Regulamin dotyczący usług

WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG ODZYSKIWANIA DANYCH PRZEZ FIRMĘ ONTRACK

Prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszymi Warunkami przed przesłaniem nam zamówienia. Niniejsze Warunki informują o tym, kim jesteśmy, w jaki sposób będziemy świadczyć nasze Usługi, w jaki sposób Ty i my możemy zmienić lub zakończyć Umowę, co zrobić, jeśli wystąpi problem i inne ważne informacje.

1. NINIEJSZE WARUNKI

1.1.       Niniejsze Warunki („Warunki”) regulują świadczenie usług odzyskiwania danych przez firmę KLDiscovery Ontrack Sp. z o. o., ul. Jana III Sobieskiego 11, 40-082 Katowice,  NIP 954 24 96 597, Regon 278348710, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy w Katowicach Wydział Gospodarczy KRS 0000228101, kapitał zakładowy 860 000 PLN (działająca pod nazwą „Ontrack”).

1.2.       Częścią niniejszych OWH jest nasz Opis usługi dla usług odzyskiwania danych, jak również Umowa o przetwarzaniu danych (RODO), która reguluje przetwarzanie danych osobowych w ramach świadczenia naszej usługi. Więcej informacji na temat funkcji i ograniczeń naszej usługi odzyskiwania danych można znaleźć w opisie usługi. RODO reguluje przetwarzanie danych osobowych przekazanych Ontrack przez klienta w celu odzyskania danych.

1.3.       Aby uzyskać informacje na temat tego, w jaki sposób my, jako podmiot odpowiedzialny, gromadzimy, przetwarzamy i przechowujemy dane osobowe, należy zapoznać się z naszą polityką prywatności.

1.4.       Warunki klienta lub osób trzecich są wyraźnie wyłączone i nie mają zastosowania. Niniejsze Warunki, Opis usługi i DPA mają również zastosowanie do wszystkich przyszłych relacji biznesowych, nawet jeśli nie zostały one ponownie wyraźnie uzgodnione.

1.5.       Usługi są świadczone głównie w naszym laboratorium w Polsce. Ontrack posiada zaplecze techniczne i lokalizacje w Europie i USA. W razie potrzeby Użytkownik niniejszym udziela Ontrack dostępu do danych na urządzeniach pamięci masowej z dowolnego obiektu Ontrack, w tym ze Stanów Zjednoczonych Ameryki i Wielkiej Brytanii, w celu świadczenia usług przez Ontrack. Prosimy o zapoznanie się z punktem 6.4. 

2. DANE KONTAKTOWE

2.1.       Jak się z nami skontaktować. Możesz skontaktować się z nami, dzwoniąc do naszego zespołu obsługi klienta pod numer +48 (0) 32 77 99 999, pisząc do nas na adres Ontrack, ul. Sobieskiego 11, 40-082 Katowice lub dane@ontrack.com.

3. DEFINICJE

3.1.       W niniejszych Warunkach będą miały zastosowanie następujące definicje:

(a)        „AI” oznacza sztuczną inteligencję;

(b)        „Narzędzia oparte na AI” oznaczają narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, obecnie wykorzystywane przez Ontrack w związku z Usługami, mające charakter albo (i) wewnętrznych narzędzi do zarządzania produktywnością, albo (ii) narzędzi używanych w ramach świadczenia określonych Usług, w każdym przypadku określonych w niniejszych Warunkach. Narzędzia oparte na AI wykorzystywane przez Ontrack nie są udostępniane Klientowi ani oferowane lub dostarczane Klientowi jako samodzielna usługa;

(c)        „Dane zagregowane” oznaczają informacje statystyczne, analityczne lub operacyjne opracowane przez Ontrack na podstawie Danych Klienta, pod warunkiem że takie informacje: (i) zostały zagregowane lub w nieodwracalny sposób zanonimizowane w taki sposób, że ani Ontrack, ani żadna strona trzecia nie są w stanie, z wykorzystaniem rozsądnych środków, zidentyfikować w bezpośredni lub pośredni sposób Klienta, żadnej osoby, której dane dotyczą, ani żadnych danych osobowych; (ii) nie zawierają treści żadnych odzyskanych, przywróconych, przetworzonych lub wyodrębnionych plików, nazw plików, ścieżek plików, list plików ani innych danych specyficznych dla Klienta; (iii) nie mogą racjonalnie zostać wykorzystane do wyszczególnienia bądź ponownego zidentyfikowania Klienta lub dowolnej osoby, której dane dotyczą, ani powiązania w inny sposób z Klientem lub osobą, której dane dotyczą; oraz (iv) są ograniczone do wskaźników operacyjnych, w tym wskaźników błędów, wskaźników powodzenia odzyskiwania, czasów przetwarzania, danych dotyczących wydajności systemu oraz wzorców związanych z awariami;

(d)        „Nośnik kopii zapasowej” oznacza nośnik danych Ontrack, na którym odzyskane dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej – zazwyczaj jest to dysk twardy USB;

(e)        „Klient biznesowy” oznacza klienta prowadzącego działalność gospodarczą, handlową lub zawodową, w tym między innymi jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę osobową, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub organ publiczny;

(f)        „Informacje poufne” oznaczają wszystkie informacje ujawnione lub przekazane przez jedną Stronę drugiej Stronie w ramach Relacji Biznesowych, w przypadku których Strona otrzymująca miała uzasadnione oczekiwania, oparte na oznaczeniu odpowiednich informacji jako poufnych lub w dobrej wierze w oparciu o charakter informacji, że Strona ujawniająca miała szczególny, podlegający ochronie interes w zachowaniu poufności odpowiednich informacji;

(g)        „Konsument” oznacza każdą osobę fizyczną, która dokonuje czynności prawnej w celach, które w przeważającej mierze nie mają charakteru handlowego ani nie są związane z prowadzeniem działalności na własny rachunek;

(h)        „Umowa” jest zdefiniowana w Punkcie 4.4;

(i)        „Klient” oznacza zarówno Klienta biznesowego, jak i Konsumenta;

(j)        „Dane Klienta” oznaczają (i) dowolne Dane, Informacje wejściowe lub Informacje wyjściowe; oraz (ii) wszelkie inne informacje mające związek z Klientem, Sprzętem Klienta lub Zamówieniem Klienta, które Ontrack tworzy, przetwarza lub do których uzyskuje dostęp w związku z realizacją Usług, w tym między innymi rekordy diagnostyczne i ewaluacyjne, listy plików, dzienniki usług i audytów oraz wszelkie dane przesłane do Narzędzia opartego na AI albo przetworzone lub wygenerowane przez takie narzędzie;

(k)         „Dane” oznaczają dowolne dane w postaci elektronicznej, w tym „dane osobowe” w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE 2016/679) i / lub Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000);

(l)        „Sprzęt” oznacza Twoje Nośniki i, jeśli dotyczy, Telefon komórkowy lub tablet;

(m)        „Opłata” oznacza opłatę należną od Ciebie za Usługi, zgodnie z odpowiednią Ofertą;

(n)        „Informacje wejściowe” oznaczają wszelkie dane przesłane do Ontrack przez Klienta w celu realizacji Usług, w tym: (i) elektroniczne dane, pliki lub zestawy danych przekazane na fizycznych nośnikach pamięci, taśmach lub innych nośnikach; (ii) dane przesłane przez Klienta za pośrednictwem protokołu FTP lub dowolnych innych środków elektronicznych; oraz (iii) nazwy plików lub listy plików przekazane przez Klienta w celu identyfikacji konkretnych plików lub danych, które Ontrack ma zlokalizować, odzyskać, przywrócić, wyodrębnić lub przetworzyć;;

(o)         „Nośnik pamięci” oznacza nośnik danych, taki jak dyski twarde, dysk USB, dyski SSD, układy pamięci, taśmy lub inne nośniki danych;

(p)         „Oferta” i „Akceptacja” mają znaczenie nadane im odpowiednio w Punktach 4.3 i 4.4;

(q)        „Informacje wyjściowe” oznaczają wszelkie dane, rezultaty lub rekordy wygenerowane przez Ontrack z wykorzystaniem Narzędzi opartych na AI, w tym (i) odzyskane, przywrócone lub wyodrębnione dane dostarczone Klientowi; (ii) możliwe do odzyskania listy plików; (iii) podsumowania dotyczące odzyskiwania, przywracania lub usług; oraz (iv) rekordy dotyczące weryfikacji usunięcia, skasowania lub zniszczenia;

(r)        „Opis usługi” oznacza konkretne procesy stosowane przez Ontrack i opisane pod następującym linkiem: https://www.ontrack.com/pl-pl/informacje-prawne/odzyskiwanie-danych-warunki#opis, który określa, między innymi, zakres i ograniczenia świadczonych przez nas usług odzyskiwania danych;   .

(s)         „Usługi Odzyskiwania Danych” (lub w skrócie „Usługi”) oznaczają usługi, które mają być świadczone przez nas na rzecz klient, zgodnie z opisem w punktach 4 (Proces zamawiania) i 6 (Nasze usługi) niniejszych OWU, jak również w Opisie usługi; oraz

(t)      „Strona internetowa” oznacza naszą stronę internetową pod adresem www.ontrack.com/pl-pl.

4. PROCES ZAMÓWIENIA (oferta i akceptacja)

4.1.             Po wstępnej konsultacji telefonicznej, przesłaniu formularza online za pośrednictwem naszej strony internetowej lub korespondencji e-mail, użytkownik przekazuje nam swój sprzęt. W przypadku standardowego odzyskiwania danych, najpierw przeprowadzana jest Ocena, która jest określona w naszym Opisie Usług. W zależności od typu urządzenia, jak również rodzaju uszkodzenia, ocena może zostać przeprowadzona bezpłatnie (z wyjątkiem telefonów komórkowych, tabletów i nośników flash, otwartych dysków twardych, usuniętych lub sformatowanych nośników, a także szkód spowodowanych przez wodę i ogień), chyba że uzgodniono inaczej podczas procesu zamawiania. Następnie dostarczymy Ocenę (jak również inne usługi odzyskiwania danych, jeśli dotyczy) zgodnie z opisem usługi. W przypadku telefonów komórkowych, tabletów, otwartych dysków twardych i nośników flash, a także w przypadku niektórych rodzajów uszkodzeń lub jeśli Ocena nie dostarcza żadnych informacji na temat możliwego odzyskania danych, przeprowadzimy odpłatną diagnozę. W takim przypadku użytkownik otrzyma link do oferty wykonania usługi Diagnozy, którą musi autoryzować elektronicznie, aby zlecić nam wykonanie usługi.   

4.2.             Po przeprowadzeniu oceny lub płatnej diagnozy użytkownik otrzyma ocenę zakresu, w jakim odzyskiwanie danych może zakończyć się powodzeniem. W przypadku diagnozy użytkownik otrzyma informacje o plikach, które prawdopodobnie można odzyskać. Wyjaśnienie kategorii oceny, a także dokładną procedurę można znaleźć w naszym Opisie usługi. Na podstawie przeprowadzonej oceny użytkownik otrzyma stałą ofertę cenową odzyskiwania danych (oferta odzyskiwania danych). Zazwyczaj w ramach oferty odzyskiwania danych można wybrać różne poziomy usług, które zostały opisane bardziej szczegółowo w naszym Opisie usługi.

4.3.             Po otrzymaniu naszej wyceny odzyskiwania danych, użytkownik ma następujące możliwości: (i) elektronicznie autoryzować zamówienie ("Oferta"); (ii) zażądać od nas zwrotu swoich Urządzeń po kosztach; lub (iii) zażądać od nas nieodwracalnego usunięcia swoich danych i/lub zniszczenia swoich Urządzeń; w tym ostatnim przypadku jesteśmy zobowiązani i uprawnieni do niezwłocznego przeprowadzenia usunięcia/zniszczenia. Jeśli nie otrzymamy zamówienia, instrukcji usunięcia lub żądania zwrotu urządzeń w ciągu 14 (czternastu) dni kalendarzowych od daty oferty, wyślemy użytkownikowi przypomnienie pocztą elektroniczną i poprosimy o poinformowanie nas, jak postępować zgodnie z powyższymi opcjami.  Jeśli użytkownik nie odpowie na to przypomnienie, wyślemy mu 2 (dwa) kolejne przypomnienia w odstępach 2 (dwóch) tygodni. Jeśli użytkownik ponownie nie zareaguje na te przypomnienia i nie poinstruuje nas, jak postępować z jego sprzętem, zutylizujemy jego sprzęt (w tym jego dane) zgodnie z obowiązującym prawem.

4.4.             Akceptujemy zamówienie użytkownika (tj. jego ofertę zgodnie z punktem 4.3), wysyłając mu potwierdzenie zamówienia pocztą elektroniczną ("Akceptacja"), które tworzy prawnie wiążącą umowę między użytkownikiem a nami ("Umowa"), zawierającą wszystkie postanowienia zgodne z Ofertą, Opisem Usługi, DPA i niniejszymi OWH.  Do zamówienia zostanie przypisany numer zamówienia. Pomocne będzie podanie numeru zamówienia podczas kontaktu z nami.

5. WYSYŁANIE I ZWROT SPRZĘTU ORAZ NOŚNIKÓW KOPII ZAPASOWYCH

5.1.             Użytkownik ma następujące możliwości dostarczenia nam swojego Sprzętu: (i) może dostarczyć Sprzęt osobiście do siedziby Ontrack w godzinach otwarcia (wymagane jest wcześniejsze powiadomienie); (ii) może zorganizować wybraną przez siebie usługę kurierską na własny koszt – wówczas Ontrack przekaże użytkownikowi instrukcje dotyczące pakowania Sprzętu; lub (iii) może się zdecydować na usługę odbioru przez firmę kurierską na etapie składania zamówienia.  W takim przypadku Ontrack prześle użytkownikowi etykietę wysyłkową dla paczki wraz z instrukcjami dotyczącymi pakowania Sprzętu oraz informacją o miejscu, w którym może nastąpić odbiór Sprzętu przez kuriera.

5.2.             Przyjmujemy wyłącznie nośniki danych i - z wyjątkiem urządzeń określonych powyżej - nie przyjmujemy kompletnego sprzętu (np. laptopów i komputerów stacjonarnych). Prosimy o usunięcie nośników danych (dysku twardego, SSD itp.) ze sprzętu. Telefony komórkowe lub tablety są wyłączone z tej procedury.   

5.3.             Wszelki Sprzęt powinien być zapakowany zgodnie z instrukcjami na stronie https://www.ontrack.com/pl-pl/artykuly/odszyfrowywania, ponieważ Ontrack nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek uszkodzenia Sprzętu podczas transportu, jeśli paczki są nieprawidłowo zapakowane.

5.4.             Po zdiagnozowaniu lub przywróceniu (patrz punkt 6) wyślemy Nośnik kopii zapasowej na adres użytkownika za pośrednictwem uznanej firmy kurierskiej. Wysyłka nośników kopii zapasowych jest zazwyczaj bezpłatna, chyba że umowa stanowi inaczej. Prosimy o kontakt z Ontrack przed realizacją zamówienia, jeśli nie chcą Państwo, aby Ontrack odesłał Nośniki kopii zapasowych kurierem.  Użytkownik może również skorzystać z wybranej przez siebie usługi kurierskiej na własny koszt lub odebrać Nośniki kopii zapasowych osobiście w siedzibie Ontrack w godzinach pracy firmy (po wcześniejszym umówieniu się).

5.5.             Koszty zwrotu Sprzętu są oparte na informacjach zawartych w odpowiedniej ofercie.  Użytkownik zostanie poinformowany o dokładnych kosztach podczas procesu składania zamówienia.

6. NASZE USŁUGI

6.1.             W zamian za uiszczenie przez Użytkownika Opłaty Spółka będzie świadczyć Usługi z należytą starannością i umiejętnościami. Nasze usługi odzyskiwania danych zazwyczaj obejmują następujące usługi:  Ocena lub/i diagnoza, jak również - jeśli to możliwe - odzyskiwanie danych. Szczegółowy opis tych usług można znaleźć w opisie usługi usługi. Opis usługi jest częścią niniejszych OWH.

6.2.             Podczas badania Sprzętu podejmiemy uzasadnione środki ostrożności w celu: (i) ustalenia, jakie dane w Sprzęcie są dostępne i możliwe do odzyskania; (ii) ustalenia wszelkich uszkodzeń Sprzętu i/lub struktur danych; (iii) określenia, ile danych (jeśli w ogóle) w Sprzęcie może być możliwe do odzyskania; oraz (iv) poinformowania użytkownika o oczekiwanych wynikach odzyskiwania danych ze Sprzętu. Nasze usługi odzyskiwania danych mogą obejmować odzyskiwanie danych w laboratorium, poprzez dostarczanie rozwiązań programowych oraz, w przypadku klientów biznesowych, poprzez zdalne odzyskiwanie danych. 

6.3.             Dołożymy uzasadnionych starań, aby: (i) przywrócić Dane użytkownika i dostarczyć użytkownikowi przywrócone Dane na zaszyfrowanym nośniku kopii zapasowej; lub (ii) wykonać wszelkie inne usługi, których świadczenie uzgodniliśmy z użytkownikiem na piśmie, takie jak usunięcie Danych z nośnika pamięci. 

6.4.             Większość naszych usług świadczymy w siedzibie KLDiscovery Ontrack Sp. z o. o. w 40-082 Katowice w Polska. Możemy jednak również wysłać urządzenie użytkownika do spółki siostrzanej znajdującej się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Odzyskiwanie danych z telefonów komórkowych i tabletów odbywa się w jednym z europejskich centrów eksperckich Ontracks dla telefonów komórkowych. Zgodnie z klauzulą 1.5 możemy być również zobowiązani do uzyskania zdalnego dostępu do danych użytkownika spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w celu świadczenia Usług. 

6.5             W momencie zawierania Umowy możemy jedynie oszacować czas, w którym odzyskiwanie danych może zostać zakończone. Nie jest możliwe podanie konkretnej daty zakończenia odzyskiwania danych ze względu na charakter Usług. Użytkownik zostanie jednak poinformowany o szacowanej dacie zakończenia usługi w trakcie jej świadczenia. Po otrzymaniu od Ontrack Nośnika kopii zapasowej zawierającego odzyskane dane prosimy o natychmiastowe sprawdzenie Nośnika kopii zapasowej (dysku twardego USB lub innego urządzenia pamięci masowej) pod kątem funkcjonalności technicznej. Ontrack może odtworzyć odzyskane dane wyłącznie w przypadku awarii Nośnika kopii zapasowej w okresie przechowywania odzyskanych danych osobowych określonym w Umowie przetwarzania danych Ontrack.

6.6.             Należy pamiętać, że nie akceptujemy wszystkich produktów Apple do odzyskiwania danych.  Nasze usługi odzyskiwania danych zazwyczaj nie obejmują odzyskiwania danych z urządzeń Apple iMac lub iPhone'ów/iPadów po przywróceniu ustawień fabrycznych. Przed wysłaniem produktów Apple prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta. 

6.7.             W przypadku niektórych Usług możemy wymagać od użytkownika podania określonych informacji, takich jak nazwa użytkownika, hasło lub kody dostępu. Jeśli użytkownik nie dostarczy tych informacji w rozsądnym czasie od otrzymania naszego żądania lub jeśli dostarczy niekompletne lub nieprawidłowe informacje, możemy naliczyć dodatkową opłatę w rozsądnej wysokości, aby zrekompensować nam dodatkową pracę, jaką to spowoduje. Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek opóźnienia lub częściowe niedostarczenie Usług, jeśli jest to spowodowane nieprzekazaniem nam przez użytkownika wymaganych informacji. 

6.8.             Możemy być zmuszeni do zawieszenia świadczenia usługi w celu (i) rozwiązania problemów technicznych lub wprowadzenia zmian technicznych lub (ii) aktualizacji usługi w celu odzwierciedlenia zmian w odpowiednich przepisach i regulacjach . Możemy również zawiesić świadczenie Usług, jeśli użytkownik nie dokona płatności po otrzymaniu powiadomienia.  

6.9.             W zakresie świadczonych przez nas usług nie gwarantujemy sukcesu. W szczególności nie gwarantujemy, że wszystkie lub jakakolwiek część danych będzie możliwa do odzyskania lub wykorzystania, że telefon komórkowy lub tablet, jeśli dotyczy, będzie mógł być używany zgodnie z jego pierwotnym przeznaczeniem lub że osiągniemy jakikolwiek inny konkretny rezultat.

6.10.          Poniższe postanowienie dotyczy wyłącznie klientów będących klientami biznesowymi:
Zdalne odzyskiwanie danych. W przypadku zdalnego odzyskiwania danych (RDR) łączymy się z wewnętrzną siecią klienta. Żadne urządzenia nie są nam przekazywane. W przypadku RDR klient otrzyma od nas link do oferty diagnostycznej, którą musi autoryzować elektronicznie w przypadku naszego zlecenia. Po diagnozie otrzymasz szczegółowe informacje o plikach, które prawdopodobnie można odzyskać. Na tej podstawie otrzymasz stałą ofertę cenową na odzyskiwanie danych (oferta odzyskiwania danych). Zazwyczaj w ramach oferty odzyskiwania danych można wybrać różne poziomy usług, które zostały opisane bardziej szczegółowo w naszym opisie usług.

W celu zdalnego odzyskiwania danych należy pobrać i zainstalować oprogramowanie klienckie Ontrack RDR z linku dostarczonego przez Ontrack. Po zainstalowaniu klient RDR umożliwia użytkownikowi łączenie się z Ontrack za pośrednictwem szyfrowanego połączenia internetowego. Połączenie RDR jest wykorzystywane przez Ontrack wyłącznie do uruchamiania narzędzi do odzyskiwania danych Ontrack bezpośrednio na komputerze klienta. Ontrack wykorzystuje połączenie RDR do przechowywania narzędzi Ontrack Recovery Tools na komputerze klienta w chronionym folderze.  Podczas tego procesu dane użytkownika nie będą przesyłane do Ontrack. Po zakończeniu RDR narzędzia Ontrack Recovery Tools są usuwane z komputera klienta.

Ontrack gwarantuje, że Oprogramowanie Klienta RDR (a) jest wolne od kodu programu lub instrukcji programu celowo zaprojektowanych do przerywania, wyłączania, uszkadzania, zakłócania lub w inny sposób negatywnie wpływających na programy komputerowe, pliki lub operacje; oraz (b) nie zawiera innego złośliwego lub szkodliwego kodu zwykle określanego jako wirusy lub opisywanego podobnymi terminami, w tym koń trojański, robak lub backdoor.   

7. ZAKRES DOZWOLONEGO STOSOWANIA AI W RAMACH REALIZACJI USŁUG

7.1.             Ontrack korzysta z Narzędzi opartych na AI w ramach realizacji Usług. Akceptacja niniejszych Warunków przez Klienta stanowi zezwolenie Klienta na korzystanie z takich narzędzi. Z wyjątkiem sytuacji opisanych poniżej Dane Klienta nie są używane do rozwijania, trenowania ani doskonalenia żadnych modeli AI, czy to przez Ontrack, czy przez jakiegokolwiek zewnętrznego dostawcę Narzędzi opartych na AI. Wszelkie udostępnianie Danych Klienta zewnętrznemu dostawcy Narzędzi opartych na AI jest ściśle ograniczone do zakresu niezbędnego do realizacji Usług i jest objęte środkami ochrony danych i zabezpieczeniami określonymi w umowie o przetwarzaniu danych z takimi dostawcami, takimi jak szyfrowanie danych w ruchu i w stanie spoczynku oraz logiczne odseparowanie od danych innych klientów. Bez uszczerbku na powyższych postanowieniach Ontrack może generować i wykorzystywać Dane zagregowane do monitorowania, oceny i doskonalenia działania wewnętrznych narzędzi i procesów Ontrack, w tym Narzędzi opartych na AI używanych przez Ontrack w ramach realizacji Usług. Ontrack nie będzie wykorzystywać Danych zagregowanych w formie umożliwiającej identyfikację Klienta bądź ujawniającej treść jakichkolwiek danych odzyskanych, przywróconych lub wyodrębnionych w tym celu.

7.2.             Ontrack może wykorzystywać Dane Klienta jako Informacje wejściowe wprowadzane do Narzędzi opartych na AI w ramach realizacji Usług.

7.3.             Klient przyjmuje do wiadomości, że Narzędzia oparte na AI polegają na zautomatyzowanych i niedeterministycznych systemach, a Informacje wyjściowe mogą zawierać błędy lub niezamierzone rezultaty. Wszelkie Informacje wyjściowe z Narzędzia opartego na AI są dostarczane „w stanie, w jakim się znajdują”, i „w miarę dostępności”, bez gwarancji jakiegokolwiek rodzaju, czy to wyraźnych, dorozumianych, czy ustawowych. Niezależnie od tego, że personel Ontrack przegląda i weryfikuje Informacje wyjściowe opracowane z pomocą AI i przekazywane do Klienta, to Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za przeglądanie Informacji wyjściowych i podejmowanie na ich podstawie jakichkolwiek działań. Z zastrzeżeniem postanowień punktu 14 Ontrack nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wykorzystywanie jakichkolwiek Informacji wyjściowych przez Klienta lub poleganie na nich przez Klienta, jeśli nie zostały one niezależnie zweryfikowane przez Klienta.

7.4.             Ontrack może wykorzystywać oparte na AI narzędzia do zarządzania produktywnością, aby wspierać rutynową komunikację wewnętrzną i zadania operacyjne, w tym przygotowanie (w tym formie wersji roboczych) wiadomości e-mail, podsumowań, aktualizacji dotyczących postępów oraz innej korespondencji administracyjnej między zespołami projektowymi Ontrack a Klientem. Takie narzędzia są wykorzystywane wyłącznie do poprawy efektywności operacyjnej oraz usprawnienia komunikacji. Nie stanowią one same w sobie części Usług, nie generują końcowych rezultatów przeznaczonych do dostarczenia ani nie podejmują decyzji w imieniu Ontrack, i nie wykorzystują Danych Klienta z wyjątkiem sytuacji, gdy Dane Klienta zostaną incydentalnie uwzględnione w komunikacji.

7.5.             Ontrack nie posiada ani nie rości sobie praw do oprogramowania, modeli ani algorytmów żadnego zewnętrznego Narzędzia opartego na AI; takie Narzędzia oparte na AI pozostają własnością ich odpowiednich właścicieli i są używane przez Ontrack na mocy licencji udostępniających je podmiotów. Klientowi nie udziela się żadnej licencji na jakąkolwiek własność intelektualną Ontrack ani na żadne zewnętrzne Narzędzie oparte na AI z wyjątkiem przypadków wyraźnie określonych w niniejszych Warunkach.

8. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ

8.1.             Sprzęt i Dane użytkownika zawsze pozostają jego własnością, a nam nie przysługują żadne prawa własności, użytkowania ani inne prawa do nich, z wyjątkiem prawa do posiadania i używania Sprzętu i Danych użytkownika w celu świadczenia Usług. Użytkownik zachowuje wszelkie prawa własności intelektualnej do swoich danych.   

8.2.             Wszelkie prawa własności intelektualnej związane ze świadczeniem Usług pozostają własnością Ontrack, w tym prawa do rozwoju, tworzenia i świadczenia Usług, wynalazków, dzieł chronionych prawem autorskim, metod, procesów i know-how wykorzystywanych do rozwoju lub tworzenia Usług, wraz z wszelkim sprzętem, oprogramowaniem sprzętowym, platformami, oprogramowaniem i wszelkimi modyfikacjami, ulepszeniami, nowymi funkcjami lub funkcjami stworzonymi lub wykorzystywanymi przez Ontrack w ramach Usług ("KLD-IP").

9. PRAWO DO odstąpienia od umowy

9.1.             Niniejsza klauzula ma zastosowanie wyłącznie do konsumentów zgodnie z przepisami dotyczącymi umów konsumenckich (informacje, anulowanie i dodatkowe opłaty) tj. ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. 2020, poz. 286).

9.2.             W trakcie Oceny użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować. W przypadku złożenia Zamówienia, w tym jakiejkolwiek diagnozy, użytkownik ma prawo odstąpić od umowy w ciągu czternastu dni bez podania przyczyny. Okres odstąpienia wynosi czternaście dni od dnia zawarcia umowy.

9.3.             Aby skorzystać z prawa do odstąpienia od umowy, użytkownik musi powiadomić Ontrack w drodze jednoznacznego oświadczenia (np. listem wysłanym pocztą, , pocztą elektroniczną lub telefonicznie) o swojej decyzji o odstąpieniu od niniejszej umowy:

Pocztą elektroniczną: dane@ontrack.com
Telefonicznie: +48 (0) 32 779 99 99
Pocztą: KLDiscovery Ontrack Sp. z o. o., ul. Sobieskiego 11, 40-082 Katowice

9.4.             Użytkownik może również skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia od umowy zamieszczonego na końcu niniejszych OWH. Skuteczność odstąpienia od umowy nie jest uzależniona od skorzystania przez użytkownika z tego wzoru formularza odstąpienia od umowy. Niezwłocznie prześlemy użytkownikowi potwierdzenie otrzymania odstąpienia od umowy (np. pocztą elektroniczną).

9.5.             Aby zachować termin do odstąpienia od umowy, wystarczy wysłać powiadomienie o skorzystaniu z prawa do odstąpienia od umowy przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.

9.6.             W przypadku odstąpienia od Umowy przez Użytkownika, Ontrack zobowiązany jest zwrócić Użytkownikowi wszystkie otrzymane od niego płatności bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie czternastu dni od dnia otrzymania przez Ontrack powiadomienia o odstąpieniu od Umowy. Poprzez elektroniczną autoryzację naszego zapytania ofertowego (punkt 4.3), Użytkownik wyraźnie upoważnia nas do natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia Usług. W przypadku odwołania po rozpoczęciu świadczenia Usług, Użytkownik będzie zobowiązany do zapłaty odszkodowania w wysokości wartości Usług świadczonych do tego momentu. Po pełnym wykonaniu Usług użytkownik nie może już odstąpić od umowy, nawet jeśli okres odstąpienia jeszcze nie upłynął:

9.7.             Do spłaty używamy tych samych środków płatności, których użyłeś do pierwotnej transakcji, chyba że wyraźnie uzgodniono z Tobą inaczej. W żadnym wypadku użytkownik nie zostanie obciążony kosztami zwrotu:

10. BRAK PRAWA DO ODSTĄPIENIA OD UMOWY DLA KLIENTÓW BIZNESOWYCH

10.1              Postanowienia punktu 9 nie mają zastosowania do klientów biznesowych. 

11. PRAWA DO ROZWIĄZANIA UMOWY

11.1.             Niezależnie od innych praw, stosunek świadczenia usług może zostać rozwiązany przez każdą ze stron umowy z ważnego powodu bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli istnieją fakty, na podstawie których nie można racjonalnie oczekiwać, że strona rozwiązująca, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności indywidualnego przypadku i ważąc interesy obu stron umowy, będzie kontynuować stosunek umowny do uzgodnionego zakończenia stosunku umownego, w szczególności jeżeli:

(a)        którakolwiek ze stron (i) istotnie naruszy warunki Umowy w sposób, który nie może zostać naprawiony; lub (ii) jeśli takie naruszenie jest możliwe do naprawienia, nie naprawi takiego naruszenia w terminie 7 (siedmiu) dni po otrzymaniu przez stronę pisemnego wezwania do jego naprawienia; lub (iii) wielokrotnie naruszy Umowę (w tym niniejsze OWU); lub

(b)        (prawo Ontrack do rozwiązania umowy): Klient nie uiści Opłaty w terminie; i/lub

(c)        Strona zaprzestaje (lub grozi jej zaprzestanie) prowadzenia działalności w całości lub w części, lub w odniesieniu do niej lub jakiejkolwiek części jej przedsiębiorstwa lub aktywów zostaje wyznaczony likwidator, syndyk masy upadłościowej lub odbiorca administracyjny, lub strona zostaje rozwiązana (chyba że do celów proponowanej fuzji lub rekonstrukcji, w której podmiot powstały w jej wyniku przejmuje wszystkie zobowiązania), lub właściwy sąd wydaje postanowienie o niewypłacalności, likwidacji lub podobne postanowienie, lub strona zawiera ugodę z wierzycielami, lub strona nie jest w stanie spłacić swoich długów w terminie ich wymagalności, lub w przypadku osoby fizycznej staje się niewypłacalna.

11.2.       Ontrack może rozwiązać Umowę, jeśli w wyniku jej wykonania może dojść do naruszenia obowiązujących przepisów eksportowych i sankcyjnych dotyczących kontaktów z określonymi spółkami i osobami, zgodnie z ustaleniami Komisji Europejskiej lub innych organów krajowych, w tym Stanów Zjednoczonych. Użytkownik zgadza się przedstawić, na nasze żądanie, dowód tożsamości w celu zweryfikowania możliwości zastosowania obowiązujących przepisów eksportowych i sankcyjnych.

11.3.       W przypadku rozwiązania umowy z przyczyn, za które Ontrack nie ponosi odpowiedzialności, Klient jest zobowiązany do uiszczenia Opłaty za wszystkie Usługi odzyskiwania danych świadczone przez Ontrack do momentu rozwiązania umowy. 

12. GWARANCJE I POTWIERDZENIE PRZEZ KLIENTA

12.1.             Niniejszym potwierdzasz i gwarantujesz nam, że: (i) jesteś prawnie zdolny do zawierania wiążących umów; (ii) masz pełne uprawnienia, zdolność i jesteś uprawniony do wyrażenia zgody na niniejsze Warunki, a jeśli jesteś Klientem biznesowym, jesteś prawnie upoważniony do zawarcia Umowy; (iii) wszystkie informacje, które nam przekazujesz w związku z Zamówieniem, są prawdziwe, dokładne, kompletne i nie wprowadzają w błąd; (iv) jesteś właścicielem Sprzętu i/ lub masz pozwolenie od właściciela Sprzętu na świadczenie przez nas Usług;  (v) dostarczenie nam przez Ciebie Sprzętu i/ lub Danych nie naruszy żadnych zobowiązań ani praw osób trzecich; (vi) dostarczenie nam przez Ciebie Sprzętu i/ lub Danych nie naruszy żadnego obowiązującego prawa; (vii) masz prawo do udzielenia dostępu do Danych; (viii) Twój Sprzęt nie zawiera żadnych materiałów (w tym między innymi Danych), które mogą naruszać prawa własności intelektualnej jakiejkolwiek strony trzeciej; oraz (ix) Twój Sprzęt nie zawiera żadnych materiałów (takich jak dane), które naruszałyby obowiązujące prawo. Użytkownik potwierdza również, że rezultat procesu odzyskiwania lub przywracania danych wspomaganego przez AI jest ściśle związany z fizycznym stanem przekazanego nośnika, integralności przechowywanych na nim danych oraz technicznych ograniczeń wykorzystanych Narzędzi opartych na AI. Nie gwarantujemy, że jakiekolwiek dane na przekazanym nośniku będą możliwe do odzyskania ani że odzyskane dane będą kompletne, nieuszkodzone lub dostępne w oryginalnym formacie. Użytkownik jest odpowiedzialny za niezależną weryfikację kompletności i dokładności wszelkich odzyskanych lub przywróconych danych, zanim podejmie jakiekolwiek działania, polegając na takich danych. 

12.2.             Zastrzegamy sobie prawo (a użytkownik niniejszym potwierdza, że mamy takie prawo) do zażądania udokumentowanych dowodów Twojej własności, zezwolenie lub prawa do autoryzacji Usług, oraz do zawieszenia lub odmowy rozpoczęcia świadczenia Usług w przypadku nieotrzymania takich dowodów.  Użytkownik zgadza się dostarczyć nam na żądanie dokumentację potwierdzającą tożsamość, aby umożliwić nam weryfikację zastosowania wszelkich obowiązujących przepisów eksportowych i sankcyjnych. 

12.3.             Niniejszym potwierdzasz i akceptujesz jako warunek Umowy, że Twój Sprzęt i/ lub Dane mogą być już uszkodzone przed ich otrzymaniem oraz że nasze wysiłki w celu wykonania Usług mogą skutkować zniszczeniem lub dalszym uszkodzeniem Twojego Sprzętu i/ lub Danych. Dołożymy należytej staranności podczas świadczenia Usług, ale nie będziemy ponosić odpowiedzialności za jakiekolwiek istniejące lub dodatkowe szkody, które mogą wystąpić w Twoim Sprzęcie i/ lub Danych podczas świadczenia przez nas Usług. Nie ma to wpływu na postanowienia klauzuli 14.

13.CENA I PŁATNOŚĆ

13.1.             Ceną Usług będzie Opłata określona w odpowiedniej Ofercie (w tym podatek VAT, w stosownych przypadkach). Płatności można dokonać gotówką, poleceniem zapłaty SEPA, przelewem bankowym lub kartą kredytową, a w przypadku klientów biznesowych również poprzez zamówienie na konto (numer zamówienia).         

13.2.             W przypadku płatności gotówką, przelewu bankowego z góry, polecenia zapłaty Sepa lub płatności kartą kredytową, opłata jest co do zasady płatna przed rozpoczęciem świadczenia Usług (przedpłata) lub, jeśli ma to zastosowanie, w terminie określonym w umowie płatności zawartej oddzielnie z Ontrack. Jeśli użytkownik nie zapłaci jakiejkolwiek kwoty należnej Ontrack na mocy Umowy, Ontrack może zatrzymać Sprzęt i Dane do czasu dokonania pełnej płatności. W przypadku anulowania, opóźnienia lub braku płatności, użytkownik otrzyma pierwsze przypomnienie (w formie wiadomości tekstowej) po upływie terminu płatności. Jeśli płatność nie wpłynie po pierwszym przypomnieniu, użytkownik otrzyma kolejne przypomnienie, po czym zastrzegamy sobie prawo do przekazania roszczenia naszej firmie windykacyjnej. Ponadto zastrzegamy sobie prawo do żądania odsetek za zwłokę lub zgłaszania dalszych roszczeń.

13.3.             W przypadku płatności kartą kredytową Ontrack prześle Użytkownikowi link do bezpiecznej platformy płatniczej strony trzeciej w celu autoryzacji płatności i zakończenia procesu płatności po zakończeniu pracy, ale przed wysłaniem Nośnika kopii zapasowej do Użytkownika .

13.4.             Klienci biznesowi otrzymają fakturę. Jeśli użytkownik nie zapłaci faktury w całości w uzgodnionym terminie płatności, wyślemy mu przypomnienie (w formie tekstowej). Jeśli płatność nie zostanie otrzymana po pierwszym przypomnieniu, użytkownik otrzyma kolejne przypomnienie, zanim przekażemy roszczenie naszej firmie windykacyjnej. W przypadku opóźnienia w płatności naliczymy odsetki za zwłokę w wysokości prawnie dopuszczalnej. Zastrzegamy sobie prawo do dochodzenia dalszych roszczeń (np. za szkody spowodowane zwłoką)..

14. OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚci

14.1.          Roszczenia odszkodowawcze klienta są wyłączone. Nie dotyczy to roszczeń odszkodowawczych klienta wynikających z uszczerbku na życiu, ciele lub zdrowiu lub z naruszenia istotnych zobowiązań umownych (zobowiązań kardynalnych), a także odpowiedzialności za inne szkody wynikające z umyślnego lub rażąco niedbałego naruszenia obowiązków przez Ontrack lub przedstawicieli prawnych Ontrack lub zastępców. Istotne zobowiązania umowne to takie, których wypełnienie jest niezbędne do osiągnięcia celu umowy.

14.2.          W przypadku naruszenia istotnych zobowiązań umownych, Ontrack ponosi odpowiedzialność za przewidywalną szkodę typową dla umowy tylko wtedy, gdy taka szkoda została spowodowana zwykłym zaniedbaniem (tj. nie rażącym zaniedbaniem lub umyślnym działaniem), z wyjątkiem roszczeń odszkodowawczych Klienta wynikających z uszczerbku na życiu, ciele lub zdrowiu. W odniesieniu do Klientów Biznesowych, o ile szkoda nie została spowodowana umyślnie lub w wyniku rażącego niedbalstwa lub nie istnieje odpowiedzialność za uszczerbek na życiu, ciele lub zdrowiu, Ontrack w każdym przypadku ponosi odpowiedzialność wyłącznie do maksymalnej kwoty 20.000 euro. Użytkownik (Klient Biznesowy) przyjmuje do wiadomości i zgadza się z nami (Ontrack), że wyżej wymieniona maksymalna kwota odpowiedzialności przekracza przewidywalną szkodę typową dla umowy.

14.3.          Bez uszczerbku dla postanowień punktu 14.1 powyżej, Ontrack nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek fizyczne lub inne uszkodzenia lub zniszczenia Sprzętu i danych Użytkownika, ani za utratę gwarancji w odniesieniu do Sprzętu Użytkownika w trakcie świadczenia Usług, jeśli takie uszkodzenia, zniszczenia, pogorszenie stanu lub utrata gwarancji wynikają z wykonywania Usług zgodnie z niniejszą Umową. Nie dotyczy to szkód spowodowanych umyślnym lub rażąco niedbałym naruszeniem obowiązków przez Ontrack lub naszych przedstawicieli prawnych lub agentów .

14.4.          Chociaż dołożymy wszelkich starań, aby zadbać o sprzęt lub dane użytkownika, gdy znajdują się one w naszym posiadaniu, nie będziemy ponosić odpowiedzialności wobec użytkownika, jeśli sprzęt lub dane użytkownika zostaną utracone, zniszczone, uszkodzone lub w inny sposób uszkodzone w wyniku normalnego zużycia lub z powodu charakteru Usług bez naszej winy.. 

14.5.          Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności wobec drugiej strony, czy to z tytułu umowy, czynu niedozwolonego (w tym zaniedbania), naruszenia obowiązków ustawowych lub w inny sposób, wynikających z niniejszych OWU lub jakiejkolwiek Umowy lub w związku z nimi, za jakiekolwiek pośrednie lub wtórne straty lub szkody, utratę zysku, utratę przychodów lub utratę działalności.

14.6.          Korzystanie z usług firm kurierskich. Zgodnie z postanowieniami punktu 5, w przypadku, gdy Oryginalne Nośniki Danych są wysyłane przez kuriera zewnętrznego zaangażowanego przez Ontrack, Ontrack ponosi odpowiedzialność wyłącznie w zakresie rekompensaty oferowanej przez kuriera zewnętrznego. Regulamin kuriera zewnętrznego to ( https://www.dhl.com/pl-pl/parcel/private-customers/customer-service/documents.html).   

15. ZWOLNIENIE Z ODPOWIEDZIALNOŚCI

15.1.          Użytkownik zwolni Ontrack z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń osób trzecich wniesionych przeciwko Ontrack w wyniku jego niezgodnego z prawem postępowania. Odszkodowanie to dotyczy w szczególności roszczeń z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych, konkurencji lub praw autorskich.

15.2.          W przypadku, gdy oświadczenia Użytkownika, o których mowa w punkcie 12.1, okażą się niezgodne z prawdą w całości lub w części, Użytkownik zwolni Ontrack z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń osób trzecich, które nie miałyby miejsca, gdyby oświadczenia Użytkownika były zgodne z prawdą.

15.3.          Użytkownik zwalnia Ontrack z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń osób trzecich wynikających z faktu, że Użytkownik nie jest (jedynym) właścicielem urządzeń i ich danych, że jego prawo do dysponowania urządzeniami i danymi jest w inny sposób ograniczone lub że dane zostały zebrane, utworzone, przechowywane lub w inny sposób przetwarzane z naruszeniem praw osób trzecich lub w sposób niezgodny z prawem.

15.4.          Oprócz odszkodowania, odszkodowanie na mocy niniejszego punktu 15 obejmuje grzywny, a także udowodnione uzasadnione koszty postępowania (w tym koszty ścigania i obrony).

16. OCHRONA DANYCH

Informacje na temat ochrony danych można znaleźć pod następującym linkiem na naszej stronie internetowej: https://www.ontrack.com/pl-pl/informacje-prawne/odzyskiwanie-danych-warunki#dpa

17. JAK PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE (ODZYSKIWANE DANE)

17.1.             W zakresie, w jakim Ontrack przetwarza dane osobowe użytkownika jako klienta w trakcie odzyskiwania danych, zastosowanie ma nasza Umowa o Przetwarzaniu Danych, która jest dostępna pod adresem https://www.ontrack.com/pl-pl/informacje-prawne/odzyskiwanie-danych-warunki#dpa

18. INFORMACJE POUFNE

18.1.             Strona przekazująca ma prawo do zachowania poufności Informacji Poufnych ujawnionych stronie otrzymującej. Strona otrzymująca zobowiązuje się zatem traktować przekazane jej lub w inny sposób udostępnione Informacje Poufne jako ściśle poufne i nie udostępniać ich osobom trzecim, ani w całości, ani w części, chyba że strona przekazująca wyraziła uprzednią pisemną zgodę na ich ujawnienie osobom trzecim, a osoba trzecia zobowiązała się do zachowania poufności w sposób zgodny z niniejszymi OWH.

18.2.             Zobowiązania do zachowania poufności nie obejmują Informacji poufnych w odniesieniu do których Strona Otrzymująca może wykazać, że (a) były one już znane Stronie Otrzymującej przed ich przekazaniem, lub (b) znajdowały się już w domenie publicznej i były swobodnie dostępne w momencie ich przekazania Stronie Otrzymującej, lub stały się takie później, lub (c) stały się domeną publiczną po ich przekazaniu bez winy Strony Otrzymującej bez naruszenia niniejszych OWU, lub (d) są zasadniczo takie same jak informacje ujawnione lub udostępnione Stronie otrzymującej w dowolnym czasie przez upoważnioną osobę trzecią, lub (e) zostały opracowane przez Stronę otrzymującą niezależnie od Informacji poufnych, lub (f) zostały uprzednio wyraźnie zatwierdzone na piśmie przez Stronę przekazującą w celu ujawnienia, lub (g) ich posiadanie lub znajomość narusza jakiekolwiek obowiązujące prawo karne, lub (h) ich ujawnienie jest wymagane zgodnie z wiążącym nakazem rządowym lub sądowym lub obowiązkowym wymogiem prawnym.

19. INNE WAŻNE WARUNKI

19.1.             Niniejsza Umowa jest zawarta między Tobą a nami. Żadna inna osoba nie ma żadnych praw do egzekwowania któregokolwiek z jej warunków.  Każdy z ustępów niniejszych Warunków działa osobno. Jeśli jakikolwiek sąd lub odpowiedni organ zdecyduje, że którykolwiek z nich jest niezgodny z prawem i / lub niewykonalny, pozostałe ustępy zachowają pełną moc i skuteczność.  Jeśli zwlekamy z podjęciem kroków przeciwko Tobie w związku z zerwaniem przez Ciebie niniejszej umowy, nie przeszkodzi nam to w podjęciu kroków przeciwko Tobie w późniejszym terminie.

19.2.             Możemy zmienić Usługi, aby dostowoać je do zmian w odpowiednich przepisach i wymaganiach regulacyjnych oraz wprowadzić drobne modyfikacje techniczne i ulepszenia, na przykład w celu zniwelowania zagrożenia bezpieczeństwa. Zmiany te nie wpłyną na korzystanie z Usług. Ponadto możemy wprowadzić więcej istotnych zmian w niniejszych Warunkach lub Usługach, ale jeśli to zrobimy, powiadomimy Cię, a następnie możesz skontaktować się z nami, aby zakończyć Umowę, zanim zmiany wejdą w życie i otrzymać zwrot kosztów za wszelkie opłacone Usługi, których nie wykonaliśmy. 

19.3.             Oprócz wszelkich innych praw przysługujących Ci na mocy przepisów ustawowych lub wykonawczych, jeśli mieszkasz w Unii Europejskiej, możesz mieć możliwość składania skarg na platformie internetowego rozstrzygania sporów Unii Europejskiej („Platforma”), która ułatwia rozstrzyganie sporów online.  Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź Platformę pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home2.show&lng=PL. Firma Ontrack nie zamierza wykorzystywać Platformy do rozstrzygania sporów i akceptujesz, że Ontrack nie ma obowiązku korzystania z Platformy w celu rozstrzygania jakichkolwiek sporów.

19.4 .             Niniejsze OWH oraz wszelkie kwestie powstałe w związku ze świadczeniem przez nas Usług podlegają prawu polskiemu. W przypadku sporu właściwe są sądy powszechne w Polsce .

Wejście w życie: 1 sierpnia 2026 r.

Wzór formularza odstąpienia od umowy

(Formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Do

KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o.,
ul. Jana III Sobieskiego 11
40-082 Katowice

Tel. +4832 77 99 999,
E-mail dane@ontrack.com
Przedmiot: Unieważnienie umowy o świadczenie usług

Ja / My [*] niniejszym informuję / informujemy [*] o moim / naszym [*] odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi [*],

 Zamówionych/zamówionej dnia [*] / otrzymanych/otrzymajej dnia [*],

 Imię i nazwisko konsumenta (-ów),

 Adres konsumenta (-ów),

Numer klienta Ontrack,

Podpis konsumenta (-ów) (tylko jeśli formularz jest przesyłany w wersji papierowej),

Data

___________________________

[*] Niepotrzebne skreślić

Opis usług odzyskiwania danych przez firmę Ontrack

1. Proces odzyskiwania danych, usługi i ograniczenia Ontrack

a) Usługi odzyskiwania danych realizowane są w kilku krokach:

• Ocena – zobacz pkt 2 poniżej;
• Wycena dotycząca smartfonów i tabletów – zobacz pkt 3 poniżej;
• Diagnoza – zobacz pkt 4 poniżej; oraz
• Odzyskiwanie danych po Ocenie lub Diagnozie – zobacz pkt 5 poniżej, lub RDR Zdalne Odzyskiwanie danych dla klientów biznesowych – zobacz
  pkt 5 poniżej.

b) Ontrack odzyska największą możliwą ilość danych z jednego lub wielu uszkodzonych nośników, stosując odpowiednie środki. Ontrack nie sprawdza użyteczności odzyskanych danych ani nie testuje ich kompatybilności z żadnym oprogramowaniem.

c) Istnieje prawdopodobieństwo, że usuniętych i/lub uszkodzonych danych nie będzie można odzyskać nawet przy użyciu narzędzi i technologii Ontrack. Dlatego Ontrack nie może zagwarantować, że dane na uszkodzonych nośnikach będą mogły zostać odzyskane, naprawione lub odczytane.

d) Ontrack zbada nośniki, aby określić, jakie uszkodzenia należy usunąć, aby odzyskać dane
i struktury danych do momentu, w którym będą mogły zostać prawdopodobnie odczytane
i ponownie wykorzystane w odpowiednich aplikacjach. W tym celu Ontrack zastosuje najwyższe standardy techniczne i autorskie procesy, a także narzędzia sprzętowe
i programowe. Ze względu na charakter pracy firmy Ontrack z uszkodzonymi danymi lub nośnikami, istnieje ogólne ryzyko, że wszelkie pozostałe dane na uszkodzonych nośnikach mogą zostać częściowo lub całkowicie utracone lub zniszczone.

e) Klient przyjmuje do wiadomości, że istnieje ryzyko, iż:

-          Gdy odzyskanie istniejących danych nie będzie możliwe, dodatkowe dane mogą zostać utracone;

-          Odzyskane dane mogą nie być użyteczne dla klienta;

-          Treści informacyjne zawarte na nośnikach danych mogą zostać zniszczone w części lub w całości; oraz

-          Nośniki danych, oprogramowanie i inne dostarczone przedmioty mogą zostać uszkodzone, zniszczone lub nie nadawać się do użytku.

2. Ocena

a) Ocena jest wstępnym badaniem dokonywanym przez doświadczonego specjalistę ds. odzyskiwania danych, która określa uszkodzenia nośnika, w celu oszacowania ilości danych, których odzyskania można oczekiwać. Ocena może być prowadzona dla dysków HDD, SSD oraz systemów NAS/RAID. Wyłączone z Oceny, poza innymi, są telefony komórkowe, tablety, nośniki flash, a także nośniki ze skasowanymi danymi, uszkodzone na skutek zalania lub działania ognia oraz nośniki, które były uprzednio otwierane. Podczas Oceny, nośnik danych Klienta jest podłączany do własnych, autorskich systemów Ontrack i otwierany w razie potrzeby. Podczas Oceny żadne dane nie są kopiowane/archiwizowane (obrazowane) ani analizowane. Nie jest generowana lista danych możliwych do odzyskania ani wskazanie, które z plików można odzyskać. Ontrack nie dostarcza raportu szczegółowo opisującego uszkodzenia.

b) Po zakończeniu Oceny Ontrack poinformuje Klienta czy (i) odzyskanie danych jest możliwe; (ii) wymagane jest przeprowadzenie dalszej, płatnej diagnozy w celu określenia możliwości odzyskania danych, w tym określenia ilości danych, które prawdopodobnie będą możliwe do odzyskania (zobacz pkt 3); (iii) w danym przypadku Ontrack nie może przeprowadzić odzyskiwania danych.

c) Przedstawienie prawdopodobnego powodzenia odzyskania danych po Ocenie dokonywane jest wg poniższej klasyfikacji:

• Wyśmienity – oczekujemy, że 95-100% danych Klienta zostanie odzyskanych.
• Dobry – oczekujemy, że 75-100% danych Klienta zostanie odzyskanych.
• Częściowy – szacujemy, że niewielka część danych Klienta w zakresie do 50%, może zostać odzyskana.
• Complex – ze względu na złożoność uszkodzenia, nie możemy podać jeszcze wartości procentowej szans na odzyskanie danych. Dlatego w tym przypadku oferujemy rozszerzoną diagnostykę
• Nieodzyskiwalny – nie możemy uzyskać dostępu do danych zapisanych na nośniku Klienta.

d) Ocena szans na powodzenie odzyskania danych oparta na powyższej klasyfikacji nie gwarantuje, że wartości procentowe wskazane w pkt 2, lit. c) zostaną osiągnięte, ponieważ podczas Oceny nie są dokonywane żadne naprawy, ani fizyczne nośnika, ani strukturalne danych.

e) Na życzenie Klienta, po wykonaniu Oceny, Ontrack może odpłatnie przeprowadzić diagnozę, która obejmuje, w miarę możliwości, utworzenie listy plików, która może dokładniej określić ilość odzyskiwalnych danych (patrz pkt 4 poniżej). Należy pamiętać, że nie zawsze jest możliwe udostępnienie listy plików, na przykład w sytuacji braku możliwości odzyskania danych.

f) Jeśli Klient złoży zamówienie na Diagnozę lub Odzyskiwanie danych na podstawie wyników Oceny, Ontrack wykona odpowiednią usługę Diagnozy lub odzyskiwania danych (patrz pkt 5 poniżej).

g) Po Ocenie, Klient może podjąć decyzję o odstąpieniu od zlecenia Odzyskiwania danych lub Diagnozy. Na życzenie Klienta, nośnik zostanie mu odesłany za opłatą kosztów transport wskazaną w formularzu wyceny. W przeciwnym wypadku nośnik zostanie zutylizowany zgodnie z procedurami bezpieczeństwa.

h) Należy pamiętać, że czynności podejmowane podczas Oceny, mogą spowodować uszkodzenie sprzętu Klienta.

3. Diagnoza

a) W celu odzyskania danych ze smartfonów, tabletów lub nośników flash, lub w przypadku określonych uszkodzeń, Ontrack oferuje płatną Diagnozę (a nie Ocenę). Ontrack może również zalecić Diagnozę po przeprowadzeniu Oceny, zwłaszcza w przypadku złożonych uszkodzeń. Diagnoza może być również przeprowadzona bez wcześniejszej Oceny. 

b) Diagnoza określi rodzaj i zakres uszkodzenia danych, możliwości odzyskania danych
z nośników dostarczonych przez Klienta oraz ilość plików/danych możliwych do odzyskania. Ontrack zapewni Klientowi dostęp do autorskiej platformy, która umożliwi Klientowi śledzenie statusu, a także udostępni Klientowi ostateczną listę plików (Verifile), jeśli odzyskanie danych jest możliwe. W niektórych przypadkach Ontrack może nie uzyskać dostępu do danych
i w związku z tym nie być w stanie udostępnić listy plików (Verifile).

c) Lista plików (Verifile) zawiera wskazanie jakości danych pod kątem ich użyteczności
oznaczając je kolorami:

• Zielony – odzyskane dane będą najprawdopodobniej działały w odpowiednich aplikacjach.
• Żółty – dane lub pliki są częściowo uszkodzone – może to oznaczać, że pliki nie otworzą się i nie będą mogły być edytowane w odpowiednich aplikacjach. Jest możliwe przeprowadzenie procesu naprawy takich plików. Jednak taka usługa nie jest zazwyczaj oferowana przez Ontrack, Przedstawiciel Ontrack skontaktuje się bezpośrednio z Klientem, jeżeli taka usługa będzie mogła być świadczona przez Ontrack.
• Czerwony – dane lub pliki są uszkodzone – to prawdopodobnie oznacza, że pliki nie będą mogły zostać otwarte i edytowane w odpowiednich aplikacjach.

d) Ontrack nie może w ramach diagnozy zagwarantować wartości użytkowej danych z odpowiednimi aplikacjami klientów. Specjaliści Ontrack przybliżą ogólny stan odzyskanych danych, jednak prognozy te nie mogą być zagwarantowane z powodu możliwych innych, niezidentyfikowanych uszkodzeń. Dotyczy to w szczególnym przypadku plików baz danych wszelkiego rodzaju. Import zbiorów danych, czynności związane z czyszczeniem zbiorów danych zgodnie z najnowszym stanem technologii odpowiedniego oprogramowania bazodanowego i aplikacji oraz konsultacje z zewnętrznymi ekspertami są wyłączną odpowiedzialnością klienta. W miarę możliwości Ontrack będzie wspierał klienta i jego podwykonawców.

e) Istnieją inne możliwe scenariusze utraty danych, w których kolorowe oznaczenia na liście plików (Verifile) nie mają odniesienia w stanie danych. W przypadku tak poważnych uszkodzeń strukturalnych Ontrack nie gwarantuje funkcjonalności plików. Jeśli wystąpi taki przypadek, jest to opisane w wyniku diagnozy

f) Diagnoza przeprowadzana jest w laboratorium Ontrack. Telefony komórkowe i tablety
są zazwyczaj przesyłane do jednego z europejskich centrów eksperckich Ontrack.

g) W zależności od rodzaju nośnika, diagnoza może skutkować przeniesieniem danych na inny nośnik i zniszczeniem oryginalnego urządzenia klienta.

h) Jeśli Klient złoży zamówienie na odzyskiwanie danych w oparciu o wyniki diagnozy (zobacz pkt 4 poniżej), Ontrack wykona usługę odzyskiwania danych (patrz pkt 4 poniżej).

g) Klient może zrezygnować ze zlecenia odzyskiwania danych po przeprowadzeniu diagnozy. Na żądanie Klienta nośniki zostaną odesłane za pobraniem opłaty wskazanej w formularzu.
W przeciwnym razie nośniki zostaną bezpiecznie zutylizowane.

4) Odzyskiwanie danych po Diagnozie lub Ocenie

a) Oferta na Odzyskiwanie danych po Ocenie

Wyniki Oceny są przesyłane wraz z wyceną Odzyskiwania danych. Przedstawione jest w nich wyłącznie oczekiwanie stanu odzyskanych danych wg klasyfikacji: Wyśmienity / Dobry / Częściowy / Complex.

Oferta na Odzyskiwanie danych zawiera wycenę odzyskiwania danych dla poszczególnych oferowanych trybów usługi (zobacz lit. c.), które przedstawiają odpowiedni czas wykonywania prac I wysyłana jest do Klienta wraz z naszymi Warunkami Świadczenia Usług.

b.) Oferta na Odzyskiwanie danych po Diagnozie

Po zakończeniu Diagnozy w sytuacjach, w których to możliwe, Ontrack przekaże Klientowi dostęp do zweryfikowania listy plików Verifile oraz poinformuje Klienta o czasie i cenie Odzyskiwania danych. Klient otrzyma ofertę na odzyskiwanie danych, zgodnie z opisem
w naszych Warunkach Świadczenia Usług, która zawiera wycenę Odzyskiwania danych dla poszczególnych oferowanych trybów usługi (zobacz lit. c.), przedstawiających odpowiedni czas wykonywania prac.

c.) Tryby usług

W przypadku zlecenia Odzyskiwania danych, Klient może wybrać jeden z następujących trybów świadczenia usługi, w zależności od pilności:

-          Tryb Emergency
Prace rozpoczynają się natychmiast po złożeniu zamówienia i trwają 24 godziny na dobę.

-          Tryb Priorytetowy
Prace rozpoczynają się natychmiast po złożeniu zamówienia w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godzinach 8:00-16:00. Czas trwania prac wynosi zazwyczaj
3-5 dni roboczych.

-          Tryb Standard
Prace nad sprawą trwają w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godzinach 8:00-16:00. Czas trwania prac wynosi zwykle 7-10 dni roboczych.

-          Tryb Economy
Prace nad sprawą trwają w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godzinach 8:00-16:00. Czas trwania prac wynosi zwykle 20 dni roboczych.

d.) Akceptacja Oferty na Odzyskiwania danych

Klient akceptuje ofertę na Odzyskiwanie danych zgodnie z naszymi Warunkami Świadczenia Usług.

Jeśli Klient nie zdecyduje się na kontynuowanie prac po weryfikacji wyników lub listy plików (Verifile), zlecenie uważa się za anulowane. Klient może zażądać odesłania nośników za pobraniem opłaty wskazanej w formularzu. W przeciwnym razie nośniki zostaną bezpiecznie zutylizowane

e) Proces Odzyskiwania danych

Jeśli Klient zamówi Odzyskiwanie danych po zapoznaniu się z wynikami Oceny i/lub Diagnozy, Ontrack przeprowadzi usługę odzyskiwanie danych. Klient otrzymuje dane, które Ontrack może odzyskać. Po Diagnozie są one zazwyczaj przedstawione na liście plików (Verifile)

Odzyskane przez Ontrack dane zostaną zgrane na nośnik zewnętrzny i odesłane do Klienta. Dodatkowo, na życzenie Klienta wyrażone podczas składania zamówienia na Odzyskiwanie danych, Ontrack może zwrócić oryginalne nośniki Klienta pod warunkiem uiszczenia wskazanej w formularzu opłaty za przesyłkę. Na życzenie Klienta Ontrack może bezpiecznie usunąć dane z oryginalnego nośnika Klienta i/lub zutylizować go zgodnie z obowiązującymi przepisami.

f) Niestandardowe wyniki odzyskiwania danych

W przypadku, gdy ilość odzyskanych danych jest znacząco mniejsza od oszacowanej
w wynikach Oceny, jeśli wcześniej nie została zamówiona lista plików, dostęp do takowego spisu zostanie Klientowi udzielony bez dodatkowych opłat, aby pomóc podjąć decyzję
o kontynuacji zlecenia. Jeśli lista plików została wcześniej zamówiona i dostarczona Klientowi, przedstawiciel Ontrack skontaktuje się z Klientem w celu przedstawienia wyników i możliwości odzyskania danych.  

g) Odzyskiwanie danych ze smartfonów i tabletów

Jeśli Klient zamówi usługę odzyskiwania danych na podstawie raportu z diagnozy i oferty odzyskiwania danych, Ontrack przeprowadzi odzyskiwanie danych. Po otrzymaniu płatności zgodnie z naszymi Warunkami Ontrack zwróci odzyskane dane wraz z uszkodzonym smartfonem/tabletem. Na prośbę Klienta Ontrack może nieodpłatnie usunąć dane i/lub zutylizować smartfon/tablet zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Jeśli wbrew raportowi z diagnozy możliwe będzie tylko częściowe odzyskanie danych, zamówienie zostanie uznane za niezrealizowane skutecznie, a Klient nie zostanie obciążony opłatą za odzyskiwanie danych. Smartfon/tablet może zostać zwrócony do Klienta za opłatą wskazaną w wycenie. W przeciwnym razie smartfon/tablet zostanie zniszczony.

Jeśli Klient życzy sobie otrzymać częściowo odzyskane dane, konieczne jest uiszczenie pełnej opłaty przed przesłaniem danych przez Ontrack. Dane będą przechowywane przez okres trzydziestu (30) dni, a następnie zostaną usunięte.

5) RDR usługa Zdalnego Odzyskiwania Danych

a) RDR® to skrót od Remote Data Recovery™ ("RDR"). RDR to opatentowana technologia, która umożliwia specjalistom Ontrack odzyskiwanie danych o jakości laboratoryjnej bezpośrednio na serwerze, komputerze stacjonarnym lub laptopie Klienta, za pośrednictwem połączenia internetowego. Jedyne wymaganie, to sprawność badanego dysku. RDR firmy Ontrack składa się z trzech głównych elementów:

i) Klient RDR: Zamawiający nawiązuje połączenie z usługą Ontrack RDR za pomocą specjalnie opracowanego oprogramowania klienckiego. Oprogramowanie Klient RDR współpracuje
z popularnymi systemami operacyjnymi. System operacyjny na dysku przeznaczonym
do odzyskiwania danych nie musi być określonego rodzaju.

ii) Serwer RDR: Ontrack posiada kilka lokalizacji serwerów RDR na całym świecie.

iii) Stacja robocza RDR: Stacja robocza jest używana przez specjalistów Ontrack do zdalnej kontroli narzędzi i odzyskiwania danych Klienta.

b) W pierwszej kolejności Klient pobiera właściwą wersję oprogramowania RDR i instaluje ją na serwerze, komputerze stacjonarnym lub laptopie, który będzie używany do odzyskiwania danych. Następnie klient Ontrack RDR tworzy połączenie wychodzące TCP/IP z lokalizacji Klienta do serwera Ontrack, tworząc internetowy tunel lub połączenie punkt-punkt. Połączenie to umożliwia przejście przez większość zapór sieciowych (firewall) bez dodatkowych wymagań konfiguracyjnych. Bezpieczeństwo danych jest dla nas najważniejsze
i jest chronione bezpiecznymi urządzeniami Ontrack, zastrzeżonym protokołem komunikacyjnym Ontrack i szyfrowaniem połączenia.

RDR chroni dane Klientów podczas połączenia na cztery sposoby:

1. bezpośrednie połączenie z serwerem RDR: oprogramowanie klienckie wykorzystuje bezpośrednie połączenie TCP między komputerem Klienta a serwerem RDR Ontrack. RDR nie korzysta z usług hostingowych stron trzecich.
2. szyfrowanie: połączenie wykorzystuje 256-bitowe szyfrowanie wszystkich pakietów.
3. Własny protokół: połączenie RDR wykorzystuje własny protokół, nie zaś HTTP czy inny zrozumiały dla innych.
4. żadne dane klienta nie są przesyłane podczas połączenia: połączenie RDR jest używane tylko przez specjalistę Ontrack do zdalnego sterowania narzędziami Ontrack bezpośrednio na maszynie klienta. [podczas połączenia przesyłane są aktualizacje ekranu i pakiety klawiatury, ale nie rzeczywiste pliki danych klienta. Zamiast tego, inżynier Ontrack kontroluje narzędzia do naprawy struktury systemu plików tak, aby udostępnić dane klientowi

c) Po nawiązaniu połączenia rozpoczyna się diagnoza lub odzyskiwanie danych, jeżeli na taką usługę zostało złożone zamówienie.

Stan: 1 sierpnia 2026 r.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych stanowi uzupełnienie Warunków Świadczenia Usług Odzyskiwania Danych Ontrack ("Warunki"); oraz ma zastosowanie do: (i) KLDiscovery Ontrack, ul. Jana III Sobieskiego 11, 40-082 Katowice, NIP 954 24 96 597, REGON 27834871, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy w Katowicach Wydział Gospodarczy KRS 0000228101, kapitał zakładowy 860 000 PLN („Ontrack”); oraz (ii) Klienta składającego zamówienie na usługi Ontrack zgodnie z obowiązującymi warunkami świadczenia usług („Warunki”).

Strony uzgodniły, że warunki niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych mają zastosowanie do przetwarzania Danych osobowych (zgodnie z definicją poniżej), które jest niezbędne, aby firma Ontrack mogła świadczyć usługi na rzecz Klienta.

DEFINICJE

W niniejszej Umowie powierzenia przetwarzania danych:

PRZEPISY DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH

1. Podmiot przetwarzający i Administrator danych

1.1 Strony uzgadniają, że w odniesieniu do Danych osobowych Klient będzie Administratorem danych, a firma Ontrack Podmiotem przetwarzającym dane. Przyjmuje się, że Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za dokładność, jakość, integralność i wiarygodność wszelkich Danych osobowych oraz za sposoby, za pomocą których uzyskał takie Dane osobowe.

1.2 Klient gwarantuje, oświadcza i zobowiązuje się, że: (i) wszystkie Dane osobowe używane w związku z usługami zgodnie z Warunkami będą pod każdym względem zgodne z Przepisami o Ochronie Danych; (ii) wszystkie polecenia przekazane firmie Ontrack w odniesieniu do Danych osobowych będą zawsze zgodne z Przepisami o ochronie danych; (iii) uzyskał wszystkie niezbędne zgody od dowolnej Osoby, której dane dotyczą, której Dane osobowe są zawarte w Danych osobowych lub w inny sposób posiada odpowiednie zezwolenie prawne na przekazanie firmie Ontrack Danych osobowych; oraz (iv) będzie przestrzegać warunków niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych.

1.3 Firma Ontrack gwarantuje, oświadcza i zobowiązuje się: (i) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym w związku z Usługami; oraz (ii) przetwarzać Dane osobowe zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta i wymogami Przepisów o ochronie danych; (iii) bezzwłocznie poinformować Klienta, jeśli uzna, że polecenia Klienta naruszają Przepisy o ochronie danych lub jeśli nie będzie w stanie zastosować się do poleceń Klienta dotyczących przetwarzania danych osobowych (czy to w wyniku zmiany obowiązującego prawa, czy też zmiany w poleceniach Klienta); oraz (iv) będzie przestrzegać warunków niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych.

1.4 W ramach zleconego przetwarzania przetwarzane są wszystkie dane przekazane przez klienta. Kategorie danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą, są znane klientowi i są określone dla podmiotu przetwarzającego, jeśli jest to konieczne w kontekście zamówienia. W przypadku odzyskiwania danych znajomość treści danych klienta zazwyczaj nie jest istotna dla podmiotu przetwarzającego.

2. Instrukcje i szczegóły przetwarzania

2.1 Przetwarzanie danych osobowych, które ma być przeprowadzone przez firmę Ontrack na mocy niniejszego Załącznika, obejmuje Przetwarzanie niezbędne do świadczenia usług przez firmę Ontrack.

3. Środki techniczne i organizacyjne

3.1 Firma Ontrack wdroży i będzie utrzymywać, na swój koszt, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w odniesieniu do przetwarzania i bezpieczeństwa Danych osobowych zgodnie z Przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z art. 32-34 RODO. Firma Ontrack zapewni odpowiednie dostosowanie środków technicznych i organizacyjnych do szczególnych zagrożeń, jakie stwarzają jego czynności przetwarzania, w szczególności w celu zabezpieczenia Danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Ontrack stosuje dodatkowe zabezpieczenia w celu ochrony Danych osobowych za każdym razem, gdy są one przetwarzane, w tym: a) pseudonimizację i minimalizacja, tam gdzie to możliwe; b) szyfrowanie w ruchu i w stanie spoczynku za pomocą protokołów stanowiących standard w branży; c) zobowiązania do poufności oraz d) środki kontroli ograniczające dostęp do danych wyłącznie do Personelu, który ich potrzebuje, by pełnić swoje obowiązki.

4. Korzystanie z Personelu i Podmiotów dalej przetwarzających

4.1 Z wyjątkiem przypadków określonych w punkcie 4.2, firma Ontrack nie będzie angażować żadnego Podmiotu dalej przetwarzającego do wykonywania jakichkolwiek czynności przetwarzania w odniesieniu do Danych osobowych bez uprzedniej pisemnej zgody Klienta. W przypadku udzielenia zezwolenia, przed ujawnieniem informacji dowolnemu zatwierdzonemu Podmiotowi dalej przetwarzającemu, firma Ontrack przygotuje dla Podmiotu dalej przetwarzającego pisemne warunki przetwarzania danych równoważne z warunkami określonymi w niniejszej Umowie. Uznaje się, że o ile niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych nie stanowi inaczej, firma Ontrack ponosi pełną odpowiedzialność wobec Klienta za wykonanie zobowiązań każdego Podmiotu dalej przetwarzającego. Firma Ontrack poinformuje Klienta o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub wymiany podmiotów dalej przetwarzających i zapewni Klientowi rozsądną możliwość wniesienia sprzeciwu, z uzasadnionych powodów, wobec wszelkich zmian lub wymiany.

4.2 Zatwierdzone Podmioty dalej przetwarzające na dzień niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych wymieniono w Załączniku 1.

4.3 Firma Ontrack zapewni wiarygodność swojego Personelu, który ma dostęp do Danych osobowych i zapewni, że będzie przetwarzał je tylko wtedy, gdy będzie to absolutnie konieczne dla Usług świadczonych w ramach Umowy, zapewni, że Personel jest w pełni świadomy środków, które należy wprowadzić, oraz kroków, które należy podjąć przy przetwarzaniu Danych osobowych z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych i zapewnia, że Personel zobowiązał się do ochrony poufności Danych osobowych, w tym poprzez odpowiedni obowiązek zachowania poufności (na podstawie pisemnej umowy lub w inny sposób) w odniesieniu do Danych osobowych.

5. Pomoc w zakresie przestrzegania przez Klienta przepisów oraz prawa Osoby, której dane dotyczą

5.1 Firma Ontrack bezzwłocznie przekaże Klientowi wszystkie otrzymane żądania Osoby, której dane dotyczą. Firma Ontrack zapewni Klientowi pomoc, jakiej ten w uzasadniony sposób wymaga (biorąc pod uwagę charakter Przetwarzania i informacje dostępne firmie Ontrack), w zapewnieniu realizacji zobowiązań Klienta wynikających z Przepisów o ochronie danych w odniesieniu do: (i) bezpieczeństwa Przetwarzania danych; (ii) oceny skutków dla ochrony danych (zgodnie z definicją tego terminu w Przepisach o ochronie danych); (iii) uprzednich konsultacji z Organem nadzorującym dotyczącym przetwarzania wysokiego ryzyka; oraz (iv) powiadomienia kierowanego do Organu nadzorującego i/ lub powiadomień kierowanych przez Klienta do Osób, których dane dotyczą, w odpowiedzi na jakiekolwiek Naruszenie ochrony danych osobowych, pod warunkiem, że w przypadku, gdy taka pomoc jest nieproporcjonalna pod względem czasu i zasobów dla firmy Ontrack, Klient zapłaci wynagrodzenie firmie Ontrack za udzielenie pomocy.

6. Międzynarodowe przesyłanie danych osobowych

6.1  W ramach świadczenia Usług może zaistnieć konieczność przekazania lub udostępnienia Danych osobowych przez Ontrack spółkom z grupy oraz zatwierdzonym podmiotom dalej przetwarzającym znajdującym się poza terenem Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) i Wielkiej Brytanii. Lokalizacje, w których może to nastąpić, wymieniono w Aneksie 1 do niniejszej Umowy, dotyczącym podmiotów dalej przetwarzających. Realizując niniejszą Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, Klient zezwala na takie przekazywanie danych pod warunkiem wdrożenia zabezpieczeń określonych w niniejszym punkcie 6.

6.2 Jeśli przekazywanie następuje do kraju uznanego przez Komisję Europejską (lub, w przypadku transferów z Wielkiej Brytanii, przez rząd brytyjski) za zapewniający odpowiedni poziom ochrony danych, Ontrack polega na takiej decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych jako mechanizmie przekazywania.

6.3 Jeśli przekazywanie następuje do kraju, w przypadku którego nie stwierdzono odpowiedniego poziomu ochrony danych, jest zarządzane przez standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (wdrażające decyzję wykonawczą (UE) 2021/914), moduł 3 (Przekazywanie między podmiotami przetwarzającymi), wraz z mającymi zastosowanie poprawkami wymaganymi na mocy sekcji 119A(1) brytyjskiej ustawy o ochronie danych (Data Protection Act) z 2018 roku dotyczącymi transferów danych podlegających brytyjskim przepisom o ochronie danych i dostosowanymi przez mający zastosowanie szwajcarski dodatek dotyczący transferów danych podlegających szwajcarskiej ustawie federalnej dotyczącej ochrony danych z 25 września 2020 roku („FADP”), w każdym przypadku podpisany przez wszystkie spółki grupy Ontrack (wymienione w załączniku 2) oraz, w stosownych przypadkach, stosowny zatwierdzony podmiot dalej przetwarzający, które niniejszym zostają włączone do niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych przez odniesienie. Ontrack utrzymuje te mechanizmy tak długo, jak odnośne transfery mają miejsce. Podmiot Ontrack będący stroną Warunków obowiązujących Klienta działa jako eksporter danych, a odpowiednia spółka grupy Ontrack lub zatwierdzony podmiot dalej przetwarzający odbierający Dane osobowe, określony w załączniku 1 (Podmioty dalej przetwarzające), działa jako importer danych. Strony zgadzają się, że Załącznik I (Wykaz stron), Załącznik II (Środki techniczne i organizacyjne) oraz Załącznik III (Wykaz podmiotów dalej przetwarzających) do standardowych klauzul umownych uznaje się za uzupełnione względem odnośnych informacji zawartych w niniejszej Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych i jej załącznikach.

6.4 Jeśli jakikolwiek transfer przekazywania danych wymieniony w niniejszym punkcie 6 zostanie poprawiony, zastąpiony lub unieważniony na mocy obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych, Ontrack wdroży zaktualizowany mechanizm lub inny zgodny z prawem środek, aby zagwarantować, że wszelkie dalsze przekazywanie danych jest zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

7. Dokumentacja, informacje i audyt

7.1 Firma Ontrack będzie: (i) tworzyć; (ii) aktualizować; oraz (iii) utrzymywać pełną i rzetelną dokumentację dotyczącą całego Przetwarzania Danych osobowych.

7.2 Firma Ontrack przyznaje Klientowi prawo do audytu, nie częściej niż raz w roku kalendarzowym i po uprzednim pisemnym powiadomieniu co najmniej na 30 (trzydzieści) dni przed planowaną kontrolą, w normalnych godzinach pracy i z uwzględnieniem podjęcia uzasadnionych zobowiązań do zachowania poufności, w celu dostępu do i kopiowania dokumentacji dotyczącej Przetwarzania Danych osobowych i zapewni Klientowi wszelką uzasadnioną pomoc w egzekwowaniu jego praw do audytu. Prawo do audytu nie obejmuje żadnego centrum przetwarzania danych strony trzeciej ani innego obiektu strony trzeciej, w którym znajduje się sprzęt serwerowy, w którym dozwolona jest wyłącznie kontrola wizualna i w obecności strony trzeciej.

7.3 Firma Ontrack na żądanie i koszt Klienta niezwłocznie przekaże mu wszelkie informacje niezbędne do umożliwienia mu wykazania realizacji jego zobowiązań wynikających z Przepisów o ochronie danych, w zakresie, w jakim firma Ontrack jest w stanie udzielić takich informacji.

8. Powiadomienie o naruszeniu

8.1 W przypadku każdego Naruszenia ochrony danych osobowych obejmującego Dane osobowe, firma Ontrack bez zbędnej zwłoki: (i) powiadomi Klienta o Naruszeniu ochrony danych osobowych; oraz (ii) przekaże Klientowi szczegóły dotyczące Naruszenia ochrony danych osobowych.

9. Usunięcie lub zwrot danych osobowych i ich kopii

9.1 Firma Ontrack, na pisemne żądanie Klienta lub po wygaśnięciu wewnętrznych okresów przechowywania, usunie lub zwróci mu wszystkie przekazane niego Dane osobowe, w powszechnie używanej formie, w rozsądnym terminie po jednym ze zdarzeń, które nastąpi wcześniej: (i) zakończenie świadczenia odpowiednich usług odzyskiwania danych zgodnie z Warunkami związanymi z przetwarzaniem; lub (ii) gdy Przetwarzanie przez firmę Ontrack jakichkolwiek Danych osobowych nie jest już wymagane w celu wykonywania przez Ontrack odpowiednich zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych i firma Ontrack usunie istniejące kopie (chyba że przechowywanie jakichkolwiek Danych osobowych jest wymagane przez obowiązujące prawo oraz, w stosownych przypadkach, firma Ontrack poinformuje Klienta o każdym takim wymogu). Firma Ontrack zapewni, że jego Podmioty dalej przetwarzające podejmą takie same działania w odniesieniu do Danych osobowych.

9.2 W przypadku, gdy Dane osobowe pozostaną w posiadaniu lub pod kontrolą firmy Ontrack przez jakikolwiek okres dłuższy niż 12 (dwanaście) miesięcy bez żadnych aktywnych poleceń od Klienta, firma Ontrack usunie i / lub zniszczy takie Dane osobowe.

10. Zwolnienie z odpowiedzialności

10.1 Każda Strona („Strona zwalniająca z odpowiedzialności”) zwolni z odpowiedzialności i zabezpieczy drugą Stronę („Strona zwolniona z odpowiedzialności”) przed wszelkimi roszczeniami, żądaniami, działaniami, ugodami, odsetkami, opłatami, procedurami, wydatkami, poniesionymi stratami i odszkodowaniami wypłaconymi, zasądzonymi lub uzgodnionymi w ramach ugody do zapłaty przez Stronę zwolnioną z odpowiedzialności, wynikającymi z lub w związku z nieprzestrzeganiem przez Stronę zwalniającą z odpowiedzialności warunków niniejszej Umowy o powierzeniu przetwarzania danych i/ lub naruszeniem Przepisów o ochronie danych.

11. Odpowiedzialność

11.1 Całkowita odpowiedzialność każdej ze Stron wynikająca z niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych w żadnym wypadku nie może przekroczyć limitów umownych określonych i uzgodnionych w Warunkach.

12. Okres obowiązywania i wypowiedzenie

12.1 Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych zaczyna obowiązywać z Datą wejścia w życie i będzie obowiązywać tak długo, jak firma Ontrack zgodnie z Umową będzie przetwarzać Dane osobowe o ile Umowa nie zostanie rozwiązana za porozumieniem Stron.

13. Prawo właściwe

13.1 Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych podlega warunkom wyboru prawa właściwego określonym w Warunkach.

Data: 1 sierpnia 2026 r.

ZALACZNIK 1 – PODMIOTY DALEJ PRZETWARZAJACE I PRZEKAZYWANIE DANYCH

Stan na dzień: 1 sierpnia 2026 r.

ZAŁĄCZNIK 2 – Techniczne i organizacyjne środki – informacje ogólne

Przypis do dokumentu:

Ogólne środki techniczne i organizacyjne stosowane przez KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o. są opisane tutaj. Istniejące środki są ogólnie wymienione w tym dokumencie. Wdraża się je wszędzie tam, gdzie jest to konieczne i możliwe.

1. Zasada poufności (Art. 32 ust. 1 lit. b RODO)

Kontrola dostępu
Uniemożliwienie osobom nieuprawnionym dostępu do sprzętu przetwarzającego dane;

• Recepcja jest obsługiwana w godzinach pracy
• Karty dostępu do pomieszczeń (dokumentacja w systemie)
• Różne strefy bezpieczeństwa z różnymi uprawnieniami dostępu
• Zabezpieczenie drzwi (elektryczny automat do zamykania drzwi, czytnik chipów)
• Klucz uniwersalny
• Kontrola kart dostępu
• Zasady obsługi osób odwiedzających i pracowników zewnętrznych
• Lista osób odwiedzających
• Osoby odwiedzające mogą przebywać w serwerowni tylko w obecności pracownika
• System alarmowy/ system sygnalizacji włamań
• Rejestracja przesyłek- nagrania wideo

Kontrola dostępu do systemu
Uniemożliwienie osobom nieuprawnionym dostępu do systemów używanych do przetwarzania danych;

• Koncepcje autoryzacji i prawa dostępu dostosowane do potrzeb
• Centralne zarządzanie użytkownikami
• Bezpieczne procedury dotyczące haseł/ polityka haseł
• Szyfrowane uwierzytelnianie użytkownika
• Automatyczne mechanizmy blokowania po nieudanych próbach uzyskania dostępu
• Uwierzytelnianie dwustopniowe
• Szyfrowanie dokumentów i nośników danych
• Stosowanie zapory sieciowej i ochrony antywirusowej
• Stosowanie Wirtualnej Sieci Prywatnej (VPN)
• Rejestracja dostępów i prób uzyskania dostępu (do pomieszczeń, VPN itp.)

Kontrola dostępu do danych
Zapobieganie nieuprawnionemu odczytywaniu, kopiowaniu zmienianiu lub usuwaniu danych z systemu;

• Koncepcje autoryzacji i prawa dostępu dostosowane do potrzeb
• Centralne zarządzanie użytkownikami
• Automatyczne wylogowanie w przypadku nieaktywności użytkownika przez określony czas
• Stosowanie systemów do archiwizacji i procesów tworzenia kopii zapasowych
• Szyfrowanie dokumentów i nośników danych
• Rejestracja udanych oraz nieudanych prób uzyskania dostępu

Kontrola sposobu przetwarzania danych
Oddzielne przetwarzanie danych zebranych w różnych celach;

• Możliwość obsługi wielu klientów
• Zapewnia się oddzielne przetwarzanie danych osobowych
  w zależności od ich przeznaczenia poprzez logiczne lub fizyczne rozdzielenie systemów/ baz danych
• Odzielenie środowiska produkcyjnego / testowego
• Zapewnia się stosowanie różnych sposobów szyfrowania zbiorów danych w procesie ich oddzielnego przetwarzania dla różnych celów
• Implementacja zdefiniowanych funkcji w systemach informatycznych: administrator. audytor, użytkownik
• Koncepcje autoryzacji i prawa dostępu dostosowane do potrzeb dotyczące programów i dostępu do danych
• W celu uwierzytelniania stosuje się bezpieczne procesy, takie jak procedury „Zapytanie-Odpowiedź“ 

Pseudonimizacja danych (Art. 32 ust. 1 lit. a RODO; Art. 25 ust. 1 RODO)

Proces przetwarzania danych osobowych w sposób, który uniemożliwia przypisanie ich konkretnej osobie bez użycia dodatkowych informacji, której dane dotyczą, pod warunkiem, że te dodatkowe informacje przechowywane są oddzielnie i podlegają ochronie za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

W sosownych przypadkach oraz gdy jest to wykonalne bez naruszania integralności prawnej lub dla celów dowodowych, proces pseudonimizacji danych jest uzgadniany między stronami w odpowiedniej kolejności.

2. Zasada integralności (Art. 32 ust. 1 lit. b RODO) 

Kontrola przesyłu danych
Uniemożliwienie osobom nieuprawnionym czytania, kopiowania, zmieniania lub usuwania danych podczas elektronicznego przesyłu danych bądź ich transportu;

• Koncepcje szyfrowania (szyfrowanie nośników danych, dokumentów, e-maili)
• Stosowanie podpisu cyfrowego
• Wirtualna Sieć Prywatna (VPN)
• Zgoda kontrahenta na realizację zamówienia
• Zarządzanie dyskami i nadzór nad ich stanem (inwentaryzacja)
• Kontrola korzystania z zewnętrznych nośników danych, takich jak pamięci USB, zewnętrzne dyski twarde, karty pamięci SD itp.
• Wydawanie nośników danych wyłącznie osobom upoważnionym (posiadającym np: potwierdzenie zamówienia lub inny dokument towarzyszący)
• Określenie osób upoważnionych do dostępu do nośników
• Instrukcje dotyczące pakowania i wysyłania przesyłek (np: wysyłka w zamkniętych opakowaniach)
• Bezpośredni odbiór, usługi kurierskie, nadzór nad transportem
• Oddzielne plombowanie nośników z poufnymi danymi
• Tworzenie kopii danych
• Dokumentowanie odzyskiwania i przesyłania programów
• Bezpiecznie niszczenie i usuwanie danych
• Bezpiecznie usuwanie danych przed oddaniem i ponownym użyciem nośnika
• Bezpieczna utylizacja nośników danych
• Zabezpieczone wjeście do centrum danych w celu dostarczenia i zwrotu danych

Kontrola wprowadzania danych
Określa czy i przez kogo dane personalne zostały wprowadzone, modyfikowane lub usunięte z systemu przetwarzania danych;

• Określone przez Organizację obowiązki związane z wprowadzaniem danych
• Koncepcja kontroli dostępu oparta na rolach
• Rejestracja wprowadzania danych (zmiany danych, użytkownicy dokonujący zmian)
• Zabezpieczenie protokołów przed dostępem przez osoby nieuprawnione
• Wykonywanie procesów z zakresu informatyki śledczej tylko na kopiach roboczych. Oryginalne nośniki są przechowywanie w torbie na dowody.
• Systemy oceny protokołów
• Zasada segregacji/rozdielności obowiązków w przypadku danych szczególnie wrażliwych