E-mails terugvinden en terugzetten voor Exchange

Het is alweer een tijdje geleden dat de AVG echt in werking trad. De wet is van toepassing op alle inwoners van en bedrijven gevestigd in de EU, alsmede allen die met hen zakendoen vanuit de rest van de wereld. In onze blogposts hebben we al meerdere onderdelen van de wet besproken.

E-mails terugvinden belangrijk voor de AVG

Het opslaan van e-mails, zowel actuele e-mailberichten als gearchiveerde, is een belangrijk onderdeel van de AVG. E-mails bevatten vaak informatie die het bedrijf niet mag houden, bijvoorbeeld in het geval van persoonlijke gegevens waarvoor de wettelijke eigenaar geen toestemming heeft gegeven om te bewaren. Een bedrijf kan ook op eigen initiatief zijn e-mails willen doorzoeken op data die onder de AVG vallen. Ook los van de AVG kunnen bedrijven hun e-mailberichten willen nagaan voor benodigde zakelijke gegevens, vanwege een juridische kwestie of omdat verouderde gegevens vernietigd moeten worden zodat die niet in verkeerde handen vallen.

E-mails terugvinden in Exchange: een lastige taak

E-mails terugvinden in en terughalen van een gewone Microsoft Exchange Server Backup is normaal niet makkelijk. Is een e-mail op de traditionele manier ‘verpakt’ in een .edb-bestand moet je de hele Exchange-database met alle e-mails herstellen en vervolgens zoeken naar de specifieke e-mail die je nodig hebt. Daarvoor heb je een tweede recoveryserver nodig, welke een exacte kopie is van de actieve Exchange-server. De eerste stap is het terugzetten van de back-up van de actieve server naar de tweede recovery server. De volgende stap is het uitpakken van de Exchange-database-bestanden en de e-mailberichten. Zoek vervolgens de specifieke e-mail(s) op en kopieer die terug naar de actieve Exchange-mailbox op de actieve server. Bedenk je dan dat dit nog maar een versimpelde weergave is van wat een IT-beheerder allemaal moet doen voor deze taak, dit om je een beeld te geven van wat er allemaal bij komt kijken.

PowerControls to the rescue

Maar vrees niet, er bestaat een makkelijkere manier voor het terugvinden en terughalen van e-mails, namelijk het programma Ontrack PowerControls for Exchange. Met PowerControls for Exchange heb je geen brick-level back-ups of een Exchange-recovery-server meer nodig. Ook het terug importeren van e-mails naar Exchange of Outlook is niet meer nodig. Met PowerControls open je gewoon je .edb-Exchange-database of Outlook-.pst-bestand in het programma en begin je te zoeken naar de specifieke e-mail of bijlage. Gearchiveerde e-mails kunnen vervolgens simpel teruggezet worden direct op je actieve e-mailserver dan wel in een Office 365-mailbox.

Je leest het goed, Ontrack PowerControls werkt niet alleen op een MS Exchange Server op locatie, maar ook met Office 365 Hybrid-, Office 365 Active Directory Sync- en Office 365 Standalone-omgevingen. Kortom, Ontrack PowerControls helpt je je e-mails terug te vinden en terug te halen, als je maar kunt inloggen op je Office 365-account.

De nieuwe versie 9.1 maakt het vinden en herstellen van e-mails nog makkelijker. Nu kun je namelijk een lijst van mailboxen creëren en exporteren naar een Exchange Database-bestand (EDB), wat je nog meer tijd bespaart als je bijvoorbeeld migreert naar Office 365, een forensisch onderzoek doet of bij eDiscovery-taken. Met deze nieuwste versie kunnen ook meerdere specifieke mailboxen geselecteerd worden en kan een voorkeur worden ingesteld om grote mailboxen op te splitsen in vooraf bepaalde groottes voor het exporteren naar Office, om zo problemen met een beperkte maximale grootte te voorkomen tijdens het uploaden.

Meer informatie over PowerControls.

Picture copyright: Ontrack Data Recovery