Regulamin dotyczący usług

WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG ODZYSKIWANIA DANYCH PRZEZ FIRMĘ ONTRACK

Prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszymi Warunkami przed przesłaniem nam zamówienia. Niniejsze Warunki informują o tym, kim jesteśmy, w jaki sposób będziemy świadczyć nasze Usługi, w jaki sposób Ty i my możemy zmienić lub zakończyć Umowę, co zrobić, jeśli wystąpi problem i inne ważne informacje.

1. NINIEJSZE WARUNKI

1.1.       Niniejsze Warunki („Warunki”) regulują świadczenie usług odzyskiwania danych przez firmę KLDiscovery Ontrack Sp. z o. o., ul. Jana III Sobieskiego 11, 40-082 Katowice,  NIP 954 24 96 597, Regon 278348710, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy w Katowicach Wydział Gospodarczy KRS 0000228101, kapitał zakładowy 860 000 PLN (działająca pod nazwą „Ontrack”).

1.2.       Częścią niniejszych OWH jest nasz Opis usługi dla usług odzyskiwania danych, jak również Umowa o przetwarzaniu danych (RODO), która reguluje przetwarzanie danych osobowych w ramach świadczenia naszej usługi. Więcej informacji na temat funkcji i ograniczeń naszej usługi odzyskiwania danych można znaleźć w opisie usługi. RODO reguluje przetwarzanie danych osobowych przekazanych Ontrack przez klienta w celu odzyskania danych.

1.3.       Aby uzyskać informacje na temat tego, w jaki sposób my, jako podmiot odpowiedzialny, gromadzimy, przetwarzamy i przechowujemy dane osobowe, należy zapoznać się z naszą polityką prywatności.

1.4.       Warunki klienta lub osób trzecich są wyraźnie wyłączone i nie mają zastosowania. Niniejsze Warunki Świadczenia Usług i DPA mają również zastosowanie do wszystkich przyszłych relacji biznesowych, nawet jeśli nie zostały one ponownie wyraźnie uzgodnione.

1.5.       Usługi są świadczone głównie w naszym laboratorium w Polska. Ontrack posiada zaplecze techniczne i lokalizacje w Europie i USA. W razie potrzeby Użytkownik niniejszym udziela Ontrack dostępu do danych na urządzeniach pamięci masowej z dowolnego obiektu Ontrack, w tym ze Stanów Zjednoczonych Ameryki i Wielkiej Brytanii, w celu świadczenia usług przez Ontrack. Prosimy o zapoznanie się z punktem 6.4. 

2. DANE KONTAKTOWE

2.1.       Jak się z nami skontaktować. Możesz skontaktować się z nami, dzwoniąc do naszego zespołu obsługi klienta pod numer +48 (0) 32 77 99 999, pisząc do nas na adres Ontrack, ul. Sobieskiego 11, 40-082 Katowice lub dane@ontrack.com.

3. DEFINICJE

3.1.       W niniejszych Warunkach będą miały zastosowanie następujące definicje:

(a)        „Klient biznesowy” oznacza klienta prowadzącego działalność gospodarczą, handlową lub zawodową, w tym między innymi jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę osobową, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub organ publiczny;

(b)        „Informacje poufne” oznaczają wszystkie informacje ujawnione lub przekazane przez jedną Stronę drugiej Stronie w ramach Relacji Biznesowych, w przypadku których Strona otrzymująca miała uzasadnione oczekiwania, oparte na oznaczeniu odpowiednich informacji jako poufnych lub w dobrej wierze w oparciu o charakter informacji, że Strona ujawniająca miała szczególny, podlegający ochronie interes w zachowaniu poufności odpowiednich informacji;

(c)        „Konsument” oznacza każdą osobę fizyczną, która dokonuje czynności prawnej w celach, które w przeważającej mierze nie mają charakteru handlowego ani nie są związane z prowadzeniem działalności na własny rachunek;

(d)        „Umowa” jest zdefiniowana w Punkcie 4.4;

(e)        "Klient" oznacza zarówno klienta biznesowego, jak i konsumenta;

(f)         „Dane” oznaczają dowolne dane w postaci elektronicznej, w tym „dane osobowe” w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE 2016/679) i / lub Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000);

(g)        „Sprzęt” oznacza Twoje Nośniki i, jeśli dotyczy, Telefon komórkowy lub tablet;

(h)        „Opłata” oznacza opłatę należną od Ciebie za Usługi, zgodnie z odpowiednią Ofertą;

(i)         „Nośniki pamięci” oznacza nośnik danych, taki jak dyski twarde, dysk USB, dyski SSD, układy pamięci, taśmy lub inne nośniki danych;

(j)         "Oferta" i "Akceptacja" zostały zdefiniowane w Punktach 4.3 i 4.4;

(k)        „Opisy usług” oznacza konkretne procesy stosowane przez Ontrack i opisane pod następującym linkiem: https://www.ontrack.com/pl-pl/informacje-prawne/odzyskiwanie-danych-warunki#opis, który określa, między innymi, zakres i ograniczenia świadczonych przez nas usług odzyskiwania danych;   .

(l)         "Usługi Odzyskiwania Danych" (lub w skrócie "Usługi") oznaczają usługi, które mają być świadczone przez nas na rzecz klient, zgodnie z opisem w punktach 4 (Proces zamawiania) i 6 (Nasze Usługi Odzyskiwania Danych) niniejszych OWU, jak również w Opisie Usług;

(m)      „Strona internetowa” oznacza naszą stronę internetową pod adresem www.ontrack.com/pl-pl;

(n)        "Nośnik kopii zapasowej" oznacza nośnik danych Ontrack, na którym odzyskane dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Zazwyczaj jest to dysk twardy USB.

4. PROCES ZAMÓWIENIA (oferta i akceptacja)

4.1.             Po wstępnej konsultacji telefonicznej, przesłaniu formularza online za pośrednictwem naszej strony internetowej lub korespondencji e-mail, użytkownik przekazuje nam swój sprzęt. W przypadku standardowego odzyskiwania danych, najpierw przeprowadzana jest Ocena, która jest określona w naszym Opisie Usług. W zależności od typu urządzenia, jak również rodzaju uszkodzenia, ocena może zostać przeprowadzona bezpłatnie (z wyjątkiem telefonów komórkowych, tabletów i nośników flash, otwartych dysków twardych, usuniętych lub sformatowanych nośników, a także szkód spowodowanych przez wodę i ogień), chyba że uzgodniono inaczej podczas procesu zamawiania. Następnie dostarczymy Ocenę (jak również inne usługi odzyskiwania danych, jeśli dotyczy) zgodnie z opisem usługi. W przypadku telefonów komórkowych, tabletów, otwartych dysków twardych i nośników flash, a także w przypadku niektórych rodzajów uszkodzeń lub jeśli Ocena nie dostarcza żadnych informacji na temat możliwego odzyskania danych, przeprowadzimy odpłatną diagnozę. W takim przypadku użytkownik otrzyma link do oferty wykonania usługi Diagnozy, którą musi autoryzować elektronicznie, aby zlecić nam wykonanie usługi.   

4.2.             Po przeprowadzeniu oceny lub płatnej diagnozy użytkownik otrzyma ocenę zakresu, w jakim odzyskiwanie danych może zakończyć się powodzeniem. W przypadku diagnozy użytkownik otrzyma informacje o plikach, które prawdopodobnie można odzyskać. Wyjaśnienie kategorii oceny, a także dokładną procedurę można znaleźć w naszym Opisie usługi. Na podstawie przeprowadzonej oceny użytkownik otrzyma stałą ofertę cenową odzyskiwania danych (oferta odzyskiwania danych). Zazwyczaj w ramach oferty odzyskiwania danych można wybrać różne poziomy usług, które zostały opisane bardziej szczegółowo w naszym Opisie usługi.

4.3.             Po otrzymaniu naszej wyceny odzyskiwania danych, użytkownik ma następujące możliwości: (i) elektronicznie autoryzować zamówienie ("Oferta"); (ii) zażądać od nas zwrotu swoich Urządzeń po kosztach; lub (iii) zażądać od nas nieodwracalnego usunięcia swoich danych i/lub zniszczenia swoich Urządzeń; w tym ostatnim przypadku jesteśmy zobowiązani i uprawnieni do niezwłocznego przeprowadzenia usunięcia/zniszczenia. Jeśli nie otrzymamy zamówienia, instrukcji usunięcia lub żądania zwrotu urządzeń w ciągu 14 (czternastu) dni kalendarzowych od daty oferty, wyślemy użytkownikowi przypomnienie pocztą elektroniczną i poprosimy o poinformowanie nas, jak postępować zgodnie z powyższymi opcjami.  Jeśli użytkownik nie odpowie na to przypomnienie, wyślemy mu 2 (dwa) kolejne przypomnienia w odstępach 2 (dwóch) tygodni. Jeśli użytkownik ponownie nie zareaguje na te przypomnienia i nie poinstruuje nas, jak postępować z jego sprzętem, zutylizujemy jego sprzęt (w tym jego dane) zgodnie z obowiązującym prawem.

4.4.             Akceptujemy zamówienie użytkownika (tj. jego ofertę zgodnie z punktem 4.3), wysyłając mu potwierdzenie zamówienia pocztą elektroniczną ("Akceptacja"), które tworzy prawnie wiążącą umowę między użytkownikiem a nami ("Umowa"), zawierającą wszystkie postanowienia zgodne z Ofertą, Opisem Usługi, DPA i niniejszymi OWH.  Do zamówienia zostanie przypisany numer zamówienia. Pomocne będzie podanie numeru zamówienia podczas kontaktu z nami.

5. WYSYŁANIE USZKODZONYCH NOŚNIKÓW I URZĄDZEŃ PAMIĘCI MASOWEJ ORAZ ZWROT NOŚNIKÓW I URZĄDZEŃ PAMIĘCI MASOWEJ ORAZ NOŚNIKÓW KOPII ZAPASOWYCH

5.1.             Użytkownik ma następujące możliwości dostarczenia nam swoich Urządzeń: (i) może dostarczyć Nośniki osobiście do siedziby Ontrack w godzinach otwarcia (wymagane jest wcześniejsze powiadomienie); (ii) może zorganizować wybraną przez siebie usługę kurierską na własny koszt; lub (iii) Ontrack zaoferuje usługę odbioru przez firmę kurierską.  W takim przypadku Ontrack prześle użytkownikowi etykietę wysyłkową dla paczki wraz z informacją o zaplanowanym odbiorze kurierskim.

5.2.             Przyjmujemy wyłącznie nośniki danych i - z wyjątkiem urządzeń określonych powyżej - nie przyjmujemy kompletnego sprzętu (np. laptopów i komputerów stacjonarnych). Prosimy o usunięcie nośników danych (dysku twardego, SSD itp.) ze sprzętu. Telefony komórkowe lub tablety są wyłączone z tej procedury.   

5.3.             Wszystkie nośniki pamięci powinny być zapakowane zgodnie z instrukcjami na stronie https://www.ontrack.com/pl-pl/artykuly/odszyfrowywania, ponieważ Ontrack nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek uszkodzenia sprzętu podczas transportu, jeśli paczki są nieprawidłowo zapakowane.

5.4.             Po zdiagnozowaniu lub przywróceniu (patrz punkt 4) wyślemy nośnik kopii zapasowej na adres użytkownika za pośrednictwem uznanej firmy kurierskiej. Wysyłka nośników kopii zapasowych jest zazwyczaj bezpłatna, chyba że umowa stanowi inaczej. Prosimy o kontakt z Ontrack przed realizacją zamówienia, jeśli nie chcą Państwo, aby Ontrack odesłał nośniki kopii zapasowych kurierem.  Użytkownik może również skorzystać z wybranej przez siebie usługi kurierskiej na własny koszt lub odebrać nośniki kopii zapasowych osobiście w siedzibie Ontrack w godzinach pracy firmy (po wcześniejszym umówieniu się).

5.5.             Koszty zwrotu sprzętu są oparte na informacjach zawartych w odpowiedniej ofercie.  Użytkownik zostanie poinformowany o dokładnych kosztach podczas procesu składania zamówienia.

6. NASZE USŁUGI ODZYSKIWANIA DANYCH

6.1.             W zamian za uiszczenie przez Użytkownika Opłaty, Spółka będzie świadczyć Usługi z należytą starannością i umiejętnościami. Nasze usługi odzyskiwania danych zazwyczaj obejmują następujące usługi:  Ocena lub/i diagnoza, jak również - jeśli to możliwe - odzyskiwanie danych. Szczegółowy opis tych usług można znaleźć w opisie usługi usługi. Opis usługi jest częścią niniejszych OWH.

6.2.             Podczas badania Urządzeń podejmiemy uzasadnione środki ostrożności w celu ustalenia: (i) jakie dane na Urządzeniach są dostępne i możliwe do odzyskania; (ii) jakie uszkodzenia Urządzeń i/lub struktur danych mogą zostać zidentyfikowane; (iii) ile danych (jeśli w ogóle) na Urządzeniach może być możliwe do odzyskania; oraz (iv) poinformowania użytkownika o oczekiwanych wynikach odzyskiwania danych z Urządzeń. Nasze usługi odzyskiwania danych mogą obejmować odzyskiwanie danych w laboratorium, poprzez dostarczanie rozwiązań programowych oraz, w przypadku klientów biznesowych, poprzez zdalne odzyskiwanie danych. 

6.3.             Dołożymy uzasadnionych starań, aby: (i) przywrócić Dane użytkownika i dostarczyć użytkownikowi przywrócone Dane na zaszyfrowanym nośniku kopii zapasowej; lub (ii) wykonać wszelkie inne usługi, których świadczenie uzgodniliśmy z użytkownikiem na piśmie, takie jak usunięcie Danych z nośnika pamięci. 

6.4.             Większość naszych usług świadczymy w siedzibie KLDiscovery Ontrack Sp. z o. o. w 40-082 Katowice w Polska. Możemy jednak również wysłać urządzenie użytkownika do spółki siostrzanej znajdującej się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Odzyskiwanie danych z telefonów komórkowych i tabletów odbywa się w jednym z europejskich centrów eksperckich Ontracks dla telefonów komórkowych. Zgodnie z klauzulą 1.5 możemy być również zobowiązani do uzyskania zdalnego dostępu do danych użytkownika spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w celu świadczenia Usług. 

6.5             W momencie zawierania Umowy możemy jedynie oszacować czas, w którym odzyskiwanie danych może zostać zakończone. Nie jest możliwe podanie konkretnej daty zakończenia odzyskiwania danych ze względu na charakter Usług. Użytkownik zostanie jednak poinformowany o szacowanej dacie zakończenia usługi w trakcie jej świadczenia. Po otrzymaniu od Ontrack nośnika kopii zapasowej zawierającego odzyskane dane, prosimy o natychmiastowe sprawdzenie nośnika kopii zapasowej (dysku twardego USB lub innego urządzenia pamięci masowej) pod kątem funkcjonalności technicznej. Ontrack może odtworzyć odzyskane dane wyłącznie w przypadku awarii nośnika kopii zapasowej w okresie przechowywania odzyskanych danych osobowych określonym w Umowie przetwarzania danych Ontrack.

6.6.             Należy pamiętać, że nie akceptujemy wszystkich produktów Apple do odzyskiwania danych.  Nasze usługi odzyskiwania danych zazwyczaj nie obejmują odzyskiwania danych z urządzeń Apple iMac lub iPhone'ów/iPadów po przywróceniu ustawień fabrycznych. Przed wysłaniem produktów Apple prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta. 

6.7.             W przypadku niektórych Usług możemy wymagać od użytkownika podania określonych informacji, takich jak nazwa użytkownika, hasło lub kody dostępu. Jeśli użytkownik nie dostarczy tych informacji w rozsądnym czasie od otrzymania naszego żądania lub jeśli dostarczy niekompletne lub nieprawidłowe informacje, możemy naliczyć dodatkową opłatę w rozsądnej wysokości, aby zrekompensować nam dodatkową pracę, jaką to spowoduje. Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek opóźnienia lub częściowe niedostarczenie Usług, jeśli jest to spowodowane nieprzekazaniem nam przez użytkownika wymaganych informacji. 

6.8.             Możemy być zmuszeni do zawieszenia świadczenia usługi w celu (i) rozwiązania problemów technicznych lub wprowadzenia zmian technicznych lub (ii) aktualizacji usługi w celu odzwierciedlenia zmian w odpowiednich przepisach i regulacjach . Możemy również zawiesić świadczenie Usług, jeśli użytkownik nie dokona płatności po otrzymaniu powiadomienia.  

6.9.             W zakresie świadczonych przez nas usług nie gwarantujemy sukcesu. W szczególności nie gwarantujemy, że wszystkie lub jakakolwiek część danych będzie możliwa do odzyskania lub wykorzystania, że telefon komórkowy lub tablet, jeśli dotyczy, będzie mógł być używany zgodnie z jego pierwotnym przeznaczeniem lub że osiągniemy jakikolwiek inny konkretny rezultat.

6.10.          Poniższe postanowienie dotyczy wyłącznie klientów będących klientami biznesowymi:
Zdalne odzyskiwanie danych. W przypadku zdalnego odzyskiwania danych (RDR) łączymy się z wewnętrzną siecią klienta. Żadne urządzenia nie są nam przekazywane. W przypadku RDR klient otrzyma od nas link do oferty diagnostycznej, którą musi autoryzować elektronicznie w przypadku naszego zlecenia. Po diagnozie otrzymasz szczegółowe informacje o plikach, które prawdopodobnie można odzyskać. Na tej podstawie otrzymasz stałą ofertę cenową na odzyskiwanie danych (oferta odzyskiwania danych). Zazwyczaj w ramach oferty odzyskiwania danych można wybrać różne poziomy usług, które zostały opisane bardziej szczegółowo w naszym opisie usług.

W celu zdalnego odzyskiwania danych należy pobrać i zainstalować oprogramowanie klienckie Ontrack RDR z linku dostarczonego przez Ontrack. Po zainstalowaniu klient RDR umożliwia użytkownikowi łączenie się z Ontrack za pośrednictwem szyfrowanego połączenia internetowego. Połączenie RDR jest wykorzystywane przez Ontrack wyłącznie do uruchamiania narzędzi do odzyskiwania danych Ontrack bezpośrednio na komputerze klienta. Ontrack wykorzystuje połączenie RDR do przechowywania narzędzi Ontrack Recovery Tools na komputerze klienta w chronionym folderze.  Podczas tego procesu dane użytkownika nie będą przesyłane do Ontrack. Po zakończeniu RDR narzędzia Ontrack Recovery Tools są usuwane z komputera klienta.

Ontrack gwarantuje, że Oprogramowanie Klienta RDR (a) jest wolne od kodu programu lub instrukcji programu celowo zaprojektowanych do przerywania, wyłączania, uszkadzania, zakłócania lub w inny sposób negatywnie wpływających na programy komputerowe, pliki lub operacje; oraz (b) nie zawiera innego złośliwego lub szkodliwego kodu zwykle określanego jako wirusy lub opisywanego podobnymi terminami, w tym koń trojański, robak lub backdoor.   

7. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ

7.1.             Sprzęt i Dane użytkownika zawsze pozostają jego własnością, a nam nie przysługują żadne prawa własności, użytkowania ani inne prawa do nich, z wyjątkiem prawa do posiadania i używania Sprzętu i Danych użytkownika w celu świadczenia Usług. Użytkownik zachowuje wszelkie prawa własności intelektualnej do swoich danych.   

7.2.             Wszelkie prawa własności intelektualnej związane ze świadczeniem Usług pozostają własnością Ontrack, w tym prawa do rozwoju, tworzenia i świadczenia Usług, wynalazków, dzieł chronionych prawem autorskim, metod, procesów i know-how wykorzystywanych do rozwoju lub tworzenia Usług, wraz z wszelkim sprzętem, oprogramowaniem sprzętowym, platformami, oprogramowaniem i wszelkimi modyfikacjami, ulepszeniami, nowymi funkcjami lub funkcjami stworzonymi lub wykorzystywanymi przez Ontrack w ramach Usług ("KLD-IP").

8. PRAWO DO odstąpienia od umowy

8.1.             Niniejsza klauzula ma zastosowanie wyłącznie do konsumentów zgodnie z przepisami dotyczącymi umów konsumenckich (informacje, anulowanie i dodatkowe opłaty) tj. ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. 2020, poz. 286).

8.2.             W trakcie Oceny użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować. W przypadku złożenia Zamówienia, w tym jakiejkolwiek diagnozy, użytkownik ma prawo odstąpić od umowy w ciągu czternastu dni bez podania przyczyny. Okres odstąpienia wynosi czternaście dni od dnia zawarcia umowy.

8.3.             Aby skorzystać z prawa do odstąpienia od umowy, użytkownik musi powiadomić Ontrack w drodze jednoznacznego oświadczenia (np. listem wysłanym pocztą, , pocztą elektroniczną lub telefonicznie) o swojej decyzji o odstąpieniu od niniejszej umowy:

Pocztą elektroniczną: dane@ontrack.com
Telefonicznie: +48 (0) 32 779 99 99
Pocztą: KLDiscovery Ontrack Sp. z o. o., ul. Sobieskiego 11, 40-082 Katowice

8.4.             Użytkownik może również skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia od umowy zamieszczonego na końcu niniejszych OWH. Skuteczność odstąpienia od umowy nie jest uzależniona od skorzystania przez użytkownika z tego wzoru formularza odstąpienia od umowy. Niezwłocznie prześlemy użytkownikowi potwierdzenie otrzymania odstąpienia od umowy (np. pocztą elektroniczną).

8.5.             Aby zachować termin do odstąpienia od umowy, wystarczy wysłać powiadomienie o skorzystaniu z prawa do odstąpienia od umowy przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.

8.6.             W przypadku odstąpienia od Umowy przez Użytkownika, Ontrack zobowiązany jest zwrócić Użytkownikowi wszystkie otrzymane od niego płatności bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie czternastu dni od dnia otrzymania przez Ontrack powiadomienia o odstąpieniu od Umowy. Poprzez elektroniczną autoryzację naszego zapytania ofertowego (punkt 4.3), Użytkownik wyraźnie upoważnia nas do natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia Usług. W przypadku odwołania po rozpoczęciu świadczenia Usług, Użytkownik będzie zobowiązany do zapłaty odszkodowania w wysokości wartości Usług świadczonych do tego momentu. Po pełnym wykonaniu Usług użytkownik nie może już odstąpić od umowy, nawet jeśli okres odstąpienia jeszcze nie upłynął:

8.7.             Do spłaty używamy tych samych środków płatności, których użyłeś do pierwotnej transakcji, chyba że wyraźnie uzgodniono z Tobą inaczej. W żadnym wypadku użytkownik nie zostanie obciążony kosztami zwrotu:

9. BRAK PRAWA DO ODSTĄPIENIA OD UMOWY DLA KLIENTÓW BIZNESOWYCH

9.1              Postanowienia punktu 8 nie mają zastosowania do klientów biznesowych. 

10. PRAWA DO ROZWIĄZANIA UMOWY

10.1.             Niezależnie od innych praw, stosunek świadczenia usług może zostać rozwiązany przez każdą ze stron umowy z ważnego powodu bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli istnieją fakty, na podstawie których nie można racjonalnie oczekiwać, że strona rozwiązująca, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności indywidualnego przypadku i ważąc interesy obu stron umowy, będzie kontynuować stosunek umowny do uzgodnionego zakończenia stosunku umownego, w szczególności jeżeli:

(a)        którakolwiek ze stron (i) istotnie naruszy warunki Umowy w sposób, który nie może zostać naprawiony; lub (ii) jeśli takie naruszenie jest możliwe do naprawienia, nie naprawi takiego naruszenia w terminie 7 (siedmiu) dni po otrzymaniu przez stronę pisemnego wezwania do jego naprawienia; lub (iii) wielokrotnie naruszy Umowę (w tym niniejsze OWU); lub

(b)        (prawo Ontrack do rozwiązania umowy): Klient nie zapłaci wynagrodzenia za Usługi Odzyskiwania Danych w terminie; i/lub

(c)        Strona zaprzestaje (lub grozi jej zaprzestanie) prowadzenia działalności w całości lub w części, lub w odniesieniu do niej lub jakiejkolwiek części jej przedsiębiorstwa lub aktywów zostaje wyznaczony likwidator, syndyk masy upadłościowej lub odbiorca administracyjny, lub strona zostaje rozwiązana (chyba że do celów proponowanej fuzji lub rekonstrukcji, w której podmiot powstały w jej wyniku przejmuje wszystkie zobowiązania), lub właściwy sąd wydaje postanowienie o niewypłacalności, likwidacji lub podobne postanowienie, lub strona zawiera ugodę z wierzycielami, lub strona nie jest w stanie spłacić swoich długów w terminie ich wymagalności, lub w przypadku osoby fizycznej staje się niewypłacalna.

10.2.       Ontrack może rozwiązać Umowę, jeśli w wyniku jej wykonania może dojść do naruszenia obowiązujących przepisów eksportowych i sankcyjnych dotyczących kontaktów z określonymi spółkami i osobami, zgodnie z ustaleniami Komisji Europejskiej lub innych organów krajowych, w tym Stanów Zjednoczonych. Użytkownik zgadza się przedstawić, na nasze żądanie, dowód tożsamości w celu zweryfikowania możliwości zastosowania obowiązujących przepisów eksportowych i sankcyjnych.

10.3.       W przypadku rozwiązania umowy z przyczyn, za które Ontrack nie ponosi odpowiedzialności, Klient jest zobowiązany do zapłaty uzgodnionego wynagrodzenia za wszystkie usługi odzyskiwania danych świadczone przez Ontrack do momentu rozwiązania umowy. 

11. GWARANCJE I POTWIERDZENIE PREZEZ KLIENTA

11.1.             Niniejszym potwierdzasz i gwarantujesz nam, że: (i) jesteś prawnie zdolny do zawierania wiążących umów; (ii) masz pełne uprawnienia, zdolność i jesteś uprawniony do wyrażenia zgody na niniejsze Warunki, a jeśli jesteś Klientem biznesowym, jesteś prawnie upoważniony do zawarcia Umowy; (iii) wszystkie informacje, które nam przekazujesz w związku z Zamówieniem, są prawdziwe, dokładne, kompletne i nie wprowadzają w błąd; (iv) jesteś właścicielem Sprzętu i/ lub masz pozwolenie od właściciela Sprzętu na świadczenie przez nas Usług;  (v) dostarczenie nam przez Ciebie Sprzętu i/ lub Danych nie naruszy żadnych zobowiązań ani praw osób trzecich; (vi) dostarczenie nam przez Ciebie Sprzętu i/ lub Danych nie naruszy żadnego obowiązującego prawa; (vii) masz prawo do udzielenia dostępu do Danych; (viii) Twój Sprzęt nie zawiera żadnych materiałów (w tym między innymi Danych), które mogą naruszać Prawa własności intelektualnej jakiejkolwiek strony trzeciej; oraz (ix) Twój Sprzęt nie zawiera żadnych materiałów (takich jak dane), które naruszałyby obowiązujące prawo. 

11.2.             Zastrzegamy sobie prawo (a użytkownik niniejszym potwierdza, że mamy takie prawo) do zażądania udokumentowanych dowodów Twojej własności, zezwolenie lub prawa do autoryzacji Usług, oraz do zawieszenia lub odmowy rozpoczęcia świadczenia Usług w przypadku nieotrzymania takich dowodów.  Użytkownik zgadza się dostarczyć nam na żądanie dokumentację potwierdzającą tożsamość, aby umożliwić nam weryfikację zastosowania wszelkich obowiązujących przepisów eksportowych i sankcyjnych zgodnie z punktem 10.2. 

11.3.             Niniejszym potwierdzasz i akceptujesz jako warunek Umowy, że Twój Sprzęt i/ lub Dane mogą być już uszkodzone przed ich otrzymaniem oraz że nasze wysiłki w celu wykonania Usług mogą skutkować zniszczeniem lub dalszym uszkodzeniem Twojego Sprzętu i/ lub Danych. Dołożymy należytej staranności podczas świadczenia Usług, ale nie będziemy, , ponosić odpowiedzialności za jakiekolwiek istniejące lub dodatkowe szkody, które mogą wystąpić w Twoim Sprzęcie i/ lub Danych podczas świadczenia przez nas Usług. Nie ma to wpływu na postanowienia klauzuli 13.

12.CENA I PŁATNOŚĆ

12.1.             Ceną Usług będzie Opłata określona w odpowiedniej Ofercie (w tym podatek VAT, w stosownych przypadkach). Płatności można dokonać gotówką, poleceniem zapłaty SEPA, przelewem bankowym lub kartą kredytową, a w przypadku klientów biznesowych również poprzez zamówienie na konto (numer zamówienia).         

12.2.             W przypadku płatności gotówką, przelewu bankowego z góry, polecenia zapłaty Sepa lub płatności kartą kredytową, opłata jest co do zasady płatna przed rozpoczęciem świadczenia Usług (przedpłata) lub, jeśli ma to zastosowanie, w terminie określonym w umowie płatności zawartej oddzielnie z Ontrack. Jeśli użytkownik nie zapłaci jakiejkolwiek kwoty należnej Ontrack na mocy Umowy, Ontrack może zatrzymać Sprzęt i Dane do czasu dokonania pełnej płatności. W przypadku anulowania, opóźnienia lub braku płatności, użytkownik otrzyma pierwsze przypomnienie (w formie wiadomości tekstowej) po upływie terminu płatności. Jeśli płatność nie wpłynie po pierwszym przypomnieniu, użytkownik otrzyma kolejne przypomnienie, po czym zastrzegamy sobie prawo do przekazania roszczenia naszej firmie windykacyjnej. Ponadto zastrzegamy sobie prawo do żądania odsetek za zwłokę lub zgłaszania dalszych roszczeń.

12.3.             W przypadku płatności kartą kredytową Ontrack prześle Użytkownikowi link do bezpiecznej platformy płatniczej strony trzeciej w celu autoryzacji płatności i zakończenia procesu płatności po zakończeniu pracy , ale przed wysłaniem nośnika kopii zapasowej do Użytkownika .

12.4.             Klienci biznesowi otrzymają fakturę. Jeśli użytkownik nie zapłaci faktury w całości w uzgodnionym terminie płatności, wyślemy mu przypomnienie (w formie tekstowej). Jeśli płatność nie zostanie otrzymana po pierwszym przypomnieniu, użytkownik otrzyma kolejne przypomnienie, zanim przekażemy roszczenie naszej firmie windykacyjnej. W przypadku opóźnienia w płatności naliczymy odsetki za zwłokę w wysokości prawnie dopuszczalnej. Zastrzegamy sobie prawo do dochodzenia dalszych roszczeń (np. za szkody spowodowane zwłoką)..

13. OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚci

13.1.          Roszczenia odszkodowawcze klienta są wyłączone. Nie dotyczy to roszczeń odszkodowawczych klienta wynikających z uszczerbku na życiu, ciele lub zdrowiu lub z naruszenia istotnych zobowiązań umownych (zobowiązań kardynalnych), a także odpowiedzialności za inne szkody wynikające z umyślnego lub rażąco niedbałego naruszenia obowiązków przez Ontrack lub przedstawicieli prawnych Ontrack lub zastępców. Istotne zobowiązania umowne to takie, których wypełnienie jest niezbędne do osiągnięcia celu umowy.

13.2.          W przypadku naruszenia istotnych zobowiązań umownych, Ontrack ponosi odpowiedzialność za przewidywalną szkodę typową dla umowy tylko wtedy, gdy taka szkoda została spowodowana zwykłym zaniedbaniem (tj. nie rażącym zaniedbaniem lub umyślnym działaniem), z wyjątkiem roszczeń odszkodowawczych Klienta wynikających z uszczerbku na życiu, ciele lub zdrowiu. W odniesieniu do Klientów Biznesowych, o ile szkoda nie została spowodowana umyślnie lub w wyniku rażącego niedbalstwa lub nie istnieje odpowiedzialność za uszczerbek na życiu, ciele lub zdrowiu, Ontrack w każdym przypadku ponosi odpowiedzialność wyłącznie do maksymalnej kwoty 20.000 euro. Użytkownik (Klient Biznesowy) przyjmuje do wiadomości i zgadza się z nami (Ontrack), że wyżej wymieniona maksymalna kwota odpowiedzialności przekracza przewidywalną szkodę typową dla umowy.

13.3.          Bez uszczerbku dla postanowień punktu 13.1 powyżej, Ontrack nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek fizyczne lub inne uszkodzenia lub zniszczenia Sprzętu i danych Użytkownika, ani za utratę gwarancji w odniesieniu do Sprzętu Użytkownika w trakcie świadczenia Usług, jeśli takie uszkodzenia, zniszczenia, pogorszenie stanu lub utrata gwarancji wynikają z wykonywania Usług zgodnie z niniejszą Umową. Nie dotyczy to szkód spowodowanych umyślnym lub rażąco niedbałym naruszeniem obowiązków przez Ontrack lub naszych przedstawicieli prawnych lub agentów .

13.4.          Chociaż dołożymy wszelkich starań, aby zadbać o sprzęt lub dane użytkownika, gdy znajdują się one w naszym posiadaniu, nie będziemy ponosić odpowiedzialności wobec użytkownika, jeśli sprzęt lub dane użytkownika zostaną utracone, zniszczone, uszkodzone lub w inny sposób uszkodzone w wyniku normalnego zużycia lub z powodu charakteru Usług bez naszej winy.. 

13.5.          Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności wobec drugiej strony, czy to z tytułu umowy, czynu niedozwolonego (w tym zaniedbania), naruszenia obowiązków ustawowych lub w inny sposób, wynikających z niniejszych OWU lub jakiejkolwiek Umowy lub w związku z nimi, za jakiekolwiek pośrednie lub wtórne straty lub szkody, utratę zysku, utratę przychodów lub utratę działalności.

13.6.          Korzystanie z usług firm kurierskich. Zgodnie z postanowieniami punktu 5 , w przypadku, gdy Oryginalne Nośniki Danych są wysyłane przez kuriera zewnętrznego zaangażowanego przez Ontrack, Ontrack ponosi odpowiedzialność wyłącznie w zakresie rekompensaty oferowanej przez kuriera zewnętrznego. Regulamin kuriera zewnętrznego to ( https://www.dhl.com/pl-pl/parcel/private-customers/customer-service/documents.html).   

14. ZWOLNIENIE Z ODPOWIEDZIALNOŚCI

14.1.          Użytkownik zwolni Ontrack z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń osób trzecich wniesionych przeciwko Ontrack w wyniku jego niezgodnego z prawem postępowania. Odszkodowanie to dotyczy w szczególności roszczeń z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych, konkurencji lub praw autorskich.

14.2.          W przypadku, gdy oświadczenia Użytkownika, o których mowa w punkcie 11.1, okażą się niezgodne z prawdą w całości lub w części, Użytkownik zwolni Ontrack z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń osób trzecich, które nie miałyby miejsca, gdyby oświadczenia Użytkownika były zgodne z prawdą.

14.3.          Użytkownik zwalnia Ontrack z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń osób trzecich wynikających z faktu, że Użytkownik nie jest (jedynym) właścicielem urządzeń i ich danych, że jego prawo do dysponowania urządzeniami i danymi jest w inny sposób ograniczone lub że dane zostały zebrane, utworzone, przechowywane lub w inny sposób przetwarzane z naruszeniem praw osób trzecich lub w sposób niezgodny z prawem.

14.4.          Oprócz odszkodowania, odszkodowanie na mocy niniejszego punktu 14 obejmuje grzywny, a także udowodnione uzasadnione koszty postępowania (w tym koszty ścigania i obrony).

15. OCHRONA DANYCH

Informacje na temat ochrony danych można znaleźć pod następującym linkiem na naszej stronie internetowej: https://www.ontrack.com/pl-pl/informacje-prawne/odzyskiwanie-danych-warunki#dpa

16. JAK PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE (ODZYSKIWANE DANE)

16.1.             W zakresie, w jakim Ontrack przetwarza dane osobowe użytkownika jako klienta w trakcie odzyskiwania danych, zastosowanie ma nasza Umowa o Przetwarzaniu Danych, która jest dostępna pod adresem https://www.ontrack.com/pl-pl/informacje-prawne/odzyskiwanie-danych-warunki#dpa

17. INFORMACJE POUFNE

17.1.             Strona przekazująca ma prawo do zachowania poufności Informacji Poufnych ujawnionych stronie otrzymującej. Strona otrzymująca zobowiązuje się zatem traktować przekazane jej lub w inny sposób udostępnione Informacje Poufne jako ściśle poufne i nie udostępniać ich osobom trzecim, ani w całości, ani w części, chyba że strona przekazująca wyraziła uprzednią pisemną zgodę na ich ujawnienie osobom trzecim, a osoba trzecia zobowiązała się do zachowania poufności w sposób zgodny z niniejszymi OWH.

17.2.             Zobowiązania do zachowania poufności nie obejmują Informacji poufnych w odniesieniu do których Strona Otrzymująca może wykazać, że (a) były one już znane Stronie Otrzymującej przed ich przekazaniem, lub (b) znajdowały się już w domenie publicznej i były swobodnie dostępne w momencie ich przekazania Stronie Otrzymującej, lub stały się takie później, lub (c) stały się domeną publiczną po ich przekazaniu bez winy Strony Otrzymującej bez naruszenia niniejszych OWU, lub (d) są zasadniczo takie same jak informacje ujawnione lub udostępnione Stronie otrzymującej w dowolnym czasie przez upoważnioną osobę trzecią, lub (e) zostały opracowane przez Stronę otrzymującą niezależnie od Informacji poufnych, lub (f) zostały uprzednio wyraźnie zatwierdzone na piśmie przez Stronę przekazującą w celu ujawnienia, lub (g) ich posiadanie lub znajomość narusza jakiekolwiek obowiązujące prawo karne, lub (h) ich ujawnienie jest wymagane zgodnie z wiążącym nakazem rządowym lub sądowym lub obowiązkowym wymogiem prawnym.

18. INNE WAŻNE WARUNKI

18.1.             Niniejsza Umowa jest zawarta między Tobą a nami. Żadna inna osoba nie ma żadnych praw do egzekwowania któregokolwiek z jej warunków.  Każdy z ustępów niniejszych Warunków działa osobno. Jeśli jakikolwiek sąd lub odpowiedni organ zdecyduje, że którykolwiek z nich jest niezgodny z prawem i / lub niewykonalny, pozostałe ustępy zachowają pełną moc i skuteczność.  Jeśli zwlekamy z podjęciem kroków przeciwko Tobie w związku z zerwaniem przez Ciebie niniejszej umowy, nie przeszkodzi nam to w podjęciu kroków przeciwko Tobie w późniejszym terminie.

18.2.             Możemy zmienić Usługi, aby dostowoać je do zmian w odpowiednich przepisach i wymaganiach regulacyjnych oraz wprowadzić drobne modyfikacje techniczne i ulepszenia, na przykład w celu zniwelowania zagrożenia bezpieczeństwa. Zmiany te nie wpłyną na korzystanie z Usług. Ponadto możemy wprowadzić więcej istotnych zmian w niniejszych Warunkach lub Usługach, ale jeśli to zrobimy, powiadomimy Cię, a następnie możesz skontaktować się z nami, aby zakończyć Umowę, zanim zmiany wejdą w życie i otrzymać zwrot kosztów za wszelkie opłacone Usługi, których nie wykonaliśmy. 

18.3.             Oprócz wszelkich innych praw przysługujących Ci na mocy przepisów ustawowych lub wykonawczych, jeśli mieszkasz w Unii Europejskiej, możesz mieć możliwość składania skarg na platformie internetowego rozstrzygania sporów Unii Europejskiej („Platforma”), która ułatwia rozstrzyganie sporów online.  Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź Platformę pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home2.show&lng=PL. Firma Ontrack nie zamierza wykorzystywać Platformy do rozstrzygania sporów i akceptujesz, że Ontrack nie ma obowiązku korzystania z Platformy w celu rozstrzygania jakichkolwiek sporów.

18.4.             Niniejsze OWH oraz wszelkie kwestie powstałe w związku ze świadczeniem przez nas Usług podlegają prawu polskiemu. W przypadku sporu właściwe są sądy powszechne w Polsce .

Wejście w życie: 1 wrzesień 2023r.

Wzór formularza odstąpienia od umowy

(Formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Do

KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o.,
ul. Jana III Sobieskiego 11
40-082 Katowice

Tel. +4832 77 99 999,
E-mail dane@ontrack.com
Przedmiot: Unieważnienie umowy o świadczenie usług

Ja / My [*] niniejszym informuję / informujemy [*] o moim / naszym [*] odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi [*],

 Zamówionych/zamówionej dnia [*] / otrzymanych/otrzymajej dnia [*],

 Imię i nazwisko konsumenta (-ów),

 Adres konsumenta (-ów),

Numer klienta Ontrack,

Podpis konsumenta (-ów) (tylko jeśli formularz jest przesyłany w wersji papierowej),

Data

___________________________

[*] Niepotrzebne skreślić

Opis usług odzyskiwania danych przez firmę Ontrack

1. Proces odzyskiwania danych, usługi i ograniczenia Ontrack

a) Usługi odzyskiwania danych realizowane są w kilku krokach:

• Ocena – zobacz p. 2 poniżej-; i/lub
• Diagnoza – zobacz p. 3 poniżej-; i
• Odzyskiwanie danych po Ocenie lub Diagnozie – zobacz p. 4 poniżej-, lub RDR Zdalne Odzyskiwanie danych dla klientów biznesowych – zobacz
  p. 5 poniżej.

b) Ontrack odzyska największą możliwą ilość danych z jednego lub wielu uszkodzonych nośników, stosując odpowiednie środki. Ontrack nie sprawdza użyteczności odzyskanych danych ani nie testuje ich kompatybilności z żadnym oprogramowaniem.

c) Istnieje prawdopodobieństwo, że usuniętych i/lub uszkodzonych danych nie będzie można odzyskać nawet przy użyciu narzędzi i technologii Ontrack. Dlatego Ontrack nie może zagwarantować, że dane na uszkodzonych nośnikach będą mogły zostać odzyskane, naprawione lub odczytane.

d) Ontrack zbada nośniki, aby określić, jakie uszkodzenia należy usunąć, aby odzyskać dane
i struktury danych do momentu, w którym będą mogły zostać prawdopodobnie odczytane
i ponownie wykorzystane w odpowiednich aplikacjach. W tym celu Ontrack zastosuje najwyższe standardy techniczne i autorskie procesy, a także narzędzia sprzętowe
i programowe. Ze względu na charakter pracy firmy Ontrack z uszkodzonymi danymi lub nośnikami, istnieje ogólne ryzyko, że wszelkie pozostałe dane na uszkodzonych nośnikach mogą zostać częściowo lub całkowicie utracone lub zniszczone.

e) Klient przyjmuje do wiadomości, że istnieje ryzyko, iż:

-          Gdy odzyskanie istniejących danych nie będzie możliwe, dodatkowe dane mogą zostać utracone;

-          Odzyskane dane mogą nie być użyteczne dla klienta;

-          Treści informacyjne zawarte na nośnikach danych mogą zostać zniszczone w części lub w całości; oraz

-          Nośniki danych, oprogramowanie i inne dostarczone przedmioty mogą zostać uszkodzone, zniszczone lub nie nadawać się do użytku.

2. Ocena

a) Ocena jest wstępnym badaniem dokonywanym przez doświadczonego specjalistę ds. odzyskiwania danych, która określa uszkodzenia nośnika, w celu oszacowania ilości danych, których odzyskania można oczekiwać. Ocena może być prowadzona dla dysków HDD, SSD oraz systemów NAS/RAID. Wyłączone z Oceny, poza innymi, są telefony komórkowe, tablety, nośniki flash, a także nośniki ze skasowanymi danymi, uszkodzone na skutek zalania lub działania ognia oraz nośniki, które były uprzednio otwierane. Podczas Oceny, nośnik danych Klienta jest podłączany do własnych, autorskich systemów Ontrack i otwierany w razie potrzeby. Podczas Oceny żadne dane nie są kopiowane/archiwizowane (obrazowane) ani analizowane. Nie jest generowana lista danych możliwych do odzyskania ani wskazanie, które z plików można odzyskać. Ontrack nie dostarcza raportu szczegółowo opisującego uszkodzenia.

b) Po zakończeniu Oceny Ontrack poinformuje Klienta czy (i) nośnik kwalifikuje sie do odzyskiwania danych, (ii) wymagane jest przeprowadzenie dalszej, płatnej Diagnozy w celu określenia możliwości odzyskania danych, w tym określenia ilości danych, które prawdopodobnie będą możliwe do odzyskania (zobacz p. 3); (iii) w danym przypadku Ontrack nie może przeprowadzić odzyskiwania danych.

c) Przedstawienie prawdopodobnego powodzenia odzyskania danych po Ocenie dokonywane jest wg poniższej klasyfikacji:

• Wyśmienity – oczekujemy, że 95-100% danych Klienta zostanie odzyskanych.
• Dobry – oczekujemy, że 75-100% danych Klienta zostanie odzyskanych.
• Częściowy – szacujemy, że niewielka część danych Klienta w zakresie do 50%, może zostać odzyskana.
• Complex – ze względu na złożoność uszkodzenia, nie możemy podać jeszcze wartości procentowej szans na odzyskanie danych. Dlatego w tym przypadku oferujemy rozszerzoną diagnostykę
• Nieodzyskiwalny – nie możemy uzyskać dostępu do danych zapisanych na nośniku Klienta.

d) Ocena szans na powodzenie odzyskania danych oparta na powyższej klasyfikacji nie gwarantuje, że wartości procentowe wskazane w p. 2, lit. c) zostaną osiągnięte, ponieważ podczas Oceny nie są dokonywane żadne naprawy, ani fizyczne nośnika, ani strukturalne danych.

e) Na życzenie Klienta, po wykonaniu Oceny, Ontrack może odpłatnie przeprowadzić diagnozę, która obejmuje, w miarę możliwości, utworzenie listy plików, która może dokładniej określić ilość odzyskiwalnych danych (patrz p. 3 poniżej). Należy pamiętać, że nie zawsze jest możliwe udostępnienie listy plików, na przykład w sytuacji braku możliwości odzyskania danych.

f) Jeśli Klient złoży zamówienie na Diagnozę lub Odzyskiwanie danych na podstawie wyników Oceny (patrz p.4 poniżej), Ontrack wykona odpowiednią usługę Diagnozy lub odzyskiwania danych.

g) Po Ocenie, Klient może podjąć decyzję o odstąpieniu od zlecenia Odzyskiwania danych lub Diagnozy. Na życzenie Klienta, nośnik zostanie mu odesłany za opłatą kosztów transport wskazaną w formularzu wyceny. W przeciwnym wypadku nośnik zostanie zutylizowany zgodnie z procedurami bezpieczeństwa.

h) Należy pamiętać, że czynności podejmowane podczas Oceny, mogą spowodować uszkodzenie sprzętu Klienta.

3. Diagnoza

a) W celu odzyskania danych ze smartfonów, tabletów lub nośników flash, lub w przypadku określonych uszkodzeń, Ontrack oferuje płatną Diagnozę (a nie Ocenę). Ontrack może również zalecić Diagnozę po przeprowadzeniu Oceny, zwłaszcza w przypadku złożonych uszkodzeń. Diagnoza może być również przeprowadzona bez wcześniejszej Oceny. 

b) Diagnoza określi rodzaj i zakres uszkodzenia danych, możliwości odzyskania danych
z nośników dostarczonych przez Klienta oraz ilość plików/danych możliwych do odzyskania. Ontrack zapewni Klientowi dostęp do autorskiej platformy, która umożliwi Klientowi śledzenie statusu, a także udostępni Klientowi ostateczną listę plików (Verifile), jeśli odzyskanie danych jest możliwe. W niektórych przypadkach Ontrack może nie uzyskać dostępu do danych
i w związku z tym nie być w stanie udostępnić listy plików (Verifile).

c) Lista plików (Verifile) zawiera wskazanie jakości danych pod kątem ich użyteczności
oznaczając je kolorami:

• Zielony – odzyskane dane będą najprawdopodobniej działały w odpowiednich aplikacjach.
• Żółty – dane lub pliki są częściowo uszkodzone – może to oznaczać, że pliki nie otworzą się i nie będą mogły być edytowane w odpowiednich aplikacjach. Jest możliwe przeprowadzenie procesu naprawy takich plików. Jednak taka usługa nie jest zazwyczaj oferowana przez Ontrack, Przedstawiciel Ontrack skontaktuje się bezpośrednio z Klientem, jeżeli taka usługa będzie mogła być świadczona przez Ontrack.
• Czerwony – dane lub pliki są uszkodzone – to prawdopodobnie oznacza, że pliki nie będą mogły zostać otwarte i edytowane w odpowiednich aplikacjach.

d) Ontrack nie może w ramach diagnozy zagwarantować wartości użytkowej danych z odpowiednimi aplikacjami klientów. Specjaliści Ontrack przybliżą ogólny stan odzyskanych danych, jednak prognozy te nie mogą być zagwarantowane z powodu możliwych innych, niezidentyfikowanych uszkodzeń. Dotyczy to w szczególnym przypadku plików baz danych wszelkiego rodzaju. Import zbiorów danych, czynności związane z czyszczeniem zbiorów danych zgodnie z najnowszym stanem technologii odpowiedniego oprogramowania bazodanowego i aplikacji oraz konsultacje z zewnętrznymi ekspertami są wyłączną odpowiedzialnością klienta. W miarę możliwości Ontrack będzie wspierał klienta i jego podwykonawców.

e) Istnieją inne możliwe scenariusze utraty danych, w których kolorowe oznaczenia na liście plików (Verifile) nie mają odniesienia w stanie danych. W przypadku tak poważnych uszkodzeń strukturalnych Ontrack nie gwarantuje funkcjonalności plików. Jeśli wystąpi taki przypadek, jest to opisane w wyniku diagnozy

f) Diagnoza przeprowadzana jest w laboratorium Ontrack. Telefony komórkowe i tablety
są zazwyczaj przesyłane do jednego z europejskich centrów eksperckich Ontrack.

g) W zależności od rodzaju nośnika, diagnoza może skutkować przeniesieniem danych na inny nośnik i zniszczeniem oryginalnego urządzenia klienta.

h) Jeśli Klient złoży zamówienie na odzyskiwanie danych w oparciu o wyniki diagnozy (zobacz. P. 4 poniżej), Ontrack wykona usługę odzyskiwania danych.

g) Klient może zrezygnować ze zlecenia odzyskiwania danych po przeprowadzeniu diagnozy. Na żądanie Klienta nośniki zostaną odesłane za pobraniem opłaty wskazanej w formularzu.
W przeciwnym razie nośniki zostaną bezpiecznie zutylizowane.

4) Odzyskiwanie danych po Diagnozie lub Ocenie

a) Oferta na Odzyskiwanie danych po Ocenie

Wyniki Oceny są przesyłane wraz z wyceną Odzyskiwania danych. Przedstawione jest w nich wyłącznie oczekiwanie stanu odzyskanych danych wg klasyfikacji: Wyśmienity / Dobry / Częściowy / Complex.

Oferta na Odzyskiwanie danych zawiera wycenę odzyskiwania danych dla poszczególnych oferowanych trybów usługi (zobacz lit. c.), które przedstawiają odpowiedni czas wykonywania prac I wysyłana jest do Klienta wraz z naszymi Warunkami Świadczenia Usług.

b.) Oferta na Odzyskiwanie danych po Diagnozie

Po zakończeniu Diagnozy w sytuacjach, w których to możliwe, Ontrack przekaże Klientowi dostęp do zweryfikowania listy plików Verifile oraz poinformuje Klienta o czasie i cenie Odzyskiwania danych. Klient otrzyma ofertę na odzyskiwanie danych, zgodnie z opisem
w naszych Warunkach Świadczenia Usług, która zawiera wycenę Odzyskiwania danych dla poszczególnych oferowanych trybów usługi (zobacz lit. c.), przedstawiających odpowiedni czas wykonywania prac.

c.) Tryby usług

W przypadku zlecenia Odzyskiwania danych, Klient może wybrać jeden z następujących trybów świadczenia usługi, w zależności od pilności:

-          Tryb Emergency
Prace rozpoczynają się natychmiast po złożeniu zamówienia i trwają 24 godziny na dobę.

-          Tryb Priorytetowy
Prace rozpoczynają się natychmiast po złożeniu zamówienia w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godzinach 8:00-16:00. Czas trwania prac wynosi zazwyczaj
3-5 dni roboczych.

-          Tryb Standard
Prace nad sprawą trwają w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godzinach 8:00-16:00. Czas trwania prac wynosi zwykle 7-10 dni roboczych.

-          Tryb Economy
Prace nad sprawą trwają w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godzinach 8:00-16:00. Czas trwania prac wynosi zwykle 20 dni roboczych.

d.) Akceptacja Oferty na Odzyskiwania danych

Klient akceptuje ofertę na Odzyskiwanie danych zgodnie z naszymi Warunkami Świadczenia Usług.

Jeśli Klient nie zdecyduje się na kontynuowanie prac po weryfikacji wyników lub listy plików (Verifile), zlecenie uważa się za anulowane. Klient może zażądać odesłania nośników za pobraniem opłaty wskazanej w formularzu. W przeciwnym razie nośniki zostaną bezpiecznie zutylizowane

e) Proces Odzyskiwania danych

Jeśli Klient zamówi Odzyskiwanie danych po zapoznaniu się z wynikami Oceny i/lub Diagnozy, Ontrack przeprowadzi usługę odzyskiwanie danych. Klient otrzymuje dane, które Ontrack może odzyskać. Po Diagnozie są one zazwyczaj przedstawione na liście plików (Verifile)

Odzyskane przez Ontrack dane zostaną zgrane na nośnik zewnętrzny i odesłane do Klienta. Dodatkowo, na życzenie Klienta wyrażone podczas składania zamówienia na Odzyskiwanie danych, Ontrack może zwrócić oryginalne nośniki Klienta pod warunkiem uiszczenia wskazanej w formularzu opłaty za przesyłkę. Na życzenie Klienta Ontrack może bezpiecznie usunąć dane z oryginalnego nośnika Klienta i/lub zutylizować go zgodnie z obowiązującymi przepisami.

f) Niestandardowe wyniki odzyskiwania danych

W przypadku, gdy ilość odzyskanych danych jest znacząco mniejsza od oszacowanej
w wynikach Oceny, jeśli wcześniej nie została zamówiona lista plików, dostęp do takowego spisu zostanie Klientowi udzielony bez dodatkowych opłat, aby pomóc podjąć decyzję
o kontynuacji zlecenia. Jeśli lista plików została wcześniej zamówiona i dostarczona Klientowi, przedstawiciel Ontrack skontaktuje się z Klientem w celu przedstawienia wyników i możliwości odzyskania danych.  

5) RDR usługa Zdalnego Odzyskiwania Danych

a) RDR® to skrót od Remote Data Recovery™ ("RDR"). RDR to opatentowana technologia, która umożliwia specjalistom Ontrack odzyskiwanie danych o jakości laboratoryjnej bezpośrednio na serwerze, komputerze stacjonarnym lub laptopie Klienta, za pośrednictwem połączenia internetowego. Jedyne wymaganie, to sprawność badanego dysku. RDR firmy Ontrack składa się z trzech głównych elementów:

i) Klient RDR: Zamawiający nawiązuje połączenie z usługą Ontrack RDR za pomocą specjalnie opracowanego oprogramowania klienckiego. Oprogramowanie Klient RDR współpracuje
z popularnymi systemami operacyjnymi. System operacyjny na dysku przeznaczonym
do odzyskiwania danych nie musi być określonego rodzaju.

ii) Serwer RDR: Ontrack posiada kilka lokalizacji serwerów RDR na całym świecie.

iii) Stacja robocza RDR: Stacja robocza jest używana przez specjalistów Ontrack do zdalnej kontroli narzędzi i odzyskiwania danych Klienta.

b) W pierwszej kolejności Klient pobiera właściwą wersję oprogramowania RDR i instaluje ją na serwerze, komputerze stacjonarnym lub laptopie, który będzie używany do odzyskiwania danych. Następnie oprogramowanie RDR tworzy połączenie wychodzące TCP/IP z lokalizacji Klienta do serwera Ontrack, tworząc internetowy tunel lub połączenie punkt-punkt. Połączenie to umożliwia przejście przez większość zapór sieciowych (firewall) bez dodatkowych wymagań konfiguracyjnych. Bezpieczeństwo danych jest dla nas najważniejsze
i jest chronione bezpiecznymi urządzeniami Ontrack, zastrzeżonym protokołem komunikacyjnym Ontrack i szyfrowaniem połączenia.

RDR chroni dane Klientów podczas połączenia na cztery sposoby:

1. bezpośrednie połączenie z serwerem RDR: oprogramowanie klienckie wykorzystuje bezpośrednie połączenie TCP między komputerem Klienta a serwerem RDR Ontrack. RDR nie korzysta z usług hostingowych stron trzecich.
2. szyfrowanie: połączenie wykorzystuje 256-bitowe szyfrowanie wszystkich pakietów.
3. Własny protokół: połączenie RDR wykorzystuje własny protokół, nie zaś HTTP czy inny zrozumiały dla innych.
4. żadne dane klienta nie są przesyłane podczas połączenia: połączenie RDR jest używane tylko przez specjalistę Ontrack do zdalnego sterowania narzędziami Ontrack bezpośrednio na maszynie klienta. [podczas połączenia przesyłane są aktualizacje ekranu i pakiety klawiatury, ale nie rzeczywiste pliki danych klienta. Zamiast tego, inżynier Ontrack kontroluje narzędzia do naprawy struktury systemu plików tak, aby udostępnić dane klientowi

c) Po nawiązaniu połączenia rozpoczyna się diagnoza lub odzyskiwanie danych, jeżeli na taką usługę zostało złożone zamówienie.

Stan: Wrzesień 2023

Umowa powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych stanowi uzupełnienie Warunków Świadczenia Usług Odzyskiwania Danych Ontrack ("Warunki"); oraz ma zastosowanie do: (i)KLDiscovery Ontrack, ul. Jana III Sobieskiego 11, 40-082 Katowice, NIP 954 24 96 597, REGON 27834871, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy w Katowicach Wydział Gospodarczy KRS 0000228101, kapitał zakładowy 860 000 PLN („Ontrack”); oraz (ii) Klienta składającego zamówienie na usługi Ontrack zgodnie z obowiązującymi warunkami świadczenia usług („Warunki”).

Strony uzgodniły, że warunki niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych mają zastosowanie do przetwarzania Danych osobowych (zgodnie z definicją poniżej), które jest niezbędne, aby firma Ontrack mogła świadczyć usługi na rzecz Klienta.

DEFINICJE

W niniejszej Umowie powierzenia przetwarzania danych:

PRZEPISY DOTYCZACE PRZETWARZANIA DANYCH

1. Podmiot przetwarzający i Administrator danych

1.1 Strony uzgadniają, że w odniesieniu do Danych osobowych Klient będzie Administratorem danych, a firma Ontrack Podmiotem przetwarzającym dane. Przyjmuje się, że Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za dokładność, jakość, integralność i wiarygodność wszelkich Danych osobowych oraz za sposoby, za pomocą których uzyskał takie Dane osobowe.

1.2 Klient gwarantuje, oświadcza i zobowiązuje się, że: (i) wszystkie Dane osobowe używane w związku z usługami zgodnie z Warunkami będą pod każdym względem zgodne z Przepisami o Ochronie Danych; (ii) wszystkie polecenia przekazane firmie Ontrack w odniesieniu do Danych osobowych będą zawsze zgodne z Przepisami o ochronie danych; (iii) uzyskał wszystkie niezbędne zgody od dowolnej Osoby, której dane dotyczą, której Dane osobowe są zawarte w Danych osobowych lub w inny sposób posiada odpowiednie zezwolenie prawne na przekazanie firmie Ontrack Danych osobowych; oraz (iv) będzie przestrzegać warunków niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych.

1.3 Firma Ontrack gwarantuje, oświadcza i zobowiązuje się: (i) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym w związku z Usługami; oraz (ii) przetwarzać Dane osobowe zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta i wymogami Przepisów o ochronie danych; (iii) bezzwłocznie poinformować Klienta, jeśli uzna, że polecenia Klienta naruszają Przepisy o ochronie danych lub jeśli nie będzie w stanie zastosować się do poleceń Klienta dotyczących przetwarzania danych osobowych (czy to w wyniku zmiany obowiązującego prawa, czy też zmiany w poleceniach Klienta); oraz (iv) będzie przestrzegać warunków niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych.

1.4 W ramach zleconego przetwarzania przetwarzane są wszystkie dane przekazane przez klienta. Kategorie danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą, są znane klientowi i są określone dla podmiotu przetwarzającego, jeśli jest to konieczne w kontekście zamówienia. W przypadku odzyskiwania danych znajomość treści danych klienta zazwyczaj nie jest istotna dla podmiotu przetwarzającego.

2. Instrukcje i szczegóły przetwarzania

2.1 Przetwarzanie danych osobowych, które ma być przeprowadzone przez firmę Ontrack na mocy niniejszego Załącznika, obejmuje Przetwarzanie niezbędne do świadczenia usług przez firmę Ontrack.

3. Środki techniczne i organizacyjne

3.1 Firma Ontrack wdroży i będzie utrzymywać, na swój koszt, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w odniesieniu do przetwarzania i bezpieczeństwa Danych osobowych zgodnie z Przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z art. 32-34 RODO. Firma Ontrack zapewni odpowiednie dostosowanie środków technicznych i organizacyjnych do szczególnych zagrożeń, jakie stwarzają jego czynności przetwarzania, w szczególności w celu zabezpieczenia Danych chronionych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

4. Korzystanie z Personelu i Podmiotów dalej przetwarzających

4.1 Z wyjątkiem przypadków określonych w punkcie 4.2, firma Ontrack nie będzie angażować żadnego Podmiotu dalej przetwarzającego do wykonywania jakichkolwiek czynności przetwarzania w odniesieniu do Danych osobowych bez uprzedniej pisemnej zgody Klienta. W przypadku udzielenia zezwolenia, przed ujawnieniem informacji dowolnemu zatwierdzonemu Podmiotowi dalej przetwarzającemu, firma Ontrack przygotuje dla Podmiotu dalej przetwarzającego pisemne warunki przetwarzania danych równoważne z warunkami określonymi w niniejszej Umowie. Uznaje się, że o ile niniejsza Umowa nie stanowi inaczej, firma Ontrack ponosi pełną odpowiedzialność wobec Klienta za wykonanie zobowiązań każdego Podmiotu dalej przetwarzającego. Firma Ontrack poinformuje Klienta o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub wymiany podmiotów dalej przetwarzających i zapewni Klientowi rozsądną możliwość wniesienia sprzeciwu, z uzasadnionych powodów, wobec wszelkich zmian lub wymiany.

4.2 Zatwierdzone Podmioty dalej przetwarzające na dzień niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych wymieniono w Załączniku 1.

4.3 Firma Ontrack zapewni wiarygodność swojego Personelu, który ma dostęp do Danych osobowych i zapewni, że będzie przetwarzał je tylko wtedy, gdy będzie to absolutnie konieczne dla Usług świadczonych w ramach Umowy, zapewni, że Personel jest w pełni świadomy środków, które należy wprowadzić, oraz kroków, które należy podjąć przy przetwarzaniu Danych osobowych z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych i zapewnia, że Personel zobowiązał się do ochrony poufności Danych osobowych, w tym poprzez odpowiedni obowiązek zachowania poufności (na podstawie pisemnej umowy lub w inny sposób) w odniesieniu do Danych osobowych.

5. Pomoc w zakresie przestrzegania przez Klienta przepisów oraz prawa Osoby, której dane dotyczą

5.1 Firma Ontrack bezzwłocznie przekaże Klientowi wszystkie otrzymane żądania Osoby, której dane dotyczą. Firma Ontrack zapewni Klientowi pomoc, jakiej ten w uzasadniony sposób wymaga (biorąc pod uwagę charakter Przetwarzania i informacje dostępne firmie Ontrack), w zapewnieniu realizacji zobowiązań Klienta wynikających z Przepisów o ochronie danych w odniesieniu do: (i) bezpieczeństwa Przetwarzania danych; (ii) oceny skutków dla ochrony danych (zgodnie z definicją tego terminu w Przepisach o ochronie danych); (iii) uprzednich konsultacji z Organem nadzorującym dotyczącym przetwarzania wysokiego ryzyka; oraz (iv) powiadomienia kierowanego do Organu nadzorującego i/ lub powiadomień kierowanych przez Klienta do Osób, których dane dotyczą, w odpowiedzi na jakiekolwiek Naruszenie ochrony danych osobowych, pod warunkiem, że w przypadku, gdy taka pomoc jest nieproporcjonalna pod względem czasu i zasobów dla firmy Ontrack, Klient zapłaci wynagrodzenie firmie Ontrack za udzielenie pomocy.

6. Międzynarodowe przesyłanie danych osobowych

6.1  Klient przyjmuje do wiadomości, że od dnia zawarcia niniejszej Umowy o Przetwarzaniu Danych Ontrack może przetwarzać dane osobowe w Europie, w tym w Wielkiej Brytanii, oraz w Stanach Zjednoczonych Ameryki w okresie obowiązywania niniejszej Umowy.

6.2 Klient przyjmuje do wiadomości, że Wielka Brytania otrzymała od Komisji Europejskiej decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony z dnia 28 czerwca 2021 r. na mocy art. 45 ust. 3 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, potwierdzającą, że przekazywanie danych może odbywać się bez konieczności uzyskania dodatkowego zezwolenia ("Decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony"). Ponadto, w odniesieniu do danych osobowych podlegających ustawie o ochronie danych z 2018 r. (Wielka Brytania), Ontrack może przetwarzać całość lub część danych osobowych w Europejskim Obszarze Gospodarczym ("EOG") zgodnie z art. 21 ust. 5 pkt 1 lit. a) ustawy o ochronie danych z 2018 r. W przypadku wygaśnięcia lub unieważnienia w inny sposób Decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, strony zawrą standardowe klauzule umowne obowiązujące w danym czasie między Administratorem a Podmiotem przetwarzającym w UE w celu zapewnienia zgodnego z prawem przetwarzania Danych osobowych przez Ontrack w Wielkiej Brytanii.

6.3 W odniesieniu do przekazywania Danych Osobowych do Stanów Zjednoczonych Strony zgadzają się na zatwierdzone przez Komisję Europejską Standardowe Klauzule Umowne (Moduł 2) między Administratorami i Podmiotami Przetwarzającymi z 2021 r. wraz z obowiązującymi zmianami zgodnie z S119A(1) Ustawy o ochronie danych z 2018 r. oraz zgodnie z wymogami szwajcarskiej federalnej ustawy o ochronie danych z dnia 19 czerwca 1992 r. ("RODO"), a po wejściu w życie zgodnie z art. 16 ust. 2 lit. d) przyszłej zmienionej federalnej ustawy o ochronie danych z dnia 25 września 2020 r. ("revDSG"). czerwca 1992 r. ("RODO") oraz, po wejściu w życie, zgodnie z art. 16 ust. 2 lit. d) przyszłej zmienionej federalnej ustawy o ochronie danych z dnia 25 września 2020 r. ("revDSG"), które można znaleźć pod następującym linkiem Standardowe klauzule umowne i które są włączone przez odniesienie do niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych. Strony zgadzają się również, że wszystkie transfery będą podlegać postanowieniom Standardowych Klauzul Umownych. W przypadku, gdy Standardowe Klauzule Umowne zostaną zmienione, uchylone lub zastąpione przez Komisję Europejską lub zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, Strony będą współpracować w dobrej wierze w celu uzgodnienia zaktualizowanej wersji Mechanizmu Przekazywania Danych lub wynegocjowania alternatywnego rozwiązania, które pozwoli na zgodne z przepisami przekazywanie Danych Osobowych do Stanów Zjednoczonych Ameryki.

6.4 Na warunkach określonych w niniejszym punkcie 6 "Międzynarodowe Przekazywanie Danych", Klient zezwala na przekazywanie Danych Osobowych do Stanów Zjednoczonych Ameryki na czas obowiązywania Umowy. Zgoda Klienta na przekazywanie Danych Osobowych do Stanów Zjednoczonych Ameryki może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak w takim przypadku Klient przyjmuje do wiadomości, że Ontrack może nie być w stanie zrealizować Zamówienia, jeżeli Klient cofnie zgodę na przekazywanie danych.

7. Dokumentacja, informacje i audyt

7.1 Firma Ontrack będzie: (i) tworzyć; (ii) aktualizować; oraz (ii) utrzymywać pełną i rzetelną dokumentację dotyczącą całego Przetwarzania Danych osobowych.

7.2 Firma Ontrack przyznaje Klientowi prawo do audytu, nie częściej niż raz w roku kalendarzowym i po uprzednim pisemnym powiadomieniu co najmniej na 30 (trzydzieści) dni przed planowaną kontrolą, w normalnych godzinach pracy i z uwzględnieniem podjęcia uzasadnionych zobowiązań do zachowania poufności, w celu dostępu do i kopiowania dokumentacji dotyczącej Przetwarzania Danych osobowych i zapewni Klientowi wszelką uzasadnioną pomoc w egzekwowaniu jego praw do audytu. Prawo do audytu nie obejmuje żadnego centrum przetwarzania danych strony trzeciej ani innego obiektu strony trzeciej, w którym znajduje się sprzęt serwerowy, w którym dozwolona jest wyłącznie kontrola wizualna i w obecności strony trzeciej.

7.3 Firma Ontrack na żądanie i koszt Klienta niezwłocznie przekaże mu wszelkie informacje niezbędne do umożliwienia mu wykazania realizacji jego zobowiązań wynikających z Przepisów o ochronie danych, w zakresie, w jakim firma Ontrack jest w stanie udzielić takich informacji.

8. Powiadomienie o naruszeniu

8.1 W przypadku każdego Naruszenia ochrony danych osobowych obejmującego Dane osobowe, firma Ontrack bez zbędnej zwłoki: (i) powiadomi Klienta o Naruszeniu ochrony danych osobowych; oraz (ii) przekaże Klientowi szczegóły dotyczące Naruszenia ochrony danych osobowych.

9. Usunięcie lub zwrot danych osobowych i ich kopii

9.1 Firma Ontrack, na pisemne żądanie Klienta lub po wygaśnięciu wewnętrznych okresów przechowywania, usunie lub zwróci mu wszystkie przekazane niego Dane osobowe, w powszechnie używanej formie, w rozsądnym terminie po jednym ze zdarzeń, które nastąpi wcześniej: (i) zakończenie świadczenia odpowiednich usług odzyskiwania danych zgodnie z Warunkami związanymi z przetwarzaniem; lub (ii) gdy Przetwarzanie przez firmę Ontrack jakichkolwiek Danych osobowych nie jest już wymagane w celu wykonywania przez Ontrack odpowiednich zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych i firma Ontrack usunie istniejące kopie (chyba że przechowywanie jakichkolwiek Danych osobowych jest wymagane przez obowiązujące prawo oraz, w stosownych przypadkach, firma Ontrack poinformuje Klienta o każdym takim wymogu). Firma Ontrack zapewni, że jego Podmioty dalej przetwarzające podejmą takie same działania w odniesieniu do Danych osobowych.

9.2 W przypadku, gdy Dane osobowe pozostaną w posiadaniu lub pod kontrolą firmy Ontrack przez jakikolwiek okres dłuższy niż 12 (dwanaście) miesięcy bez żadnych aktywnych poleceń od Klienta, firma Ontrack usunie i / lub zniszczy takie Dane osobowe.

10. Zwolnienie z odpowiedzialności

10.1 Każda Strona („Strona zwalniająca z odpowiedzialności”) zwolni z odpowiedzialności i zabezpieczy drugą Stronę („Strona zwolniona z odpowiedzialności”) przed wszelkimi roszczeniami, żądaniami, działaniami, ugodami, odsetkami, opłatami, procedurami, wydatkami, poniesionymi stratami i odszkodowaniami wypłaconymi, zasądzonymi lub uzgodnionymi w ramach ugody do zapłaty przez Stronę zwolnioną z odpowiedzialności, wynikającymi z lub w związku z nieprzestrzeganiem przez Stronę zwalniającą z odpowiedzialności warunków niniejszej Umowy o powierzeniu przetwarzania danych i/ lub naruszeniem Przepisów o ochronie danych.

11. Odpowiedzialność

11.1 Całkowita odpowiedzialność każdej ze Stron wynikająca z niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych w żadnym wypadku nie może przekroczyć limitów umownych określonych i uzgodnionych w Warunkach.

12. Okres obowiązywania i wypowiedzenie

12.1 Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych zaczyna obowiązywać z Datą wejścia w życie i będzie obowiązywać tak długo, jak firma Ontrack zgodnie z Umową będzie przetwarzać Dane osobowe o ile Umowa nie zostanie rozwiązana za porozumieniem Stron.

13. Prawo właściwe

13.1 Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych podlega warunkom wyboru prawa właściwego określonym w Warunkach.

Data: 1 maja 2021

ZALACZNIK 1 - PODMIOTY DALEJ PRZETWARZAJACE I PRZEKAZYWANIE DANYCH

ZALACZNIK 2 - Techniczne i organizacyjne środki- informacje ogólnie

Przypis do dokumentu:

Ogólne środki techniczne i organizacyjne stosowane przez KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o. są opisane tutaj. Istniejące środki są ogólnie wymienione w tym dokumencie. Wdraża się je wszędzie tam, gdzie jest to konieczne i możliwe.

1. Zasada poufności (Art. 32 ust. 1 lit. b RODO)

Kontrola dostępu
Uniemożliwienie osobom nieuprawnionym dostępu do sprzętu przetwarzającego dane;

• Recepcja jest obsługiwana w godzinach pracy
• Karty dostępu do pomieszczeń (dokumentacja w systemie)
• Różne strefy bezpieczeństwa z różnymi uprawnieniami dostępu
• Zabezpieczenie drzwi (elektryczny automat do zamykania drzwi, czytnik chipów)
• Klucz uniwersalny
• Kontrola kart dostępu
• Zasady obsługi osób odwiedzających i pracowników zewnętrznych
• Lista osób odwiedzających
• Osoby odwiedzające mogą przebywać w serwerowni tylko w obecności pracownika
• System alarmowy/ system sygnalizacji włamań
• Rejestracja przesyłek- nagrania wideo

Kontrola dostępu do systemu
Uniemożliwienie osobom nieuprawnionym dostępu do systemów używanych do przetwarzania danych;

• Koncepcje autoryzacji i prawa dostępu dostosowane do potrzeb
• Centralne zarządzanie użytkownikami
• Bezpieczne procedury dotyczące haseł/ polityka haseł
• Szyfrowane uwierzytelnianie użytkownika
• Automatyczne mechanizmy blokowania po nieudanych próbach uzyskania dostępu
• Uwierzytelnianie dwustopniowe
• Szyfrowanie dokumentów i nośników danych
• Stosowanie zapory sieciowej i ochrony antywirusowej
• Stosowanie Wirtualnej Sieci Prywatnej (VPN)
• Rejestracja dostępów i prób uzyskania dostępu (do pomieszczeń, VPN itp.)

Kontrola dostępu do danych
Zapobieganie nieuprawnionemu odczytywaniu, kopiowaniu zmienianiu lub usuwaniu danych z systemu;

• Koncepcje autoryzacji i prawa dostępu dostosowane do potrzeb
• Centralne zarządzanie użytkownikami
• Automatyczne wylogowanie w przypadku nieaktywności użytkownika przez określony czas
• Stosowanie systemów do archiwizacji i procesów tworzenia kopii zapasowych
• Szyfrowanie dokumentów i nośników danych
• Rejestracja udanych oraz nieudanych prób uzyskania dostępu

Kontrola sposobu przetwarzania danych
Oddzielne przetwarzanie danych zebranych w różnych celach;

• Możliwość obsługi wielu klientów
• Zapewnia się oddzielne przetwarzanie danych osobowych
  w zależności od ich przeznaczenia poprzez logiczne lub fizyczne rozdzielenie systemów/ baz danych
• Odzielenie środowiska produkcyjnego / testowego
• Zapewnia się stosowanie różnych sposobów szyfrowania zbiorów danych w procesie ich oddzielnego przetwarzania dla różnych celów
• Implementacja zdefiniowanych funkcji w systemach informatycznych: administrator. audytor, użytkownik
• Koncepcje autoryzacji i prawa dostępu dostosowane do potrzeb dotyczące programów i dostępu do danych
• W celu uwierzytelniania stosuje się bezpieczne procesy, takie jak procedury „Zapytanie-Odpowiedź“ 

Pseudonimizacja danych (Art. 32 ust. 1 lit. a RODO; Art. 25 ust. 1 RODO)

Proces przetwarzania danych osobowych w sposób, który uniemożliwia przypisanie ich konkretnej osobie bez użycia dodatkowych informacji, której dane dotyczą, pod warunkiem, że te dodatkowe informacje przechowywane są oddzielnie i podlegają ochronie za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

W sosownych przypadkach oraz gdy jest to wykonalne bez naruszania integralności prawnej lub dla celów dowodowych, proces pseudonimizacji danych jest uzgadniany między stronami w odpowiedniej kolejności.

2. Zasada integralności (Art. 32 ust. 1 lit. b RODO) 

Kontrola przesyłu danych
Uniemożliwienie osobom nieuprawnionym czytania, kopiowania, zmieniania lub usuwania danych podczas elektronicznego przesyłu danych bądź ich transportu;

• Koncepcje szyfrowania (szyfrowanie nośników danych, dokumentów, e-maili)
• Stosowanie podpisu cyfrowego
• Wirtualna Sieć Prywatna (VPN)
• Zgoda kontrahenta na realizację zamówienia
• Zarządzanie dyskami i nadzór nad ich stanem (inwentaryzacja)
• Kontrola korzystania z zewnętrznych nośników danych, takich jak pamięci USB, zewnętrzne dyski twarde, karty pamięci SD itp.
• Wydawanie nośników danych wyłącznie osobom upoważnionym (posiadającym np: potwierdzenie zamówienia lub inny dokument towarzyszący)
• Określenie osób upoważnionych do dostępu do nośników
• Instrukcje dotyczące pakowania i wysyłania przesyłek (np: wysyłka w zamkniętych opakowaniach)
• Bezpośredni odbiór, usługi kurierskie, nadzór nad transportem
• Oddzielne plombowanie nośników z poufnymi danymi
• Tworzenie kopii danych
• Dokumentowanie odzyskiwania i przesyłania programów
• Bezpiecznie niszczenie i usuwanie danych
• Bezpiecznie usuwanie danych przed oddaniem i ponownym użyciem nośnika
• Bezpieczna utylizacja nośników danych
• Zabezpieczone wjeście do centrum danych w celu dostarczenia i zwrotu danych

Kontrola wprowadzania danych
Określa czy i przez kogo dane personalne zostały wprowadzone, modyfikowane lub usunięte z systemu przetwarzania danych;

• Określone przez Organizację obowiązki związane z wprowadzaniem danych
• Koncepcja kontroli dostępu oparta na rolach
• Rejestracja wprowadzania danych (zmiany danych, użytkownicy dokonujący zmian)
• Zabezpieczenie protokołów przed dostępem przez osoby nieuprawnione
• Wykonywanie procesów z zakresu informatyki śledczej tylko na kopiach roboczych. Oryginalne nośniki są przechowywanie w torbie na dowody.
• Systemy oceny protokołów
• Zasada segregacji/rozdielności obowiązków w przypadku danych szczególnie wrażliwych

Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses

 (Controller to Processor (Module Two)

SECTION I

Clause 1

Purpose and scope

(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.

(b) The Parties:

(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and

(ii)   the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)

have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).

(c) These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.

(d) The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.

Clause 2

Effect and invariability of the Clauses

(a)  These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.

(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.

Clause 3

Third-party beneficiaries

(a)   Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:

(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;

(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);

(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);

(iv) Clause 12(a), (d) and (f);

(v) Clause 13;

(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);

(vii) Clause 16(e);

(viii) Clause 18(a) and (b).

(b)   Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 4

Interpretation

(a)   Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.

(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.

(c)   These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.

Clause 5

Hierarchy

In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.

Clause 6

Description of the transfer(s)

The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.

Clause 7

Docking clause

(a)   An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.

(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.

(c)   The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.

SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES

Clause 8

Data protection safeguards

The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.

8.1 Instructions

(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.

(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.

8.2 Purpose limitation

The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.

8.3 Transparency

On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.

8.4 Accuracy

If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.

8.5 Duration of processing and erasure or return of data

Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).

8.6 Security of processing

(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.

(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.

(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.

(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.

8.7 Sensitive data

Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.

8.8 Onward transfers

The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:

(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;

(ii)   the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;

(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or

(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.

Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.

8.9 Documentation and compliance

(a)   The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.

(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.

(c)   The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.

(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.

(e)   The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.

Clause 9

Use of sub-processors

(a) GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.

(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.

(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.

(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.

(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub-processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.

Clause 10

Data subject rights

(a)   The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.

(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.

(c)   In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.

Clause 11

Redress

(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.

(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.

(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:

(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;

(ii)   refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.

(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.

(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.

(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.

Clause 12

Liability

(a)   Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.

(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.

(c)   Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.

(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.

(e)   Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.

(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.

(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.

Clause 13

Supervision

(a) [This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries,

submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.

SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES

Clause 14

Local laws and practices affecting compliance with the Clauses

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.

(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:

(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;

(ii)   the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;

(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.

(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.

(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).

(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.

Clause 15

Obligations of the data importer in case of access by public authorities

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

15.1 Notification

(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:

(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or

(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.

(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.

(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).

(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.

15.2 Review of legality and data minimisation

(a)   The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).

(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.

(c)   The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.

SECTION IV – FINAL PROVISIONS

Clause 16

Non-compliance with the Clauses and termination

(a)   The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.

(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).

(c)   The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:

(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;

(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or

(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.

In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.

(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.

(e)   Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 17

Governing law

These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.

Clause 18

Choice of forum and jurisdiction

(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.

(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.

(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.

(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.

APPENDIX

EXPLANATORY NOTE:

It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.

ANNEX I 

LIST OF PARTIES

Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]

1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.

Address: Customer’s address stated in the Order

Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…

Signature and date: as stated in the Order

Role (controller/processor): Controller

Data importer(s):

2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC

Address:  9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA. 

Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data . 

Signature and date:  Data importer’s contact person stated above

Role (controller/processor): Processor

2. DESCRIPTION OF TRANSFER

Categories of data subjects whose personal data is transferred

Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.

Categories of personal data transferred

Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.

Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.

If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.

The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).

One off, or as often as instructed by the data exporter.

Nature of the processing

The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.

Purpose(s) of the data transfer and further processing

The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services

The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period

The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.

For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing

./.

COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY

Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13

Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA

EXPLANATORY NOTE:

The technical and organisational measures must be described in specific (and not generic) terms. See also the general comment on the first page of the Appendix, in particular on the need to clearly indicate which measures apply to each transfer/set of transfers.

Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.

For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.

The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.

ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS

EXPLANATORY NOTE:

This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).

The controller has authorised the use of the following sub-processors:

1. Name:  None

Address: Not applicable.

Contact person’s name, position and contact details:  Not applicable

Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized):  Not applicable. 

ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS

In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:

Definitions

For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:

(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;

(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;

(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;

(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and

(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.

Supplementary Protections

1. No back doors

The data importer hereby confirms that:

(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;

(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and

(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:

(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and

(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.

2. Enhanced audit rights

In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place.  The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.

3. Notification and Transparency

To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.kldiscovery.com/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order.  The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page. 

4. Obligation to Challenge

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.

5. Obligation to Notify

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:

(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;

(ii)   to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and

(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter.  Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.

6. Policies and procedures

The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.

7. Disclosure of Records

The data importer shall create and maintain a written record of:

(i) each Disclosure Order; and

(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,

and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.

8. Standards

The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.

9. Policy Review

The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary. 

10. Onward Transfers

Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor.  Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter.  It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.

11. Compensation or other legal remedies

It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.

Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)

International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses

VERSION B1.0, in force 21 March 2022

ThisAddendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.

Part 1: Tables

Table 1: Parties 

Table 2: Selected SCCs, Modules and Selected Clauses

Table 3: Appendix Information

“Appendix Information” means the information which must be provided for the selected modules as set out in the Appendix of the Approved EU SCCs (other than the Parties), and which for this Addendum is set out in:

Table 4: Ending this Addendum when the Approved Addendum Changes

Part 2: Mandatory Clauses

Mandatory Clauses of the Approved Addendum, being the template Addendum B.1.0 issued by the ICO and laid before Parliament in accordance with s119A of the Data Protection Act 2018 on 2 February 2022, as it is revised under Section ‎‎18 of those Mandatory Clauses.