(A) Niniejsza Polityka

Niniejsza Polityka publikowana jest przez podmioty wymienione w poniższej (P) sekcji Nazwane łącznie „KLDiscovery”, „my”, „nas/nam/nami” lub „nasz/nasza/nasze”). Niniejsza Polityka skierowana jest do osób spoza naszej organizacji, z którymi współpracujemy, w tym do osób odwiedzających nasze strony internetowe (nasze „Strony internetowe”), klientów, dostawców, kandydatów i innych użytkowników naszych Usług (zwanych łącznie „Użytkownikami”). Zdefiniowane terminy zastosowane w niniejszej Polityce zostały wyjaśnione w poniższej sekcji (R). Niniejsza Polityka ma również zastosowanie do naszej obecności w mediach społecznościowych (patrz poniżej).

Niniejsza Polityka może być okresowo zmieniana lub aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach w odniesieniu do Przetwarzania Danych Osobowych lub zmian w obowiązujących przepisach prawa. Zachęcamy Użytkowników do uważnego zapoznania się z niniejszą Polityką oraz do regularnego sprawdzania niniejszej strony w celu dokonania przeglądu wszelkich zmian, jakie możemy wprowadzić zgodnie z warunkami niniejszej Polityki.

KLDiscovery działa pod następującymi markami: KLDiscovery, Ontrack, IBAS i ReadySuite.

(B) Przetwarzanie Danych Osobowych Użytkowników

Gromadzenie Danych Osobowych: Gromadzimy lub uzyskujemy (przetwarzamy) Dane Osobowe dotyczące Państwa z następujących źródeł:

  • Dane przekazane nam: Gdy kontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub w inny sposób, lub gdy przekazują nam Państwo swoją wizytówkę, lub gdy składają Państwo podanie o pracę.

  • Dane dotyczące zwykłych relacji: W zwykłym toku naszych relacji z Państwem (np. Dane osobowe, które uzyskujemy w trakcie świadczenia Usługi na rzecz Państwa lub Państwa pracodawcy).

  • Dane upubliczniane przez Użytkownika: Dane Osobowe, które Państwo świadomie decyduje się upublicznić, w tym za pośrednictwem mediów społecznościowych.

  • Dane z witryny internetowej: Gromadzimy lub uzyskujemy (przetwarzamy) Dane Osobowe, gdy Państwo odwiedzają dowolną z naszych Witryn, rejestrują się lub korzystają z dowolnych funkcji lub zasobów dostępnych w Witrynie lub za jej pośrednictwem.

  • Treści i informacje reklamowe: W przypadku interakcji z jakąkolwiek treścią lub reklamą osób trzecich na Stronie internetowej lub za pomocą wtyczek i plików cookie osób trzecich otrzymujemy Dane osobowe Państwa od odpowiedniego dostawcy tej treści lub reklamy podmiotu będącego osobą trzecią.

  • Gdy otrzymujemy Dane Osobowe Użytkowników od przekazujących nam te dane osób trzecich, takich jak agencje kredytowe lub organy ścigania.

Tworzenie Danych Osobowych: Podczas świadczenia Usług możemy również doprowadzić do pojawienia się nowych Danych Osobowych Użytkowników, takich jak zapisy interakcji Użytkowników z nami oraz szczegóły historii zamówień. Firma może również łączyć Dane Osobowe uzyskane w wyniku korzystania z dowolnej Witryny internetowej i Usług z Danymi Osobowymi zebranymi z różnych źródeł.

Relewantne Dane Osobowe: Kategorie Danych Osobowych Użytkowników, które możemy Przetwarzać, obejmują:

  • Dane osoby:nazwisko(-a), płeć, data urodzenia/wiek, obywatelstwo i zdjęcie.

  • Dane kontaktowe: adres wysyłkowy (np. dla potrzeb zwrotu oryginalnych nośników i/lub urządzeń pamięci masowej), numer telefonu, adres pocztowy oraz szczegóły profilu w mediach społecznościowych.

  • Zapisy dotyczące zgody: zapisy wszelkich zgód udzielonych przez Użytkownika, wraz z datą i godziną, sposobem wyrażenia zgody oraz wszelkimi powiązanymi informacjami (np. przedmiot zgody).

  • Szczegóły płatności: informacje o zakupie, wycena, rejestry faktur, adres rozliczeniowy, numer konta bankowego lub numer karty kredytowej, nazwisko posiadacza karty lub konta, szczegóły dotyczące bezpieczeństwa karty lub konta, data „ważna od” na karcie, oraz data wygaśnięcia ważności karty.

  • Poglądy i opinie: wszelkie poglądy i opinie na nasz temat, które Użytkownicy postanowią nam przesłać lub opublikować na platformach mediów społecznościowych.

  • Dane aplikacyjne: wszelkie rodzaje dokumentów aplikacyjnych, które można składać (np. CV, certyfikaty, referencje itd.).

  • Dane dotyczące pracodawcy: w przypadku, gdy Użytkownik kontaktuje się z nami jako pracownik strony trzeciej, nazwa, adres, numer telefonu i adres e-mail pracodawcy, w odpowiednim zakresie.

  • Dane dotyczące naszych Witryn: typ urządzenia, system operacyjny, typ przeglądarki, ustawienia przeglądarki, adres IP, ustawienia językowe, daty i godziny połączeń z Witryną oraz inne informacje techniczne dotyczące komunikacji (niektóre z nich mogą stanowić Dane Osobowe), nazwa Użytkownika, hasło, dane logowania, dane dotyczące Użytkowania oraz zbiorcze informacje statystyczne.

 

 

CelPodstawa prawna

Dostarczanie stron internetowych i usług: komunikowanie się z Użytkownikiem w związku z tymi stronami internetowymi i usługami.

  • Przetwarzanie jest niezbędne w związku z umową zawartą przez Państwa z nami lub w celu podjęcia kroków przed zawarciem umowy z nami; lub

  • Mamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu w celu dostarczenia naszych Stron, Aplikacji, produktów lub usług (w zakresie, w którym taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności); lub

  • uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę na Przetwarzanie (ta podstawa prawna jest stosowana wyłącznie w odniesieniu do Przetwarzania, które jest całkowicie dobrowolne - nie jest ona stosowana w odniesieniu do Przetwarzania, które jest w jakikolwiek sposób konieczne lub obowiązkowe).

Prowadzenie naszej działalności: prowadzenie i zarządzanie naszymi Witrynami, naszymi Usługami, dostarczanie Użytkownikowi treści, wyświetlanie reklam i innych informacji dla Użytkownika, komunikowanie się i interakcja z Użytkownikiem za pośrednictwem naszych Witryn lub naszych Usług; oraz powiadamianie Użytkownika o zmianach w naszych Witrynach lub naszych usług.

  • Przetwarzanie jest konieczne w związku z umową zawartą przez Państwa z nami lub w celu podjęcia kroków przed zawarciem umowy z nami; lub

  • Mamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu w celu zapewnienia Państwu naszych Stron Internetowych, naszych Usług (w zakresie, w jakim taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności); lub

  • Uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę na Przetwarzanie (ta podstawa prawna jest stosowana wyłącznie w odniesieniu do Przetwarzania, które jest całkowicie dobrowolne - nie jest ona stosowana w odniesieniu do Przetwarzania, które jest w jakikolwiek sposób konieczne lub obowiązkowe).

Komunikacja i marketing: komunikowanie się z Użytkownikiem za pomocą dowolnych środków (w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, wiadomości tekstowych, mediów społecznościowych, poczty lub osobiście) w celu dostarczenia informacji, którymi Użytkownik może być zainteresowany, z zastrzeżeniem zawsze uzyskania uprzedniej zgody Użytkownika w zakresie wymaganym przez obowiązujące prawo; personalizowanie naszych Stron internetowych i Usług dla użytkownika; utrzymywanie i aktualizowanie informacji kontaktowych użytkownika, w stosownych przypadkach; uzyskanie uprzedniej zgody Użytkownika w stosownych przypadkach; umożliwienie i rejestrowanie wyboru Użytkownika dotyczącego rezygnacji lub wypisania się, w stosownych przypadkach.
  • Przetwarzanie jest niezbędne w związku z umową zawartą przez Państwa z nami lub w celu podjęcia kroków przed zawarciem umowy z nami; lub

  • mamy uzasadniony interes w prowadzeniu Przetwarzania w celu skontaktowania się z Państwem, zawsze z zastrzeżeniem zgodności z obowiązującym prawem (w zakresie, w jakim taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności); lub

  • uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę na Przetwarzanie (ta podstawa prawna jest stosowana wyłącznie w odniesieniu do Przetwarzania, które jest całkowicie dobrowolne - nie jest stosowana do Przetwarzania, które jest w jakikolwiek sposób konieczne lub obowiązkowe)

Zarządzanie systemami informatycznymi: zarządzanie i obsługa naszych systemów komunikacyjnych, informatycznych i bezpieczeństwa; oraz audyty (w tym audyty bezpieczeństwa) oraz monitorowanie takich systemów.
  • Przetwarzanie jest niezbędne dla zapewnienia zgodności z obowiązkiem prawnym; lub

  • Mamy uzasadniony interes w przeprowadzeniu Przetwarzania w celu zarządzania i utrzymania naszej komunikacji i systemów informatycznych (w zakresie, w którym taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności).

Zdrowie i bezpieczeństwo: ocena stanu zdrowia i bezpieczeństwa oraz prowadzenie dokumentacji; zapewnienie bezpiecznego środowiska w naszej siedzibie; oraz zgodności z odpowiednimi zobowiązaniami prawnymi.
  • Przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia zgodności z obowiązkiem prawnym; lub

  • Mamy uzasadniony interes w przeprowadzeniu Przetwarzania w celu zapewnienia bezpiecznego środowiska w naszej siedzibie (w zakresie, w jakim taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności); lub

  • Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów jakiejkolwiek osoby.

Zarządzanie finansami: sprzedaż, finanse, audyt korporacyjny oraz zarządzanie dostawcami.
  • mamy uzasadniony interes w prowadzeniu Przetwarzania w celu zarządzania i prowadzenia spraw finansowych naszej firmy (w zakresie, w jakim taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności); lub

  • uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę na Przetwarzanie (ta podstawa prawna jest stosowana wyłącznie w odniesieniu do Przetwarzania, które jest całkowicie dobrowolne nie jest ona stosowana w odniesieniu do Przetwarzania, które jest w jakikolwiek sposób konieczne lub obowiązkowe).

Ankiety: angażowanie się w działania Użytkownika w celu uzyskania Państwa opinii na temat naszych Witryn lub Usług.
  • Mamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu w celu przeprowadzenia ankiet, raportów satysfakcji i badań rynkowych (w zakresie, w jakim taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności); lub

  • Uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę na Przetwarzanie (ta podstawa prawna jest stosowana wyłącznie w odniesieniu do Przetwarzania, które jest całkowicie dobrowolne

  • nie jest stosowana w odniesieniu do Przetwarzania, które jest w jakikolwiek sposób konieczne lub obowiązkowe).

Bezpieczeństwo: fizyczne bezpieczeństwo naszych siedzib (w tym zapisy wizyt w naszych siedzibach); zapisy z kamer przemysłowych; oraz bezpieczeństwo elektroniczne (w tym zapisy logowania i szczegóły dostępu).
  • Przetwarzanie jest niezbędne do spełnienia obowiązku prawnego; lub

  • mamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu w celu zapewnienia fizycznego i elektronicznego bezpieczeństwa naszej działalności i naszych obiektów (w zakresie, w którym taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności).

Dochodzenia: wykrywanie, badanie i zapobieganie naruszeniom polityki oraz przestępstwom kryminalnym, zgodnie z obowiązującym prawem.
  • Przetwarzanie jest niezbędne do zachowania zgodności z obowiązkiem prawnym; lub

  • Mamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu w celu wykrycia i ochrony przed naruszeniami naszych polityk i obowiązujących przepisów prawa (w zakresie, w którym taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności).

Zgodność z prawem: zgodność z naszymi zobowiązaniami prawnymi i regulacyjnymi wynikającymi z obowiązującego prawa.
  • Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego.
Ulepszanie naszych Witryn i Usług: identyfikowanie problemów z i planowanie ulepszeń naszych Witryn, a także tworzenie nowych Witryn lub Usług.
  • Mamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu w celu ulepszenia naszych Stron, naszych Aplikacji, naszych produktów lub naszych usług (w zakresie, w którym taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności); lub

  • Uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę na Przetwarzanie (ta podstawa prawna jest stosowana wyłącznie w odniesieniu do Przetwarzania, które jest całkowicie dobrowolne - nie jest stosowana do Przetwarzania, które jest w jakikolwiek sposób konieczne lub obowiązkowe).

Zapobieganie nadużyciom finansowym: wykrywanie, zapobieganie i badanie oszustwa.
  • Przetwarzanie jest niezbędne do zachowania zgodności z obowiązkiem prawnym (zwłaszcza w odniesieniu do obowiązującego prawa pracy); lub

  • mamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu w celu wykrycia oszustwa i ochrony przed nim (w zakresie, w jakim taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności).

Ustalanie, wykonywanie i obrona roszczeń prawnych: zarządzanie roszczeniami prawnymi; ustalanie faktów i roszczeń, w tym gromadzenie, przegląd i przedstawianie dokumentów, faktów, dowodów i zeznań świadków; wykonywanie i obrona praw i roszczeń prawnych, w tym formalne postępowanie sądowe. 
  • Przetwarzanie jest niezbędne do spełnienia obowiązku prawnego;

  • Mamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu w celu ustanowienia, wykonania lub obrony naszych praw (w zakresie, w jakim taki uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności); lub

  • Przetwarzanie jest niezbędne do ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych.

Wrażliwe dane osobowe

Staramy się nie gromadzić ani w inny sposób nie przetwarzać Wrażliwych Danych Osobowych, ale jeśli to robimy, to na następującej podstawie prawnej.

Podstawa prawna dla Przetwarzania Wrażliwych Danych Osobowych: Przetwarzając Państwa Wrażliwe Dane Osobowe w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce, możemy opierać się na jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych, w zależności od okoliczności:

  • uzyskaliśmy Państwa uprzednią wyraźną zgodę na piśmie na Przetwarzanie (ta podstawa prawna jest stosowana wyłącznie w odniesieniu do Przetwarzania, które jest całkowicie dobrowolne - nie jest ona stosowana w odniesieniu do Przetwarzania, które jest w jakikolwiek sposób konieczne lub obowiązkowe);

  • Przetwarzanie jest niezbędne w związku z jakąkolwiek umową, którą mogą Państwo zawrzeć z nami w celu świadczenia Państwu Usług;

  • Przetwarzanie jest wymagane lub dozwolone przez obowiązujące prawo; Przetwarzanie jest niezbędne do ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych;

  • Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów jakiejkolwiek osoby; lub

  • mamy uzasadniony interes w prowadzeniu Przetwarzania w celu zarządzania, prowadzenia lub promowania naszej działalności, a ten uzasadniony interes nie jest nadrzędny wobec Państwa interesów, praw podstawowych lub wolności.

Dobrowolne udostępnianie Danych Osobowych i konsekwencje braku udostępnienia: Udostępnianie nam Danych Osobowych przez Użytkowników jest dobrowolne i zazwyczaj jest to wymóg niezbędny do zawarcia z nami umowy i umożliwienia nam realizacji naszych zobowiązań umownych wobec Użytkowników. Użytkownicy nie mają żadnego ustawowego obowiązku udostępniania nam swoich Danych Osobowych; jeśli jednak Użytkownicy postanowią nie udostępniać nam swoich Danych Osobowych, nie będziemy w stanie zawrzeć z Użytkownikami umów i zrealizować naszych zobowiązań wobec Użytkowników.

(C) Ujawnianie Danych Osobowych stronom trzecim

Możemy ujawniać Dane Osobowe Użytkowników innym podmiotom należącymi do grupy KLDiscovery w celu zrealizowania naszych zobowiązań umownych wobec Użytkowników lub w uzasadnionych celach biznesowych (w tym świadczenia Usług na rzecz Użytkowników i obsługi naszych Stron internetowych), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Ponadto możemy ujawnić Dane Osobowe Użytkowników:

  • Państwu oraz, w stosownych przypadkach, jego wyznaczonych przedstawicieli lub, jeśli świadczymy Usługi na rzecz jego pracodawcy, jego pracodawcy;

  • organom nadzorczym i regulacyjnym, na żądanie, lub dla celów zgłaszania wszelkich rzeczywistych lub podejrzewanych naruszeń obowiązujących przepisów prawa lub innych regulacji;

  • księgowym, audytorom, prawnikom i innym zewnętrznym profesjonalnym doradcom KLDiscovery, z zachowaniem wiążących umownych lub prawnych obowiązków zachowania poufności;

  • zewnętrznym Procesorom danych (takim jak dostawcy usług płatniczych, partnerzy branży detalicznej i partnerzy dystrybucyjni, firmy spedycyjne/kurierskie; dostawcy technologii, dostawcy ankiet w zakresie satysfakcji klientów, operatorzy usług „czat na żywo” i procesorzy świadczący usługi zgodności, np. sprawdzanie wydanych przez rząd list zabronionych, tacy jak amerykańskie Biuro ds. Kontroli Aktywów Zagranicznych), znajdujących się w dowolnym miejscu na świecie, z zastrzeżeniem wymogów określonych poniżej w niniejszej sekcji (C);

  • wszelkim właściwym podmiotom, organom ścigania lub sądom, w zakresie niezbędnym do ustalenia, wykonania lub ochrony praw, lub innym organom właściwym w celu zapobiegania, śledzenia, wykrywania lub ścigania przestępstw lub wykonywania orzeczeń karnych; wszelkim właściwym nabywcom zewnętrznym, w przypadku gdy sprzedajemy lub przenosimy całość lub dowolną odpowiednią część naszego przedsiębiorstwa lub aktywów (w tym w przypadku przekształceń, rozwiązania lub likwidacji), ale tylko w zgodzie z obowiązującym prawem; oraznasze Strony internetowe mogą wykorzystywać treści zewnętrzne. Jeśli Użytkownicy zdecydują się na interakcję z takimi treściami, Dane Osobowe Użytkowników mogą być udostępniane zewnętrznemu dostawcy wybranej platformy mediów społecznościowych. Przed interakcją z takimi treściami zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności takich dostawców.

Jeśli angażujemy Procesora zewnętrznego w Przetwarzanie Danych Osobowych Użytkowników, zawieramy z takim Procesorem zewnętrznym umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z obowiązującym prawem, tak aby Procesor podlegał zobowiązaniom umownym w zakresie: (i) Przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie na podstawie naszych wcześniejszych pisemnych instrukcji; oraz (ii) stosowania środków ochrony poufności i bezpieczeństwa Danych Osobowych; wraz z wszelkimi dodatkowymi wymogami przewidzianymi w obowiązującym prawie. W każdym przypadku KLDiscovery ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania stron trzecich, którym KLDiscovery powierzył dane osobowe. KLDiscovery zapewnia, by wszystkie takie strony trzecie utrzymywały środki bezpieczeństwa i przetwarzania danych zgodnie ze standardami określonymi przez KLDiscovery przed przekazaniem takich danych osobowych danej stronie trzeciej.

Możemy anonimizować Dane Osobowe dotyczące korzystania ze Stron internetowych (np. poprzez rejestrację takich danych w formacie zagregowanym) oraz udostępniać takie zanonimizowane dane naszym partnerom biznesowym (w tym zewnętrznym partnerom biznesowym).

(D) Międzynarodowy transfer Danych Osobowych

Ze względu na międzynarodowy charakter naszej działalności, konieczne może być przekazywanie Danych Osobowych Użytkowników w ramach grupy KLDiscovery oraz stronom trzecim, jak wskazano w powyższej sekcji (C), w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce. Z tego powodu możemy przekazywać Dane Osobowe Użytkowników do innych krajów, które mogą posiadać niższe standardy ochrony danych niż UE z uwagi na przepisy prawne i wymogi dotyczące zgodności z ochroną danych inne niż te, które obowiązują w krajach Użytkowników.

W sytuacji, gdy przekazujemy Dane Osobowe Użytkowników do innych krajów, dokonujemy tego, gdy jest to wymagane na podstawie Standardowych Klauzul Umownych. Użytkownik może zażądać kopii naszych Standardowych Klauzul Umownych za pomocą danych kontaktowych podanych w poniższej sekcji (P).

Przekazywanie danych osobowych do Wielkiej Brytanii na podstawie decyzji w sprawie adekwatności z dnia 28 czerwca 2021 r.

W dniu 28 czerwca 2021 roku Komisja Europejska ustaliła, że Wielka Brytania, po wystąpieniu z Unii Europejskiej i staniu się "państwem trzecim" od 31 grudnia 2020 roku, zapewnia odpowiedni poziom ochrony w rozumieniu art. 45 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych 2016/679 ("GDPR") ("Decyzja o adekwatności") oraz że Wielka Brytania korzysta z takiej decyzji w odniesieniu do przekazywania Danych osobowych do Wielkiej Brytanii.

W przypadku, gdy będziemy przekazywać Państwa Dane osobowe z Unii Europejskiej, Szwajcarii lub innego członka EOG do Wielkiej Brytanii w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce, od dnia wydania Decyzji o adekwatności, będziemy to robić na podstawie Decyzji o adekwatności.

(E) Akredytacja z Departamentu Handlu Stanów Zjednoczonych

KLDiscovery jest akredytowany w Departamencie Handlu Stanów Zjednoczonych w ramach programu Tarczy Prywatności UE-USA (Privacy Shield Framework) oraz Tarczy Prywatności Szwajcaria – USA (Swiss-U.S. Privacy Shield Framework). Chociaż nie będziemy opierać transferu danych osobowych z UE, Wielkiej Brytanii lub Szwajcarii do USA na podstawie Tarczy Prywatności UE-USA (Privacy Shield), nadal będziemy przestrzegać zobowiązań wynikających z Tarczy Prywatności UE-USA (Privacy Shield) i Tarczy Prywatności Szwajcaria – USA. Zgodnie z orzeczeniem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 16 lipca 2020 r., uznającym za nieważne przekazywanie danych osobowych na podstawie Tarczy Prywatności UE-USA (Privacy Shield), Departament Handlu Stanów Zjednoczonych oświadczył, że będzie nadal administrował programem Tarczy Prywatności (Privacy Shield), w tym przetwarzał zgłoszenia do autocertyfikacji i re-certyfikacji w ramach programu Tarczy Prywatności (Privacy Shield Frameworks) i utrzymywał wykaz podmiotów uczestniczących w programie Tarczy Prywatności. Aby dowiedzieć się więcej o programie Tarczy Prywatności, wymaganiach dotyczących ochrony danych osobowych oraz zobaczyć naszą certyfikację, prosimy odwiedzić https://www.privacyshield.gov/.

(F) Bezpieczeństwo danych

Wdrożyliśmy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę Danych Osobowych Użytkowników przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem i innymi niezgodnymi z prawem lub nieuprawnionymi formami Przetwarzania, zgodnie z obowiązującym prawem.

Ponieważ Internet jest systemem otwartym, przesyłanie informacji przez Internet nie jest całkowicie bezpieczne. Chociaż podejmujemy wszelkie uzasadnione środki w celu ochrony Danych osobowych, nie może zagwarantować bezpieczeństwa danych przesyłanych za pośrednictwem Internetu - wszelkie takie transmisje odbywają się na własne ryzyko Użytkownika i jest on odpowiedzialny za zapewnienie, że wszelkie Dane osobowe są przesyłane w bezpieczny sposób.

(G) Dokładność

Podejmujemy wszelkie racjonalne kroki, aby zapewnić, że:

  • Dane Osobowe Użytkowników, które Przetwarzamy, są dokładne i, w miarę potrzeby, uaktualniane; oraz
  • wszelkie Przetwarzane przez nas Dane Osobowe Użytkowników, które są niedokładne (z uwzględnieniem celów, dla których są Przetwarzane) zostaną niezwłocznie usunięte lub skorygowane.

Od czasu do czasu możemy poprosić Użytkowników o potwierdzenie dokładności Danych Osobowych.

(H) Minimalizacja

Podejmujemy wszelkie uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że Dane Osobowe Użytkowników, które Przetwarzamy, są ograniczone do Danych Osobowych wymaganych w związku z celami określonymi w niniejszej Polityce (w tym świadczenia Usług na rzecz Użytkowników).

(I) Przechowywanie

Podejmujemy wszelkie uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że Dane Osobowe Użytkowników są Przetwarzane tylko przez minimalny okres niezbędny dla celów określonych w niniejszej Polityce Prywatności. Będziemy przechowywać kopie Danych Osobowych Użytkowników w formie, która umożliwia identyfikację, tylko przez okres, w którym:

  • utrzymujemy stałą relację z Użytkownikami (np. w przypadku, gdy Użytkownicy korzystają z naszych Usług, lub są zgodnie z prawem uwzględnieni na naszej liście mailingowej i nie wypisali się z tej listy); lub

  • Dane Osobowe Użytkowników są niezbędne w związku ze zgodnymi z prawem celami określonymi w niniejszej Polityce Prywatności, dla których posiadamy ważną podstawę prawną (np. w przypadku gdy Dane Osobowe Użytkowników zawarte są w zamówieniu złożonym przez pracodawcę i posiadamy uzasadniony interes w Przetwarzaniu tych danych dla celów prowadzenia naszej działalności i wypełniania zobowiązań wynikających z tej umowy); lub

  • otrzymamy Państwa zgodę na przechowywanie danych przez dłuższy okres czasu (np. w przypadku dokumentów aplikacyjnych do późniejszej oferty pracy).

Dodatkowo, będziemy przechowywać Dane Osobowe przez:

  • każdy obowiązujący okres przedawnienia w ramach obowiązującego prawa (tj. każdy okres, w którym dowolna osoba mogłaby wnieść przeciwko nam roszczenie w związku z Danymi Osobowymi Użytkowników lub dla którego mogą być istotne Dane Osobowe Użytkowników); oraz

  • dodatkowy okres dwóch (2) miesięcy po zakończeniu takiego obowiązującego okresu przedawnienia (co oznacza, że jeśli dana osoba wniesie roszczenie pod koniec okresu przedawnienia, to nadal mamy zapewnioną rozsądną ilość czasu, aby zidentyfikować Dane Osobowe istotne dla tego roszczenia).

W przypadku wniesienia jakichkolwiek roszczeń możemy nadal Przetwarzać Dane Osobowe Użytkowników przez takie dodatkowe okresy, jakie są niezbędne w związku z tymi roszczeniami.

W okresach wymienionych powyżej w odniesieniu do roszczeń ograniczamy Przetwarzanie Danych Osobowych Użytkowników do przechowywania i zapewnienia bezpieczeństwa Danych Osobowych, z wyjątkiem przypadków, w których Dane Osobowe muszą zostać poddane przeglądowi w związku z jakimkolwiek roszczeniem lub zobowiązaniem wynikającym z obowiązującego prawa.

Po upływie powyższych okresów, w każdym przypadku, gdy ma to zastosowanie, Firma albo: (i) trwale usunie lub zniszczy odpowiednie Dane osobowe; lub (ii) zanonimizuje odpowiednie Dane osobowe.

(J) Prawa Użytkowników

Z zastrzeżeniem obowiązującego prawa Użytkownicy posiadają szereg uprawnień dotyczących Przetwarzania Danych Osobowych, w tym:

  • prawo do nieprzekazywania nam swoich Danych Osobowych (należy jednak pamiętać, że nie będziemy w stanie zapewnić Użytkownikowi pełnych korzyści z naszych Witryn lub Usług, jeśli Użytkownik nie przekaże nam swoich Danych Osobowych - np. możemy nie być w stanie przetwarzać jego żądań bez niezbędnych szczegółów);

  • prawo do żądania dostępu do lub kopii Danych Osobowych, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem, wraz z informacjami dotyczącymi charakteru, przetwarzania i ujawniania tych Danych Osobowych;

  • prawo do żądania skorygowania wszelkich niedokładności Danych Osobowych Użytkowników, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem;

  • prawo do żądania, z uzasadnionych powodów:

    • usunięcia Danych Osobowych, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem; lub

    • ograniczenia Przetwarzania Danych Osobowych, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem;

  • prawo do sprzeciwu, z uzasadnionych powodów, wobec Przetwarzania Danych Osobowych przez nas lub w naszym imieniu;

  • prawo do przekazania Danych Osobowych, które Przetwarzamy lub których jesteśmy Administratorem, do innego Administratora, w zakresie, w jakim znajduje to zastosowanie;

  • prawo do cofnięcia zgody na Przetwarzanie, w przypadku gdy legalność Przetwarzania jest oparta na zgodzie (przy czym takie wycofanie nie wpływa na legalność Przetwarzania dokonanego przed datą otrzymania przez nas powiadomienia o takim wycofaniu i nie uniemożliwia Przetwarzania Państwa Danych Osobowych w oparciu o inne dostępne podstawy prawne); oraz

  • prawo do wnoszenia skarg do Organu nadzorczego w zakresie Przetwarzania Danych Osobowych przez nas lub w naszym imieniu. Adresy organów można znaleźć na stronie: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

Powyższe pozostaje bez wpływu na prawa Użytkownika określone w prawie powszechnie obowiązującym.

 

WAŻNA INFORMACJA

W zależności od obowiązującego prawa, mogą Państwo również posiadać następujące dodatkowe prawa dotyczące Przetwarzania Państwa Danych Osobowych:

  • prawo do sprzeciwu, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wobec Przetwarzania Państwa Danych Osobowych przez nas lub w naszym imieniu, jeżeli takie przetwarzanie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. e) (interes publiczny) lub art. 6 ust. 1 lit. f) (uzasadnione interesy) GDPR; oraz

  • prawo do sprzeciwu wobec Przetwarzania Państwa Danych Osobowych przez nas lub w naszym imieniu dla celów marketingu bezpośredniego.

Aby skorzystać z jednego lub więcej z tych praw, lub zadać pytanie dotyczące tych praw lub jakiegokolwiek innego postanowienia niniejszej Polityki, lub dotyczące Przetwarzania przez nas Państwa Danych osobowych, należy skorzystać z danych kontaktowych podanych w sekcji (P) poniżej.

Jeżeli świadczymy Państwu Usługi na podstawie zamówień, takie świadczenie Usług jest regulowane przez warunki umowne przekazane Państwu. W przypadku rozbieżności pomiędzy takimi warunkami a niniejszą Polityką, niniejsza Polityka ma charakter uzupełniający.

(K) Pliki cookie

Plik cookie to niewielki plik umieszczany na urządzeniu Użytkownika podczas odwiedzania Strony internetowej (w tym naszych Stron internetowych). Rejestruje on informacje o urządzeniu, przeglądarce i, w niektórych przypadkach, preferencjach i zwyczajach Użytkowników w zakresie przeglądania stron. Możemy Przetwarzać Dane Osobowe Użytkowników za pomocą technologii cookies, zgodnie z naszą Polityką plików cookie, która opisuje również sposób działania narzędzia zgody na pliki cookie. Korzystamy z technologii zgody na pliki cookie stron trzecich w celu uzyskania zgody użytkownika na korzystanie z plików cookie.

(L) Narzędzia analityczne i narzędzia innych dostawców

Istnieje możliwość, że podczas odwiedzania strony internetowej, Państwa sposób przeglądania będzie poddawany analizie statystycznej. Takie analizy przeprowadzane są przede wszystkim za pomocą tak zwanych programów analitycznych. Szczegółowe informacje na temat tych różnych programów analitycznych można znaleźć na stronie: Użyj narzędzia innych dostawców.

(M) Korzystanie z mediów społecznościowych

Nie używamy wtyczek mediów społecznościowych na naszej stronie internetowej. Witryny mediów społecznościowych mogą być dostępne wyłącznie za pośrednictwem łączy z naszej Witryny. W związku z tym podczas odwiedzania naszej Witryny nie są przekazywane żadne dane osobowe do żadnej witryny mediów społecznościowych. Szczegółowe informacje na temat korzystania przez nas z mediów społecznościowych można znaleźć tutaj: Korzystanie z mediów społecznościowych.

(N) Warunki użytkowania

Wszelkie korzystanie z naszych Witryn podlega naszym Warunkom użytkowania. Zalecamy regularne przeglądanie naszych Warunków użytkowania w celu zapoznania się z wszelkimi zmianami, jakie możemy wprowadzać od czasu do czasu.

(O) Marketing bezpośredni

Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa, w przypadku gdy Użytkownicy udzielili wyraźnej zgody zgodnie z obowiązującym prawem lub w sytuacji, gdy wysyłamy Użytkownikom komunikaty reklamowe i marketingowe dotyczące naszych podobnych produktów i usług, możemy Przetwarzać Dane Osobowe Użytkowników w celu kontaktowania się za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, poczty tradycyjnej lub innych form komunikacji w celu dostarczenia informacji lub Usług, które mogą zainteresować Użytkowników. Jeśli świadczymy Usługi na rzecz Użytkowników, możemy przesyłać Użytkownikom informacje dotyczące naszych Usług, nadchodzących promocji i inne informacje, które mogą zainteresować Użytkowników, korzystając z danych kontaktowych, które zostały nam dostarczone i zawsze zgodnie z obowiązującym prawem.

Użytkownicy mogą w każdej chwili wypisać się z naszej promocyjnej listy mailingowej lub newsletterów, klikając na link rezygnacji z subskrypcji zawarty w każdym wysłanym e-mailu lub newsletterze. Po wypisaniu się z listy nie będziemy przesyłać Użytkownikom kolejnych e-maili, ale możemy w dalszym ciągu kontaktować się z Użytkownikami w zakresie niezbędnym dla celów realizacji zamówionych Usług.

(P) Dane kontaktowe

W przypadku jakichkolwiek uwag, pytań lub wątpliwości dotyczących którejkolwiek z informacji zawartych w niniejszej Polityce lub jakichkolwiek innych kwestii związanych z Przetwarzaniem Danych Osobowych przez KLDiscovery, prosimy skontaktować się z właściwym podmiotem spośród podanych poniżej:

Administratorzy, w odniesieniu do których wydano niniejszą Politykę, to:

 

Kraj Nazwa podmiotu Adres rejestrowy i kontakt
Wielka Brytania KLDiscovery Ontrack Limited 

UK Data Privacy Queries
Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB
Data-protection@kldiscovery.com

KLDiscovery Limited 

UK Data Privacy Queries
Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB
Data-protection@kldiscovery.com

IrlandiaKLDiscovery Limited 

Irish Data Privacy Queries
25-28 North Wall Quay, Dublin 1, DO1 H104
Data-protection@kldiscovery.com

DaniaIbas Ontrack ApS Danish Data Privacy Queries
Gammel Kongevej 1, 1610 København V
Danmark-data-beskyttelse@kldiscovery.com
Finlandia Ibas Ontrack Oy Finnish Data Privacy Queries
Lakkisepante 1100620, HelsingforsDatan-suojelu@kldiscovery.com
Holandia  KLDiscovery Ontrack B.V Dutch Data Privacy Queries
De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, The Netherlands
Gegevensbescherming@kldiscovery.com
Szwecja Ibas Ontrack AB Swedish Data Privacy Queries
Box 1005, 751 40
UppsalaDataskydd@kldiscovery.com

Norwegia

Ibas Ontrack AS Norwegian Data Privacy Queries
Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger
Data-beskyttelse@kldiscovery.com
Niemcy KLDiscovery Ontrack GmbH German Data Privacy Queries
Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen
Datenschutz@kldiscovery.com
Włochy KLDiscovery Ontrack Srl Italian Data Privacy Queries
GALLARATE (VA) VIAMARSALA 34/A CAP 21013
Protezione-dati@kldiscovery.com
Polska KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o Polish Data Privacy Queries
Katowice (40-082), ul. Jana III Sobieskiego 11,
PolandOchrona-danych@kldiscovery.com
Singapur  KLDiscovery Ontrack Pte Ltd Singapore Data Privacy Queries
3 International Business Park#02-27, Nordic European Centre Singapore 609927
Singapore-data-protection@kldiscovery.com
Chiny Kroll Ontrack Information Technology Service (Shanghai) Co., Ltd Chinese Data Privacy Queries
Room 1004, Floor 10Jing'An Kerry Centre Building 1 (North Building)
No. 1515, West Nanjing RoadJing'an District Shanghai, China
China-data-protection@kldiscovery.com
Japonia  KLDiscovery Ontrack K.K.

Japanese Data Privacy Queries
24F, 1-7 Uchisaiwaichido 1 chome, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0011,
JapanJapan-data-protection@kldiscovery.com

Hong Kong  KLDiscovery Ontrack (HK) Limited Hong Kong Data Privacy Queries
Room 1702, 17/F Central Plaza18 Harbour Road
Wanchai, Hong Kong
Hongkong-data-protection@kldiscovery.com
Hiszpania  KLDiscovery Ontrack SL Spanish Data Privacy Queries
C/Anabel Segura 7, 1ª planta, oficina B, 28108 – Alcobendas,
MadridProteccion-de-datos@kldiscovery.com
Francja  KLDiscovery Ontrack Sarl French Data Privacy Queries
2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413
Protection-des-donnees@kldiscovery.com
Szwajcaria KLDiscovery Ontrack (Switzerland) GmbH   Swiss Data Privacy Queries
Hertistrasse 25, 8304 Wallisellen
Datenschutz@kldiscovery.com
AustraliaKLDiscovery Ontrack Pty Ltd  Australian Data Privacy Queries
9/28 Donkin St, West End QLD 4101, Australia
Australia-data-privacy@kldiscovery.com
USAKLDiscovery Ontrack, LLC American Data Privacy Queries
Attn: Jason Davison, 9023 Columbine Road
Eden Prairie, MN 55347
Data-privacy@kldiscovery.com
KLDiscovery Inc American Data Privacy Queries
Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300,
McLean, VA 22102-3810
Data-privacy@kldiscovery.com
Kanada KLDiscovery Ontrack Canada Co Canadian Data Privacy Queries
1871 Hollis Street, Suite 200, Halifax, NS, B3J 0C3
CanadaData-privacy@kldiscovery.com
GrecjaKLDiscovery Ontrack
Single Member Private Company
Greek Data Privacy Queries
15 Theanos Street
11854 Athens
Data-privacy@kldiscovery.com

 

Prosimy pamiętać, że w przypadku, gdy wymieniony Administrator znajduje się poza terenem Unii Europejskiej, Użytkownicy mogą skontaktować się z podmiotem w kraju swojego pobytu.

(Q) Przedstawiciele

Każdy z administratorów mających siedzibę poza EOG i wymienionych w sekcji (P) powyżej wyznaczył KLDiscovery Ontrack GmbH, Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen, Niemcy, jako swojego przedstawiciela do celów art. 27 GDPR.
Każdy z administratorów mających siedzibę poza Zjednoczonym Królestwem i wymienionych w sekcji (P) powyżej wyznaczył KLDiscovery Limited, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB na swojego przedstawiciela do celów art. 27 GDPR w Zjednoczonym Królestwie.

(R) Definicje

  • „Administrator” oznacza podmiot, który decyduje, w jaki sposób i dlaczego Dane Osobowe są Przetwarzane. W licznych ustawodawstwach Administrator ponosi główną odpowiedzialność za przestrzeganie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.
  • „Organ nadzorczy” oznacza niezależny organ publiczny, który ma prawo do nadzorowania przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.
  • „EOG” oznacza Europejski Obszar Gospodarczy.
  • „Dane Osobowe” oznaczają informacje dotyczące dowolnej osoby fizycznej, lub na podstawie których można zidentyfikować dowolną osobę fizyczną. Przykłady Danych Osobowych, które możemy Przetwarzać, znajdują się w powyższej sekcji (B).
  • „Przetwarzać”, „Przetwarzanie” lub „Przetwarzane” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych lub zestawach Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
  • „Procesor” oznacza każdą osobę lub podmiot Przetwarzający Dane Osobowe w imieniu Administratora (inny niż pracownicy Administratora).
  • „Usługi” oznaczają wszelkie usługi świadczone przez KLDiscovery.
  • “Wrażliwe Dane Osobowe” oznaczają Dane Osobowe dotyczące rasy lub pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, zdrowia fizycznego lub psychicznego, życia seksualnego, wszelkich rzeczywistych lub domniemanych przestępstw lub kar, krajowego numeru identyfikacyjnego lub inne informacje, które mogą być uważane za wrażliwe zgodnie z obowiązującym prawem.
  • "Standardowe Klauzule Umowne" oznaczają wzorcowe klauzule przeniesienia przyjęte przez Komisję Europejską lub przyjęte przez organ ochrony danych i zatwierdzone przez Komisję Europejską.
  • "UK GDPR" oznacza GDPR w brzmieniu stanowiącym część prawa obowiązującego w Wielkiej Brytanii na mocy sekcji 3 ustawy o Unii Europejskiej (wycofanie się) Act 2018 oraz stosowanym i zmienionym przez załącznik 2 rozporządzenia o ochronie danych, prywatności i komunikacji elektronicznej (zmiany itp.) (wyjście z UE) Regulacje 2019 (SI 2019/419) lub zmienionym od czasu do czasu przez inne przepisy obowiązujące w Wielkiej Brytanii).

 

1 stycznia 2022