Durante muchos años, una de las prácticas más comunes de los negocios a la hora de hacer backup ha sido el uso de archivos de cinta. Como solución de almacenamiento probada y testada, sigue siendo algo común en muchas empresas, aún cuando parece un poco anticuado comparado con alternativas más modernas como la nube. Hay varios motivos por los que los negocios siguen usando este método de almacenamiento. El almacenamiento en cinta magnética es un modo barato de almacenar grandes cantidades de datos, y en teoría puede durar muchos años. Sin embargo, hay una tendencia a asumir que una vez que los registros han sido copiados en cinta y archivados, ya sea dentro o fuera de nuestras instalaciones, podemos olvidarnos de ellos hasta que los necesitemos. De hecho, hay varios riesgos asociados con el almacenamiento en cinta que los negocios tendrían que conocer, y que podrían llevarles a reconsiderar si esta es la solución más apropiada para el almacenamiento de datos a largo plazo.
Degradación de datos.
Si bien en teoría el almacenamiento en cinta puede mantener los registros seguros durante décadas, en la práctica hay varios factores que pueden llevar a la degradación de los datos, lo que podría hacer que la información resulte ilegible. La exposición al calor, humedad, polvo, manipulación, fuerzas electromagnéticas y su desgaste normal por el uso pueden contribuir a una pérdida de calidad que podría llegar a hacer que cualquier intento para recuperar los datos almacenados fracase, y que se necesite la intervención de profesionales.
Amenazas físicas
Como cualquier equipamiento tecnológico, los dispositivos de almacenamiento en cinta son vulnerables a problemas como desastres naturales. Las condiciones de clima adverso, como inundaciones, pueden hacer que estos artículos sean inutilizables, mientras que el fuego es otro peligro que siempre está presente al almacenar información en un solo lugar si no hay otros backups.
Conservar datos innecesarios
Otro problema común al confiar en el almacenamiento en cinta es que muchos negocios se olvidan de los datos que no usan. Esto significa que una vez que los datos han sido guardados en cinta y enviados a una instalación de almacenamiento externa, se olvidan de que existen – incluso cuando ya deberían haber sido borrados. Por ejemplo, si hiciste un backup en cinta de bases de datos de clientes, puede que aún guardes datos de personas que hace mucho que dejaron de hacer negocios contigo, a pesar de que el reglamento puede que te exija borrar esta información. Conservar estos datos podría crear grandes problemas a una empresa si hay una filtración, así que las empresas deberán encontrar un modo de asegurarse de que esta información se borra de forma permanente.
Borrar datos necesarios
Por otro lado, borrar datos que las empresas están legalmente obligadas a conservar es un problema igual de grande. Ha habido muchos incidentes en el pasado en los que se pidió a empresas que presentaran datos históricos para una auditoría o para fines investigativos y no pudieron hacerlo, porque los datos habían sido borrados – ya sea de forma intencional o por accidente. Esto puede acarrear multas importantes, así que las empresas deben tener una idea clara de qué datos están legalmente obligados a conservar y durante cuánto tiempo.
Mejores prácticas
Para minimizar los riesgos de seguridad del almacenamiento en cinta, hay algunas prácticas comunes que los negocios deberían aplicar. En primer lugar, es importante tener sistemas de backup alternativos para datos críticos. Esto evita que las empresas dependan de sistemas con un solo punto de falla, donde cualquier pérdida de datos puede hacer que una empresa sea incapaz de seguir funcionando. En cuanto a cuidarse de la degradación y daños, las empresas deben examinar detenidamente sus instalaciones. Deben escoger una ubicación con una temperatura constante y baja humedad. Los estándar de la industria suelen recomendar condiciones de entre 18 y 21 grados Celsius y entre el 40 y el 50 por ciento de humedad relativa. Sin embargo, estas condiciones se basan en lo que se consideraba óptimo para el almacenamiento en película, y los comités están empezando a reconocer que las cintas magnéticas requieren ser almacenadas a menores temperaturas y humedad. Las empresas también deberían pensar en encriptar los datos almacenados fuera de sus facilidades, así como tener una política de destrucción de datos clara para cualquier información que deje de ser relevante para el funcionamiento de la empresa. Es muy importante auditar los archivos de almacenamiento en cinta de forma regular para identificar esa información. También es importante asegurarse de que tienen un plan para recuperar datos de sus archivos en cinta en caso de que lo necesiten – por ejemplo si los servidores primarios sufren contratiempos como fallos de hardware o desastres naturales. Como parte de ello, también necesitan saber qué hacer en caso de que las propias cintas sufran pérdida de datos. Si las empresas esperan a tener un problema para pensar en cómo tratar con ello, será demasiado tarde, y lo más probable es que se arriesguen a perder grandes cantidades de dinero mientras desarrollan una estrategia de respuesta.
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