Politique de confidentialité

(A) Objet 

La présente Charte de Confidentialité est soumise par les entités désignées à l’article (N) ci-dessous (ci-après désignées collectivement, « KLDiscovery », «  nous », « nôtre » ou « nos »). La présente Charte de Confidentialité s’adresse à tout individu extérieur à notre entreprise avec lequel nous communiquons, notamment tout visiteur sur nos sites internet (nos « Sites »), nos clients, nos fournisseurs, les candidats à l'embauche et tout utilisateur de nos Services (ci-après désignés collectivement, « vous », « vôtre » ou « vos »). Les termes prenant une majuscule, tels qu’utilisés dans cette Charte de Confidentialité, sont définis à l’article (O) ci-après.

Pour les besoins de cette Charte, KLDiscovery intervient en qualité de Responsable de Traitement de vos Données Personnelles. Les coordonnées de l’entité KLDiscovery à contacter pour toute question concernant l’utilisation et le traitement de vos Données Personnelles figurent à l’article (N) ci-après. 

La présente Charte de Confidentialité pourra, à tout moment, être modifiée ou mise à jour afin de tenir compte de toute évolution de nos pratiques en matière de Traitement des Données Personnelles ou de toute évolution de la loi applicable. Nous vous invitons à lire attentivement cette Charte de Confidentialité et à régulièrement consulter la présente page internet afin de prendre connaissance de toute modification que nous serions susceptibles d’y apporter, conformément aux termes de la présente Charte de Confidentialité.

KLDiscovery exerce son activité sous diverses marques, telles que KLDiscovery, Ontrack et Ibas.

(B) Traitement de vos Données Personnelles 

Collecte des Données Personnelles : Nous pouvons collecter des Données Personnelles vous concernant :

• lorsque vous nous contactez par e-mail, par téléphone ou par tout autre moyen ;
• dans le cours normal de nos relations commerciales avec vous (par exemple, les Données Personnelles que nous obtenons dans le cadre de la gestion de vos paiements) ; 
• lors de l'enregistrement de conversations téléphoniques avec vous ; 
• dans le cadre de la prestation de nos Services ; 
• lorsque nous recevons vos Données Personnelles de la part de tiers tels que les agences de notation, les agences de renseignements commerciaux ou les autorités judiciaires ;
• lorsque vous consultez l’un de nos Sites ou utilisez les fonctionnalités ou ressources qui y sont proposées. Lorsque vous vous connectez à un Site, votre terminal ou navigateur est susceptible de nous communiquer des informations de manière automatique (telles que le type de terminal, le système d’exploitation, le navigateur, les paramètres du navigateur, l’adresse IP, les paramètres de langue, la date et l’heure de connexion à un Site et d’autres informations techniques de communication), dont certaines peuvent constituer des Données Personnelles ;
• lorsque vous nous soumettez votre curriculum vitae dans le cadre de votre candidature pour un poste.  

Création de Données Personnelles : Dans le cadre de la prestation de nos Services, nous sommes susceptibles de créer des Données Personnelles vous concernant, telles qu’un journal de vos échanges avec nous et l’historique de vos commandes.

Les Données Personnelles concernées : Les catégories de Données Personnelles susceptibles de faire l’objet d’un Traitement par nos soins comprennent :

• Les informations personnelles : nom(s) et prénom(s), sexe, date de naissance/âge, nationalité, et photographie.
• Les coordonnées : adresse d’expédition (aux fins, par exemple, de la restitution de supports d’origine et/ou de périphériques de stockage), adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail et profil en matière de réseaux sociaux.
• Les informations de paiement : adresse de facturation, numéro de compte bancaire, nom du titulaire de la carte ou du compte bancaire, informations de sécurité relatives à la carte ou au compte bancaire, date de validité et date d’expiration de la carte.
• Les avis et les opinions : les avis et les opinions dont vous choisissez de nous faire part ou que vous exprimez publiquement à notre sujet sur des réseaux sociaux.
• Les informations incluses dans les candidatures à l'embauche: tous types de documents que vous décidez de nous adresser (curriculum vitae, diplômes, expériences professionnelles, etc.).>
• Veuillez noter que les Données Personnelles vous concernant et faisant l’objet d’un traitement par nos soins peuvent également contenir des Données Personnelles Sensibles, telles que définies ci-après.

Fondement juridique du Traitement de Données Personnelles : Lors du Traitement de vos Données Personnelles aux fins prévues dans cette Charte de Confidentialité, nous nous pouvoir nous appuyer sur un ou plusieurs des fondements juridiques suivants, en fonction des circonstances : 

• nous avons préalablement obtenu votre accord pour le Traitement (ce fondement juridique ne s’applique qu’aux Traitements réalisés volontairement – il ne s’applique pas aux Traitements qui sont nécessaires ou obligatoires de quelque façon que ce soit) ; 
• le Traitement est nécessaire dans le cadre de tout contrat que vous concluriez avec nous ; 
• le Traitement est exigé par la loi ; 
• le Traitement est nécessaire afin de protéger les intérêts vitaux d’un individu ; ou 
• il est de notre intérêt légitime de réaliser le Traitement aux fins de la gestion, l’exploitation ou la promotion de notre activité, et cet intérêt légitime n’est pas contraire à vos propres intérêts, droits fondamentaux ou libertés.  

Traitement de vos Données Personnelles Sensibles : Nous ne cherchons pas à collecter ou à procéder au Traitement de Données Personnelles Sensibles vous concernant, sauf lorsque :

• le Traitement est exigé et autorisé par la loi (par exemple, aux fins du respect de nos obligations de déclaration en matière de diversité) ; 
• le Traitement est nécessaire à des fins de détection ou de prévention des actes criminels (notamment la prévention de la fraude, du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme) ; 
• le Traitement est nécessaire afin de revendiquer, exercer ou défendre des droits légitimes ; ou 
• nous avons préalablement obtenu, conformément à la loi en vigueur, votre consentement en vue du Traitement de Données Personnelles Sensibles vous concernant (ainsi qu’il est évoqué ci-dessus, ce fondement juridique ne s’applique qu’aux Traitements réalisés volontairement – il ne s’applique pas aux Traitements qui sont nécessaires ou obligatoires de quelque façon que ce soit). 

Finalités pour lesquelles vos Données Personnelles peuvent faire l’objet d’un Traitement : Les finalités en vue desquelles nous pouvons procéder au Traitement de Données Personnelles, sous réserve de la législation en vigueur, incluent : 

• Nos Sites : gestion de nos Sites, fourniture de contenus à votre intention, affichage d’annonces publicitaires et d’autres informations à votre intention lorsque vous vous connectez à nos Sites, communication et échanges avec vous sur nos Sites.   
• La prestation de nos Services : mise à disposition de nos Sites et prestation d’autres Services, prestation de Services liés au traitement des commandes, échanges relatifs à ces Services. 
• Nos échanges : échanges avec vous par tout moyen (notamment e-mail, téléphone, SMS, réseaux sociaux, courrier postal ou de visu), sous réserve que ces échanges se déroulent dans le respect de la législation en vigueur. 
• Nos systèmes informatiques et de communication : gestion de nos systèmes de communication, opérations de sécurité informatique, vérifications de la sécurité informatique. 
• La santé et la sécurité : évaluations en matière de santé et de sécurité et tenue de registres, mise en conformité avec les obligations légales en la matière.  
• La gestion financière : ventes, financement, vérifications internes, gestion des fournisseurs.  
• Enquêtes : communication avec vous afin d’obtenir votre avis sur nos Services. 
• L’amélioration de nos Services : identification des problèmes relatifs à nos Services existants, planification des améliorations aux Services existants et création de nouveaux Services. 
• Ressources humaines : gestion des candidatures pour des postes au sein de KLDiscovery. 

Communication volontaire de Données Personnelles et conséquences en cas de non communication : Vous nous communiquez vos Données Personnelles de manière volontaire et, en général, cela constitue une condition préalable à la conclusion de tout contrat avec nous et nous permet d’exécuter nos obligations contractuelles à votre égard. Vous n’êtes soumis à aucune obligation légale de nous communiquer vos Données Personnelles ; cependant, en cas de non communication de vos Données Personnelles, nous ne serons pas en mesure de contracter avec vous et d’exécuter nos obligations contractuelles à votre égard.

(C) Divulgation de Données Personnelles à des tiers 

Nous sommes susceptibles de communiquer vos Données Personnelles à d’autres entités au sein du groupe KLDiscovery aux fins d'exécution de nos obligations contractuelles à votre égard ou à des fins commerciales légitimes (notamment pour la prestation de Services à votre profit ou pour l’exploitation de nos Sites), ce conformément à la législation en vigueur. En outre, nous sommes susceptibles de divulguer vos Données Personnelles : 

• à toute autorité judiciaire ou administrative, sur demande, ou aux fins de déclarer toute violation de la législation ou de la réglementation en vigueur, constatée ou soupçonnée ; 
• à tous comptables, auditeurs, avocats et autres conseillers professionnels externes à KLDiscovery, sous réserve qu’ils soient soumis à une obligation de confidentialité contraignante aux termes d’un contrat ou de la loi ; 
• à des tiers Sous-Traitants (tels que des prestataires de services de paiement, distributeurs, des sociétés de transport ou de messagerie, des fournisseurs de technologies, des prestataires d’enquêtes de satisfaction auprès de la clientèle, des opérateurs de services de chat et des prestataires de traitement fournissant des services de mise en conformité tels que la vérification des listes noires publiées par une autorité gouvernementale comme l’US Office for Foreign Asset Control1), ce partout dans le monde, sous réserve des obligations visées ci-après au présent article (C); 
• à toute partie ou autorité de police ou à tout tribunal concerné(e), dans la mesure nécessaire aux fins de revendiquer, exercer ou défendre des droits légitimes, ou à toute partie concernée aux fins de la prévention, l’investigation et la détection d’infractions pénales ainsi que de poursuites en la matière, ou d’exécution de sanctions pénales ; 
• à tout (tous) tiers acquéreur(s) concerné(s), dans l’hypothèse où nous céderions ou transfèrerions, en tout ou en partie, notre activité ou nos actifs (y compris dans le cadre d’une restructuration, d’une dissolution ou d’une liquidation), ce dans le strict respect de la législation en vigueur ; et 
• nos Sites peuvent exploiter des contenus de tiers. Si vous choisissez de consulter de tels contenus, vos Données Personnelles pourront être communiquées au prestataire de réseaux sociaux concerné. Nous vous recommandons de consulter la Charte de confidentialité du tiers concerné préalablement à toute consultation de ses contenus.  

Dans le cas où nous aurions recours à un Sous-Traitant pour les besoins du Traitement de vos Données Personnelles, nous conclurons un contrat relatif au traitement de données, conformément à la législation en vigueur, avec ledit tiers prestataire de manière à ce que celui-ci soit lié par une obligation contractuelle (i) de ne procéder au Traitement des Données Personnelles que selon nos instructions préalables écrites et (ii) de prendre toutes les mesures visant à maintenir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles, et d’exécuter toute autre obligation requise par la législation en vigueur. Dans tous les cas, KLDiscovery reste à titre principal responsable des actes et omissions de ces tierces parties auxquelles KLDiscovery a confié des données personnelles. KLDiscovery s'assurera que toutes ces tierces parties maintiennent en vigueur des mesures relatives à la sécurité et au traitement des données conformes aux standards requis par KLDiscovery, avant tout transfert de données personnelles à la tierce partie concernée. 

Nous pourrons rendre anonymes des Données Personnelles relatives à l’utilisation des Sites (par exemple, en enregistrant ces données sous un format agrégé) et communiquer ces données anonymes à nos partenaires (y compris des tiers partenaires commerciaux).

(D) Transferts internationaux de Données Personnelles  

La dimension internationale de notre activité peut nécessiter le transfert de vos Données Personnelles au sein du groupe KLDiscovery et à des tiers, ainsi qu’il est indiqué à l’article (N) ci-dessous, aux fins prévues dans cette Charte de Confidentialité. De ce fait, nous sommes susceptibles de transférer vos Données Personnelles vers d’autres pays pouvant avoir des règles de protection des données moins strictes qu’au sein de l’UE et dont les lois et les exigences de conformité en matière de protection des données sont différentes de celles du pays dans lequel vous résidez.

Lorsque nous transférons vos Données Personnelles vers d’autres pays, nous le faisons, le cas échéant (sauf pour les transferts depuis l’EEE ou la Suisse vers les Royaume-Uni) conformément aux Clauses Contractuelles Types. Vous pouvez obtenir un exemplaire de nos Clauses Contractuelles Types en nous contactant à l’aide des coordonnées figurant à l’article (N) ci-après. 

(E) Accréditation du Département du Commerce américain (U.S. Department of Commerce) 

KLDiscovery bénéficie d'une accréditation du Département du Commerce américain (U.S. Department of Commerce) en vertu du Privacy Shield Framework (Bouclier de Protection des Données) UE – États-Unis et du Privacy Shield Framework Suisse – États-Unis. Bien que nous n'envisagions pas de transférer des Données Personnelles de l'Union européenne, le Royaume-Uni ou la Suisse vers les États-Unis sur la base des Privacy Shield Frameworks, nous continuons de nous soumettre aux obligations prévues par ces derniers. 

À la suite de la décision de la Cour de Justice de l'Union européenne du 16 juillet 2020 invalidant les transferts de données personnelles fondés sur le Privacy Shield Framework (Bouclier de Protection des Données) UE – États-Unis, le Département du Commerce américain a indiqué qu'il continuerait d'administrer le programme Privacy Shield et notamment continuera à traiter les demandes d'auto-certification et de re-certification aux programmes Privacy Shield, tout en continuant de tenir la liste des entreprises ayant adhéré auxdits programmes. Afin d'en savoir plus à propos du programme Privacy Shield, ses exigences de protection des données personnelles et afin de consulter notre agrément, vous pouvez consulter la page internet https://www.privacyshield.gov/.

(F) Sécurité des Données 

Nous avons mis en place les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos Données Personnelles contre toute destruction, perte ou modification accidentelle ou illicite, ainsi que toute divulgation ou tout accès non autorisé(e) et toute autre forme de Traitement illicite ou non autorisé, conformément à la législation en vigueur.  

Il est de votre responsabilité de vous assurer que toutes les Données Personnelles que vous nous communiquez sont transférées de manière sécurisée.  

(G) Exactitude des Données 

Nous mettons en œuvre toutes les mesures raisonnables afin de nous assurer que : 

• vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement par nos soins sont exactes et, le cas échéant, à jour ; et 
• toutes vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement par nos soins et qui sont inexactes (eu égard aux fins d’un tel Traitement) sont effacées ou rectifiées sans délai. 

Nous pourrons vous demander périodiquement de nous confirmer l’exactitude de vos Données Personnelles.  

(H) Minimisation des Données 

Nous mettons en œuvre toutes les mesures raisonnables afin de nous assurer que vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement par nos soins sont limitées aux seules Données Personnelles raisonnablement nécessaires aux fins prévues dans cette Charte de Confidentialité (et notamment la prestation de Services à votre égard).  

(I) Délai de conservation des Données 

Nous mettons en œuvre toutes les mesures raisonnables afin de nous assurer que vos Données Personnelles sont traitées uniquement pendant le temps nécessaire aux fins prévues dans cette Charte de Confidentialité. Nous ne conserverons des copies de vos Données Personnelles sous une forme permettant leur identification que pour le délai pendant lequel :  

• nous entretenons des relations suivies avec vous (par exemple, pendant que vous êtes utilisateur de nos Services ou que vous demeurez régulièrement inscrit sur notre liste de diffusion et ne vous êtes pas désinscrit) ; ou 
• vos Données Personnelles sont nécessaires aux fins prévues dans cette Charte de Confidentialité, et pour lesquelles nous avons un fondement juridique valable (par exemple, lorsque vos données personnelles figurent dans une commande passée par votre employeur et qu’il est de notre intérêt légitime de procéder au traitement de ces données aux fins de poursuite de notre activité et de l’exécution de nos obligations issues dudit contrat). 

En outre, nous conserverons les Données Personnelles pour la durée de : 

• toute période de limitation établie par la loi applicable (à savoir toute période durant laquelle une personne pourrait intenter une action en justice à notre encontre concernant vos Données Personnelles ou en lien avec vos Données Personnelles) ; et 
• une période de 2 (deux) mois supplémentaires suivant la fin de ladite période de prescription (afin que, si une personne intente une action en justice à la fin de la période de prescription, nous disposions d’un délai raisonnable pour identifier les Données Personnelles concernées par ladite action). 

Dans l’éventualité où une action en justice serait intentée, nous pourrons poursuivre le Traitement de vos Données Personnelles pendant toute période supplémentaire qui serait nécessaire dans le cadre de ladite action.   

Pendant les périodes visées ci-dessus eu égard aux actions en justice, le Traitement de vos Données Personnelles sera limité à la conservation et au maintien de la sécurité des Données Personnelles, sauf dans la mesure où il serait nécessaire d’examiner les Données Personnelles dans le cadre d’une action en justice ou d’une obligation en vertu de la loi applicable. 

A expiration des périodes visées ci-dessus, chacune dans la mesure applicable, nous effacerons ou détruirons de manière définitive les Données Personnelles concernées.  

(J) Vos droits applicables 

Selon la loi applicable, vous disposez de certains droits en ce qui concerne le Traitement de vos Données Personnelles, et notamment : 

• le droit de solliciter l’accès à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement ou d’un contrôle par nos soins ou à des copies de celles-ci, ainsi qu’à des informations concernant la nature, le traitement et la divulgation desdites Données Personnelles ; 
• le droit de solliciter la rectification de toute erreur dans vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement ou d’un contrôle par nos soins ; 
• le droit de solliciter, pour des motifs légitimes : 
  • l’effacement de vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement ou d’un contrôle par nos soins ; 
  • une limitation du Traitement de vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement ou d’un contrôle par nos soins ; 
• le droit de vous opposer, pour des motifs légitimes, au Traitement de vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement ou d’un contrôle par nos soins ou pour notre compte ; 
• le droit de faire transférer vos Données Personnelles faisant l’objet d’un Traitement ou d’un contrôle par nos soins à un autre Responsable de Traitement, dans la mesure applicable ; 
• le droit de retirer votre consentement au Traitement, lorsque la licéité du traitement est fondée sur le consentement ; et 
• le droit de déposer une réclamation auprès d’une Autorité de Protection des Données concernant le Traitement de vos Données Personnelles par nos soins ou pour notre compte. La liste des Autorités de Protection des Données est disponible à l'adresse suivante : https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm (disponible uniquement en anglais).  

Cela sans préjudice de vos droits en vertu de la loi.  

Pour exercer l’un ou plusieurs de ces droits, ou pour poser une question relative à ces droits ou à toute autre stipulation de la présente Charte de Confidentialité, ou au sujet du Traitement de vos Données Personnelles par nos soins, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées figurant à l’article (M) ci-après. 

Dans le cas où les Services que nous vous fournissons sont issus de commandes, la prestation des Services est régie par les clauses contractuelles qui vous sont communiquées. En cas de disparité entre lesdites clauses et cette Charte de Confidentialité, la présente Charte y est complémentaire.  

(K) Cookies 

Un « cookie » est un petit fichier qui est déposé dans votre terminal lorsque vous vous connectez à un site internet (y compris nos Sites). Celui-ci enregistre des informations concernant votre terminal, votre navigateur et, dans certains cas, vos préférences et vos habitudes de navigation. Aux fins du Traitement de vos Données Personnelles, nous sommes susceptibles d’utiliser la technologie des « cookies », conformément à notre Charte d’Utilisation des Cookies.

(L) Conditions Générales d’Utilisation 

Toute utilisation de nos Sites est soumise à nos Conditions Générales d’Utilisation. 

(M) Marketing Direct 

Selon la loi applicable, lorsque vous donnez votre consentement exprès conformément à la législation en vigueur ou lorsque nous vous adressons des messages publicitaires et commerciaux relatifs à nos produits et services similaires, nous pourrons procéder au Traitement de vos Données Personnelles afin de vous contacter par e-mail, téléphone, courrier traditionnel ou tout autre moyen de communication en vue de vous fournir des informations ou des Services qui sont susceptibles de vous intéresser. Lorsque nous vous fournissons des Services, nous pouvons vous envoyer des informations relatives à nos Services, nos promotions à venir ainsi que toute autre information susceptible de vous intéresser, au moyen des coordonnées que nous vous avez fournies, ce de manière toujours conforme à la législation en vigueur.  

Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de notre liste de diffusion de promotions ou d’information en cliquant sur le lien « se désinscrire » figurant en bas de chaque e-mail ou lettre d’information que nous vous envoyons. À la suite de votre désinscription, nous ne vous enverrons plus d'e-mails, mais nous pourrons vous contacter dans la mesure nécessaire aux fins de tout Service que vous demanderez.

(N) Coordonnées 

Si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations concernant tout élément de la présente Charte de Confidentialité ou toute autre problématique relative au Traitement de Données Personnelles mis en œuvre par KLDiscovery, veuillez contacter l’entité concernée, telle que désignée ci-dessous :  

Sont concernés par la présente Charte de Confidentialité les Contrôleurs de Données suivants :  

Veuillez noter que, lorsqu’un Responsable de Traitement est localisé en dehors de l’Union Européenne, vous pouvez contacter l’entité compétente dans le pays où vous vous situez.   

(O) Définitions  

• « Responsable de Traitement » désigne l’entité qui décide des finalités et des modalités de Traitement des Données Personnelles. Dans certains pays, le Responsable de Traitement est le principal responsable du respect des lois applicables en matière de protection des données. 
• « Autorité de Protection des Données » désigne toute autorité publique indépendante juridiquement responsable pour le contrôle du respect des lois applicables en matière de protection des données.  
• « EEE » signifie l’Espace Economique Européen. 
• « Données Personnelles » signifie toute information concernant un individu, ou à partir de laquelle un individu peut être identifié. Des exemples de Données Personnelles pouvant faire l’objet d’un Traitement par nos soins figurent à l’article (B) ci-dessus. 
• « Traitement » signifie toute exploitation de Données Personnelles effectuée ou non à l’aide de procédés automatisés, telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.  
• « Sous-Traitant » désigne toute personne ou entité traitant des Données Personnelles pour le compte du Responsable de Traitement (autre que le personnel du Responsable de Traitement).  
• « Service(s) » signifie tout service fourni par KLDiscovery. 
• « Données Personnelles Sensibles » signifie les Données Personnelles concernant l’origine raciale ou ethnique, les convictions politiques, religieuses ou philosophiques, l’appartenance à un syndicat, la santé physique ou mentale, l'orientation sexuelle, les infractions ou condamnations pénales réelles ou présumées, le numéro d’identification national, ou toute autre information pouvant être considérée comme sensible en vertu de la loi applicable.