VOORWAARDEN VOOR ONTRACK GEGEVENSHERSTEL DIENSTEN
1 DEZE VOORWAARDEN
1.1 Deze voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op de levering van Gegevenshersteldiensten aan u door KLDiscovery Ontrack B.V., gevestigd aan de De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort (KvK 56256655) handelend onder de naam “Ontrack”. Lees deze Voorwaarden zorgvuldig, voordat u uw Bestelling bij ons plaatst. Deze Voorwaarden vertellen u wie wij zijn, op welke manier wij de Diensten aan u zullen leveren, op welke manier u en wij de Overeenkomst kunnen wijzigen of beëindigen, wat de procedure is bij een probleem en overige belangrijke informatie.
2 CONTACT GEGEVENS
2.1 Hoe kunt u ons bereiken U kunt telefonisch contact met ons opnemen via onze klantenservice op +31 800 5765565, door ons te schrijven naar Ontrack, De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, of nlinfo@ontrack.com, of door een van onze vertegenwoordigers te benaderen via ons ‘Live Chat’ platform op onze Website.
3 UITLEG
3.1 In deze Voorwaarden gelden onderstaande definities:
(a) “Apparatuur“ betekent uw Media en, indien van toepassing, Mobiele Telefoon;
(b) “Bestelling” heeft de betekenis zoals bepaald in artikel 4.3;
(c) "Contract" heeft de betekenis zoals bepaald in artikel 4.4;
(d) “Dienstbeschrijvingen” betekent de specifieke procedures die Ontrack toepast, zoals nader beschreven in onderstaande link https://www.ontrack.com/nl-nl/algemene-voorwaarden/data-recovery#omschrijving waar o.a. beperkingen aan de diensten, het niveau van dienstverlening en de verwachtingen uiteen worden gezet;
(e) “Diensten” betekent de gegevensherstel diensten die door ons aan u geleverd zullen worden, zoals beschreven in artikel 4 (Bestelprocedure) en 5 (Diensten) van deze Voorwaarden;
(f) “Gegevens” betekent gegevens in elektronische vorm van welke omschrijving dan ook, met inbegrip van ‘persoonsgegevens’, zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679;
(g) “Kosten” betekent de door u voor de Diensten te betalen kosten, zoals vastgelegd in de betreffende Offerte;
(h) "Media" betekent opslagmedia een harde schijven, USB-sticks, laptops, computers of andere apparaten;
(i) “Mobiele Telefoon” betekent enige mobiele telefoon;
(j) “Particuliere Klant” betekent een klant die een persoon is en niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf (met uitzondering, om iedere twijfel te vermijden, van elke Zakelijke Klant);
(k) “Offerte” heeft de betekenis zoals bepaald in artikel 4.1;
(l) "RDR" heeft de betekenis zoals bepaald in artikel 4.2;
(m) “Vertrouwelijke Informatie” betekent alle vertrouwelijke informatie (ongeacht de manier waarop deze opgeslagen of bewaard is) die door de ene partij aan de andere partij is geopenbaard in verband met de Diensten, inclusief maar niet beperkt tot uw Gegevens, onze Gegevens en eventuele informatie die door een der partijen als vertrouwelijk beschouwd wordt;
(n) “Website” betekent onze website op www.ontrack.com/nl/ of enige andere website die wij op enig moment gebruiken om ons bedrijf te voeren;
(o) “Zakelijke Klant” betekent een klant die handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf, inclusief maar niet beperkt tot een eenmanszaak, maatschap, vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of overheidsinstantie.
4 BESTELPROCEDURE
4.1 In geval van standaard gegevensherstel dient u, nadat eerst telefonisch overlegd is en een online-formulier via onze Website of per email is ingediend uw Apparatuur aan ons te zenden om door ons geëvalueerd te worden.Wij zullen redelijke inspanningen leveren om: (a) de Apparatuur te onderzoeken om vast te stellen (i) welke Gegevens toegankelijk zijn op de Apparatuur; (ii) wat de oorzaak is van eventuele beschadiging van de Apparatuur en/of de Gegevens op de Apparatuur; (iii) (zo ja) de hoeveelheid Gegevens die waarschijnlijk op de Apparatuur hersteld kunnen worden; (iv) indien u een kapotte Mobiele Telefoon heeft ingeleverd, of uw Mobiele Telefoon gerepareerd kan worden en welke hardware eventueel gerepareerd of vervangen moet worden om de betreffende functionaliteit in de Mobiele Telefoon te herstellen (“Gratis Evaluatie”); (b) de resultaten van onze Gratis Evaluatie aan u door te geven. Wij zullen u een offerte sturen met een beschrijving van de omvang van de Diensten en de toepasselijke Kosten (“Offerte”). Alle Diensten zullen geleverd worden overeenkomstig de Dienstbeschrijvingen.
4.2 Voor overige Diensten, zoals gegevensherstel op afstand (“RDR”) waarbij u geen Apparatuur aan ons verstrekt, of demagnetisering, zal de Offerte de verwachte werkzaamheden omvatten die Ontrack verwacht nodig te hebben om de Diensten uit te voeren.
4.3 Na ontvangst van onze Offerte kunt u, naar eigen keuze, hetzij: (i) met het dienstverzoek of ‘statement of work’ akkoord gaan en deze ondertekenen om een bestelling voor onze Diensten te plaatsen (“Bestelling”), hetzij (ii) een verzoek bij ons indienen om uw Apparatuur te retourneren (indien van toepassing), waarbij u akkoord gaat met betaling van de verzendkosten; of (iii) een verzoek bij ons indienen om uw Apparatuur te vernietigen, in welk geval wij toestemming hebben om uw Apparatuur onmiddellijk te vernietigen. Indien wij binnen 90 (negentig) kalenderdagen na datum van de Offerte geen Bestelling of verzoek om uw Apparatuur te retourneren hebben ontvangen, zullen wij uw Apparatuur verwijderen overeenkomstig toepasselijke wetgeving.
4.4 Uw Bestelling is door ons aanvaard, wanneer wij u per email onze aanvaarding bevestigen, op welk moment een wettelijk bindende overeenkomst tot stand komt tussen u en ons, beheersd door deze Voorwaarden (“Contract”). Wij zullen een bestelnummer aan uw Bestelling toekennen. U kunt ons van dienst zijn door het ordernummer bij de hand te hebben, wanneer u contact met ons opneemt. Onder geen enkele omstandigheid zullen eventuele algemene voorwaarden van de Klant van toepassing zijn op de Diensten, tenzij door Ontrack schriftelijk geaccepteerd.
5 ONZE DIENSTEN
5.1 In ruil voor betaling van de Kosten door u zullen wij de Diensten met redelijke zorgvuldigheid en vaardigheid leveren en overeenkomstig de Dienstenbeschrijving. Na een Bestelling zullen wij redelijke inspanningen leveren om: (i) Gegevens te vinden, repliceren, reconstrueren, toegang verlenen tot, converteren, herstellen en herstelde Gegevens aan u te retourneren op een versleutelde harde schijf of USB-stick (of andere door u verstrekte harde schijf) ; (ii) indien nodig, de Mobiele Telefoon repareren; (iii)zodanige andere diensten uitvoeren die wij schriftelijk met u overeengekomen zijn, zoals demagnetisering of RDR. Wanneer u de harde schijf of USB-stick met uw herstelde Gegevens van Ontrack ontvangt, dringen wij erop aan dat u onmiddellijk de harde schijf of USB-stick op functionaliteit controleert.
5.2 Remote Data Recovery (Gegegevensherstel op afstand). Voor zover u wilt dat Ontrack herstel van Gegevens uitvoert in gevallen waarbij het verstrekken van Apparatuur niet vereist is, kan Ontrack mogelijk een RDR (gegevensherstel op afstand) uitvoeren. U dient hiervoor de klantensoftware voor RDR van Ontrack te downloaden en installeren via de door Ontrack verstrekte link. Na installatie kunt u via een versleutelde internetverbinding verbinding met Ontrack maken. De RDR-verbinding wordt uitsluitend door Ontrack gebruikt om de herstelinstrumenten van Ontrack rechtstreeks in de apparatuur van de Klant te besturen. Uw Gegevens zullen tijdens dit proces niet aan Ontrack doorgegeven worden.
5.3 Demagnetisering. Ontrack zal uw Apparatuur (uitsluitend magnetische) in een demagnetiseerapparaat plaatsen dat de magnetische Gegevens die op de Apparatuur opgeslagen zijn, doeltreffend en veilig vervormt. Na het demagnetiseringsproces zijn de Gegevens niet meer leesbaar en zijn zij veilig vernietigd.
5.4 Indien het herstel van Gegevens volgens artikel 5.1 hierboven slaagt, zullen de herstelde Gegevens op een speciaal back-upmedium versleuteld opgeslagen worden (bijvoorbeeld externe harde schrijf of USB-stick). Het wachtwoord om versleutelde bestanden te openen zal per email aan de Klant doorgegeven worden. Ontrack verstrekt geen enkele garantie betreffende externe harde schijven, die geleverd worden overeenkomstig de voorwaarden van de fabrikant.
5.5 Onverminderd de bepalingen van artikel 5.4 hierboven zal Ontrack eveneens een back-up maken van de herstelde Gegevens en deze bewaren gedurende 30 (dertig) dagen vanaf de datum van verzending van de herstelde Gegevens naar de Klant. Tenzij de Klant binnen deze termijn om een kopie van deze back-up verzoekt, zal Ontrack de herstelde Gegevens onomkeerbaar wissen. Ontrack voert geen antiviruscontrole uit van de herstelde Gegevens en aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor het opsporen van virussen en voor enige daaruit voortvloeiende schade.
5.6 Reparatie Mobiele Telefoon. De primaire dienst die wij aanbieden, is het herstel van de Gegevens op de Mobiele Telefoon en wij bieden geen onafhankelijke reparatie voor Mobiele Telefoons aan. Voor zover reparatie mogelijk is zullen wij de Mobiele Telefoon repareren en de functionaliteit herstellen, zodat u deze onder normale gebruiksvoorwaarden kunt gebruiken.
5.7 U zult tijdens de Bestelprocedure geïnformeerd worden over de verwachte datum waarop de Diensten afgerond zullen zijn. De kosten van terugzending van de Apparatuur zullen de kosten zijn vastgelegd in de betreffende Offerte.
5.8 Voor bepaalde Diensten kunnen wij bepaalde informatie van u nodig hebben, zoals gebruikersnamen, wachtwoorden en/of toegangscodes. Als u deze informatie niet binnen een redelijke tijd na ons verzoek verstrekt, of als u onvolledige of onjuiste informatie verstrekt, kunnen wij een aanvullend redelijk bedrag in rekening brengen ter compensatie van eventuele extra werkzaamheden die daardoor nodig zijn. Wij zijn niet verantwoordelijk voor late levering of niet leveren van enig deel van de Diensten, indien dit veroorzaakt wordt doordat u ons de benodigde informatie niet verstrekt.
5.9 Wij kunnen de levering van Diensten opschorten om: (i) technische problemen te behandelen of technische wijzigingen aan te brengen; (ii) de Diensten aan te passen aan om wijzigingen in relevante wet- en regelgeving; (iii) door u verzochte wijzigingen in de Diensten aan te brengen. Wij kunnen de levering van Diensten eveneens opschorten, indien u niet betaalt.
5.10 Ook al gebruiken wij goedgekeurde reparaties van fabrikanten van de originele apparatuur, wij bieden geen garantie dat de Diensten zullen voldoen aan enige door de fabrikant van de originele apparatuur verstrekte garantie. De uitvoering van de Diensten door ons omvat geen enkele omstandigheid garantie dat de Diensten zullen slagen, dat uw Gegevens, geheel of gedeeltelijk, hersteld kunnen worden of bruikbaar zullen zijn, dat de Mobiele Telefoon gebruikt zal kunnen worden of dat wij enig ander specifiek resultaat zullen behalen. Met betrekking tot afzonderlijke bestanden kan Ontrack misschien niet alle applicaties beschikbaar hebben om dergelijke bestanden goed te kunnen lezen en de Diensten omvatten geen controle van de bruikbaarheid van de afzonderlijke bestanden bestemd voor herstel of de verwerking daarvan door middel van applicaties die gewoonlijk door de Klant worden gebruikt.
5.11 Ontrack garandeert dat de RDR klant software: (a) geen programmeercode of -instructies bevat die opzettelijk ontworpen is om computerprogramma’s, gegevensbestanden of werkingen te verstoren, uit te schakelen, beschadigen, veranderen of anderszins nadelig te beïnvloeden; en (b) geen overige kwaadaardige of schadelijke code bevat die gewoonlijk omschreven wordt als virus of gelijksoortige terminologie, waaronder Trojaanse paarden, wormen of achterdeur.
6 INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN
6.1 Uw Apparatuur en Gegevens zullen te allen tijde uw eigendom blijven en wij zullen geen recht daarop of belang daarin hebben (met uitzondering van het recht op bezit en gebruik van uw Apparatuur en Gegevens om de Diensten uit te kunnen voeren). Wij behouden alle rechten op en belangen in de levering van de Diensten, met inbegrip van eventuele in de Diensten aangebrachte verbeteringen of updates.
7 RECHT OM HET CONTRACT TE BEËINDIGEN (PARTICULIERE KLANTEN)
7.1 Dit artikel 7 is uitsluitend van toepassing op onze Contracten met Particuliere Klanten. Na het plaatsen van een Bestelling heeft u het wettelijk recht om van mening te veranderen. Deze rechten op grond van het Burgerlijk Wetboek worden hierna nader toegelicht.
7.2 Tijdens de Gratis Evaluatie mag u op elk moment uw Bestelling intrekken. Indien u een Bestelling plaatst, mag u deze intrekken binnen 14 (veertien) dagen na de datum waarop wij u een email zenden om te bevestigen dat wij uw Bestelling hebben aanvaard. Zodra wij echter de Diensten afgerond hebben, kunt u niet meer van gedachten veranderen, ook al loopt de termijn nog. Door een Bestelling te plaatsen machtigt u ons uitdrukkelijk om onmiddellijk met de Dienst te beginnen. Als u de bestelling intrekt nadat wij met de Diensten begonnen zijn, moet u ons betalen voor de Diensten die al geleverd zijn tot het moment waarop u ons vertelt dat u van mening veranderd bent. Na het verzoek om intrekking zullen wij u vertellen wat deze Kosten zijn.
7.3 Om de Bestelling in te trekken kunt u van een van onderstaande communicatiemethoden gebruik maken door het nummer van uw Bestelling, uw naam, adres en intrekkingsverzoek door te geven:
(c) door middel van het Intrekkingsformulier: vul een intrekkingsformulier in en zend dit naar ons in het format van het Model Intrekkingsformulier dat hierbij als Bijlage in deze Voorwaarden opgenomen is.
8 RECHT OM HET CONTRACT TE BEËINDIGEN (ZAKELIJKE KLANTEN)
8.1 Dit artikel 8 is uitsluitend van toepassing op onze Contracten met Zakelijke Klanten. Na het plaatsen van een Bestelling kunt u de Diensten niet meer beëindigen, met uitzondering van het bepaalde in artikel 9 hierna.
9 WEDERZIJDSE RECHTEN OP BEËINDIGING
9.1 Zonder aantasting van enig overig recht of rechtsmiddel beschikbaar voor een der Partijen, kan iedere Partij het Contract beëindigen met onmiddellijke ingang door middel van een schriftelijke mededeling, indien:
(a) een der Partijen enige bepaling van het Contract wezenlijk schendt en deze schending onherstelbaar is of (indien een dergelijke schending herstelbaar is) deze schending niet herstelt binnen 7 (zeven) dagen na schriftelijke sommatie daartoe of herhaaldelijk deze Voorwaarden schendt. Niet-betaling van de Kosten zal een wezenlijke schending inhouden.
(b) een der Partijen stopt (of dreigt te stoppen) met alle of een deel van zijn bedrijfsactiviteiten, een curator, bewindvoerder of administratieve bewindvoerder aangesteld heeft gekregen of over een deel van zijn bedrijf of activa of een besluit neemt om zijn bedrijf te liquideren (anders dan voor een fusie or reorganisatie te goeder trouw, waarbij de daaruit ontstane rechtspersoon alle aansprakelijkheden op zich zal nemen) of een bevoegde rechter een beschikking verstrekt tot toezicht, liquidatie of iets dergelijks, of vrijwillig een regeling met zijn schuldeisers treft, of niet in staat is zijn schulden te betalen, wanneer die verschuldigd zijn, of, als het om een natuurlijk persoon gaat, failliet gaat.
9.2 Wij mogen het Contract beëindigen, indien wij door de uitvoering van het Contract in strijd handelen met toepasselijke export- en sanctieregelgeving betreffende handelen met bepaalde bedrijven en personen, zoals vastgesteld door de Europese Commissie of andere nationale overheden, met inbegrip van de Verenigde Staten.
9.3 Na beëindiging dient u alle bedragen die u ons verschuldigd te voldoen, welke bedragen onmiddellijk opeisbaar worden.
10 VERKLARINGEN KLANT
10.1 Hierbij verklaart en garandeert u ons dat: (i) u wettelijk in staat bent om bindende overeenkomsten aan te gaan; (ii) u volledige bevoegdheid, volmacht en vermogen heeft om met deze Voorwaarden in te stemmen en indien u een Zakelijke Klant bent, de juiste wettelijke bevoegdheid heeft om het Contract te sluiten; (iii) alle informatie die u ons verstrekt met betrekking tot uw Bestelling juist, nauwkeurig, volledig en niet-misleidend is; (iv) u de eigenaar van de Apparatuur bent en/of toestemming van de eigenaar van de Apparatuur heeft om de Diensten door ons uit te laten voeren; (v) verstrekking door u van de Apparatuur en/of Gegevens aan ons geen enkele verplichting of rechten van derden zal overtreden; (vi) verstrekking door u van de Apparatuur en/of Gegevens aan ons geen enkele toepasselijke wetgeving zal overtreden; (vii) u wettelijk geoorloofd bent toegang tot de Gegevens te verstrekken; (viii) uw Apparatuur geen enkel materiaal bevatten (inclusief maar niet beperkt tot enige Gegevens) die inbreuk kunnen maken op de intellectuele eigendomsrechten van enige derde; en (ix) uw Apparatuur geen enkel materiaal bevatten dat toepasselijke wetgeving zal overtreden. Wij behouden ons het recht voor schriftelijk bewijs te vragen van uw eigendom of wettelijk recht om toestemming voor de Diensten te geven en om de Diensten op te schorten of niet aan te vangen zonder ontvangst van dergelijk bewijs.
10.2 Hierbij verklaart u dat uw Apparatuur en/of Gegevens al beschadigd kunnen zijn, voordat wij deze ontvingen, en dat onze inspanningen om de Diensten af te ronden vernietiging, of eventuele verdere beschadiging van uw Apparatuur en/of Gegevens tot gevolg kan hebben. Wij zullen gepaste zorg betrachten bij de uitvoering van de Diensten, maar zijn, behoudens het bepaalde in artikel 12 van deze Voorwaarden, niet verantwoordelijk voor bestaande of verdere schade die uw Apparatuur en/of Gegevens kunnen oplopen tijdens onze uitvoering van de Diensten.
11 PRIJS EN BETALING
11.1 De prijs van de Diensten bedraagt de Kosten zoals in de betreffende Offerte vastgelegd. BTW zal tegen het wettelijke tarief opgelegd worden en, indien van toepassing, door de Klant betaald worden.
11.2 Uw betaalwijze. Betaling kan plaatsvinden via een bankoverschrijving, of creditkaart/bankpas. Als u via creditkaart/bankpas betaalt, zal Ontrack u een betaallink zenden naar een beveiligd betalingsplatform van een derde om de betalingsprocedure af te ronden, zodra het werk voltooid is. Bepaalde Diensten, zoals bestandlijsten (zie Dienstbeschrijving) zijn betaalbaar voorafgaand aan de aanvang van de Diensten. Voor andere Diensten dient betaling, na afronding van de Bestelling, aan Ontrack plaats te vinden, voordat enige herstelde Gegevens geretourneerd worden. Zakelijke Klanten die krediettermijnen aanvragen, dienen hun rekening binnen de overeengekomen termijnen te betalen en eerst Ontrack een getekende aanvaarding van onze order of een geldige aankooporder te verstrekken.
11.3 Als u nalaat ons enig op grond van deze Voorwaarden verschuldigd bedrag te betalen, mogen wij de Apparatuur en Gegevens vasthouden totdat u volledig betaald heeft. Indien u binnen 90 (negentig) kalenderdagen na de vervaldatum niet heeft betaald, kunnen wij zonder enige aansprakelijkheid of verder overleg met u, uw Apparatuur en/of Gegevens afvoeren overeenkomstig toepasselijke wetgeving. Wij zullen u eveneens op gezette tijden rente in rekening brengen over het te laat betaalde bedrag tegen een tarief van 4% per jaar boven het basis leentarief van Barclays Bank plc. Deze rente zal dagelijks vermeerderd worden vanaf de vervaldatum tot aan de datum van werkelijke betaling van het uitstaande bedrag, ongeacht of dit voor of na een vonnis is.
12 ONZE VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DOOR U GELEDEN VERLIES OF SCHADE
12.1 Wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid voor enige beschadiging van, fysieke of overige schade aan, of vernietiging van uw Apparatuur, uw Gegevens, of enige overige apparatuur die kan optreden, of ongeldigheid van enige garanties met betrekking tot uw Apparatuur of overige apparatuur, hetzij: voordat wij uw Apparatuur, uw Gegevens of overige apparatuur ontvangen hebben; of gedurende de levering van de Diensten door ons, indien dergelijke schade, vernietiging, beschadiging of ongeldigheid voortvloeit uit de uitvoering van de Diensten door ons overeenkomstig deze Voorwaarden.
12.2 Ook al spannen wij ons redelijkerwijs in goed te zorgen voor uw Apparatuur of Gegevens terwijl deze in ons bezit zijn, wij zijn niet verantwoordelijk indien enig deel van uw Apparatuur of Gegevens verloren gaat, vernietigd of op enige wijze beschadigd is door normale slijtage.
12.3 Op geen enkele wijze sluiten wij onze aansprakelijkheid tegenover u uit of beperken deze voor zover dit onrechtmatig zou zijn. Dit omvat onze aansprakelijkheid voor dood of persoonlijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid of de nalatigheid van onze werknemers, hulppersonen of onderaannemers; voor fraude of bedrog.
12.4 Op grond van de bepalingen van dit artikel 12 is onze volledige aansprakelijkheid tegenover u, ongeacht of deze contractueel is vastgelegd, op grond van onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid), overtreding van een wettelijke plicht, of anderszins, ontstaan op grond van of in verband met een Contract, beperkt tot (i) in gevallen van overtreding van de geheimhoudingsplicht, gegevensbescherming of intellectuele eigendom, het meerdere van €10.000 of de waarde van de te betalen Kosten op grond van het betreffende Contract; of (ii) in elk ander geval, de waarde van de op grond van het Contract te betalen Kosten.
12.5 Partijen zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor enige indirecte of gevolgschade, winstderving of omzetderving of bedrijfsschade, ongeacht of dit contractueel is vastgelegd, op grond van onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid), overtreding van een wettelijke plicht, of anderszins, ontstaan op grond van of in verband met deze Voorwaarden of enig Contract.
12.6 Gebruik van koeriers. Voor het ophalen van uw Apparatuurvoor aanvang van de Diensten, of voor aflevering van de herstelde Gegevens en/of oorspronkelijke Apparatuur, besteden wij dergelijke dienstverlening uit aan nationaal erkende koeriersdiensten. Door akkoord te gaan met gebruik daarvan voor de Diensten, gaat u ermee akkoord dat eventueel verlies of schade aan de Apparatuur of Gegevens uitdrukkelijk onderworpen zal zijn aan de door de betreffende koeriersdienst verstrekte voorwaarden, met inbegrip van beperkingen van aansprakelijkheid en schadevergoeding. U doet hierbij afstand van alle rechten om enige vordering tegen Ontrack in te dienen voor eventueel verlies van of schade aan Gegevens of Apparatuur die ontstaat door nalatigheid en/of overtreding van de overeenkomst door de koeriersdienst die een eventueel door hen gehanteerde schadevergoedingsregeling overschrijdt. De Klant kan een (vervoers)verzekering afsluiten bij de koeriersdienst. De kosten van een dergelijke verzekering komen volledig voor rekening van de Klant.
13 VRIJWARING
13.1 U dient ons volledig te vrijwaren tegen alle vorderingen, uitgaven, schade, aansprakelijkheden, kosten (inclusief maar niet beperkt tot juridische kosten) en vonnissen die tegen ons uitgesproken zijn, aan ons gericht of door ons betaald zijn ten gevolge van of in verband met elk handelen, niet-handelen en/of nalaten van u in verband met het Contract en deze Voorwaarden.
14 DE WIJZE WAAROP WIJ UW PERSOONSGEGEVENS KUNNEN GEBRUIKEN (NAW-GEGEVENS PARTICULIERE KLANT EN ZAKELIJKE KLANT)
14.1 Wij zullen de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, gebruiken om de Diensten aan u te leveren en uw betaling voor de Diensten te verwerken. Het verstrekken van uw persoonsgegevens geschiedt vrijwillig, maar Ontrack is misschien niet in staat de Diensten te leveren, indien u besluit uw persoonsgegevens niet te verstrekken of op enig moment uw toestemming intrekt. Wij verzamelen uw persoonsgegevens: (i) wanneer u met ons per email, telefoon of enig ander medium contact opneemt; en (ii) tijdens de normale betrekkingen met u bij het leveren van de Diensten (inclusief persoonsgegevens die wij verkrijgen tijdens het verwerken van uw betalingen).
14.2 De doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, omvatten: (i) het leveren van de Diensten en uitvoeren van uw Bestelling; (ii) verkrijgen van uw mening over onze Diensten, en (iii) afhankelijk van correcte wettelijke toestemming, direct marketing.
14.3 Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven van de KLDiscovery groep (waartoe Ontrack behoort), waarvan een volledige lijst verstrekt wordt in ons Privacybeleid, en met: (i) wettelijke en regelgevende instanties om eventuele daadwerkelijke of vermoede overtredingen van toepasselijke wet- of regelgeving te melden; (ii) onze accountants, auditors, advocaten en overige externe zakelijke adviseurs; (iii) derden-Verwerkers (zoals leveranciers van betaaldiensten; verzendbedrijven/koeriersdiensten; technische dienstverleners, verwerkers die compliancediensten verlenen). Het doel van het delen van de persoonsgegevens met andere bedrijven, is nakoming van onze contractuele verplichtingen jegens u of voor wettelijke zakelijke doeleinden overeenkomstig toepasselijke wetgeving. Wij hebben veiligheidsmaatregelen, zoals beschreven in ons Privacybeleid, ingevoerd en alle bedrijven zijn verplicht veiligheidsmaatregelen in te voeren die voor een hoge mate van bescherming zorgen.
14.4 Zonder aantasting van uw wettelijke rechten, heeft u te allen tijde recht hebben op: (i) toegang tot en verkrijging van informatie over de aard, verwerking en openbaring van uw persoonsgegevens; (ii) correctie van uw persoonsgegevens; (iii) een verzoek op rechtmatige gronden om uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking daarvan te beperken; (iv) bezwaar op rechtmatige gronden tegen verwerking van uw persoonsgegevens; (v) een verzoek om uw persoonsgegevens aan een andere gegevensverantwoordelijke over te dragen; (vi) intrekking van uw toestemming tot verwerking van persoonsgegevens; en (vii) het indienen van een klacht bij de betreffende Autoriteit Gegevensbescherming.
14.5 Door akkoord te gaan met deze Voorwaarden gaat u eveneens akkoord met opslag en gebruik van uw persoonsgegevens overeenkomstig de voorwaarden van ons Privacybeleid, dat te vinden is op https://www.ontrack.com/nl-nl/privacy-policy.
15 DE MANIER WAAROP WIJ PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN (HERSTELDE GEGEVENS)
15.1 Door akkoord te gaan met deze Voorwaarden, met betrekking tot eventuele herstelde Gegevens, gaat u eveneens akkoord met de opslag en het gebruik van uw persoonsgegevens op grond van de voorwaarden van onze Gegevensverwerkingsovereenkomst, die te vinden is op www.ontrack.com/nl-nl/algemene-voorwaarden/data-recovery#gegevensverwerkingsovereenkomst.
16 VERTROUWELIJKE INFORMATIE
16.1 Iedere Partij verklaart hierbij geen Vertrouwelijke Informatie van de andere partij aan enige derde te openbaren zonder schriftelijke toestemming vooraf van de partij die Vertrouwelijke Informatie verstrekt en dat: (i) dergelijke Vertrouwelijke Informatie uitsluitend gebruikt zal worden om de verplichtingen op grond van deze Voorwaarden te vervullen; (ii) dezelfde methoden en zorgvuldigheidsniveau gebruikt zullen worden om openbaring van dergelijke Vertrouwelijke Informatie te voorkomen als toegepast worden om openbaring van de eigen beschermde en Vertrouwelijke Informatie te voorkomen, maar in geen geval minder dan redelijke zorg; en (iii) Vertrouwelijke Informatie uitsluitend aan werknemers en goedgekeurde derden geopenbaard wordt voor zover dit noodzakelijk is waarbij al deze personen gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen die minstens net zo zwaar zijn als vastgelegd in deze Voorwaarden.
16.2 Geheimhoudingsplichten zullen niet gelden voor enige Vertrouwelijke Informatie: (i) die in het publiek domein komt buiten de schuld van de ontvangende partij; (ii) die bekend was bij de ontvangende partij voor ontvangst door de andere partij; (iii) die aan de ontvangende partij door een derde (niet zijnde werknemer of agent van een der partijen) geopenbaard is onder omstandigheden waarin dergelijke openbaring niet in strijd is met enige geheimhoudingsplicht tegenover de partij die de Vertrouwelijke Informatie openbaart; of (iv) die onafhankelijk door de ontvangende partij ontwikkeld is zonder gebruik van Vertrouwelijke Informatie.
17 OVERIGE BELANGRIJKE VOORWAARDEN
17.1 Dit Contract geldt tussen u en ons. Derden hebben geen recht enige voorwaarde daarvan in te roepen of af te dwingen. Alle artikelen van deze Voorwaarden functioneren afzonderlijk. Indien een rechter of relevante instantie oordeelt dat enige voorwaarde onrechtmatig en/of onuitvoerbaar is, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven. Indien wij niet direct actie tegen u ondernemen wanneer u het Contract schendt, kunnen wij dit op een later moment alsnog doen.
17.2 Wij mogen de Diensten wijzigen om veranderingen in relevante wet- en regelgeving weer te geven en kleine technische aanpassingen en verbeteringen uit te voeren om bijvoorbeeld een veiligheidsbedreiging af te handelen. Deze wijzigingen zullen uw gebruik van de Diensten niet beïnvloeden. Daarnaast kunnen wij meer ingrijpende wijzigingen aan deze Voorwaarden of de Diensten aanbrengen, maar als wij dit doen zullen wij u hierover informeren en kunt u contact met ons opnemen om het Contract te beëindigen, voordat de wijzigingen van kracht worden en geld terug ontvangen voor Diensten die eventueel al betaald maar niet ontvangen zijn.
17.3 Evenals eventuele overige rechten die u op grond van wet- of regelgeving heeft, kunt u, indien u inwoner van de Europese Unie bent, de mogelijkheid hebben een klacht in te dienen bij het Online Platform voor Geschillenbeslechting van de Europese Unie (het “Platform”) dat online afhandeling van geschillen mogelijk maakt. Meer informatie is te vinden op https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ontrack is voornemens het Platform te gebruiken voor de afhandeling van geschillen en u gaat ermee akkoord dat Ontrack geen enkele verplichting heeft om het Platform te gebruiken om eventuele geschillen te beslechten.
17.4 Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van de conflictregels van internationaal privaatrecht. Mogelijke geschillen die niet door middel van een minnelijke schikking opgelost kunnen worden, zullen uitsluitend voorgelegd worden aan de bevoegde rechter in Amsterdam, Nederland. Een Particuliere Klant kan het geschil ook voorleggen aan de bevoegde Nederlandse rechter van zijn woonplaats. Indien een Particuliere Klant het geschil aan een andere bevoegde Nederlandse rechter wil voorleggen, dan dient hij Ontrack daarvan schriftelijk op de hoogte te stellen binnen 1 (één) maand nadat Ontrack de Particuliere Klant heeft meegedeeld dat het een beroep op dit artikel wil doen, bij gebreke waarvan de bevoegde rechter van Amsterdam uitsluitend bevoegd zal zijn.
Modelformulier intrekking
(Vul dit formulier in en retourneer het uitsluitend indien u zich uit het contract wil terugtrekken)
| Aan | KLDiscovery Ontrack B.V. (KvK 56256655), De Brand 22, 3823 LJ, Amersfoort |
| Hierbij deel ik/delen wij [*] mee dat ik/wij [*] mijn/ons [*] koopcontract van de volgende goederen [*]/voor de levering van de volgende diensten [*] intrek{ken}, | |
| Besteld op [*]/ontvangen op [*], | |
| Naam consument(en), | |
| Adres consument(en), | |
| Handtekening consument(en) (uitsluitend indien dit formulier op papier afgedrukt is), | |
| Datum | |
[*] doorhalen indien niet van toepassing
Geldig per 1 mei 2021
Omschrijving Ontrack Data Recovery Services
Updated: 1 Mei 2021
1. Service omschrijving
(a) Ontrack zal zoveel mogelijk data van één of meerdere beschadigde gegevensdragers herstellen of proberen deze weer leesbaar te maken door middel van passende maatregelen.
(b) Data recovery wordt in verschillende fases uitgevoerd:
vi. Remote data recovery – zie artikel 6.
(c) Ondanks de grootste zorg en ervaring kan het voorkomen dat verwijderde en/of beschadigde data niet meer te lezen is, zelfs wanneer de tools en technologieën van Ontrack worden gebruikt. Daarom kan Ontrack niet garanderen dat gegevens op beschadigde gegevensdragers kunnen worden hersteld, gerepareerd of gelezen.
(d) Zelfs als er gebruik wordt gemaakt van de meest hoogstaande en state-of-the-art technische verwerkingsstandaarden, bestaat er bij data recovery het risico dat bestaande data op het opslagmedium gedeeltelijk of volledig verloren gaat en/of gedeeltelijk herstelbaar is. De klant erkent dat er altijd een risico blijft bestaan dat:
(i) zodra bestaande data niet langer herstelt kan worden, ook additionele data verloren kan gaan;
(ii) herstelde data niet meer kan worden gebruikt door de klant;
(iii) de informatie die staat op de inhoud van de gegevensdrager geheel of gedeeltelijk vernietigd kan worden;
(iv) datadragers, software en andere geleverde items beschadigd, onbruikbaar of vernietigd kunnen worden.
2 Freeval evaluatie
(a) De Freeval evaluatie service bestaat uit een onderzoek naar het type en de omvang van de schade en onderzoekt tevens de mogelijkheden van dataherstel op de gegevensdrager. De eerste stap is om te bepalen of de schade logisch en/of fysiek is en of de gegevensdrager voor verwerking naar het clean room laboratorium moet worden gestuurd. Daarnaast wordt er een inschatting van het verwachte resultaat gegeven.
(b) The Freeval evaluatie kan worden uitgevoerd in het laboratorium van Ontrack of via een externe verbinding, middels de eigen systemen van de klant, door gebruik te maken van Ontrack Remote Data Recovery (“RDR”) technologie (zie artikel 6).
(c) Ontrack informeert de klant, na de evaluatie, over de haalbaarheid van de data recovery opdracht. De haalbaarheid wordt als volgt medegedeeld:
v. Complex - We kunnen in dit stadium geen nauwkeurig percentage van de verwachte data verstrekken. Andere opties voor dataherstel moeten worden onderzocht.
(d) Freeval evaluatie kan niet de garantie bieden dat de percentages (%) die worden vermeld in artikel 2 (c) worden gehaald. Het kan zijn dat de schade aanvankelijk moeilijk te detecteren is tijdens de Freeval evaluatie.
(e) Naast de inschatting over de haalbaarheid van de data recovery, zal Ontrack de klant informeren over de prijs en hoe lang het duurt om de data recovery uit te voeren.
(f) Op verzoek van de klant kan Ontrack na de Freeval evaluatie, tegen een vergoeding, een uitgebreidere analyse uitvoeren. Dankzij een Verifile File List kan de haalbaarheid van de data recovery nauwkeuriger worden bepaald (zie artikel 3).
(g) Als de klant de opdracht op basis van de resultaten van de Freeval evaluatie plaatst, zal Ontrack de data recovery uitvoeren (zie artikel 4).
(h) De klant kan ervoor kiezen om de data recovery na de Freeval evaluatie niet uit te voeren. Indien dit het geval is, zal de gegevensdrager worden teruggestuurd tegen de vergoeding zoals aangegeven op het offerteformulier. Indien de klant deze vergoeding niet wil betalen, zal de gegevensdrager worden vernietigd.
(i) Afhankelijk van het type data kan de Freeval evaluatie leiden tot de overdracht van de gegevens naar een ander apparaat, de originele gegevensdrager kan dan vernietigd worden.
3 Analyse/resultaten van de analyse
(a) Op verzoek van de klant kan Ontrack een uitgebreidere analyse, tegen vergoeding, uitvoeren om te bepalen hoeveel gegevens kunnen worden teruggehaald.
ii. Het is niet mogelijk om de bruikbaarheid van de data te controleren met de betreffende applicatie binnen de scope van de analyse.
(b) De analyse kan worden uitgevoerd in het laboratorium van Ontrack of via een externe verbinding, middels de eigen systemen van de klant, door gebruik te maken van Ontrack Remote Data Recovery (“RDR”) technologie (zie artikel 6).
(c) Zodra de analyse heeft plaatsgevonden zal Ontrack de klant informeren over de maatregelen die moeten worden genomen, welke data/bestanden herstelt kunnen worden, hoe lang de recovery duurt en wat de kosten zijn.
(d) Afhankelijk van het type medium kan de analyse leiden tot de overdracht van de gegevens naar een andere gegevensdrager en tot de vernietiging van de originele gegevensdrager.
(e) Ontrack zal een gedetailleerde lijst ontwikkelen (Verifile) met de bestanden die Ontrack kan herstellen. Op de lijst kunnen klanten precies zien welke bestanden, naar verwachting, bruikbaar zijn.
i. Groen – de data zal waarschijnlijk werken/openen met de betreffende applicatie.
ii. Geel - de gegevens of bestanden zijn gedeeltelijk beschadigd. Dit heeft waarschijnlijk tot gevolg dat de bestanden niet geopend en bewerkt kunnen worden in de betreffende applicatie. Het is misschien mogelijk om de beschadigde bestanden te herstellen, maar Ontrack biedt dit niet aan.
iii. Rood - de data of bestanden zijn beschadigd. Dit heeft waarschijnlijk tot gevolg dat de bestanden niet geopend en bewerkt kunnen worden in de betreffende applicatie.
(e) In sommige dataverlies gevallen wordt de geldigheid van de kleurcode niet aangegeven in de lijst met bestanden (Verifile). Indien dit het geval is wordt dit schriftelijk aangegeven in het resultaat van de analyse.
(f) Als de klant op basis van de bestandslijst beslist om de data recovery uit te voeren, is artikel 4 van toepassing.
(g) Indien de klant, na het inzien van de bestandslijst (Verifile), ervoor kiest om de data recovery niet uit te voeren zal de gegevensdrager worden teruggestuurd tegen de vergoeding zoals aangegeven op het offerteformulier. Indien de klant deze vergoeding niet wil betalen, zal de gegevensdrager worden vernietigd.
4 Data recovery na de Freeval Evaluatie
(a) Zodra de klant een data recovery opdracht heeft gegeven via de Freeval evaluatie, zal Ontrack aan de slag gaan met het herstellen van de data.
(b) Indien de Freeval Evaluatie op afstand is uitgevoerd, dan kan de data recovery worden uitgevoerd met Ontrack RDR technologie (zie artikel 6).
(c) Indien de herstelde data op een nieuwe gegevensdrager is gezet, dan kan de klant verzoeken om zijn oude gegevensdrager terug te sturen wanneer deze zijn bestelling plaatst.
(d) Als de klant de beschadigde gegevensdrager wil bewaren voor bewijslasten, dan kan deze tegen een vergoeding verzegeld worden opgeslagen in een kluis bij Ontrack.
(e) Op verzoek van de klant, kan Ontrack de gegevensdrager kosteloos wissen en/of verwijderen volgens de regelgeving die van toepassing is.
(f) Als de hoeveelheid teruggevonden data aanzienlijk minder is als vooraf is ingeschat dan wordt de bestelling als niet succesvol beschouwd.
(g) Bij omstandigheden, zoals gespecificeerd in artikel 4(f), heeft de klant 2 opties:
De klant beslist op basis van de bestandslijst (Verifile) om de data recovery uit te voeren zoals in artikel 2 aangegeven. Vervolgens zal de klant de data ontvangen zoals aangegeven in de bestandslijst (Verifile).
Optie 2. Indien de klant, na het inzien van de bestandslijst (Verifile), ervoor kiest om de data recovery niet uit te voeren zal de gegevensdrager worden teruggestuurd tegen de vergoeding zoals aangegeven op het offerteformulier. Indien de klant deze vergoeding niet wil betalen, zal de gegevensdrager worden vernietigd.
5 Data recovery na een analyse
(a) Zodra de klant een bestelling plaatst voor data recovery op basis van de diagnostische resultaten en het voorstel, voert Ontrack de data recovery uit. Als de analyse op afstand is uitgevoerd, kan het herstel van de data worden uitgevoerd met behulp van Ontrack RDR technologie (zie artikel 8).
(b) De klant ontvangt de data zoals omschreven in de bestandslijst (Verifile).
(c) Indien de herstelde data op een nieuwe gegevensdrager is gezet, dan kan de klant verzoeken om zijn oude gegevensdrager terug te sturen wanneer deze zijn bestelling plaatst.
(d) Als de klant de beschadigde gegevensdrager wil bewaren voor bewijslasten, dan kan deze tegen een vergoeding verzegeld worden opgeslagen in een kluis bij Ontrack.
(e) Op verzoek van de klant kan Ontrack de gegevensdrager vernietigen.
6 RDR Remote Data Recovery Service
(a) RDR® staat voor Remote Data Recovery™ (“RDR”). RDR is een gepatenteerde technologie die de engineers van Ontrack in staat stelt om een data recovery opdracht op afstand uit te voeren. De data recovery heeft een vergelijkbare kwaliteit al een herstelopdracht die in het lab wordt verricht en gebeurt rechtstreeks op de server, desktop of laptop van de klant via een internet connectie. De enige vereisten is dat het opslagapparaat operationeel is. Ontrack’s RDR bestaat uit drie hoofdcomponenten:
(iii) RDR workstations: Worden gebruikt door onze engineers om tools op afstand te bedienen op de machine van de klant, zodat de waardevolle gegevens van de klant herstelt kunnen worden.
(b) De klant download eerst de juiste RDR Client versie en installeert deze op de server, desktop of laptop die voor het herstel wordt gebruikt. Vervolgens maakt de Ontrack Client software verbinding als een uitgaande TCP / IP-verbinding vanaf de locatie van de klant naar de Ontrack server. Hierdoor wordt er een tunnel- of point-to-point verbinding via het internet tot stand gebracht. Aangezien de connectie waarschijnlijk via een webverbinding tot stand komt, zijn er voor de meeste firewalls geen aanvullende configuratievereisten nodig.
Beveiliging van de gegevens is vanzelfsprekend, dankzij Ontrack’s eigen communicatieprotocol voor zijn gecodeerde softwarepakketten en beveiligde faciliteiten. RDR beschermt klantgegevens via een RDR verbinding op vier manieren:
(i) Directe verbinding naar de RDR server: De client software gebruikt een directe TCP verbinding van de klant naar de Ontrack RDR server. RDR gebruikt geen hosting product van een derde partij.
(ii) Encryptie: De communicatie link gebruikt 256 bit encryptie voor ieder pakket.
(iii) Proprietary protocol: RDR communicatie gebruikt een gepatenteerd protocol, geen HTTP of ander traditioneel protocol die derden begrijpen.
(iv) Data van klanten wordt niet overgedragen via de verbinding: De RDR verbinding wordt alleen gebruikt door de Ontrack engineer om de hulpprogramma’s op afstand te bedienen. Schermupdates en softwarepakketten voor het toetsenbord worden via de verbinding verzonden. Dit zijn geen bestanden van klantgegevens. In plaats daarvan bestuurt de Ontrack-ingenieur tools om bestandssysteemstructuren te repareren zodat de gegevens toegankelijk worden voor de klant.
(c) Zodra de verbinding tot stand is gebracht, zal de Freeval evaluatie, analyse of data recovery opdracht in gang worden gezet.
7 Service Levels
(a) Voor de data recovery opdracht, kan de klant kiezen tussen de volgende service levels:
(i) 24-uurs service voor noodgevallen
De verwerking vindt onmiddellijk na ontvangst van de bestelling plaats, 24 uur per dag. De verwerkingstijd is ook dag en nacht tot de data recovery is voltooit en de gegevens zijn geleverd.
(ii) Express Service
De verwerking zal onmiddellijk plaatsvinden na ontvangst van de bestelling,. De verwerkingstijd is meestal 3 dagen.
(iii) Standaard Service
De gegevensdrager wordt verwerkt na ontvangst van de bestelling, van maandag tot vrijdag tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 7-10 werkdagen.
(iv) Economy service
De gegevensdrager wordt verwerkt na ontvangst van de bestelling, van maandag tot vrijdag tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 20 werkdagen.
(v) Home Service
De gegevensdrager wordt verwerkt na ontvangst van de bestelling, van maandag tot vrijdag tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 30 werkdagen.
Overeenkomst inzake Gegevensverwerking voor Gegevenshersteldiensten
Definities
De volgende definities gelden in deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking:
| Verwerkingsverantwoordelijke | heeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; |
| Verwerker | heeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; |
| Wetgeving betreffende Gegevensbescherming | betekent alle toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming waaraan de Klant, Ontrack gebonden is en/of verband houdt met de diensten waaronder: (i) de AVG en/of overeenkomstige of gelijkwaardige nationale wet- en regelgeving; en (ii) in lidstaten van de Europese Unie, alle relevante wet- en regelgeving ter uitvoering van of overeenkomstig de AVG; |
| Betrokkene | heeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; |
| Verzoek Betrokkene | betekent een door een Betrokkene gedaan verzoek om rechten uit te oefenen die Betrokkenen onder Wetgeving betreffende Gegevensbescherming hebben; |
| AVG | betekent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679; |
| Persoonsgegevens | heeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming, omvat alle persoonsgegevens die de Klant aan Ontrack heeft verstrekt en zijn gegevens vervat in de Media and vervolgens hersteld door Ontrack; |
| Inbreuk op Persoonsgegevens | betekent elke inbreuk op de beveiliging dat zorgt voor onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, verandering, ongeoorloofde openbaring van, of toegang tot enige Persoonsgegevens; |
| Personeel | betekent iedere huidige, voormalige of toekomstige werknemer, consultant, tijdelijke werker, uitzendkracht, stagiaire, overige niet-vaste werknemer, leverancier, gedetacheerde of overig personeelslid; |
| Verwerking | heeft de betekenis die aan dit begrip is gegeven in Wetgeving betreffende Gegevensverwerking (en aanverwante termen zoals ‘verwerken’, hebben overeenkomstige betekenissen); |
| Sub-Verwerker | betekent een door Ontrack ingehuurde Verwerker die in opdracht van Ontrack Klantgegevens verwerkt voor diensten die direct verband houden met de Diensten. Dit omvat niet aanvullende diensten, zoals telecommunicatiediensten, generieke post/vervoersdiensten, onderhoud or gebruikersondersteunende diensten of het afvoeren van gegevensdragers en papieren documenten evenals andere software en hardware gerelateerde handelingen; en |
| Toezichthouder | betekent iedere plaatselijke, nationale of multinationale instantie, ministerie, ambtenaar, parlement, publiekrechtelijke persoon of overheids- of officiële instantie, regelgevende of toezichthoudende autoriteit, bestuur of overig orgaan verantwoordelijk voor de uitvoering van Wetgeving betreffende Gegevensbescherming. |
Bepalingen Gegevensverwerking
1 Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke
1.1 Partijen komen overeen dat met betrekking tot Persoonsgegevens de Klant de Verwerkingsverantwoordelijke zal zijn en Ontrack de Verwerker. Overeengekomen is dat de Klant met uitsluiting verantwoordelijk zal zijn voor de nauwkeurigheid, kwaliteit, integriteit en betrouwbaarheid van alle Persoonsgegevens en voor de middelen waarmee het dergelijke Persoonsgegevens verkregen heeft.
1.2 De Klant garandeert en verklaart dat: (i) alle Persoonsgegevens die in verband met de Diensten gebruikt worden in alle opzichten zullen voldoen aan de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; (ii) alle door de Klant aan Ontrack gegeven instructies met betrekking tot de Persoonsgegevens te allen tijde in overeenstemming zullen zijn met de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; (iii) hij alle vereiste toestemmingen verkregen heeft van iedere Betrokkene waarvan de Persoonsgegevens onderdeel vormen van de Persoonsgegevens of anderszins een geldige rechtsgrond heeft om de Persoonsgegevens aan Ontrack te verstrekken; en (iv) hij de voorwaarden zal vervullen van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking.
1.3 Ontrack garandeert en verklaart hierbij dat het: (i) de Persoonsgegevens uitsluitend zal Verwerken voor zover noodzakelijk in verband met de Diensten; (ii) de Persoonsgegevens zal Verwerken overeenkomstig de schriftelijke instructies van de Klant en de vereisten van de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; (iii) de Klant onverwijld op de hoogte zal brengen, indien Ontrack meent dat de instructies van de Klant in strijd zijn met de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming, of indien Ontrack de instructies van de Klant voor de Verwerking van Persoonsgegevens niet langer kan opvolgen (ongeacht of dit het gevolg is van een wijziging in toepasselijke wetgeving of een wijziging in de instructies van de Klant); en (iv) de voorwaarden van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking zal nakomen.
2 Instructies en bijzonderheden Verwerking
2.1 De verwerking van Persoonsgegevens die Ontrack op grond van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking uitvoert, bestaat uit de Verwerkingen die nodig zijn voor Ontrack om de Diensten te verlenen.
3 Technische en organisatorische maatregelen
3.1 Ontrack zal op eigen kosten passende technische en organisatorische maatregelen nemen en in stand te houden met betrekking tot de Verwerking en beveiliging van Persoonsgegevens overeenkomstig de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming en met name overeenkomstig artikel 32 t/m 34 van de AVG. Ontrack zal ervoor zorgen dat dergelijke technische en organisatorische maatregelen passend zijn voor de risico’s die de Verwerkingswerkzaamheden met zich meebrengen, en met name gericht zijn om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, verandering, ongeoorloofde openbaring daarvan, of toegang daartoe.
4 Gebruik Personeel en Sub-Verwerkers
4.1 Met uitzondering van hetgeen bepaald is in artikel 4.2 mag Ontrack geen Sub-Verwerker aannemen voor de uitvoering van enige Verwerkingswerkzaamheden met betrekking tot de Persoonsgegevens, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant. In het geval dat toestemming is verleend, dient Ontrack schriftelijke voorwaarden overeen te komen met de Sub-Verwerker die gelijkwaardig zijn aan welke in deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking vastgelegd zijn. Hierbij wordt erkend en aanvaard dat ongeacht enige andersluidende bepaling in deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking Ontrack volledig aansprakelijk zal blijven tegenover de Klant voor naleving van de verplichtingen van iedere Sub-Verwerker. Ontrack dient de Klant op de hoogte te brengen van eventuele veranderingen (waaronder begrepen toevoegingen of vervanging) met betrekking tot de Sub-Verwerkers en Klant redelijke gelegenheid te geven om tegen dergelijke wijzigingen of vervangingen op redelijke gronden bezwaar te maken.
4.2 De ten tijde van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking goedgekeurde Sub-Verwerkers worden in Annex 1 vermeld.
4.3 Ontrack dient te zorgen dat het Personeel, dat toegang heeft tot Persoonsgegevens, betrouwbaar is en dat het Personeel deze Persoonsgegevens uitsluitend verwerkt voor zover dat voor de diensten noodzakelijk is, dat het volledig op de hoogte is van de door te voeren maatregelen en de te volgen procedure bij het Verwerken van Persoonsgegevens met betrekking tot Wetgeving betreffende Gegevensbescherming en dat het zich verbonden heeft de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens niet te schenden, en gebonden is aan een geheimhoudingsplicht (hetzij bij schriftelijke overeenkomst of anderszins) met betrekking tot de Persoonsgegevens.
5 Bijstand met betrekking tot compliance door de Klant en de rechten van Betrokkene
5.1 Ontrack dient alle ontvangen Verzoeken Betrokkene, onverwijld door te zenden aan de Klant. Ontrack dient de Klant zodanige redelijke bijstand te verlenen als de Klant redelijkerwijze nodig heeft (rekening houdend met de aard van de Verwerking en de voor Ontrack beschikbare informatie) om te zorgen voor naleving van de verplichtingen van de Klant op grond van Wetgeving betreffende Gegevensbescherming met betrekking tot: (i) de beveiliging van de Verwerking; (ii) gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (zoals uitgelegd in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming); (iii) overleg vooraf met een Toezichthouder over Verwerking met een hoog risico; en (iv) meldingen aan de Toezichthouder en/of mededelingen aan Betrokkenen van de Klant als reactie op eventuele Inbreuk op Persoonsgegevens, en (v) het Verwerken van Verzoek(en) Betrokkene.
6 Internationale gegevensdoorgifte
6.1 Persoonsgegevens worden door Ontrack gehost en verwerkt binnen het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte (“EER”) en Ontrack zal geen Persoonsgegevens doorgeven buiten de EER zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant. De Klant erkent dat, op de datum van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking, Ontrack Persoonsgegevens die onderworpen zijn aan de AVG, zal Verwerken in het Verenigd Koninkrijk op de wettelijke basis die is toegestaan onder het Adequaatheidsbesluit verleend op 28 juni 2021. Behoudens in verband met het Verenigd Koninkrijk zal Ontrack geen Persoonsgegevens doorgeven of Verwerken buiten de EER zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant.
6.2 In het geval dat de aanwijzing van het Verenigd Koninkrijk als een "derde land" onder de Handelsovereenkomst wordt gewijzigd, zullen Partijen de op het toepasselijke moment geldende EU Verwerkingsverantwoordelijke-Verwerker Standaard Contractbepalingen invoeren om rechtmatige Verwerking van Persoonsgegevens door Ontrack in het Verenigd Koninkrijk te verzekeren.
7 Opslag, informatie en controle
7.1 Ontrack dient een volledig en nauwkeurig archief met betrekking tot alle Verwerkingen van Persoonsgegevens aan te leggen, bij te werken en in stand te houden.
7.2 Ontrack verleent de Klant het recht om, maximaal één maal per kalenderjaar en na en minste 30 (dertig) dagen voorafgaand verzoek daartoe, onderzoek uit te voeren met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens. Het onderzoek zal gedurende normale kantoortijden plaatsvinden en eventueel onderworpen zijn aan een redelijke geheimhoudingsverklaring om zodanige documenten in te zien en daarvan kopieën te maken die betrekking hebben op de Verwerking van Persoonsgegevens. Ontrack zal de Klant alle redelijke bijstand verlenen bij de uitoefening van zijn controlerechten. Dit controlerecht strekt zich niet uit tot enig datacentrum van een derde of tot andere derde bij wie servers ondergebracht zijn en waar uitsluitend visuele en begeleide inspectie toegestaan is.
7.3 Ontrack zal op verzoek en op kosten van de Klant onverwijld alle informatie aan de Klant verstrekken die nodig is om de Klant in staat te stellen aan te tonen dat hij zijn verplichtingen op grond van de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming naleeft, uitsluitend indien en voor zover Ontrack in staat is dergelijke informatie te verstrekken.
8 Melding inbreuk
8.1 Met betrekking tot eventuele Inbreuk op Persoonsgegevens, zal Ontrack onverwijld: (i) de Klant van de Inbreuk op de Persoonsgegeven op de hoogte brengen; en (ii) de Klant bijzonderheden verstrekken van de Inbreuk op de Persoonsgegevens.
9 Wissen of retourneren Persoonsgegevens en kopieën
9.1 Ontrack zal op schriftelijk verzoek van de Klant alle Persoonsgegevens wissen of aan de Klant retourneren, in zodanige vorm als de Klant in alle redelijkheid verzoekt, binnen een redelijke termijn en na, al naar gelang zich het eerst voordoet: (i) het einde van de levering van de Diensten; of (ii) zodra de Verwerking door Ontrack van eventuele Persoonsgegevens niet langer vereist is voor het doel van de uitvoering door Ontrack van zijn relevante verplichtingen op grond van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking. Ontrack zal in dat geval bestaande kopieën wissen (tenzij bewaring van enige Persoonsgegevens onder toepasselijke wetgeving vereist is, in welk geval Ontrack de Klant van een dergelijk vereiste op de hoogte dient te brengen). Ontrack zal ervoor zorgdragen dat zijn Sub-Verwerkers dezelfde handelingen zullen verrichten met betrekking tot Persoonsgegevens.
9.2 In het geval dat Persoonsgegevens in het bezit of onder controle van Ontrack blijven gedurende enige termijn die langer is dan 12 (twaalf) maanden zonder enige actieve instructies van de Klant, dient Ontrack dergelijke Persoonsgegevens te wissen.
10 Vrijwaring
10.1 Iedere Partij (de “Vrijwarende Partij”) dient de andere Partij (de “Gevrijwaarde Partij”), nu en in de toekomst, te vrijwaren van alle vorderingen, rechtszaken, rechtsmaatregelen en boetes van een bevoegde overheidsinstantie en/of een Betrokkene tegen de Gevrijwaarde Partij (en alle door een dergelijke vordering, rechtszaak, rechtsmaatregel of boete veroorzaakte kosten) voortvloeiend uit of verband houdend met de niet-nakoming door de Vrijwarende Partij van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking en/of overtreding van Wetgeving betreffende Gegevensbescherming.
11 Aansprakelijkheid
11.1 De totale aansprakelijkheid van een der Partijen op grond van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking zal in geen geval de in de Voorwaarden vastgelegde en overeengekomen contractuele beperkingen overschrijden (met inbegrip van artikel 12 van de Voorwaarden). De in artikel 12.4 van de Voorwaarden vastgelegde en overeengekomen contractuele beperkingen zijn eveneens van toepassing op de vrijwaringsplicht die in artikel 10 van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking is vastgelegd.
12 Duur en beëindiging
12.1 Deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking vangt aan op de datum waarop een bestelling voor diensten onder de Voorwaarden is geplaatst en blijft van kracht zolang Ontrack doorgaat met Verwerking van Persoonsgegevens, tenzij Partijen deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking met wederzijdse goedkeuring eerder beeindigen.
13 Forumkeuze en geschillenbeslechting
13.1 Op deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking zijn de bepalingen omtrent rechtskeuze en geschillenbeslechting zoals vastgelegd in de Voorwaarden van toepassing.
Annex 1 - Subverwerkers
| Ontrack product of bedrijfssysteem | Verplicht gebruik van Subverwerker | Naam Subverwerker | Locatie Subverwerker | Overdrachten buiten het VK/EER |
|---|---|---|---|---|
| buiten kantooruren | Ja | Interswitch B.V. | Poeldijkstraat 4 Gebouw "HeemstedeVeste" 1059 VM Amsterdam | Nee |
| Mobiel ontgrendelen | Ja | Cellebrite GmbH | Herzog-Heinrich-Strasse 20 80336 München Germania | Nee |
Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses
(Controller to Processor (Module Two)
SECTION I
Clause 1
Purpose and scope
(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.
(b) The Parties:
(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and
(ii) the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)
have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).
(c) These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.
(d) The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.
Clause 2
Effect and invariability of the Clauses
(a) These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.
(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.
Clause 3
Third-party beneficiaries
(a) Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:
(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;
(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);
(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);
(iv) Clause 12(a), (d) and (f);
(v) Clause 13;
(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);
(vii) Clause 16(e);
(viii) Clause 18(a) and (b).
(b) Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.
Clause 4
Interpretation
(a) Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.
(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.
(c) These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.
Clause 5
Hierarchy
In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.
Clause 6
Description of the transfer(s)
The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.
Clause 7
Docking clause
(a) An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.
(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.
(c) The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.
SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES
Clause 8
Data protection safeguards
The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.
8.1 Instructions
(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.
(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.
8.2 Purpose limitation
The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.
8.3 Transparency
On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.
8.4 Accuracy
If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.
8.5 Duration of processing and erasure or return of data
Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).
8.6 Security of processing
(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.
(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.
(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.
(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.
8.7 Sensitive data
Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.
8.8 Onward transfers
The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:
(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;
(ii) the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;
(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or
(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.
Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.
8.9 Documentation and compliance
(a) The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.
(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.
(c) The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.
(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.
(e) The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.
Clause 9
Use of sub-processors
(a) GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.
(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.
(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.
(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.
(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub-processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.
Clause 10
Data subject rights
(a) The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.
(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.
(c) In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.
Clause 11
Redress
(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.
(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.
(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:
(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;
(ii) refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.
(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.
(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.
(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.
Clause 12
Liability
(a) Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.
(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.
(c) Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.
(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.
(e) Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.
(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.
(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.
Clause 13
Supervision
(a) [This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.
[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.
[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.
(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries,
submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.
SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES
Clause 14
Local laws and practices affecting compliance with the Clauses
(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)
(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.
(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:
(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;
(ii) the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;
(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.
(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.
(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.
(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).
(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.
Clause 15
Obligations of the data importer in case of access by public authorities
(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)
15.1 Notification
(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:
(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or
(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.
(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.
(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).
(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.
(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.
15.2 Review of legality and data minimisation
(a) The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).
(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.
(c) The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.
SECTION IV – FINAL PROVISIONS
Clause 16
Non-compliance with the Clauses and termination
(a) The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.
(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).
(c) The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:
(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;
(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or
(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.
In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.
(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.
(e) Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.
Clause 17
Governing law
These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.
Clause 18
Choice of forum and jurisdiction
(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.
(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.
(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.
(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.
APPENDIX
EXPLANATORY NOTE:
It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.
ANNEX I
LIST OF PARTIES
Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]
1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.
Address: Customer’s address stated in the Order
Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order
Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…
Signature and date: as stated in the Order
Role (controller/processor): Controller
Data importer(s):
2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC
Address: 9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA.
Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com
Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data .
Signature and date: Data importer’s contact person stated above
Role (controller/processor): Processor
2. DESCRIPTION OF TRANSFER
Categories of data subjects whose personal data is transferred
Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.
Categories of personal data transferred
Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.
Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.
If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.
The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).
One off, or as often as instructed by the data exporter.
Nature of the processing
The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.
Purpose(s) of the data transfer and further processing
The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services
The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period
The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.
For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing
./.
COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY
Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13
Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:
https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA
EXPLANATORY NOTE:
Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.
For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.
The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.
ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS
EXPLANATORY NOTE:
This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).
The controller has authorised the use of the following sub-processors:
- Name: None
Address: Not applicable.
Contact person’s name, position and contact details: Not applicable
Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized): Not applicable.
ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS
In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:
Definitions
For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:
(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;
(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;
(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;
(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and
(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.
Supplementary Protections
1. No back doors
The data importer hereby confirms that:
(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;
(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and
(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:
(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and
(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.
2. Enhanced audit rights
In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place. The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.
3. Notification and Transparency
To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.ontrack.com/en-gb/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order. The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page.
4. Obligation to Challenge
In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.
5. Obligation to Notify
In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:
(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;
(ii) to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and
(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter. Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.
6. Policies and procedures
The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.
7. Disclosure of Records
The data importer shall create and maintain a written record of:
(i) each Disclosure Order; and
(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,
and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.
8. Standards
The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.
9. Policy Review
The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary.
10. Onward Transfers
Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor. Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter. It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.
11. Compensation or other legal remedies
It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.
Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)
International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses
VERSION B1.0, in force 21 March 2022
ThisAddendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.
Part 1: Tables
Table 1: Parties
| Start date | ||
| The Parties | Exporter (who sends the Restricted Transfer) | Importer (who receives the Restricted Transfer) |
| Parties’ details | Full legal name: Legal name of the customer stated in the Order Trading name (if different): Main address (if a company registered address): Address as stated in the Order Official registration number (if any) (company number or similar identifier): As stated in the Order |
Full legal name: KLDiscovery Ontrack, LLC Trading name (if different): n/a Main address (if a company registered address): 9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA Official registration number (if any) (company number or similar identifier): Registered in Delaware, USA |
| Key Contact | Full Name (optional): the person that authorised the order. Job Title: as stated in the Order Contact details including email: As stated in the Order |
Full Name (optional): Gideon Kaplan / Shannon Gaughan Job Title: Associate General Counsel / Commercial counsel Contact details including email: Gideon.kaplan@kldiscovery.com / Shannon.gaughan@kldiscovery.com |
| Signature (if required for the purposes of Section 2) | Signed for and on behalf of the Exporter set out above Signed: by the customer authorizing the Order Date of signature: as the Date of the Order Full name: As stated on the Order Job title: as stated on the Order |
Signed for and on behalf of the Importer set out above Signed: by the Key Contact of KLDiscovery Ontrack, LLC Date of signature: June 20, 2023 Full name: Gideon Kaplan Job title: Associate General Counsel |
Table 2: Selected SCCs, Modules and Selected Clauses
| Addendum EU SCCs | The version of the Approved EU SCCs which this Addendum is appended to, detailed below, including the Appendix Information. Date: The Date of the Order Reference (if any): Other identifier (if any): none |
Table 3: Appendix Information
“Appendix Information” means the information which must be provided for the selected modules as set out in the Appendix of the Approved EU SCCs (other than the Parties), and which for this Addendum is set out in:
| Annex 1A: List of Parties: (i) The customer that is stated in the Order ; (ii) KLDiscovery Ontrack, LLC |
| Annex 1B: Description of Transfer: The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with data recovery or related services |
| Annex II: Technical and organisational measures including technical and organisational measures to ensure the security of the data: As set out in the Data Processing Agreement which incorporates this Addendum. |
| Annex III: List of Sub processors (Modules 2 and 3 only): As set out in the Data Processing Agreement which incorporates this Addendum. |
Table 4: Ending this Addendum when the Approved Addendum Changes
| Ending this Addendum when the Approved Addendum changes | Which Parties may end this Addendum as set out in Section 19: Importer Exporter |
Part 2: Mandatory Clauses
Mandatory Clauses of the Approved Addendum, being the template Addendum B.1.0 issued by the ICO and laid before Parliament in accordance with s119A of the Data Protection Act 2018 on 2 February 2022, as it is revised under Section 18 of those Mandatory Clauses.
|
ANWENDUNG DER STANDARDVERTRAGSKLAUSELN ZUR ÜBEREINSTIMMUNG MIT DER SCHWEIZERISCHEN GESETZGEBUNG Damit die Standardvertragsklauseln ("SCC") der schweizerischen Gesetzgebung entsprechen und somit geeignet sind, ein angemessenes Datenschutzniveau für die Übermittlung von Personendaten aus der Schweiz in ein
Drittland gemäß Artikel 6 Absatz 2 Buchstabe a des schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz vom 19. Juni 1992 ("DSG") und, nach Inkrafttreten, gemäß Art. 16 Absatz 2 Buchstabe d
des künftigen revidierten Bundesgesetzes über den Datenschutz vom 25. September 2020 ("revDSG") gelten zusätzlich die folgenden Bestimmungen: |
APPLICATION OF THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES TO COMPLY WITH SWISS LEGISLATION In order for the Standard Contractual Clauses (“SCC”) to comply with Swiss legislation and thus be suitable for ensuring an adequate level of protection for transfers of personal data from Switzerland to a third
country in accordance with Article 6 paragraph 2 letter (a) of the Swiss Federal Act on Data Protection dated 19 June 1992 (“FADP”) and, once entered into force, in accordance with Art. 16 paragraph 2 letter
d of the future revised Swiss Federal Act on Data Protection dated 25 September 2020 (“revFADP”), the following additional provisions shall apply: |
Aanvullende Voorwaarden voor Mobiele Unlock Diensten
Deze aanvullende voorwaarden voor mobiele Unlock Diensten zijn van toepassing op de mobiele unlock-diensten (“Aanvullende Unlock Voorwaarden”), vormen een aanvulling op de Voorwaarden voor Ontrack Diensten (https://www.ontrack.com/nl-nl/algemene-voorwaarden/data-recovery) (“Voorwaarden”) en worden aan u verstrekt in verband met een verzoek om het mobiele apparaat dat beschreven is in de fact sheet (“Apparaat”) te ontsluiten om de extractie en/of decodering van gegevens en informatie uit dat mobiele apparaat mogelijk te maken (“Mobiele Gegevens”) (gezamenlijk, de “Unlock Diensten”). Deze Aanvullende Unlock Voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op een Bestelling voor de Unlock Diensten.
Hierbij erkent u dat de afspraken en verklaringen die in deze Aanvullende Unlock Voorwaarden staan, onherroepelijk zijn en dat Ontrack de Unlock Diensten levert op basis van de hierna vermelde afspraken en verklaringen.
1. Deze Aanvullende Unlock Voorwaarden worden aangegaan overeenkomstig de Voorwaarden die tussen u en Ontrack gelden met betrekking tot een Bestelling (zoals beschreven in de Voorwaarden) voor de Unlock Diensten. De Voorwaarden zijn van toepassing op de Unlock Diensten, termen met hoofdletters worden hierin of in de Voorwaarden beschreven. In geval van tegenstrijdigheid of onverenigbaarheid tussen deze Aanvullende Unlock Voorwaarden en de Voorwaarden, hebben deze Aanvullende Unlock Voorwaarden voorrang boven de Voorwaarden.
2. Ontrack zal met de Unlock Diensten aanvangen na betaling van de eerste instellingskosten (beschreven in de betalingstabel in de Bestelling, de “Instellingskosten”). De eerste Instellingskosten worden niet terugbetaald en komen overeen met de redelijke eerste kosten van Ontrack voor het instellen en doorvoeren van de Unlock Diensten. Na afronding van de Unlock Diensten zullen de verwerkingskosten (vermeld in de betalingstabel in de Bestelling, de “Verwerkingskosten”) door Ontrack gefactureerd worden en binnen 30 (dertig) dagen na factuurdatum betaald moeten worden. Het wachtwoord voor het Apparaat en de toegang tot de Mobiele Gegevens zullen niet verleend worden, voordat de factuur voor Verwerkingskosten door u betaald is. Indien u de Bestelling intrekt en eventuele annuleringskosten betaald moeten worden (zie par. 3 t/m 5 hierna), dan moeten de annuleringskosten binnen 30 (dertig) dagen na factuurdatum betaald zijn. Het Apparaat zal niet teruggegeven worden, voordat de annuleringskosten betaald zijn. Ontrack behoudt zich het recht voor om rente te vorderen tegen het wettelijke tarief, indien niet op tijd betaald is.
3. Annuleren als Particuliere Klant. Door plaatsing van uw Bestelling geeft u Ontrack toestemming om onmiddellijk met de Unlock Diensten te beginnen. Indien u een Particuliere Klant bent en een Bestelling plaatst, dan heeft u een periode van 14 dagen waarin u de Bestelling kunt annuleren. In dat geval zal Ontrack de Instellingskosten behouden, aangezien deze overeenkomen met de redelijke eerste kosten voor Ontrack voor het instellen en doorvoeren van de Unlock Diensten. Na 14 dagen mogen Particuliere Klanten de Bestelling annuleren, maar moeten zij Ontrack wel annuleringskosten van £(GBP) 1.500 (inclusief BTW) betalen. Nadat Ontrack bevestigd heeft dat het de Unlock Diensten met succes heeft afgerond, worden de Verwerkingskosten verschuldigd en betaalbaar. Ontrack zal u van het slagen van de werkzaamheden per email op de hoogte brengen.
4. Annuleren als Zakelijke Klant. Indien u een Zakelijke Klant bent, zijn de annuleringskosten £ (GBP) 1.450 (exclusief 21% BTW). Nadat Ontrack bevestigd heeft dat het de Unlock Diensten met succes heeft afgerond, worden de Verwerkingskosten verschuldigd en betaalbaar. Ontrack zal u van het slagen van de werkzaamheden per email op de hoogte brengen.
5. Voor alle klanten, in het geval dat Ontrack er niet in slaagt de Unlock Diensten binnen 120 dagen na de Bestelling af te ronden, worden geen annuleringskosten in rekening gebracht, maar zal Ontrack de Instellingskosten behouden. Om te annuleren dienen alle klanten Ontrack te mailen of bellen en daarbij de contactgegevens of het modelformulier voor annulering dat op onze website staat, te gebruiken.
6. Hierbij verklaart en garandeert u aan Ontrack dat: (i) u wettelijk in staat bent om bindende overeenkomsten aan te gaan; (ii) u volledige bevoegdheid, volmacht en vermogen heeft om met deze Aanvullende Unlock Voorwaarden in te stemmen en indien u een Zakelijke Klant bent, de juiste wettelijke bevoegdheid heeft om deze Aanvullende Unlock Voorwaarden aan te gaan; (iii) u niet beoogt de Unlock Diensten te gebruiken met betrekking tot rechtszaken betreffende echtscheiding, successie, of strafrecht; (iv) alle informatie die u Ontrack verstrekt met betrekking tot uw Bestelling juist, nauwkeurig, volledig en niet-misleidend is; (v) u de wettelijke eigenaar bent van de Media of dat u expliciete toestemming heeft van de eigenaar van de Media om Ontrack toestemming te geven de Unlock Diensten uit te voeren; (vi) het houden van de Mobiele Gegevens door Ontrack geen enkele verplichting of rechten van derden zal overtreden; (vii) verstrekking door u van de Media en/of Mobiele Gegevens aan ons geen enkele toepasselijke wetgeving zal overtreden; (viii) u wettelijk geoorloofd bent toegang tot de Mobiele Gegevens te verstrekken; (ix) uw Media geen enkel materiaal bevat (inclusief maar niet beperkt tot enige Mobiele Gegevens) die inbreuk kunnen maken op de intellectuele eigendomsrechten van enige derde; en (x) uw Media geen enkel materiaal bevat dat toepasselijke wetgeving zal overtreden. Wij behouden ons het recht voor schriftelijk bewijs te vragen van uw eigendom of wettelijk recht om toestemming voor de Unlock Diensten te geven en om de Unlock Diensten op te schorten of niet aan te vangen zonder ontvangst van dergelijk bewijs.
7. U verklaart en erkent hierbij dat verlening van de Unlock Diensten mogelijk niet slaagt en dat Ontrack mogelijk niet in staat zal zijn het Apparaat te ontsluiten. De Unlock Diensten zullen verleend worden op “as is” basis zonder enige verklaring of garantie betreffende nauwkeurigheid van de Unlock Diensten, de grondigheid, bruikbaarheid of volledigheid daarvan.
8. U verklaart hierbij het ontsloten Apparaat of Mobiele Gegevens uitsluitend voor eigen gebruik toe te passen. U zult het ontsloten Apparaat of de Mobiele Gegevens niet gebruiken voor enig onrechtmatig doel en Ontrack is niet aansprakelijk voor uw gebruik van het Apparaat of Mobiele Gegevens, nadat deze door u zijn ontvangen na afronding van de Unlock Diensten.
9. U erkent dat de Unlock Diensten aan Ontrack geleverd worden door een leverancier van Ontrack, Cellebrite[SA1] . U vrijwaart Cellebrite hierbij uitdrukkelijk en onherroepelijk en verleent ontheffing van alle zaken, rechtsvorderingen, rechtszaken, verplichtingen, schadevergoeding vanaf deze datum en daarna in verband met het verlenen van de Unlock Diensten, ongeacht of dit gebaseerd is op contract, gewoonterecht, wetgeving of billijkheid. Niets in dit artikel zal u er echter van weerhouden om op grond van geldende wetgeving een claim tegen Ontrack in te dienen die voortvloeit uit de Unlock Diensten.
10. U erkent, begrijpt en verklaart hierbij uitdrukkelijk dat het voor de Unlock Diensten nodig kan zijn informatie of gegevens te ontsluiten, het wachtwoord te ontvangen, ontsleuteling uit te voeren, toegang te verkrijgen tot en/of extractie uit te voeren van informatie of gegevens (met inbegrip van doorgifte, opslag, kopiëren of analyses) op een elektronisch apparaat, met inbegrip van een draagbaar elektronisch apparaat zoals een mobiele telefoon of tablet, computersystemen, programma’s, applicaties, servers, telecommunicatie- of elektronische communicatiesystemen, media, intellectuele eigendom (inclusief maar niet beperkt tot auteursrechtelijk beschermd materiaal, bedrijfsgeheimen en knowhow).
11. U vrijwaart en stelt schadeloos Ontrack, zijn bestuurders, functionarissen, aandeelhouders, werknemers en servicepartners (“Ontrack’s Gevrijwaarden”) van alle vorderingen, claims, rechtszaken, verliezen, aansprakelijkheden, schadevergoedingen, kosten en onkosten die ingesteld kunnen worden tegen enige van Ontrack’s Gevrijwaarden, of die de betreffende Ontrack’s Gevrijwaarde kan lijden of oplopen, als gevolg van of voortvloeiend uit enige schending of gestelde schending van uw verplichtingen op grond van deze Aanvullende Unlock Voorwaarden.
12. Ontrack aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor beschadiging van, of fysieke of andere schade aan, of vernietiging van het Apparaat die kan ontstaan of ongeldig verklaring van eventuele garanties van de fabrikant met betrekking tot het Apparaat, hetzij voordat Ontrack het Apparaat heeft ontvangen; hetzij tijdens de verlening van Unlock Diensten overeenkomstig de Aanvullende Unlock Voorwaarden door Ontrack waaruit dergelijke schade, vernietiging, beschadiging of nietigverklaring ontstaat.
13. Evenals eventuele overige rechten die u op grond van wet- of regelgeving heeft, kunt u, indien u inwoner van de Europese Unie bent, de mogelijkheid hebben een klacht in te dienen bij het Online Platform voor Geschillenbeslechting van de Europese Unie (het “Platform”) dat online afhandeling van geschillen mogelijk maakt. Meer informatie is te vinden op https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ontrack is voornemens het Platform te gebruiken voor de afhandeling van geschillen en u gaat ermee akkoord dat Ontrack geen enkele verplichting heeft om het Platform te gebruiken om eventuele geschillen te beslechten.
14. Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van de conflictregels van internationaal privaatrecht. Mogelijke geschillen die niet door middel van een minnelijke schikking opgelost kunnen worden, zullen uitsluitend voorgelegd worden aan de bevoegde rechter in Amsterdam, Nederland. Een Particuliere Klant kan het geschil ook voorleggen aan de bevoegde Nederlandse rechter van zijn woonplaats. Indien een Particuliere Klant het geschil aan een andere bevoegde Nederlandse rechter wil voorleggen, dan dient hij Ontrack daarvan schriftelijk op de hoogte te stellen binnen 1 (één) maand nadat Ontrack de Particuliere Klant heeft meegedeeld dat het een beroep op dit artikel wil doen, bij gebreke waarvan de bevoegde rechter van Amsterdam uitsluitend bevoegd zal zijn.