Cintas de backup - ¿estás sentado sobre una bomba de tiempo?

Al profundizar en el complicado mundo de las cintas, en primer lugar es importante comprender su finalidad. Dicho en términos sencillos, una cinta de backup se crea pensando en la continuidad de una empresa, como una forma de mantener la empresa operativa si se perdiera el acceso a los sistemas. Se crea un archivo para conservar los datos a largo plazo.

Aún así mucha gente no sabe qué aspecto tiene realmente una cinta de backup. Con una gama de nombres y colores distintos que indican distintas capacidades, va más allá de la típica cinta de casete C90 o de las cintas de video VHS en las que uno tiende a pensar. En realidad, casi todas las cintas usadas para hacer copias de respaldo o archivar los sistemas de una empresa son sorprendentemente pequeñas, de aproximadamente una pulgada de profundidad y no mucho más grandes que un posavasos.

El lugar donde casi todos olvidan mirar

Allá donde un individuo trata de cubrir meticulosamente sus pasos, un área que quizá no considera, o que acaso ni siquiera conoce, son las cintas de respaldo de la organización.

Sin embargo, a pesar de su aspecto, la capacidad de las cintas de backup (hasta 1.5 terabytes) les permite almacenar un potencial tesoro de información. Es por ello que cuando tiene lugar cualquier investigación o asunto regulatorio que requiere acceder y examinar datos históricos, las cintas entran en juego.

Asegúrate de incluir todas tus fuentes

Al principio de cualquier asunto legal, determinar las fuentes potenciales de evidencia digital es clave, y si bien las fuentes de evidencia más obvias suelen considerarse (ordenadores portátiles, de sobremesa, teléfonos móviles, memorias USB, etc.), las cintas suelen pasarse por alto.

Estas cintas actúan como una fotografía instantánea en el tiempo y pueden contener evidencia importante que ayude a pintar un cuadro preciso y contemporáneo pese a los intentos de cubrir los pasos borrando o limpiando el portátil de la empresa.

Preparados, listos, ¡encuentra los datos!

A propósito de eso, obtener los datos importantes de las cintas a menudo es más fácil de decir que de hacer. Cuando uno considera los volúmenes potenciales de cintas actuales e históricas que un cliente almacena como parte de su estrategia de archivo o de recuperación de desastres, el acceso a datos clave a menudo es una tarea pesada que suele caer en las manos del equipo de TI. Incluso si el equipo cuenta con el personal, software y hardware necesarios para hacer esto, rastrear esos volúmenes de cintas puede tener un  gran impacto en el funcionamiento diario de la empresa, en especial si hay que cumplir plazos exigentes.

Al responder a un regulador o cumplir deberes de divulgación de datos, es imperativo que las organizaciones se enfoquen en buscar los datos relevantes que sean pertinentes para ese asunto. Las normas de litigio civil requieren una respuesta proporcionada a la revelación de documentos relevantes. Probablemente haya interferencias adversas si el motivo dado para no hacer esto fuera:

• Los datos no han sido correctamente preservados, o
• Se considera demasiado oneroso y complejo el acceso a datos clave

Para cumplir con estas obligaciones, las empresas cada vez buscan más asistencia para identificar las cintas históricas potencialmente relevantes que hayan sido conservadas durante los últimos 10 años, juntando polvo e incurriendo en gastos de almacenamiento importantes. Ciertamente ya ha sucedido encontrar cintas archivadas tan antiguas que la organización ya no tiene el hardware o el software para leerlas.

Más vale prevenir que lamentar (y ser multado)

Comprender mejor exactamente qué datos guarda la organización puede ayudar a reducir el riesgo de exposición legal y también los costes. Las políticas de retención de datos sensibles pueden ayudar a las empresas a cumplir los requisitos de almacenar datos particulares durante ciertos periodos de tiempo, al tiempo que destruyen datos que ya no es necesario conservar o que ya no tienen valor para la empresa.

En resumen, las cintas pueden ser una fuente crucial de evidencia para una investigación interna y pueden dar un gran número de documentos relevantes para una revisión a gran escala. Por ello, encontrar la mejor forma de comprender qué datos tienes en tu poder es vital. Asociarse con un experto en quien puedes fiarte para asegurarte de conservar solo los sets de cintas más relevantes – sin necesidad de recrear el entorno original en que se grabaron – puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo y dinero, permitiendo que el acceso y revisión de datos clave sea rápido y eficiente.