Conditions Générales

Conditions Générales de Ventes pour les Services de récupération de données Ontrack

1. Ces CGV

1.1 Les présentes Conditions Générales de Vente (" CGV ") s'appliquent à la fourniture de Services par KLDiscovery Ontrack GmbH, ci-après dénommée " Ontrack ", dont le siège social est situé Hanns-Klemm-Strasse 5, 71034 Böblingen, Allemagne, inscrite au registre du commerce de Stuttgart sous le numéro HRB 244142, à Vous en tant que " Client " si Vous avez Votre siège social ou Votre domicile en Suisse.

1.2 Le Contrat entre Vous et nous se compose de la Commande ou de notre déclaration d'acceptation, des présentes Conditions Générales de Vente et de le Contrat sur le Traitement des Données Personnelles (disponible sur www.ontrack.com/fr-ch/recuperation-donnees/cgv#dpa, ci-après CTDP) (" Contrat ").

1.3 Les Conditions Générales du Client ou de tiers sont explicitement exclues et ne s'appliquent pas. Les présentes CGV, ainsi que le CTDP, s'appliquent également à toutes les relations commerciales futures, même si elles n'ont pas été expressément convenues à nouveau.

2. Coordonnées de contact

2.1 Vous pouvez nous joindre de la manière suivante :

Téléphone +41 (0)44 877 30 90
Courriel : info@ontrack.de
Par courrier : Hertistrasse 25, CH-8304 Wallisellen Suisse
Chat : Plate-forme de chat en temps réel sur notre Site Web www.ontrack.com/fr-ch

3. Définitions

Dans les présentes CGV, les termes énumérés ci-dessous ont la signification suivante :

(a) "Client Professionnel" est un Client agissant dans le cadre de son activité, de son commerce ou de sa profession, tel qu'un propriétaire unique, un partenariat ou une autre entité juridique ou une autorité publique ;

(b) "Informations Confidentielles " désigne toutes les Informations Confidentielles (quel que soit le Matériel) divulguées ou communiquées par une partie à l'autre dans le cadre des Services, telles que Vos Données, Vos Données clients, nos Données, et toute Information jugée Confidentielle par l'une ou l'autre partie ;

(c) " Personne Privée " ou " Consommateur " ou " Consommatrice " toute personne physique qui conclut un acte juridique de consommation courante destiné à l'usage personnel ou familial du Consommateur et sans rapport avec l'activité professionnelle ou commerciale du Consommateur ;

(d) "Contrat" a le sens qui lui est attribué à la clause 1.2 ;

(e) " Client " désigne, selon le cas, un Client Professionnel, une Personne Privée ou un Consommateur ;

(f) " Données " désigne les Données sous forme électronique de toute nature, y compris les Données personnelles au sens de la loi fédérale sur la protection des données (RS 235.1), ainsi que les Données des Clients et les Données soumises au secret de fonction, commercial et professionnel ;

(g) " Support " désigne le Matériel du Client, et le cas échéant, Votre Téléphone Mobile ;

(h) " Honoraires" désigne la rémunération à payer pour les Services, tels que spécifiés dans l'Offre applicable ;

(i) "Matériel(s)" désigne les Supports de stockage tels que les disques durs, les clés USB, les ordinateurs portables, les ordinateurs ou autres Matériels ;

(j) "Téléphone Mobile" désigne tout Téléphone Mobile ;

(k) "Commande" a le sens qui lui est attribué dans la clause 1.4 ;

(l) " Offre " a le sens qui lui est attribué dans la clause 4.1 ;

(m) " Description des Services " désigne les processus spécifiques utilisés par Ontrack et décrits au lien suivant www.ontrack.com/fr-ch/recuperation-donnees/cgv#description, qui énonce, entre autres, les limites, la portée et les attentes du service ;

(n) "Services" signifie les Services que nous vous fournissons tels que décrits dans les clauses 4 (Traitement des Commandes) et 5 (Nos Services) des présentes Conditions ;

(o) "Site Web" désigne notre Site Web à l'adresse www.ontrack.com/fr-ch ou tout autre Site Web que nous pouvons utiliser de temps à autre pour l'exploitation de notre entreprise.

4. Traitement des commandes

4.1 Pour la récupération des Données standard, Vous devrez nous soumettre Votre Support après un premier contact téléphonique, la soumission d'une demande via le Site Web ou un échange de communications par courrier électronique. Par la suite, nous fournirons nos Services conformément à la Description des Services. Sauf dans le cas du service d'évaluation préventive (tel que défini dans la Description des Services), nous Vous fournirons une Offre écrite (" Offre ") pour les Services que Vous demandez. Cette Offre contiendra une Description des Services offerts et des Honoraires applicables.

4.2 Pour d'autres Services, tels que la récupération de Données à distance (" RDR ") pour lesquels aucun Support ne doit nous être envoyé, l'Offre couvrira le travail qu'Ontrack pense devoir effectuer pour compléter les Services.

4.3 À la réception de notre Offre, Vous pouvez choisir de : (i) accepter et signer l'Offre ou sa description pour passer une Commande ("Commande"), (ii) demander le retour du Support après paiement des Honoraires applicables ou (iii) nous demander de détruire Votre Support, auquel cas nous aurons le droit de détruire le Support immédiatement. Si nous ne recevons pas de Commande ou de demande de renvoi du Support dans un délai de 90 (quatre-vingt-dix) jours civils à compter de la date de l'Offre, nous Vous enverrons d'abord une demande écrite pour la suite des événements. Si Vous ne répondez pas à cette demande, nous Vous enverrons deux autres demandes à trois semaines d'intervalle. Si Vous ne répondez pas à ces autres demandes et que Vous ne demandez pas le retour ou la destruction du Support, nous disposerons du Support conformément à la loi en vigueur.

4.4 Votre Commande sera considérée comme acceptée lorsque nous Vous enverrons un e-mail de confirmation ; ce n'est qu'à ce moment-là qu'un Contrat juridiquement contraignant sera considéré comme ayant été conclu entre Vous et nous. Nous attribuerons un numéro de Commande à Votre Commande. Veuillez indiquer le numéro de Commande chaque fois que Vous nous contactez.

5. Nos Services

5.1 EN GÉNÉRAL Nous fournissons nos Services avec une diligence raisonnable. Le cas échéant, à la suite d'une Commande, nous nous efforcerons de : (i) récupérer Vos Données et Vous fournir les Données récupérées sur un disque dur crypté ou une clé USB et les remettre ensuite à un coursier que nous sélectionnons avec soin ; (ii) si nécessaire, réparer le Téléphone Mobile ; et/ou (iii) effectuer tout autre service que nous avons convenu avec Vous par écrit, tel que la démagnétisation du Matériel ou la récupération à distance des Données. Les conditions énoncées pour l'exécution des Services ne sont pas contraignantes. Vous reconnaissez et acceptez que la nature même des Services ne permet pas de planifier les délais de livraison avec certitude. Lorsque Vous recevez d'Ontrack le disque dur ou la clé USB contenant Vos données récupérées, veuillez vérifier immédiatement son fonctionnement technique. Ontrack ne peut remplacer Vos Données Récupérées qu'en cas de défaillance du Matériel de Livraison au cours de notre Période de Conservation des Données pour Vos Données récupérées conformément au Contrat de Traitement des Données d'Ontrack.

5.2 Pendant la phase de traitement de la Commande, nous Vous informerons de la date prévue pour la réalisation de nos Services. Tous les Honoraires de renvoi des Supports seront spécifiés dans l’ Offre correspondant.

5.3 Pour certains Services, nous pouvons éventuellement avoir besoin de certaines informations, telles que des noms d'utilisateur, des mots de passe ou des codes d'accès. Si Vous ne nous fournissez pas ces informations dans un délai raisonnable à compter de notre demande, ou si Vous fournissez des informations incomplètes ou incorrectes, nous pouvons Vous facturer des Honoraires supplémentaires d'un montant raisonnable pour compenser le travail supplémentaire que cela implique. Nous ne serons pas tenus responsables d'un retard ou d'un manquement partiel à la fourniture des Services si cela est dû au fait que Vous n'avez pas fourni les informations demandées ou que Vous n'avez pas coopéré à l'exécution du Contrat.

5.4 Nous nous réservons le droit de suspendre la fourniture des Services pour (i) résoudre des problèmes techniques ou apporter des modifications techniques ; (ii) mettre à jour les Services pour refléter les changements dans les lois pertinentes et les demandes gouvernementales ; (iii) apporter des modifications aux Services conformément à Vos demandes. Nous pouvons également suspendre les Services en cas de non-paiement de Votre part.

5.5 Notre exécution des Services ne doit en aucun cas être considérée comme une garantie que les Services seront réussis, que tout ou partie de Vos Données seront récupérables ou utilisables, que le Téléphone Mobile sera utilisable, ou que nous obtiendrons tout autre résultat particulier. Bien que nous utilisions des méthodes de réparation approuvées par les fabricants des Supports d'origine, en ce qui concerne les réparations de téléphones mobiles, nous ne garantissons pas que les Services correspondent à toute garantie offerte par le fabricant du Support d'origine.

5.6 Ontrack garantit que le Logiciel Client RDR (i) est exempt de tout code de programme ou d'instructions de programme qui sont intentionnellement conçus pour interrompre, désactiver, endommager, interférer avec ou autrement affecter de manière négative tout programme, fichier ou opération informatique, et (ii) ne contient aucun autre code malveillant ou nuisible (malware) généralement désigné comme un virus ou décrit par des termes similaires, y compris les chevaux de Troie, les vers ou les portes dérobées.

5.7 LIEU DE PRESTATION DES SERVICES. Nous fournissons la plupart de nos Services dans les bureaux de KLDiscovery Ontrack (Switzerland) GmbH à 8304 Wallisellen, Suisse. Toutefois, nous pouvons envoyer Votre Support à notre société sœur ou à un tiers situé en Suisse ou à l'étranger.

5.8 LA RÉCUPÉRATION DES DONNÉES À DISTANCE. Si Vous demandez la récupération des Données dans les cas où il n'est pas nécessaire d'envoyer un Matériel, Ontrack peut exécuter le Service à distance. Dans ce cas, Vous devez télécharger et installer le logiciel client Ontrack RDR en utilisant le lien fourni par Ontrack. Une fois installé, le logiciel client permettra à l'utilisateur de se connecter à Ontrack via une connexion Internet cryptée. La connexion RDR est utilisée par Ontrack uniquement dans le but de contrôler les outils de récupération Ontrack directement sur la machine du Client. Vos Données ne seront pas transférées à Ontrack dans le cadre de ce processus.

5.9 DÉMAGNÉTISATION. Ontrack placera les Supports du Client dans une unité de démagnétisation, qui consiste en une machine qui crypte efficacement et en toute sécurité les Données magnétiques contenues sur un Support. Après le processus de démagnétisation, les Données ne seront plus lisibles et seront détruites de manière sécurisée.

5.10 RÉPARATION DES TÉLÉPHONES MOBILES. Nous proposons la récupération des Données d'un Téléphone Mobile comme une réparation des Téléphone Mobiles. Il ne s'agit pas d'une réparation autonome du Téléphone Mobile. Toutefois, si la réparation est possible, nous effectuerons les travaux nécessaires pour réparer et rétablir la fonctionnalité du Téléphone Mobile afin que Vous puissiez à nouveau utiliser Votre Téléphone Mobile dans ses conditions normales d'utilisation. Les travaux de réparation sont effectués dans notre atelier en Pologne.

6. Droits de la propriété intellectuelle

6.1 Vos Supports et Données sont et restent Votre propriété, et nous n'avons aucun droit de propriété, d'exploitation ou autre sur les Supports et les Données (à l'exception du droit de possession à des fins de réparation et d'utilisation des Supports et des Données dans le but de fournir les Services). Nous nous réservons tous les droits de propriété, d'utilisation et autres droits relatifs à la fourniture des Services, y compris toute mise à jour ou amélioration des Services.

7. Droits de révocation (consommateurs)

7.1 La présente clause 7 s'applique exclusivement aux Contrats conclus avec des Consommateurs.

7.2 Pendant l'évaluation gratuite, Vous pouvez révoquer Votre Commande à tout moment. Après cela, la résiliation ne sera possible que conformément à la clause 8.

8. Droits d'annulation des deux côtés

8.1 Sans préjudice de tout autre droit ou recours légal dont dispose une partie, l'une ou l'autre des parties peut résilier l'accord avec effet immédiat par notification écrite si :

8.2 (a) une partie viole irrémédiablement et matériellement l'un des termes du Contrat, ou (si cette violation est réparable) ne remédie pas à cette violation dans un délai de 7 (sept) jours après réception d'un avis écrit de réparation, ou viole de manière répétée les présentes CGV. Le défaut de paiement de la redevance constitue un manquement important ; ou

8.3 (b) une partie cesse (ou menace de cesser) d'exercer son activité en totalité ou en partie, un liquidateur ou un administrateur judiciaire est nommé pour elle ou pour une partie de son entreprise ou de ses actifs, ou décide de la liquider (sauf lorsque cela est fait en vue d'une fusion proposée ou d'une reconstruction solvable, dans laquelle l'entité résultante assume toutes les responsabilités), ou un tribunal de la juridiction compétente émet une décision de faillite, de liquidation ou similaire, ou conclut un accord avec ses créanciers, est incapable de payer ses dettes à leur échéance, ou dans le cas d'un individu devient insolvable.

8.4 Nous pouvons résilier l'accord si, en l'exécutant, nous violons les lois applicables en matière d'exportation et de sanctions relatives aux affaires avec certaines sociétés et personnes, telles que déterminées par la Suisse et la Commission européenne ou d'autres autorités nationales, y compris les États-Unis.

8.5 À la résiliation du Contrat toutes nos créances deviendront exigibles et payables.

9. Déclarations des clients

9.1 Vous déclarez et garantissez par la présente que : (i) que Vous êtes légalement capable de conclure des Contrats ; (ii) que Vous avez l'autorité, le pouvoir et la capacité d'accepter ces conditions et, dans le cas des Clients professionnels, que Vous avez les pouvoirs nécessaires pour conclure le Contrat ; (iii) que toutes les informations que Vous nous avez fournies en relation avec la Commande sont vraies, exactes, complètes et non trompeuses ; (iv) que Vous êtes le propriétaire du Support et/ou que Vous êtes autorisé par le propriétaire du Support à demander la fourniture des Services ; (v) les Supports et/ou les Données qui nous sont fournis n'enfreignent en aucune façon les droits ou obligations d'un tiers ; (vi) Votre fourniture des Supports et/ou des Données ne viole aucune loi applicable ; (vii) Vous êtes légalement habilité à accorder l'accès aux Données ; (viii) les Supports ne contiennent aucun matériel (y compris, sans s'y limiter, aucune Donnée) susceptible de violer les droits de propriété intellectuelle d'un tiers ; et (ix) les Supports ne contiennent aucun matériel susceptible de violer une loi applicable. Nous nous réservons le droit de demander des documents supplémentaires confirmant la propriété ou la représentation légale aux fins d'autoriser l'exécution des Services et de suspendre ou de ne pas commencer les Services en l'absence de tels documents.

9.2 Vous reconnaissez par les présentes que Vos Supports et/ou Données peuvent déjà être endommagés avant que nous les recevions et Vous comprenez que l'exécution des Services peut entraîner la destruction de Vos Supports et/ou Données, ou leur causer d'autres dommages. Nous ferons preuve d'un soin raisonnable dans l'exécution des Services mais, sous réserve de la clause 11 des présentes Conditions, nous ne serons pas responsables de tout dommage existant ou ultérieur à Vos Support et/ou Données dans l'exécution des Services.

10. Prix et paiement

10.1 Le prix des Services (hors TVA) est le prix indiqué dans l'Offre correspondante. Les Honoraires doivent être payés avant le début des Services ou, si cela a été convenu, nous calculons les Honoraires une fois que l'exécution des Services est terminée et avant la livraison des résultats des Services. Dans le cas où nous accepterions de facturer, Vous payerez la facture à la date d'échéance indiquée.

10.2 MÉTHODE DE PAIEMENT. Le paiement peut être effectué en espèces, par prélèvement automatique, virement bancaire, carte de crédit ou mobile pay, ou pour les Clients professionnels, par facture (numéro de Commande). Si Vous payez par carte de crédit, Ontrack Vous enverra un lien de paiement vers une plateforme de paiement sécurisée d'un tiers pour confirmer le paiement. Certains Services, tels que les répertoires de fichiers (voir la Description des Services concerné), sont payables avant le début des Services. Pour les autres Services, le paiement doit être effectué à Ontrack à la fin de la Commande avant que les Données récupérées ne soient retournées. Pour les Clients commerciaux, nous accordons un délai de paiement de 30 jours. En cas de non-paiement, nous facturerons automatiquement des intérêts de retard au taux légal autorisé. En cas de recouvrement de la dette, nous Vous facturerons intégralement les Honoraires de recouvrement et les Honoraires juridiques.

10.3 Pour les Clients privés et éventuellement pour les Clients professionnels, nous demandons un paiement anticipé. Si Vous ne payez pas un acompte, nous pouvons conserver les Support et les Données jusqu'à ce que le paiement ait été effectué en totalité. À cet égard, veuillez Vous référer à la clause 4.3. Si Vous n'effectuez pas le paiement intégral dans les 90 (quatre-vingt-dix) jours civils de la date d'échéance, nous Vous enverrons une demande écrite sur la manière de procéder. Si Vous ne répondez pas à cette demande, nous Vous enverrons 2 (deux) autres demandes à 3 (trois) semaines d'intervalle. Si nous ne répondons toujours pas, nous disposerons de Vos Support et/ou Données conformément à la législation applicable. En cas de retard de paiement, nous facturerons des intérêts de retard au taux légal autorisé.

11. Responsabilité civile

11.1 RESPONSABILITÉ ILLIMITÉE. Notre responsabilité est illimitée pour les dommages directs résultant d'une faute intentionnelle ou d'une négligence grave ou pour les dommages corporels.

11.2 LIMITATION DE LA RESPONSABILITÉ. La limitation de responsabilité suivante s'applique dans la mesure permise par la loi : sous réserve des dispositions de la présente clause 11, notre responsabilité totale à Votre égard découlant de ou en relation avec tout Contrat, que ce soit par Contrat, délit civil (y compris une négligence légère), violation d'une obligation légale ou autre, sera limitée (i) en cas de violation de la confidentialité, de la protection des Données ou de la propriété intellectuelle par action ou omission, à un maximum de 10 000 CHF ou à la valeur des Honoraires payables en vertu du Contrat concerné ; ou (ii) dans tout autre cas, à la valeur des Honoraires payables en vertu du Contrat. Cette limitation de responsabilité s'applique également en faveur de nos agents et sous-traitants.

11.3 L'EXCLUSION DE LA RESPONSABILITÉ. La responsabilité pour tout autre dommage, y compris, mais sans s'y limiter, les dommages indirects, les dommages consécutifs, la perte de profits, de revenus ou d'affaires, ou les dommages pour les dommages physiques ou autres, la destruction, la perte ou l'usure normale de tout Supports, Données ou autre équipement, qui peuvent survenir, ou l'expiration de toute garantie concernant Vos Supports ou autres équipements, ni avant la réception de Vos Supports, Données ou autres équipements, ni au cours de la fourniture de nos Services si ces dommages, destructions, dégâts ou confiscations découlent de la fourniture des Services en vertu des présentes Conditions, est exclue dans son intégralité dans la mesure permise par la loi.

12. Utilisation du coursier

12.1 Pour la collecte de Vos Supports avant le début de nos Services ou à la livraison des Données récupérées ou des Supports originaux, nous faisons appel à des Services de coursiers reconnus au niveau national. Vous supportez le risque du transport. Pour les conditions d'expédition respectives, veuillez Vous référer aux conditions générales respectives du service de coursiers. En cas de perte, l'assurance du transporteur couvre tout au plus la valeur actuelle du Support, mais pas la valeur des Données.

13. Compensation des dommages

13.1 Vous acceptez de nous indemniser entièrement contre toutes les réclamations, les coûts, les dommages, les responsabilités, les dépenses (y compris, mais sans s'y limiter, les Honoraires juridiques) et les réclamations et jugements de tiers faits à notre encontre à la suite ou en relation avec toutes Vos actions, omissions ou omissions d'agir en relation avec le Contrat et les présentes Conditions Générales de Vente.

14. Protection des données

14.1 Nous utilisons les Données personnelles que Vous nous fournissez pour mettre les Services à Votre disposition et pour traiter Votre paiement pour le Service. Bien que la divulgation des Données personnelles soit volontaire, Ontrack ne peux pas être en mesure de fournir les Services si Vous refusez de divulguer Vos Données personnelles ou si Vous retirez Votre consentement à leur utilisation à tout moment. Ontrack collecte Vos Données personnelles : (i) lorsque Vous nous contactez par courriel, par téléphone ou par d'autres moyens ; et (ii) dans le cadre ordinaire de notre relation avec Vous pour la fourniture des Services (y compris les Données personnelles que nous recevons au cours du traitement de Votre paiement).

14.2 Nous traitons Vos Données personnelles aux fins suivantes : (i) fournir les Services et exécuter Votre Commande ; (ii) solliciter Votre opinion sur nos Services ; et (iii) réaliser des opérations de marketing direct sous réserve d'un consentement approprié et juridiquement valable.

14.3 Nous pouvons divulguer Vos Données personnelles, dans la mesure où cela est nécessaire à l'exécution du Contrat, à d'autres sociétés du groupe KLDiscovery (dont Ontrack est membre), dont la liste complète est présentée dans notre Politique de confidentialité (www.ontrack.com/fr-ch/confidentialite), ainsi qu'à (i) des autorités juridiques et réglementaires pour signaler des violations réelles ou présumées des lois ou règlements applicables ; (ii) nos comptables, auditeurs, avocats et autres conseillers professionnels externes ; (iii) des prestataires de Services tiers (tels que des prestataires de Services de paiement, des sociétés d'expédition/de messagerie, des fournisseurs de technologie, des processeurs fournissant des Services de conformité). Le partage avec d'autres sociétés a pour but de remplir des obligations contractuelles envers Vous, sur la base d'intérêts commerciaux légitimes ou avec Votre consentement préalable à des fins de marketing direct conformément à la législation applicable. Nous avons mis en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles décrites dans la déclaration de protection des Données correspondante, et toutes les entreprises mentionnées sont tenues de mettre en œuvre ces mesures de sécurité pour garantir un niveau de protection élevé.

14.4 Vous pouvez consulter Vos droits en matière de protection des Données à tout moment à l'adresse suivante : www.ontrack.com/fr-ch/confidentialite.

15. Données clients (données récupérées)

15.1 Dans la mesure où Ontrack traite Vos Données personnelles dans le cadre de la récupération de Données (" Données Client "), le Contrat de Traitement des Données Personnelles, disponible sur www.ontrack.com/fr-ch/recuperation-donnees/cgv#dpa, s'applique,

16. Informations confidentielles

16.1 Chaque partie s'engage à ne pas divulguer les Informations Confidentielles de l'autre partie à un tiers sans le consentement écrit préalable de la partie divulgatrice et à : (i) utiliser ces Informations Confidentielles uniquement à des fins attribuables à l'exécution du Contrat; (ii) empêcher la divulgation des Informations Confidentielles en prenant les mêmes précautions et en faisant preuve de la même diligence que celles qu'il utiliserait pour empêcher la divulgation de ses propres Informations Confidentielles, et en faisant preuve d'au moins une attention raisonnable ; et (iii) divulguer les Informations Confidentielles à ses employés et à des tiers autorisés uniquement dans la mesure strictement nécessaire et à condition que ces parties soient elles-mêmes liées par des obligations de confidentialité non moins strictes que celles énoncées dans les présentes.

16.2 Les obligations de confidentialité ne s'appliquent pas aux Informations Confidentielles qui : (i) sont devenues de notoriété publique pour des raisons non imputables à la partie destinataire ; (ii) étaient connues de la partie destinataire avant d'être divulguées par la partie divulgatrice ; (iii) ont été divulguées à la partie destinataire par un tiers (à l'exclusion des employés ou des représentants de l'une ou l'autre partie) dans des circonstances qui excluent une violation des obligations de confidentialité envers la partie divulgatrice ; ou (iv) ont été développées indépendamment de la partie destinataire sans recours aux Informations Confidentielles.

17. Autres disposition importantes

17.1 CLAUSE DE SAUVETAGE. Si un tribunal ou une autorité compétente décide que l'une de ces clauses est illégale ou inapplicable, les autres clauses resteront en vigueur. Si nous ne prenons pas de mesures immédiates à Votre encontre suite à une violation de Votre part, cela ne nous empêchera pas de le faire ultérieurement dans la mesure où cela est conforme à la loi applicable.

17.2 MODIFICATIONS. Nous pouvons apporter des modifications aux Services pour refléter les changements dans les lois et les exigences légales pertinentes et pour apporter des ajustements et des améliorations techniques mineurs, par exemple pour faire face à une menace de sécurité. Ces changements n'affecteront pas Votre utilisation des Services. En outre, nous pouvons apporter d'autres modifications importantes aux présentes Conditions ou aux Services, mais si cela se produit, nous Vous en informerons et Vous pourrez alors nous contacter pour résilier le Contrat avant que les modifications ne prennent effet et recevoir un remboursement pour tous les Services payés mais non reçus.

17.3 Les présentes CGV et toutes les questions découlant de notre prestation de Services sont régies exclusivement par le droit suisse, à l'exclusion des règles de conflit de lois de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises du 11 avril 1980 ("Convention de Vienne"), de la Convention de La Haye et du droit international privé, sous réserve des règles de droit impératives.

17.4 Le lieu de juridiction exclusif est Zurich. Les lieux de compétence obligatoires prévus par la loi restent réservés. Nous nous réservons également le droit de Vous poursuivre au lieu de la juridiction ordinaire.

Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses

 (Controller to Processor (Module Two)

SECTION I

Clause 1

Purpose and scope

(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.

(b) The Parties:

(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and

(ii)   the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)

have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).

(c) These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.

(d) The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.

Clause 2

Effect and invariability of the Clauses

(a)  These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.

(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.

Clause 3

Third-party beneficiaries

(a)   Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:

(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;

(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);

(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);

(iv) Clause 12(a), (d) and (f);

(v) Clause 13;

(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);

(vii) Clause 16(e);

(viii) Clause 18(a) and (b).

(b)   Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 4

Interpretation

(a)   Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.

(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.

(c)   These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.

Clause 5

Hierarchy

In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.

Clause 6

Description of the transfer(s)

The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.

Clause 7

Docking clause

(a)   An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.

(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.

(c)   The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.

SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES

Clause 8

Data protection safeguards

The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.

8.1 Instructions

(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.

(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.

8.2 Purpose limitation

The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.

8.3 Transparency

On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.

8.4 Accuracy

If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.

8.5 Duration of processing and erasure or return of data

Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).

8.6 Security of processing

(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.

(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.

(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.

(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.

8.7 Sensitive data

Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.

8.8 Onward transfers

The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:

(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;

(ii)   the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;

(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or

(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.

Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.

8.9 Documentation and compliance

(a)   The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.

(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.

(c)   The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.

(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.

(e)   The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.

Clause 9

Use of sub-processors

(a) GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.

(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.

(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.

(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.

(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub-processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.

Clause 10

Data subject rights

(a)   The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.

(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.

(c)   In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.

Clause 11

Redress

(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.

(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.

(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:

(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;

(ii)   refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.

(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.

(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.

(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.

Clause 12

Liability

(a)   Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.

(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.

(c)   Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.

(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.

(e)   Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.

(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.

(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.

Clause 13

Supervision

(a) [This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries,

submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.

SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES

Clause 14

Local laws and practices affecting compliance with the Clauses

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.

(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:

(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;

(ii)   the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;

(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.

(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.

(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).

(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.

Clause 15

Obligations of the data importer in case of access by public authorities

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

15.1 Notification

(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:

(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or

(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.

(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.

(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).

(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.

15.2 Review of legality and data minimisation

(a)   The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).

(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.

(c)   The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.

SECTION IV – FINAL PROVISIONS

Clause 16

Non-compliance with the Clauses and termination

(a)   The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.

(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).

(c)   The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:

(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;

(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or

(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.

In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.

(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.

(e)   Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 17

Governing law

These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.

Clause 18

Choice of forum and jurisdiction

(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.

(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.

(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.

(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.

APPENDIX

EXPLANATORY NOTE:

It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.

ANNEX I 

LIST OF PARTIES

Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]

1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.

Address: Customer’s address stated in the Order

Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…

Signature and date: as stated in the Order

Role (controller/processor): Controller

Data importer(s):

2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC

Address:  9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA. 

Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data . 

Signature and date:  Data importer’s contact person stated above

Role (controller/processor): Processor

2. DESCRIPTION OF TRANSFER

Categories of data subjects whose personal data is transferred

Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.

Categories of personal data transferred

Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.

Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.

If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.

The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).

One off, or as often as instructed by the data exporter.

Nature of the processing

The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.

Purpose(s) of the data transfer and further processing

The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services

The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period

The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.

For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing

./.

COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY

Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13

Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA

EXPLANATORY NOTE:

The technical and organisational measures must be described in specific (and not generic) terms. See also the general comment on the first page of the Appendix, in particular on the need to clearly indicate which measures apply to each transfer/set of transfers.

Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.

For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.

The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.

ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS

EXPLANATORY NOTE:

This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).

The controller has authorised the use of the following sub-processors:

1. Name:  None

Address: Not applicable.

Contact person’s name, position and contact details:  Not applicable

Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized):  Not applicable. 

ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS

In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:

Definitions

For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:

(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;

(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;

(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;

(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and

(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.

Supplementary Protections

1. No back doors

The data importer hereby confirms that:

(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;

(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and

(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:

(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and

(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.

2. Enhanced audit rights

In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place.  The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.

3. Notification and Transparency

To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.ontrack.com/en-gb/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order.  The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page. 

4. Obligation to Challenge

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.

5. Obligation to Notify

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:

(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;

(ii)   to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and

(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter.  Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.

6. Policies and procedures

The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.

7. Disclosure of Records

The data importer shall create and maintain a written record of:

(i) each Disclosure Order; and

(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,

and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.

8. Standards

The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.

9. Policy Review

The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary. 

10. Onward Transfers

Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor.  Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter.  It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.

11. Compensation or other legal remedies

It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.

Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)

International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses

VERSION B1.0, in force 21 March 2022

ThisAddendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.

Part 1: Tables

Table 1: Parties