DATENSCHUTZRICHTLINIE

 1 Januar 2022

(A) Diese Richtlinie

Diese Richtlinie wird von jeder der unten in Abschnitt (P) aufgeführten Unternehmen (gemeinsam „KLDiscovery“, „wir“, „uns“ oder „unser“ genannt) herausgegeben. Diese Richtlinie richtet sich an Personen außerhalb unserer Organisation, mit denen wir interagieren, einschließlich Kunden, Mitarbeitern von Businesskunden, Besucher unserer Websites (unsere „Websites“), Partnern, Lieferanten, Bewerber um einen Job und andere Nutzer unserer Dienstleistungen (gemeinsam „Sie“ oder „Ihnen“ genannt). Die in dieser Richtlinie verwendeten Begriffe werden im folgenden Abschnitt (R) erläutert. Diese Richtlinie gilt auch für unsere Social-Media-Präsenz (siehe unten).

Diese Richtlinie kann von Zeit zu Zeit geändert oder aktualisiert werden, um Änderungen unserer Praktiken in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten oder Änderungen im geltenden Recht gerecht zu bleiben. Wir empfehlen Ihnen diese Richtlinie sorgfältig zu lesen und diese Seite regelmäßig zu überprüfen, um eventuelle Änderungen gemäß den Bestimmungen dieser Richtlinie zu überprüfen.

 KLDiscovery ist unter den folgenden Marken tätig: KLDiscovery, Ontrack, Ibas und ReadySuite.

(B)  Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Erhebung personenbezogener Daten: Wir sammeln oder erhalten personenbezogene Daten über Sie aus den folgenden Quellen:

  • Uns zur Verfügung gestellte Daten: Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder auf anderem Wege kontaktieren oder wenn Sie uns Ihre Visitenkarte zur Verfügung stellen oder wenn Sie eine Bewerbung einreichen.
  • Daten aus der Geschäftsbeziehung: Im normalen Verlauf unserer Beziehung zu Ihnen (z.B. personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Erbringung einer Dienstleistung für Sie oder Ihren Arbeitgeber erhalten.
  • Daten, die Sie öffentlich machen: Personenbezogene Daten, die Sie offenkundig       öffentlich machen wollen, einschließlich über soziale Medien.
  • Website-Daten: Wir erfassen oder erhalten personenbezogene Daten, wenn Sie eine unserer Websites besuchen, sich registrieren oder Funktionen oder Ressourcen nutzen, die auf oder über eine Website verfügbar sind.
  • Inhalts- und Werbeinformationen: Wenn Sie mit Inhalten oder Werbung von Dritten auf einer Website oder mit Plugins und Cookies von Dritten interagieren, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem jeweiligen Drittanbieter dieser Inhalte oder Werbung.
  • Informationen von Drittparteien.  Wir sammeln oder erhalten personenbezogene Daten von Dritten, die sie uns zur Verfügung stellen (z. B. Kreditauskunfteien oder Strafverfolgungsbehörden).

Erstellung personenbezogener Daten: Bei der Bereitstellung unserer Dienstleistungen können wir auch personenbezogene Daten über Sie erstellen, wie z.B. Aufzeichnungen über Ihre Interaktionen mit uns und Einzelheiten zu Ihrer Bestellhistorie. Wir können auch personenbezogene Daten aus der Nutzung einer unserer Websites und der Dienstleistungen mit personenbezogenen Daten kombinieren, die aus anderen Quellen erhoben wurden. 

Kategorien von personenbezogenen Daten: Zu den Kategorien personenbezogener Daten über Sie, die wir verarbeiten, gehören:

  • Persönliche Angaben: Name(n), Geschlecht, Geburtsdatum/Alter, Nationalität und Foto.
  • Kontaktdaten: Korrespondenz- oder Lieferadresse (z.B. für die Rücksendung von Originalmedien und/oder Speichermedien), Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Profilangaben für Social Media.
  • Aufzeichnungen von Zustimmungen: Aufzeichnungen von Zustimmungen, die Sie erteilt haben, zusammen mit Datum und Uhrzeit, Art der Zustimmung und damit zusammenhängende Informationen (z. B. der Gegenstand der Zustimmung).
  • Zahlungsdaten: Bestellinformationen, Preise, Rechnungsunterlagen, Rechnungsadresse, Bankkontonummer oder Kreditkartennummer, Name des Karten- oder Kontoinhabers, Sicherheitsdaten der Karte oder des Kontos, Gültigkeitsdatum der Karte und Ablaufdatum der Karte.
  • Ansichten und Meinungen: alle Ansichten und Meinungen, die Sie an uns senden oder öffentlich über uns auf Social Media Plattformen posten.
  • Bewerbungsdetails: alle Arten von Bewerbungsunterlagen, die Sie einreichen (Beruflicher Werdegang, Lebenslauf, Qualifikationen, Zeugnisse, Referenzen, etc.)
  • Angaben zum Arbeitgeber: wenn Sie in Ihrer Eigenschaft als Angestellter eines Dritten mit uns interagieren; Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihres Arbeitgebers, soweit dies relevant ist.
  • Daten im Zusammenhang mit unseren Websites: Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp, Browsereinstellungen, IP-Adresse, Spracheinstellungen, Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf eine Website und andere technische Kommunikationsdaten (von denen einige personenbezogene Daten darstellen können), Benutzername, Passwort, Sicherheits-Login-Daten, Nutzungsdaten und zusammengefasste statistische Daten.


Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Zweck der Verarbeitung Rechtsgrundlage
Bereitstellung von Websites und Diensten: Kommunikation mit Ihnen in Bezug auf diese Websites und Dienste.
  • Die Verarbeitung ist im Zusammenhang mit einem Vertrag erforderlich, den Sie mit uns geschlossen haben, oder um vor dem Abschluss eines Vertrags mit uns Schritte zu unternehmen; oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zum Zwecke der Bereitstellung unserer Webseiten, Apps, Produkte oder Dienstleistungen (soweit dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird); oder
  • Wir haben Ihre vorherige Zustimmung zu der Verarbeitung erhalten (diese Rechtsgrundlage wird nur in Bezug auf Verarbeitungen verwendet, die völlig freiwillig sind - sie wird nicht für Verarbeitungen verwendet, die in irgendeiner Weise notwendig oder obligatorisch sind).
Betreiben unseres Geschäfts: Betreiben und Verwalten unserer Websites und Dienstleistungen; Bereitstellen von Inhalten; Anzeigen von Werbung und anderen Informationen für Sie; Kommunikation und Interaktion mit Ihnen über unsere Websites oder unsere Dienstleistungen; Benachrichtigung über Änderungen an unseren Websites oder unseren Dienstleistungen.
  • Die Verarbeitung ist im Zusammenhang mit einem Vertrag erforderlich, den Sie mit uns geschlossen haben, oder um vor dem Abschluss eines Vertrags mit uns Schritte zu unternehmen; oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung, um Ihnen unsere Websites und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen (sofern dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird); oder
  • Wir haben Ihre vorherige Zustimmung zu der Verarbeitung erhalten (diese Rechtsgrundlage wird nur in Bezug auf Verarbeitungen verwendet, die völlig freiwillig sind - sie wird nicht für Verarbeitungen verwendet, die in irgendeiner Weise notwendig oder obligatorisch sind).
Kommunikation und Marketing: Kommunikation mit Ihnen über jegliche Kommunikationsmittel (einschließlich E-Mail, Telefon, SMS, soziale Medien, Post oder persönlich), um Ihnen Informationen zukommen zu lassen, an denen Sie interessiert sein könnten, vorbehaltlich Ihrer vorherigen Zustimmung, soweit dies nach geltendem Recht erforderlich ist; Personalisierung unserer Websites und Dienstleistungen für Sie; Pflege und Aktualisierung Ihrer Kontaktdaten, soweit dies erforderlich ist; Einholung Ihrer vorherigen Opt-In Zustimmung, soweit dies erforderlich ist; Ermöglichung und Aufzeichnung Ihrer Entscheidung für ein Opt-Out oder eine Abbestellung, soweit dies erforderlich ist.
 
  • Die Verarbeitung ist im Zusammenhang mit einem Vertrag erforderlich, den Sie mit uns geschlossen haben, oder um vor dem Abschluss eines Vertrags mit uns Schritte zu unternehmen; oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zum Zweck der Kontaktaufnahme mit Ihnen, immer unter der Voraussetzung, dass das geltende Recht eingehalten wird (soweit dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird); oder
  • Wir haben Ihre vorherige Zustimmung zu der Verarbeitung erhalten (diese Rechtsgrundlage wird nur in Bezug auf Verarbeitungen verwendet, die völlig freiwillig sind - sie wird nicht für Verarbeitungen verwendet, die in irgendeiner Weise notwendig oder obligatorisch sind).
Verwaltung von IT-Systemen: Verwaltung und Betrieb unserer Kommunikations-, IT- und Sicherheitssysteme sowie Audits (einschließlich Sicherheitsaudits) und Überwachung dieser Systeme.
  • Die Verarbeitung ist für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zum Zweck der Verwaltung und Wartung unserer Kommunikations- und IT-Systeme (soweit dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird).
Gesundheit und Sicherheit: Gesundheits- und Sicherheitsbewertungen und Dokumentation, Bereitstellung einer sicheren Umgebung in unseren Räumlichkeiten und Einhaltung der damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen.
  • Die Verarbeitung ist für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung, um ein sicheres Umfeld in unseren Räumlichkeiten zu gewährleisten (sofern dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird); oder
  • Die Verarbeitung ist erforderlich, um die lebenswichtigen Interessen einer Person zu schützen.
Finanzmanagement: Vertrieb, Finanzen, Unternehmensrevision und Lieferantenmanagement.
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zum Zwecke der Verwaltung und des Betriebs der finanziellen Angelegenheiten unseres Unternehmens (soweit dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird); oder
  • Wir haben Ihre vorherige Zustimmung zu der Verarbeitung erhalten (diese Rechtsgrundlage wird nur in Bezug auf Verarbeitungen verwendet, die völlig freiwillig sind - sie wird nicht für Verarbeitungen verwendet, die in irgendeiner Weise notwendig oder obligatorisch sind).
 
Umfragen: Umfragen mit Ihnen, um Ihre Meinung über unsere Websites oder unsere Dienstleistungen zu erfahren.
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zum Zweck der Durchführung von Umfragen, Zufriedenheitsberichten und Marktforschung (soweit dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird); oderWir haben Ihre vorherige Zustimmung zu der Verarbeitung erhalten (diese Rechtsgrundlage wird nur in Bezug auf Verarbeitungen verwendet, die völlig freiwillig sind - sie wird nicht für Verarbeitungen verwendet, die in irgendeiner Weise notwendig oder obligatorisch sind); oder
  • Rechtsgrundlage wird nur in Bezug auf Verarbeitungen verwendet, die völlig freiwillig sind - sie wird nicht für Verarbeitungen verwendet, die in irgendeiner Weise notwendig oder obligatorisch sind).
Sicherheit: physische Sicherheit unserer Räumlichkeiten (einschließlich Aufzeichnungen über Besuche in unseren Räumlichkeiten), CCTV-Aufzeichnungen und elektronische Sicherheit (einschließlich Login-Aufzeichnungen und Zugangsdaten).
  • Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung, um die physische und elektronische Sicherheit unseres Unternehmens und unserer Räumlichkeiten zu gewährleisten (sofern Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen).
Untersuchungen: Aufdeckung, Ermittlung und Verhinderung von Verstößen gegen die Richtlinien und von Straftaten in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht.
  • Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zum Zweck der Aufdeckung von und des Schutzes vor Verstößen gegen unsere Richtlinien und geltende Gesetze (soweit dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird).
Rechtskonformität: Einhaltung unserer rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nach geltendem Recht.
 
  • Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
 
Verbesserung unserer Webseiten und Dienstleistungen: Identifizierung von Problemen mit unseren Webseiten, Planung von Verbesserungen und Erstellung neuer Webseiten oder Dienstleistungen.
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zum Zweck der Verbesserung unserer Websites, unserer Apps, unserer Produkte oder unserer Dienstleistungen (sofern dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird); oder
  • Wir haben Ihre vorherige Zustimmung zu der Verarbeitung erhalten (diese Rechtsgrundlage wird nur in Bezug auf Verarbeitungen verwendet, die völlig freiwillig sind - sie wird nicht für Verarbeitungen verwendet, die in irgendeiner Weise notwendig oder obligatorisch sind).
Betrugsprävention: Aufdeckung, Verhinderung und Untersuchung von Betrugsfällen.
  • Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich (insbesondere in Bezug auf das geltende Arbeitsrecht); oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zum Zwecke der Aufdeckung von und des Schutzes vor Betrugsfällen (soweit dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird).
Feststellung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen: Verwaltung von Rechtsansprüchen; Feststellung von Tatsachen und Ansprüchen, einschließlich Sammlung, Überprüfung und Erstellung von Dokumenten, Beweismitteln und Zeugenaussagen; Ausübung und Verteidigung von Rechten und Ansprüchen, einschließlich formeller Gerichtsverfahren.
  • Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich;
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung zum Zwecke der Begründung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechte (soweit dieses berechtigte Interesse nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten überlagert wird); oder
  • Die Verarbeitung ist für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

 

Sensible personenbezogene Daten

Wir versuchen nicht, sensible personenbezogene Daten zu erheben oder anderweitig zu verarbeiten, aber wenn wir dies tun, geschieht dies auf folgender Grundlage.

Gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten: Bei der Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den in dieser Richtlinie dargelegten Zwecken können wir uns je nach den Umständen auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen stützen:

  • Wir haben vorher Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung eingeholt (diese Rechtsgrundlage wird nur in Bezug auf die Verarbeitung verwendet, die völlig freiwillig ist – sie wird nicht für die Verarbeitung verwendet, die in irgendeiner Weise notwendig oder obligatorisch ist);
  • Die Verarbeitung ist im Zusammenhang mit einem Vertrag, den Sie mit uns abschließen, notwendig, um Ihren Dienstleistungen zu erbringen;
  • Die Verarbeitung ist gesetzlich erforderlich oder zulässig;
  • Die Verarbeitung ist für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich;
  • Die Verarbeitung ist notwendig, um die lebenswichtigen Interessen einer Person zu schützen oder
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung der Verarbeitung zu Verwaltungszwecken, des Betriebs oder der Förderung unseres Unternehmens und dieses berechtigte Interesse wird nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte oder Freiheiten außer Kraft gesetzt.

Freiwillige Angabe personenbezogener Daten und Folgen der Nichtbereitstellung: Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten geben, geschieht dies freiwillig und wird in der Regel notwendig sein, um einen Vertrag mit uns abzuschließen und unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber erfüllen zu können. Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung zu stellen, können wir kein Vertragsverhältnis mit Ihnen eingehen und unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber nicht erfüllen.

(C)   Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der KLDiscovery-Gruppe weiter, um unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber zu erfüllen oder für legitime Geschäftszwecke (einschließlich der Bereitstellung von Dienstleistungen für Sie und des Betriebs unserer Websites) in Übereinstimmung mit geltendem Recht. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben an:

  • Sie und gegebenenfalls Ihre ernannten Vertreter oder, Ihren Arbeitgeber, wenn wir Dienstleistungen für ihn erbringen;
  • Juristische und Regulierungsbehörden auf Anfrage oder zum Zwecke der Meldung eines tatsächlichen oder vermuteten Verstoßes gegen geltende Gesetze oder Vorschriften;
  • Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Berater, Rechtsanwälte und andere externe Berater von KLDiscovery, vorbehaltlich verbindlicher vertraglicher Vertraulichkeitsverpflichtungen;
  • Drittanbieter (z.B. Zahlungsdienstleister; Vertriebs- und Handelspartner; Versand-/Kurierunternehmen; Technologielieferanten, Anbieter von Kundenzufriedenheitsumfragen, Betreiber von „Live-Chat“-Diensten und Verarbeitern, die Compliance-Dienste anbieten, wie z.B. die Prüfung von seitens Regierungen ausgegebener Verbotslisten, das US Office for Foreign Asset Control), ungeachtet von deren überall auf der Welt befindlichem Standort, vorbehaltlich der nachstehend in diesem Abschnitt (C) genannten Anforderungen;
  • Jede relevante Partei, Aufsichtsbehörde, Regierungsbehörde, Strafverfolgungsbehörde oder jedes Gericht, soweit dies für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten erforderlich ist oder an jede relevante Partei zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Vollstreckung von Strafen;
  • einen jeweiligen Dritterwerber oder Rechtsnachfolger falls wir unser Unternehmen oder unsere Vermögenswerte ganz oder teilweise verkaufen oder übertragen (einschließlich im Falle von Reorganisation, Auflösung oder Liquidation), jedoch nur in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht und
  • alle relevanten Drittanbietern, bei denen unsere Webseite-Inhalte Werbung, Plugins oder Inhalte von Drittanbietern verwenden kann. Wenn Sie sich dafür entscheiden, mit solchen Inhalten zu interagieren, können Ihre personenbezogenen Daten an den Drittanbieter des jeweiligen Drittanbieters weitergegeben werden. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzrichtlinie dieser Dritten zu lesen, bevor Sie mit deren Inhalt interagieren.

Wenn wir einen Drittanbieter mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beauftragen, schließen wir mit dem Drittanbieter einen Datenverarbeitungsvertrag und ausreichende Garantien, gemäß den geltenden Gesetzen ab, so dass dieser Anbieter verbindlichen vertraglichen Verpflichtungen unterliegt: (i) die personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit unseren vorher schriftlich erteilten Anweisungen zu verarbeiten und (ii) Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit der personenbezogenen Daten zu ergreifen; zusammen mit allen zusätzlichen Anforderungen des geltenden Rechts. KLDiscovery ist in allen Fällen ist für die Handlungen und Unterlassungen solcher Dritter, denen KLDiscovery personenbezogene Daten anvertraut hat, primär haftbar. KLDiscovery stellt sicher, dass die betreffenden Dritten Sicherheits- und Datenverarbeitungsmaßnahmen nach den von KLDiscovery vorgeschriebenen Standards einhalten, bevor KLDiscovery personenbezogenen Daten an sie übermittelt.

Wir können personenbezogene Daten über die Nutzung der Websites anonymisieren (z.B. durch Erfassung dieser Daten in einem aggregierten Format) und diese anonymisierten Daten an unsere Geschäftspartner (einschließlich dritter Geschäftspartner) weitergeben.

(D) Internationale Übermittlung personenbezogener Daten

Aufgrund des internationalen Charakters unseres Geschäfts können wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der KLDiscovery-Gruppe und an Dritte, wie im vorangehenden Abschnitt (C) erwähnt, im Zusammenhang mit den in dieser Richtlinie dargelegten Zwecken weitergeben müssen. Aus diesem Grund können wir Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder übermitteln, die aufgrund anderer Gesetze und Datenschutzbestimmungen als die EU geringere Datenschutzstandards haben als das Land, in dem Sie ansässig sind.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder übermitteln, tun wir dies, soweit erforderlich auf der Grundlage der geltenden Standardvertragsklauseln der Europäischen Union. Sie können eine Kopie unserer Standardvertragsklauseln unter den im nachstehenden Abschnitt (P) angegebenen Kontaktdaten anfordern.

Übermittlung personenbezogener Daten in das Vereinigte Königreich auf der Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses vom 28. Juni 2021

Am 28. Juni 2021 stellte die Europäische Kommission fest, dass das Vereinigte Königreich nach seinem Austritt aus der Europäischen Union und seiner Umwandlung in ein "Drittland" ab dem 31. Dezember 2020 ein angemessenes Schutzniveau im Sinne von Artikel 45 der Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 ("DSGVO") gewährleistet (der "Angemessenheitsbeschluss") und dass das Vereinigte Königreich von diesem Beschluss in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in das Vereinigte Königreich profitiert. 

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aus der Europäischen Union, der Schweiz oder einem anderen Mitglied des EWR in das Vereinigte Königreich in Verbindung mit den in dieser Richtlinie dargelegten Zwecken übermitteln, werden wir dies ab dem Datum des Angemessenheitsbeschlusses auf der Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses tun.

(E) Akkreditierung durch das US-Handelsministerium

KLDiscovery ist beim US-Handelsministerium nach dem EU-U.S. Privacy Shield Framework und dem Swiss-U.S. Privacy Shield Framework akkreditiert. Obwohl wir die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz in die USA nicht auf der Grundlage des Privacy Shield Frameworks vornehmen, werden wir dennoch die Verpflichtungen aus dem EU-U.S.- und dem Swiss-US Privacy Shield Framework einhalten. Der Entscheidung des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 16. Juli 2020 folgend, in der die Übermittlung personenbezogener Daten auf der Grundlage des EU-U.S. Privacy Shields für ungültig erklärt wurde, hat das US-Handelsministerium erklärt, das Privacy Shield-Programm weiterhin zu verwalten, einschließlich der Bearbeitung von Eingaben zur Selbst- und Wiederzertifizierung nach den Maßgaben des Privacy Shield Frameworks sowie der Fortführung der Privacy Shield-Liste. Um mehr über das Privacy Shield-Programm und seine Datenschutzanforderungen zu erfahren und um unsere Zertifizierung einzusehen, besuchen Sie bitte die folgende Website https://www.privacyshield.gov/.

(F)   Datensicherheit

Wir haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Zerstörung, Verlust, Veränderung, unberechtigte Weitergabe, unberechtigten Zugriff und andere unrechtmäßige oder unberechtigte Formen der Verarbeitung gemäß geltendem Recht zu schützen.

Da das Internet ein öffentliches System ist, ist die Übertragung von Informationen über das Internet nicht völlig sicher. Obwohl wir alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer Daten, die uns über das Internet übermittelt werden, nicht garantieren - jede derartige Übermittlung erfolgt auf Ihr eigenes Risiko, und Sie sind dafür verantwortlich, dass alle personenbezogenen Daten, die Sie an uns senden, sicher übertragen werden

(G)  Datenrichtigkeit

Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um zu gewährleisten, dass:

  • Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, richtig sind und nötigenfalls auf dem neuesten Stand gehalten werden und
  • Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, die unrichtig sind (unter Berücksichtigung der Zwecke, für die sie verarbeitet werden), unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden.

    Von Zeit zu Zeit bitten wir Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu bestätigen.

(H)   Datenminimierung

Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, auf die personenbezogenen Daten beschränkt sind, die im Zusammenhang mit den in dieser Richtlinie dargelegten Zwecken (einschließlich der Bereitstellung von Dienstleistungen für Sie) erforderlich sind.

(I)     Datenspeicherung

Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur in dem Mindestzeitraum verarbeitet werden, der für die in dieser Datenschutzrichtlinie genannten Zwecke erforderlich ist. Wir bewahren Kopien Ihrer personenbezogenen Daten in einer Form auf, die eine Identifizierung nur so lange erlaubt, wie:

  • Wir eine dauerhafte Beziehung zu Ihnen unterhalten (z.B., wenn Sie ein Nutzer unserer Dienste sind, oder wenn Sie rechtmäßig in unsere Mailingliste aufgenommen wurden und sich nicht abgemeldet haben);
  • Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den in dieser Datenschutzrichtlinie dargelegten rechtmäßigen Zwecken erforderlich sind, für die wir eine gültige Rechtsgrundlage haben (z.B., wenn Ihre personenbezogenen Daten in einem Vertrag zwischen uns und Ihres Arbeitgebers enthalten sind und wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung dieser Daten zum Zwecke der Ausübung unseres Geschäfts und der Erfüllung unserer Verpflichtungen aus diesem Vertrag haben) oder
  • Wir Ihre Zustimmung erhalten, die Daten für einen längeren Zeitraum zu speichern (z. B., im Falle von Bewerbungsunterlagen für ein späteres Stellenangebot).

Darüber hinaus speichern wir personenbezogene Daten für die Dauer:

  • Aller anwendbaren Verjährungsfristen nach geltendem Recht (d.h. alle Fristen, in denen eine Person im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten einen Rechtsanspruch gegen uns geltend machen könnte oder für die Ihre personenbezogenen Daten relevant sein könnten) und
  • Eine zusätzliche Frist von 2 (zwei) Monaten nach Ablauf dieser Verjährungsfrist (so dass uns, wenn eine Person am Ende der Verjährungsfrist einen Anspruch geltend macht, noch eine angemessene Frist eingeräumt wird, um die für diesen Anspruch relevanten personenbezogenen Daten zu identifizieren),

    Falls entsprechende rechtliche Ansprüche geltend gemacht werden, können wir Ihre personenbezogenen Daten, für die im Zusammenhang mit diesem Anspruch erforderlichen zusätzlichen Zeiträume weiterverarbeiten.

Während der oben genannten Fristen in Bezug auf gesetzliche Ansprüche beschränken wir unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Speicherung und Aufrechterhaltung der Sicherheit der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass die personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einem Rechtsanspruch oder einer Verpflichtung nach geltendem Recht überprüft werden müssen.

Nach Ablauf der oben genannten Fristen, soweit zutreffend, werden wir entweder: (i)die betreffenden personenbezogenen Daten endgültig löschen oder vernichten; oder (ii) die betreffenden personenbezogenen Daten anonymisieren.

(J)    Ihre gesetzlichen Rechte

Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts können Sie eine Reihe von Rechten bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben:

  • Das Recht, uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung zu stellen (bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihnen nicht den vollen Nutzen unserer Webseites oder Dienstleistungen bieten können, wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen - z. B. können wir Ihre Anfragen ohne die erforderlichen Angaben möglicherweise nicht bearbeiten);
  • Das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten oder Kopien Ihrer personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet oder kontrolliert werden, sowie Informationen über die Quelle, den Zweck und die Art der Verarbeitung und Weitergabe dieser personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • Das Recht auf Berichtigung von Ungenauigkeiten in Ihren personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten oder kontrollieren;
  • Das Recht, aus berechtigten Gründen zu verlangen, dass:
    • Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten oder kontrollieren, gelöscht werden oder
    • die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten oder kontrollieren eingeschränkt wird;
  • Das Recht, aus berechtigten Gründen der durch uns oder in unserem Auftrag erfolgenden Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen;
  • Das Recht, dass Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten oder kontrollieren, an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen, übertragen werden, soweit dies anwendbar ist, und zwar in einer strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Form;
  • Das Recht, Ihre Zustimmung zur Verarbeitung zu widerrufen, wenn die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Zustimmung beruht (wobei zu beachten ist, dass ein solcher Widerruf die Rechtmäßigkeit einer vor dem Zeitpunkt des Eingangs der Mitteilung über den Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage anderer verfügbarer Rechtsgrundlagen nicht verhindert); und
  • Das Recht, bei einer Datenschutzbehörde Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder in unserem Auftrag einzureichen. Die Adressen der Datenschutzbehörden finden Sie unter: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

    Ihre gesetzlichen Rechte bleiben davon unberührt.

WICHTIGER HINWEIS

Vorbehaltlich des geltenden Rechts haben Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten möglicherweise die folgenden zusätzlichen Rechte:

  • Das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder in unserem Auftrag Widerspruch einzulegen, wenn diese Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e (öffentliches Interesse) oder Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f (berechtigte Interessen) der DSGVO beruht; und
  • Das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder im Auftrag von uns für Zwecke der Direktwerbung zu widersprechen.

Um eines oder mehrere dieser Rechte auszuüben oder um eine Frage zu diesen Rechten oder anderen Bestimmungen dieser Richtlinie oder zu unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu stellen, verwenden Sie bitte die in nachstehendem Abschnitt (P) angegebenen Kontaktdaten.

Wenn wir Ihnen Dienstleistungen auf der Grundlage von Bestellungen anbieten, wird diese Erbringung von Dienstleistungen durch die Ihnen zur Verfügung gestellten Vertragsbedingungen geregelt. Im Falle von Abweichungen zwischen diesen Bedingungen und dieser Richtlinie ist diese Richtlinie ergänzend.

(K)   Cookies und ähnliche Technologien

Ein Cookie ist eine kleine Datei, die auf Ihrem Gerät abgelegt wird, wenn Sie eine Website (einschließlich unserer Websites) besuchen. Sie zeichnet Informationen über Ihr Gerät, Ihren Browser und in einigen Fällen Ihre Präferenzen und Surfgewohnheiten auf. Wir können Ihre personenbezogenen Daten durch Cookie-Technologie verarbeiten, gemäß unserer Cookie-Richtlinie, in der auch beschrieben wird, wie das Cookie Consent Tool funktioniert. Wir verwenden die Cookie-Zustimmungstechnologie Dritter, um Ihre Zustimmung zur Verwendung von Cookies einzuholen.

(L)   Analysetools und von Drittanbietern bereitgestellte Tools

Es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Surfverhalten bei Ihrem Besuch auf dieser Website statistisch ausgewertet wird.  Solche Analysen werden hauptsächlich mit so genannten Analyseprogrammen durchgeführt.  Detaillierte Informationen über diese verschiedenen Analyseprogramme finden Sie hier: Nutzung von Drittanbieter-Tools.

(M)  Nutzung von Social Media

Wir verwenden keine Social-Media-Plug-ins auf unserer Website. Social-Media-Websites können nur über Links von unserer Website aus erreicht werden. Daher werden beim Besuch unserer Website keine personenbezogenen Daten an eine Social-Media-Website übermittelt.  Ausführliche Informationen über unsere Nutzung von Social Media finden Sie hier: Nutzung von Social Media.

(N) Nutzungsbedingungen

Jede Nutzung unserer Webseiten unterliegt unseren Nutzungsbedingungen. Wir empfehlen Ihnen, unsere Nutzungsbedingungen regelmäßig zu lesen, um sich über etwaige Änderungen, die wir von Zeit zu Zeit vornehmen, zu informieren.

(O) Direktmarketing

Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Sie per E-Mail, Telefon, Direktmail oder in anderen Kommunikationsformaten zu kontaktieren und Ihnen Informationen oder Dienstleistungen zukommen zu lassen, die für Sie von Interesse sein könnten, wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Zustimmung gemäß dem anwendbaren Recht erteilt haben oder wenn wir Ihnen Werbe- und Marketingmitteilungen in Bezug auf unsere ähnlichen Produkte und Dienstleistungen zusenden. Wenn wir Ihnen Dienste zur Verfügung stellen, können wir Ihnen Informationen über unsere Dienste, bevorstehende Werbeaktionen und andere Informationen, die für Sie von Interesse sein könnten, unter Verwendung der Kontaktdaten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, und stets gemäß geltendem Recht zusenden.

Sie können unsere Werbe-E-Mail-Liste oder unsere Newsletter abbestellen, indem Sie einfach auf den Abmeldelink klicken, der in jeder von uns versendeten E-Mail oder jedem Newsletter enthalten ist. Nachdem Sie den Newsletter abbestellt haben, werden wir Ihnen keine weiteren E-Mails senden, aber wir können Sie weiterhin in dem Maße kontaktieren, wie es für die Zwecke der von Ihnen angeforderten Dienste erforderlich ist.

(P) Details zu den Verantwortlichen

Bei den Verantwortlichen, für die diese Richtlinie ausgestellt wird, handelt es sich um:

Land

Unternehmensbezeichnung

Registrierte Adresse und Ansprechpartner

Großbritannien

KLDiscovery Ontrack Limited

UK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB

Data-protection@kldiscovery.com

KLDiscovery Limited

UK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB

Data-protection@kldiscovery.com

Irland

KLDiscovery Limited

Irish Data Privacy Queries, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, DO1 H104

Data-protection@kldiscovery.com

Dänemark

Ibas Ontrack ApS

Danish Data Privacy Queries, Gammel Kongevej 1, 1610 København V

Danmark-data-beskyttelse@kldiscovery.com

Finnland

Ibas Ontrack Oy

Finnish Data Privacy Queries, Lakkisepante 11, 00620, Helsingfors

Datan-suojelu@kldiscovery.com

Niederlande

KLDiscovery Ontrack B.V

Dutch Data Privacy Queries, De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, The Netherlands

Gegevensbescherming@kldiscovery.com

Schweden

Ibas Ontrack AB

Swedish Data Privacy Queries, Box 1005, 751 40 Uppsala

Dataskydd@kldiscovery.com

Norwegen

Ibas Ontrack AS

Norwegian Data Privacy Queries, Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger

Data-beskyttelse@kldiscovery.com

Deutschland

KLDiscovery Ontrack GmbH

German Data Privacy Queries, Geschäftsanschrift: Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen

Datenschutz@kldiscovery.com

Italien

KLDiscovery Ontrack Srl

Richieste di informazioni sulla Protezione dei Dati per l'Italia, Gallarate (VA), Via Marsala 34/A, CAP 21013

Protezione-dati@kldiscovery.com

Polen

KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o

Polish Data Privacy Queries, Katowice (40-082), ul. Jana III Sobieskiego 11, Poland

Ochrona-danych@kldiscovery.com

Singapur

KLDiscovery Ontrack Pte Ltd

Singapore Data Privacy Queries, 3 International Business Park
#02-27, Nordic European Centre
Singapore 609927

Singapore-data-protection@kldiscovery.com

China

Kroll Ontrack Information Technology Service (Shanghai) Co., Ltd

Chinese Data Privacy Queries, Room 1004, Floor 10 Jing'An Kerry Centre Building 1 (North Building)
No. 1515, West Nanjing Road
Jing'an District
Shanghai, China

China-data-protection@kldiscovery.com

Japan

KLDiscovery Ontrack K.K.

Japanese Data Privacy Queries, 2-2-3 Uchisaiwaicho Chiyoda-ku, Tokyo 100-0011 Japan

Japan-data-protection@kldiscovery.com

Hong Kong

KLDiscovery Ontrack (HK) Limited

Hong Kong Data Privacy Queries, Room 1702, 17/F Central Plaza
18 Harbour Road
Wanchai, Hong Kong

Hongkong-data-protection@kldiscovery.com

Spanien

KLDiscovery Ontrack SL

Spanish Data Privacy Queries, C/Anabel Segura 7, 1ª planta, oficina B, 28108 – Alcobendas, Madrid

Proteccion-de-datos@kldiscovery.com

Frankreich

KLDiscovery Ontrack Sarl

French Data Privacy Queries, 2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413

Protection-des-donnees@kldiscovery.com

Schweiz

KLDiscovery Ontrack (Switzerland) GmbH

Swiss Data Privacy Queries, Hertistrasse 25, 8304 Wallisellen

Datenschutz@kldiscovery.com

Australien

KLDiscovery Ontrack Pty Ltd

Australian Data Privacy Queries, 9/28 Donkin St, West End QLD 4101, Australia

Australia-data-privacy@kldiscovery.com

USA

KLDiscovery Ontrack, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 9023 Columbine Road, Eden Praire, MN 55347

Data-privacy@kldiscovery.com

KLDiscovery Inc

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300, McLean, VA 22102-3810

Data-privacy@kldiscovery.com

Kanada

KLDiscovery Ontrack Canada Co

Canadian Data Privacy Queries, 1871 Hollis Street, Suite 200, Halifax, NS, B3J 0C3
Canada

Data-privacy@kldiscovery.com

Griechenland

KLDiscovery Ontrack Single Member Private Company

KLDiscovery Ontrack Single Greek Data Privacy Queries, 15 Theanos Street 11854 Athens

Data-privacy@kldiscovery.com

Bitte beachten Sie, dass Sie sich, wenn ein Verantwortlicher außerhalb der Europäischen Union aufgeführt ist, an die Stelle Ihrer Gerichtsbarkeit wenden können.

(Q)  Verantwortliche

Jeder der oben in Abschnitt (P) aufgeführten für die Verarbeitung Verantwortlichen mit Sitz außerhalb des EWR hat die KLDiscovery Ontrack GmbH, Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen, zu seinem Vertreter im Sinne von Artikel 27 DSGVO ernannt.

Jeder der oben in Abschnitt (PQ) aufgeführten für die Verarbeitung Verantwortlichen mit Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs hat KLDiscovery Limited, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB, zu seinem Vertreter im Sinne von Artikel 27 der britischen Datenschutz-Grundverordnung ernannt.

(R)   Definitionen

  • „Datenschutzbehörde“ bezeichnet eine unabhängige Behörde, die rechtlich verpflichtet ist, die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze zu überwachen.
  • „Dienstleistungen“ bezeichnet alle von KLDiscovery erbrachten Dienstleistungen oder Produkten.
  • „EWR“ bezeichnet den Europäischen Wirtschaftsraum.
  • "DSGVO " bezeichnet die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679.
  • „Personenbezogene Daten“ sind Informationen, die sich auf eine Person beziehen oder aufgrund derer eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann, , insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser Person sind.
  • „Sensible personenbezogene Daten sind personenbezogene Daten über Rasse oder ethnische Zugehörigkeit, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrische Daten, körperliche oder geistige Gesundheit, Sexualleben, tatsächliche oder mutmaßliche Straftaten oder Strafen, nationale Identifikationsnummern oder andere Informationen, die nach geltendem Recht als sensibel angesehen werden können.
  • Standardvertragsklauseln" bezeichnet von der Europäischen Kommission angenommene oder von einer Datenschutzbehörde angenommene und von der Europäischen Kommission genehmigte Mustertransferklauseln.
  • „UK GDPR bezeichnet die GDPR in der Form, in der sie Teil der im Vereinigten Königreich gemäß Abschnitt 3 des European Union (Withdrawal) Act 2018 geltenden Gesetze ist, und in der Form, in der sie durch Schedule 2 der Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc.) (EU Exit) Regulations 2019 (SI 2019/419) angewendet und geändert wird, oder in der Form, in der sie von Zeit zu Zeit durch andere im Vereinigten Königreich geltende Gesetze geändert wird.)
  • „Verantwortlicher“ bezeichnet die Stelle, die entscheidet, wie und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden. In vielen Ländern trägt der Verantwortliche die Hauptverantwortung für die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze.
  • „Verarbeiten“, „Verarbeitung“ oder „Verarbeitet“ bedeutet alles, was mit personenbezogenen Daten geschieht, unabhängig davon, ob diese automatisiert erfasst, aufgezeichnet, organisiert, strukturiert, gespeichert, angepasst oder geändert, abgerufen, abgefragt, verwendet, durch Übermittlung, Verbreitung oder anderweitige Bereitstellung zugänglich gemacht, abgeglichen oder kombiniert, eingeschränkt, gelöscht oder vernichtet werden.
  • „Verarbeiter“ ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet (mit Ausnahme der Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen).

 

 1. Januar 2022