Cómo trabajar en los documentos en modo colaborativo

¿Documentos en modo conexión o sin conexión? ¿Gestión de las versiones o un simple «arrastrar y soltar»? ¿Posibilidad de almacenamiento o disco duro abierto a cualquier riesgo? Es posible que el modo colaborativo con documentos en la nube no sea tan fácil como parece.

Desde que naciera Google Documents hace ya unos años, la forma de ver el trabajo en conjunto ha evolucionado bastante y, como consecuencia, las necesidades han seguido la tendencia. Lo más destacable es el crecimiento masivo de la movilidad entre múltiples soportes, pues ha hecho que se pueda trabajar de forma colaborativa bajo cualquier circunstancia y en cualquier lugar. Y aquí se complica todo.

Recuerdo algunas conversaciones en 2009 y 2010 con investigadores del INRIA, el instituto francés de investigación en informática y automática, que explicaban cómo habían conseguido trabajar más de 200 personas de forma simultánea en un mismo documento compartido a través de Google Docs. Anteriormente lo habían probado 3 personas y ya para mí resultaba increíble. La proeza no era la información que podían transcribir en el documento más de 200 personas, sino el hecho de imaginar que 200 fragmentos de texto podían escribirse simultáneamente en diversas partes del documento. En resumen, esto funcionaba en una red tradicional. Era la nube «a la antigua usanza», que no permitía editar si no había acceso a Internet.

Tan simple y tan complicado

Simple porque tenemos a nuestra disposición un sistema que permite editar los documentos en modo sin conexión. Sin embargo, este sistema debe prepararse para que funcione en el terminal que se desea utilizar y, además, debe estar configurado para predeterminar cómo se va a editar el documento en modo sin conexión. En este modo:

• el documento debe ser editable en modo nativo con un programa previamente instalado en la memoria del terminal, ya sea un teléfono móvil, una tableta o un PC;
• a priori el documento no es accesible para otros usuarios que deseen editarlo al mismo tiempo.

El documento en modo sin conexión ¿es una copia, es el original o es una versión del original? ¿Qué pasa si se pierde el original? ¿Qué versión o versiones quedarían? ¿Existe un almacenamiento automático de versiones antiguas? ¿Quién gestiona las versiones: el servidor o el terminal? ¿Hay una papelera para las versiones antiguas? ¿Se pueden comparar las distintas «copias»?

En los sistemas de trabajo colaborativos, como Office 365 o Google Docs, existen unas reglas que se establecen cuando se crea un documento y después durante cada modificación; el «versionado» está integrado a la herramienta. No obstante, todavía queda que la herramienta de creación y edición del documento sea capaz de trabajar en el mismo, aunque sea en modo sin conexión. Además, no hace falta que haya una modificación del formato nativo del archivo entre dos ediciones o dos programas de edición: el versionado ya no sería fiable o complicaría la gestión de los documentos.

Para gestionar de forma correcta los documentos en modo colaborativo a nivel de usuario y movilidad, la elección del dispositivo y del terminal que se utilizarán pasará a ser un criterio fundamental. Sin embargo, tampoco debemos olvidar el tamaño de los documentos compartidos pues, en función de la configuración de red y de acceso, puede que sea difícil utilizar algunos documentos en modo colaborativo.