La eliminación permanente de los datos existentes en un soporte electrónico requiere la utilización profesional de las herramientas adecuadas. ¿Debemos integrar esas herramientas en los negocios? ¿Son los diferentes tipos de software, los proveedores y sus herramientas la mejor forma de asegurarnos de que disponemos de una solución superior con los permisos con los que contamos? La solución no es tan simple.
La mayoría de los problemas que enfrentamos en los casos de eliminación segura de datos están directamente relacionados con la cantidad de archivos que se van a eliminar y el soporte técnico disponible tras su eliminación, además del motivo por el cual se ha realizado el borrado seguro: ¿se trata del fin de la vida útil de la unidad o será reutilizada con otro uso? A todo lo expuesto se unen los requisitos de si contamos o no con los certificados necesarios.
Para realizar un borrado de forma sencilla y profesional, y ser capaz de reutilizar estos archivos, un software de borrado seguro como Ontrack Eraser es la opción más apropiada, tanto para los discos duros magnéticos como para los soportes SSD. Este tipo de software se adapta a las necesidades tanto de particulares como de PYMES y de grandes empresas, con un precio que varía en función del número de archivos que se quieran borrar. Un software de estas características es capaz de completar la eliminación de 200 discos al mismo tiempo y crear un informe para cada uno de ellos. Sin embargo, es necesario contar con la infraestructura adecuada para realizar tal operación.
En el caso de las grandes empresas, o empresas que utilizan numerosos discos duros en sus operaciones, como es el caso de los data centers, los problemas son diferentes. El aumento del coste en la eliminación de datos puede ser muy significativo si no se encuentra alguna forma de industrializar del proceso. En estos casos, lo más recomendado es acudir a proveedores de servicios ya que pueden administrar el centro de datos. En este punto, como en el resto de servicios, los factores económicos y logísticos son decisivos. ¿No resultaría más económico realizar la operación dentro de su empresa? En efecto, si elige esa opción no incurrirá en costes directos, pero no debemos olvidar los costes indirectos: los trabajadores no llevarán a cabo sus tareas habituales, sin contar el coste de aprendizaje, los errores y los riesgos que conllevan estos errores.
¿Cómo gestionar el fin de la vida de los archivos?
Cuando se trata de gestionar el fin de la vida útil de los archivos, nuestra preocupación principal debe ser el lugar donde acabarán las unidades. La clave del problema no reside en archivarlas, sino en eliminar los archivos de forma permanente, obteniendo un certificado de borrado de cada una de las unidades.
Las unidades al final de su vida útil pueden ser eliminadas o recicladas. El método más rudimentario consiste en abrir la caja de la unidad y acabar con los archivos a martillazos. Taladrar el disco duro es un método ligeramente más sofisticado, aunque no necesariamente el más adecuado. Sin embargo, si dispone de una gran cantidad de discos y el martillo no le parece la forma más adecuada, llamar a un proveedor especializado en la eliminación de datos es la mejor solución. El proveedor, equipado con un desmagnetizador como Ontrack Eraser Degausser, borrará el disco en unos segundos y emitirá un certificado de eliminación no reversible de los datos. El uso de un desmagnetizador es esencial en los casos en que las unidades presentan fallos técnicos pero aún existen datos que se desean eliminar. Para las empresas que buscan los más altos estándares de seguridad se recomienda utilizar un software de borrado antes de la intervención de un proveedor para la destrucción física in situ o para el transporte a un centro de tratamiento para su destrucción.
Los riesgos y las responsabilidades, el tiempo de aprendizaje, la mano de obra, los costes de funcionamiento de la empresa... son muchos problemas por algo de tan poca importancia. En estos casos, la llamada a un proveedor, como KLDiscovery, puede resolverlos todos fácilmente.
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