Cómo aprovechar al máximo tu archivo de cintas

A pesar de la disponibilidad de alternativas más modernas, como el disco rígido, el almacenamiento de estado sólido, el almacenamiento óptico y los servicios remotos, la cinta sigue siendo el medio de respaldo y archivo de datos corporativos más utilizado.  Una de las razones de esta preponderancia es la longevidad de la tecnología.  Las cintas magnéticas existen desde hace mucho más tiempo que cualquiera de sus alternativas. Otra razón importante es el costo.  La cinta siempre ha sido menos costosa que los medios que compiten con ella, aunque actualmente esta brecha se acorta de forma gradual.  Por supuesto, existen desventajas. Las cintas se deterioran. Otro problema es el tiempo que lleva restaurar los datos a partir de una cinta.  Por lo tanto, es recomendable evitar problemas cuidando de los datos almacenados en sistemas de respaldo de cinta con un simple régimen de mantenimiento. A continuación, cuatro consejos probados para mantener a tu archivo en óptimo funcionamiento.

Evalúa el estado de tu archivo de cinta

Si conduces un vehículo, probablemente confíes en tu rueda de repuesto.  Das por sentado que está en buenas condiciones para reemplazar otra rueda. Muchos administradores de IT dan por sentado lo mismo con respecto a su archivo de cintas.  Cuando se realizan las copias de respaldo, se almacenan las cintas en un lugar seguro y están listas para utilizarse cuando sea necesario restaurar los datos.  Sin embargo, pocos se toman el trabajo de verificar la condición de las cintas.

Es muy probable que las cintas que están a tu cuidado ya estuviesen allí cuando ingresaste a la compañía.   Después de todo, las expectativas de vida útil de una cinta son de 10 a 20 años, en perfectas condiciones. El único problema es que muy pocas cintas se almacenan bajo condiciones “perfectas”, además de que todos los medios de almacenamiento modernos se deterioran debido a causas externas.

Para evitar encontrarte con cintas dañadas en el preciso momento en que estás intentando restaurar datos críticos, resulta fundamental comprobar el estado del archivo de cinta periódicamente, mediante la evaluación de la capacidad de lectura de cintas de muestra. Los datos escritos en cinta pueden resultar inutilizables, de ahí la necesidad de validarlos.  También es recomendable verificar la disponibilidad y capacidad de funcionamiento de la solución de cintas, y también la capacidad del departamento de IT de trabajar con formatos de cinta heredados. Si no cuentas con los conocimientos suficientes con respecto a medios heredados o con el tiempo para realizar las pruebas, un proveedor de servicios externos puede aliviar esa carga, realizando la revisión en tu lugar.

Si ya estás verificando tu archivo de cintas de forma regular, ten en cuenta que el dispositivo de escritura no reconoce todos los errores de escritura.  Controla siempre tus medios de muestra luego de realizar una escritura sobre ellos y siempre confirma los resultados utilizando un dispositivo diferente para leer los datos.

Actualización de formatos antiguos de cinta

Dado que no existen reglas absolutas con respecto a los plazos de vida útil de las cintas, es recomendable que cada compañía implemente sus propias políticas para definir la vida útil esperada de una cinta.  Es posible definir las políticas en base a distintos factores como la antigüedad de la cinta, la cantidad de veces que se escribió sobre la cinta o la tasa de error de lectura/escritura.  Lo importante es asegurarse de lograr un tratamiento constante de los medios y un retiro de cintas en el momento más adecuado.

Además de hacerlo en cumplimiento de sus políticas, es posible que las compañías reciban repentinamente un requerimiento específico de actualizar el archivo de cintas.  Es posible que esto se deba a una fusión o separación entre compañías, la relocalización de un centro de datos, por cumplimiento normativo, por gestión de riesgos, por renovación de la tecnología de respaldo o por ahorro de costos referidos al almacenamiento físico. Con frecuencia, estas decisiones se alteran cuando se descubren cintas dañadas o deterioradas.

Sin importar qué impulse una actualización, las tres respuestas más frecuentes son las siguientes:

1. Copia a un medio similar (también llamado “renovación”).
2. Copia a un medio distinto (migración).
3. Copia a un modelo de almacenamiento diferente, como el almacenamiento en una solución de nube pública o privada.

El departamento de IT debe mantenerse atento y monitorear la antigüedad de las cintas y, a medida que se acerquen las fechas de retiro, tomarse el tiempo de evaluar cuál es el modelo de almacenamiento que mejor se adecua a las necesidades del negocio.   En lugar de realizar una renovación automáticamente, tal vez resulte más sensato financieramente implementar un cambio a un modelo nuevo.

El cambio de agente de respaldo también significa conservar el servidor de respaldo heredado con todos sus catálogos, de manera de contar con el índice de las cintas como referencia. El costo de mantener un sistema heredado puede resultar elevado, en el orden de los $100K por año.   Una tendencia emergente es la utilización de proveedores externos de servicios específicos por demanda de restauración de cintas, lo que elimina la necesidad de conservar el equipamiento heredado. Esto implica un gran cambio en el modo de pensar, pero puede dar como resultado ahorros sustanciales en costos de archivo.

La migración a una solución de almacenamiento en cinta nueva requiere de gestión

La migración de cintas implica una serie de pasos, desde la auditoría de cintas y consolidación de medios, hasta la extracción, duplicación y conversión. Muchas migraciones implican dificultades logísticas, ya que las cintas deben transportarse desde y hacia instalaciones seguras, por lo cual, si la cinta abandona tus instalaciones, uno de los requerimientos será contar con una estricta cadena de custodia y protocolos de seguridad de datos. También es recomendable tener en cuenta las opciones de devolución segura de los medios o, como alternativa, la eliminación segura de datos.

De nuevo, es una buena idea tener contar con los servicios de un especialista en recuperación de datos reconocido, para el caso de descubrir cintas dañadas o que no sea posible leer. Es recomendable buscar un especialista con experiencia y credenciales comprobadas en las siguientes áreas:

1. Soporte para distintos tipos de cintas, de diferentes antigüedades.
2. Soporte para las soluciones de respaldo actuales.
3. Capacidades de recuperación de datos.
4. Logística segura e instalaciones seguras y monitoreadas.
5. Habilidades de gestión de proyectos.
6. Entrega de servicios bajo un marco contractual.
7. Capacidades de gestión de ciclo de vida de la información.

El archivo de datos es un proceso continuo

El archivo de datos requiere de propiedad y de planificación y revisión regulares.   Nunca des por sentado que es posible acceder a los datos que nunca han sido utilizados porque, como mencionamos anteriormente, todos los medios se deterioran. Si los datos están almacenados en tus instalaciones, ten en cuenta que no todos los departamentos de IT pueden crear las condiciones perfectas para el almacenamiento a largo plazo.  Si los datos están almacenados fuera de tus instalaciones, no solamente debes controlar la condición de los medios, sino también verificar la velocidad del acceso a los datos.

Con unas pocas tareas de mantenimiento de rutina - verificación regular de su condición, actualizaciones cuando sean necesarias, migración cuidadosa y la implementación de una gestión continua - es posible gestionar los problemas inevitables de deterioro y desgaste de cintas, lo que minimizará los riesgos de una pérdida de datos.

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