(A) L'Informativa

La presente Informativa è pubblicata dai soggetti elencati nella Sezione N infra (congiuntamente, "KLDiscovery", "noi", "ci" o "nostro"). Essa si rivolge a persone fisiche esterne alla nostra azienda con cui questa interagisce, inclusi i visitatori dei nostri siti web (i nostri "Siti Web"), i clienti, i fornitori, i candidati e altri utenti dei nostri Servizi (congiuntamente, l'"interessato" o gli "interessati"). La Sezione ( O) infra raccoglie le definizioni dei termini utilizzati nella presente Informativa.

Ai fini della presente Informativa, KLDiscovery è il Titolare del Trattamento dei Dati Personali che riguardano gli interessati. La Sezione (N) di cui infra riporta le informazioni di contatto delle società facenti parte del gruppo KLDiscovery cui è possibile rivolgersi in caso di dubbi sull'utilizzo e sul trattamento dei propri Dati Personali.

All’occorrenza, la presente Informativa può essere oggetto di variazioni o di aggiornamenti tesi a rispecchiare le modifiche intervenute nelle pratiche adottate dalla nostra azienda riguardo al Trattamento dei Dati Personali, come pure nelle vigenti normative. L’interessato è pregato di leggere attentamente la presente Informativa, controllando periodicamente questa pagina al fine di mantenersi aggiornati sulle modifiche da noi eventualmente apportate secondo i termini dell'Informativa medesima.

KLDiscovery opera con i seguenti marchi: KLDiscovery, Ontrack e Ibas.

(B) Trattamento dei Dati Personali

Raccolta di Dati Personali: potremmo raccogliere i Dati Personali relativi all'interessato nei seguenti casi:

  • Quando l'interessato ci contatta tramite e-mail, telefono o con qualsiasi altro mezzo.
  • Nel corso del normale svolgimento del rapporto in essere con l'interessato (come accade, per esempio, per i Dati Personali raccolti durante la gestione dei pagamenti dell'interessato).
  • In occasione della registrazione delle telefonate con l’interessato.
  • Quando forniamo i nostri Servizi all’interessato.
  • Quando i Dati Personali relativi all'interessato ci vengono forniti da terzi, come le agenzie di valutazione del merito creditizio o le autorità preposte all'applicazione della legge.
  • Quando l'interessato visita uno dei nostri Siti Web o utilizza strumenti o risorse presenti all’interno di essi o tramite i medesimi. Quando l’interessato visita un Sito Web, il suo dispositivo e il browser potrebbero trasmettere automaticamente talune informazioni (per esempio, il tipo di dispositivo, il sistema operativo, il tipo di browser, le impostazioni del browser, l'indirizzo IP, le impostazioni della lingua, le date e gli orari della connessione a un Sito Web e altre informazioni di carattere tecnico sulle comunicazioni), alcune delle quali potrebbero costituire Dati Personali.
  • Quando l'interessato ci trasmette la sua candidatura o il suo CV per una posizione lavorativa.

Creazione di Dati Personali: Nell'offrire i nostri Servizi, potremmo anche creare Dati Personali che riguardano gli interessati, come quelli inerenti ai rapporti con la nostra azienda o allo storico degli ordini degli interessati medesimi.

Categorie di Dati Personali raccolti da KLDiscovery: Le categorie di Dati Personali riguardanti l'interessato che potremmo trattare sono:

  • Generalità: nome/i; sesso; data di nascita / età; cittadinanza e fotografia.
  • Dati di contatto: indirizzo di spedizione (ad esempio, per la restituzione dei dispositivi di archiviazione e/o dei supporti originali); indirizzo; numero di telefono; indirizzo e-mail; i dati dei profili degli interessati sui social media.
  • Dati relativi al pagamento: indirizzo di fatturazione; numero del conto corrente o della carta di credito; nome del titolare della carta o del conto; dati di sicurezza della carta o del conto; data di decorrenza della validità della carta e data di scadenza della carta.
  • Pareri e opinioni: i pareri e le opinioni che gli interessati decidono di inviarci o di postare pubblicamente sulle piattaforme dei social media.
  • Dati relativi alla candidatura: qualunque tipo di documento relativo alla candidatura che gli interessati decidono di trasmetterci (curriculum vitae, certificati, referenze).
  • Si specifica che, tra i Dati Personali che riguardano gli interessati e che sono oggetto di Trattamento da parte della nostra organizzazione, potrebbero rientrare anche Dati Personali Sensibili, come di seguito definiti.

Basi giuridiche del Trattamento dei Dati Personali: Il Trattamento dei Dati Personali secondo le finalità contemplate nella presente Informativa può basarsi su uno o più delle seguenti basi giuridiche, a seconda dei casi:

  • quando l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei Dati Personali (tale fondamento giuridico è impiegato unicamente in relazione al Trattamento realizzato in modo del tutto volontario, ossia non per il Trattamento necessario od obbligatorio per qualsiasi motivo);
  • il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto con KLDiscovery;
  • il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo di legge;
  • il trattamento è necessario per la salvaguardia di interessi vitali dell’interessato o di altra persona fisica; oppure
  • il trattamento è necessario per il perseguimento di un nostro legittimo interesse al Trattamento per la direzione, la gestione o la promozione della nostra attività d'impresa, legittimo interesse sul quale non prevalgono gli interessi, i diritti fondamentali o le libertà dell'interessato.

Trattamento di Dati Personali Sensibili dell’interessato: La nostra azienda non cerca di raccogliere, o di trattare in altro modo, Dati Personali Sensibili dell’interessato, salvo che:

  • il Trattamento sia obbligatorio o consentito da vigenti leggi (per esempio, ai fini dell'adempimento degli obblighi di informativa in materia di non discriminazione);
  • il Trattamento sia necessario ai fini dell'accertamento o della prevenzione di reati (fra cui la lotta contro le frodi, il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo);
  • il Trattamento sia necessario ai fini della costituzione, dell'esercizio o della difesa di diritti riconosciuti dalla legge; o
  • la nostra azienda, in conformità alle vigenti leggi, abbia ottenuto il previo consenso esplicito dell'interessato prima di procedere al Trattamento dei suoi Dati Personali Sensibili (come già sottolineato in precedenza, tale fondamento giuridico sussiste unicamente in relazione al Trattamento realizzato in modo interamente volontario, ossia in circostanze diverse dalla necessità o dall'obbligatorietà del Trattamento medesimo per qualsivoglia motivo).

Finalità del Trattamento dei Dati Personali dell’interessato: La nostra azienda tratta i Dati Personali, nel rispetto delle vigenti normative in materia di protezione dei dati personali e per le seguenti finalità:

  • I nostri Siti Web: funzionamento e gestione dei nostri Siti Web; offerta di contenuti agli interessati; visualizzazione di annunci pubblicitari e di altre informazioni durante le visite degli interessati ai nostri Siti Web; comunicazione e interazione con gli interessati tramite i nostri Siti Web.
  • Prestazione di Servizi: fornitura dei nostri Siti Web e di altri Servizi; prestazione di Servizi a seguito di ordini; trasmissione di comunicazioni inerenti ai citati Servizi.
  • Comunicazioni: scambio di comunicazioni con gli interessati tramite qualsiasi mezzo (anche tramite e-mail, telefono, sms, social media, post oppure di persona), purché venga assicurato che tali comunicazioni siano trasmesse all’interessato in conformità con le vigenti normative in materia di protezione dei dati personali.
  • Comunicazioni e Sistemi Informatici: gestione dei nostri sistemi di comunicazione, della sicurezza informatica e verifiche sulla sicurezza informatica.
  • Salute e sicurezza: valutazioni in materia di salute e sicurezza e tenuta della relativa documentazione; assolvimento dei relativi obblighi di legge.
  • Gestione finanziaria: vendite; risorse finanziarie; audit interni e gestione dei fornitori.
  • Sondaggi: sondaggi d'opinione tra gli interessati per raccogliere le opinioni degli interessati sui Servizi offerti dalla nostra organizzazione.
  • Miglioramento dei Servizi: identificazione di eventuali problematiche relative ai Servizi esistenti; programmazione di miglioramenti dei Servizi esistenti e creazione di nuovi Servizi.
  • Risorse Umane: gestione delle candidature per posizioni aperte presso KLDiscovery.

Conferimento volontario di Dati Personali e conseguenze della mancata comunicazione: Il conferimento dei Dati Personali da parte dell’interessato è volontario e, di norma, costituisce un presupposto necessario per stipulare un contratto con noi e per consentirci di adempiere ai nostri obblighi contrattuali nei confronti dell’interessato. Sebbene non sussista alcun obbligo di legge a carico dell’interessato di fornire i propri Dati Personali, il rifiuto dell’interessato in tal senso implica l'impossibilità, per la nostra azienda, di instaurare con esso un rapporto contrattuale e di adempiere alle corrispondenti obbligazioni nei suoi confronti.

(C) Divulgazione di Dati Personali a terzi

Conformemente alle disposizioni di legge applicabili, i Dati Personali dell’interessato potrebbero essere trasmessi ad altri soggetti del gruppo KLDiscovery per adempiere gli obblighi contrattuali verso l'interessato, oppure per legittime finalità della nostra azienda (fra cui la fornitura di Servizi agli interessati e il funzionamento dei nostri Siti Web). Potremmo altresì comunicare Dati Personali dell’interessato ai seguenti soggetti:

  • autorità giudiziarie e di vigilanza, su richiesta di queste ultime o al fine di segnalare una violazione, anche presunta, delle vigenti leggi o normative;
  • commercialisti, revisori contabili, legali e altri consulenti professionisti esterni di KLDiscovery, nel rispetto degli obblighi di riservatezza vincolanti di natura contrattuale oppure ex lege;
  • terzi Responsabili del Trattamento ovunque nel mondo (quali fornitori di servizi di pagamento; canali e partner commerciali, società di spedizioni/corrieri; fornitori di tecnologia; fornitori di servizi di sondaggio sulla soddisfazione dei clienti; operatori di servizi di "live chat"; e soggetti operanti nell'ambito della conformità normativa, ad esempio per la verifica di eventuali liste predisposte da pubbliche amministrazioni, come lo statunitense Office for Foreign Asset Control, e indicanti le persone o i soggetti destinatari di sanzioni), nel rispetto dei requisiti di seguito esposti nella presente Sezione (C);
  • qualsiasi soggetto, autorità preposta all'applicazione della legge o tribunale, nella misura necessaria ai fini della costituzione, dell'esercizio o della difesa di diritti riconosciuti dalla legge, così come a qualsivoglia soggetto competente in materia di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali;
  • qualsiasi soggetto terzo acquirente, in caso di cessione o di trasferimento di tutta o parte della nostra a azienda o delle nostre attività (anche in caso di ristrutturazione, scioglimento o liquidazione), ma unicamente nel rispetto delle vigenti leggi in materia di protezione dei dati personali; e
  • i nostri Siti Web possono impiegare contenuti di terzi. Qualora l'interessato decida di interagire con tali contenuti, i suoi Dati Personali potrebbero essere condivisi con il fornitore terzo della corrispondente piattaforma di social media. Si raccomanda, pertanto, di prendere visione della politica sulla privacy adottata da detto soggetto terzo prima di procedere in tal senso.

Qualora, ai fini del Trattamento dei Dati Personali, incaricassimo un soggetto terzo in qualità di Responsabile del Trattamento, stipuleremo con quest'ultimo un contratto per il trattamento dei dati, come previsto dalle vigenti normative in materia di protezione dei dati personali, affinché detto Responsabile del Trattamento sia contrattualmente obbligato a: (i) sottoporre a trattamento i Dati Personali unicamente secondo le nostre previe istruzioni scritte; e (ii) impiegare misure volte a garantire la riservatezza e la sicurezza dei Dati Personali; unitamente al rispetto di tutti gli ulteriori obblighi previsti dalle vigenti normative. In ogni caso, KLDiscovery resta la prima responsabile degli atti e delle omissioni dei terzi ai quali abbia affidato i dati personali. Prima di trasferire a tali terzi i dati personali, KLDiscovery si assicurerà che essi siano dotati di misure di sicurezza e di gestione dei dati conformi agli standard richiesti da KLDiscovery.

Potremmo rendere anonimi Dati Personali per quanto concerne l'uso dei Siti Web (per esempio, registrandoli in una forma aggregata) e condividere detti Dati anonimizzati con i nostri partner commerciali (inclusi partner commerciali di soggetti terzi).

(D) Trasferimenti internazionali di Dati Personali

A causa della natura internazionale del nostro business, potremmo dover trasferire i Dati Personali dell’interessato all’interno del Gruppo KLDiscovery, nonché a terzi come specificato nella precedente Sezione (C), in relazione alle finalità illustrate nella presente Informativa. Per tale ragione, i Dati Personali degli interessati potrebbero essere trasferiti verso paesi terzi che garantiscono un minor livello di protezione dei dati rispetto all'UE, a causa di un quadro normativo e di obblighi da rispettare in materia di protezione dei dati diversi da quelli che trovano applicazione nel paese in cui si trova l'interessato.

In caso di trasferimento dei Dati Personali dell’interessato verso paesi terzi, la nostra azienda agisce nel rispetto delle Clausole Contrattuali Standard, ove ciò sia previsto. È possibile richiedere una copia delle nostre Clausole Contrattuali Standard contattando i recapiti indicati nella Sezione (N) infra.

(E) Accreditamento presso il Dipartimento del Commercio statunitense

KLDiscovery è accreditata presso il Dipartimento del Commercio statunitense ai sensi dello Scudo UE-USA per la Privacy e dello Scudo Svizzera-USA per la Privacy (il “Privacy Shield”). Anche se la nostra azienda non effettuerà il trasferimento di dati personali dall’Unione Europea, dal Regno Unito o dalla Svizzera verso gli Stati Uniti sulla base del Privacy Shield, KLDiscovery continuerà a ottemperare agli obblighi di cui allo stesso. A seguito della sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea del 16 Luglio 2020, che ha dichiarato l’invalidità dei trasferimenti di dati personali basati sul Privacy Shield, il Dipartimento del Commercio statunitense ha stabilito che continuerà a gestire il sistema del Privacy Shield e, tra gli altri, a elaborare le richieste di autocertificazione e di ricertificazione al Privacy Shield e a mantenere la Privacy Shield List. Per maggiori informazioni riguardo al Privacy Shield, ai relativi requisiti di protezione dei dati personali e per consultare la nostra certificazione, si invita a visitare il sito https://www.privacyshield.gov/.

(F) Sicurezza dei Dati

Nel rispetto delle vigenti normative, abbiamo adottato adeguate misure di sicurezza sul piano tecnico e organizzativo, volte a proteggere i Dati Personali degli interessati dalla distruzione accidentale o illecita, nonché dallo smarrimento, dall'alterazione, dalla divulgazione non autorizzata e dall'accesso non autorizzato, così come da altre forme illecite e non autorizzate di Trattamento.

L’interessato è tenuto ad accertarsi che l’invio dei suoi Dati Personali avvenga in modo sicuro.

(G) Correttezza dei Dati

Adottiamo ogni ragionevole misura per assicurare:

  • la correttezza e, ove necessario, l'aggiornamento dei Dati Personali oggetto di Trattamento; e
  • la tempestiva eliminazione o la rettifica dei Dati Personali oggetto di Trattamento che risultano inesatti (tenuto conto delle finalità del Trattamento dei medesimi).

All’occorrenza potremo richiedere all’interessato di confermare la correttezza dei propri Dati Personali.

(H) Minimizzazione dei Dati

Adottiamo ogni ragionevole misura per assicurare che i Dati Personali oggetto di Trattamento siano soltanto quelli ragionevolmente richiesti in relazione alle finalità esposte nella presente Informativa (fra cui la fornitura di Servizi all’interessato).

(I) Conservazione dei Dati

Adottiamo ogni ragionevole misura per assicurare che il Trattamento dei Dati Personali abbia luogo unicamente per il tempo minimo necessario al perseguimento delle finalità esposte nella presente Informativa sulla Privacy. Copie dei Dati Personali dell'interessato saranno conservate in una forma che ne consente l'identificazione esclusivamente per il periodo durante il quale:

  • sussista un rapporto con l'interessato (per esempio, se l'interessato fruisce dei servizi offerti dalla nostra azienda o non ha annullato l'iscrizione alla nostra mailing list, in cui è stato legittimamente inserito); o
  • i Dati Personali dell’interessato sono necessari in relazione alle finalità legittime illustrate nella presente Informativa sulla Privacy e munite di fondamento giuridico (per esempio, se i dati personali sono inseriti in un ordine trasmesso dal datore di lavoro dell'interessato e possono essere trattati in forza di un nostro legittimo interesse per finalità di gestione della nostra attività d'impresa, nonché ai fini dell'adempimento delle obbligazioni poste a nostro carico dal relativo contratto).

Inoltre, conserveremo Dati Personali:

  • per la durata di qualsiasi periodo di prescrizione previsto da vigenti normative (ossia il periodo durante cui un soggetto può intentare un'azione legale nei confronti della nostra azienda in relazione ai Dati Personali dell'interessato, oppure rispetto al quale i Dati Personali potrebbero rilevare); e
  • per un ulteriore periodo di due (2) mesi dal termine del succitato periodo di prescrizione (di modo che, nell'eventualità di un'azione legale intentata nei confronti della nostra azienda al termine del periodo di prescrizione, essa possa disporre di un lasso di tempo sufficiente in cui identificare i Dati Personali rilevanti a tale riguardo).

Qualora vengano promossi procedimenti legali rilevanti, i Dati Personali dell’interessato potrebbero essere trattati per il tempo ulteriormente necessario ai fini di detti procedimenti.

Durante i periodi di tempo sopra menzionati in relazione ad eventuali azioni legali, il Trattamento dei Dati Personali sarà limitato alla conservazione di questi ultimi e al mantenimento della loro sicurezza, ad eccezione del caso in i Dati Personali debbano essere consultati alla luce di azioni legali o di obblighi di legge.

Al termine dei periodi di conservazione sopra descritti procederemo alla cancellazione o alla distruzione definitiva dei Dati Personali degli interessati.

(J) Diritti riconosciuti dalla legge agli interessati

In conformità alla normativa vigente sulla protezione dei dati personali, all'interessato viene riconosciuta una serie di diritti rispetto al Trattamento dei propri Dati Personali, che includono:

  • il diritto di richiedere l'accesso ai Dati Personali oggetto di Trattamento o di controllo da parte della nostra azienda, oppure di richiederne una copia, unitamente a informazioni sulla natura, sul trattamento e sulla divulgazione dei dati medesimi;
  • il diritto di richiedere la rettifica di qualsiasi inesattezza presente nei Dati Personali oggetto di Trattamento o di controllo da parte della nostra azienda;
  • il diritto di richiedere, per motivi legittimi: o la cancellazione dei Dati Personali oggetto di Trattamento o di controllo da parte della nostra azienda; oppure o la limitazione del Trattamento dei Dati Personali oggetto di Trattamento o di controllo da parte della nostra azienda;
  • il diritto di opporsi, sulla base di motivazioni legittime, al Trattamento dei propri Dati Personali effettuato dalla nostra azienda o per conto di essa;
  • il diritto di trasmettere a un altro Titolare del Trattamento i Dati Personali oggetto di Trattamento o di controllo da parte della nostra azienda, in quanto applicabile;
  • il diritto di revocare il consenso al Trattamento, laddove la liceità del trattamento è basata sul consenso; e
  • il diritto di proporre reclamo a un'Autorità per la Protezione dei Dati relativamente al Trattamento dei propri Dati Personali effettuato dalla nostra azienda o per conto di essa. È possibile reperire i contatti delle Autorità sul sito https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

Quanto esposto non pregiudica i diritti dell’interessato previsti dalla legge.

Per esercitare uno o più fra tali diritti o per richiedere informazioni su di essi o su qualsivoglia altra disposizione della presente Informativa o, ancora, sul Trattamento dei Dati Personali, l’interessato può contattarci ai recapiti indicati nella Sezione (N) di cui infra.

L'eventuale prestazione di Servizi in favore dell’interessato a fronte degli ordini pervenuti è disciplinata dai termini contrattuali forniti all'interessato medesimo. In caso di incongruenze tra i menzionati termini e la presente Informativa, quest'ultima ha carattere integrativo.

(K) Cookie

I cookie sono piccoli file che vengono installati sul browser dell'interessato quando esso visita un sito web (compresi i nostri Siti Web). Essi raccolgono informazioni sul dispositivo, sul browser e, talvolta, sulle preferenze e sulle abitudini di navigazione. Il Trattamento dei Dati Personali può avvenire tramite la tecnologia dei cookie, conformemente alla nostra Cookie Policy.

(L) Termini d'Uso

Qualsivoglia uso dei nostri Siti Web è soggetto ai nostri Termini d'Uso.

(M) Marketing Diretto

Nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili, qualora l'interessato abbia espressamente accordato il proprio consenso conformemente alla legge vigente o qualora la nostra azienda invii a esso comunicazioni pubblicitarie e di marketing relative a nostri prodotti e a servizi dalle caratteristiche analoghe, il Trattamento dei Dati Personali può aver luogo al fine di contattare l'interessato tramite e-mail, telefono, posta tradizionale o altro mezzo di comunicazione, fornendo informazioni o Servizi che potrebbero risultare di suo interesse. Nel corso della prestazione di Servizi potrebbero essere trasmesse informazioni sui nostri Servizi, sulle promozioni future e su altri aspetti di presumibile interesse, utilizzando i recapiti forniti dall'interessato e, in ogni caso, agendo sempre nel rispetto delle vigenti normative.

In ogni momento, l'interessato può annullare l'iscrizione alla mailing list promozionale o alle newsletter semplicemente facendo clic sul corrispondente link presente in tutte le e-mail o nelle newsletter inviate. Una volta annullata l'iscrizione, la nostra azienda non invierà più all’interessato email per finalità di marketing o newsletter, riservandosi la facoltà di contattare l’interessato nella misura in cui sia necessario allo svolgimento dei Servizi da quest’ultimo richiesti.

(N) Recapiti

Per commenti, domande o dubbi sul contenuto nella presente Informativa o su qualsiasi altro aspetto relativo al Trattamento dei Dati Personali da parte di KLDiscovery, rivolgersi al pertinente contatto specificato di seguito:

Seguono i Titolari del Trattamento interessati dalla presente informativa:

Paese

Denominazione Sociale

Sede Legale e Contatto

Regno Unito

KLDiscovery Ontrack Limited

 

UK Data Privacy Queries, Global House, 1 Ashley Avenue, Epsom, Surrey, KT18 5AD

Data-protection@kldiscovery.com

 

KLDiscovery Limited

 

UK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB

Data-protection@kldiscovery.com

Irlanda

KLDiscovery Limited

 

Irish Data Privacy Queries, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, DO1 H104

Data-protection@kldiscovery.com

Danimarca

Ibas Ontrack ApS

Danish Data Privacy Queries, Gammel Kongevej 1, 1610 København V

Danmark-data-beskyttelse@kldiscovery.com

Finlandia

Ibas Ontrack Oy

Finnish Data Privacy Queries, Lakkisepante 11, 00620, Helsingfors

Datan-suojelu@kldiscovery.com

Paesi Bassi

 

KLDiscovery Ontrack B.V

Dutch Data Privacy Queries, De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, The Netherlands

Gegevensbescherming@kldiscovery.com

Svezia

Ibas Ontrack AB

Swedish Data Privacy Queries, Box 1005, 751 40 Uppsala

Dataskydd@kldiscovery.com

Norvegia

Ibas Ontrack AS

Norwegian Data Privacy Queries, Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger

Data-beskyttelse@kldiscovery.com

Germania

KLDiscovery Ontrack GmbH

German Data Privacy Queries,

Geschäftsanschrift: Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen

Datenschutz@kldiscovery.com

Italia

KLDiscovery Ontrack Srl

Richieste di informazioni sulla Protezione dei Dati per l'Italia, Gallarate (VA), Via Marsala 34/A, CAP 21013

Protezione-dati@kldiscovery.com

Polonia

KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o

Polish Data Privacy Queries, Katowice (40-082), ul. Jana III Sobieskiego 11, Poland

Ochrona-danych@kldiscovery.com

Singapore

 

KLDiscovery Ontrack Pte Ltd

Singapore Data Privacy Queries, 3 International Business Park

#02-27, Nordic European Centre

Singapore 609927

Singapore-data-protection@kldiscovery.com

Cina

Kroll Ontrack Information Technology Service (Shanghai) Co., Ltd

Chinese Data Privacy Queries, Room 945, 9/F Eco City
No 1788, Nanjing West Road, Jing’an District, Shanghai 200040, China

China-data-protection@kldiscovery.com

Giappone

 

KLDiscovery Ontrack K.K.

Japanese Data Privacy Queries, 3F Hibiya International Building, 2-2-3 Uchisaiwaicho, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0011, Japan

Japan-data-protection@kldiscovery.com

Hong Kong

 

KLDiscovery Ontrack (HK) Limited

Hong Kong Data Privacy Queries, Room 1702, 17/F Central Plaza

18 Harbour Road

Wanchai, Hong Kong

Hongkong-data-protection@kldiscovery.com

Spagna

 

KLDiscovery Ontrack SL

Spanish Data Privacy Queries, C/Anabel Segura 7, 1ª planta, oficina B, 28108 – Alcobendas, Madrid

Proteccion-de-datos@kldiscovery.com

Francia

 

KLDiscovery Ontrack Sarl

French Data Privacy Queries, 2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413

Protection-des-donnees@kldiscovery.com

Svizzera

KLDiscovery Ontrack (Switzerland) GmbH

 

Swiss Data Privacy Queries, Hertistrasse 25, 8304 Wallisellen

Datenschutz@kldiscovery.com

Australia

KLDiscovery Ontrack Pty Ltd

Australian Data Privacy Queries, 9/28 Donkin St, West End QLD 4101, Australia

Australia-data-privacy@kldiscovery.com

USA

LDiscovery, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300, McLean, VA 22102-3810

Data-privacy@kldiscovery.com

LDiscovery TX, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300, McLean, VA 22102-3810

Data-privacy@kldiscovery.com

KLDiscovery Ontrack, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 9023 Columbine Road
Eden Prairie, MN 55347

Data-privacy@kldiscovery.com

KLDiscovery Ontrack Franchise, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 9023 Columbine Road
Eden Prairie, MN 55347

Data-privacy@kldiscovery.com

Canada

Kroll Ontrack Canada Co

Canadian Data Privacy Queries, 1871 Hollis Street, Suite 200, Halifax, NS, B3J 0C3
Canada

Data-privacy@kldiscovery.com

India

KLDiscovery Private Limited

Indian Data Privacy Queries, 4, Chandan Niwas (Old), M. V. Road, Off.Andheri Kurla Road, Opp. Vishal Hall, Andheri East, Mumbai – 400069, Maharashtra, India

Deta-suraksha@kldiscovery.com

 

Si precisa che, laddove il Titolare del Trattamento in elenco sia situato fuori dall'Unione Europea, è possibile contattare il soggetto con sede nel proprio Stato Membro.

(O) Definizioni

  • "Titolare del Trattamento": è il soggetto che determina le finalità e i mezzi del Trattamento dei Dati Personali. In diversi Stati il Titolare del Trattamento è il principale responsabile per l'adempimento delle vigenti normative in materia di protezione dei dati.
  • "Autorità per la Protezione dei Dati": è un'autorità pubblica indipendente legalmente preposta all'attività di vigilanza sul rispetto delle disposizioni di legge applicabili in materia di protezione dei dati.
  • "SEE": è lo Spazio Economico Europeo.
  • "Dati Personali": sono le informazioni relative a qualsivoglia persona o le informazioni tramite cui una persona è identificabile. Esempi di Dati Personali suscettibili di Trattamento da parte della nostra azienda sono forniti nella precedente Sezione (B).
  • "Trattare", "Trattamento" o "Trattato": qualsiasi operazione compiuta con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicata a Dati Personali, quali la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
  • "Responsabile del Trattamento": è la persona fisica o giuridica che effettua il Trattamento dei Dati Personali per conto del Titolare del Trattamento (esclusi i dipendenti del Titolare del Trattamento).
  • "Servizi": sono i servizi forniti da KLDiscovery.
  • "Dati Personali Sensibili": sono i Dati Personali che rivelano la razza o l'origine etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, le condizioni di salute psico-fisica, la vita e all’orientamento sessuale., i dati relativi alle condanne penale e ai reati e il numero di identificazione nazionale così come qualsiasi altra informazione considerata sensibile ai sensi delle vigenti normative.

2 febbraio 2021


Last Revision Date: September, 2020

(A) This Policy

This Policy is issued by the entities listed in Section N below (together, “KLDiscovery”, “we”, “us” or “our”). This Policy is addressed to individuals outside our organisation with whom we interact, including visitors to our websites (our “Websites”), customers, suppliers, applicants and other users of our Services (together, “you”). Defined terms used in this Policy are explained in Section (O) below.

For the purposes of this Policy, KLDiscovery is the Controller of your Personal Data. Contact details are provided in Section (N) below for the applicable KLDiscovery entity can answer queries about the use and processing of your Personal Data.

This Policy may be amended or updated from time to time to reflect changes in our practices with respect to the Processing of Personal Data, or changes in applicable law. We encourage you to read this Policy carefully, and to regularly check this page to review any changes we might make in accordance with the terms of this Policy.

KLDiscovery operates under the following brands: KLDiscovery, Ontrack and Ibas.

(B) Processing your Personal Data


Collection of Personal Data: We may collect Personal Data about you:

  • When you contact us via email, telephone or by any other means.
  • In the ordinary course of our relationship with you (e.g., Personal Data we obtain in the course of administering your payments).
  • By recording telephone calls with you.
  • When we provide Services.
  • When we receive your Personal Data from third parties who provide it to us, such as credit reference agencies or law enforcement agencies.
  • When you visit any of our Websites or use any features or resources available on or through our Websites. When you visit a Website, your device and browser may automatically disclose certain information (such as device type, operating system, browser type, browser settings, IP address, language settings, dates and times of connecting to a Website and other technical communications information), some of which may constitute Personal Data.
  • When you submit your resume/CV to us for a job application.

Creation of Personal Data: In providing our Services, we may also create Personal Data about you, such as records of your interactions with us and details of your order history.

Relevant Personal Data: The categories of Personal Data about you that we may Process include:

  • Personal details: name(s); gender; date of birth / age; nationality; and photograph.
  • Contact details: shipping address (e.g., for returning original media and/or storage devices); postal address; telephone number; email address; and social media profile details.
  • Payment details: billing address; bank account number or credit card number; cardholder or accountholder name; card or account security details; card ‘valid from’ date; and card expiry date.
  • Views and opinions: any views and opinions that you choose to send to us, or publicly post about us on social media platforms.Application details: all kind of application documents which you may submit (curriculum vitae, certificates, references, etc.)

Please note that the Personal Data about you that we process may also include Sensitive Personal Data as defined below.

Lawful basis for Processing Personal Data: In Processing your Personal Data in connection with the purposes set out in this Policy, we may rely on one or more of the following legal bases, depending on the circumstances:

  • we have obtained your prior express consent to the Processing (this legal basis is only used in relation to Processing that is entirely voluntary – it is not used for Processing that is necessary or obligatory in any way);
  • the Processing is necessary in connection with any contract that you may enter into with us;
  • the Processing is required by applicable law;
  • the Processing is necessary to protect the vital interests of any individual; or
  • we have a legitimate interest in carrying out the Processing for the purpose of managing, operating or promoting our business, and that legitimate interest is not overridden by your interests, fundamental rights, or freedoms.

Processing your Sensitive Personal Data: We do not seek to collect or otherwise Process your Sensitive Personal Data, except where:

  • the Processing is required or permitted by applicable law (e.g., to comply with our diversity reporting obligations);
  • the Processing is necessary for the detection or prevention of crime (including the prevention of fraud, money laundering and financing terrorism);
  • the Processing is necessary for the establishment, exercise or defence of legal rights; or
  • we have, in accordance with applicable law, obtained your prior explicit consent prior to Processing your Sensitive Personal Data (as above, this legal basis is only used in relation to Processing that is entirely voluntary – it is not used for Processing that is necessary or obligatory in any way).

Purposes for which we may Process your Personal Data: The purposes for which we may Process Personal Data, subject to applicable law, include:

  • Our Websites: operating and managing our Websites; providing content to you; displaying advertising and other information to you when you visit our Websites; and communicating and interacting with you via our Websites.
  • Provision of Services: providing our Websites and other Services; providing Services in response to orders; and communications in relation to those Services.
  • Communications: communicating with you via any means (including via email, telephone, text message, social media, post or in person) subject to ensuring that such communications are provided to you in compliance with applicable law.
  • Communications and IT operations: management of our communications systems; operation of IT security; and IT security audits.
  • Health and safety: health and safety assessments and record keeping; and compliance with related legal obligations.
  • Financial management: sales; finance; corporate audit; and vendor management.
  • Surveys: engaging with you for the purposes of obtaining your views on our Services.
  • Improving our Services: identifying issues with existing Services; planning improvements to existing Services; and creating new Services.
  • Human Resources: administration of applications for positions with KLDiscovery.

Voluntary provision of Personal Data and consequences of non-provision: The provision of your Personal Data to us is voluntary and will usually be a requirement necessary in order to enter into a contract with us and to enable us to fulfil our contractual obligations towards you. You are under no statutory obligation to provide your Personal Data to us; however, if you decide not to provide us with your Personal Data, we will not be able to conclude a contractual relationship with you and to fulfil our contractual obligations towards you.


(C) Disclosure of Personal Data to third parties

We may disclose your Personal Data to other entities within the KLDiscovery group, in order to fulfil our contractual obligations towards you or for legitimate business purposes (including providing Services to you and operating our Websites), in accordance with applicable law. In addition, we may disclose your Personal Data to:

  • legal and regulatory authorities, upon request, or for the purposes of reporting any actual or suspected breach of applicable law or regulation;
  • accountants, auditors, lawyers and other outside professional advisors to KLDiscovery, subject to binding contractual or legal obligations of confidentiality;
  • third party Processors (such as payment services providers, channel and retail partners, shipping/courier companies; technology suppliers, customer satisfaction survey providers, operators of “live-chat” services and processors who provide compliance services such as checking government issued prohibited lists, like the US Office for Foreign Asset Control), located anywhere in the world, subject to the requirements noted below in this Section (C);
  • any relevant party, law enforcement agency or court, to the extent necessary for the establishment, exercise or defence of legal rights, or any relevant party for the purposes of prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties;
  • any relevant third party acquirer(s), in the event that we sell or transfer all or any relevant portion of our business or assets (including in the event of a reorganization, dissolution or liquidation), but only in accordance with the applicable law; and our Websites may use third party content.

If you choose to interact with any such content, your Personal Data may be shared with the third party provider of the relevant social media platform. We recommend that you review that third party’s privacy policy before interacting with its content If we engage a third-party Processor to Process your Personal Data, we will conclude a data processing agreement as required by the applicable laws with such third-party Processor so that the Processor will be subject to binding contractual obligations to: (i) only Process the Personal Data in accordance with our prior written instructions; and (ii) use measures to protect the confidentiality and security of the Personal Data; together with any additional requirements under applicable law. In all cases, KLDiscovery is primarily liable for the acts and omissions of such third parties to whom KLDiscovery has entrusted personal data. KLDiscovery shall ensure that all such third parties maintain security and data handling measures to standards prescribed by KLDiscovery prior to transferring such personal data to the applicable third party.

We may anonymize Personal Data about the use of the Websites (e.g., by recording such data in an aggregated format) and share such anonymized data with our business partners (including third party business partners).


(D) International transfer of Personal Data

Because of the international nature of our business, we may need to transfer your Personal Data within the KLDiscovery Group, and to third parties as noted in Section (C) above, in connection with the purposes set out in this Policy. For this reason, we may transfer your Personal Data to other countries that may have lower standards for data protection than the EU due to different laws and data protection compliance requirements to those that apply in the country in which you are located.

Where we transfer your Personal Data to other countries, we do so, where required on the basis of Standard Contractual Clauses. You may request a copy of our Standard Contractual Clauses using the contact details provided in Section (N) below.

Transfers of Personal Data to the United Kingdom after the Withdrawal of the United Kingdom from the European Union The United Kingdom exercised Article 50 of the applicable Treaty on the European Union to withdraw from the European Union.

From December 31, 2020 (“Cessation Date”) all European Union primary and secondary law will formally cease to apply to the United Kingdom. The European Commission’s guidance confirms that the United Kingdom will become a “third country” under the General Data Protection Regulation 2016/679 (“GDPR”) from the Cessation Date, although GDPR standards were applied in the UK up to the Cessation Date through the enactment of the Data Protection Act 2018. Therefore, the rules for transfer of personal data set out in the GDPR to third countries will apply when transferring Personal Data to the United Kingdom from the Cessation Date.

Where we transfer your Personal Data from the European Union to the United Kingdom in connection with the purposes set out in this Policy, from the Cessation Date, we will do so on the basis of Standard Contractual Clauses. You may request a copy of our Standard Contractual Clauses using the contact details provided in Section (N) below.

(E) Accreditation from U.S. Department of Commerce

KLDiscovery is accredited with the U.S. Department of Commerce under the EU–U.S. Privacy Shield Framework and the Swiss–U.S. Privacy Shield Framework. Although we will not base personal data transfers from the EU, the United Kingdom or from Switzerland, to the USA on the basis of the Privacy Shield frameworks, we will still adhere to the obligations under the EU-U.S. and Swiss-US Privacy Shield Frameworks. Following the decision of the Court of Justice of the European Union on July 16, 2020, declaring personal data transfers based on EU-U.S. Privacy Shield invalid, the U.S. Department of Commerce has stated that it will continue to administer the Privacy Shield program, including processing submissions for self-certification and re-certification to the Privacy Shield Frameworks and maintaining the Privacy Shield List. To learn more about the Privacy Shield program, its data protection requirements and to view our certification, please visit https://www.privacyshield.gov/.

(F) Data Security

We have implemented appropriate technical and organizational security measures designed to protect your Personal Data against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure, unauthorised access, and other unlawful or unauthorised forms of Processing, in accordance with applicable law.


You are responsible for ensuring that any Personal Data that you send to us are sent securely.

(G) Data Accuracy

We take every reasonable step to ensure that:

  • your Personal Data that we Process are accurate and, where necessary, kept up to date; and
  • any of your Personal Data that we Process that are inaccurate (having regard to the purposes for which they are Processed) are erased or rectified without delay.

From time to time we may ask you to confirm the accuracy of your Personal Data.

(H) Data Minimisation

We take every reasonable step to ensure that your Personal Data that we Process are limited to the Personal Data reasonably required in connection with the purposes set out in this Policy (including the provision of Services to you).

(I) Data Retention

We take every reasonable step to ensure that your Personal Data is only processed for the minimum period necessary for the purposes set out in this Policy. We will retain copies of your Personal Data in a form that permits identification only for as long as:

  • we maintain an ongoing relationship with you (e.g., where you are a user of our services, or you are lawfully included in our mailing list and have not unsubscribed); or
  • your Personal Data are necessary in connection with the lawful purposes set out in this Policy, for which we have a valid legal basis (e.g., where your personal data are included in an order placed by your employer, and we have a legitimate interest in processing those data for the purposes of operating our business and fulfilling our obligations under that contract).

Additionally, we will retain Personal Data for the duration of:

  • any applicable limitation period under applicable law (i.e., any period during which any person could bring a legal claim against us in connection with your Personal Data, or to which your Personal Data may be relevant); and
  • an additional two (2) month period following the end of such applicable limitation period (so that, if a person brings a claim at the end of the limitation period, we are still afforded a reasonable amount of time in which to identify any Personal Data that are relevant to that claim),

In the event any relevant legal claims are brought, we may continue to Process your Personal Data for such additional periods as are necessary in connection with that claim.

During the periods noted above in relation to legal claims, we will restrict our Processing of your Personal Data to storage of, and maintaining the security of, the Personal Data, except to the extent that the Personal Data needs to be reviewed in connection with any legal claim, or any obligation under applicable law.

Once the periods above, each to the extent applicable, have concluded, we will permanently delete or destroy the relevant Personal Data.

(J) Your legal rights

Subject to applicable law, you may have a number of rights regarding the Processing of your Personal Data, including:

  • the right to request access to, or copies of, your Personal Data that we Process or control, together with information regarding the nature, processing and disclosure of those Personal Data;
  • the right to request rectification of any inaccuracies in your Personal Data that we Process or control;
  • the right to request, on legitimate grounds:
  • erasure of your Personal Data that we Process or control; or
  • restriction of Processing of your Personal Data that we Process or control;
  • the right to object, on legitimate grounds, to the Processing of your Personal Data by us or on our behalf;
  • the right to have your Personal Data that we Process or control transferred to another Controller, to the extent applicable;
  • the right to withdraw your consent to Processing, where the lawfulness of processing is based on consent; and
  • the right to lodge complaints with a Data Protection Authority regarding the Processing of your Personal Data by us or on our behalf. Addresses of Authorities can be found on: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

This does not affect your statutory rights.

To exercise one or more of these rights, or to ask a question about these rights or any other provision of this Policy, or about our Processing of your Personal Data, please use the contact details provided in Section (N) below.

If we are providing you with Services based on orders, such provision of Services is regulated by contractual terms provided to you. In case of discrepancies between such terms and this Policy, this Policy is supplementary.

(K) Cookies

A cookie is a small file that is placed on your device when you visit a website (including our Websites). It records information about your device, your browser and, in some cases, your preferences and browsing habits. We may Process your Personal Data through cookie technology, in accordance with our Cookie Policy.

(L) Terms of Use

All use of our Websites is subject to our Terms of Use.

(M) Direct Marketing

Subject to applicable law, where you have provided explicit consent in accordance with the applicable law or where we are sending you advertising and marketing communications relating to our similar products and services, we may Process your Personal Data to contact you via email, telephone, direct mail or other communication formats to provide you with information or Services that may be of interest to you. If we provide Services to you, we may send information to you regarding our Services, upcoming promotions and other information that may be of interest to you, using the contact details that you have provided to us and always in compliance with applicable law.

You may unsubscribe from our promotional email list or newsletters at any time by simply clicking on the unsubscribe link included in every email or newsletter we send. After you unsubscribe, we will not send you further emails, but we may continue to contact you to the extent necessary for the purposes of any Services you have requested.

(N) Contact details

If you have any comments, questions or concerns about any of the information in this Policy, or any other issues relating to the Processing of Personal Data by KLDiscovery, please contact the appropriate contact named below:

The Controllers in respect of whom this policy is issued are as follows:

Please note that, where a Controller is listed outside the European Union, you may contact the entity in your jurisdiction.  

Country

Corporate name

Registered address and Contact

UK

KLDiscovery Ontrack Limited

 

UK Data Privacy Queries, Global House, 1 Ashley Avenue, Epsom, Surrey, KT18 5AD

Data-protection@kldiscovery.com

 

KLDiscovery Limited

 

UK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB

Data-protection@kldiscovery.com

Ireland

KLDiscovery Limited

 

Irish Data Privacy Queries, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, DO1 H104

Data-protection@kldiscovery.com

Denmark

Ibas Ontrack ApS

Danish Data Privacy Queries, Gammel Kongevej 1, 1610 København V

Danmark-data-beskyttelse@kldiscovery.com

Finland

Ibas Ontrack Oy

Finnish Data Privacy Queries, Lakkisepante 11, 00620, Helsingfors

Datan-suojelu@kldiscovery.com

Netherlands

 

KLDiscovery Ontrack B.V

Dutch Data Privacy Queries, De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, The Netherlands

Gegevensbescherming@kldiscovery.com

Sweden

Ibas Ontrack AB

Swedish Data Privacy Queries, Box 1005, 751 40 Uppsala

Dataskydd@kldiscovery.com

Norvway

Ibas Ontrack AS

Norwegian Data Privacy Queries, Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger

Data-beskyttelse@kldiscovery.com

Germany

KLDiscovery Ontrack GmbH

German Data Privacy Queries,

Geschäftsanschrift: Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen

Datenschutz@kldiscovery.com

Italy

KLDiscovery Ontrack Srl

Richieste di informazioni sulla Protezione dei Dati per l'Italia, Gallarate (VA), Via Marsala 34/A, CAP 21013

Protezione-dati@kldiscovery.com

Poland

KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o

Polish Data Privacy Queries, Katowice (40-082), ul. Jana III Sobieskiego 11, Poland

Ochrona-danych@kldiscovery.com

Singapore

 

KLDiscovery Ontrack Pte Ltd

Singapore Data Privacy Queries, 3 International Business Park

#02-27, Nordic European Centre

Singapore 609927

Singapore-data-protection@kldiscovery.com

China

Kroll Ontrack Information Technology Service (Shanghai) Co., Ltd

Chinese Data Privacy Queries, Room 945, 9/F Eco City
No 1788, Nanjing West Road, Jing’an District, Shanghai 200040, China

China-data-protection@kldiscovery.com

Japan

 

KLDiscovery Ontrack K.K.

Japanese Data Privacy Queries, 3F Hibiya International Building, 2-2-3 Uchisaiwaicho, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0011, Japan

Japan-data-protection@kldiscovery.com

Hong Kong

 

KLDiscovery Ontrack (HK) Limited

Hong Kong Data Privacy Queries, Room 1702, 17/F Central Plaza

18 Harbour Road

Wanchai, Hong Kong

Hongkong-data-protection@kldiscovery.com

Spain

 

KLDiscovery Ontrack SL

Spanish Data Privacy Queries, C/Anabel Segura 7, 1ª planta, oficina B, 28108 – Alcobendas, Madrid

Proteccion-de-datos@kldiscovery.com

France

 

KLDiscovery Ontrack Sarl

French Data Privacy Queries, 2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413

Protection-des-donnees@kldiscovery.com

Switzerlanda

KLDiscovery Ontrack (Switzerland) GmbH

 

Swiss Data Privacy Queries, Hertistrasse 25, 8304 Wallisellen

Datenschutz@kldiscovery.com

Australia

KLDiscovery Ontrack Pty Ltd

Australian Data Privacy Queries, 9/28 Donkin St, West End QLD 4101, Australia

Australia-data-privacy@kldiscovery.com

USA

LDiscovery, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300, McLean, VA 22102-3810

Data-privacy@kldiscovery.com

LDiscovery TX, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300, McLean, VA 22102-3810

Data-privacy@kldiscovery.com

KLDiscovery Ontrack, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 9023 Columbine Road
Eden Prairie, MN 55347

Data-privacy@kldiscovery.com

KLDiscovery Ontrack Franchise, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 9023 Columbine Road
Eden Prairie, MN 55347

Data-privacy@kldiscovery.com

Canada

Kroll Ontrack Canada Co

Canadian Data Privacy Queries, 1871 Hollis Street, Suite 200, Halifax, NS, B3J 0C3
Canada

Data-privacy@kldiscovery.com

India

KLDiscovery Private Limited

Indian Data Privacy Queries, 4, Chandan Niwas (Old), M. V. Road, Off.Andheri Kurla Road, Opp. Vishal Hall, Andheri East, Mumbai – 400069, Maharashtra, India

Deta-suraksha@kldiscovery.com

(O) Definitions

‘Controller’ means the entity that decides how and why Personal Data is Processed. In many jurisdictions, the Controller has primary responsibility for complying with applicable data protection laws.

‘Data Protection Authority’ means an independent public authority that is legally tasked with overseeing compliance with applicable data protection laws.

‘EEA’ means the European Economic Area.

‘Personal Data’ means information that is about any individual, or from which any individual is identifiable. Examples of Personal Data that we may Process are provided in Section (B) above.

Process’, ‘Processing’ or ‘Processed’ means anything that is done with any Personal Data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

‘Processor’ means any person or entity that Processes Personal Data on behalf of the Controller (other than employees of the Controller).

‘Services’ means any services provided by KLDiscovery.

‘Sensitive Personal Data’ means Personal Data about race or ethnicity, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, physical or mental health, sexual life, any actual or alleged criminal offences or penalties, national identification number, or any other information that may be deemed to be sensitive under applicable law.