Tietojen Palautus - Myynti- ja toimitusehdot

Written By: Ontrack

Date Published: 2.5.2024 9:43:31

Tietojen Palautus - Myynti- ja toimitusehdot

Tietojen palautuspalvelujen yleiset ehdot

Lue nämä ehdot huolellisesti läpi ennen kuin lähetät meille ostotilauksesi. Näissä ehdoissa kuvataan, keitä me olemme, miten tarjoamme palveluja, miten sopimusta voidaan muuttaa tai miten sopimus voidaan lopettaa, miten mahdolliset ongelmat käsitellään ja muuta tärkeää tietoa.

1. EHDOT

1.1 Nämä ehdot ("Ehdot") koskevat Ibas Ontrack Oy:n, jäljempänä "Ibas Ontrack", jonka kotipaikka on Luna House, Mannerheimintie 12 B, 00100 Helsinki, Suomi, y-tunnus 1068741-6 tarjoamia tietojen palautuspalveluja.

1.2 Palvelukuvauksemme tietojen palautuspalveluista ja Tietojenkäsittelysopimus (DPA), joka sääntelee henkilötietojen käsittelyä palvelumme tarjoamisen yhteydessä, ovat osa näitä ehtoja. Lisätietoja tietojen palautuspalvelumme ominaisuuksista ja rajoituksista on palvelukuvauksessamme. Yleinen tietosuoja-asetus sääntelee asiakkaan Ibas Ontrackille toimittamien henkilötietojen käsittelyä tietojen palauttamisen yhteydessä.

1.3 Tietoa siitä, miten me vastuullisena osapuolena keräämme, käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja, on tietosuojaselosteessamme.

1.4 Asiakkaan tai kolmansien osapuolten ehdot on nimenomaisesti suljettu pois, eikä niitä sovelleta. Näitä palvelukuvauksen yleisiä sopimusehtoja ja tietosuoja-asetusta sovelletaan myös kaikkiin tuleviin liikesuhteisiin, vaikka niistä ei olisi nimenomaisesti sovittu uudelleen.

1.5 Palvelut tarjotaan pääasiassa Norjassa sijaitsevassa tietojen palautuslaboratoriossamme. Ibas Ontrackilla on tiedonpalautuspaikkoja useissa paikoissa Euroopassa ja Yhdysvalloissa. Tarvittaessa valtuutat täten Ibas Ontrackin käsittelemään tallennuslaitteissa olevia tietoja missä tahansa Ibas Ontrackin toimipisteessä, myös Yhdysvalloissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, jotta Ontrack voi tarjota palveluja. Katso kohta 6.4.

2. YHTEYSTIEDOT

2.1 Kuinka meidät tavoittaa. Voit ottaa meihin yhteyttä soittamalla asiakaspalveluumme numeroon 040 7683266, kirjoittamalla meille osoitteeseen Mannerheimintie 12 B, 00100 Helsinki, Suomi, tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen fiibas@ontrack.com .

3. TULKINTA

3.1 Näissä ehdoissa sovelletaan seuraavia määritelmiä:

(a) ”Yritysasiakas” tarkoittaa asiakasta, joka harjoittaa ammatti- tai liiketoimintaa, kuten toiminimiä, avoimia yhtiöitä, osakeyhtiöitä tai viranomaisia;

(b) ”Luottamuksellinen tieto” tarkoittaa kaikkea luottamuksellista tietoa (riippumatta siitä, kuinka tieto on tallennettu tai säilytetty), jonka jompikumpi osapuolista on ilmaissut toiselle Palveluihin liittyen, kuten sinun Tietosi, meidän Tietomme tai muu Tieto, jota toinen osapuolista voi pitää luottamuksellisena; 

(c) ”Kuluttaja” tarkoittaa luonnollista henkilöä, joka ei harjoita ammatti- tai liiketoimintaa (pois sulkien kaikki Yritysasiakkaat, selvyyden vuoksi)

(d) ”Sopimus” on määritelty kohdassa 4.4.

(e) ”Asiakas” tarkoittaa sekä yritysasiakasta että kuluttajaa.

(f) ”Tieto” tarkoittaa kaikenlaisia sähköisessä muodossa olevia tietoja, mukaan lukien 'henkilötiedot', sellaisina kuin ne on määritelty yleisessä tietosuoja-asetuksessa EU 2016/679 ja/tai paikallisessa tietosuojalainsäädännössä.

(g) ”Laite” tarkoittaa tallennusvälinettä ja tarvittaessa matkapuhelintasi tai tablettiasi.

(h) ”Maksu” tarkoittaa maksua, joka sinun on maksettava Palveluista asianomaisessa Tarjouksessa määritellyn mukaisesti.

(i) ”Tallennusväline” tarkoittaa esimerkiksi kiintolevyjä, USB-tikkuja, SSD-levyjä, muistisiruja, nauhoja tai muita tietovälineitä.

(j) ”Tarjous” ja ”Hyväksyminen” määritellään kohdissa 4.3 ja 4.4.

(k) ”Palvelukuvaus” tarkoittaa Ontrackin käyttämiä erityisiä prosesseja, jotka on kuvattu seuraavassa linkissä: https://www.ontrack.com/fi-fi/lakitiedot/tietojen-palautus-ehdot#palvelukuvaus, jossa esitetään muun muassa tarjoamiemme tietojen palautuspalvelujen laajuus ja rajoitukset.

(l) ”Tietojen palautuspalvelut” (tai lyhyesti ”Palvelut”) tarkoittaa palveluita, jotka tarjoamme sinulle näiden käyttöehtojen kohdissa 4 (Tilausprosessi) ja 6 (Tietojen palautuspalvelumme) sekä palvelukuvauksessa kuvatulla tavalla.

(m) ”Verkkosivusto” tarkoittaa verkkosivustoamme osoitteessa www.ontrack.com

(n) ”Varmuuskopiointiväline” tarkoittaa Ibas Ontrackin tallennusvälinettä, johon palautetut tiedot on tallennettu salatussa muodossa. Tämä on yleensä USB-kiintolevy.

4. TILAUSPROSESSI (tarjous ja hyväksyminen)

4.1 Toimitat meille laitteesi ensimmäisen puhelinkonsultaation, verkkosivustomme kautta tehdyn tilauksen tai sähköpostikirjeenvaihdon jälkeen. Kun kyseessä on tavanomainen tietojen palautus, suoritetaan ensin pika-arvio palvelukuvauksessamme määritellyn mukaisesti. Laitetyypistä ja vauriotyypistä riippuen arviointi voidaan suorittaa maksutta (lukuun ottamatta matkapuhelimia, tabletteja ja flash-medioita, avattuja kiintolevyjä, poistettuja tai alustettuja medioita, vesi- ja palovahinkoja), ellei tilausprosessin aikana toisin sovita. Tämän jälkeen suoritamme arvioinnin (sekä tarvittaessa muut tietojen palautuspalvelut) palvelukuvauksen mukaisesti. Matkapuhelinten, tablettien, avattujen kiintolevyjen ja flash-medioiden sekä tietyntyyppisten vahinkojen tapauksessa tai jos arvioinnista ei saada tietoa mahdollisesta tietojen palauttamisesta, suoritamme diagnoosin maksua vastaan. Tässä tapauksessa saat linkin tarjoukseen perusteellisesta diagnoosista, joka sinun on hyväksyttävä sähköisesti, jotta voimme suorittaa palvelun.

4.2 Pika-arvion tai maksullisen perusteellisen diagnoosin jälkeen saat yleiskatsauksen tietojen palautuksen odotettavissa olevista tuloksista. Kun perusteellinen diagnoosi on tehty, saat tietoa siitä, mitkä tiedostot ovat todennäköisesti palautettavissa. Selvitys arvioinnin tasoista ja tarkasta menettelystä on palvelukuvauksessamme. Arvioinnin perusteella saat kiinteän hintatarjouksen tietojen palauttamisesta (tietojen palautustarjous). Tietojen palautustarjouksessa voit yleensä valita eri palvelutasojen välillä, jotka kuvataan tarkemmin palvelukuvauksessamme.

4.3 Kun olet saanut tietojen palauttamista koskevan tarjouksemme, sinulla on valittavana seuraavat vaihtoehdot: (i) hyväksyt tilauksen sähköisesti ("Tarjous"), (ii) pyydät, että palautamme Laitteesi paluurahtikustannuksia vastaan, tai (iii) pyydät, että tuhoamme Laitteesi; jälkimmäisessä tapauksessa meillä on velvollisuus ja oikeus suorittaa poisto/tuhoaminen viipymättä. Jos emme saa tilausta, poistamismääräystä tai pyyntöä palauttaa laitteesi 14 (neljäntoista) kalenteripäivän kuluessa tarjouksen päivämäärästä, lähetämme sinulle muistutussähköpostin, jossa pyydämme sinua kertomaan, miten menetellä edellä mainittujen vaihtoehtojen mukaisesti. Jos et vastaa tähän muistutukseen, lähetämme sinulle 2 (kaksi) uutta muistutusta 2 (kahden) viikon välein. Jos et taaskaan vastaa näihin muistutuksiin etkä kerro meille, miten laitteesi kanssa tulisi menetellä, hävitämme laitteesi (mukaan lukien tietosi) sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

4.4 Hyväksymme tilauksesi (eli tarjouksesi kohdan 4.3 mukaisesti) lähettämällä sinulle tilausvahvistussähköpostin ("Hyväksy"), joka luo sinun ja meidän välillemme oikeudellisesti sitovan sopimuksen ("Sopimus"), joka sisältää kaikki tarjouksen, palvelukuvauksen, tietosuojasopimuksen ja näiden ehtojen mukaiset ehdot. Annamme tilauksellesi tilausnumeron, joka on hyvä mainita aina, kun otat meihin yhteyttä.

5. VAHINGOITTUNEIDEN TALLENNUSVÄLINEIDEN JA -LAITTEIDEN LÄHETTÄMINEN SEKÄ TALLENNUSVÄLINEIDEN JA -LAITTEIDEN JA VARMUUSKOPIOIDEN PALAUTTAMINEN.

5.1 Voit toimittaa laitteesi meille seuraavasti: (i) voit toimittaa tallennusvälineet meille henkilökohtaisesti arkisin aukioloaikojemme puitteissa (ennakkoilmoitus vaaditaan), (ii) voit lähettää tallennusvälineen Postin välityksellä postin palautusnumerollamme (iii) voit toimittaa tallennusvälineen jollekin yhteistyökumppaneistamme (luettelo yhteistyökumppaneistamme on saatavilla verkossa osoitteessa www.ontrack.com/fi-fi/sijainnit. Ibas Ontrack toimittaa sinulle pakkausohjeet. Vaihtoehtoisesti Ibas Ontrack tilaa kolmannen osapuolen noutopalvelun. Ibas Ontrack lähettää sinulle lähetysasiakirjat sekä pakkausohjeet.

5.2 Hyväksymme vain tallennusvälineesi ja - edellä määriteltyjä laitteita lukuun ottamatta - emme kokonaisia laitteistoja (esim. kannettavat tietokoneet ja pöytätietokoneet). Irrota tallennusväline (kiintolevy, SSD-levy jne.) laitteistostasi. Matkapuhelimet tai tabletit eivät kuulu tämän piiriin.  

5.3 Kaikki tallennusvälineet on pakattava osoitteessa https://www.ontrack.com/fi-fi/artikkeleita/pakkausohjeet annettujen ohjeiden mukaisesti, sillä Ibas Ontrack ei ole vastuussa tallennusvälineelle kuljetuksen aikana aiheutuneista vahingoista, jos pakkaukset on pakattu väärin tai jos pakkaus on viallinen.

5.4 Diagnoosin tai tietojen palauttamisen (ks. kohta 4) jälkeen lähetämme palautetut tiedot osoitteeseesi kuriiripalvelun välityksellä. Palautettujen tietojesi palautusrahtikulut ovat 37,20 € (sis. Alvin), ellei tietojen palautusta tilattaessa toisin sovita. Ota yhteyttä Ibas Ontrackiin ennen tilauksen viimeistelyä, jos et halua, että Ibas Ontrack palauttaa varmuuskopiosi kuriiripalvelun välityksellä.

5.5 Laitteiden palauttamisesta aiheutuvat kustannukset perustuvat kulloisessakin tarjouksessa sovittuun. Sinulle ilmoitetaan tarkat kustannukset tilausprosessin aikana.

6. TIETOJEN PALAUTUSPALVELUMME

6.1 Vastineeksi siitä, että maksat maksun, tarjoamme Palvelut äärimmäisen huolellisesti ja asiantuntevasti. Tietojen palautuspalveluihimme kuuluvat yleensä seuraavat palvelut: Arviointi ja/tai perusteellinen diagnoosi ja - jos mahdollista - tietojen palautus.

Yksityiskohtainen kuvaus näistä palveluista on palvelukuvauksessamme. Palvelukuvaus on osa näitä yleisiä käyttöehtoja.

6.2 Kiintolevyjä tutkiessamme ryhdymme kohtuullisiin varotoimiin määrittääksemme: (i) mitä tietoja tallennusvälineeltä on palautettavissa, (ii) mitä vaurioita tallennusvälineessä ja/tai tietorakenteissa on havaittavissa, (iii) kuinka paljon tallennusvälineellä olevia tietoja (jos niitä on) on todennäköisesti palautettavissa ja (iv) ilmoittaaksemme sinulle tallennusvälineen tietojen palauttamisen odotettavissa olevista tuloksista. Tietojen palautuspalveluihimme voi kuulua tietojen palauttaminen laboratoriossa, ohjelmistoratkaisujen avulla ja yritysasiakkaille etäyhteyden kautta tapahtuvan tietojen palautuksen (Remote Data Recovery, RDR) avulla.

6.3 Pyrimme kohtuullisin keinoin: (i) pelastamaan tietosi ja toimittamaan sinulle palauttamamme tiedot salatulla tallennusvälineellä; tai (ii) suorittamaan muita palveluita, joiden tarjoamisesta olemme sopineet kanssasi kirjallisesti, kuten tietojen poistaminen tallennusvälineeltä.

6.4 Tarjoamme suurimman osan palveluistamme Ibas Ontrackin tietojen palautuslaboratoriossa, joka sijaitsee osoitteessa Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger, Norja. Matkapuhelinten ja tablettien tietojen palautus suoritetaan yhdessä Ibas Ontrackin eurooppalaisista matkapuhelinten tietojen palautuslaboratorioista. Saatamme myös lähettää laitteesi Euroopassa sijaitsevaan sisaryritykseen. Kohdan 1.5 mukaisesti saatamma joutua käsittelemään tietojasi myös etäyhteyden kautta Euroopan talousalueen ulkopuolella voidaksemme tarjota Palveluita.

6.5 Sopimuksen tekohetkellä voimme vain arvioida, milloin tietojen palauttaminen todennäköisesti saadaan päätökseen. Tietojen palauttamisen loppuunsaattamiselle ei voida antaa tiettyä päivämäärää Palvelujen luonteen vuoksi. Arvioitu valmistumispäivä ilmoitetaan sinulle kuitenkin palvelun tarjoamisen aikana. Kun saat Ibas Ontrackilta varmuuskopion, joka sisältää palautetut tietosi, pyydämme sinua tarkistamaan välittömästi varmuuskopion (USB-kiintolevy tai muu tallennuslaite) teknisen toimivuuden. Ibas Ontrack voi palauttaa palautetut tietosi vain, jos toimitusvälineessä on vika, palautettujen henkilötietojesi säilytysajan kuluessa Ibas Ontrackin tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

6.6 Huomaa, että emme hyväksy kaikkia Applen tuotteita tietojen palautukseen. Tietojen palautuspalvelumme eivät yleensä sisällä tietojen palautusta Applen iMacsista tai iPhonesta/iPadista tehdasasetusten palautuksen jälkeen. Ota yhteyttä asiakaspalveluumme ennen Applen tuotteiden lähettämistä.

6.7 Joidenkin palveluiden osalta saatamme vaatia sinulta tiettyjä tietoja, kuten käyttäjätunnuksia, salasanoja tai pääsykoodeja. Jos et toimita näitä tietoja kohtuullisessa ajassa pyynnöstämme tai jos annat epätäydellisiä tai virheellisiä tietoja, voimme periä kohtuullisen lisämaksun, jolla korvataan meille tästä aiheutuva ylimääräinen työ. Emme ole vastuussa palveluiden viivästymisestä tai osittaisesta toimittamatta jättämisestä, jos se johtuu siitä, että et ole toimittanut meille vaadittuja tietoja.

6.8 Saatamme joutua keskeyttämään Palvelun tarjoamisen (i) teknisten ongelmien ratkaisemiseksi tai teknisten muutosten tekemiseksi tai (ii) Palvelun päivittämiseksi vastaamaan asiaankuuluvien lakien ja asetusten muutoksia. Voimme myös keskeyttää Palvelujen tarjoamisen, jos et maksa palvelua ilmoitettuamme siitä sinulle.

6.9 Emme takaa, että kaikki tiedot voidaan palauttaa palvelun avulla. Erityisesti emme takaa, että kaikki tietosi tai osa niistä voidaan palauttaa tai käyttää, että matkapuhelinta tai tablettia voidaan käyttää sen alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisesti tai että saavutamme jonkin muun erityisen tuloksen.

6.10 Seuraavaa määräystä sovelletaan vain asiakkaisiin, jotka ovat yritysasiakkaita:

Tietojen etäpalautus. Etätiedonpalautuksessa (RDR) otamme yhteyttä asiakkaaseen internetin kautta. Kaikki viestintä on salattua. Meille ei lähetetä laitteita. RDR-operaation aikana saat meiltä linkin diagnostiikkatarjoukseen, joka sinun on hyväksyttävä sähköisesti, jotta voimme suorittaa tehtävän. Diagnoosin jälkeen saat tietoa siitä, mitkä tiedostot ovat todennäköisesti palautettavissa. Tämän perusteella saat kiinteän hintatarjouksen tietojen palauttamisesta (tietojen palautustarjous). Tietojen palautustarjouksessa voit yleensä valita eri palvelutasojen välillä, jotka on kuvattu tarkemmin palvelukuvauksessamme.

Tietojen etäpalautusta varten sinun on ladattava ja asennettava Ibas Ontrack RDR -asiakasohjelmisto Ibas Ontrackin tarjoaman linkin kautta. Kun RDR-asiakasohjelma on asennettu, käyttäjä voi muodostaa yhteyden Ibas Ontrackiin salatun internetyhteyden kautta. Ibas Ontrack käyttää RDR-yhteyttä ainoastaan Ibas Ontrackin tietojen palautusohjelmiston käyttämiseen suoraan asiakkaan tietokoneella. Ibas Ontrack käyttää RDR-yhteyttä Ibas Ontrackin tietojen palautustyökalujen tallentamiseen asiakkaan tietokoneelle piilotettuun kansioon. Asiakkaan tietoja ei siirretä Ibas Ontrackille tämän prosessin aikana. Kun RDR-palvelu on valmis, Ibas Ontrackin tietojen palautustyökalu poistetaan asiakkaan tietokoneelta.

Ibas Ontrack takaa, että RDR-asiakasohjelmisto (a) ei sisällä ohjelmakoodia tai ohjelmaohjeita, jotka on tarkoituksellisesti suunniteltu keskeyttämään, lamauttamaan, vahingoittamaan, häiritsemään tai muulla tavoin haitallisesti vaikuttamaan tietokoneohjelmiin, tiedostoihin tai toimintoihin; ja (b) ei sisällä muuta haitallista koodia, joka tunnetaan yleisesti viruksina tai jota kuvataan vastaavilla termeillä, kuten troijalainen tai takaovi.

7. IMMATERIAALIOIKEUDET

7.1  Välineesi ja Tietosi pysyvät sinun omaisuutenasi, eikä Ontrackilla ole niihin omistusoikeutta tai muuta oikeutta (paitsi oikeus hallita ja käyttää Välineitäsi ja Tietojasi suorittaaksemme Palvelun). Kaikki immateriaalioikeudet säilyvät sinulla, jotka sinulla on tietojasi kohtaan.

7.2 Kaikki immateriaalioikeudet, jotka liittyvät tietojen palautuspalveluiden suorittamiseen, säilyvät Ibas Ontrackilla mukaan lukien palveluiden kehittäminen, luominen ja tarjoaminen, keksinnöt, tekijänoikeudella suojatut teokset, menetelmät, prosessit ja taitotieto, joita käytetään palveluiden kehittämiseen tai suorittamiseen, sekä kaikki laitteistot, laiteohjelmistot, alustat, ohjelmistot ja kaikki muutokset, parannukset, uudet ominaisuudet tai toiminnot, jotka Ibas Ontrack on luonut tai käyttänyt osana palveluita.

8. OIKEUS PERUUTTAA SOPIMUS

8.1 Tämä lauseke koskee vain kuluttajia.

8.2 Voit peruuttaa Tilauksen milloin tahansa pika-arvion aikana. Tehtyäsi Tilauksen, diagnoosi mukaan lukien, sinulla on oikeus peruuttaa sopimus neljäntoista päivän kuluessa ilman perusteluja. Peruuttamisaika on neljätoista päivää sopimuksen tekopäivästä.

8.3 Jotta voit käyttää peruuttamisoikeuttasi, sinun on ilmoitettava Ibas Ontrackille selkeällä ilmoituksella (sähköpostilla tai puhelimitse) päätöksestäsi peruuttaa tämä sopimus:

(a) Sähköpostitse: fiibas@ontrack.com

(b) puhelimitse: 040 7683266

(c) Postitse: Ibas Ontrack Oy, Mannerheimintie 12 B, 00100, Helsinki, Suomi.

8.4 Voit myös käyttää näiden yleisten sopimusehtojen lopussa olevaa vakiomuotoista peruutuslomaketta. Peruutuksesi toteuttaminen ei ole riippuvainen siitä, että käytät tätä peruutuslomakemallia. Lähetämme sinulle viipymättä (esimerkiksi sähköpostitse) vahvistuksen peruutuksesi vastaanottamisesta.

8.5 Peruuttamisajan käyttämiseksi riittää, että lähetät peruuttamisoikeuden mukaisen peruutusilmoituksen ennen peruuttamisajan päättymistä.

8.6 Jos peruutat tämän sopimuksen, Ibas Ontrackin on palautettava sinulle kaikki Ibas Ontrackin sinulta saamat maksut ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään neljäntoista päivän kuluessa siitä päivästä, jona Ibas Ontrack on saanut ilmoituksen tämän sopimuksen peruuttamisesta. Hyväksymällä sähköisesti tarjouspyyntömme (kohta 4.3) annat meille nimenomaisesti luvan aloittaa palvelut välittömästi. Jos peruutus tapahtuu sen jälkeen, kun palvelut on aloitettu, olet velvollinen maksamaan korvauksen siihen asti toimitettujen palvelujen arvosta. Kun olemme toimittaneet Palvelut kokonaisuudessaan, et voi enää peruuttaa sopimusta, vaikka peruutusaika ei olisikaan vielä kulunut umpeen.

8.7 Käytämme palautukseen samaa maksuvälinettä, jota käytit alkuperäisessä maksutapahtumassa, ellei toisin ole nimenomaisesti sovittu kanssasi. Sinua ei veloiteta palautuksesta missään tapauksessa.

9. YRITYSASIAKKAILLA EI OLE PERUUTUSOIKEUTTA

9.1 Kohdan 8 määräystä ei sovelleta yritysasiakkaisiin.

10. PERUUTUSOIKEUS

10.1 Mahdollisista muista oikeuksista huolimatta jompikumpi sopimuspuoli voi irtisanoa palvelusuhteen perustellusta syystä ilman irtisanomisajan noudattamista, jos on olemassa olosuhteita, joiden vuoksi irtisanovan sopimuspuolen ei voida kohtuudella odottaa jatkavan palvelusuhdetta sovittuun päättymisajankohtaan saakka, ottaen huomioon kaikki yksittäistapauksen olosuhteet ja tasapainottaen molempien sopimuspuolten edut, erityisesti jos:

(a) jompikumpi osapuoli (i) rikkoo olennaisesti Sopimuksen ehtoa tavalla, jota ei voida korjata; tai (ii) jos rikkomus voidaan korjata, ei korjaa rikkomusta 7 (seitsemän) päivän kuluessa siitä, kun on saanut kirjallisen korjaamisilmoituksen; tai (iii) rikkoo toistuvasti Sopimusta (mukaan lukien nämä yleiset sopimusehdot); tai

(b) (Ibas Ontrackin peruutusoikeus): Asiakas ei maksa tietojen palautuspalvelujen maksua eräpäivänä; ja/tai

(c) sopimuspuoli lopettaa (tai uhkaa lopettaa) liiketoiminnan harjoittamisen kokonaan tai osittain tai sille tai sen yritykselle tai varallisuuden osalle nimitetään selvittäjä tai pesänhoitaja, tai se lakkautetaan (muutoin kuin sellaisen maksukykyisen sulautumisen tai uudelleenjärjestelyn ehdottamiseksi, jossa syntyvä yhteisö ottaa vastattavakseen kaikki velat) tai toimivaltainen tuomioistuin antaa maksukyvyttömyysmääräyksen, selvitystilaan asettamista koskevan määräyksen tai vastaavan määräyksen tai sopimuspuoli tekee velkojiensa kanssa sovinnon, se ei pysty maksamaan velkojaan niiden erääntyessä tai yksityishenkilön tapauksessa se tulee maksukyvyttömäksi.

10.2 Me (Ibas Ontrack) voimme irtisanoa sopimuksen, jos sopimuksen täyttämisessä saatamme rikkoa sovellettavia vienti- ja pakotelakeja, jotka koskevat liiketoimintaa tiettyjen yritysten ja henkilöiden kanssa Euroopan komission tai muiden kansallisten viranomaisten, mukaan lukien Yhdysvallat, määrittelemällä tavalla. Sitoudut toimittamaan pyynnöstämme henkilöllisyystodistuksen sovellettavien vienti- ja pakotelakien soveltuvuuden tarkistamiseksi.  

10.3 Jos irtisanominen tapahtuu syystä, josta Ibas Ontrack ei ole vastuussa, Asiakas on velvollinen maksamaan sovitun korvauksen kaikista Ibas Ontrackin tarjoamista tietojen palautuspalveluista irtisanomisen voimaantuloon saakka.

11. ASIAKKAAN ANTAMAT TAKUUT JA VALTUUTUKSET

11.1 Vakuutat ja takaat meille, että (i) olet laillisesti valtuutettu tekemään sitovia sopimuksia; (ii) olet täysin valtuutettu ja oikeutettu hyväksymään nämä Ehdot, ja jos olet yritysasiakas, sinulla on tarvittava laillinen valtuus tehdä sopimus; (iii) kaikki tiedot, jotka annat meille tilauksesi yhteydessä, ovat oikeita, tarkkoja, täydellisiä ja eivät ole harhaanjohtavia; (iv) omistat Laitteen tai sinulla on Laitteen omistajan lupa siihen, että voimme tarjota Palveluita; (v) se, että annat Laitteesi tai tietosi meille, ei ole minkään kolmannen osapuolen velvoitteen tai oikeuden vastaista; (vi) se, että annat Laitteesi tai tietosi meille, ei ole minkään sovellettavan lain vastaista; (vii) sinulla on laillinen oikeus tarjota pääsy tietoihin; (viii) Laitteesi ei sisällä mitään sellaista materiaalia (kuten tietoja), joka saattaa loukata kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia; ja (ix) Laitteesi ei sisällä mitään sellaista materiaalia (kuten tietoja), joka rikkoo mitään sovellettavia lakeja.

11.2 Pidätämme oikeuden (ja täten hyväksyt, että meillä on oikeus) pyytää asiakirjoja, jotka todistavat omistusoikeutesi, valtuutuksesi tai laillisen oikeutesi hyväksyä Palvelut, ja keskeyttää Palvelut tai olla aloittamatta niitä, jos tällaisia asiakirjoja ei ole. Sitoudut toimittamaan meille pyydettäessä henkilöllisyysasiakirjat, jotta voimme tarkistaa sovellettavien vienti- ja pakotesäännösten soveltuvuuden kohdan 10.2 mukaisesti.  

11.3 Hyväksyt täten sopimuksen ehtona sen, että laitteesi ja/tai tietosi voivat vahingoittua ennen kuin vastaanotamme ne ja että pyrkimyksemme Palveluiden suorittamisessa voivat johtaa laitteesi ja/tai tietojesi tuhoutumiseen tai lisävahinkoihin. Käytämme kohtuullista huolellisuutta suorittaessamme Palveluja, mutta emme ole vastuussa laitteistollesi tai tiedoillesi Palveluiden suorittamisen aikana mahdollisesti aiheutuvista vahingoista tai lisävahingoista. Tämä ei rajoita lausekkeen 13 määräysten soveltamista.

12. HINTA JA MAKSU

12.1 Palveluiden hinta on kulloisessakin tarjouksessa mainittu hinta (sisältäen arvonlisäveron tarvittaessa). Maksu voidaan suorittaa pankkisiirtona ennakkomaksuna tai luottokortilla tai yritysasiakkaiden osalta myös laskulla (tilausnumero).  

12.2 Ennakkomaksun, tai luottokorttimaksun tapauksessa maksu on maksettava ennen palvelujen alkamista (ennakkomaksu) tai tarvittaessa Ibas Ontrackin kanssa erikseen tehdyssä maksusopimuksessa määriteltynä ajankohtana. Jos et maksa meille sopimuksen mukaista maksua, voimme pitää laitteet ja tiedot hallussamme, kunnes maksu on suoritettu kokonaisuudessaan. Jos maksu peruutetaan, viivästyy tai jää maksamatta, saat ensimmäisen muistutuksen eräpäivän jälkeen. Jos maksua ei ole saatu ensimmäisen muistutuksen jälkeen, saat uuden muistutuksen, ennen kuin pidätämme oikeuden luovuttaa saatavan perintätoimistollemme. Pidätämme lisäksi oikeuden periä viivästyskorkoa tai esittää lisävaatimuksia.

12.3 Jos kyseessä on luottokorttimaksu, Ibas Ontrack lähettää sinulle maksulinkin suojatulle kolmannen osapuolen maksualustalle, jotta voit hyväksyä maksun ja saattaa maksuprosessin päätökseen sen jälkeen, kun työ on suoritettu, mutta ennen kuin varmuuskopio lähetetään sinulle.

12.4 Yritysasiakkaat saavat laskun. Jos et maksa laskua kokonaisuudessaan sovitun maksuajan kuluessa, lähetämme sinulle muistutuksen (tekstimuodossa). Jos maksua ei suoriteta ensimmäisen muistutuksen jälkeen, saat toisen muistutuksen ennen kuin luovutamme velan perintätoimistolle. Jos maksu viivästyy, veloitamme viivästyskorkoa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Pidätämme oikeuden esittää muita vaatimuksia (esimerkiksi viivästyksen aiheuttamista vahingoista).

13. VASTUUN RAJOITTAMINEN

13.1 Asiakkaan vahingonkorvausvaatimukset eivät sisälly tähän. Tämän ulkopuolelle jäävät asiakkaan vahingonkorvausvaatimukset, jotka johtuvat hengelle, raajoille tai terveydelle aiheutuneesta vammasta tai merkittävän sopimusvelvoitteen rikkomisesta, sekä vastuu muista vahingoista, jotka perustuvat Ibas Ontrackin tai Ontrackin laillisten edustajiemme tai asiamiesten huolimattomuudesta; petoksesta tai vilpillisestä harhaanjohtamisesta. Olennaisilla sopimusvelvoitteilla tarkoitetaan velvoitteita, jotka ovat välttämättömiä sopimuksen tarkoituksen saavuttamiseksi.

13.2 Jollei lausekkeen 13 määräyksistä muuta johdu, sopimuksesta tai vahingonkorvausvelvoitteesta (mukaan lukien huolimattomuus), lakisääteisen velvollisuuden rikkomisesta tai muusta syystä johtuva kokonaisvastuumme sinua kohtaan, joka syntyy sopimuksen perusteella tai sen yhteydessä, on rajoitettu: (i) luottamuksellisuuden, tietosuojan tai immateriaalioikeuksien rikkomisen tapauksessa 20 000 euroon tai sovellettavan sopimuksen mukaisen maksun arvoon, jos se on suurempi, tai (ii) kaikissa muissa tapauksissa sopimuksen perusteella maksettavan maksun arvoon.

13.3 Rajoittamatta edellä olevan lausekkeen 13.1 soveltamista, emme ole vastuussa laitteillesi ja tiedoillesi aiheutuneista fyysisistä tai muista vahingoista tai niiden tuhoutumisesta tai laitteisiisi liittyvien takuiden raukeamisesta palveluidemme tarjoamisen aikana, jos tällainen vahinko, tuhoaminen, heikkeneminen tai raukeaminen aiheutuu tämän sopimuksen mukaisten palvelujen suorittamisesta. Tämä ei koske vahinkoja, jotka johtuvat Ibas Ontrackin tai laillisten edustajiemme tahallisesta tai törkeän huolimattomasta velvollisuuksien rikkomisesta.

13.4 Vaikka pyrimme kohtuullisesti huolehtimaan laitteistasi tai tiedoistasi niiden ollessa hallussamme, emme ole vastuussa sinulle, jos laitteesi tai tietosi katoavat, tuhoutuvat, vahingoittuvat tai muutoin heikkenevät normaalin kulumisen tai Palvelujen luonteen vuoksi ilman omaa syytämme.

13.5 Kumpikaan osapuoli ei ole vastuussa toiselle osapuolelle, olipa kyse sopimuksesta, vahingonkorvausvelvoitteesta (mukaan lukien huolimattomuus), lakisääteisen velvollisuuden rikkomisesta tai muusta, joka johtuu näistä ehdoista tai mistä tahansa sopimuksesta tai näihin ehtoihin tai sopimukseen liittyen, epäsuorista tai välillisistä menetyksistä tai vahingoista, voiton menetyksestä, tulojen menetyksestä tai liiketoiminnan menetyksestä.

13.6 Kuriirien käyttö. Jos alkuperäinen tallennusväline lähetetään Ibas Ontrackin käyttämän kolmannen osapuolen kuriiripalvelun välityksellä, Ibas Ontrack on 5 kohdan määräysten mukaisesti vastuussa vain kolmannen osapuolen kuriiripalvelun tarjoaman korvauksen verran. Kolmannen osapuolen kuriiripalvelun ehdot ovat

VAHINGONKORVAUKSET


14.1 Sinun on korvattava Ibas Ontrackille kaikki kolmannen osapuolen meitä vastaan nostamat kanteet, jotka johtuvat laittomasta käytöksestäsi. Tämä korvaus koskee erityisesti vaatimuksia, jotka johtuvat tietosuoja-, kilpailu- tai tekijänoikeuslakien rikkomisesta.

14.2 Jos lausekkeen 11.1 mukaiset tietosi ovat kokonaan tai osittain virheellisiä, sinun on korvattava Ibas Ontrackille kaikki kolmansien osapuolten vaatimukset, joita ei olisi ollut, jos tietosi olisivat olleet oikeita.

14.2 Vapautat Ibas Ontrackin kaikista kolmansien osapuolten vaatimuksista, jotka perustuvat siihen, että et ole laitteiden ja niiden tietojen (yksinomainen) omistaja, että oikeutesi laitteiden ja tietojen hallintaan on muutoin rajoitettu tai että tietoja on kerätty, luotu, tallennettu tai muulla tavoin käsitelty kolmansien osapuolten oikeuksien vastaisesti tai laittomasti.

14.3 Vahingonkorvauksen lisäksi tämän lausekkeen 14 mukaiseen korvaukseen sisältyvät sakot ja todistettavasti aiheutuneet kohtuulliset oikeudenkäyntikulut (mukaan lukien mahdolliset oikeudenkäyntikulut ja puolustuskulut).

15. TIETOSUOJA

15.1 Tietosuojaa koskevat tiedot löytyvät verkkosivuiltamme seuraavasta linkistä: www.ibas.com/fi/privacy-policy.

16. MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA (PALAUTETUT TIEDOT)

16.1 Siltä osin kuin Ibas Ontrack käsittelee henkilötietoja sinulle asiakkaana tietojen palauttamisen yhteydessä, sovelletaan tietojenkäsittelysopimustamme, joka on saatavilla osoitteessa https://www.ontrack.com/fi-fi/lakitiedot/tietojen-palautus-ehdot#dpa.

17. LUOTTAMUKSELLISET TIEDOT

17.1 Luovuttavalla osapuolella on luottamuksellinen etu vastaanottavalle osapuolelle luovutettuun luottamukselliseen tietoon. Vastaanottava osapuoli sitoutuu sen vuoksi käsittelemään sille toimitettua tai muutoin saataville saatettua luottamuksellista tietoa ehdottoman luottamuksellisena ja olemaan luovuttamatta sitä kokonaan tai osittain kolmansille osapuolille, ellei luovuttava osapuoli ole antanut etukäteen kirjallista suostumustaan luottamuksellisen tiedon luovuttamiseen kolmansille osapuolille ja ellei kolmas osapuoli ole sitoutunut pitämään sitä luottamuksellisena näiden ehtojen mukaisella tavalla.

17.2 Luottamuksellisuusvaatimuksia ei sovelleta luottamuksellisiin tietoihin, joiden osalta vastaanottava osapuoli voi osoittaa, että a) ne olivat vastaanottavan osapuolen tiedossa jo ennen tiedonantoa, tai b) ne olivat jo julkisia, yleisesti saatavilla ja vapaasti saatavilla silloin, kun ne toimitettiin vastaanottavalle osapuolelle, tai tulivat sellaisiksi myöhemmin, tai c) ne tulivat julkisiksi tiedonannon jälkeen ilman vastaanottavan osapuolen tuottamusta ja näitä ehtoja rikkomatta. tai (d) se on olennaisilta osiltaan sama kuin tieto, jonka valtuutettu kolmas osapuoli on milloin tahansa paljastanut tai asettanut vastaanottavan osapuolen saataville, tai (e) vastaanottava osapuoli on kehittänyt sen luottamuksellisesta tiedosta riippumatta, tai (f) luovuttava osapuoli on nimenomaisesti antanut etukäteen kirjallisen luvan sen luovuttamiseen, tai (g) sen hallussapito tai tunteminen rikkoo sovellettavaa rikoslainsäädäntöä, tai (h) sen luovuttamista edellyttää sitova viranomais- tai tuomioistuinmääräys tai pakottava lakisääteinen vaatimus.

18. MUUT TÄRKEÄT EDELLYTYKSET

18.1 Tämä sopimus on sinun ja meidän välinen. Kenelläkään muulla henkilöllä ei ole oikeutta panna sen ehtoja täytäntöön. Näiden ehtojen kutakin lauseketta sovelletaan erikseen. Jos tuomioistuin tai asianomainen viranomainen päättää, että jokin niistä on lainvastainen ja/tai täytäntöönpanokelvoton, muut lausekkeet pysyvät täysin voimassa. Jos emme ryhdy välittömiin toimiin sinua vastaan tämän sopimuksen rikkomisen vuoksi, tämä ei estä meitä ryhtymästä toimiin myöhemmin, jos se on sovellettavan lain mukaista.

18.2 Voimme mukauttaa Palveluita vastaamaan asiaankuuluvien lakien ja viranomaisvaatimusten muutoksia sekä tehdä pieniä teknisiä muutoksia ja parannuksia esimerkiksi turvallisuusuhan poistamiseksi. Nämä muutokset eivät vaikuta Palveluiden käyttöösi. Lisäksi voimme tehdä muita olennaisia muutoksia näihin käyttöehtoihin tai Palveluihin, mutta jos teemme niin, ilmoitamme siitä sinulle etukäteen, jolloin voit irtisanoa Sopimuksen ennen muutosten voimaantuloa ja saada hyvityksen maksetuista mutta vastaanottamatta jääneistä Palveluista.

18.3 Jos asut Euroopan Unionissa, voit tehdä valituksia Euroopan Unionin verkkovälitteisen riidanratkaisufoorumin ("foorumi") kautta, joka mahdollistaa riitojen ratkaisemisen verkossa. Lisätietoja saat foorumilta osoitteesta https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ibas Ontrack ei aio käyttää foorumia riitojen ratkaisemiseen, ja hyväksyt, että Ibas Ontrackilla ei ole velvollisuutta käyttää foorumia riitojen ratkaisemiseen.

18.4 Näihin yleisiin sopimusehtoihin sovelletaan Suomen lakia, ja kumpikin osapuoli alistuu Suomen tuomioistuinten yksinomaiseen toimivaltaan, ellei sovellettavassa kuluttajalainsäädännössä toisin säädetä.

Voimassa 1. Heinäkuuta 2024 alkaen

__________________________________________________________________________________

 

 

Peruutuslomake

(Täytä ja lähetä tämä lomake vain, jos haluat irtisanoa sopimuksen.)

 

Vastaanottaja: Ibas Ontrack Oy, Mannerheimintie 12 B, 00100, Helsinki, Suomi.

 

Aihe: Palvelusopimuksen irtisanominen

Ilmoitan/ilmoitamme täten, että haluan/haluamme irtisanoa seuraavan palvelun tarjoamista koskevan sopimuksen,

Tilattu [*]/vastaanotettu [*],

Kuluttajan (kuluttajien) nimi,

Kuluttajan (kuluttajien) osoite,

Kuluttajan (kuluttajien) allekirjoitus (vain jos lomake toimitetaan fyysisenä),

Päivämäärä

_______________________

(*) Tarpeeton yliviivataan.

 

 


 

 

Ibas Ontrack tietojen palautus - palvelukuvaus

1. Tietojen palautusprosessi, Ibas Ontrackin palvelut ja rajoitukset

a) Tietojen palautuspalvelut suoritetaan useassa mahdollisessa vaiheessa:

  • Pika-arvio – katso luku 2 alla -; ja/tai

  • Diagnoosi - katso luku 3 alla -; ja

  • Tietojen palautus pika-arvion tai diagnoosin jälkeen – katso luku 4 alla -, tai RDR etänä tapahtuva tietojen palautus yritysasiakkaille - katso luku 5 alla.

b) Ibas Ontrack palauttaa niin paljon tietoa kuin mahdollista yhdestä tai useammasta vaurioituneesta tallennusvälineestä, tai yrittää saada tiedostot jälleen lukukelpoisiksi asianmukaisilla toimenpiteillä. Ibas Ontrack ei testaa minkään sovellusohjelmiston käytettävyyttä tai yhteensopivuutta.

c) On mahdollista, että poistettuja ja/tai korruptoituneita/vioittuneita tietoja ei voida lukea edes käytettäessä Ibas Ontrackin työkaluja ja teknologioita. Siksi, Ibas Ontrack ei voi taata, että tiedot vauriotuneesta tallennusvälineestä pystytään palauttamaan, korjaamaan tai lukemaan.

d) Ibas Ontrack tutkii tallennusvälineen määrittääkseen, millaisia vauriot ovat voidakseen palauttaa tiedot ja tietorakenteet niin, että ne ovat todennäköisesti luettavissa ja käytettävissä uudelleen vastaavissa sovelluksissa. Tehdääkseen tämän, Ibas Ontrack soveltaa korkeimpia teknisiä standardeja ja omia patentoituja prosesseja, sekä ohjelmisto- ja laitteistotyökaluja. Ibas Ontrackin työn luonteesta johtuen vaurioituneen tiedon tai tallennusvälineen kanssa työskennellessä on yleinen riski, että vaurioituneen tallennusvälineen kaikki jäljellä olevat tiedot voivat kadota tai tuhoutua kokonaan tai osittain.

e) Asiakas hyväksyy, että asianmukaisista tietojen palautusmenetelmistä huolimatta on olemassa riski, että

  • samalla kun tallennusvälineessä aiemmin olleita tietoja ei voida palauttaa, myös muita tietoja voidaan menettää;
  • asiakas ei pysty käyttämään palautettuja tietoja;
  • tallennusvälineen sisältämä tieto voi tuhoutua kokonaan tai osittain; ja
  • tallennusväline, ohjelmisto ja muut toimitetut tarvikkeet voivat vahingoittua, tulla käyttökelvottomaksi tai tuhoutua.

Pika-arvio

a) Pika-arvion suorittaa kokenut tietojen palautusinsinööri, joka määrittää, millaisia vaurioita tallennusvälineessä on nähtävissä antaakseen arvion, kuinka paljon tietoja voidaan odottaa palautettavaksi. Pika-arvio voidaan tehdä HDD-, ja SDD-kovalevyille. Pika-arviota ei ole saatavilla puhelimille, tableteille eikä flash-tallennuslaitteille, eikä myöskään laitteille, joiden tietoja on poistettu, joille on tapahtunut vesivahinko tai tulipalo, tai jotka on jo aiemmin avattu. Pika-arvion aikana asiakkaan tallennusväline yhdistetään omiin patentoituihin järjestelmiimme, ja se avataan tarvittaessa. Pika-arviossa, tietoja ei kopioida/varmuuskopioida tai analysoida edelleen. Palauttettavista tiedostoista ei tehdä listausta, eikä siinä osoiteta tiedostoja, jotka voidaan palauttaa. Ibas Ontrack ei toimita erillistä raporttia vaurioista.

b) Ibas Ontrack ilmoittaa asiakkaalle pika-arvion jälkeen, onko (i) tietojen palautus mahdollista, (ii) tarvitaanko lisämaksullista diagnoosia tietojen palautusvaihtoehtojen mukaan lukien todennäköisesti palautettavissa olevan tiedon määrän määritykseen (katso luku 3); (iii) tai Ibas Ontrack ei voi suorittaa tietojen palautusta.

c) Arvio tietojen palauttamisen todennäköisestä onnistumisesta pika-arvion jälkeen on luokiteltu seuraavasti:

  • Erinomainen – Ibas Ontrack arvioi, että suurin osa (95 – 100 %) raakadatasta on palautettavissa
  • Hyvä – Ibas Ontrack arvioi, että 75-95% raakadatasta on palautettavissa
  • Osittainen - Ibas Ontrack arvioi, että pieni osa (alle 75 %) raakadatasta on palautettavissa
  • Monimutkainen - Ibas Ontrack ei pysty antamaan asianmukaista arviota tietojen palauttamisen onnistumisen todennäköisyydestä tässä vaiheessa. Asian selvittämiseksi tarvitaan diagnoosi.
  • Ei palautettavissa - Ibas Ontrack ei pääse käsiksi tallennusväliseen tallennettuihin tietoihin.

d) Edellä olevaan luokitukseen perustuva tietojen palautuksen onnistumisen arviointi ei takaa kohdassa 2.c) esiteltyjen arvioiden toteutumista, koska pika-arviossa ei korjata fyysisiä tai tiedon rakenteellisia vaurioita.

e) Asiakkaan pyynnöstä Ibas Ontrack voi pika-arvion jälkeen suorittaa lisämaksusta diagnoosin, joka sisältää mahdollisuuksien mukaan tiedostoluettelon (Verifile) luomisen, joka pystyy määrittelemään tarkemmin palautettavan tiedon määrän (katso luku 3 alla). Huomioitavaa on, että tiedostoluetteloa ei aina ole saatavilla siinä tapauksessa, että tietoja ei voida palauttaa.

f) Jos asiakas tilaa diagnoosin tai tietojen palautuksen pika-arvion tulosten perusteella (katso luku 4 alla), Ibas Ontrack suorittaa tällöin valitun palvelun, joko diagnoosin tai tietojen palautuksen.

g) Asiakas voi päättää olla jatkamatta tietojen palautusprosessia tai diagnoosia pika-arvion jälkeen. Asiakkaan pyynnöstä tallennusväline palautetaan asiakkaalle tarjouksessa mainittua maksua vastaan. Muuten tallennusväline hävitetään turvallisesti Ibas Ontrackin laboratoriossa.

h) On huomioitava, että pika-arvion aikana tehtävä prosessointi voi aiheuttaa vauriota asiakkaan laitteelle.

2. Diagnoosi

a) Maksullinen diagnoosi tietojen palautuksen mahdollisuuden kartoittamiseksi on saatavilla älypuhelimille, tableteille tai flash-tallennusvälineille. Myös jos kyseessä on erityislaatuinen tietovaurio, Ibas Ontrack tarjoaa maksullisen diagnoosin (ei pika-arviota). Ibas Ontrack saattaa kuitenkin myös suositella diagnoosia pika-arvion jälkeen, varsinkin monimutkaisissa tapauksissa, kun vauriot ovat laajoja. Diagnoosin tekoa voidaan myös pyytää ilman pika-arvion tekoa.

b) Diagnoosi määrittelee asiakkaan tallennuslaitteen tietovaurion tyypin ja laajuuden, tarkan tietojen palautusmahdollisuuden ja todennäköisen palautettavissa olevan tiedostojen/tiedon määrän. Ibas Ontrack antaa asiakkaalle pääsyn omalle patentoidulle alustalleen, jossa asiakas pääsee seuraamaan tilauksensa tilaa, ja johon myös lopullinen tiedostolistaus (Verifile) toimitetaan, jos tietojen palautus on mahdollista. Joissakin tapauksissa Ibas Ontrack ei pääse käsiksi tietoihin, eikä siksi pysty toimittamaan tiedostolistausta (Verifile).

c) Tiedostolistaus (Verifile) sisältää tiedostokohtaiset arviot niiden käytettävyydestä:

  • Vihreä – tiedot todennäköisemmin toimivat/aukeavat vastaavassa sovelluksessa.
  • Keltainen – tiedot tai tiedostot ovat osittain vahingoittuneet – on mahdollista, että tiedostot eivät ole avattavissa tai muokattavissa vastaavassa sovelluksessa. On mahdollista, että vaurioituneet tiedostot voidaan korjata. Ibas Ontrack ei kuitenkaan yleensä tarjoa tätä palvelua. Ibas Ontrackin myyntiedustaja voit ottaa sinuun yhteyttä suoraan, jos Ibas Ontrack voi tarjota tällaisen palvelun tietyssä tapauksessa.
  • Punainen – tiedot tai tiedostot ovat korruptoituneet/vioittuneet - todennäköisesti tiedostot eivät ole avattavissa tai muokattavissa vastaavassa sovelluksessa.

d) Ibas Ontrack ei voi taata tietojen käytettävyyttä diagnoosin osana asiakkaan vastaavien sovelluksien kanssa. Ibas Ontrackin asiantuntijat ohjeistavat palautettavan tiedon yleisestä tilasta, näitä ennusteita ei voida kuitenkaan taata johtuen muista vaurioista, jotka eivät ole tunnistettavissa. Tämä koskee erityistapauksessa kaikenlaisia tietokantatiedostoja. Tietojoukkojen tuonti, tietojoukkojen puhdistaminen kunkin tietokantaohjelmiston ja -sovelluksen mukaisesti ja muiden asiantuntijoiden konsultaatio on yksinomaisesti asiakkaan vastuulla.  Ibas Ontrack tukee asiakasta tässä mahdollisuuksien mukaan.

e) Erityisissä tietojen katoamisskenaarioissa väreillä Verifile-tiedostolistauksessa ei ole merkitystä. Tällaisissa vakavissa rakenteellisissa vauriotapauksissa, Ibas Ontrack ei takaa tiedostojen toimivuutta.   Tällaisessa tapauksessa siitä ilmoitetaan diagnoosin tuloksissa.

f) Diagnoosi suoritetaan Ibas Ontrackin laboratoriossa. Puhelimet ja tabletit lähetetään Puolaan Ontrackin puhelinlaitteisiin erikoistuneelle laboratoriolle.

g) Riippuen tallennuslaitteen tyypistä, diagnoosi voi johtaa tietojen siirtämiseen toiselle tallennusvälineelle ja asiakkaan alkuperäisen laitteen tuhoamiseen.

h) Jos asiakas tilaa tietojen palautuksen diagnosiin tulosten perusteella (katso luku 4 alla), Ibas Ontrack suorittaa tietojen palautuksen.

i) Asiakas voi kieltäytyä tietojen palautuksen suorittamisesta diagnoosin jälkeen. Asiakkaan pyynnöstä tallennuslaite palautetaan asiakkaalle tarjouksessa mainitun maksun mukaisesti. Muuten tallennusväline hävitetään turvallisesti Ibas Ontrackin laboratoriossa.

4. Tietojen palautus diagnoosin tai pika-arvion jälkeen

a) Tietojen palautustarjous pika-arvion jälkeen

Pika-arvion tulokset lähetetään yhdessä tietojen palautustarjouksen kanssa. Vain arvioitu onnistumisluokitus erinomainen/hyvä/osittainen/monimutkainen annetaan tiedoksi.

Tietojen palautustarjous sisältää tietojen palautushinnan palvelutason mukaan (katso kohta c.), joka näyttää tietojen palautusprosessiin käytettävän ajan, ja se lähetetään asiakkaalle yleisissä käyttöehdoissa mainitun mukaisesti.

b) Tietojen palautustarjous diagnoosin jälkeen

Diagnoosin jälkeen Ibas Ontrack lähettää Verifile-listauksen asiakkaalle mahdollisuuksien mukaan ja antaa asiakkaalle tiedon siitä, kuinka kauan tietojen palautusprosessi saattaa kestää, ja mitä tietojen palautus tulee maksamaan. Asiakas ottaa vastaan käyttöehtojen mukaisen tietojen palautustarjouksen, joka sisältää tietojen palautushinnan palvelutason perusteella (katso kohta c.) osoittaen vastaavan tietojen palautusprosessin ajan.

c) Palvelutasot

Asiakas voi valita tietojen palautustilauksen palvelutason asian kiirellisyyden mukaan:

Emergency-palvelu

Palvelu aloitetaan välittömästi sitovan tilauksen vastaanottamisesta, kellonajasta riippumatta 24/7. Palvelua jatketaan vuorokauden ympäri kunnes työ on saatettu loppuun ja tiedot toimitettu asiakkaalle.

Express-palvelu

Palvelu aloitetaan välittömästi sitovan tilauksen vastaanottamisesta maanantaista perjantaihin klo 9-17 välillä. Tietojen palautusprosessi kestää tavallisesti 3-5 työpäivää.

Standard-palvelu

Palvelua suoritetaan sitovan tilauksen vastaanottamisesta maanantaista perjantaihin klo 9-17 välillä. Tietojen palautusprosessi kestää tavallisesti 7-10 työpäivää.

Economy-palvelu

Palvelua suoritetaan sitovan tilauksen vastaanottamisesta maanantaista perjantaihin klo 9-17 välillä. Tietojen palautusprosessi kestää tavallisesti 20 työpäivää.

Home-palvelu

Palvelua suoritetaan sitovan tilauksen vastaanottamisesta maanantaista perjantaihin klo klo 9-17 välillä. Palvelun toimitusaika on tavallisesti 30 työpäivää.

d) Tietojen palautuksen hyväksyminen

Asiakas hyväksyy käyttöehtojemme mukaisen tietojen palautustarjouksen

Jos asiakas päättää, ettei halua tietojen palautuksen suorittamista pika-arvion tulosten tai tiedostolistauksen (verifile) perusteella, tilaus katsotaan peruutetuksi. Asiakkaan pyynnöstä tallennusväline palautetaan asiakkaalle tarjouksessa mainittua maksua vastaan. Muuten tallennusväline hävitetään turvallisesti Ibas Ontrackin laboratoriossa.

e) Tietojen palautuksen suorittaminen

Jos asiakas tilaa tietojen palautuksen tietojen palautustarjouksen perusteella tarkasteltuaan pika-arvion tai/ja diagnoosin tulokset, Ibas Ontrack suorittaa tietojen palautuksen.
Asiakas vastaanottaa tiedot, jotka Ibas Ontrack on saanut palautettua. Diagnoosin jälkeen näillä tarkoitetaan yleensä tiedostoluettelossa näkyviä tietoja. (Verifile).

Ibas Ontrackin palauttamat tiedot tallennetaan ulkoiselle tallennuslaitteelle ja lähetetään asiakkaalle. Erillisen tallennusvälineen, joka sisältää palautetut tiedot, lisäksi, Ibas Ontrack voi palauttaa vaurioituneen tallennusvälineen asiakkaan pyynnöstä, jos hän on tätä tietojen palautusta tilatessaan pyytänyt, edellyttäen, että palautuslähetysmaksu on maksettu.
Asiakkaan pyynnöstä Ibas Ontrack voi poistaa tiedot tallennusvälineeltä ilmaiseksi ja/tai hävittää tallennusvälineen sovellettavien määräysten mukaisesti.

f) Poikkeamat tietojen palautuksen tuloksissa

Siinä tapauksessa, että palautettavan tiedon määrä on merkittävästi pienempi kuin arviossa annettu palautettavan tiedon määrä, ja jos tiedostoluetteloa ei olla aiemmin tilattu, toimitetaan se asiakkaalle ilman lisämaksua auttamaan päätöksenteossa palautuksen jatkamisesta. Jos tiedostoluettelo on tilattu ja toimitettu jo aiemmin, asiakaspalvelu ottaa yhteyttä asiakkaaseen käydäkseen läpi palautustulokset ja kertoo eri tietojen palautusvaihtoehdoista.

5. Etäpalveluna suoritettava tietojen palautus, RDR

a) RDR® tarkoittaa etänä tapahtuvaa tietojen palautusta ("RDR", Remote Data Recovery™). RDR on patentoitu teknologia, joka mahdollistaa asiantuntijoidemme suorittavan laboratoriotasoisen tiedonpalautuspalvelun suoraan asiakkaan palvelimessa, pöytätyöasemassa tai kannettavassa internet-yhteyden välityksellä. Ainoa vaatimus on, että asiakkaan tallennusväline tai -järjestelmä on toimintakykyinen. Ontrackin RDR-teknologia koostuu kolmesta pääkomponentista:

i) Asiakkaan kommunikaatio: Asiakas muodostaa yhteyden Ontrackin RDR-palvelimeen tähän tarkoitukseen kehitetyllä RDR-asiakasohjelmistolla. RDR-asiakasohjelmisto toimii yleisillä käyttöjärjestelmillä. Käsiteltävän tallennusvälineen tai -järjestelmän ei tarvitse toimia missään erityisessä käyttöjärjestelmässä.

ii) RDR-palvelin: Ontrackilla on useita palvelimien sijainteja ympäri maailmaa.

iii) RDR-työasema: Työasema, jolla Ontrackin asiantuntijat etäajavat omia työkalujaan asiakkaan koneessa ja palauttavat asiakkaan tiedot.

b) Aluksi asiakas lataa asianmukaisen RDR-asiakasversion ja asentaa sen tietojen palautustyöhön käytettävälle palvelimelle, pöytätyöasemalle tai kannettavalle tietokoneelle. Seuraavaksi Ontrackin asiakasohjelmisto muodostaa TCP/IP-yhteyden asiakkaan sijainnista Ontrackin palvelimelle, muodostaen tunnelin tai ns. kaksipisteyhteyden (PPP) internetin yli. Koska yhteys käyttää todennäköisesti verkkoyhteyttä, se voi päästä läpi useimpien palomuurien ilman lisäkonfiguraatiovaatimuksia. Tietoturvasta pidetään erityistä huolta käyttämällä Ontrackin patentoitua tiedonsiirtoprotokollaa, salattuja tiedonsiirtopaketteja sekä Ontrackin turvallisia toimitiloja.

RDR suojelee asiakkaan tietoja RDR-yhteyden kautta neljällä tavalla:

  1. Suora yhteys RDR-palvelimeen: Asiakasohjelmisto käyttää suoraa TCP-yhteyttä asiakkaan tietokoneelta Ontrack RDR-palvelimelle. RDR ei käytä kolmannen osapuolen hosting-palvelua.
  2. Salaus: Tiedonsiirtoyhteydessä käytetään 256-bittistä salausta kaikkiin paketteihin.
  3. Suljettu protokolla: RDR-yhteydet käyttävät Ontrackin patentoitua tiedonsiirtoprotokollaa, ei HTTP:tä tai muita muiden ymmärtämiä yleisiä protokollia.
  4. Asiakkaan tietoja ei siirretä yhteyden kautta: Ainoastaan Ontrackin insinööri käyttää RDR-yhteyttä Ontrack-työkalujen etäohjaamiseen asiakkaan tietokoneella. Näyttöpäivitykset ja näppäimistöpaketit välitetään yhteyden avulla, mutta ei asiakkaan tiedostoja, ellei Ontrackin insinööri kontrolloi tiedostojärjestelmän rakenteen korjaustyökaluja, jotta asiakas saa pääsyn tiedostoihinsa.

c) Heti, kun yhteys on muodostettu, aloitetaan diagnoosi tai palautusprosessi, jos tietojen palautustilaus on vahvistettu.

 

Status: May 2023

 

 


 

 

Tietojenkäsittelysopimus

Tämä Tietojenkäsittelysopimus täydentää Ibas Ontrack Oy:n tietojen palautuspalvelujen yleiset ehdot ("Ehdot") ja tätä sovelletaan: (i) Ibas Ontrack Oy:n, jolla on rekisteröity toimipaikka osoitteessa Mannerheimintie 12 B, 00100, Helsinki, Suomi ("Ibas"); ja (ii) Ehtojen mukaisesti tilauksen tekevään Asiakkaaseen.

Osapuolet ovat sopineet, että tämän Tietojenkäsittelysopimuksen ehdot soveltuvat Henkilötietojen Käsittelyyn (kuten jäljempänä määritellään), mikä on tarpeen, jotta Ibas Ontrackin on mahdollista tuottaa palveluita Asiakkailleen. 

Määritelmät

Tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa:

Rekisterinpitäjä

tulkitaan niin kuin kyseinen termi on määritelty Tietosuojalainsäädännössä;

Henkilötietojen Käsittelijä

tulkitaan niin kuin kyseinen termi (tai termi "käsittelijä") on määritelty Tietosuojalainsäädännössä;

Tietosuojalainsäädäntö

tarkoittaa kaikkia soveltuvia tietosuojalakeja, jotka sitovat Asiakasta, Ibas Ontrackia ja/tai palveluiden yhteydessä, kuten (i) Yleistä Tietosuoja-asetusta (GDPR) ja/tai vastaavia tai vastaavanlaisia kansallisia lakeja ja asetuksia; sekä (ii) Euroopan unionin jäsenvaltioissa, kaikkia sellaisia lakeja ja asetuksia, joilla saatetaan voimaan, tai jotka vastaavat Yleistä Tietosuoja-asetusta (GDPR).

Rekisteröity

tulkitaan niin kuin kyseinen termi on määritelty Tietosuojalainsäädännössä;

Rekisteröidyn Pyyntö

tarkoittaa Rekisteröidyn tekemää pyyntöä tämän käyttäessä Tietosuojalainsäädännön mukaisia Rekisteröidyn oikeuksiaan;

GDPR

tarkoittaa Yleistä Tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679;

Henkilötiedot

tulkitaan niin kuin kyseinen termi on määritelty Tietosuojalainsäädännössä ja se kattaa kaikki Asiakkaan Ibas Ontrackille toimittamat henkilötiedot;

Henkilötietojen Tietoturvaloukkaus

tarkoittaa mitä tahansa tietoturvaloukkausta, josta seuraa Henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoutuminen, häviäminen, muuttaminen tai luvaton paljastuminen tai käsiksi pääseminen;

Henkilöstö

tarkoittaa jokaista nykyistä, entistä tai tulevaa työntekijää, neuvonantajaa, tilapäistyöntekijää, vuokratyöntekijää, harjoittelijaa, muuta määräaikaista työntekijää, alihankkijaa, lähetettyä työntekijää tai muuta henkilöstöä;

Käsittely

tulkitaan niin kuin kyseinen termi on määritelty Tietosuojalainsäädännössä (ja samankaltaisille ilmauksille, kuten käsitellä, annetaan vastaava merkitys);

Alihankkijana Toimiva Käsittelijä

tarkoittaa toista Henkilötietojen Käsittelijää, jolle Ibas Ontrack antaa Asiakkaan puolesta toimeksiannon käsitellä Henkilötietoja pääasialliseen palveluun liittyen. Tämä ei pidä sisällään liitännäispalveluja, kuten telekommunikaatio-, posti-/kuljetuspalveluja, ylläpito- tai käyttäjätukipalveluja tai tietovälineiden ja paperidokumenttien hävittämistä, eikä myöskään muita ohjelmisto- tai laitteistoperusteisia toimenpiteitä

Valvontaviranomainen

tarkoittaa paikallista, kansallista tai monikansallista virastoa, osastoa, virkamiestä, parlamenttia, julkista tai lakimääräistä henkilöä tai mitä tahansa hallitusta tai ammatillista toimielintä, sääntely- tai valvontaviranomaista, hallitusta tai muuta toimielintä, joka on vastuussa Tietosuojalainsäädännön valvonnasta.

Henkilötietojen Käsittelyn ehdot

1 Henkilötietojen Käsittelijä ja Rekisterinpitäjä

1.1 Osapuolet sopivat Henkilötietojen osalta, että Asiakas on Rekisterinpitäjä ja Ibas Ontrack on Henkilötietojen Käsittelijä. Hyväksytään, että Asiakkaalla on yksinomainen vastuu Henkilötietojen oikeellisuudesta, laadusta, rehellisyydestä ja luotettavuudesta sekä tavasta, jolla tällaiset Henkilötiedot on hankittu.

1.2 Asiakas vakuuttaa, sitoutuu ja lupaa, että (i) kaikki Henkilötiedot, joita käytetään Ehtojen mukaisten palveluiden toimittamisen yhteydessä, ovat kaikilta osin Tietosuojalainsäädännön mukaisia; (ii) kaikki Ibas Ontrackille annetutHenkilötietoihin liittyvät ohjeet ovat aina Tietosuojalainsäädännön mukaisia; (iii) se on kerännyt kaikki tarvittavat suostumukset kaikilta Rekisteröidyiltä, joiden Henkilötietoja sisältyy Henkilötietoon, tai sillä on muuten asianmukainen laillinen lupa toimittaa Henkilötietoja Ibas Ontrackille; ja (iv) se noudattaa tämän Tietojenkäsittelysopimuksen ehtoja.

1.3 Ibas Ontrack vakuuttaa, sitoutuu ja lupaa, että se: (i) käsittelee Henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se Ehtojen yhteydessä on tarpeen; (ii) käsittelee Henkilötietoja Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden ja Tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti; (iii) ilmoittaa viipymättä Asiakkaalle, jos Ibas Ontrack katsoo, että Asiakkaan ohjeet rikkovat Tietosuojalainsäädäntöä, tai jos Ibas Ontrack ei kykene noudattamaan Asiakkaan ohjeita koskien Henkilötiedon Käsittelyä (joko soveltuvan lain muutoksen tai Asiakkaan ohjeiden muutoksen seurauksena); ja (iv) noudattaa tämän Tietojenkäsittelysopimuksen ehtoja.

1.4 Toimeksiannon puitteissa käsitellään kaikkia Asiakkaan luovuttamia tietoja. Henkilötietoryhmät ja rekisteröityjen ryhmät ovat Asiakkaan tiedossa, ja ne täsmennetään Henkilötietojen käsittelijälle, jos se on tarpeen toimeksiannon yhteydessä. Tietojen palauttamisen yhteydessä tieto asiakastietojen sisällöstä ei yleensä ole Henkilötietojen käsittelijän kannalta merkityksellistä.

2 Henkilötietojen Käsittelyn ohjeet ja yksityiskohdat

2.1 Ibas Ontrackin tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti suorittama Henkilötietojen Käsittely sisältää Käsittelyn, joka on tarpeen Ibas Ontrackillepalveluiden toimittamiseksi.

3 Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

3.1 Ibas Ontrackin tulee omalla kustannuksellaan toteuttaa ja ylläpitää asianmukaista Henkilötietojen Käsittelyä ja suojaamista koskevia Tietosuojalainsäädännön ja erityisesti GDPR:n 32-34 artiklan mukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Ibas Ontrackin tulee varmistaa, että kyseiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ovat asianmukaisia suhteessa niihin erityisiin riskeihin, jotka syntyvät Käsittelytoimien yhteydessä, erityisesti suojellakseen Henkilötietoa vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoutumiselta, häviämiseltä, muuttamiselta tai luvattomalta paljastumiselta tai käsiksi pääsyltä.

4 Henkilöstön ja Alihankkijoina toimivien käsittelijöiden käyttäminen

4.1 Asiakas antaa Ibas Ontrackille yleisen luvan käyttää Alihankkijana toimivien käsittelijöiden palveluksia Henkilötietojen käsittelytoimenpiteiden suorittamista varten. Ibas Ontrackin on tiedotettava Asiakkaalle kaikista suunnitelluista muutoksista, jotka koskevat muiden henkilötietojen käsittelijöiden lisäämistä tai vaihtamista, ja annettava siten Asiakkaalle mahdollisuus vastustaa tällaisia muutoksia perustellusta syystä. Jos Asiakas vastustaa tällaisia muutoksia, Ibas Ontrackilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kolmenkymmenen (30) päivän irtisanomisajalla. Ibas Ontrackin tulee asettaa kirjalliset ehdot hyväksytylle Alihankkijana toimivalle käsittelijälleennen tietojen antamista , . Ehtojen on vastattavatässä Tietojenkäsittelysopimuksessa asetettuja ehtoja. Sen estämättä, mitä tässä Sopimuksessa määrätään, hyväksytään, että Ibas Ontrack on edelleen vastuussa Asiakkaalle jokaisen Alihankkijana toimivan käsittelijän velvollisuuksien täyttämisestä. Ibas Ontrackin tulee ilmoittaa Asiakkaalleen, mikäli se aikoo tehdä Alihankkijoina toimivien käsittelijöiden suhteen muutoksia esimerkiksi lisäämällä tai korvaamalla tällaisen Käsittelijän, ja antaa Asiakkaalle kohtuullinen mahdollisuus vastustaa tällaista muutosta tai korvaamista perustellusta syystä.

4.2 Tämän Tietojenkäsittelysopimuksen allekirjoituspäivänä hyväksytyt Alihankkijoina toimivat käsittelijät on vahvistettu Liitteessä 1.

4.3 Ibas Ontrackin on varmistettava sen Henkilöstön luotettavuus, jolla on pääsy Henkilötietoihin, ja että he käsittelevät Henkilötietoa ainoastaan, kun tämä on ehdottoman välttämätöntä palveluille, ja että he ovat täysin tietoisia Tietosuojalainsäädännöstä seuraavista Käsittelyn yhteydessä toteutettavista toimenpiteistä ja suorituksista. Ibas Ontrackin on lisäksi varmistettava, että Henkilöstö on sitoutunut suojelemaan Henkilötiedon luottamuksellisuutta noudattamalla asianmukaisia luottamuksellisuusvelvoitteita (joko kirjallisesti sopimalla tai muilla tavoin) Henkilötiedon osalta. 

5 Asiakkaan avustaminen velvoitteiden noudattamisessa ja Rekisteröityjen oikeuksien toteutumisessa

5.1 Ibas Ontrackin tulee viipymättä ohjata kaikki sille tulevat Rekisteröityjen Pyynnöt Asiakkaalle. Lisäksi Ibas Ontrackin tulee auttaa Asiakasta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä mahdollisuuksien mukaan täyttämään Asiakkaan Tietosuojalainsäädännön mukaisen velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Ibas Ontrackin tulee tarjota Asiakkaalle sellaista asianmukaista apua, jota Asiakas kohtuudella vaatii (ottaen huomioon Käsittelyn luonteen ja Ibas Ontrackin käytettävissä olevat tiedot) varmistaakseen sille Tietosuojalainsäädännössä säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen koskien: (i) Käsittelyn turvallisuutta; (ii) tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin toteuttamista (niin kuin se on määritelty Tietosuojalainsäädännössä); (iii) etukäteistä varmistamista Valvontaviranomaiselta korkean riskin Käsittelytilanteissa; sekä (iv) ilmoituksia Valvontaviranomaiselle ja/tai Asiakkaan vastatessa rekisteröidylle Henkilötietorikkomuksesta edellyttäen, että jos tällainen apu vie kohtuuttoman paljon aikaa ja resursseja Ibas Ontrackilta, Asiakas maksaa korvauksen tällaisen avun tarjoamisesta.

6 Kansainvälinen tiedonsiirto

6.1 Asiakas hyväksyy, että tämän tietojenkäsittelysopimuksen päivämääränä Ibas Ontrack voi käsitellä henkilötietoja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Euroopassa ja Yhdysvalloissa tämän sopimuksen voimassaoloaikana.6.2 Asiakas hyväksyy, että vuoden 2018 tietosuojalain (Iso-Britannia) soveltamisalaan kuuluvien henkilötietojen osalta Ibas Ontrack saa käsitellä kaikkia tai osaa henkilötiedoista Euroopan talousalueella ("ETA") vuoden 2018 tietosuojalain liite 21 kohdan 5(1)(a) mukaisesti. Lisäksi Yhdistynyt kuningaskunta on saanut Euroopan komissiolta 28. kesäkuuta 2021 päivätyn GDPR:n 45 artiklan 3 kohdan mukaisen asianmukaisuuspäätöksen, jossa vahvistetaan, että siirtoja voidaan tehdä ilman tarvetta hankkia lisälupaa ("asianmukaisuuspäätös"). Jos soveltuvuuspäätöksen voimassaolo päättyy tai se muutoin julistetaan pätemättömäksi, osapuolet ottavat käyttöön kulloinkin voimassa olevat EU:n rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän väliset vakiosopimuslausekkeet varmistaakseen, että Ibas Ontrack käsittelee henkilötietoja Yhdistyneessä kuningaskunnassa vaatimusten mukaisesti.

6.3 Yhdysvaltoihin tapahtuvien henkilötietojen siirtojen osalta osapuolet sopivat, että Euroopan komission hyväksymät 2021 rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän väliset vakiosopimuslausekkeet (moduuli 2), vuoden 2018 tietosuojalain S119A §:n 1 momentin edellyttämin sovellettavin muutoksin ja 19. kesäkuuta 1992 annetun Sveitsin liittovaltion tietosuojalain (jäljempänä "FADP") vaatimusten mukaisesti sekä voimaantulon jälkeen Sveitsin tietosuojasopimuksen (jäljempänä "FADP") art. 16(2)(d) tulevan, 25. syyskuuta 2020 annetun tarkistetun liittovaltion tietosuojalain ("revDSG"), joka on linkitetty tähän, ("vakiosopimuslausekkeet") sisällytetään viittaamalla tähän tietojenkäsittelysopimukseen ja että kaikkiin siirtoihin sovelletaan vakiosopimuslausekkeiden ehtoja. Jos Euroopan komissio tai sovellettavien tietosuojalakien nojalla muuttaa, kumoaa tai korvaa vakiosopimuslausekkeet, osapuolet tekevät vilpittömässä mielessä yhteistyötä tehdäkseen päivitetyn version tiedonsiirtomekanismista tai neuvotellakseen vaihtoehtoisesta ratkaisusta, jolla mahdollistetaan henkilötietojen siirtäminen Yhdysvaltoihin vaatimusten mukaisesti.

6.4 Tässä lausekkeessa 6 "Kansainväliset tiedonsiirrot" esitetyin ehdoin Asiakas hyväksyy Henkilötietojen siirron Yhdysvaltoihin. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen siirtoon Yhdysvaltoihin, mutta tällaisessa tapauksessa Asiakas hyväksyy, että Ibas Ontrack ei välttämättä pysty suorittamaan tilausta ja/tai suorittamaan palveluja, jos Asiakas peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen siirtoon.

7  Rekisterit, tiedot ja tarkastukset

7.1  Ibas Ontrackin tulee: (i) luoda; (ii) päivittää; sekä (iii) ylläpitää täysimääräistä ja täsmällistä rekisteriä Henkilötietojen Käsittelystä.

7.2 Ibas Ontrack sallii Asiakkaan suorittavan tarkastuksen enintään kerran kalenterivuodessa sekä aikaisintaan 30 (kolmenkymmenen) päivän kuluttua kirjallisesta ilmoituksesta, tavallisen toimistotyöajan puitteissa ja edellyttäen asianmukaisia luottamuksellisuussitoumuksia, nähdäkseen ja ottaakseen kopioita tällaisista Henkilötiedon Käsittelyä koskevista rekistereistä. Ibas Ontrackin tulee tarjota kohtuullista apua Asiakkaan toteuttaessa tarkastusoikeuttaan. Tämä tarkastusoikeus ei koske kolmansien osapuolten tietokeskuksia, eikä muita kolmansien osapuolten laitoksia, joissa on palvelinlaitteita, joiden osalta vain silmämääräiset ja valvotut tarkastukset ovat sallittuja.

7.3 Ibas Ontrackin tulee Asiakkaan pyynnöstä ja Asiakkaan kustannuksella, siinä laajuudessa kuin on mahdollista, tarjota Asiakkaalle viipymättä kaikki tarvittava tieto, jotta Asiakas voi osoittaa noudattaneensa GDPR:n mukaisia velvoitteitaan.

8 Ilmoitus tietoturvaloukkauksesta

8.1 Henkilötietoa sisältävien Henkilötietojen Tietoturvaloukkausten osalta Ibas Ontrackin on ilman aiheetonta viivytystä: (i) ilmoitettava Asiakkaalle Henkilötietojen Tietoturvaloukkauksesta; sekä (ii) annettava Asiakkaalle tietoja Tietoturvaloukkauksesta.

9 Henkilötietojen ja niiden kopioiden poistaminen ja palauttaminen

9.1 Ibas Ontrackin on Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä tai sisäisten säilytysaikojen päättyessä, joko poistettava tai palautettava Asiakkaalle kaikki Henkilötieto Asiakkaan kohtuudella edellyttämässä muodossa kohtuullisen ajan kuluessa sen jälkeen kun: (i) asiaankuuluvien tietojenpalautuspalveluiden tarjoaminen päättyy Käsittelyyn liittyvien Ehtojen mukaisesti; tai kun (ii) Ibas Ontrackin tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaiset velvollisuudet eivät enää edellytä Ibas Ontrackin Käsittelevän Henkilötietoa, ja poistettava olemassa olevat kopiot Henkilötiedosta (ellei soveltuva lainsäädäntö edellytä Henkilötiedon säilyttämistä, jolloin Ibas Ontrackin tulee ilmoittaa Asiakkaalle tällaisista vaatimuksista). Ibas Ontrackin on varmistettava, että sen Alihankkijoina toimivat käsittelijät toteuttavat samat toimenpiteet Henkilötietojen osalta.

9.2 Siinä tapauksessa, että Henkilötiedot jäävät Ibas Ontrackin haltuun tai valvontaan pidemmäksi kuin 12 (kahdentoista) kuukauden ajaksi ilman Asiakkaan ohjeistusta, Ibas Ontrackin tulee poistaa tällaiset Henkilötiedot.

10 Korvaus

10.1 Kunkin Osapuolen ("Korvausvastuussa oleva Osapuoli") on vapautettava toinen Osapuoli vastuusta ("Korvausvastuusta vapautettu Osapuoli") mitä tulee väitteisiin, vaatimuksiin, toimenpiteisiin, maksuihin, korkoihin, kustannuksiin, menettelyihin, kuluihin, menetyksiin sekä vahinkoihin, jotka Korvausvastuusta vapautettu osapuoli on kärsinyt, jotka on tehty tätä vastaan tai jotka tämän on sovittu maksavan, ja jotka johtuvat Korvausvastuussa olevan Osapuolen Tietojenkäsittelysopimuksen laiminlyönneistä ja/tai Tietosuojalainsäädännön rikkomuksista tai ovat syntyneet tällaisen yhteydessä.

11 Vastuu

11.1 Tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukainen Osapuolen kokonaisvastuu ei kummankaan Osapuolen osalta milloinkaan ylitä Ehdoissa sovittua vastuunrajoitusta.

12 Kesto ja irtisanominen

12.1 Tämä Tietojenkäsittelysopimus tulee voimaan sinä päivämääränä, kun tilaus näiden Ehtojen mukaisista palveluista on tehty, ja on voimassa niin kauan kun Ibas Ontrack käsittelee Henkilötietoa tai kunnes Osapuolet sopimuksella irtisanovat Tietojenkäsittelysopimuksen.

13  Lainvalinta

13.1 Tähän Tietojenkäsittelysopimukseen sovelletaan Ehdoissa määriteltyjä lainvalintasäännöksiä.

 

 Päiväys: 1. syyskuuta 2023

 

 

Liite 1 – Alihankkijana toimivat käsittelijät ja Tiedonsiirrot


Ibas Ontrack-tuote tai liiketoimintajärjestelmä



Henkilötietojen käsittelijän nimi ja osoite


Tietojen palautus (konsernin yritykset)

KLDiscovery Ontrack Limited
Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB, United Kingdom

KLDiscovery Ontrack B.V.
De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, Netherlands

Ibas Ontrack AS
Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger, Norway

KLDiscovery Ontrack GmbH
Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen, Germany

KLDiscovery Ontrack Srl
Gallarte (VA) Via Marsala 34/A CAP 21013, Italy

KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o
Katowice (40-082), ul. Jana III Sobieskiego 11, Poland

KLDiscovery Ontrack Sarl
2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413, France

KLDiscovery Ontrack (Switzerland) GmbH 
Hertistrasse 25, 8304 Wallisellen, Switzerland

KLDiscovery Ontrack, LLC
9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA

Liite 2 - Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Huomautus asiakirjasta:

Ibas Ontrackin yleiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet kuvataan tässä. Olemassa olevat toimenpiteet luetellaan tässä asiakirjassa yleisluontoisesti. Nämä toimenpiteet toteutetaan tarvittaessa ja mahdollisuuksien mukaan.

1. Luottamuksellisuus (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Kulunvalvonta
Ei luvatonta pääsyä tietojenkäsittelylaitteisiin;

  • Viimeisen henkilöstöön kuuluvan ulosmeno asettaa hälytyksen
  • Asiakkaiden vastaanotto työaikana
  • Kulkukortti
  • Oviturvallisuus (magneettinen ovensuljin, avaimenperä)
  • Säännöt vierailijoiden ja ulkopuolisen henkilöstön kohtelusta
  • Vierailijat saavat oleskella toimistotiloissa vain henkilöstön seurassa
  • Hälytysjärjestelmä / murtohälytysjärjestelmä 

Järjestelmän kulunvalvonta
Ei luvatonta pääsyä tietojenkäsittelyjärjestelmiin;

  • Valtuutuskäsitteet ja tarveperusteiset käyttöoikeudet
  • Keskitetty käyttäjähallinta
  • Turvalliset salasanamenettelyt / salasanapolitiikka
  • Salattu käyttäjän todennus
  • Automaattiset estomekanismit epäonnistuneiden sisäänpääsy-yritysten jälkeen
  • Kahden tekijän todennus
  • Tiedostojen ja tietovälineiden salaus
  • Palomuurien ja virustorjunnan käyttö
  • Virtuaalisen yksityisen verkon (VPN) käyttö
  • Sisäänpääsyjen ja sisäänpääsy-yritysten kirjaaminen (huoneeseen pääsy, VPN jne.).

Tietojen käytön valvonta
Järjestelmässä ei sallita luvatonta lukemista, kopiointia, muuttamista tai poistamista;

  • Valtuutuskäsitteet ja tarveperusteiset käyttöoikeudet ohjelmille ja tiedoille
  • Keskitetty käyttäjähallinta
  • Automaattinen uloskirjautuminen, jos käyttäjä eitietyn ajan kuluttua ole aktiivinen
  • Pyörivien arkistointijärjestelmien käyttö ja valvottu pääsy varmuusnauhoihin
  • Tiedostojen ja tietovälineiden salaus
  • Käyttökertojen ja virheellisten sisäänpääsy-yritysten kirjaaminen

Erotuksen valvonta
Eri tarkoituksia varten kerättyjen tietojen erillinen käsittely;

  • Mahdollisuus useampaan asiakkaaseen
  • Eri käyttötarkoitusten mukainen erottelu varmistetaan eri järjestelmien/tietokantojen avulla
  • Tuotannon ja testauksen toimintojen erottaminen toisistaan
  • Tietueiden erilainen salaus eri käsittelytarkoitusten erottelun varmistamiseksi
  • Määriteltyjen toimintojen toteutus tietojärjestelmissä: Järjestelmänvalvoja, tilintarkastaja, käyttäjä
  • Valtuutuskäsitteet ja tarveperusteiset käyttöoikeudet ohjelmille ja tiedoille. 
  • Turvallisten prosessien, kuten Challenge Response Procedures -menettelyjenkäyttö valtuutetun hakemuksen varmistamiseksi

Pseudonymisointi (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan a alakohta; yleisen tietosuoja-asetuksen 25 artiklan 1 kohta).
Henkilötietojen käsittely siten, että tietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn Rekisteröityyn ilman lisätietoja edellyttäen, että nämä lisätiedot säilytetään erillään ja että niihin sovelletaan asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä;

Osapuolet sopivat mahdollisesta pseudonymisoinnista asianomaisessa tilauksessa tai sopimuksessa.

2. Luottamuksellisuus (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Siirron valvonta
Ei luvatonta lukemista, kopiointia, muuttamista tai poistamista sähköisen siirron tai kuljetuksen aikana;

  • Salauskäsitteet (tietovälineiden salaus, tiedostojen salaus).
  • Digitaalisten allekirjoitusten käyttö
  • Virtuaaliset yksityiset verkot (VPN)
  • Tilausten käsittelyä koskevat sopimukset alihankkijoiden kanssa
  • Levynhallinta ja varastonhallinta Business System -järjestelmän kautta
  • Tietovälineiden antaminen vain valtuutetuille vastaanottajille (esim. tilauskuitti, saateasiakirja)
  • Valtuutettujen käyttäjien määrittely tietovälineiden sisäänpääsyä varten
  • Pakkaus- ja kuljetusohjeet (kuljetustapa esim. suljetuissa säiliöissä).
  • Suora nouto, kuriiripalvelu, kuljetuksen saatto
  • Luottamuksellisten tietovälineiden erillinen sinetöinti
  • Järjestelyt tietojen kopioimiseksi
  • Haku- ja lähetysohjelmien dokumentointi
  • Asiakirjojen turvallinen hävittäminen ja tietojen poistaminen
  • Tietojen turvallinen poistaminen ennen tietovälineen vaihtoa ja uudelleenkäyttöä.
  • Tietovälineiden hävittäminen CESG:n vaatimusten mukaisesti CESG Claims Tested Mark -merkinnän mukaisesti, jonka jälkeen ne lähetetään Stone Group Ltd:lle kierrätettäväksi.
  • Varmistettu sisäänkäynti rakennukseen toimitusta ja palautusta varten

Sisäänpääsyn valvonta
Sen selvittäminen, onko henkilötietoja syötetty, muutettu tai poistettu tietojenkäsittelyjärjestelmissä ja kuka niitä on syöttänyt tai poistanut;

  • Organisaation määrittelemät vastuualueet tietojen syöttämiselle
  • Roolipohjainen valtuutuskäsite
  • Sisäänpääsyjen kirjaaminen (muuttuneet tiedot, tietoja muuttaneet käyttäjät) liiketoimintajärjestelmään
  • Protokollien suojaaminen luvattomalta käytöltä
  • Tietokoneen rikosteknisten tietojen käsittely tapahtuu vain työkopioilla, alkuperäiset tiedot säilytetään todistusaineistopussissa
  • Protokolljan arviointijärjestelmät
  • Erityisen arkaluonteisten tietojen kaksoiskontrolliperiaate (vakioprosessi ja säilytysketju)

 

3. Käytettävyys ja vikasietoisuus (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Saatavuuden valvonta
Suojaus tahatonta tai tahallista tuhoamista tai katoamista vastaan;

  • Palo- ja savunilmaisujärjestelmät
  • Palosammutin palvelinhuoneessa
  • Palvelinhuoneen ilmastointi
  • Keskeytymätön virransyöttö (UPS)
  • Virussuojaus
  • Palomuuri
  • Suojaus haitallista koodia vastaan
  • Määritellyt raportointikanavat (myös palveluntarjoajan kanssa).
  • Hätäsuunnitelmat

Nopea tietojen palautus (yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan c alakohta);

  • Varmuuskopiointikäsitteet & palautuskäsitteet
  • Laitteiston nopean hankinnan varmistaminen ostopalvelun/kumppaneiden toimesta.

4. Menettelyt, joilla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta(yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan d alakohta; yleisen tietosuoja-asetuksen 25 artiklan 1 kohta).

Data-Privacy-Management / Tietosuojan hallinta

  • Tietosuojan hallintajärjestelmä
  • Työntekijöiden sitoutuminen luottamuksellisuuteen
  • Tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat ohjeet ja käsitteet (mukaan lukien tietoturvapolitiikka, henkilöstöpolitiikka, tietosuojan hallintakonsepti, tietoturvakatsaus).

Tapahtumien hallinta ja reagointi (varautumissuunnitelmat)

  • Riskien arviointi
  • Suunnitelmat hätätilanteita varten

Tietosuoja suunnittelun  ja standardin mukaisesti (GDPR, 25 artiklan 2 kohta)

  • Valtuutuskäsitteet
  • Tarvittavien tietojen käytäntö

Tilauksen valvonta
Ei pykälän mukaista tilattua tietojenkäsittelyä. 28 DS-GVO ilman vastaavia ohjeita asiakkaalta;

  • Tilausten käsittelyä koskevat sopimukset (GDPR 28 artikla)
  • Selkeä sopimussuunnittelu kumppaniyritysten kanssa
  • Virallistettu tilausten hallinta
  • Palveluntarjoajien tarkka valinta
  • Turvallinen tiedonsiirto asianmukaisten palveluntarjoajien kautta
  • Aiempaa tuomiota koskeva velvoite
  • Seurantatarkastukset Business System -järjestelmän kautta.
  • Tietojen turvallinen poistaminen työn päätyttyä / 30 päivän kuluttua tai sopimuksen ehtojen mukaisesti tai asiakkaan antaman uuden poistamisohjeen perusteella.
  • Standardisoidut prosessit tilaustietojen käsittelyä varten
  • Normaali muutoksenhallintaprosessi (ITIL:n mukaan)
  • Prosessien seuranta

5. Lisähuomautuksia / viitteitä / asiakirjoja

  • Lisäksi sovelletaan alihankkijoina toimivien henkilötietojen käsittelijöiden teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä.

 

 


 

 

Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses

 (Controller to Processor (Module Two)

 

SECTION I

 

Clause 1

Purpose and scope

(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.

(b) The Parties:

(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and

(ii)   the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)

have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).

(c) These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.

(d) The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.

 

Clause 2

Effect and invariability of the Clauses

(a)  These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.

(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.

 

 

Clause 3

Third-party beneficiaries

(a)   Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:

(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;

(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);

(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);

(iv) Clause 12(a), (d) and (f);

(v) Clause 13;

(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);

(vii) Clause 16(e);

(viii) Clause 18(a) and (b).

(b)   Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.

 

Clause 4

Interpretation

(a)   Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.

(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.

(c)   These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.

 

Clause 5

Hierarchy

In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.

 

Clause 6

Description of the transfer(s)

The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.

 

Clause 7

Docking clause

(a)   An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.

(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.

(c)   The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.

SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES

 

Clause 8

Data protection safeguards

The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.

 

8.1 Instructions

(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.

(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.

 

8.2 Purpose limitation

The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.

 

8.3 Transparency

On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.

 

8.4 Accuracy

If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.

 

8.5 Duration of processing and erasure or return of data

Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).

 

8.6 Security of processing

(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.

(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.

(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.

(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.

 

8.7 Sensitive data

Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.

 

8.8 Onward transfers

The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:

(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;

(ii)   the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;

(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or

(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.

Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.

 

8.9 Documentation and compliance

(a)   The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.

(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.

(c)   The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.

(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.

(e)   The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.

 

Clause 9

Use of sub-processors

 

(a) GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.

(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.

(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.

(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.

(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub-processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.

 

Clause 10

Data subject rights

 

(a)   The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.

(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.

(c)   In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.

 

Clause 11

Redress

(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.

(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.

(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:

(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;

(ii)   refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.

(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.

(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.

(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.

 

Clause 12

Liability

 

(a)   Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.

(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.

(c)   Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.

(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.

(e)   Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.

(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.

(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.

 

Clause 13

Supervision

(a) [This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries,

submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.

 

SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES

 

Clause 14

Local laws and practices affecting compliance with the Clauses

 

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

 

(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.

(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:

(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;

(ii)   the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;

(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.

(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.

(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).

(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.

 

Clause 15

Obligations of the data importer in case of access by public authorities

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

 

15.1 Notification

(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:

(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or

(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.

(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.

(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).

(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.

 

15.2 Review of legality and data minimisation

(a)   The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).

(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.

(c)   The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.

 

SECTION IV – FINAL PROVISIONS

 

Clause 16

Non-compliance with the Clauses and termination

(a)   The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.

(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).

(c)   The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:

(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;

(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or

(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.

In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.

(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.

(e)   Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.

 

Clause 17

Governing law

These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.

 

Clause 18

Choice of forum and jurisdiction

(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.

(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.

(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.

(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.

 

 

APPENDIX

EXPLANATORY NOTE:

It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.

 

ANNEX I 

 

LIST OF PARTIES

Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]

 

1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.

 

Address: Customer’s address stated in the Order

 

Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order

 

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…

 

Signature and date: as stated in the Order

 

Role (controller/processor): Controller

 

 

Data importer(s):

 

2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC

Address:  9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA. 

 

Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com

 

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data . 

 

Signature and date:  Data importer’s contact person stated above

 

Role (controller/processor): Processor

 

 

2. DESCRIPTION OF TRANSFER

 

Categories of data subjects whose personal data is transferred

 

Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.

 

Categories of personal data transferred

 

Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.

 

Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.

 

If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.

 

The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).

 

One off, or as often as instructed by the data exporter.

 

Nature of the processing

 

The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.

 

Purpose(s) of the data transfer and further processing

 

The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services

 

The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period

 

The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.

 

For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing

 

./.

 

COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY

 

Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13

Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

 

ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA

EXPLANATORY NOTE:

The technical and organisational measures must be described in specific (and not generic) terms. See also the general comment on the first page of the Appendix, in particular on the need to clearly indicate which measures apply to each transfer/set of transfers.

Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.

For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.

 

The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.

 

ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS

EXPLANATORY NOTE:

This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).

The controller has authorised the use of the following sub-processors:

  1. Name:  None

Address: Not applicable.

Contact person’s name, position and contact details:  Not applicable

Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized):  Not applicable. 

 

 

 

ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS

In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:

Definitions

For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:

(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;

(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;

(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;

(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and

(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.

 

Supplementary Protections

 

1. No back doors

The data importer hereby confirms that:

(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;

(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and

(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:

(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and

(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.

 

2. Enhanced audit rights

In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place.  The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.

 

3. Notification and Transparency

To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.kldiscovery.com/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order.  The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page. 

 

4. Obligation to Challenge

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.

 

5. Obligation to Notify

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:

(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;

(ii)   to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and

(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter.  Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.

 

6. Policies and procedures

The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.

 

7. Disclosure of Records

The data importer shall create and maintain a written record of:

(i) each Disclosure Order; and

(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,

and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.

 

8. Standards

The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.

 

9. Policy Review

The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary. 

 

10. Onward Transfers

Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor.  Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter.  It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.

 

11. Compensation or other legal remedies

It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.

 

Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)

 

International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses

VERSION B1.0, in force 21 March 2022

ThisAddendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.

 

Part 1: Tables

 

Table 1: Parties 

 


Start date  

The Parties Exporter (who sends the Restricted Transfer) Importer (who receives the Restricted Transfer)

Parties’ details Full legal name: Legal name of the customer stated in the Order
 
Trading name (if different):
 
Main address (if a company registered address): Address as stated in the Order
 
Official registration number (if any) (company number or similar identifier): As stated in the Order
Full legal name: KLDiscovery Ontrack, LLC
 
Trading name (if different): n/a
 
Main address (if a company registered address): 9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA
 
Official registration number (if any) (company number or similar identifier): Registered in Delaware, USA

Key Contact Full Name (optional): the person that authorised the order.
 
Job Title: as stated in the Order
 
Contact details including email:  As stated in the Order
Full Name (optional): Gideon Kaplan / Shannon Gaughan
 
Job Title: Associate General Counsel / Commercial counsel
 
Contact details including email: Gideon.kaplan@kldiscovery.com / Shannon.gaughan@kldiscovery.com

Signature (if required for the purposes of Section 2) Signed for and on behalf of the Exporter set out above
 
Signed: by the customer authorizing the Order
 
Date of signature: as the Date of the Order
 
Full name: As stated on the Order
 
Job title: as stated on the Order
Signed for and on behalf of the Importer set out above
 
Signed: by the Key Contact of KLDiscovery Ontrack, LLC
 
Date of signature: June 20, 2023
 
Full name: Gideon Kaplan
 
Job title: Associate General Counsel
 

Table 2: Selected SCCs, Modules and Selected Clauses


Addendum EU SCCs The version of the Approved EU SCCs which this Addendum is appended to, detailed below, including the Appendix Information.
 
Date: The Date of the Order
Reference (if any):
Other identifier (if any): none
 

 

Table 3: Appendix Information

Appendix Information” means the information which must be provided for the selected modules as set out in the Appendix of the Approved EU SCCs (other than the Parties), and which for this Addendum is set out in:


Annex 1A: List of Parties: (i) The customer that is stated in the Order ; (ii) KLDiscovery Ontrack, LLC

Annex 1B: Description of Transfer: The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with data recovery or related services

Annex II: Technical and organisational measures including technical and organisational measures to ensure the security of the data:
As set out in the Data Processing Agreement which incorporates this Addendum.

Annex III: List of Sub processors (Modules 2 and 3 only):
As set out in the Data Processing Agreement which incorporates this Addendum.

 

Table 4: Ending this Addendum when the Approved Addendum Changes

 


Ending this Addendum when the Approved Addendum changes Which Parties may end this Addendum as set out in Section 19:
Importer
Exporter
 

 

 

Part 2: Mandatory Clauses

Mandatory Clauses of the Approved Addendum, being the template Addendum B.1.0 issued by the ICO and laid before Parliament in accordance with s119A of the Data Protection Act 2018 on 2 February 2022, as it is revised under Section ‎‎18 of those Mandatory Clauses.


ANWENDUNG DER STANDARDVERTRAGSKLAUSELN ZUR ÜBEREINSTIMMUNG MIT DER SCHWEIZERISCHEN GESETZGEBUNG

Damit die Standardvertragsklauseln ("SCC") der schweizerischen Gesetzgebung entsprechen und somit geeignet sind, ein angemessenes Datenschutzniveau für die Übermittlung von Personendaten aus der Schweiz in ein Drittland gemäß Artikel 6 Absatz 2 Buchstabe a des schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz vom 19. Juni 1992 ("DSG") und, nach Inkrafttreten, gemäß Art. 16 Absatz 2 Buchstabe d des künftigen revidierten Bundesgesetzes über den Datenschutz vom 25. September 2020 ("revDSG") gelten zusätzlich die folgenden Bestimmungen:

1. Die Vertragsparteien vereinbaren, den GDPR-Standard für alle Datenübermittlungen zu übernehmen.

2. Verweise auf die GDPR sind als Verweise auf das DSG (bzw. nach dessen Inkrafttreten auf das revFADP") zu verstehen.

3. Bis zum Inkrafttreten der revDSG sind auch die Daten von juristischen Personen durch diese DSGVO und das SCC geschützt.

4. Aufsichtsbehörde:
(a) wenn die Datenübermittlung ausschließlich dem DSG oder dem revDSG unterliegt: die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter ("EDÖB"); oder
(b) wenn die Datenübermittlung sowohl der DSGVO als auch dem DSG unterliegt: die zuständige Aufsichtsbehörde ist der EDÖB für Datenübermittlungen, die unter das DSG oder die revDSG fallen, und die zuständige EU-Aufsichtsbehörde für Datenübermittlungen, die unter die DSGVO fallen;

5. Anwendbares Recht für vertragliche Ansprüche nach Ziff. 17 SCC:
(a) wenn die Datenübermittlung ausschließlich dem DSG unterliegt: Schweizer Recht; oder
(b) wenn die Datenübermittlung sowohl der DSGVO als auch dem DSG unterliegt: deutsches Recht; oder (c) wenn die Datenübermittlung sowohl der DSGVO als auch dem DSG unterliegt: deutsches Recht.

6. Gerichtsstand für Klagen zwischen den Parteien gemäß Klausel 18 b SCC :
(a) wenn die Datenübermittlung ausschließlich dem DSG unterliegt: Zürich, Schweiz; oder
(b) wenn die Datenübermittlung sowohl unter die DSGVO als auch unter das DSG fällt: Stuttgart, Deutschland

Im Zusammenhang mit der gerichtlichen Zuständigkeit für Ansprüche, die sich aus diesem SCC ergeben, ist der Begriff "Mitgliedstaat" nicht so auszulegen, dass betroffene Personen in der Schweiz von der Möglichkeit ausgeschlossen werden, ihre Rechte an ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort (Schweiz) einzuklagen.

         

APPLICATION OF THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES TO COMPLY WITH SWISS LEGISLATION

In order for the Standard Contractual Clauses (“SCC”) to comply with Swiss legislation and thus be suitable for ensuring an adequate level of protection for transfers of personal data from Switzerland to a third country in accordance with Article 6 paragraph 2 letter (a) of the Swiss Federal Act on Data Protection dated 19 June 1992 (“FADP”) and, once entered into force, in accordance with Art. 16 paragraph 2 letter d of the future revised Swiss Federal Act on Data Protection dated 25 September 2020 (“revFADP”), the following additional provisions shall apply:

1. The Parties agree to adopt the GDPR standard for all data transfers.

2. References to the GDPR are to be understood as references to the FADP (respectively, once it entered into force, to the “revFADP”).

3. Before the revFADP enters into force, data pertaining to legal entities are also protected by this DPA and the SCC.

4. Supervisory authority:
(a) where the data transfer is exclusively subject to the FADP or revFADP: the competent supervisory authority is the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (“FDPIC”); or
(b) where the data transfer is subject to both the GDPR and the FADP: the competent supervisory authority is the FDPIC for data transfers governed by the FADP or revFADP, and the competent EU supervisory authority for data transfer governed by the GDPR;

5. Applicable law for contractual claims under Clause 17 SCC:
(a) where the data transfer is exclusively subject to the FADP: Swiss law.; or
(b) where the data transfer is subject to both the GDPR and the FADP: Irish law.

6. Place of jurisdiction for actions between the parties pursuant to Clause 18 b SCC :
(a) where the data transfer is exclusively subject to the FADP: Zurich, Switzerland; or
(b) where the data transfer is subject to both the GDPR and the FADP: Dublin, Ireland

In the context of jurisdiction for claims arising out of this SCC, the term “Member State” shall not be interpreted in such a way as to exclude data subjects in Switzerland from the possibility of suing for their rights in their place of habitual residence (Switzerland).