketingu bezpośredniego.
Aby skorzystać z jednego lub więcej z tych praw, lub zadać pytanie dotyczące tych praw lub jakiegokolwiek innego postanowienia niniejszej Polityki, lub dotyczące Przetwarzania przez nas Państwa Danych osobowych, należy skorzystać z danych kontaktowych podanych w sekcji (P) poniżej.
Jeżeli świadczymy Państwu Usługi na podstawie zamówień, takie świadczenie Usług jest regulowane przez warunki umowne przekazane Państwu. W przypadku rozbieżności pomiędzy takimi warunkami a niniejszą Polityką, niniejsza Polityka ma charakter uzupełniający.
(K) Pliki cookie
Plik cookie to niewielki plik umieszczany na urządzeniu Użytkownika podczas odwiedzania Strony internetowej (w tym naszych Stron internetowych). Rejestruje on informacje o urządzeniu, przeglądarce i, w niektórych przypadkach, preferencjach i zwyczajach Użytkowników w zakresie przeglądania stron. Możemy Przetwarzać Dane Osobowe Użytkowników za pomocą technologii cookies, zgodnie z naszą Polityką plików cookie, która opisuje również sposób działania narzędzia zgody na pliki cookie. Korzystając z naszego narzędzia zgody na pliki cookie, możesz zatwierdzić lub odrzucić ustawienie plików cookie, które nie są bezwzględnie konieczne.
(L) Narzędzia analityczne i narzędzia innych dostawców
Istnieje możliwość, że podczas odwiedzania strony internetowej, Państwa sposób przeglądania będzie poddawany analizie statystycznej. Takie analizy przeprowadzane są przede wszystkim za pomocą tak zwanych programów analitycznych. Szczegółowe informacje na temat tych różnych programów analitycznych można znaleźć na stronie: Użyj narzędzia innych dostawców.
(M) Korzystanie z mediów społecznościowych
Nie używamy wtyczek mediów społecznościowych na naszej stronie internetowej. Witryny mediów społecznościowych mogą być dostępne wyłącznie za pośrednictwem łączy z naszej Witryny. W związku z tym podczas odwiedzania naszej Witryny nie są przekazywane żadne dane osobowe do żadnej witryny mediów społecznościowych. Szczegółowe informacje na temat korzystania przez nas z mediów społecznościowych można znaleźć tutaj: Korzystanie z mediów społecznościowych.
(N) Warunki użytkowania
Wszelkie korzystanie z naszych Witryn podlega naszym Warunkom użytkowania. Zalecamy regularne przeglądanie naszych Warunków użytkowania w celu zapoznania się z wszelkimi zmianami, jakie możemy wprowadzać od czasu do czasu.
(O) Marketing bezpośredni
Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa, w przypadku gdy Użytkownicy udzielili wyraźnej zgody zgodnie z obowiązującym prawem lub w sytuacji, gdy wysyłamy Użytkownikom komunikaty reklamowe i marketingowe dotyczące naszych podobnych produktów
i usług, możemy Przetwarzać Dane Osobowe Użytkowników w celu kontaktowania się za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, poczty tradycyjnej lub innych form komunikacji w celu dostarczenia informacji lub Usług, które mogą zainteresować
Użytkowników. Jeśli świadczymy Usługi na rzecz Użytkowników, możemy przesyłać Użytkownikom informacje dotyczące naszych Usług, nadchodzących promocji i inne informacje, które mogą zainteresować Użytkowników, korzystając
z danych kontaktowych, które zostały nam dostarczone i zawsze zgodnie z obowiązującym prawem.
Użytkownicy mogą w każdej chwili wypisać się z naszej promocyjnej listy mailingowej lub newsletterów, klikając na link rezygnacji z subskrypcji zawarty w każdym wysłanym e-mailu lub newsletterze. Po wypisaniu się z listy nie będziemy przesyłać Użytkownikom kolejnych e-maili, ale możemy w dalszym ciągu kontaktować się z Użytkownikami w zakresie niezbędnym dla celów realizacji zamówionych Usług.
(P) Dane kontaktowe
W przypadku jakichkolwiek uwag, pytań lub wątpliwości dotyczących którejkolwiek z informacji zawartych w niniejszej Polityce lub jakichkolwiek innych kwestii związanych z Przetwarzaniem Danych Osobowych przez KLDiscovery, prosimy skontaktować się
z właściwym podmiotem spośród podanych poniżej:
Administratorzy, w odniesieniu do których wydano niniejszą Politykę, to:
Kraj | Nazwa podmiotu | Adres rejestrowy i kontakt |
Wielka Brytania | KLDiscovery Ontrack Limited | UK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB |
KLDiscovery Limited | UK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB | |
Irlandia | KLDiscovery Limited | Irish Data Privacy Queries, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, DO1 H104 |
Dania | Ibas Ontrack ApS | Danish Data Privacy Queries, C/O Regus Center Christians Brygge 28, 1559 København V |
Finlandia | Ibas Ontrack Oy | Finnish Data Privacy Queries, Mannerheimintie 12 B, 00100 Helsinki |
Holandia | KLDiscovery Ontrack B.V. | Dutch Data Privacy Queries, De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort |
Szwecja | Ibas Ontrack AB | Swedish Data Privacy Queries, Box 1005, 751 40 Uppsala |
Norwegia | Ibas Ontrack AS | Norwegian Data Privacy Queries, Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger |
Niemcy | KLDiscovery Ontrack GmbH | German Data Privacy Queries, Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen |
Włochy | KLDiscovery Ontrack Srl | Italian Data Privacy Queries, Gallarte (VA) Via Marsala 34/A CAP 21013 |
Polska | KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o | Polish Data Privacy Queries, Katowice (40-082), ul. Jana III Sobieskiego 11 |
Singapur | KLDiscovery Ontrack Pte Ltd | Singapore Data Privacy Queries, 10 Collyer Quay 10 - 01, Ocean Financial Centre, 049315 |
Chiny | KLDiscovery Ontrack Information Technology Service (Shanghai) Co., Ltd | Chinese Data Privacy Queries, Room 1004, Floor 10, Jing'An Kerry Centre Building 1 (North Building), No. 1515, West Nanjing Road, Jing'an District, Shanghai |
Japonia | KLDiscovery Ontrack K.K. | Japanese Data Privacy Queries, 2-2-3 Uchisaiwaicho Chiyoda-ku, Tokyo 100-0011 |
Hong Kong | KLDiscovery Ontrack (HK) Limited | Hong Kong Data Privacy Queries, Room 1702, 17/F Central Plaza, 18 Harbour Road, Wanchai |
Hiszpania | KLDiscovery Ontrack SL | Spanish Data Privacy Queries, Paseo de la Castellana, Num 81, Planta 11, 28046, Madrid |
Francja | KLDiscovery Ontrack Sarl | French Data Privacy Queries, 2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413 |
Szwajcaria | KLDiscovery Ontrack (Switzerland) GmbH | Swiss Data Privacy Queries, Hertistrasse 25, 8304 Wallisellen |
Australia | KLDiscovery Ontrack Pty Ltd | Australian Data Privacy Queries, 9/28 Donkin St, West End QLD 4101 |
USA | KLDiscovery Ontrack, LLC | American Data Privacy Queries, Attn: Andy Southam, 9023 Columbine Road |
KLDiscovery Inc | American Data Privacy Queries, Attn: Andy Southam, 9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347 | |
KLDiscovery Franchising, LLC | American Data Privacy Queries, Attn: Andy Southam, 9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347 | |
Kanada | KLDiscovery Ontrack Canada Co | Canadian Data Privacy Queries, 1871 Hollis Street, Suite 200, Halifax, NS, B3J 0C3 |
Grecja | KLDiscovery Ontrack Single Member Private Company | Greek Data Privacy Queries, 15 Theanos Street, 11854 Athens |
Indie | KLDiscovery Ontrack Single Member Private Company | India Data Privacy Queries, No. 8, Perungudi Industrial Estate, Perungudi, Chennai, Tamil Nadu – 600096 |
Prosimy pamiętać, że w przypadku, gdy wymieniony Administrator znajduje się poza terenem Unii Europejskiej, Użytkownicy mogą skontaktować się z podmiotem w kraju swojego pobytu.
(Q) Definicje
- „Obowiązujące Przepisy Prawa dotyczące Prywatności” oznaczają łącznie RODO, brytyjskie RODO, kalifornijską ustawę o ochronie prywatności konsumentów z późniejszymi zmianami wprowadzonymi przez kalifornijską ustawę o prawach do prywatności (powszechnie określaną jako „CCPA”/„CPRA”), ustawę o ochronie danych konsumentów w stanie Wirginia (powszechnie określaną jako „VCDPA”), ustawę o ochronie prywatności w stanie Kolorado (powszechnie określaną jako „CPA”), ustawę o ochronie prywatności konsumentów w stanie Utah (powszechnie określaną jako „UCPA”) oraz ustawę o ochronie prywatności danych w stanie Connecticut (powszechnie określaną jako „CTDPA”).
- „Administrator” oznacza podmiot, który decyduje, w jaki sposób i dlaczego Dane Osobowe są Przetwarzane. W licznych ustawodawstwach Administrator ponosi główną odpowiedzialność za przestrzeganie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.
- „Organ nadzorczy” oznacza niezależny organ publiczny, który ma prawo do nadzorowania przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.
- „EOG” oznacza Europejski Obszar Gospodarczy.
- „Dane Osobowe” oznaczają informacje dotyczące dowolnej osoby fizycznej, lub na podstawie których można zidentyfikować dowolną osobę fizyczną. Przykłady Danych Osobowych, które możemy Przetwarzać, znajdują się w powyższej sekcji (B).
- „Przetwarzać”, „Przetwarzanie” lub „Przetwarzane” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych lub zestawach Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
- „Procesor” oznacza każdą osobę lub podmiot Przetwarzający Dane Osobowe w imieniu Administratora (inny niż pracownicy Administratora).
- „Usługi” oznaczają wszelkie usługi świadczone przez KLDiscovery.
- “Wrażliwe Dane Osobowe” oznaczają Dane Osobowe dotyczące rasy lub pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, zdrowia fizycznego lub psychicznego, życia seksualnego, wszelkich rzeczywistych lub domniemanych przestępstw lub kar, krajowego numeru identyfikacyjnego lub inne informacje, które mogą być uważane za wrażliwe zgodnie z obowiązującym prawem.
- "Standardowe Klauzule Umowne" oznaczają wzorcowe klauzule przeniesienia przyjęte przez Komisję Europejską lub przyjęte przez organ ochrony danych i zatwierdzone przez Komisję Europejską.
- "UK GDPR" oznacza GDPR w brzmieniu stanowiącym część prawa obowiązującego w Wielkiej Brytanii na mocy sekcji 3 ustawy o Unii Europejskiej (wycofanie się) Act 2018 oraz stosowanym i zmienionym przez załącznik 2 rozporządzenia o ochronie danych, prywatności i komunikacji elektronicznej (zmiany itp.) (wyjście z UE) Regulacje 2019 (SI 2019/419) lub zmienionym od czasu do czasu przez inne przepisy obowiązujące w Wielkiej Brytanii).
1 grudzień 2023