Top 3 oorzaken van verloren data bij bedrijven
Veel IT-afdelingen raken bedolven onder het werk, waardoor fouten die leiden tot problemen en dataverlies steeds vaker voorkomen. Dit blijkt uit een enquête van Ontrack bij 150 IT-werknemers in Duitsland. 77 % van de respondenten omschrijft zichzelf als overbelast. Het is dan ook niet verwonderlijk dat 84 % van de bedrijven aangeeft dat er data verloren zijn gegaan door fouten die voorkomen hadden kunnen worden.
Top 3 oorzaken van verloren data
De bovengenoemde cijfers uit de enquête komen overeen met onze eigen ervaringen. De drie meest voorkomende fouten die leiden tot dataverlies bij bedrijven zijn:
Snel opruimen en niet bijhouden wat je gedaan hebt
Tijdgebrek is een belangrijke oorzaak van dataverlies. De helft van de IT-werknemers heeft geen tijd zijn werkzaamheden regelmatig te beschrijven. Dit kan leiden tot fatale fouten. Het is vaak onmogelijk te achterhalen wanneer en waar welke gegevens zijn opgeslagen. Dit maakt het ook moeilijk de data te herstellen. Weet je namelijk niet precies wat er gebeurd is, dan wordt dataherstel een lastig verhaal, en kost het ook meer, omdat datarecoveryspecialisten meerdere locaties moeten afgaan om sporen van de gegevens te vinden, in plaats van meteen met de juiste locatie aan de slag te kunnen gaan.
Na dataverlies het werk op dezelfde server hervatten
Een IT-werknemer zal vaak zelf merken dat een server gegevens kwijt is geraakt. Normaal moet deze server dan meteen op slot, geïsoleerd worden en de database geblokkeerd. Dit wordt echter vaak niet gedaan omdat er geen andere omgeving is om in te werken ten tijde van een professionele data recovery. Zet een bedrijf zijn werkzaamheden op de server gewoon voort zullen belangrijke locaties die nodig zijn voor dataherstel overschreven worden. Hierdoor kunnen verloren data misschien helemaal niet meer teruggehaald worden. Als het dataverlies lange tijd onopgemerkt blijft zullen steeds meer gegevens overschreven worden, zonder kans op herstel. Bedrijven moeten daarom niet bezuinigen op het aanstellen van genoeg mankracht, installeren van vervangende servers en goede back-ups.
Back-ups zijn niet meer up-to-date
Veel IT-afdelingen lijden niet alleen onder hoge werkdruk en stress, waardoor er fouten gemaakt worden, maar ze praten zichzelf ook een vals gevoel van veiligheid aan. Het gebeurt vaak dat de verkeerde gegevens op de back-up staan, terwijl de benodigde data verloren zijn. 10 % van de IT-afdelingen vergeet een back-up te maken of verifiëren. Nog gevaarlijker is echter dat de documentatie van back-upprocessen (49 %) of een noodplan (21 %) ontbreekt of niet gecontroleerd wordt door tijdgebrek. In geval van een dataramp weten verantwoordelijken dus niet welke disaster recovery vereist is en kan geen beroep worden gedaan op een noodplan. Dataverlies is in dit geval haast onontkoombaar, en gaat het om een belangrijke server kan dit grote gevolgen hebben voor het bedrijf.
Conclusie: het snel opschonen van de server, zonder uitvoerige documentatie, het niet bijhouden van datarecoveryroutines en het ontbreken van een functionerende back-up zijn onnodige fouten die eenvoudig voorkomen kunnen worden, maar zo wel kunnen leiden tot dataverlies.
Deze drie fouten worden vaak nog erger doordat voormalige verantwoordelijke werknemers niet meer bij hetzelfde bedrijf werken, waardoor onmisbare kennis verloren is gegaan. Deze kennis is broodnodig in geval van een dataramp. Om dit probleem te tackelen kan een dataramp met dataverlies gesimuleerd worden om zo de mogelijke problemen te kunnen identificeren. Maar helaas zien veel IT-managers dat niet zitten, om het vervolgens over te laten aan wanneer het probleem zich écht voordoet.
