Cambiare ufficio, alcuni fattori da considerare

Uno scenario che ogni responsabile di ufficio inevitabilmente teme è l'incubo legato ai problemi di logista quando si  deve cambiare ufficio. Sia che la tua azienda stia vivendo un periodo di rapida crescita che va oltre lo spazio attualmente disponibile sia che tu stia pensando a un trasferimento in una sede più economica, far si che tutto fili liscio nel "grande giorno" è stressante e questo è vero sia che si tratti della tua azienda oppure della tua vita privata.

Anche i dipendenti di Ontrack affrontano questo problema quando qualche ufficio nel mondo cambia di sede. E mentre si preparano scatoloni e si pensa a come spostare le varie cose, c'è un altro aspetto da considerare - spesso trascurato: come possiamo essere sicuri che i dati digitali siano ben protetti durante tutto lo spostamento dei sistemi?

Assicurati che i tuoi dati siano al sicuro

Cambiare ufficio rappresenta per i dati un'ottima "occasione" di corrompersi, di essere perduti o di finire nelle mani sbagliate. Indipendentemente dal fatto che effettuare un trasloco senza prestare molta cura al trasferimento degli oggetti può portare a far cadere e a distruggere degli hard disk o semplicemente a perdere delle componenti hardware, ci sono una serie di rischi alla sicurezza che devono essere tenuti in conto quando si pianifica un cambio di sede.

Abbiamo messo insieme un elenco dei problemi potenziali più frequenti che dovrebbero essere indirizzati.

Proteggi il tuo hardware

Un problema comune è il danno hardware ai sistemi di storage e vi sono apparecchiature molto più sensibili di altre agli urti, ai cambiamenti di temperatura e all'umidità. Indipendentemente da ciò che stai trasportando (es. hard disk di PC, server o tape magnetici), l'imballaggio e il modo di maneggiarli sono fondamentali se vuoi evitare di contattare una società di recupero dati per riavere le tue preziose informazioni.

Prima di intraprendere il trasloco, dovresti anche verificare se le apparecchiature mostrano un qualsiasi potenziale problema. Ad esempio, dovresti verificare se gli hard disk fanno rumori anomali o se vi siano indicatori di errore come un LED accesso. Questi "elementi" potrebbero essere il sintomo che il dispositivo ha iniziato a deteriorarsi e che quindi è maggiormente vulnerabile agli urti.

Mantieni una catena di custodia

Quando i dispositivi, durante il trasloco, vengono passati da una persona ad un'altra si presenta il problema di un possibile furto oppure di uno smarrimento dell'hardware. Per minimizzare questo rischio, è importante mantenere una chiara catena di custodia durante il processo in modo che sia più facile individuare chi è responsabile per i dati in qualsiasi punto.

Il modo migliore per ottenere questo risultato è essere sicuri che ciascun oggetto sia sigillato dopo che è stato imballato in modo sicuro. In ogni fase del trasloco il sigillo dovrebbe essere verificato per capire se vi è stata qualche manomissione e rotto solo quando il dispositivo è arrivato nella nuova destinazione. Nel caso improbabile di violazione ai dati, la persona responsabile del trasloco sarà in grado di fornire chiare risposte su cosa sia successo (importante nel caso di finalità assicurative o normative).

Documenta ogni cosa

In modo simile, è importante che ogni cosa venga documentata anche, ad esempio, quali cavi erano connessi a cosa. Si tratta di un'attività fondamentale soprattutto se stai muovendo grossi server con un cablaggio complesso. Qualsiasi modifica nella loro configurazione rispetto a quando erano installati nel vecchio ufficio potrebbe generare dei problemi.

Ogni PC, hard disk drive, chiavetta USB e hardware di rete necessitano di essere chiaramente etichettati e qualsiasi cambiamento tracciato. Idealmente, dovrebbe esserci una copia cartacea di queste registrazioni e una copia digitale.

Non trascurare la sicurezza fisica

Altrettanto importante è non trascurare la sicurezza fisica della sede - sia la vecchia che la nuova - quando si decide di cambiare ufficio. Sappiamo bene quanto siano caotici quei momenti, con le persone che entrano e escono dagli uffici a tutte le ore per cercare di concludere il trasloco riducendo al minimo l'interruzione dell'attività lavorativa. La conseguenza è che in questo scenario qualcuno potrebbe entrare negli uffici e appropriarsi di qualche strumento.

Per questo motivo è importante non rinunciare alla sicurezza fisica nemmeno durante un trasloco. Per fare un esempio, potrebbe essere più comodo lasciare delle porte aperte per facilitare chi deve spostare le cose ma se nelle vicinanze ci sono apparecchiature con dati particolarmente importanti potrebbe essere un errore molto costoso.

Conosci i tuoi processi di recupero

Nel malaugurato caso qualcosa dovesse andare storto e il tuo hardware dovesse guastarsi o andare perduto, è importante che tu sia preparato a questa eventualità. Per iniziare, dovresti essere certo che i tuoi piani di backup e di disaster recovery siano aggiornati e siano stati testati recentemente. Se si attende di avere un problema per scoprire dei punti di debolezza allora potrebbe essere troppo tardi.

Tieni in mente tutte queste cose e potrai avere - se non un trasloco completamente privo di stress - almeno un trasloco dove puoi essere tranquillo che i tuoi dati aziendali più importanti saranno lì ad aspettarti quando avrai tolto l'imballaggio e ti sarai accomodato nel tuo nuovo ufficio.