Tietojen Palautus - Myynti- ja toimitusehdot

Tietojen palautuspalvelujen yleiset ehdot

Lue nämä ehdot huolellisesti läpi ennen kuin lähetät meille ostotilauksesi. Näissä ehdoissa kuvataan, keitä me olemme, miten tarjoamme palveluja, miten sopimusta voidaan muuttaa tai miten sopimus voidaan lopettaa, miten mahdolliset ongelmat käsitellään ja muuta tärkeää tietoa.

1. EHDOT

1.1 Nämä ehdot ("Ehdot") koskevat Ibas Ontrack Oy:n, jäljempänä "Ibas Ontrack", jonka kotipaikka on Luna House, Mannerheimintie 12 B, 00100 Helsinki, Suomi, y-tunnus 1068741-6 tarjoamia tietojen palautuspalveluja.

1.2 Palvelukuvauksemme tietojen palautuspalveluista ja Tietojenkäsittelysopimus (DPA), joka sääntelee henkilötietojen käsittelyä palvelumme tarjoamisen yhteydessä, ovat osa näitä ehtoja. Lisätietoja tietojen palautuspalvelumme ominaisuuksista ja rajoituksista on palvelukuvauksessamme. Yleinen tietosuoja-asetus sääntelee asiakkaan Ibas Ontrackille toimittamien henkilötietojen käsittelyä tietojen palauttamisen yhteydessä.

1.3 Tietoa siitä, miten me vastuullisena osapuolena keräämme, käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja, on tietosuojaselosteessamme.

 1.4 Asiakkaan tai kolmansien osapuolten ehdot on nimenomaisesti suljettu pois, eikä niitä sovelleta. Näitä ehtoja, palvelukuvausta ja tietosuoja-asetusta sovelletaan myös kaikkiin tuleviin liikesuhteisiin, vaikka niistä ei olisi nimenomaisesti sovittu uudelleen.

1.5 Palvelut tarjotaan pääasiassa Norjassa sijaitsevassa tietojen palautuslaboratoriossamme. Ibas Ontrackilla on tiedonpalautuspaikkoja useissa paikoissa Euroopassa ja Yhdysvalloissa. Tarvittaessa valtuutat täten Ibas Ontrackin käsittelemään tallennuslaitteissa olevia tietoja missä tahansa Ibas Ontrackin toimipisteessä, myös Yhdysvalloissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, jotta Ontrack voi tarjota palveluja. Katso kohta 6.4.

2. YHTEYSTIEDOT

2.1 Kuinka meidät tavoittaa. Voit ottaa meihin yhteyttä soittamalla asiakaspalveluumme numeroon 040 7683266, kirjoittamalla meille osoitteeseen Mannerheimintie 12 B, 00100 Helsinki, Suomi, tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen fiibas@ontrack.com .

3. TULKINTA

3.1 Näissä ehdoissa sovelletaan seuraavia määritelmiä:

(a) ”AI” tarkoittaa tekoälyä.

(b) ”Tekoälytyökalut” tarkoittaa tekoälytyökaluja, joita Ontrack tällä hetkellä käyttää Palveluiden yhteydessä ja jotka ovat joko (i) sisäisiä tuottavuustyökaluja tai (ii) tiettyjen Palveluiden suorittamisessa käytettäviä työkaluja, kussakin tapauksessa näissä Ehdoissa määritellyllä tavalla. Ontrackin käyttämiä tekoälytyökaluja ei aseteta Asiakkaan saataville, eikä niitä tarjota tai toimiteta Asiakkaalle erillisenä palveluna.

(c) ”Koontitiedot” tarkoittavat tilastollisia, analyyttisiä tai toiminnallisia tietoja, jotka Ontrack on johtanut Asiakastiedoista, edellyttäen että kyseiset tiedot: (i) on koottu yhteen ja/tai anonymisoitu peruuttamattomasti siten, ettei Ontrack tai mikään kolmas osapuoli voi kohtuullisin keinoin tunnistaa suoraan tai epäsuorasti asiakasta, ketään rekisteröityä tai mitään henkilötietoja; (ii) eivät sisällä palautettujen, uudelleenkirjoitettujen, käsiteltyjen tai poimittujen tiedostojen sisältöä, tiedostonimiä, tiedostopolkuja, tiedostoluetteloita tai muita Asiakaskohtaisia tietoja; (iii) eivät ole kohtuudella erotettavissa, uudelleen tunnistettavissa tai muutoin yhdistettävissä Asiakkaaseen tai keneenkään rekisteröityyn; ja (iv) rajoittuvat operatiivisiin mittareihin, mukaan lukien virheasteet, palautusten onnistumisasteet, käsittelyajat, järjestelmän suorituskykytiedot ja vikamallit.

(d) ”Varmuuskopiointiväline” tarkoittaa Ibas Ontrackin tallennusvälinettä, johon palautetut tiedot on tallennettu salatussa muodossa. Tämä on yleensä USB-kiintolevy.

(e) ”Yritysasiakas” tarkoittaa asiakasta, joka harjoittaa ammatti- tai liiketoimintaa, kuten toiminimiä, avoimia yhtiöitä, osakeyhtiöitä tai viranomaisia.

(f) ”Luottamuksellinen tieto” tarkoittaa kaikkea luottamuksellista tietoa (riippumatta siitä, kuinka tieto on tallennettu tai säilytetty), jonka jompikumpi osapuolista on ilmaissut toiselle Palveluihin liittyen, kuten sinun Tietosi, meidän Tietomme tai muu Tieto, jota toinen osapuolista voi pitää luottamuksellisena.

(g) ”Kuluttaja” tarkoittaa luonnollista henkilöä, joka ei harjoita ammatti- tai liiketoimintaa (pois sulkien kaikki Yritysasiakkaat, selvyyden vuoksi).

(h) ”Sopimus” on määritelty kohdassa 4.6.

(i) ”Asiakas” tarkoittaa sekä Yritysasiakasta että Kuluttajaa.

(j) ”Asiakastiedot” tarkoittaa (i) mitä tahansa Tietoja, Syötteitä tai Tuotoksia; ja (ii) mitä tahansa muita tietoja, jotka liittyvät Asiakkaaseen, Asiakkaan Laitteisiin tai Asiakkaan Tilaukseen ja jotka Ontrack luo ja joita se käyttää tai käsittelee Palvelujen suorittamisen yhteydessä, mukaan lukien muun muassa diagnoosi- ja arviointitiedot, tiedostoluettelot, palvelu- ja tarkastuslokit sekä kaikki tiedot, jotka on toimitettu Tekoälytyökalulle, joita se on käsitellyt tai jotka se on tuottanut.

(k) ”Tieto” tarkoittaa kaikenlaisia sähköisessä muodossa olevia tietoja, mukaan lukien 'henkilötiedot', sellaisina kuin ne on määritelty yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU) 2016/679 ja/tai paikallisessa tietosuojalainsäädännössä.

(l) ”Laite” tarkoittaa tallennusvälinettä ja tarvittaessa matkapuhelintasi tai tablettiasi.

(m) ”Maksu” tarkoittaa maksua, joka sinun on maksettava Palveluista asianomaisessa Tarjouksessa määritellyn mukaisesti.

(n) ”Syötteet” tarkoittaa kaikkia tietoja, jotka Asiakas toimittaa Ontrackille Palvelujen suorittamista varten, mukaan lukien: (i) sähköiset tiedot, tiedostot tai tietokokonaisuudet, jotka toimitetaan fyysisillä tallennuslaitteilla, kasetilla tai muilla tallennusvälineillä; (ii) tiedot, jotka Asiakas lähettää FTP:n tai muun sähköisen välineen kautta; ja (iii) tiedostonimet tai tiedostoluettelot, jotka Asiakas toimittaa Ontrackille sellaisten tiettyjen tiedostojen tai tietojen tunnistamiseksi, jotka Ontrackin on tarkoitus paikantaa, palauttaa, uudelleen kirjoittaa, poimia tai käsitellä.

(o) ”Tallennusväline” tarkoittaa esimerkiksi kiintolevyjä, USB-tikkuja, SSD-levyjä, muistisiruja, nauhoja tai muita tietovälineitä.

(p) ”Tarjous” ja ”Hyväksyminen” määritellään kohdissa 4.3 ja 4.4.

(q) ”Tuotoksilla” tarkoitetaan kaikkia tietoja, tuloksia tai tallenteita, jotka Ontrack on tuottanut Tekoälytyökalujen avulla, mukaan lukien: (i) Asiakkaalle toimitetut palautetut, uudelleen kirjoitetut tai poimitut tiedot; (ii) palautettavissa olevien tiedostojen luettelot; (iii) palautus-, uudelleenkirjoitus- tai palveluyhteenvedot; sekä (iv) poistamisen, tuhoamisen tai hävittämisen vahvistustiedot.

(r) ”Palvelukuvaus” tarkoittaa Ontrackin käyttämiä erityisiä prosesseja, jotka on kuvattu seuraavassa linkissä: https://www.ontrack.com/fi-fi/lakitiedot/tietojen-palautus-ehdot#palvelukuvaus, jossa esitetään muun muassa tarjoamiemme tietojen palautuspalvelujen laajuus ja rajoitukset.

(s) ”Tietojen palautuspalvelut” (tai lyhyesti ”Palvelut”) tarkoittaa palveluita, jotka tarjoamme sinulle näiden käyttöehtojen kohdissa 4 (Tilausprosessi) ja 6 (Tietojen palautuspalvelumme) sekä palvelukuvauksessa kuvatulla tavalla.

(t) ”Verkkosivusto” tarkoittaa verkkosivustoamme osoitteessa www.ontrack.com tai www.ibas.com/fi.

4. TILAUSPROSESSI (tarjous ja hyväksyminen)

4.1 Toimitat meille laitteesi ensimmäisen puhelinkonsultaation, verkkosivustomme kautta tehdyn tilauksen tai sähköpostikirjeenvaihdon jälkeen. Kun kyseessä on tavanomainen tietojen palautus, suoritetaan ensin pika-arvio palvelukuvauksessamme määritellyn mukaisesti. Laitetyypistä ja vauriotyypistä riippuen arviointi voidaan suorittaa maksutta (lukuun ottamatta matkapuhelimia, tabletteja ja flash-medioita, avattuja kiintolevyjä, poistettuja tai alustettuja medioita, vesi- ja palovahinkoja), ellei tilausprosessin aikana toisin sovita. Tämän jälkeen suoritamme arvioinnin (sekä tarvittaessa muut tietojen palautuspalvelut) palvelukuvauksen mukaisesti. Matkapuhelinten, tablettien, avattujen kiintolevyjen ja flash-medioiden sekä tietyntyyppisten vahinkojen tapauksessa tai jos arvioinnista ei saada tietoa mahdollisesta tietojen palauttamisesta, suoritamme diagnoosin maksua vastaan. Tässä tapauksessa saat linkin tarjoukseen perusteellisesta diagnoosista, joka sinun on hyväksyttävä sähköisesti, jotta voimme suorittaa palvelun.

4.2 Pika-arvion tai maksullisen perusteellisen diagnoosin jälkeen saat yleiskatsauksen tietojen palautuksen odotettavissa olevista tuloksista. Kun perusteellinen diagnoosi on tehty, saat tietoa siitä, mitkä tiedostot ovat todennäköisesti palautettavissa. Selvitys arvioinnin tasoista ja tarkasta menettelystä on palvelukuvauksessamme. Arvioinnin perusteella saat kiinteän hintatarjouksen tietojen palauttamisesta (tietojen palautustarjous). Tietojen palautustarjouksessa voit yleensä valita eri palvelutasojen välillä, jotka kuvataan tarkemmin palvelukuvauksessamme.

4.3 Kun olet saanut tietojen palauttamista koskevan tarjouksemme, sinulla on valittavana seuraavat vaihtoehdot: (i) hyväksyt tilauksen sähköisesti ("Tarjous"), (ii) pyydät, että palautamme Laitteesi paluurahtikustannuksia vastaan, tai (iii) pyydät, että tuhoamme Laitteesi; jälkimmäisessä tapauksessa meillä on velvollisuus ja oikeus suorittaa poisto/tuhoaminen viipymättä. Jos emme saa tilausta, poistamismääräystä tai pyyntöä palauttaa laitteesi 14 (neljäntoista) kalenteripäivän kuluessa tarjouksen päivämäärästä, lähetämme sinulle muistutussähköpostin, jossa pyydämme sinua kertomaan, miten menetellä edellä mainittujen vaihtoehtojen mukaisesti. Jos et vastaa tähän muistutukseen, lähetämme sinulle 2 (kaksi) uutta muistutusta 2 (kahden) viikon välein. Jos et taaskaan vastaa näihin muistutuksiin etkä kerro meille, miten laitteesi kanssa tulisi menetellä, hävitämme laitteesi (mukaan lukien tietosi) sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

4.4 Hyväksymme tilauksesi (eli tarjouksesi kohdan 4.3 mukaisesti) lähettämällä sinulle tilausvahvistussähköpostin ("Hyväksy"), joka luo sinun ja meidän välillemme oikeudellisesti sitovan sopimuksen ("Sopimus"), joka sisältää kaikki tarjouksen, palvelukuvauksen, tietosuojasopimuksen ja näiden ehtojen mukaiset ehdot. Annamme tilauksellesi tilausnumeron, joka on hyvä mainita aina, kun otat meihin yhteyttä.

 5. LAITTEISTOJEN JA VARMUUSKOPIOIDEN LÄHETTÄMINEN JA PALAUTTAMINEN.

5.1 Voit toimittaa Laitteistosi meille seuraavasti: (i) voit toimittaa Laitteistot meille henkilökohtaisesti arkisin aukioloaikojemme puitteissa (ennakkoilmoitus vaaditaan), (ii) voit lähettää Laitteiston Postin välityksellä postin palautusnumerollamme; tai (iii) voit toimittaa Laitteiston jollekin yhteistyökumppaneistamme (luettelo yhteistyökumppaneistamme on saatavilla verkossa osoitteessa www.ontrack.com/fi-fi/sijainnit. Ibas Ontrack toimittaa sinulle pakkausohjeet. Vaihtoehtoisesti Ibas Ontrack tilaa kolmannen osapuolen noutopalvelun. Ibas Ontrack lähettää sinulle lähetysasiakirjat sekä pakkausohjeet.

5.2 Hyväksymme vain Laitteistot ja - edellä määriteltyjä laitteita lukuun ottamatta - emme kokonaisia laitteistoja (esim. kannettavat tietokoneet ja pöytätietokoneet). Irrota tallennusväline (kiintolevy, SSD-levy jne.) laitteistostasi. Matkapuhelimet tai tabletit eivät kuulu tämän piiriin.

5.3 Kaikki Laitteistot on pakattava osoitteessa https://www.ibas.com/fi/tietojen-palautus/pakkausohjeet annettujen ohjeiden mukaisesti, sillä Ibas Ontrack ei ole vastuussa Laitteistolle kuljetuksen aikana aiheutuneista vahingoista, jos pakkaukset on pakattu väärin tai jos pakkaus on viallinen.

5.4 Diagnoosin tai tietojen palauttamisen (ks. Lauseke 4) jälkeen lähetämme palautetut tiedot osoitteeseesi kuriiripalvelun välityksellä. Palautettujen tietojesi palautusrahtikulut ovat 37,20 € (sis. Alvin), ellei tietojen palautusta tilattaessa toisin sovita. Ota yhteyttä Ibas Ontrackiin ennen tilauksen viimeistelyä, jos et halua, että Ibas Ontrack palauttaa Varmuuskopiosi kuriiripalvelun välityksellä.

5.5 Laitteistojen palauttamisesta aiheutuvat kustannukset perustuvat asiaankuuluvassa Tarjouksessa sovittuun. Sinulle ilmoitetaan tarkat kustannukset tilausprosessin aikana.

6. TIETOJEN PALAUTUSPALVELUMME

6.1 Vastineeksi siitä, että maksat maksun, tarjoamme Palvelut äärimmäisen huolellisesti ja asiantuntevasti. Tietojen palautuspalveluihimme kuuluvat yleensä seuraavat palvelut: Arviointi ja/tai perusteellinen diagnoosi ja - jos mahdollista - tietojen palautus.

Yksityiskohtainen kuvaus näistä palveluista on palvelukuvauksessamme. Palvelukuvaus on osa näitä yleisiä käyttöehtoja.

6.2 Laitteistoa tutkiessamme ryhdymme kohtuullisiin varotoimiin (i) määrittääksemme, mitä tietoja Laitteistosta on palautettavissa, (ii) havaitaksemme Laitteiston ja/tai tietorakenteiden mahdolliset vauriot, (iii) määrittääksemme, kuinka paljon Laitteistossa olevia tietoja (jos niitä on) on todennäköisesti palautettavissa ja (iv) ilmoittaaksemme sinulle Laitteiston tietojen palauttamisen odotettavissa olevista tuloksista. Tietojen palautuspalveluihimme voi kuulua tietojen palauttaminen laboratoriossa, ohjelmistoratkaisujen avulla ja yritysasiakkaille etäyhteyden kautta tapahtuvan tietojen palautuksen (Remote Data Recovery, RDR) avulla.

6.3 Pyrimme kohtuullisin keinoin: (i) pelastamaan tietosi ja toimittamaan sinulle palauttamamme tiedot salatulla tallennusvälineellä; tai (ii) suorittamaan muita palveluita, joiden tarjoamisesta olemme sopineet kanssasi kirjallisesti, kuten tietojen poistaminen tallennusvälineeltä.

6.4 Tarjoamme suurimman osan palveluistamme Ibas Ontrackin tietojen palautuslaboratoriossa, joka sijaitsee osoitteessa Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger, Norja. Matkapuhelinten ja tablettien tietojen palautus suoritetaan yhdessä Ibas Ontrackin eurooppalaisista matkapuhelinten tietojen palautuslaboratorioista. Saatamme myös lähettää laitteesi Euroopassa sijaitsevaan sisaryritykseen. Kohdan 1.5 mukaisesti saatamma joutua käsittelemään tietojasi myös etäyhteyden kautta Euroopan talousalueen ulkopuolella voidaksemme tarjota Palveluita.

6.5 Sopimuksen tekohetkellä voimme vain arvioida, milloin tietojen palauttaminen todennäköisesti saadaan päätökseen. Tietojen palauttamisen loppuunsaattamiselle ei voida antaa tiettyä päivämäärää Palvelujen luonteen vuoksi. Arvioitu valmistumispäivä ilmoitetaan sinulle kuitenkin palvelun tarjoamisen aikana. Kun saat Ibas Ontrackilta Varmuuskopion, joka sisältää palautetut tietosi, pyydämme sinua tarkistamaan välittömästi Varmuuskopion (USB-kiintolevy tai muu tallennuslaite) teknisen toimivuuden. Ibas Ontrack voi palauttaa palautetut tietosi vain, jos Toimitusvälineessä on vika, palautettujen henkilötietojesi säilytysajan kuluessa Ibas Ontrackin tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

6.6 Huomaa, että emme hyväksy kaikkia Applen tuotteita tietojen palautukseen. Tietojen palautuspalvelumme eivät yleensä sisällä tietojen palautusta Applen iMacsista tai iPhonesta/iPadista tehdasasetusten palautuksen jälkeen. Ota yhteyttä asiakaspalveluumme ennen Applen tuotteiden lähettämistä.

6.7 Joidenkin palveluiden osalta saatamme vaatia sinulta tiettyjä tietoja, kuten käyttäjätunnuksia, salasanoja tai pääsykoodeja. Jos et toimita näitä tietoja kohtuullisessa ajassa pyynnöstämme tai jos annat epätäydellisiä tai virheellisiä tietoja, voimme periä kohtuullisen lisämaksun, jolla korvataan meille tästä aiheutuva ylimääräinen työ. Emme ole vastuussa palveluiden viivästymisestä tai osittaisesta toimittamatta jättämisestä, jos se johtuu siitä, että et ole toimittanut meille vaadittuja tietoja.

6.8 Saatamme joutua keskeyttämään Palvelun tarjoamisen (i) teknisten ongelmien ratkaisemiseksi tai teknisten muutosten tekemiseksi tai (ii) Palvelun päivittämiseksi vastaamaan asiaankuuluvien lakien ja asetusten muutoksia. Voimme myös keskeyttää Palvelujen tarjoamisen, jos et maksa palvelua ilmoitettuamme siitä sinulle.

6.9 Emme takaa, että kaikki tiedot voidaan palauttaa palvelun avulla. Erityisesti emme takaa, että kaikki tietosi tai osa niistä voidaan palauttaa tai käyttää, että matkapuhelinta tai tablettia voidaan käyttää sen alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisesti tai että saavutamme jonkin muun erityisen tuloksen.

6.10 Seuraavaa määräystä sovelletaan vain asiakkaisiin, jotka ovat yritysasiakkaita:

Tietojen etäpalautus. Etätiedonpalautuksessa (RDR) otamme yhteyttä sinuun internetin kautta. Kaikki viestintä on salattua. Meille ei lähetetä Laitteistoja. RDR-operaation aikana saat meiltä linkin diagnostiikkatarjoukseen, joka sinun on hyväksyttävä sähköisesti, jotta voimme suorittaa tehtävän. Diagnoosin jälkeen saat tietoa siitä, mitkä tiedostot ovat todennäköisesti palautettavissa. Tämän perusteella saat kiinteän hintatarjouksen tietojen palauttamisesta (tietojen palautustarjous). Tietojen palautustarjouksessa voit yleensä valita eri palvelutasojen välillä, jotka on kuvattu tarkemmin palvelukuvauksessamme.

Tietojen etäpalautusta varten sinun on ladattava ja asennettava Ibas Ontrack RDR -Asiakasohjelmisto Ibas Ontrackin tarjoaman linkin kautta. Kun RDR-Asiakasohjelma on asennettu, voit muodostaa yhteyden Ibas Ontrackiin salatun internetyhteyden kautta. Ibas Ontrack käyttää RDR-yhteyttä ainoastaan Ibas Ontrackin tietojen Palautusohjelmiston käyttämiseen suoraan tietokoneellasi. Ibas Ontrack käyttää RDR-yhteyttä Ibas Ontrackin tietojen Palautustyökalujen tallentamiseen tietokoneellesi piilotettuun kansioon. Asiakkaan tietoja ei siirretä Ibas Ontrackille tämän prosessin aikana. Kun RDR-palvelu on valmis, Ibas Ontrackin tietojen Palautustyökalu poistetaan tietokoneeltasi.

Ibas Ontrack takaa, että RDR-asiakasohjelmisto (a) ei sisällä ohjelmakoodia tai ohjelmaohjeita, jotka on tarkoituksellisesti suunniteltu keskeyttämään, lamauttamaan, vahingoittamaan, häiritsemään tai muulla tavoin haitallisesti vaikuttamaan tietokoneohjelmiin, tiedostoihin tai toimintoihin; ja (b) ei sisällä muuta haitallista koodia, joka tunnetaan yleisesti viruksina tai jota kuvataan vastaavilla termeillä, kuten troijalainen tai takaovi.

7. TEKOÄLYN SOVELTAMISALA JA SALLITTU KÄYTTÖ PALVELUIDEN TOIMITUKSESSA

7.1 Ontrack käyttää tekoälytyökaluja Palveluiden suorittamisessa. Asiakkaan hyväksyessä nämä Ehdot Asiakas antaa luvan tällaiseen käyttöön. Jäljempänä esitettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta Asiakkaan tietoja ei käytetä minkään tekoälymallin kehittämiseen, kouluttamiseen tai parantamiseen, riippumatta siitä, käyttääkö sitä Ontrack vai jokin muu kolmannen osapuolen tekoälytyökalujen toimittaja. Kolmannen osapuolen tekoälytyökalujen toimittajalle voidaan jakaa ainoastaan Asiakastietoja, jotka ovat ehdottoman välttämätöntä Palveluiden tarjoamiseksi, ja tähän sovelletaan Ontrackin ja kyseisen toimittajan välisen tietojenkäsittelysopimuksen mukaisia ​​tietosuoja- ja tietoturvatakeita, mukaan lukien salaus siirron aikana ja muutoin sekä looginen erottelu muiden asiakkaiden tiedoista. Edellä esitetystä huolimatta Ontrack voi luoda ja käyttää Koontitietoja Ontrackin sisäisten työkalujen ja prosessien, mukaan lukien Ontrackin Palveluiden toimittamisessa käyttämien tekoälytyökalujen, suorituskyvyn seurantaan, arviointiin ja parantamiseen. Ontrack ei saa käyttää Koontitietoja muodossa, joka tunnistaa Asiakkaan tai paljastaa palautettujen, uudelleenkirjoitettujen tai poimittujen tietojen sisällön tätä tarkoitusta varten.

7.2 Ontrack voi käyttää Asiakkaan tietoja Tekoälytyökalujen Syötteenä Palveluiden suorittamisessa.

7.3 Asiakas hyväksyy, että tekoälytyökalut käyttävät automatisoituja ja epädeterministisiä järjestelmiä ja että Tuotos voi sisältää virheitä tai tahattomia tuloksia. Kaikki tekoälytyökalun Tuotoksen toimitetaan ”sellaisenaan” ja ”saatavuuden mukaan” ilman minkäänlaisia ​​takuita, olivatpa ne nimenomaisia, oletettuja tai lakisääteisiä. Huolimatta siitä, että Ontrackin henkilöstö tarkistaa ja validoi Asiakkaalle toimitetut tekoälyavusteiset Tuotokset, Asiakas on yksin vastuussa Tuotosten tarkistamisesta ja niiden perusteella tehtävistä toimista. Lausekkeen 14 mukaisesti Ontrack ei ole vastuussa Asiakkaan sellaisen Tuotoksen käytöstä tai siihen luottamisesta, jota Asiakas ei ole itsenäisesti todentanut.

7.4 Ontrack voi käyttää tekoälypohjaisia ​​tuottavuustyökaluja rutiininomaisen sisäisen viestinnän ja operatiivisten tehtävien tukemiseen, mukaan lukien sähköpostien, yhteenvetojen, edistymispäivitysten ja muun Ontrackin hanketyöryhmien ja Asiakkaan välisen hallinnollisen viestinnän valmistelu tai laatiminen. Tällaisia ​​työkaluja käytetään yksinomaan toiminnan tehokkuuden ja viestinnän laadun parantamiseen. Ne eivät ole osa itse Palveluita, eivät tuota toimitettavia tuotteita tai tee päätöksiä Ontrackin puolesta, eivätkä ne sisällä Asiakastietoja, paitsi mikäli Asiakastietoihin sattumalta viitataan viestinnässä.

7.5 Ontrack ei esitä vaatimuksia minkään kolmannen osapuolen tekoälytyökalun taustalla olevasta ohjelmistosta, malleista tai algoritmeista eikä omista näitä; tällaiset tekoälytyökalut pysyvät toimittajiensa omaisuutena, ja Ontrack käyttää niitä kyseisten toimittajien lisenssillä. Asiakkaalle ei myönnetä lisenssiä mihinkään Ontrackin immateriaalioikeuksiin tai mihinkään kolmannen osapuolen tekoälytyökaluun, paitsi näissä Ehdoissa nimenomaisesti mainituissa tapauksissa.

8. IMMATERIAALIOIKEUDET

8.1  Välineesi ja Tietosi pysyvät sinun omaisuutenasi, eikä Ontrackilla ole niihin omistusoikeutta tai muuta oikeutta (paitsi oikeus hallita ja käyttää Välineitäsi ja Tietojasi suorittaaksemme Palvelun). Kaikki immateriaalioikeudet säilyvät sinulla, jotka sinulla on tietojasi kohtaan.

8.2 Kaikki immateriaalioikeudet, jotka liittyvät tietojen palautuspalveluiden suorittamiseen, säilyvät Ibas Ontrackilla mukaan lukien palveluiden kehittäminen, luominen ja tarjoaminen, keksinnöt, tekijänoikeudella suojatut teokset, menetelmät, prosessit ja taitotieto, joita käytetään palveluiden kehittämiseen tai suorittamiseen, sekä kaikki laitteistot, laiteohjelmistot, alustat, ohjelmistot ja kaikki muutokset, parannukset, uudet ominaisuudet tai toiminnot, jotka Ibas Ontrack on luonut tai käyttänyt osana palveluita.

9. oikeus peruuttaa sopimus 

9.1 Tämä lauseke koskee vain kuluttajia.

9.2 Voit peruuttaa Tilauksen milloin tahansa Pika-arvion aikana. Tehtyäsi Tilauksen, diagnoosi mukaan lukien, sinulla on oikeus peruuttaa sopimus neljäntoista päivän kuluessa ilman perusteluja. Peruuttamisaika on neljätoista päivää sopimuksen tekopäivästä.

9.3 Jotta voit käyttää peruuttamisoikeuttasi, sinun on ilmoitettava Ibas Ontrackille selkeällä ilmoituksella (sähköpostilla tai puhelimitse) päätöksestäsi peruuttaa tämä sopimus:

(a) Sähköpostitse: fiibas@ontrack.com

(b) puhelimitse: 040 7683266

(c) Postitse: Ibas Ontrack Oy, Mannerheimintie 12 B, 00100, Helsinki, Suomi.

9.4 Voit myös käyttää näiden yleisten sopimusehtojen lopussa olevaa vakiomuotoista peruutuslomaketta. Peruutuksesi toteuttaminen ei ole riippuvainen siitä, että käytät tätä peruutuslomakemallia. Lähetämme sinulle viipymättä (esimerkiksi sähköpostitse) vahvistuksen peruutuksesi vastaanottamisesta.

9.5 Peruuttamisajan käyttämiseksi riittää, että lähetät peruuttamisoikeuden mukaisen peruutusilmoituksen ennen peruuttamisajan päättymistä.

9.6 Jos peruutat tämän sopimuksen, Ibas Ontrackin on palautettava sinulle kaikki Ibas Ontrackin sinulta saamat maksut ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään neljäntoista päivän kuluessa siitä päivästä, jona Ibas Ontrack on saanut ilmoituksen tämän sopimuksen peruuttamisesta. Hyväksymällä sähköisesti tarjouspyyntömme (kohta 4.3) annat meille nimenomaisesti luvan aloittaa palvelut välittömästi. Jos peruutus tapahtuu sen jälkeen, kun palvelut on aloitettu, olet velvollinen maksamaan korvauksen siihen asti toimitettujen palvelujen arvosta. Kun olemme toimittaneet Palvelut kokonaisuudessaan, et voi enää peruuttaa sopimusta, vaikka peruutusaika ei olisikaan vielä kulunut umpeen.

9.7 Käytämme palautukseen samaa maksuvälinettä, jota käytit alkuperäisessä maksutapahtumassa, ellei toisin ole nimenomaisesti sovittu kanssasi. Sinua ei veloiteta palautuksesta missään tapauksessa.

10. YRITYSASIAKKAILLA EI OLE PERUUTUSOIKEUTTA. 

 10.1 Kohdan 8 määräystä ei sovelleta yritysasiakkaisiin. 

11. PERUUTUSOIKEUS

11.1 Mahdollisista muista oikeuksista huolimatta jompikumpi sopimuspuoli voi irtisanoa palvelusuhteen perustellusta syystä ilman irtisanomisajan noudattamista, jos on olemassa olosuhteita, joiden vuoksi irtisanovan sopimuspuolen ei voida kohtuudella odottaa jatkavan palvelusuhdetta sovittuun päättymisajankohtaan saakka, ottaen huomioon kaikki yksittäistapauksen olosuhteet ja tasapainottaen molempien sopimuspuolten edut, erityisesti jos:

(a) jompikumpi osapuoli (i) rikkoo olennaisesti Sopimuksen ehtoa tavalla, jota ei voida korjata; tai (ii) jos rikkomus voidaan korjata, ei korjaa rikkomusta 7 (seitsemän) päivän kuluessa siitä, kun on saanut kirjallisen korjaamisilmoituksen; tai (iii) rikkoo toistuvasti Sopimusta (mukaan lukien nämä yleiset sopimusehdot); tai

(b) (Ibas Ontrackin peruutusoikeus): Asiakas ei maksa kaikkien Palvelujen Korvausta eräpäivänä; ja/tai

(c) sopimuspuoli lopettaa (tai uhkaa lopettaa) liiketoiminnan harjoittamisen kokonaan tai osittain tai sille tai sen yritykselle tai varallisuuden osalle nimitetään selvittäjä tai pesänhoitaja, tai se lakkautetaan (muutoin kuin sellaisen maksukykyisen sulautumisen tai uudelleenjärjestelyn ehdottamiseksi, jossa syntyvä yhteisö ottaa vastattavakseen kaikki velat) tai toimivaltainen tuomioistuin antaa maksukyvyttömyysmääräyksen, selvitystilaan asettamista koskevan määräyksen tai vastaavan määräyksen tai sopimuspuoli tekee velkojiensa kanssa sovinnon, se ei pysty maksamaan velkojaan niiden erääntyessä tai yksityishenkilön tapauksessa se tulee maksukyvyttömäksi.

11.2 Me (Ibas Ontrack) voimme irtisanoa sopimuksen, jos sopimuksen täyttämisessä saatamme rikkoa sovellettavia vienti- ja pakotelakeja, jotka koskevat liiketoimintaa tiettyjen yritysten ja henkilöiden kanssa Euroopan komission tai muiden kansallisten viranomaisten, mukaan lukien Yhdysvallat, määrittelemällä tavalla. Sitoudut toimittamaan pyynnöstämme henkilöllisyystodistuksen sovellettavien vienti- ja pakotelakien soveltuvuuden tarkistamiseksi.

11.3 Jos irtisanominen tapahtuu syystä, josta Ibas Ontrack ei ole vastuussa, Asiakas on velvollinen maksamaan sovitun Korvauksen kaikista Ibas Ontrackin tarjoamista Palveluista irtisanomisen voimaantuloon saakka

12. ASIAKKAAN ANTAMAT TAKUUT JA VALTUUTUKSET

12.1 Vakuutat ja takaat meille, että (i) olet laillisesti valtuutettu tekemään sitovia sopimuksia; (ii) olet täysin valtuutettu ja oikeutettu hyväksymään nämä Ehdot, ja jos olet yritysasiakas, sinulla on tarvittava laillinen valtuus tehdä sopimus; (iii) kaikki tiedot, jotka annat meille tilauksesi yhteydessä, ovat oikeita, tarkkoja, täydellisiä ja eivät ole harhaanjohtavia; (iv) omistat Laitteen tai sinulla on Laitteen omistajan lupa siihen, että voimme tarjota Palveluita; (v) se, että annat Laitteesi tai tietosi meille, ei ole minkään kolmannen osapuolen velvoitteen tai oikeuden vastaista; (vi) se, että annat Laitteesi tai tietosi meille, ei ole minkään sovellettavan lain vastaista; (vii) sinulla on laillinen oikeus tarjota pääsy tietoihin; (viii) Laitteesi ei sisällä mitään sellaista materiaalia (kuten tietoja), joka saattaa loukata kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia; ja (ix) Laitteesi ei sisällä mitään sellaista materiaalia (kuten tietoja), joka rikkoo mitään sovellettavia lakeja. Hyväksyt lisäksi, että tekoälyn avustaman tietojen palautuksen tai uudelleenkirjoituksen tulos riippuu olennaisesti lähetetyn tallennusvälineen fyysisestä kunnosta, sille tallennettujen tietojen eheydestä ja käytettyjen tekoälytyökalujen teknisistä rajoituksista. Emme takaa, että lähetetyllä tallennusvälineellä olevat tiedot ovat palautettavissa tai että palautetut tiedot ovat täydellisiä, virheettömiä tai alkuperäisessä muodossaan. Olet vastuussa palautettujen tai uudelleenkirjoitettujen tietojen täydellisyyden ja oikeellisuuden itsenäisestä tarkistamisesta ennen kuin luotat niihin mitään tarkoitusta varten.

12.2 Pidätämme oikeuden (ja täten hyväksyt, että meillä on oikeus) pyytää asiakirjoja, jotka todistavat omistusoikeutesi, valtuutuksesi tai laillisen oikeutesi hyväksyä Palvelut, ja keskeyttää Palvelut tai olla aloittamatta niitä, jos tällaisia asiakirjoja ei ole. Sitoudut toimittamaan meille pyydettäessä henkilöllisyysasiakirjat, jotta voimme tarkistaa sovellettavien vienti- ja pakotesäännösten soveltuvuuden.

12.3 Hyväksyt täten sopimuksen ehtona sen, että laitteesi ja/tai tietosi voivat vahingoittua ennen kuin vastaanotamme ne ja että pyrkimyksemme Palveluiden suorittamisessa voivat johtaa laitteesi ja/tai tietojesi tuhoutumiseen tai lisävahinkoihin. Käytämme kohtuullista huolellisuutta suorittaessamme Palveluja, mutta emme ole vastuussa laitteistollesi tai tiedoillesi Palveluiden suorittamisen aikana mahdollisesti aiheutuvista vahingoista tai lisävahingoista. Tämä ei rajoita lausekkeen 13 määräysten soveltamista.

13. HINTA JA MAKSU 

13.1 Palveluiden hinta on kulloisessakin tarjouksessa mainittu Korvaus (sisältäen arvonlisäveron tarvittaessa). Maksu voidaan suorittaa pankkisiirtona ennakkomaksuna tai luottokortilla tai yritysasiakkaiden osalta myös laskulla (tilausnumero).

13.2 Ennakkomaksun, tai luottokorttimaksun tapauksessa maksu on maksettava ennen palvelujen alkamista (ennakkomaksu) tai tarvittaessa Ibas Ontrackin kanssa erikseen tehdyssä maksusopimuksessa määriteltynä ajankohtana. Jos et maksa meille Sopimuksen mukaista maksua, voimme pitää laitteet ja tiedot hallussamme, kunnes maksu on suoritettu kokonaisuudessaan. Jos maksu peruutetaan, viivästyy tai jää maksamatta, saat ensimmäisen muistutuksen eräpäivän jälkeen. Jos maksua ei ole saatu ensimmäisen muistutuksen jälkeen, saat uuden muistutuksen, ennen kuin pidätämme oikeuden luovuttaa saatavan perintätoimistollemme. Pidätämme lisäksi oikeuden periä viivästyskorkoa tai esittää lisävaatimuksia.

13.3 Jos kyseessä on luottokorttimaksu, Ibas Ontrack lähettää sinulle maksulinkin suojatulle kolmannen osapuolen maksualustalle, jotta voit hyväksyä maksun ja saattaa maksuprosessin päätökseen sen jälkeen, kun työ on suoritettu, mutta ennen kuin Varmuuskopio lähetetään sinulle.

13.4 Yritysasiakkaat saavat laskun. Jos et maksa laskua kokonaisuudessaan sovitun maksuajan kuluessa, lähetämme sinulle muistutuksen (tekstimuodossa). Jos maksua ei suoriteta ensimmäisen muistutuksen jälkeen, saat toisen muistutuksen ennen kuin luovutamme velan perintätoimistolle. Jos maksu viivästyy, veloitamme viivästyskorkoa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Pidätämme oikeuden esittää muita vaatimuksia (esimerkiksi viivästyksen aiheuttamista vahingoista).

14. VASTUUN RAJOITTAMINEN 

14.1 Asiakkaan vahingonkorvausvaatimukset eivät sisälly tähän. Tämän ulkopuolelle jäävät asiakkaan vahingonkorvausvaatimukset, jotka johtuvat hengelle, raajoille tai terveydelle aiheutuneesta vammasta tai merkittävän sopimusvelvoitteen rikkomisesta, sekä vastuu muista vahingoista, jotka perustuvat Ibas Ontrackin tai Ontrackin laillisten edustajiemme tai asiamiesten huolimattomuudesta; petoksesta tai vilpillisestä harhaanjohtamisesta. Olennaisilla sopimusvelvoitteilla tarkoitetaan velvoitteita, jotka ovat välttämättömiä sopimuksen tarkoituksen saavuttamiseksi.

14.2 Jollei lausekkeen 13 määräyksistä muuta johdu, sopimuksesta tai vahingonkorvausvelvoitteesta (mukaan lukien huolimattomuus), lakisääteisen velvollisuuden rikkomisesta tai muusta syystä johtuva kokonaisvastuumme sinua kohtaan, joka syntyy sopimuksen perusteella tai sen yhteydessä, on rajoitettu: (i) luottamuksellisuuden, tietosuojan tai immateriaalioikeuksien rikkomisen tapauksessa 20 000 euroon tai sovellettavan sopimuksen mukaisen maksun arvoon, jos se on suurempi, tai (ii) kaikissa muissa tapauksissa sopimuksen perusteella maksettavan maksun arvoon.

14.3 Rajoittamatta edellä olevan lausekkeen 13.1 soveltamista, emme ole vastuussa laitteillesi ja tiedoillesi aiheutuneista fyysisistä tai muista vahingoista tai niiden tuhoutumisesta tai laitteisiisi liittyvien takuiden raukeamisesta palveluidemme tarjoamisen aikana, jos tällainen vahinko, tuhoaminen, heikkeneminen tai raukeaminen aiheutuu tämän sopimuksen mukaisten palvelujen suorittamisesta. Tämä ei koske vahinkoja, jotka johtuvat Ibas Ontrackin tai laillisten edustajiemme tahallisesta tai törkeän huolimattomasta velvollisuuksien rikkomisesta.

14.4 Vaikka pyrimme kohtuullisesti huolehtimaan laitteistasi tai tiedoistasi niiden ollessa hallussamme, emme ole vastuussa sinulle, jos laitteesi tai tietosi katoavat, tuhoutuvat, vahingoittuvat tai muutoin heikkenevät normaalin kulumisen tai Palvelujen luonteen vuoksi ilman omaa syytämme.

14.5 Kumpikaan osapuoli ei ole vastuussa toiselle osapuolelle, olipa kyse sopimuksesta, vahingonkorvausvelvoitteesta (mukaan lukien huolimattomuus), lakisääteisen velvollisuuden rikkomisesta tai muusta, joka johtuu näistä ehdoista tai mistä tahansa sopimuksesta tai näihin ehtoihin tai sopimukseen liittyen, epäsuorista tai välillisistä menetyksistä tai vahingoista, voiton menetyksestä, tulojen menetyksestä tai liiketoiminnan menetyksestä.

14.6 Kuriirien käyttö. Jos alkuperäinen tallennusväline lähetetään Ibas Ontrackin käyttämän kolmannen osapuolen kuriiripalvelun välityksellä, Ibas Ontrack on 5 Lausekkeen määräysten mukaisesti vastuussa vain kolmannen osapuolen kuriiripalvelun tarjoaman korvauksen verran. Kolmannen osapuolen kuriiripalvelun ehdot ovat https://www.dhl.com/fi-fi/home/footer/terms-of-use.html.

15. Vahingonkorvaukset

15.1 Sinun on korvattava Ibas Ontrackille kaikki kolmannen osapuolen meitä vastaan nostamat kanteet, jotka johtuvat laittomasta käytöksestäsi. Tämä korvaus koskee erityisesti vaatimuksia, jotka johtuvat tietosuoja-, kilpailu- tai tekijänoikeuslakien rikkomisesta.

15.2 Jos lausekkeen 11.1 mukaiset tietosi ovat kokonaan tai osittain virheellisiä, sinun on korvattava Ibas Ontrackille kaikki kolmansien osapuolten vaatimukset, joita ei olisi ollut, jos tietosi olisivat olleet oikeita.

15.3 Vapautat Ibas Ontrackin kaikista kolmansien osapuolten vaatimuksista, jotka perustuvat siihen, että et ole laitteiden ja niiden tietojen (yksinomainen) omistaja, että oikeutesi laitteiden ja tietojen hallintaan on muutoin rajoitettu tai että tietoja on kerätty, luotu, tallennettu tai muulla tavoin käsitelty kolmansien osapuolten oikeuksien vastaisesti tai laittomasti.

15.4 Vahingonkorvauksen lisäksi tämän lausekkeen 14 mukaiseen korvaukseen sisältyvät sakot ja todistettavasti aiheutuneet kohtuulliset oikeudenkäyntikulut (mukaan lukien mahdolliset oikeudenkäyntikulut ja puolustuskulut).

16. TIETOSUOJA 

16.1 Tietosuojaa koskevat tiedot löytyvät verkkosivuiltamme seuraavasta linkistä: https://www.ontrack.com/fi-fi/lakitiedot/privacy-policy  

17. MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA (PALAUTETUT TIEDOT)

 7.1 Siltä osin kuin Ibas Ontrack käsittelee henkilötietoja sinulle asiakkaana tietojen palauttamisen yhteydessä, sovelletaan tietojenkäsittelysopimustamme, joka on saatavilla osoitteessa https://www.ontrack.com/fi-fi/lakitiedot/tietojen-palautus-ehdot#dpa. 

18.  LUOTTAMUKSELLISET TIEDOT 

18.1 Luovuttavalla osapuolella on luottamuksellinen etu vastaanottavalle osapuolelle luovutettuun luottamukselliseen tietoon. Vastaanottava osapuoli sitoutuu sen vuoksi käsittelemään sille toimitettua tai muutoin saataville saatettua luottamuksellista tietoa ehdottoman luottamuksellisena ja olemaan luovuttamatta sitä kokonaan tai osittain kolmansille osapuolille, ellei luovuttava osapuoli ole antanut etukäteen kirjallista suostumustaan luottamuksellisen tiedon luovuttamiseen kolmansille osapuolille ja ellei kolmas osapuoli ole sitoutunut pitämään sitä luottamuksellisena näiden ehtojen mukaisella tavalla.

18.2 Luottamuksellisuusvaatimuksia ei sovelleta luottamuksellisiin tietoihin, joiden osalta vastaanottava osapuoli voi osoittaa, että a) ne olivat vastaanottavan osapuolen tiedossa jo ennen tiedonantoa, tai b) ne olivat jo julkisia, yleisesti saatavilla ja vapaasti saatavilla silloin, kun ne toimitettiin vastaanottavalle osapuolelle, tai tulivat sellaisiksi myöhemmin, tai c) ne tulivat julkisiksi tiedonannon jälkeen ilman vastaanottavan osapuolen tuottamusta ja näitä ehtoja rikkomatta. tai (d) se on olennaisilta osiltaan sama kuin tieto, jonka valtuutettu kolmas osapuoli on milloin tahansa paljastanut tai asettanut vastaanottavan osapuolen saataville, tai (e) vastaanottava osapuoli on kehittänyt sen luottamuksellisesta tiedosta riippumatta, tai (f) luovuttava osapuoli on nimenomaisesti antanut etukäteen kirjallisen luvan sen luovuttamiseen, tai (g) sen hallussapito tai tunteminen rikkoo sovellettavaa rikoslainsäädäntöä, tai (h) sen luovuttamista edellyttää sitova viranomais- tai tuomioistuinmääräys tai pakottava lakisääteinen vaatimus.

 19. MUUT TÄRKEÄT EDELLYTYKSET 

19.1 Tämä sopimus on sinun ja meidän välinen. Kenelläkään muulla henkilöllä ei ole oikeutta panna sen ehtoja täytäntöön. Näiden ehtojen kutakin lauseketta sovelletaan erikseen. Jos tuomioistuin tai asianomainen viranomainen päättää, että jokin niistä on lainvastainen ja/tai täytäntöönpanokelvoton, muut lausekkeet pysyvät täysin voimassa. Jos emme ryhdy välittömiin toimiin sinua vastaan tämän sopimuksen rikkomisen vuoksi, tämä ei estä meitä ryhtymästä toimiin myöhemmin, jos se on sovellettavan lain mukaista.

19.2 Voimme mukauttaa Palveluita vastaamaan asiaankuuluvien lakien ja viranomaisvaatimusten muutoksia sekä tehdä pieniä teknisiä muutoksia ja parannuksia esimerkiksi turvallisuusuhan poistamiseksi. Nämä muutokset eivät vaikuta Palveluiden käyttöösi. Lisäksi voimme tehdä muita olennaisia muutoksia näihin käyttöehtoihin tai Palveluihin, mutta jos teemme niin, ilmoitamme siitä sinulle etukäteen, jolloin voit irtisanoa Sopimuksen ennen muutosten voimaantuloa ja saada hyvityksen maksetuista mutta vastaanottamatta jääneistä Palveluista.

19.3 Jos asut Euroopan Unionissa, voit tehdä valituksia Euroopan Unionin verkkovälitteisen riidanratkaisufoorumin ("foorumi") kautta, joka mahdollistaa riitojen ratkaisemisen verkossa. Lisätietoja saat foorumilta osoitteesta https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ibas Ontrack ei aio käyttää foorumia riitojen ratkaisemiseen, ja hyväksyt, että Ibas Ontrackilla ei ole velvollisuutta käyttää foorumia riitojen ratkaisemiseen.

19.4 Näihin yleisiin sopimusehtoihin sovelletaan Suomen lakia, ja kumpikin osapuoli alistuu Suomen tuomioistuinten yksinomaiseen toimivaltaan, ellei sovellettavassa kuluttajalainsäädännössä toisin säädetä.

Voimassa 1. elokuuta 2026 alkaen

__________________________________________________________________________________

Peruutuslomake

(Täytä ja lähetä tämä lomake vain, jos haluat irtisanoa sopimuksen.)

Vastaanottaja: Ibas Ontrack Oy, Mannerheimintie 12 B, 00100, Helsinki, Suomi.

Aihe: Palvelusopimuksen irtisanominen

Ilmoitan/ilmoitamme täten, että haluan/haluamme irtisanoa seuraavan palvelun tarjoamista koskevan sopimuksen,

Tilattu [*]/vastaanotettu [*],

Kuluttajan (kuluttajien) nimi,

Kuluttajan (kuluttajien) osoite,

Kuluttajan (kuluttajien) allekirjoitus (vain jos lomake toimitetaan fyysisenä),

Päivämäärä

_______________________

(*) Tarpeeton yliviivataan.

Ibas Ontrack tietojen palautus - palvelukuvaus

1. Tietojen palautusprosessi, Ibas Ontrackin palvelut ja rajoitukset

a) Tietojen palautuspalvelut suoritetaan useassa mahdollisessa vaiheessa:

• Pika-arvio – katso luku 2 alla;
• Tarjous älypuhelimista ja tableteista – katso luku 3 alla;
  
• Diagnoosi - katso luku 4 alla; ja
  
• Tietojen palautus Pika-arvion tai Diagnoosin jälkeen – katso luku 5 alla, tai RDR etänä tapahtuva tietojen palautus yritysasiakkaille – katso luku 6 alla.

b) Ibas Ontrack palauttaa niin paljon tietoa kuin mahdollista yhdestä tai useammasta vaurioituneesta tallennusvälineestä, tai yrittää saada tiedostot jälleen lukukelpoisiksi asianmukaisilla toimenpiteillä. Ibas Ontrack ei testaa minkään sovellusohjelmiston käytettävyyttä tai yhteensopivuutta.

c) On mahdollista, että poistettuja ja/tai korruptoituneita/vioittuneita tietoja ei voida lukea edes käytettäessä Ibas Ontrackin työkaluja ja teknologioita. Siksi, Ibas Ontrack ei voi taata, että tiedot vauriotuneesta tallennusvälineestä pystytään palauttamaan, korjaamaan tai lukemaan.

d) Ibas Ontrack tutkii tallennusvälineen määrittääkseen, millaisia vauriot ovat voidakseen palauttaa tiedot ja tietorakenteet niin, että ne ovat todennäköisesti luettavissa ja käytettävissä uudelleen vastaavissa sovelluksissa. Tehdääkseen tämän, Ibas Ontrack soveltaa korkeimpia teknisiä standardeja ja omia patentoituja prosesseja, sekä ohjelmisto- ja laitteistotyökaluja. Ibas Ontrackin työn luonteesta johtuen vaurioituneen tiedon tai tallennusvälineen kanssa työskennellessä on yleinen riski, että vaurioituneen tallennusvälineen kaikki jäljellä olevat tiedot voivat kadota tai tuhoutua kokonaan tai osittain.

e) Asiakas hyväksyy, että asianmukaisista tietojen palautusmenetelmistä huolimatta on olemassa riski, että

• samalla kun tallennusvälineessä aiemmin olleita tietoja ei voida palauttaa, myös muita tietoja voidaan menettää;
• asiakas ei pysty käyttämään palautettuja tietoja;
• tallennusvälineen sisältämä tieto voi tuhoutua kokonaan tai osittain; ja
• tallennusväline, ohjelmisto ja muut toimitetut tarvikkeet voivat vahingoittua, tulla käyttökelvottomaksi tai tuhoutua.

2. Pika-arvio

a) Pika-arvion suorittaa kokenut tietojen palautusinsinööri, joka määrittää, millaisia vaurioita tallennusvälineessä on nähtävissä antaakseen arvion, kuinka paljon tietoja voidaan odottaa palautettavaksi. Pika-arvio voidaan tehdä HDD-, ja SSD-kovalevyille. Pika-arviota ei ole saatavilla puhelimille, tableteille eikä flash-tallennuslaitteille, eikä myöskään laitteille, joiden tietoja on poistettu, joille on tapahtunut vesivahinko tai tulipalo, tai jotka on jo aiemmin avattu. Pika-arvion aikana asiakkaan tallennusväline yhdistetään omiin patentoituihin järjestelmiimme, ja se avataan tarvittaessa. Pika-arviossa, tietoja ei kopioida/varmuuskopioida tai analysoida edelleen. Palauttettavista tiedostoista ei tehdä listausta, eikä siinä osoiteta tiedostoja, jotka voidaan palauttaa. Ibas Ontrack ei toimita erillistä raporttia vaurioista.

b) Ibas Ontrack ilmoittaa asiakkaalle pika-arvion jälkeen, onko (i) tietojen palautus mahdollista, (ii) tarvitaanko lisämaksullista diagnoosia tietojen palautusvaihtoehtojen mukaan lukien todennäköisesti palautettavissa olevan tiedon määrän määritykseen (katso luku 4 alla); tai (iii) tai Ibas Ontrack ei voi suorittaa tietojen palautusta.

c) Arvio tietojen palauttamisen todennäköisestä onnistumisesta pika-arvion jälkeen on luokiteltu seuraavasti:

• Erinomainen – Ibas Ontrack arvioi, että suurin osa (95 – 100 %) raakadatasta on palautettavissa
  
• Hyvä – Ibas Ontrack arvioi, että 75-95% raakadatasta on palautettavissa
  
• Osittainen - Ibas Ontrack arvioi, että pieni osa (alle 75 %) raakadatasta on palautettavissa
  
• Monimutkainen - Ibas Ontrack ei pysty antamaan asianmukaista arviota tietojen palauttamisen onnistumisen todennäköisyydestä tässä vaiheessa. Asian selvittämiseksi tarvitaan diagnoosi.
  
• Ei palautettavissa - Ibas Ontrack ei pääse käsiksi tallennusväliseen tallennettuihin tietoihin.

d) Edellä olevaan luokitukseen perustuva tietojen palautuksen onnistumisen arviointi ei takaa kohdassa 2.c) esiteltyjen arvioiden toteutumista, koska pika-arviossa ei korjata fyysisiä tai tiedon rakenteellisia vaurioita.

 e) Asiakkaan pyynnöstä Ibas Ontrack voi pika-arvion jälkeen suorittaa lisämaksusta diagnoosin, joka sisältää mahdollisuuksien mukaan tiedostoluettelon (Verifile) luomisen, joka pystyy määrittelemään tarkemmin palautettavan tiedon määrän (katso luku 4 alla). Huomioitavaa on, että tiedostoluetteloa ei aina ole saatavilla siinä tapauksessa, että tietoja ei voida palauttaa.
f) Jos asiakas tilaa diagnoosin tai tietojen palautuksen pika-arvion tulosten perusteella, Ibas Ontrack suorittaa tällöin valitun palvelun, joko diagnoosin tai tietojen palautuksen.

g) Asiakas voi päättää olla jatkamatta tietojen palautusprosessia tai diagnoosia pika-arvion jälkeen. Asiakkaan pyynnöstä tallennusväline palautetaan asiakkaalle tarjouksessa mainittua maksua vastaan. Muuten tallennusväline hävitetään turvallisesti Ibas Ontrackin laboratoriossa.

h) On huomioitava, että pika-arvion aikana tehtävä prosessointi voi aiheuttaa vauriota asiakkaan laitteelle.

3. Diagnoosi

a) Maksullinen diagnoosi tietojen palautuksen mahdollisuuden kartoittamiseksi on saatavilla älypuhelimille, tableteille tai flash-tallennusvälineille. Myös jos kyseessä on erityislaatuinen tietovaurio, Ibas Ontrack tarjoaa maksullisen diagnoosin (ei pika-arviota). Ibas Ontrack saattaa kuitenkin myös suositella diagnoosia pika-arvion jälkeen, varsinkin monimutkaisissa tapauksissa, kun vauriot ovat laajoja. Diagnoosin tekoa voidaan myös pyytää ilman pika-arvion tekoa.

b) Diagnoosi määrittelee asiakkaan tallennuslaitteen tietovaurion tyypin ja laajuuden, tarkan tietojen palautusmahdollisuuden ja todennäköisen palautettavissa olevan tiedostojen/tiedon määrän. Ibas Ontrack antaa asiakkaalle pääsyn omalle patentoidulle alustalleen, jossa asiakas pääsee seuraamaan tilauksensa tilaa, ja johon myös lopullinen tiedostolistaus (Verifile) toimitetaan, jos tietojen palautus on mahdollista. Joissakin tapauksissa Ibas Ontrack ei pääse käsiksi tietoihin, eikä siksi pysty toimittamaan tiedostolistausta (Verifile).

c) Tiedostolistaus (Verifile) sisältää tiedostokohtaiset arviot niiden käytettävyydestä:

• Vihreä – tiedot todennäköisemmin toimivat/aukeavat vastaavassa sovelluksessa.
  
• Keltainen – tiedot tai tiedostot ovat osittain vahingoittuneet – on mahdollista, että tiedostot eivät ole avattavissa tai muokattavissa vastaavassa sovelluksessa. On mahdollista, että vaurioituneet tiedostot voidaan korjata. Ibas Ontrack ei kuitenkaan yleensä tarjoa tätä palvelua. Ibas Ontrackin myyntiedustaja voit ottaa sinuun yhteyttä suoraan, jos Ibas Ontrack voi tarjota tällaisen palvelun tietyssä tapauksessa.
  
• Punainen – tiedot tai tiedostot ovat korruptoituneet/vioittuneet - todennäköisesti tiedostot eivät ole avattavissa tai muokattavissa vastaavassa sovelluksessa.

d) Ibas Ontrack ei voi taata tietojen käytettävyyttä diagnoosin osana asiakkaan vastaavien sovelluksien kanssa. Ibas Ontrackin asiantuntijat ohjeistavat palautettavan tiedon yleisestä tilasta, näitä ennusteita ei voida kuitenkaan taata johtuen muista vaurioista, jotka eivät ole tunnistettavissa. Tämä koskee erityistapauksessa kaikenlaisia tietokantatiedostoja. Tietojoukkojen tuonti, tietojoukkojen puhdistaminen kunkin tietokantaohjelmiston ja -sovelluksen mukaisesti ja muiden asiantuntijoiden konsultaatio on yksinomaisesti asiakkaan vastuulla.  Ibas Ontrack tukee asiakasta tässä mahdollisuuksien mukaan.

e) Erityisissä tietojen katoamisskenaarioissa väreillä Verifile-tiedostolistauksessa ei ole merkitystä. Tällaisissa vakavissa rakenteellisissa vauriotapauksissa, Ibas Ontrack ei takaa tiedostojen toimivuutta. Tällaisessa tapauksessa siitä ilmoitetaan diagnoosin tuloksissa.

f) Diagnoosi suoritetaan Ibas Ontrackin laboratoriossa. Puhelimet ja tabletit lähetetään Puolaan Ontrackin puhelinlaitteisiin erikoistuneelle laboratoriolle.

g) Riippuen tallennuslaitteen tyypistä, diagnoosi voi johtaa tietojen siirtämiseen toiselle tallennusvälineelle ja asiakkaan alkuperäisen laitteen tuhoamiseen.

h) Jos asiakas tilaa tietojen palautuksen diagnosiin tulosten perusteella, Ibas Ontrack suorittaa tietojen palautuksen (katso luku 5 alla).

i) Asiakas voi kieltäytyä tietojen palautuksen suorittamisesta diagnoosin jälkeen. Asiakkaan pyynnöstä tallennuslaite palautetaan asiakkaalle tarjouksessa mainitun maksun mukaisesti. Muuten tallennusväline hävitetään turvallisesti Ibas Ontrackin laboratoriossa.

4. Tietojen palautus diagnoosin tai pika-arvion jälkeen

a) Tietojen palautustarjous pika-arvion jälkeen

Pika-arvion tulokset lähetetään yhdessä tietojen palautustarjouksen kanssa. Vain arvioitu onnistumisluokitus erinomainen/hyvä/osittainen/monimutkainen annetaan tiedoksi.

Tietojen palautustarjous sisältää tietojen palautushinnan palvelutason mukaan (katso kohta c.), joka näyttää tietojen palautusprosessiin käytettävän ajan, ja se lähetetään asiakkaalle yleisissä käyttöehdoissa mainitun mukaisesti.

b) Tietojen palautustarjous diagnoosin jälkeen

Diagnoosin jälkeen Ibas Ontrack lähettää Verifile-listauksen asiakkaalle mahdollisuuksien mukaan ja antaa asiakkaalle tiedon siitä, kuinka kauan tietojen palautusprosessi saattaa kestää, ja mitä tietojen palautus tulee maksamaan. Asiakas ottaa vastaan käyttöehtojen mukaisen tietojen palautustarjouksen, joka sisältää tietojen palautushinnan palvelutason perusteella (katso kohta c.) osoittaen vastaavan tietojen palautusprosessin ajan.

c) Palvelutasot

Asiakas voi valita tietojen palautustilauksen palvelutason asian kiirellisyyden mukaan:

Emergency-palvelu

Palvelu aloitetaan välittömästi sitovan tilauksen vastaanottamisesta, kellonajasta riippumatta 24/7. Palvelua jatketaan vuorokauden ympäri kunnes työ on saatettu loppuun ja tiedot toimitettu asiakkaalle.

Express-palvelu

Palvelu aloitetaan välittömästi sitovan tilauksen vastaanottamisesta maanantaista perjantaihin klo 9-17 välillä. Tietojen palautusprosessi kestää tavallisesti 3-5 työpäivää.

Standard-palvelu

Palvelua suoritetaan sitovan tilauksen vastaanottamisesta maanantaista perjantaihin klo 9-17 välillä. Tietojen palautusprosessi kestää tavallisesti 7-10 työpäivää.

Economy-palvelu

Palvelua suoritetaan sitovan tilauksen vastaanottamisesta maanantaista perjantaihin klo 9-17 välillä. Tietojen palautusprosessi kestää tavallisesti 20 työpäivää.

Home-palvelu

Palvelua suoritetaan sitovan tilauksen vastaanottamisesta maanantaista perjantaihin klo klo 9-17 välillä. Palvelun toimitusaika on tavallisesti 30 työpäivää.

d) Tietojen palautuksen hyväksyminen

Asiakas hyväksyy käyttöehtojemme mukaisen tietojen palautustarjouksen

Jos asiakas päättää, ettei halua tietojen palautuksen suorittamista pika-arvion tulosten tai tiedostolistauksen (verifile) perusteella, tilaus katsotaan peruutetuksi. Asiakkaan pyynnöstä tallennusväline palautetaan asiakkaalle tarjouksessa mainittua maksua vastaan. Muuten tallennusväline hävitetään turvallisesti Ibas Ontrackin laboratoriossa.

e) Tietojen palautuksen suorittaminen

Jos asiakas tilaa tietojen palautuksen tietojen palautustarjouksen perusteella tarkasteltuaan pika-arvion tai/ja diagnoosin tulokset, Ibas Ontrack suorittaa tietojen palautuksen.
Asiakas vastaanottaa tiedot, jotka Ibas Ontrack on saanut palautettua. Diagnoosin jälkeen näillä tarkoitetaan yleensä tiedostoluettelossa näkyviä tietoja. (Verifile).

 Ibas Ontrackin palauttamat tiedot tallennetaan ulkoiselle tallennuslaitteelle ja lähetetään asiakkaalle. Erillisen tallennusvälineen, joka sisältää palautetut tiedot, lisäksi, Ibas Ontrack voi palauttaa vaurioituneen tallennusvälineen asiakkaan pyynnöstä, jos hän on tätä tietojen palautusta tilatessaan pyytänyt, edellyttäen, että palautuslähetysmaksu on maksettu.
Asiakkaan pyynnöstä Ibas Ontrack voi poistaa tiedot Tallennusvälineeltä ilmaiseksi ja/tai hävittää Tallennusvälineen sovellettavien määräysten mukaisesti. 

f) Poikkeamat tietojen palautuksen tuloksissa

Siinä tapauksessa, että palautettavan tiedon määrä on merkittävästi pienempi kuin arviossa annettu palautettavan tiedon määrä, ja jos tiedostoluetteloa ei olla aiemmin tilattu, toimitetaan se asiakkaalle ilman lisämaksua auttamaan päätöksenteossa palautuksen jatkamisesta. Jos tiedostoluettelo on tilattu ja toimitettu jo aiemmin, asiakaspalvelu ottaa yhteyttä asiakkaaseen käydäkseen läpi palautustulokset ja kertoo eri tietojen palautusvaihtoehdoista.

5. Etäpalveluna suoritettava tietojen palautus, RDR

a) RDR® tarkoittaa etänä tapahtuvaa tietojen palautusta ("RDR", Remote Data Recovery™). RDR on patentoitu teknologia, joka mahdollistaa asiantuntijoidemme suorittavan laboratoriotasoisen tiedonpalautuspalvelun suoraan asiakkaan palvelimessa, pöytätyöasemassa tai kannettavassa internet-yhteyden välityksellä. Ainoa vaatimus on, että asiakkaan tallennusväline tai -järjestelmä on toimintakykyinen. Ontrackin RDR-teknologia koostuu kolmesta pääkomponentista:

i) Asiakkaan kommunikaatio: Asiakas muodostaa yhteyden Ontrackin RDR-palvelimeen tähän tarkoitukseen kehitetyllä RDR-asiakasohjelmistolla. RDR-asiakasohjelmisto toimii yleisillä käyttöjärjestelmillä. Käsiteltävän tallennusvälineen tai -järjestelmän ei tarvitse toimia missään erityisessä käyttöjärjestelmässä.

ii) RDR-palvelin: Ontrackilla on useita palvelimien sijainteja ympäri maailmaa.

iii) RDR-työasema: Työasema, jolla Ontrackin asiantuntijat etäajavat omia työkalujaan asiakkaan koneessa ja palauttavat asiakkaan tiedot.

b) Aluksi asiakas lataa asianmukaisen RDR-asiakasversion ja asentaa sen tietojen palautustyöhön käytettävälle palvelimelle, pöytätyöasemalle tai kannettavalle tietokoneelle. Seuraavaksi Ontrack RDR -asiakasohjelmisto muodostaa TCP/IP-yhteyden asiakkaan sijainnista Ontrackin palvelimelle, muodostaen tunnelin tai ns. kaksipisteyhteyden (PPP) internetin yli. Koska yhteys käyttää todennäköisesti verkkoyhteyttä, se voi päästä läpi useimpien palomuurien ilman lisäkonfiguraatiovaatimuksia. Tietoturvasta pidetään erityistä huolta käyttämällä Ontrackin patentoitua tiedonsiirtoprotokollaa, salattuja tiedonsiirtopaketteja sekä Ontrackin turvallisia toimitiloja. 

RDR suojelee asiakkaan tietoja RDR-yhteyden kautta neljällä tavalla:

1. Suora yhteys RDR-palvelimeen: Asiakasohjelmisto käyttää suoraa TCP-yhteyttä asiakkaan tietokoneelta Ontrack RDR-palvelimelle. RDR ei käytä kolmannen osapuolen hosting-palvelua.
2. Salaus: Tiedonsiirtoyhteydessä käytetään 256-bittistä salausta kaikkiin paketteihin.
3. Suljettu protokolla: RDR-yhteydet käyttävät Ontrackin patentoitua tiedonsiirtoprotokollaa, ei HTTP:tä tai muita muiden ymmärtämiä yleisiä protokollia.
4. Asiakkaan tietoja ei siirretä yhteyden kautta: Ainoastaan Ontrackin insinööri käyttää RDR-yhteyttä Ontrack-työkalujen etäohjaamiseen asiakkaan tietokoneella. Näyttöpäivitykset ja näppäimistöpaketit välitetään yhteyden avulla, mutta ei asiakkaan tiedostoja, ellei Ontrackin insinööri kontrolloi tiedostojärjestelmän rakenteen korjaustyökaluja, jotta asiakas saa pääsyn tiedostoihinsa.

c) Heti, kun yhteys on muodostettu, aloitetaan diagnoosi tai palautusprosessi, jos tietojen palautustilaus on vahvistettu.

 Status: 1. elokuuta 2026  

Tietojenkäsittelysopimus

Tämä Tietojenkäsittelysopimus täydentää Ibas Ontrack Oy:n tietojen palautuspalvelujen yleiset ehdot ("Ehdot") ja tätä sovelletaan: (i) Ibas Ontrack Oy:n, jolla on rekisteröity toimipaikka osoitteessa Mannerheimintie 12 B, 00100, Helsinki, Suomi ("Ibas"); ja (ii) Ehtojen mukaisesti tilauksen tekevään Asiakkaaseen.

Osapuolet ovat sopineet, että tämän Tietojenkäsittelysopimuksen ehdot soveltuvat Henkilötietojen Käsittelyyn (kuten jäljempänä määritellään), mikä on tarpeen, jotta Ibas Ontrackin on mahdollista tuottaa palveluita Asiakkailleen. 

Määritelmät

Tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa:

Henkilötietojen Käsittelyn ehdot

1 Henkilötietojen Käsittelijä ja Rekisterinpitäjä

1.1 Osapuolet sopivat Henkilötietojen osalta, että Asiakas on Rekisterinpitäjä ja Ibas Ontrack on Henkilötietojen Käsittelijä. Hyväksytään, että Asiakkaalla on yksinomainen vastuu Henkilötietojen oikeellisuudesta, laadusta, rehellisyydestä ja luotettavuudesta sekä tavasta, jolla tällaiset Henkilötiedot on hankittu.

1.2 Asiakas vakuuttaa, sitoutuu ja lupaa, että (i) kaikki Henkilötiedot, joita käytetään Ehtojen mukaisten palveluiden toimittamisen yhteydessä, ovat kaikilta osin Tietosuojalainsäädännön mukaisia; (ii) kaikki Ibas Ontrackille annetutHenkilötietoihin liittyvät ohjeet ovat aina Tietosuojalainsäädännön mukaisia; (iii) se on kerännyt kaikki tarvittavat suostumukset kaikilta Rekisteröidyiltä, joiden Henkilötietoja sisältyy Henkilötietoon, tai sillä on muuten asianmukainen laillinen lupa toimittaa Henkilötietoja Ibas Ontrackille; ja (iv) se noudattaa tämän Tietojenkäsittelysopimuksen ehtoja.

1.3 Ibas Ontrack vakuuttaa, sitoutuu ja lupaa, että se: (i) käsittelee Henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se Ehtojen yhteydessä on tarpeen; (ii) käsittelee Henkilötietoja Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden ja Tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti; (iii) ilmoittaa viipymättä Asiakkaalle, jos Ibas Ontrack katsoo, että Asiakkaan ohjeet rikkovat Tietosuojalainsäädäntöä, tai jos Ibas Ontrack ei kykene noudattamaan Asiakkaan ohjeita koskien Henkilötiedon Käsittelyä (joko soveltuvan lain muutoksen tai Asiakkaan ohjeiden muutoksen seurauksena); ja (iv) noudattaa tämän Tietojenkäsittelysopimuksen ehtoja.

1.4 Toimeksiannon puitteissa käsitellään kaikkia Asiakkaan luovuttamia tietoja. Henkilötietoryhmät ja rekisteröityjen ryhmät ovat Asiakkaan tiedossa, ja ne täsmennetään Henkilötietojen käsittelijälle, jos se on tarpeen toimeksiannon yhteydessä. Tietojen palauttamisen yhteydessä tieto asiakastietojen sisällöstä ei yleensä ole Henkilötietojen käsittelijän kannalta merkityksellistä.

2 Henkilötietojen Käsittelyn ohjeet ja yksityiskohdat

2.1 Ibas Ontrackin tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti suorittama Henkilötietojen Käsittely sisältää Käsittelyn, joka on tarpeen Ibas Ontrackillepalveluiden toimittamiseksi.

3 Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

3.1 Ibas Ontrackin tulee omalla kustannuksellaan toteuttaa ja ylläpitää asianmukaista Henkilötietojen Käsittelyä ja suojaamista koskevia Tietosuojalainsäädännön ja erityisesti GDPR:n 32-34 artiklan mukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Ibas Ontrackin tulee varmistaa, että kyseiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ovat asianmukaisia suhteessa niihin erityisiin riskeihin, jotka syntyvät Käsittelytoimien yhteydessä, erityisesti suojellakseen Henkilötietoa vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoutumiselta, häviämiseltä, muuttamiselta ja luvattomalta paljastumiselta tai käsiksi pääsyltä Henkilötietoihin. Ontrack soveltaa lisäsuojatoimia Henkilötietojen suojaamiseksi kaikkialla, missä niitä käsitellään, mukaan lukien seuraavat: (a) tarvittaessa pseudonymisointi ja minimointi; (b) salaus siirron aikana ja muutoin alan standardien mukaisesti; (c) luottamuksellisuusvelvoitteet; ja d) pääsynvalvonta, jolla sallitaan pääsy vain henkilöstölle, joka sitä tarvitsee työtehtäviensä suorittamiseen.  

4 Henkilöstön ja Alihankkijoina toimivien käsittelijöiden käyttäminen

4.1 Asiakas antaa Ibas Ontrackille yleisen luvan käyttää Alihankkijana toimivien käsittelijöiden palveluksia Henkilötietojen käsittelytoimenpiteiden suorittamista varten. Ibas Ontrackin on tiedotettava Asiakkaalle kaikista suunnitelluista muutoksista, jotka koskevat muiden henkilötietojen käsittelijöiden lisäämistä tai vaihtamista, ja annettava siten Asiakkaalle mahdollisuus vastustaa tällaisia muutoksia perustellusta syystä. Jos Asiakas vastustaa tällaisia muutoksia, Ibas Ontrackilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kolmenkymmenen (30) päivän irtisanomisajalla. Ibas Ontrackin tulee asettaa kirjalliset ehdot hyväksytylle Alihankkijana toimivalle käsittelijälleennen tietojen antamista , . Ehtojen on vastattavatässä Tietojenkäsittelysopimuksessa asetettuja ehtoja. Sen estämättä, mitä tässä Sopimuksessa määrätään, hyväksytään, että Ibas Ontrack on edelleen vastuussa Asiakkaalle jokaisen Alihankkijana toimivan käsittelijän velvollisuuksien täyttämisestä. Ibas Ontrackin tulee ilmoittaa Asiakkaalleen, mikäli se aikoo tehdä Alihankkijoina toimivien käsittelijöiden suhteen muutoksia esimerkiksi lisäämällä tai korvaamalla tällaisen Käsittelijän, ja antaa Asiakkaalle kohtuullinen mahdollisuus vastustaa tällaista muutosta tai korvaamista perustellusta syystä.

4.2 Tämän Tietojenkäsittelysopimuksen allekirjoituspäivänä hyväksytyt Alihankkijoina toimivat käsittelijät on vahvistettu Liitteessä 1.

4.3 Ibas Ontrackin on varmistettava sen Henkilöstön luotettavuus, jolla on pääsy Henkilötietoihin, ja että he käsittelevät Henkilötietoa ainoastaan, kun tämä on ehdottoman välttämätöntä palveluille, ja että he ovat täysin tietoisia Tietosuojalainsäädännöstä seuraavista Käsittelyn yhteydessä toteutettavista toimenpiteistä ja suorituksista. Ibas Ontrackin on lisäksi varmistettava, että Henkilöstö on sitoutunut suojelemaan Henkilötiedon luottamuksellisuutta noudattamalla asianmukaisia luottamuksellisuusvelvoitteita (joko kirjallisesti sopimalla tai muilla tavoin) Henkilötiedon osalta. 

5 Asiakkaan avustaminen velvoitteiden noudattamisessa ja Rekisteröityjen oikeuksien toteutumisessa

5.1 Ibas Ontrackin tulee viipymättä ohjata kaikki sille tulevat Rekisteröityjen Pyynnöt Asiakkaalle. Lisäksi Ibas Ontrackin tulee auttaa Asiakasta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä mahdollisuuksien mukaan täyttämään Asiakkaan Tietosuojalainsäädännön mukaisen velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Ibas Ontrackin tulee tarjota Asiakkaalle sellaista asianmukaista apua, jota Asiakas kohtuudella vaatii (ottaen huomioon Käsittelyn luonteen ja Ibas Ontrackin käytettävissä olevat tiedot) varmistaakseen sille Tietosuojalainsäädännössä säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen koskien: (i) Käsittelyn turvallisuutta; (ii) tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin toteuttamista (niin kuin se on määritelty Tietosuojalainsäädännössä); (iii) etukäteistä varmistamista Valvontaviranomaiselta korkean riskin Käsittelytilanteissa; sekä (iv) ilmoituksia Valvontaviranomaiselle ja/tai Asiakkaan vastatessa rekisteröidylle Henkilötietorikkomuksesta edellyttäen, että jos tällainen apu vie kohtuuttoman paljon aikaa ja resursseja Ibas Ontrackilta, Asiakas maksaa korvauksen tällaisen avun tarjoamisesta.

6 Kansainvälinen tiedonsiirto

6.1 Palveluiden tarjoamisen yhteydessä Ontrackin on mahdollisesti siirrettävä Henkilötietoja Euroopan talousalueen (”ETA”) ja Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolella sijaitseville konserniyhtiöilleen ja hyväksytyille alihankkijoilleen tai sallittava näille pääsy Henkilötietoihin. Tähän liittyvät sijainnit on esitetty tämän Tietojenkäsittelysopimuksen Alihankkijoita koskevassa liitteessä 1. Allekirjoittamalla tämän Tietojenkäsittelysopimuksen Asiakas valtuuttaa tällaiset siirrot sillä perusteella, että tässä kohdassa 6 esitettyjä suojatoimia sovelletaan.

6.2 Jos siirto tapahtuu maahan, jonka Euroopan komissio (tai Yhdistyneestä kuningaskunnasta tapahtuvien siirtojen osalta Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus) on tunnustanut tarjoavan riittävän tietosuojan tason, Ontrack käyttää kyseistä riittävyyspäätöstä siirtomekanismina.

6.3 Jos siirto tapahtuu maahan, jossa tällaista tunnustusta ei ole, siihen sovelletaan Euroopan komission hyväksymiä Vakiosopimuslausekkeita (Täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/914) moduulista 3 (käsittelijältä käsittelijälle), joihin on tehty sovellettavat muutokset vuoden 2018 Tietosuojalain 119A(1) pykälän nojalla Yhdistyneen kuningaskunnan Tietosuojalakien alaisia ​​siirtoja varten ja mukautettu sovellettavalla Sveitsin Lisäyksellä Sveitsin liittovaltion Tietosuojalain (25. syyskuuta 2020) (”FADP”) alaisia ​​siirtoja varten ja jonka ovat kussakin tapauksessa allekirjoittaneet kaikki Ontrack-konsernin yritykset (kuten Liitteessä 2 on lueteltu) ja soveltuvin osin asiaankuuluva hyväksytty alikäsittelijä, jotka sisällytetään tähän Tietojenkäsittelysopimukseen viittauksella. Ontrack ylläpitää näitä mekanismeja niin kauan kuin asiaankuuluvat siirrot jatkuvat. - Asiakkaan kanssa Ehtojen osapuolena oleva Ontrack-yksikkö toimii tietojen viejänä, ja Henkilötiedot vastaanottava Ontrack-konsernin yritys tai hyväksytty alihankkija, kuten liitteessä 1 (Alihankkijaa koskeva liite) on määritelty, toimii tietojen tuojana. Osapuolet sopivat, että Vakiosopimuslausekkeiden Liite I (Osapuolten luettelo), Liite II (Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet) ja Liite III (Alihankkijoiden luettelo) katsotaan täydellisiksi viitaten tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa ja sen Liitteissä esitettyihin vastaaviin tietoihin.

6.4 Jos tässä Lausekkeessa 6 tarkoitettua siirtomekanismia muutetaan tai se korvataan tai mitätöidään sovellettavien Tietosuojalakien nojalla, Ontrack ottaa käyttöön päivitetyn mekanismin tai muun lainmukaisen vaihtoehdon varmistaakseen, että kaikki tulevat siirrot ovat sovellettavien Tietosuojalakien mukaisia.

7  Rekisterit, tiedot ja tarkastukset

7.1  Ibas Ontrackin tulee: (i) luoda; (ii) päivittää; sekä (iii) ylläpitää täysimääräistä ja täsmällistä rekisteriä Henkilötietojen Käsittelystä.

7.2 Ibas Ontrack sallii Asiakkaan suorittavan tarkastuksen enintään kerran kalenterivuodessa sekä aikaisintaan 30 (kolmenkymmenen) päivän kuluttua kirjallisesta ilmoituksesta, tavallisen toimistotyöajan puitteissa ja edellyttäen asianmukaisia luottamuksellisuussitoumuksia, nähdäkseen ja ottaakseen kopioita tällaisista Henkilötiedon Käsittelyä koskevista rekistereistä. Ibas Ontrackin tulee tarjota kohtuullista apua Asiakkaan toteuttaessa tarkastusoikeuttaan. Tämä tarkastusoikeus ei koske kolmansien osapuolten tietokeskuksia, eikä muita kolmansien osapuolten laitoksia, joissa on palvelinlaitteita, joiden osalta vain silmämääräiset ja valvotut tarkastukset ovat sallittuja.

7.3 Ibas Ontrackin tulee Asiakkaan pyynnöstä ja Asiakkaan kustannuksella, siinä laajuudessa kuin on mahdollista, tarjota Asiakkaalle viipymättä kaikki tarvittava tieto, jotta Asiakas voi osoittaa noudattaneensa GDPR:n mukaisia velvoitteitaan.

8 Ilmoitus tietoturvaloukkauksesta

8.1 Henkilötietoa sisältävien Henkilötietojen Tietoturvaloukkausten osalta Ibas Ontrackin on ilman aiheetonta viivytystä: (i) ilmoitettava Asiakkaalle Henkilötietojen Tietoturvaloukkauksesta; sekä (ii) annettava Asiakkaalle tietoja Tietoturvaloukkauksesta.

9 Henkilötietojen ja niiden kopioiden poistaminen ja palauttaminen

9.1 Ibas Ontrackin on Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä tai sisäisten säilytysaikojen päättyessä, joko poistettava tai palautettava Asiakkaalle kaikki Henkilötieto Asiakkaan kohtuudella edellyttämässä muodossa kohtuullisen ajan kuluessa sen jälkeen kun: (i) asiaankuuluvien tietojenpalautuspalveluiden tarjoaminen päättyy Käsittelyyn liittyvien Ehtojen mukaisesti; tai kun (ii) Ibas Ontrackin tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaiset velvollisuudet eivät enää edellytä Ibas Ontrackin Käsittelevän Henkilötietoa, ja poistettava olemassa olevat kopiot Henkilötiedosta (ellei soveltuva lainsäädäntö edellytä Henkilötiedon säilyttämistä, jolloin Ibas Ontrackin tulee ilmoittaa Asiakkaalle tällaisista vaatimuksista). Ibas Ontrackin on varmistettava, että sen Alihankkijoina toimivat käsittelijät toteuttavat samat toimenpiteet Henkilötietojen osalta.

9.2 Siinä tapauksessa, että Henkilötiedot jäävät Ibas Ontrackin haltuun tai valvontaan pidemmäksi kuin 12 (kahdentoista) kuukauden ajaksi ilman Asiakkaan ohjeistusta, Ibas Ontrackin tulee poistaa tällaiset Henkilötiedot.

10 Korvaus

10.1 Kunkin Osapuolen ("Korvausvastuussa oleva Osapuoli") on vapautettava toinen Osapuoli vastuusta ("Korvausvastuusta vapautettu Osapuoli") mitä tulee väitteisiin, vaatimuksiin, toimenpiteisiin, maksuihin, korkoihin, kustannuksiin, menettelyihin, kuluihin, menetyksiin sekä vahinkoihin, jotka Korvausvastuusta vapautettu osapuoli on kärsinyt, jotka on tehty tätä vastaan tai jotka tämän on sovittu maksavan, ja jotka johtuvat Korvausvastuussa olevan Osapuolen Tietojenkäsittelysopimuksen laiminlyönneistä ja/tai Tietosuojalainsäädännön rikkomuksista tai ovat syntyneet tällaisen yhteydessä.

11 Vastuu

11.1 Tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukainen Osapuolen kokonaisvastuu ei kummankaan Osapuolen osalta milloinkaan ylitä Ehdoissa sovittua vastuunrajoitusta.

12 Kesto ja irtisanominen

12.1 Tämä Tietojenkäsittelysopimus tulee voimaan sinä päivämääränä, kun tilaus näiden Ehtojen mukaisista palveluista on tehty, ja on voimassa niin kauan kun Ibas Ontrack käsittelee Henkilötietoa tai kunnes Osapuolet sopimuksella irtisanovat Tietojenkäsittelysopimuksen.

13  Lainvalinta

13.1 Tähän Tietojenkäsittelysopimukseen sovelletaan Ehdoissa määriteltyjä lainvalintasäännöksiä.

  Päiväys: 1. elokuuta 2026  

Liite 1 – Alihankkijana toimivat käsittelijät ja Tiedonsiirrot

General Terms and Conditions for ONTRACK Data Recovery Services

1. THESE TERMS

1.1 These terms and conditions ("Terms") govern the supply of Data Recovery Services to you by KLDiscovery Ontrack Limited (registered in England and Wales, Company Number 02669766) trading as “Ontrack”. Please read these Terms carefully before you submit your Order to us. These Terms tell you who we are, how we will provide the Services to you, how you and we may change or end the Contract, what to do if there is a problem and other important information.

1.2 Our Service Description for data recovery services as well as the Data Processing Agreement (DPA), which regulates the processing of personal data within the scope of the provision of our service, is part of these Terms. For more information on the features and limitations of our data recovery service, please read our service description. The DPA governs the processing of personal data provided to Ontrack by the customer for data recovery purposes.

1.3 For information on how we, as the responsible party, collect, process and store personal data, please refer to our privacy policy.

1.4 Terms and conditions of the customer or third parties are explicitly excluded and shall not apply. These Terms, the Service Description and the DPA shall also apply to all future business relations, even if they are not expressly agreed again.

1.5 The services are predominantly provided in our laboratory in England. Ontrack has technical facilities and locations in Europe and the USA. If required, you hereby grant Ontrack access to data on storage devices from any Ontrack facility, including the United States of America, in order for Ontrack to provide the services. Please refer to Clause 6.3.

2. CONTACT DETAILS

2.1 How to contact us. You can contact us by telephoning our customer service team on +44 (0)1372 741 999, by writing to us at Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB or ukinfo@ontrack.com.

3. INTERPRETATION

3.1 In these Terms the following definitions will apply:

(a) “AI” means artificial intelligence;

(b) "AI Tools" means the artificial intelligence tool(s) currently used by Ontrack in connection with the Services being either (i) internal productivity tools; or (ii) tools used in the performance of specific Services, in each case as identified in these Terms. AI Tools used by Ontrack are not made available to Customer and are not offered or supplied to Customer as a standalone service;

(c) "Aggregated Data" means statistical, analytical, or operational information derived by Ontrack from Customer Data, provided that such information: (i) has been aggregated and/or irreversibly anonymised such that neither Customer, any data subject, nor any personal data can be identified directly or indirectly by Ontrack or any third party using reasonable means; (ii) does not include the content of any recovered, restored, processed, or extracted files, file names, file paths, file listings, or other Customer-specific information; (iii) cannot reasonably be used to single out, re-identify, or otherwise link such information to Customer or any data subject; and (iv) is limited to operational metrics, including error rates, recovery success rates, processing times, system performance data, and failure patterns;

(d) "Backup Media" means an Ontrack data carrier on which the recovered data is stored in encrypted form. This is usually a USB hard drive;

(e) "Business Customer" means a customer acting for the purpose of their business, trade or profession including, without limitation, a sole trader, partnership, limited company or public authority;

(f) “Confidential Information” means any information disclosed or communicated by one party to the other party in the course of the business relationship and where the receiving party had a legitimate expectation, based on a marking of the relevant information as confidential or in good faith based on the nature of the information, that the disclosing party had a particular protectable interest in keeping the relevant information confidential;

(g) “Consumer Customer” means a customer that is an individual who is not acting for the purposes of a business, trade or profession (excluding, for the avoidance of doubt, any Business Customer);

(h) “Contract” means as defined in Clause 4.6;

(i) “Customer” means both a Business Customer and a Consumer Customer;

(j) "Customer Data" means (i) any Data, Input, or Output; and (ii) any other information relating to Customer, Customer's Equipment, or Customer's Order that Ontrack creates, accesses, or processes in connection with the performance of the Services, including without limitation diagnostic and evaluation records, file listings, service and audit logs, and any data submitted to, processed by, or generated through an AI Tool;

(k) "Data" means data in electronic form of any description, including 'personal data' as defined by the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 and/or the Data Protection Act 2018;

(l) “Equipment" means your Media and, if applicable, mobile phone or tablet;

(m)"Fee" means the fee payable by you for the Services, as set out in the relevant Quotation;

(n) "Input" means any data submitted to Ontrack by Customer for the performance of the Services, including: (i) electronic data, files, or data sets provided on physical storage devices, tapes, or other media; (ii) data transmitted by Customer via FTP or any other electronic means; and (iii) file names or file listings provided by Customer to identify the specific files or data to be located, recovered, restored, extracted, or processed by Ontrack;

(o) "Media" means storage media such as hard-drives, USB drive, SSD, memory chips, tapes or other data carriers;

(p) "Order" and "Quotation" have the meanings given in Clauses 4.5 and 4.1 respectively;

(q) "Output" means any data, results, or records generated by Ontrack through the use of AI Tools including: (i) recovered, restored, or extracted data delivered to Customer; (ii) recoverable file listings; (iii) recovery, restoration, or service summaries; and (iv) erasure, deletion, or destruction verification records;

(r) “Service Description” means the specific processes employed by Ontrack as more described at the following link https://www.ontrack.com/en-gb/service-terms#service-descriptions, which sets out, amongst other matters, service limitations, service levels and expectations;

(s) "Services" means the data recovery services to be provided by us to you, as described in Clauses 4 (Order Process) and 6 (Our Services) of these Terms as well as in the Service Description; and

(t) "Website" means our website at www.ontrack.com/en-gb or such other website as we use to operate our business from time to time.

4. ORDER PROCESS (Quotation and Order)

4.1 Excluding mobile phones and tablets, for standard data recovery, following an initial telephone consultation, submission of an online form via our Website or email, you will send us your Equipment for our evaluation. We will use reasonable endeavours to: (a) examine the Equipment to determine: (i) what Data is accessible on the Equipment; (ii) the cause of any damage to the Equipment and/or the Data on the Equipment; and (iii) the amount of Data (if any) likely to be recoverable on the Equipment (the "Evaluation"); and (b) report the results of our Evaluation to you. In most cases, we will provide you with a quotation setting out the scope of Services and applicable Fee broken into two parts: (i) the optional diagnosis; and (ii) the full data recovery. For complex cases, you will be offered a paid diagnosis due to the potential complexity of the data recovery (collectively the "Quotation"). All Services will be provided according to the Service Description.

4.2 In the Quotation, where the diagnosis is listed as optional, this stage is automatically applied to the Quotation as the diagnosis will provide more detailed information on the success of the data recovery. If the optional diagnosis is selected, following payment, you will receive a file listing specifying the Data that is likely to be recovered once the full data recovery is completed. Subject to your cancellation rights set out in Clause 9 below, both optional and paid diagnosis fees are not refundable once the work has been completed, irrespective of the outcome of the diagnosis. In some cases, the diagnosis will indicate that a full data recovery is not likely to be successful and only a partial data recovery is expected. In addition to a Consumer Customer’s statutory cancellation rights (see Clause 9 below) regarding diagnosis, the optional diagnosis can be cancelled at any time within 24 hours of the Quotation acceptance.

4.3 For mobile phones and tablets, you will be provided with a fixed price quotation following Ontrack’s receipt of details from you. Mobiles and tablets do not require an evaluation by Ontrack’s engineers. For mobiles and tablets, Ontrack will provide you with a free diagnosis report outlining the likely recovery of your Data. You will then be able to choose to proceed with the data recovery process at the price specified in the Quotation.

4.4 For other Services, such as remote data recovery (“RDR”) where you do not submit any Equipment to us, or degaussing, the Quotation shall consist of the work expected to be required by Ontrack to perform the Services.

4.5 Following receipt of our Quotation, you may at your option either: (i) accept and sign the service request or statement of work to submit an order for our Services ("Order"); (ii) submit a request for us to return your Equipment (if applicable), the delivery cost of which you agree to pay; or (iii) submit a request for us to destroy your Equipment, in which case we will be permitted to immediately destroy your Equipment. If we do not receive an Order or request to return your Equipment within 90 (ninety) calendar days of the date of the Quotation, we will dispose of your Equipment in line with applicable law.

4.6 Our acceptance of your Order will take place when we send you an email confirmation of our acceptance, at which point a legally binding contract will come into existence between you and us, governed by these Terms ("Contract"), including the Service Description and DPA. We will assign an order number to your Order. It will help us if you can tell us the order number whenever you contact us.

5. SENDING AND RETURN OF EQUIPMENT AND BACKUP MEDIA

5.1 You have the following options to provide us with your Equipment: (i) you may drop off your Equipment in person at our business premises during opening hours (prior notice required); (ii) you may arrange for a courier service of your choice at your own expense, in which case Ontrack will provide you with packaging instructions for your Equipment; or (iii) you may select the "Pick-up and Delivery" option during the order process, in which case Ontrack will send you a shipping label for your package along with packing instructions and inform you of the location where you can drop off your Equipment for collection by the third-party courier.

5.2 All Equipment should be packed in accordance with the instructions at https://www.ontrack.com/en-gb/data-recovery/shipping as Ontrack will not be liable for any damage to your Equipment during transit if the packages are incorrectly packed.

5.3 Following the diagnosis or restoration (see Clause 6), we will send your Backup Media to your address by means of a recognised courier service. Please contact Ontrack before completing the order if you do not want Ontrack to return your Backup Media by courier. You can also use a courier service of your choice at your own expense, for example, or collect the Backup Media in person from our business premises during opening hours (by prior appointment).

5.4 The costs for returning your Equipment are based on the information in the relevant Quotation. You will be informed of the exact costs during the ordering process.

6. OUR SERVICES

6.1 In return for your payment of the Fee, we will provide the Services with reasonable care and skill. For a detailed description of the services, please refer to our Service Description. The Service Description is part of these Terms. We will use reasonable endeavours to: (i) restore your Data and provide you with the restored Data on an encrypted Backup Media; or (ii) perform any other Services that we have agreed with you in writing to provide, such as erasing the Data from the storage media.

6.2 When examining the Equipment, we will take reasonable precautions to: (i) determine what data on the Equipment is accessible and recoverable; (ii) identify any damage to the Equipment and/or data structures; (iii) determine how much data (if any) on the Equipment is likely to be recoverable; and (iv) advise you of the expected results of recovering data from the Equipment. Our data recovery services may include data recovery of data in the laboratory, through the provision of software solutions and, for business customers, by means of remote data recovery.

6.3 We provide most of our services at the premises of KLDiscovery Ontrack Limited at Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB, England, United Kingdom. However, we may also send your device to a sister company located in the European Economic Area. In line with Clause 1.5 we may also be required to access your data remotely from outside the United Kingdom or European Economic Area to provide the Services.

6.4 Mobile Phone Repair. The primary service we offer will be the recovery of the Data from the mobile phone and we do not offer a standalone mobile phone repair. In some cases, the work required for a data recovery may result in the partial or temporary repair of the mobile phone. In such cases, this may result in the restoration of functionality to the mobile phone so that you are able to use it in normal usage conditions but Ontrack does not offer any guarantee or warranty with respect to such repairs.

6.5 Degaussing. Ontrack will place your Equipment into a degaussing unit which is a machine which effectively and securely scrambles the magnetic data held on the Equipment. Following the degaussing process, the Data is no longer readable and will have been securely destroyed.

6.6 Remote Data Recovery – applicable only to business customers. With Remote Data Recovery (RDR), the above Terms will apply. Ontrack will require you to connect to your internal network. No Equipment will be submitted to Ontrack’s laboratory unless requested. For remote data recovery, you must download and install the Ontrack RDR Customer Software from the link provided by Ontrack. Once installed, the RDR Customer Software allows you to connect to Ontrack via an encrypted internet connection. The RDR connection is used by Ontrack solely to run the Ontrack Recovery Tools directly on your computer. Ontrack uses the RDR connection to store the Ontrack Recovery Tools on your computer in a protected folder. Your data will not be transmitted to Ontrack during this process. Once the RDR is complete, the Ontrack Recovery Tools are deleted from your computer. Ontrack warrants that the RDR Customer Software, (a) is free of program code or program instructions intentionally designed to interrupt, disable, damage, interfere with or otherwise adversely affect computer programs, files or operations; and (b) does not contain other malicious or harmful code typically referred to as viruses or described by similar terms including Trojan horse, worm or backdoor.

6.7 At the time of entering the Contract, we can only estimate the time when your data recovery is likely to be completed. It is not possible to provide a specific date for a completed Data Recovery due to the nature of the Services. However, you will be informed of the estimated completion date during the provision of the service. When you receive your Backup Media containing your recovered data from Ontrack, we ask that you immediately check the Backup Media (USB hard drive or other storage device) for technical functionality. Ontrack can only reproduce your recovered data in the event of a failure of the Backup Media within our data retention period for your recovered personal data as set out in Ontrack's Data Processing Agreement. The costs of returning the Equipment will be as set out on the relevant Quotation.

6.8 For some Services, we may need certain information from you such as user names, passwords and/or access codes. If you do not provide this information within a reasonable time of our request, or if you provide incomplete or incorrect information, we may make an additional charge of a reasonable sum to compensate us for any extra work that is required as a result. We will not be responsible for supplying the Services late or not supplying any part of them if this is caused by you not giving us the information we need.

6.9 We may have to suspend the supply of Services to: (i) deal with technical problems or make technical changes; (ii) update the Services to reflect changes in relevant laws and regulatory requirements; (iii) make changes to the Services as requested by you. We may also suspend supply of the Services if you do not pay after giving you notice.

6.10 While we use approved original equipment manufacturer repairs, we offer no guarantee that the Services will be consistent with any warranty offered by the original equipment manufacturer. Our performance of the Services should, under no circumstances, be taken as a guarantee that the Services will be successful, that all or any of your Data is recoverable or will be useable, that the Mobile Phone will be capable of being used or that we will achieve any other particular result. No success is owed within the scope of our service provision.

6.11 Please note that we may not accept all Apple products for data recovery. Our data recovery services do not usually include data recovery from iPhones/iPads after a factory reset. In cases where data is lost from an iMac, in most cases we will require the storage device to be removed from the iMac prior to sending in to our Ontrack facility. Please contact our customer service team before sending in Apple products as an Ontrack representative will be able to provide you instructions or recommendations for your case.

7. SCOPE AND PERMITTED USE OF AI IN SERVICE DELIVERY

7.1 Ontrack uses AI Tools in the performance of the Services. Customer's acceptance of these Terms constitutes Customer's authorisation of such use. Except as set out below, Customer Data is not used to develop, train, or improve any AI model, whether operated by Ontrack or by any other third-party provider of AI Tools. Any sharing of Customer Data with a third-party provider of AI Tools is limited to what is strictly necessary to provide the Services and is subject to the data protection and security safeguards set out in Ontrack's data processing agreement with that provider, including encryption in transit and at rest and logical segregation from other customers' data. Notwithstanding the foregoing, Ontrack may generate and use Aggregated Data to monitor, evaluate, and improve the performance of Ontrack's internal tools and processes, including AI Tools used by Ontrack in delivering the Services. Ontrack shall not use Aggregated Data in a form that identifies Customer or reveals the content of any recovered, restored, or extracted data for that purpose.

7.2 Ontrack may use Customer Data as Input to AI Tools in the performance of the Services.

7.3 Customer acknowledges that AI Tools rely on automated and non-deterministic systems and that Output may contain errors or unintended results. Any Output from an AI Tool is provided "as is" and "as available" without warranties of any kind, whether express, implied, or statutory. Notwithstanding that Ontrack personnel review and validate AI-assisted Outputs delivered to Customer, Customer is solely responsible for reviewing and acting upon any Output. Subject to Clause 14, Ontrack shall have no liability arising from Customer's use of or reliance on any Output that has not been independently verified by Customer.

7.4 Ontrack may use AI-enabled productivity tools to support routine internal communications and operational tasks, including the preparation or drafting of emails, summaries, progress updates, and other administrative correspondence exchanged between Ontrack’s project teams and Customer. Such tools are used solely to enhance operational efficiency and communication quality. They do not form part of the Services themselves, do not generate deliverables or make decisions on behalf of Ontrack, and do not involve Customer Data except where Customer Data is incidentally referenced in communications.

7.5 Ontrack does not own, and makes no claim to, the underlying software, models, or algorithms of any third-party AI Tool; such AI Tools remain the property of their respective providers and are used by Ontrack under license from those providers. No license to any Ontrack intellectual property, or to any third-party AI Tool, is granted to Customer except as expressly set out in these Terms.

8. INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS

8.1 Your Equipment and Data shall at all times remain your property, and we shall have no right, title or interest in or to them (except the right to possession and use of your Equipment and Data to perform the Services). You retain all intellectual property rights you have in your data.

8.2 All intellectual property rights related to the provision of the Services shall remain with Ontrack, including the development, creation and provision of the Services, inventions, copyrighted works, methods, processes and know-how used to develop or comprise the Services, together with any hardware, firmware, platforms, software and any modifications, enhancements, new features or functionality created or used by Ontrack as part of the Services ("KLD-IP").

9. RIGHTS TO END CONTRACT (CONSUMER CUSTOMERS)

9.1 This Clause 9 applies solely to our Contracts with Consumer Customers. Following an Order, you have a legal right to change your mind. These rights, under The Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013, are explained in more detail below.

9.2 During the free Evaluation, you can cancel at any time. If you place an Order including any diagnosis, you can cancel within 14 (fourteen) days after the day we email you to confirm we accept your Order. However, once we have completed the Services, you cannot change your mind, even if the period is still running. By placing an Order, you expressly authorise us to commence the Services immediately. If you cancel after we have started the Services, you must pay us for the Services provided up until the time you tell us that you have changed your mind. We will tell you what this Fee will be following the cancellation request.

9.3 To cancel the Order, you can do so through one of the following methods of communication by providing your Order number, name, address and cancellation request:

(a) Phone or email: call customer services on +44 (0)1372 741 999 or email us at ukinfo@ontrack.com;

(b) By post: write to us at Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB; or

(c) By Cancellation Form: complete and send to us a cancellation form in the format of the Model Cancellation Form included as a Schedule to these Terms.

9.4 The optional diagnosis can be cancelled within 24 hours of the Quotation using the same cancellation methods set out above.

10. RIGHTS TO END THE CONTRACT (BUSINESS CUSTOMERS)

10.1 This Clause 10 applies solely to our Contracts with Business Customers. Following an Order, you shall not be able to terminate the Services unless set out in Clause 11 below.

11. MUTUAL TERMINATION RIGHTS

11.1 Without affecting any other right or remedy available to either Party, each Party may terminate the Contract with immediate effect by giving written notice if:

(a) Either Party commits a material breach of any term of the Contract which breach is irremediable or (if such breach is remediable) fails to remedy that breach within a period of 7 (seven) days after being notified in writing to do so, or repeatedly breaches these Terms. A failure to pay the Fee shall constitute a material breach; or

(b) Either Party ceases (or threatens to cease) to trade all or part of its business, has a liquidator, receiver or administrative receiver appointed to it or over any part of its undertaking or assets or passes a resolution for its winding up (otherwise than for the purpose of a bona fide scheme of solvent amalgamation or reconstruction where the resulting entity shall assume all of the liabilities of it) or a court of competent jurisdiction makes an administration order or liquidation order or similar order, or enters into any voluntary arrangement with its creditors, or is unable to pay its debts as they fall due, or, if an individual, becomes bankrupt; and/or

(c) (Ontrack's right of termination): the Customer fails to pay the Fee when due.

11.2 We may terminate the Contract if, by performing the Contract, we may breach applicable export and sanctions laws relating to dealings with certain companies and individuals set by the European Commission or other national authorities, including the United States. You agree to provide, upon our request, proof of identity for the purpose of verifying the applicability of applicable export and sanctions laws.

11.3 If the termination is for a reason for which Ontrack is not responsible, the Customer is obliged to pay the agreed Fee for all Services provided by Ontrack until the termination takes effect.

12. CUSTOMER ACKNOWLEDGEMENTS

12.1 You hereby acknowledge and warrant to us that: (i) you are legally capable of entering into binding contracts; (ii) you have full authority, power and capacity to agree to these Terms and, if you are a Business Customer, have the appropriate legal authority to conclude the Contract; (iii) all the information that you provide to us in connection with your Order is true, accurate, complete and not misleading; (iv) you are the owner of the Equipment and/or have the permission from the owner of the Equipment for us to perform the Services; (v) your supply of your Equipment and/or Data to us will not breach any obligations or rights of any third parties; (vi) your supply of your Equipment and/or Data to us will not breach any applicable law; (vii) you are legally permitted to grant access to the Data; (viii) your Equipment does not contain any material (including without limitation any Data) which may infringe the intellectual property rights of any third party; and (ix) your Equipment does not contain any material which will breach applicable law. You further acknowledge that the outcome of AI-assisted data recovery or restoration is inherently dependent on the physical condition of the submitted media, the integrity of the data stored on it, and the technical limitations of the AI Tools employed. We do not warrant that any data on any submitted media will be recoverable or that recovered data will be complete, uncorrupted, or in its original format. You are responsible for independently verifying the completeness and accuracy of any recovered or restored data before relying on it for any purpose.

12.2 We reserve the right (and you hereby acknowledge that we have the right) to request documentary evidence of your ownership, permission or legal right to authorise the Services and to suspend or not commence the Services without receipt of such evidence. You agree to provide us with documentary evidence of identity upon request to enable us to verify the applicability of any applicable export and sanctions regulations.

12.3 You hereby acknowledge that your Equipment and/or Data may already be damaged prior to our receipt of them, and that our efforts to complete the Services may result in the destruction of, or any further damage to, your Equipment and/or Data. We will take reasonable care in performing the Services, but will not, save as specified in Clause 14 of these Terms, bear any responsibility for existing or additional damage that may occur to your Equipment and/or Data during our performance of the Services. This does not affect the provisions of Clause 15.

13. PRICE AND PAYMENT

13.1 The price of the Services will be the Fee as set out in the relevant Quotation. VAT shall be added at the statutory rate and, if applicable, is payable by the Customer. Payment may be made by cash, bank transfer or credit card, or for business customers also by order on account (order number).

13.2 In the case of cash payments, advance bank transfer, or credit card payment, the fee is generally payable prior to the commencement of the Services (prepayment) or, if applicable, at the time specified in the payment agreement made separately with Ontrack. If you fail to pay any amount due to us under the Contract, we may retain the Equipment and Data until payment is made in full. In the event of a cancelled, late or non-payment, you will receive a first reminder (text form) after payment is due. If payment is not received after the first reminder, you will receive another reminder before we reserve the right to hand the claim over to our collection agency. We further reserve the right to claim default interest or issue further claims.

13.3 If you pay by credit/debit card, Ontrack will send you a payment link to a secure third-party payment platform to authorise the payment and complete the payment process once the work is completed but before the Backup Media is sent to you.

13.4 Business customers will receive an invoice. If you do not pay the invoice in full within the agreed payment period, we will send you a reminder (text form). If payment is not received after the first reminder, you will receive another reminder before we hand the claim over to our collection agency. We will charge interest on arrears at the legally permissible rate in the event of late payment. We reserve the right to assert further claims (e.g., for damages caused by default).

13.5 No Data will be provided by Ontrack until payment has been made in full for the applicable Order. If you fail to pay to us any amount due under these Terms we may retain the Equipment and Data until you make full payment. If you do not make full payment within 90 (ninety) calendar days of the due date we may, without liability or consulting you further, dispose of your Equipment and/or Data in line with applicable law. We will also charge interest to you on the overdue amount at the rate of 4% a year above the base lending rate of Barclays Bank plc from time to time. This interest will accrue on a daily basis from the due date until the date of actual payment of the overdue amount, whether before or after judgment.

14. OUR RESPONSIBILITY FOR LOSS OR DAMAGE SUFFERED BY YOU

14.1 We do not accept responsibility for any corruption of, or physical or other damage to, or destruction of your Equipment, your Data, or any other equipment that may occur, or invalidation of any warranties in respect of your Equipment or other equipment, either: prior to our receiving your Equipment, your Data, or other equipment; or in the course of our providing the Services where such damage, destruction, corruption or invalidation arises from our performing the Services in accordance with these Terms.

14.2 Whilst we will use reasonable endeavours to take care of your Equipment or Data whilst in our possession, we will not be responsible to you if any of your Equipment or Data is lost, destroyed, corrupted or otherwise damaged through fair wear and tear.

14.3 We do not exclude or limit in any way our liability to you where it would be unlawful to do so. This includes our liability for death or personal injury caused by our negligence or the negligence of our employees, agents or subcontractors; for fraud or fraudulent misrepresentation; and for Consumer Customers, for breach of your legal rights in relation to the Services and for defective Services under the Consumer Protection Act 1987.

14.4 Subject to the provisions of this Clause 14, our total liability to you, whether in contract, tort (including negligence), for breach of statutory duty, or otherwise, arising under or in connection with a Contract shall be limited to (i) in cases of breach of confidentiality, data protection or intellectual property, the greater of £10,000 or the value of the Fee payable under the applicable Contract; or (ii) in any other case, the value of the Fee payable under the Contract.

14.5 Neither Party shall be liable to the other, whether in contract, tort (including negligence), for breach of statutory duty, or otherwise, arising under or in connection with these Terms or any Contract for any indirect or consequential loss, loss of profits or loss of sales or business.

14.6 Use of Couriers. Consistent with the provisions of Clause 5, in collecting your Equipment prior to the commencement of the Services, or in delivering the recovered Data and/or original Equipment, we outsource such service to nationally recognised courier companies. By agreeing to us using them for the Services, you agree that any loss or damage to the Equipment or Data shall be expressly subject to the terms and conditions provided by the applicable courier company, including limitations of liability and compensation limits. You hereby waive all right to bring any claim against Ontrack for any loss or damage to Data or Equipment arising from negligence and/or breach of contract by the courier company beyond any compensation scheme set out by them.

15. INDEMNITY

15.1 You shall indemnify us in full against and hold us harmless from all claims, costs, damages, liabilities, expenses (including without limitation legal expenses) demands and judgments awarded against or incurred or paid by us as a result of or in connection with any and all of your acts, inactions and/or omissions connected with the Contract and these Terms.

16. DATA PROTECTION

16.1 For information on how we collect, process and retain your personal data, please see our Privacy Policy at the following link on our website: (https://www.ontrack.com/en-gb/privacy-policy)

17. HOW WE PROCESS PERSONAL DATA (RECOVERED DATA)

17.1 To the extent that Ontrack processes personal data for you as a customer in the course of data recovery, our Data Processing Agreement applies, which is available at https://www.ontrack.com/en-gb/service-terms#data-processing-agreement

18. CONFIDENTIAL INFORMATION

18.1 Each party agrees to not disclose any Confidential Information of the other party to any third party without the prior written authorisation of the party disclosing the Confidential Information and to: (i) use such Confidential Information only for the purposes of carrying out its obligations pursuant to these Terms; (ii) use the same methods and degree of care to prevent disclosure of such Confidential Information as it uses to prevent disclosure of its own proprietary and Confidential Information but in no event less than reasonable care; and (iii) disclose Confidential Information to its employees and approved third parties, only on a need-to-know basis provided that all such persons are bound by duties of confidentiality no less onerous than are set out in these Terms.

18.2 Confidentiality obligations shall not apply to any Confidential Information: (i) which enters the public domain through no fault of the recipient party; (ii) which was known to the recipient party prior to receipt from the other party; (iii) which is disclosed to the recipient party by a third party (other than employees or agents of either party) in circumstances that such disclosure is not in violation of any confidentiality obligation to the party disclosing the Confidential Information; or (iv) which is independently developed by the recipient party without recourse to Confidential Information.

19. OTHER IMPORTANT TERMS

19.1 This Contract is between you and us. No other person shall have any rights to enforce any of its terms. Each of the paragraphs of these Terms operates separately. If any court or relevant authority decides that any of them are unlawful and/or unenforceable, the remaining paragraphs will remain in full force and effect. If we delay in taking steps against you in respect of your breaking this contract, this will not prevent us taking steps against you at a later date.

19.2 We may change the Services to reflect changes in relevant laws and regulatory requirements and to implement minor technical adjustments and improvements, for example to address a security threat. These changes will not affect your use of the Services. In addition, we may make more material changes to these Terms or the Services, but if we do so we will notify you and you may then contact us to end the Contract before the changes take effect and receive a refund for any Services paid for but not received.

19.3 As well as any other rights you have under law or regulation, if you are resident in the European Union, you may have the option to submit complaints on the European Union’s Online Dispute Resolution platform (the “Platform”) which facilitates the settlement of disputes online. For more information, please visit the Platform on https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home.chooseLanguage. Ontrack does not intend to use the Platform to settle disputes and you accept that Ontrack is under no obligation to use the Platform to settle any disputes.

19.4 These terms are governed by English law and each Party may bring legal proceedings in the courts of England and Wales.

 Effective: 01 August 2026  

Schedule

Model cancellation form

(Complete and return this form only if you wish to withdraw from the contract)

To

[TRADER'S NAME, ADDRESS, TELEPHONE NUMBER AND, WHERE AVAILABLE, FAX NUMBER AND E-MAIL ADDRESS TO BE INSERTED BY THE TRADER]

Subject: Revocation of the service contract

I/We* hereby give notice that I/We* cancel my/our* contract for the supply of the following service*,

Ordered on*/received on*,

Name of consumer(s),

Address of consumer(s),

Ontrack customer number,

Signature of consumer(s) (only if this form is notified on paper),

Date

Sign: __________________

*Delete as appropriate

Service Description for Ontrack Data Recovery Services

1. The data recovery process, Ontrack's service and limitations

a) Data recovery services are carried out in several steps:

• The Evaluation – see section 2 below;
• The Quotation for smartphones and tablets – see section 3 below;
• The Diagnosis – see section 4 below; and
• Data Recovery after Evaluation or Diagnosis – see section 5 below, or the RDR Remote Data Recovery service for business customers – see section 6 below.

b) Ontrack will recover as much data as possible from one or more damaged media by taking the appropriate measures. Ontrack does not test usability or compatibility on any application software.

c) It is possible that deleted and/or corrupted data cannot be read even when using Ontrack's tools and technologies. Therefore, Ontrack cannot guarantee that data on damaged media can be recovered, repaired or read.

d) Ontrack will examine media to determine what damage needs to be overcome in order to recover data and data structures to the point where they are likely to be read and used again in their respective applications. To do this, Ontrack applies the highest technical standards and proprietary processes, as well as software and hardware tools. Due to the nature of Ontrack's work with damaged data or media, there is a general risk that any remaining data on the damaged media may be partially or completely lost or destroyed.

e) The customer acknowledges that there remains a risk that:

• once existing data can no longer be recovered, additional data may be lost;
  
• recovered data can no longer be used by the customer;
  
• the information content embodied in the storage media is destroyed in whole or in part; and
  
• the data carriers, software and other items provided may be damaged, unusable or destroyed.

2. Evaluation

a) The Evaluation is an initial assessment by an experienced data recovery engineer that determines what damage can be seen on the media to give an estimate of the amount of data that can be expected to be recovered. The Evaluation can be used for HDDs, SSDs and RAID/NAS systems. Excluded from the Evaluation service are, among others, mobile phones, tablets and flash media, as well as media with deleted data, water and fire damage, and storage media that have already been opened. During the evaluation, the customer's data carrier is connected to our own proprietary systems and opened if necessary. In the Evaluation, no data is copied/backed up (imaged) or further analysed. No listing of recoverable data sets or indication of which files can be recovered is produced. Ontrack does not provide a standalone damage report.

b) Ontrack will inform the Customer after the Evaluation whether: (i) a data recovery is possible; (ii) a further chargeable diagnosis is required to determine the data recovery options, including the amount of data likely to be recoverable (see section 4 below); or (iii) a data recovery cannot be performed by Ontrack in the circumstances.

c) An assessment of the likely success of a data recovery after the Evaluation is made on the basis of the following classifications:

• Excellent - We expect 95-100% of your data to be successfully recovered.
  
• Good - We expect 75-100% of your data to be successfully recovered.
  
• Partially recoverable - We estimate that a small portion of your raw data can be recovered in the range of up to 50%.
• Complex - Due to the complexity of the failure, we cannot yet give an exact percentage for the recoverability of your data. Therefore, we recommend an extended diagnosis in this case.
  
• Not recoverable - We cannot access the data on your data carrier.

Data Processing provisions

1 Data Processor and Data Controller

1.1 The Parties agree that, in respect of Personal Data, the Customer shall be the Data Controller and Ontrack shall be the Data Processor. It is acknowledged that the Customer shall have sole responsibility for the accuracy, quality, integrity and reliability of any Personal Data and of the means by which it acquired such Personal Data.

1.2 The Customer warrants, represents and undertakes, that: (i) all Personal Data used in connection with the services pursuant to the Terms shall comply in all respects with Data Protection Laws; (ii) all instructions given by it to Ontrack in respect of Personal Data shall at all times be in accordance with Data Protection Laws; (iii) it has obtained all necessary consents from any Data Subject whose Personal Data is included within the Personal Data or otherwise has the appropriate legal permission to provide the Personal Data to Ontrack; and (iv) it will comply with the terms of this Data Processing Agreement.

1.3 Ontrack warrants, represents and undertakes, that it shall: (i) process the Personal Data only to the extent necessary in connection with the Terms; and (ii) process the Personal Data in accordance with the Customer’s documented instructions and the requirements of Data Protection Laws; (iii) promptly inform the Customer if Ontrack considers that the Customer’s instructions infringe Data Protection Laws, or if Ontrack becomes unable to comply with Customer's instructions regarding the Processing of Personal Data (whether as a result of a change in applicable law, or a change in Customer’s instructions); and (iv) comply with the terms of this Data Processing Agreement.

1.4 Within the scope of the commissioned processing, all data handed over by the customer shall be processed. The categories of personal data and the categories of data subjects are known to the customer and are specified for the processor if this is necessary in the context of the order. In the case of data recovery, knowledge of the content of the customer data is usually not relevant for the processor.

2 Instructions and details of Processing

2.1 The Processing of Personal Data to be carried out by Ontrack under this Data Processing Agreement shall comprise the Processing as required for Ontrack to provide the Data Recovery services.

3 Technical and organisational measures

3.1 Ontrack shall implement and maintain, at its cost and expense, appropriate technical and organisational measures in relation to the Processing and security of Personal Data in accordance with Data Protection Laws and in accordance with Articles 32-34 of the GDPR in particular. Ontrack shall ensure that such technical and organisational measures are appropriate to the particular risks that are presented by its Processing activities, in particular to protect Personal Data from accidental or unlawful destruction, loss, alteration, and unauthorised disclosure of, or access to, Personal Data. Ontrack applies additional safeguards to protect Personal Data wherever it is processed, including: (a) pseudonymisation and minimisation where appropriate; (b) encryption in transit and at rest using industry-standard protocols; (c) confidentiality obligations; and (d) access controls limiting access to Personnel who require it to perform their role.

4 Using Personnel and Sub-Processors

4.1 Save as set out in clause 4.2, Ontrack shall not engage any sub-processor for carrying out any processing activities in respect of the Personal Data without the Customer’s prior written authorisation. In the event that authorisation is provided, prior to making any disclosure to any approved sub-processor, Ontrack shall put in place written terms with the sub-processor which are equivalent to those set out in this Data Processing Agreement. It is acknowledged and accepted that, notwithstanding anything to the contrary in this Data Processing Agreement, Ontrack shall remain fully liable to the Customer for the performance of each sub-processor’s obligations. Ontrack shall inform the Customer of any intended changes concerning the addition or replacement of such sub-processors and allow the Customer a reasonable opportunity to object, on reasonable grounds, to any such changes or replacements.

4.2 Approved sub-processors at the date of this Data Processing Agreement are set out at Annex 1.

4.3 Ontrack shall ensure the reliability of its Personnel who have access to Personal Data and ensure that they process it only where strictly necessary for the services, ensure that they are fully aware of the measures to be put in place and the steps to be taken when Processing the Personal Data having regard to Data Protection Laws, and ensure that they have committed themselves to protect the confidentiality of the Personal Data including by way of an appropriate obligation of confidentiality (whether by written contract or otherwise) in respect of the Personal Data.

5 Assistance with the Customer’s compliance and Data Subject rights

5.1 Ontrack shall promptly refer all Data Subject Requests it receives to the Customer. Ontrack shall provide such reasonable assistance as the Customer reasonably requires (taking into account the nature of Processing and the information available to Ontrack) to the Customer in ensuring compliance with the Customer’s obligations under Data Protection Laws with respect to: (i) the security of Processing; (ii) data protection impact assessments (as such term is defined in Data Protection Laws); (iii) prior consultation with a Supervisory Authority regarding high risk Processing; and (iv) notifications to the Supervisory Authority and/or communications to Data Subjects by the Customer in response to any Personal Data Breach, provided that, in the event that such assistance is disproportionate in time and resources to Ontrack, Customer shall pay Ontrack’s fees for providing such assistance.

6 International data transfers

6.1 In providing the Services, Ontrack may need to transfer Personal Data to, or allow access to Personal Data by, its group companies and approved sub-processors located outside the European Economic Area ("EEA") and the United Kingdom ("UK"). The locations where this may occur are set out in the Sub-Processor Annex 1 to this Data Processing Agreement. By executing this Data Processing Agreement, Customer authorises such transfers on the basis that the safeguards set out in this Clause 6 are in place.

6.2 Where a transfer is to a country recognised by the European Commission (or, for transfers from the UK, the UK Government) as providing an adequate level of data protection, Ontrack relies on that adequacy decision as the transfer mechanism.

6.3 Where a transfer is to a country without such recognition, it is governed by the Standard Contractual Clauses approved by the European Commission (Implementing Decision (EU) 2021/914), Module 3 (Processor-to-Processor), with applicable amendments mandated by Section 119A(1) of the Data Protection Act 2018 for transfers subject to UK Data Protection Laws, and adapted by the applicable Swiss Addendum for transfers subject to the Swiss Federal Act on Data Protection of 25 September 2020 ("FADP"), in each case signed between all Ontrack group companies (as listed in Annex 2) and, where applicable, the relevant approved sub-processor, which are hereby incorporated into this Data Processing Agreement by reference. Ontrack maintains these mechanisms in place for as long as the relevant transfers continue. The Ontrack entity that is party to the Terms with Customer acts as data exporter, and the relevant Ontrack group company or approved sub-processor receiving the Personal Data, as identified in Annex 1 (Sub-Processor Annex) acts as data importer. The Parties agree that Annex I (List of Parties), Annex II (Technical and Organisational Measures) and Annex III (List of Sub-Processors) to the Standard Contractual Clauses shall be deemed completed by reference to the corresponding information set out in this Data Processing Agreement and its Annexes.

6.4 If any transfer mechanism referred to in this Clause 6 is amended, replaced, or invalidated under applicable Data Protection Laws, Ontrack will put in place an updated mechanism, or another lawful alternative, to ensure any further transfers comply with applicable Data Protection Laws.

7 Records, information and audit

7.1 Ontrack shall: (i) create; (ii) keep up-to-date; and (iii) maintain full and accurate records relating to all Processing of Personal Data.

7.2 Ontrack shall grant to Customer the right of audit, no more than once per calendar year and on a minimum of 30 (thirty) days written notice, during normal business hours and subject to reasonable confidentiality undertakings being given, to access and take copies of such records relating to Processing of Personal Data and shall provide all reasonable assistance to Customer in exercising its audit rights. This audit right shall not extend to any third-party data centre or other third-party facility housing any server equipment where only visual and accompanied inspection is permitted.

7.3 Ontrack shall at Customer’s request and expense promptly provide Customer with all information necessary to enable Customer to demonstrate compliance with its obligations under the GDPR, to the extent that Ontrack is able to provide such information.

8 Breach notification

8.1 In respect of any Personal Data Breach involving Personal Data, Ontrack shall, without undue delay: (i) notify the Customer of the Personal Data Breach; and (ii) provide the Customer with details of the Personal Data Breach.

9 Deletion or return of Personal Data and copies

9.1 Ontrack shall, at the Customer’s written request or upon expiry of internal retention periods, either delete or return all the Personal Data to the Customer in such form as the Customer reasonably requests within a reasonable time after the earlier of: (i) the end of the provision of the relevant data recovery services pursuant to the Terms related to Processing; or (ii) once Processing by Ontrack of any Personal Data is no longer required for the purpose of Ontrack’s performance of its relevant obligations under this Data Processing Agreement, and delete existing copies (unless storage of any Personal Data is required by applicable law and, if so, Ontrack shall inform the Customer of any such requirement). Ontrack shall procure that its Sub-Processors shall undertake the same actions with regard to Personal Data.

9.2 In the event that Personal Data remains within Ontrack’s possession or control for any period longer than 12 (twelve) months without any active instructions from the Customer, Ontrack shall delete such Personal Data.

10 Indemnity

10.1 Each Party (the “Indemnifying Party”) shall indemnify and keep indemnified the other Party (the “Indemnified Party”) in respect of all claims, demands, actions, settlements, interest, charges, procedures, expenses, losses and damages suffered or incurred by, awarded against or agreed to be paid by, the Indemnified Party arising from or in connection with the Indemnifying Party’s non-compliance with this Data Processing Agreement and/or breach of Data Protection Laws.

11 Liability

11.1 The total liabilities of either Party under this Data Processing Agreement shall in no event exceed the contractual limits set out and agreed in the Terms.

12 Term and Termination

12.1 Unless terminated by agreement of the Parties, this Data Processing Agreement shall commence on the date an order is placed for services pursuant to the Terms and continue in force for so long as Ontrack continues to process Personal Data.

13 Choice of Law

13.1 This Data Processing Agreement shall be subject to the terms of the choice of law provision set out in the Terms.

Date: 01 August 2026

 Annex 1 – Sub-Processors and Transfers

Liite 2: Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Huomautus asiakirjasta: KLDiscovery Ontrack -yhtiön yleiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet kuvataan tässä. Olemassa olevat toimenpiteet luetellaan tässä asiakirjassa yleisluontoisesti. Nämä toimenpiteet toteutetaan tarvittaessa ja mahdollisuuksien mukaan.

1. Luottamuksellisuus (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Kulunvalvonta
Ei luvatonta pääsyä tietojenkäsittelylaitteisiin;

• Rakennuksen turvallisuudesta vastaa paikan päällä Nexus Security (24/7)
• Henkilö vastaanotossa työaikana
• Kulkukortti huoneisiin kulkua varten
• Eri turva-alueille vaaditaan eri pääsyoikeudet
• Oviturvallisuus (magneettinen ovensuljin, avaimenperä)
• Yleisavain
• Avaimen/sirun säädöt
• Säännöt vierailijoiden ja ulkopuolisen henkilöstön kohtelusta
• Vierailijaluettelo
• Vierailijat saavat oleskella palvelintiloissa vain henkilöstön seurassa
• Ainoastaan tietokoneiden rikosteknisestä tutkinnasta vastaavalla henkilöstöllä on pääsy puhdastilaan ja tekniikan laboratorioon
• Videojärjestelmä, joka on Yhdysvaltain valvonnassa

Järjestelmän kulunvalvonta
Ei luvatonta pääsyä tietojenkäsittelyjärjestelmiin;

• Valtuutuskäsitteet ja tarveperusteiset käyttöoikeudet
• Keskitetty käyttäjähallinta
• Turvalliset salasanamenettelyt / salasanapolitiikka
• Salattu käyttäjän todennus
• Automaattiset estomekanismit epäonnistuneiden sisäänpääsy-yritysten jälkeen
• Kahden tekijän todennus
• Tiedostojen ja tietovälineiden salaus
• Palomuurien ja virustorjunnan käyttö
• Virtuaalisen yksityisen verkon (VPN) käyttö
• Sisäänpääsyjen ja sisäänpääsy-yritysten kirjaaminen (huoneeseen pääsy, VPN jne.).
  
  

Tietojen käytön valvonta
Järjestelmässä ei sallita luvatonta lukemista, kopiointia, muuttamista tai poistamista;

• Valtuutuskäsitteet ja tarveperusteiset käyttöoikeudet ohjelmille ja tiedoille
• Keskitetty käyttäjähallinta
• Automaattinen uloskirjautuminen, jos käyttäjä ei tietyn ajan kuluttua ole aktiivinen
• Pyörivien arkistointijärjestelmien käyttö ja valvottu pääsy varmuusnauhoihin
• Tiedostojen ja tietovälineiden salaus
• Käyttökertojen ja virheellisten sisäänpääsy-yritysten kirjaaminen

Erotuksen valvonta
Eri tarkoituksia varten kerättyjen tietojen erillinen käsittely;

• Mahdollisuus useampaan asiakkaaseen
• Eri käyttötarkoitusten mukainen erottelu varmistetaan eri järjestelmien/tietokantojen avulla
• Tuotannon ja testauksen toimintojen erottaminen toisistaan
• Tietueiden erilainen salaus eri käsittelytarkoitusten erottelun varmistamiseksi
• Määriteltyjen toimintojen toteutus tietojärjestelmissä: järjestelmänvalvoja, tilintarkastaja, käyttäjä
• Valtuutuskäsitteet ja tarveperusteiset käyttöoikeudet ohjelmille ja tiedoille
• Turvallisten prosessien, kuten Challenge Response Procedures -menettelyjen käyttö valtuutetun hakemuksen varmistamiseksi

Pseudonymisointi (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan a alakohta; yleisen tietosuoja-asetuksen 25 artiklan 1 kohta)

Henkilötietojen käsittely siten, että tietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn rekisteröityyn ilman lisätietoja edellyttäen, että nämä lisätiedot säilytetään erillään ja että niihin sovelletaan asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä;

Osapuolet sopivat mahdollisesta pseudonymisoinnista asianomaisessa tilauksessa tai sopimuksessa.

2. Luottamuksellisuus (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Siirron valvonta
Ei luvatonta lukemista, kopiointia, muuttamista tai poistamista sähköisen siirron tai kuljetuksen aikana;

• Salauskäsitteet (tietovälineiden salaus, tiedostojen salaus)
• Digitaalisten allekirjoitusten käyttö
• Virtuaaliset yksityiset verkot (VPN)
• Tilausten käsittelyä koskevat sopimukset alihankkijoiden kanssa
• Levynhallinta ja varastonhallinta Business System -järjestelmän kautta
• Ulkoisten tallennusvälineiden, kuten USB-tallennusvälineiden ja ulkoisten kiintolevyjen, käytön sääntely
• Tietovälineiden antaminen vain valtuutetuille vastaanottajille (esim. tilauskuitti, saateasiakirja)
• Valtuutettujen käyttäjien määrittely tietovälineiden käyttöä varten
• Pakkaus- ja kuljetusohjeet (kuljetustapa esim. suljetuissa säiliöissä)
• Suora nouto, kuriiripalvelu, kuljetuksen saatto
• Luottamuksellisten tietovälineiden erillinen sinetöinti
• Järjestelyt tietojen kopioimiseksi
  
• Haku- ja lähetysohjelmien dokumentointi
• Asiakirjojen turvallinen hävittäminen ja tietojen poistaminen
• Tietojen turvallinen poistaminen ennen tietovälineen vaihtoa ja uudelleenkäyttöä
• Tietovälineiden hävittäminen magnetoinnin poistolla CESG Claims Tested Mark -merkinnän mukaisesti, jonka jälkeen ne lähetetään Stone Group Ltd:lle kierrätettäväksi
• Varmistettu sisäänkäynti rakennukseen toimitusta ja palautusta varten

Sisäänpääsyn valvonta
Sen selvittäminen, onko henkilötietoja syötetty, muutettu tai poistettu tietojenkäsittelyjärjestelmissä ja kuka niitä on syöttänyt, muuttanut tai poistanut;

• Organisaation määrittelemät vastuualueet tietojen syöttämiselle
• Roolipohjainen valtuutuskäsite
• Sisäänpääsyjen kirjaaminen (muuttuneet tiedot, tietoja muuttaneet käyttäjät) Business System -järjestelmään
• Protokollien suojaaminen luvattomalta käytöltä
• Tietokoneen rikosteknisten tietojen käsittely tapahtuu vain työkopioilla, alkuperäiset tiedot säilytetään todistusaineistopussissa
• Protokollan arviointijärjestelmät
• Erityisen arkaluonteisten tietojen kaksoiskontrolliperiaate (vakioprosessi ja säilytysketju)

3. Käytettävyys ja vikasietoisuus (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Saatavuuden valvonta
Suojaus tahatonta tai tahallista tuhoamista tai katoamista vastaan;

• Palo- ja savunilmaisujärjestelmät
• Palosammutin palvelinhuoneessa
• Palvelinhuoneen ilmastointi
• Palvelinhuoneen lämpötilan valvonta
• RAID-järjestelmien käyttö
• Varmuuskopiointi- ja palautuskäsitteet
• Säännölliset tietojen palautustestit
• Keskeytymätön virransyöttö (UPS)
• Virussuojaus
• Palomuuri
• Suojaus haitallista koodia vastaan
• Määritellyt raportointikanavat (myös palveluntarjoajan kanssa)
• Hätäsuunnitelmat

Nopea tietojen palautus (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan c alakohta);

• Varmuuskopiointi- ja palautuskäsitteet
• Laitteiston nopean hankinnan varmistaminen ostopalvelun/kumppaneiden toimesta

 4. Säännölliset tarkastus- ja arviointimenettelyt (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan d alakohta; yleisen tietosuoja-asetuksen 25 artiklan 1 kohta)

Tietosuojan hallinta / tietoturvan hallinta  

• Tietosuojan hallintajärjestelmä
• Työntekijöiden sitoutuminen luottamuksellisuuteen
• Tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat ohjeet ja käsitteet (mukaan lukien tietoturvapolitiikka, henkilöstöpolitiikka, tietosuojan hallintakonsepti, tietoturvakatsaus)

Tapahtumien hallinta ja reagointi (varautumissuunnitelmat)

• Riskien arviointi
• Hätäsuunnitelmat

 Tietosuoja suunnittelun ja standardin mukaisesti (yleisen tietosuoja-asetuksen 25 artiklan 2 kohta)

• Valtuutuskäsitteet
• Tarvittavien tietojen käytäntö
  
  

Tilauksen valvonta
 Ei artiklan 28 DS-GVO mukaista tilattua tietojenkäsittelyä ilman vastaavia ohjeita asiakkaalta; 

• Tilausten käsittelyä koskevat sopimukset (yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artikla)
• Selkeä sopimussuunnittelu kumppaniyritysten kanssa
• Virallistettu tilausten hallinta
• Palveluntarjoajien tarkka valinta
• Turvallinen tiedonsiirto asianmukaisten palveluntarjoajien kautta
• Aiempaa tuomiota koskeva velvoite
• Seurantatarkastukset Business System -järjestelmän kautta
• Tietojen turvallinen poistaminen työn päätyttyä / 30 päivän kuluttua tai sopimuksen ehtojen mukaisesti tai asiakkaan antaman uuden poistamisohjeen perusteella
• Standardoidut prosessit tilaustietojen käsittelyä varten
• Normaali muutoksenhallintaprosessi (ITIL:n mukaan)
• Prosessien seuranta

5. Lisähuomautuksia / viitteitä / asiakirjoja

• Lisäksi sovelletaan alihankkijoina toimivien tietojenkäsittelijöiden teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä
• KLDiscovery Ontrack -yhtiön sertifiointi standardin ISO 27001 mukaisesti
• Kolmansien osapuolten sertifiointi (standardin ISO 27001 mukaisesti)