Conditions Générales

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE DES SERVICES DE RÉCUPÉRATION DE DONNÉES FOURNIS PAR ONTRACK

Nous vous invitons à lire attentivement ces CGV avant de Nous passer Commande. Les présentes CGV ont pour objet de Nous présenter et de décrire les conditions selon lesquelles Nous vous fournirons les Services, les modalités selon lesquelles vous pourrez, et Nous pourrons, modifier ou mettre fin au Contrat (tel que défini ci-après), la procédure à suivre en cas de problème et d’autres informations importantes.

1. CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

1.1   Les présentes conditions générales de vente (“CGV”) régissent la prestation, par KLDiscovery Ontrack SARL, société à responsabilité limitée au capital de 15.200 euros dont le siège social est sis 2, impasse de la Noisette, 91371 Verrières-le-Buisson, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Evry sous le numéro B 418 131 546 (ci-après dénommée « Ontrack » ou « Nous »), de Services de Récupération de Données.

1.2   Notre description de service pour les services de récupération de données ainsi que l'accord relatif sur traitement des données, qui régit le traitement des données personnelles dans le cadre de la fourniture de notre service, font partie des présentes CGV. Pour plus d'informations sur les caractéristiques et les limites de notre service de récupération des données, veuillez lire notre description de service. L’Accord relatif au Traitement de Données régit le traitement des données personnelles fournies à Ontrack par le client à des fins de récupération des données.

1.3   Pour plus d'informations sur la manière dont nous, en tant que partie responsable, collectons, traitons et stockons les données personnelles, veuillez-vous référer à notre politique de confidentialité

1.4   Les conditions générales du client ou de tiers sont explicitement exclues et ne s'appliquent pas. Les présentes conditions générales de la description des services et de la DPA s'appliquent également à toutes les relations commerciales futures, même si elles ne sont pas expressément convenues à nouveau.

1.5   Les services sont principalement fournis dans notre laboratoire en France. Ontrack dispose d'installations techniques et de sites en Europe et aux États-Unis. Si nécessaire, vous autorisez Ontrack à accéder aux données sur les dispositifs de stockage à partir de n'importe quelle installation d'Ontrack, y compris les États-Unis d'Amérique et le Royaume-Uni, afin qu'Ontrack puisse fournir les services. Veuillez vous référer à la clause 6.4.

2. CONTACT

2.1 Pour Nous contacter. Vous pouvez joindre notre service clients par téléphone au 01 69 53 66 99, ou bien envoyer un courrier postal à notre siège social ou un courriel à l’adresse  info@ontrack.fr.

3. INTERPRÉTATION

Aux fins des présentes CGV, les définitions suivantes s’appliquent :

(a)     « Client Professionnel » un client agissant dans le cadre de son activité professionnelle, y compris, mais sans s'y limiter, un entrepreneur individuel, une société de personnes, une société à responsabilité limitée ou une autorité publique.

(b)     « Informations Confidentielles » désigne toute information divulguée ou communiquée par une partie à l'autre partie dans le cadre de la relation commerciale et lorsque la partie destinataire s'attendait légitimement, sur la base d'un marquage des informations concernées comme confidentielles ou en toute bonne foi sur la base de la nature des informations, à ce que la partie divulgatrice ait un intérêt particulier protégeable à ce que les informations concernées restent confidentielles.

(c)     « Consommateur » désigne toute personne physique qui effectue une transaction juridique à des fins qui ne sont principalement ni commerciales ni indépendantes.

(d)     « Contrat » a la signification qui lui est attribuée à l’article 4.4

(e)     "Client" désigne à la fois un client professionnel et un consommateur.

(f)      « Données » signifie toutes données électroniques, quelles qu’en soit la nature, y compris les données à caractère personnel, telles que définies par le Règlement Général sur la Protection des Données UE 2016/679 et/ou les lois locales sur la protection des données

(g)     «Appareils » désigne votre support de stockage et, le cas échéant, votre téléphone portable ou votre tablette.

(h)     « Honoraires » signifie la rémunération dont vous êtes redevable au titre des Services, telle que visée dans le Devis concerné 

(i)       « Support de stockage » désigne les supports tels que les disques durs, les clés USB, les disques SSD, les puces mémoire, les bandes ou autres supports de données.

(j)       Les termes « offre » et « acceptation » sont définis dans les clauses 4.3 et 4.4.

(k)     « Description du Service » désigne les processus spécifiques mis en œuvre par Ontrack tels que décrits plus précisément sur la page accessible à l’adresse suivante description de service, sur laquelle sont présentés, entre autres informations, les limitations, les niveaux et les objectifs des Services 

(l)       "Services de Récupération de Données" (ou "Services" en abrégé) désignent les services que nous vous fournissons, tels que décrits aux articles 4 (Processus de commande) et 6 (Nos Services de Récupération de Données) des présents T&Cs ainsi que dans la Description du Service.

(m)   « Site » signifie notre site internet à l’adresse www.ontrack.com/fr/ ou tout autre site que Nous utiliserions pour exercer notre activité, le cas échéant

(n)     "Support de sauvegarde" désigne un support de données Ontrack sur lequel les données récupérées sont stockées sous forme cryptée. Il s'agit généralement d'un disque dur USB.>

4. MODALITÉS DE COMMANDE (OFFRE ET ACCEPTATION)

4.1   En ce qui concerne les services standard de récupération de données, à la suite d’un premier entretien téléphonique et après Nous avoir fait parvenir un formulaire en ligne via notre Site ou par courriel, vous Nous enverrez votre Matériel pour notre évaluation. Nous fournirons alors les Services conformément à la Description des Services. En fonction du type d'appareil et du type de dommage, l'évaluation peut être effectuée gratuitement (sauf pour les téléphones portables, les tablettes et les supports flash, les disques durs ouverts, les supports effacés ou formatés ainsi que les dommages causés par l'eau et le feu), à moins qu'il n'en soit convenu autrement au cours du processus de commande. Par la suite, nous fournirons l'évaluation (ainsi que d'autres services de récupération de données, le cas échéant) conformément à la description du service. Dans le cas des téléphones portables, des tablettes, des disques durs ouverts et des supports flash, ainsi que dans le cas de certains types de dommages ou si l'évaluation ne fournit aucune information sur une éventuelle récupération des données, nous effectuerons un diagnostic payant. Dans ce cas, vous recevrez un lien vers une offre de prestation de diagnostic, que vous devrez autoriser par voie électronique, afin de nous confier la prestation.

4.2   Après l'évaluation ou le diagnostic payant, vous recevrez un aperçu du degré de réussite de la récupération des données. Dans le cas d'un diagnostic, vous recevrez des informations sur les fichiers qui peuvent probablement être récupérés. Pour une explication des catégories d'évaluation et de la procédure exacte, veuillez-vous référer à notre description du service. Sur la base de l'évaluation, vous recevrez une offre de prix fixe pour la récupération des données (offre de récupération des données). Vous pouvez généralement choisir entre différents niveaux de service dans l'offre de récupération des données, qui sont décrits plus en détail dans notre Description du Service.

4.3   Après réception de notre devis de récupération de données, vous avez les options suivantes : (i) autoriser électroniquement la commande ("Offre") ; (ii) nous demander de vous renvoyer vos appareils au prix coûtant ; ou (iii) nous demander de supprimer irrémédiablement vos données et/ou de détruire vos appareils ; dans ce dernier cas, nous avons l'obligation et le droit de procéder à la suppression/destruction sans délai. Si nous ne recevons pas de commande, d'instruction de suppression ou de demande de retour de votre équipement dans les 14 (quatorze) jours calendaires à compter de la date de l'offre, nous vous enverrons un rappel par courrier électronique et vous demanderons de nous indiquer comment procéder conformément aux options susmentionnées.  Si vous ne répondez pas à ce rappel, nous vous enverrons 2 (deux) autres rappels à 2 (deux) semaines d'intervalle. Si vous ne répondez toujours pas à ces rappels et ne nous indiquez pas comment procéder avec votre équipement, nous détruirons votre équipement (y compris vos données) conformément à la loi applicable.

Nous acceptons votre commande (c'est-à-dire votre offre conformément à la clause 4.3) en vous envoyant une confirmation de commande par courrier électronique ("acceptation"), qui crée un contrat juridiquement contraignant entre vous et nous ("contrat"), qui contient toutes les dispositions conformément à l'offre, à la description du service, à la DPA et aux présentes CGV.  Nous attribuerons un numéro de commande à votre commande. Il nous sera utile que vous nous communiquiez le numéro de commande lorsque vous nous contacterez.

5. ENVOI DE SUPPORTS DE STOCKAGE ET D'APPAREILS ENDOMMAGÉS ET RETOUR DE SUPPORTS DE STOCKAGE ET D'APPAREILS ET DE SUPPORTS DE SAUVEGARDE

5.1   Vous avez les options suivantes pour nous fournir vos Dispositifs : (i) vous pouvez déposer vos Supports de stockage en personne dans nos locaux pendant les heures d'ouverture (préavis requis) ; (ii) vous pouvez organiser un service de livraison de votre choix à vos propres frais ; ou (ii) vous pouvez déposer vos Supports de stockage dans l'un de nos points de dépôt (une liste des points de dépôt peut être consultée en ligne sur https://www.ontrack.com/fr-fr/contact - Points de dépôt locaux en France) et, si cette option est choisie, Ontrack vous fournira des instructions d'emballage pour vos Dispositifs. Ontrack propose également un service d'enlèvement par un tiers en sélectionnant l'option " Enlèvement et livraison " au cours du processus de commande.  Ontrack vous enverra une étiquette d'expédition pour votre colis ainsi que des instructions d'emballage et vous informera de l'endroit où vous pouvez déposer vos supports pour qu'ils soient enlevés par le coursier tiers.

5.2   Nous n'acceptons que vos supports de données et - à l'exception des appareils définis ci-dessus - aucun matériel complet (p. ex. ordinateurs portables et de bureau). Veuillez retirer vos supports de données (disque dur, SSD, etc.) de votre matériel. Les téléphones portables et les tablettes ne sont pas concernés.

5.3   Tous les supports de stockage doivent être emballés conformément aux instructions figurant sur le site https://www.ontrack.com/fr-fr/recuperation-donnees/expedition. Ontrack ne sera pas responsable des dommages causés à votre équipement pendant le transport si les colis ne sont pas correctement emballés.

5.4   Après le diagnostic ou la récupération (voir point 4), nous envoyons vos supports de sauvegarde à votre adresse par l'intermédiaire d'un service de livraison reconnu. L'envoi de votre support de sauvegarde est généralement gratuit, sauf accord contractuel contraire. Veuillez contacter Ontrack avant de terminer la commande si vous ne souhaitez pas qu'Ontrack renvoie votre support de sauvegarde par courrier.  Vous pouvez également utiliser un service de livraison de votre choix à vos frais, par exemple, ou collecter le support de sauvegarde en personne dans nos locaux commerciaux pendant les heures d'ouverture (sur rendez-vous préalable).

5.5   Les frais de renvoi de votre équipement sont basés sur les informations contenues dans l'offre respective.  Vous serez informé des coûts exacts au cours du processus de commande. Au lieu de nous demander de vous renvoyer vos appareils, vous pouvez également nous demander d'effacer irrémédiablement vos données sur les appareils d'origine du client et/ou de détruire vos appareils. Dans ce cas, nous sommes tenus et autorisés à procéder immédiatement à l'effacement/la destruction. Si vous ne nous donnez pas d'instructions sur la procédure à suivre avec vos appareils originaux, nous vous enverrons un rappel par e-mail en vous demandant de nous indiquer comment procéder conformément aux options susmentionnées. Si vous ne répondez pas à ce rappel, nous vous enverrons 2 (deux) autres rappels à 2 (deux) semaines d'intervalle. Si vous ne répondez à nouveau pas à ces rappels et ne nous indiquez pas ce que nous devons faire de vos appareils, nous nous débarrasserons de vos appareils (y compris de vos données) conformément à la législation en vigueur.

6. NOS SERVICES DE RÉCUPÉRATION DE DONNÉES 

6.1   En échange de votre paiement des frais, nous fournirons les services avec un soin et une compétence raisonnable. Nos services de récupération de données comprennent généralement les prestations suivantes : Évaluation et/ou diagnostic ainsi que - si possible - récupération de données. Pour une description détaillée de ces services, veuillez-vous référer à notre description des services. La description des services fait partie des présentes CGV.

6.2   Lors de l'examen des appareils, nous prendrons des précautions raisonnables pour déterminer : (i) quelles données des appareils sont accessibles et récupérables ; (ii) quels dommages aux appareils et/ou aux structures de données peuvent être identifiés ; (iii) quelle quantité de données (le cas échéant) sur les appareils est susceptible d'être récupérée ; et (iv) pour vous conseiller sur les résultats attendus de la récupération des données des appareils. Nos services de récupération de données peuvent inclure la récupération de données en laboratoire, par la fourniture de solutions logicielles et, pour les clients professionnels, par la récupération de données à distance.

6.3   Nous ferons tout ce qui est raisonnablement possible pour : (i) restaurer vos données et vous fournir les données restaurées sur un support de sauvegarde crypté ; ou (ii) exécuter tout autre service que nous avons convenu par écrit avec vous de fournir, tel que l'effacement des données du support de stockage.

6.4   Nous fournissons la plupart de nos services dans les locaux de KLDiscovery Ontrack SARL en France. Cependant, nous pouvons également envoyer votre appareil à une société sœur située dans l'Espace économique européen ou au Royaume-Uni. La récupération des données des téléphones mobiles et des tablettes est effectuée dans l'un des centres experts européens d'Ontracks pour les téléphones mobiles. Conformément à la clause 1.5, nous pouvons également être amenés à accéder à vos données à distance depuis l'extérieur de l'Espace économique européen pour fournir les services.

6.5   Au moment de la conclusion du contrat, nous ne pouvons qu'estimer le moment où la récupération de vos données est susceptible d'être achevée. Il n'est pas possible de fournir une date spécifique pour une récupération de données terminée en raison de la nature des services. Cependant, vous serez informé de la date d'achèvement estimée au cours de la prestation du service. Lorsque vous recevez votre support de sauvegarde contenant vos données récupérées d'Ontrack, nous vous demandons de vérifier immédiatement la fonctionnalité technique du support de sauvegarde (disque dur USB ou autre dispositif de stockage). Ontrack ne peut reproduire vos données récupérées qu'en cas de défaillance du support de sauvegarde pendant notre période de conservation des données pour vos données personnelles récupérées, comme indiqué dans l'accord de traitement des données d'Ontrack.

6.6   Veuillez noter que nous n'acceptons pas tous les produits Apple pour la récupération de données.  Nos services de récupération de données n'incluent généralement pas la récupération de données sur les appareils Apple iMac ou les iPhones/iPads après une réinitialisation d'usine. Veuillez contacter notre service clientèle avant d'envoyer des produits Apple.

6.7   Pour certains services, nous pouvons vous demander certaines informations, telles que le nom d'utilisateur, le mot de passe ou les codes d'accès. Si vous ne fournissez pas ces informations dans un délai raisonnable après notre demande, ou si vous fournissez des informations incomplètes ou incorrectes, nous pouvons facturer un montant supplémentaire raisonnable pour nous dédommager du surcroît de travail que cela occasionne. Nous ne serons pas responsables des retards ou de la non-livraison partielle des services si cela est dû au fait que vous ne nous avez pas fourni les informations requises.

6.8   Nous pouvons être amenés à suspendre la fourniture du service pour (i) résoudre des problèmes techniques ou apporter des modifications techniques ou (ii) mettre à jour le service afin de refléter les modifications apportées aux lois et réglementations applicables. Nous pouvons également suspendre la fourniture des services si vous ne payez pas après avoir été mis en demeure.

6.9   Aucun succès n'est dû dans le cadre de notre prestation de services. En particulier, nous ne garantissons pas que tout ou partie de vos données seront récupérables ou utilisables, que le téléphone portable ou la tablette, le cas échéant, pourra être utilisé conformément à son objectif initial ou que nous obtiendrons tout autre résultat particulier.

6.10   La disposition suivante ne s'applique qu'aux clients professionnels:
Récupération de données à distance. Avec la récupération des données à distance (RDR), nous nous connectons au réseau interne du client. Aucun appareil ne nous est soumis. Dans le cas d'une RDR, vous recevez de notre part un lien vers un devis de diagnostic, que vous devez autoriser électroniquement dans le cas de notre mise en service. Après le diagnostic, vous recevrez des informations sur les fichiers susceptibles d'être récupérés. Sur cette base, vous recevrez une offre de prix fixe pour la récupération des données (offre de récupération des données). Dans l'offre de récupération des données, vous pouvez généralement choisir entre différents niveaux de service, qui sont décrits plus en détail dans notre description des services.
Pour la récupération des données à distance, vous devez télécharger et installer le logiciel client Ontrack RDR à partir du lien fourni par Ontrack. Une fois installé, le client RDR permet à l'utilisateur de se connecter à Ontrack via une connexion internet cryptée. La connexion RDR est utilisée par Ontrack uniquement pour exécuter les outils de récupération Ontrack directement sur l'ordinateur du client. Ontrack utilise la connexion RDR pour stocker les outils de récupération Ontrack sur l'ordinateur du client dans un dossier protégé.  Vos données ne seront pas transmises à Ontrack pendant ce processus. Une fois le RDR terminé, les outils de récupération Ontrack sont supprimés de l'ordinateur du client.

Ontrack garantit que le Logiciel Client RDR, (a) est exempt de code de programme ou d'instructions de programme intentionnellement conçus pour interrompre, désactiver, endommager, interférer avec ou autrement affecter négativement les programmes, fichiers ou opérations informatiques ; et (b) ne contient pas d'autres codes malveillants ou nuisibles généralement appelés virus ou décrits par des termes similaires, y compris cheval de Troie, ver ou porte dérobée.

7. LES DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE 

7.1   Votre équipement et vos données resteront toujours votre propriété et nous n'aurons aucun droit de propriété, d'utilisation ou autre sur eux, à l'exception du droit de posséder et d'utiliser votre équipement et vos données pour fournir les services. Vous conservez tous les droits de propriété intellectuelle que vous détenez sur vos données.

7.2  Tous les Droits de Propriété Intellectuelle relatifs à la fourniture des Services restent la propriété d'Ontrack, en ce compris le développement, la création et la réalisation des Services, les inventions, les œuvres de l'esprit, les méthodes, les processus et le savoir-faire mis en œuvre pour développer les Services ou que ces derniers intègrent, de même que tout matériel, tout logiciel (y compris firmware), toute plateforme ainsi que toute modification, amélioration, nouvelle fonction ou fonctionnalité créée ou utilisée par KLDiscovery en tant que partie des Services (« PI-KLD »).

8. DROIT DE RÉSILIATION DU CONTRAT

8.1   Le présent article 7 s’applique exclusivement à nos Contrats avec des Consommateurs. Lorsqu’une Commande est passée en ligne ou entre des parties à distance, la loi vous accorde le droit de changer d’avis. Ces droits, tels que visés à l’article L. 221-18 du Code de la Consommation, sont détaillés ci-dessous.

8.2   Pendant la durée de Evaluation, vous pouvez tout annuler à tout moment. Si vous passez une commande, y compris un diagnostic ou un recouvrement, vous avez le droit de vous rétracter du présent contrat dans un délai de quatorze jours sans donner de raison. Le délai de rétractation est de quatorze jours à compter du jour de la conclusion du contrat.

8.3   Pour exercer votre droit de rétractation, vous devez notifier à Ontrack au moyen d'une déclaration claire (par exemple, lettre envoyée par la poste, télécopie, courrier électronique ou téléphone) votre décision de rétractation du présent contrat :

(a)     Par courrier électronique : evaluation@ontrack.fr

(b)     Par Téléphone : 01 69 53 66 99

(c)     Courrier postal : KLDiscovery Ontrack Sarl, 2 Impasse de la Noisette, 91370 Verrières-le-Buisson

8.4   Vous pouvez également utiliser le modèle de formulaire de rétractation figurant à la fin des présentes CGV. L'efficacité de votre rétractation ne dépend pas de l'utilisation de ce modèle de formulaire de rétractation. Nous vous enverrons sans délai un accusé de réception de votre rétractation (par exemple par courrier électronique).

8.5   Pour respecter le délai de rétractation, il suffit que vous envoyiez la notification de l'exercice du droit de rétractation avant la fin du délai de rétractation.

8.6   Si vous résiliez le contrat, Ontrack doit vous restituer tous les paiements qu'elle a reçus de vous sans retard excessif et au plus tard quatorze jours à compter du jour où Ontrack a reçu la notification de votre résiliation du présent contrat. En autorisant électroniquement notre demande de proposition (clause 4.3), vous nous autorisez expressément à commencer les Services immédiatement. En cas de révocation après le début des Services, vous serez tenu de payer une indemnité correspondant à la valeur des Services fournis jusqu'à ce moment. Une fois que nous avons fourni l'intégralité des services, vous ne pouvez plus révoquer le contrat, même si le délai de révocation n'a pas encore expiré.

8.7   Pour le remboursement, nous utilisons le même moyen de paiement que celui que vous avez utilisé pour la transaction initiale, sauf s'il en a été expressément convenu autrement avec vous. En aucun cas, le remboursement ne vous sera facturé.

9. PAS DE DROIT DE RÉSILIATION DU CONTRAT POUR LES CLIENTS PROFESSIONNELS

9.1  La disposition de la clause 8 ne s'applique pas aux clients professionnels.

10. DROITS DE RÉSILIATION

10.1 Sans préjudice des autres droits, la relation de service peut être résiliée par l'une ou l'autre des parties contractantes pour un motif valable, sans respecter de délai de préavis, s'il existe des faits sur la base desquels on ne peut raisonnablement s'attendre à ce que la partie qui met fin à la relation contractuelle, compte tenu de toutes les circonstances du cas d'espèce et en pesant les intérêts des deux parties contractantes, poursuive la relation contractuelle jusqu'à la fin convenue de la relation contractuelle, en particulier lorsque: 

(a) l'une ou l'autre des parties (i) viole matériellement une clause du contrat d'une manière qui ne peut être corrigée ; ou (ii) si cette violation peut être corrigée, n'y remédie pas dans un délai de 7 (sept) jours après que la partie a été mise en demeure par écrit d'y remédier ; ou (iii) viole de manière répétée le contrat (y compris les présentes CGV) ; ou

(b) (droit de résiliation d'Ontrack) : le Client ne paie pas la rémunération pour les Services de Récupération de Données lorsqu'elle est due ; et/ou

(c) une partie cesse (ou menace de cesser) d'exercer ses activités en totalité ou en partie, ou un liquidateur, un séquestre ou un séquestre administratif est nommé pour elle ou toute partie de son entreprise ou de ses actifs, ou elle est dissoute (sauf si dans le but d'un projet de fusion ou de reconstruction solvable dans lequel l'entité résultante assume toutes les responsabilités), ou qu'un tribunal compétent rend une ordonnance d'insolvabilité, de liquidation ou une ordonnance similaire, ou que la partie conclut un règlement avec ses créanciers, elle n'est pas en mesure de payer ses dettes au fur et à mesure de leur échéance ou, si un particulier devient insolvable.

10.2 Nous (Ontrack) pourrons résilier le Contrat si, en exécutant le Contrat, Nous sommes susceptibles d’enfreindre les lois applicables en matière d’exportation et de sanctions qui régissent les relations avec certaines entreprises et certains individus, telles qu’établies par la Commission Européenne ou d’autres autorités nationales, notamment les États-Unis. Vous acceptez de fournir, à notre demande, une preuve d'identité dans le but de vérifier l'applicabilité des lois applicables en matière d'exportation et de sanctions.

10.3 Si la résiliation est due à une raison dont Ontrack n'est pas responsable, le Client est tenu de payer la rémunération convenue pour tous les services de récupération de données fournis par Ontrack jusqu'à ce que la résiliation prenne effet.

11. DÉCLARATIONS ET GARANTIES DU CLIENT

11.1 Vous déclarez et garantissez que: (i) vous disposez de la capacité juridique pour conclure des contrats ayant force obligatoire ; (ii) vous disposez de l’autorité, des pouvoirs et de la capacité d’accepter les présentes CGV et, s’agissant des Clients Professionnels, vous êtes juridiquement habilité à conclure le Contrat ; (iii) toutes les informations que vous Nous fournissez dans le cadre de votre Commande sont sincères, exactes, exhaustives et conformes à la réalité ; (iv) vous êtes le propriétaire du Matériel et/ou vous avez obtenu l’accord du propriétaire du Matériel pour que Nous exécutions les Services ; (v) la fourniture de votre Matériel et/ou de vos Données ne porte pas atteinte aux droits et obligations de tiers ; (vi) la fourniture de votre Matériel et/ou de vos Données n’est contraire à aucune loi applicable ; (vii) vous êtes juridiquement habilité à autoriser l’accès aux Données ; (viii) votre Matériel ne contient aucun élément (notamment des Données) susceptible de violer les Droits de Propriété Intellectuelle de tiers ; et (ix) votre Matériel ne contient aucun élément susceptible de violer la loi.

11.2 Nous réservons le droit (et vous reconnaissez par la présente que nous avons le droit) d’exiger des justificatifs de vos droits de propriété ou de votre capacité juridique à autoriser les Services, et de suspendre ou de retarder la prestation des Services jusqu’à réception desdits justificatifs. Vous acceptez de nous fournir, sur demande, une preuve documentaire de votre identité afin de nous permettre de vérifier l'applicabilité de toute réglementation applicable en matière d'exportation et de sanctions, conformément à la clause 10.2.

11.3 Vous reconnaissez par les présentes que votre Matériel et/ou vos Données peuvent avoir subi des dommages avant que Nous ne les recevions, et que nos efforts pour exécuter les Services peuvent causer la destruction de ou des dommages supplémentaires à votre Matériel et/ou vos Données, rendant le Matériel inutilisable. Nous exécuterons les Services avec toute la diligence requise mais, sous réserve des stipulations de l’article 13 de ces CGV, nous déclinons toute responsabilité pour les dommages existants ou les dommages supplémentaires éventuellement occasionnés à votre Matériel et/ou vos Données dans le cadre de la prestation de nos Services. 

12. PRIX ET MODALITÉS DE PAIEMENT

12.1 Le prix des Services est constitué des Honoraires figurant dans le Devis correspondant. La TVA est facturée en sus, au taux légal applicable et est due, le cas échéant, par le Client. e paiement peut être effectué en espèces, , par virement bancaire ou par carte de crédit, ou encore, pour les clients professionnels, par commande sur facture (numéro de commande).

12.2 En cas de paiement en espèces, de virement bancaire anticipé, ou de paiement par carte de crédit, la redevance est généralement payable avant le début des Services (prépaiement) ou, le cas échéant, au moment spécifié dans l'accord de paiement conclu séparément avec Ontrack. Si vous ne payez pas tout montant qui nous est dû en vertu du Contrat, nous pouvons conserver l'Équipement et les Données jusqu'à ce que le paiement soit effectué en totalité. En cas d'annulation, de retard ou de défaut de paiement, vous recevrez un premier rappel (sous forme de texte) après l'échéance du paiement. Si le paiement n'est pas reçu après le premier rappel, vous recevrez un autre rappel avant que nous nous réservions le droit de confier la créance à notre agence de recouvrement. Nous nous réservons en outre le droit de réclamer des intérêts moratoires ou d'émettre d'autres réclamations.

12.3 Dans le cas d'un paiement par carte de crédit, Ontrack vous enverra un lien de paiement vers une plateforme de paiement tierce sécurisée afin d'autoriser le paiement et de compléter le processus de paiement après que le travail ait été effectué mais avant que le support de sauvegarde ne vous soit envoyé.

12.4 Les clients professionnels recevront une facture. Si vous ne payez pas l'intégralité de la facture dans le délai de paiement convenu, nous vous enverrons un rappel (sous forme de texte). Si le paiement n'est pas effectué après le premier rappel, vous recevrez un autre rappel avant que nous ne transmettions la créance à notre agence de recouvrement. Nous facturerons également des intérêts de retard à hauteur de 3 (trois) fois le taux d’intérêt légal en vigueur. En outre, en application des dispositions de l’article D.441-5 du Code de Commerce, une pénalité fixée à 40 (quarante) euros sera due par tout Client Professionnel. Nous nous réservons le droit de faire valoir d'autres droits (p. ex. pour les dommages causés par le retard de paiement).

13. LIMITATION DE LA RESPONSABILITÉ

13.1 Les demandes de dommages-intérêts du client sont exclues. Sont exclues les demandes de dommages et intérêts du client résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé ou de la violation d'obligations contractuelles essentielles (obligations cardinales) ainsi que la responsabilité pour d'autres dommages fondés sur une violation intentionnelle ou par négligence grave des obligations d'Ontrack ou des représentants légaux d'Ontrack ou de ses auxiliaires d'exécution. Les obligations contractuelles essentielles sont celles dont l'exécution est nécessaire pour atteindre l'objectif du contrat.

13.2 En cas de violation d'obligations contractuelles essentielles, Ontrack ne sera responsable que des dommages prévisibles et typiques du contrat si ces dommages ont été causés par simple négligence (c'est-à-dire pas de négligence grave ou de faute intentionnelle), sauf dans le cas de demandes de dommages et intérêts par le Client résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé. En ce qui concerne les Clients Professionnels, à moins que le dommage n'ait été causé intentionnellement ou par négligence grave ou qu'il existe une responsabilité pour atteinte à la vie, au corps ou à la santé, Ontrack ne sera en tout état de cause responsable qu'à concurrence d'un montant maximum de 20.000 euros. Vous (le Client professionnel) reconnaissez et convenez avec nous (Ontrack) que le montant maximum de responsabilité susmentionné dépasse les dommages prévisibles typiques du contrat.

13.3 Sans préjudice de la clause 13.1 ci-dessus, nous ne serons pas responsables de tout dommage physique ou autre ou de la destruction de votre Equipement et de vos données ou de la déchéance de toute garantie relative à votre Equipement dans le cadre de la fourniture de nos Services si ce dommage, cette destruction, cette détérioration ou cette déchéance survient à la suite de l'exécution des Services conformément au présent Contrat. Ceci ne s'applique pas aux dommages causés par un manquement intentionnel ou une négligence grave de la part d'Ontrack ou de nos représentants légaux ou agents.

13.4 Bien que nous fassions tout notre possible pour prendre soin de votre équipement ou de vos données pendant qu'ils sont en notre possession, nous ne serons pas responsables envers vous si votre équipement ou vos données sont perdus, détruits, endommagés ou subissent d'autres dommages dus à l'usure normale ou à la nature des services, sans qu'il y ait faute de notre part.

13.5 Aucune des parties n'est responsable envers l'autre, que ce soit dans le cadre d'un contrat, d'un délit (y compris la négligence), d'un manquement à une obligation légale ou autre, découlant des présents T&C ou d'un contrat ou en rapport avec ceux-ci, de toute perte ou de tout dommage indirect ou consécutif, de toute perte de profit, de toute perte de revenu ou de toute perte d'activité.

13.6 Utilisation de coursiers. Conformément aux dispositions de la clause 5, dans le cas où le Support de Données Original est expédié par un transporteur tiers engagé par Ontrack, Ontrack ne sera responsable que dans la mesure de la compensation offerte par le transporteur tiers. Les conditions générales du transporteur tiers sont les suivantes https://www.dhl.com/fr-fr/home/bas-de-page/conditions-utilisation.html

14. INDEMNISATION

14.1 Vous indemniserez Ontrack contre toute réclamation de tiers intentée contre nous à la suite de votre conduite illégale. Cette indemnité s'applique aux réclamations pour violation des lois sur la protection des données, la concurrence ou les droits d'auteur en particulier.

14.2 Dans le cas où vos déclarations en vertu de la clause 11.1 ne sont pas exactes en tout ou en partie, vous indemnisez Ontrack contre toutes les réclamations de tiers qui n'existeraient pas si vos déclarations avaient été exactes.

14.3 Outre les dommages-intérêts, l'indemnité prévue par la présente clause 14 comprend les amendes ainsi que les frais de procédure raisonnables et prouvés (y compris les frais de poursuite et de défense).

15. PROTECTION DES DONNÉES

15.1 Des informations sur la protection des données sont disponibles sur le lien suivant de notre site web:  https://www.ontrack.com/fr-fr/confidentialite 

16. COMMENT NOUS TRAITONS LES DONNÉES PERSONNELLES (DONNÉES RÉCUPÉRÉES)

16.1 Dans la mesure où Ontrack traite des données personnelles pour vous en tant que client dans le cadre de la récupération des données, notre accord sur le traitement des données s'applique, qui est disponible à l'adresse suivante: https://www.ontrack.com/fr-fr/recuperation-donnees/cgv#accord-relatif-au-traitement-de-donn%C3%A9es 

17. INFORMATIONS CONFIDENTIELLES

17.1 La partie cédante a un intérêt de confidentialité dans les informations confidentielles divulguées à la partie destinataire. La partie destinataire s'engage donc à traiter les informations confidentielles qui lui sont fournies ou qui sont mises à sa disposition d'une autre manière comme strictement confidentielles et à ne pas les mettre à la disposition de tiers, que ce soit en totalité ou en partie, à moins que la partie cédante n'ait donné son consentement écrit préalable à la divulgation à des tiers et que le tiers ne se soit engagé à maintenir la confidentialité d'une manière compatible avec les présentes CGV.

17.2 Les obligations de confidentialité ne s'étendent pas aux informations confidentielles pour lesquelles la partie destinataire peut démontrer que (a) elles étaient déjà connues de la partie destinataire avant la communication, ou (b) elles étaient déjà dans le domaine public, dans le domaine public et librement accessibles au moment de la communication à la partie destinataire, ou le sont devenues par la suite, ou (c) elles sont tombées dans le domaine public après la communication sans qu'il y ait eu faute de la partie destinataire et sans qu'il y ait eu violation des présentes CGV, ou (d) elles sont essentiellement les mêmes que les informations divulguées ou mises à la disposition de la partie destinataire à tout moment par un tiers autorisé, ou (e) elles ont été développées par la partie destinataire indépendamment des informations confidentielles, ou (f) leur divulgation a été expressément autorisée à l'avance par écrit par la partie qui les a fournies, ou (g) leur détention, leur possession ou leur connaissance enfreint toute loi pénale applicable, ou (h) elles doivent être divulguées en vertu d'une ordonnance gouvernementale ou judiciaire contraignante ou d'une exigence légale impérative.

18. STIPULATIONS DIVERSES

18.1 Le présent Contrat est conclu entre vous et Nous. Aucune autre personne n’est en droit d’en faire appliquer les termes. Chaque paragraphe de ces CGV s’applique de manière autonome. Dans l’éventualité où l’un d’entre eux serait déclaré illégal et/ou inopposable par un tribunal ou une autorité compétente, les autres paragraphes demeureront pleinement applicables. Le fait pour Nous de ne pas prendre de mesures à votre encontre en cas de violation du présent Contrat ne saurait Nous empêcher de prendre des mesures à votre encontre ultérieurement. 

18.2 Les Services sont susceptibles de modification aux fins de la prise en compte d’évolutions législatives et réglementaires et de la mise en œuvre d’adaptations et d’améliorations techniques, par exemple pour faire face aux menaces de sécurité. Ces modifications n’affecteront aucunement votre utilisation des Services. En outre, Nous pourrons apporter des modifications de nature plus importante à ces CGV ou aux Services, mais dans ce cas Nous vous en informerons et vous pourrez alors Nous contacter pour mettre fin au Contrat avant que les modifications ne prennent effet et obtenir le remboursement des Services éventuellement payés mais non reçus. 

18.5 Les CGV ainsi que toute question relative à la prestation de nos Services sont régies par la loi française. POUR LES CLIENTS PROFESSIONNELS : En cas de litige, compétence exclusive est attribuée au TRIBUNAL DE COMMERCE DE PARIS, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou de recours en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires, que ce soit en référé ou par requête. 

Date de prise d’effet : le 12 Mars 2024  

ANNEXE

MODÈLE DE FORMULAIRE D’ANNULATION

(Complétez et retournez-nous ce formulaire si vous souhaitez annuler le contrat)

A l’attention de [NOM DE L’ENTREPRISE, ADRESSE, NUMERO DE TELEPHONE ET, EVENTUELLEMENT, NUMERO DE TELECOPIE ET ADRESSE ELECTRONIQUE, A COMPLETER PAR L’ENTREPRISE]

Je/Nous [*] vous informe/informons par la présente que je/nous souhaite/souhaitons annuler mon/notre contrat de vente relatif aux produits suivants [*] /à la fourniture des services suivants [*],

Commandés le [*] /reçus le [*],

Nom du (des) consommateur(s),

Adresse du (des) consommateur(s),

Signature du (des) consommateur(s) (uniquement lorsque le formulaire est imprimé sur papier),

Date

[*] Rayez la mention inutile

Accord relatif au Traitement de Données

Le présent contrat de traitement des commandes est un complément aux conditions générales de vente des services de récupération de données Ontrack ("CGV") et s'applique à : (i) KLDiscovery Ontrack Sarl, ci-après dénommée "Ontrack", dont le siège social est situé 2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413, France, immatriculée au registre du commerce et des Sociétés d’Evry sous le numéro B 418 131 546; et (ii) le client concerné qui commande des services de récupération de données conformément aux CGV.

Les Parties sont convenues de l'application du présent Accord relatif au Traitement de Données à tout Traitement de Données Personnelles (tels que définis ci-dessous) rendu nécessaire à la fourniture des Services par Ontrack au profit du Client.

DÉFINITIONS

Au sein du présent Accord relatif au Traitement de Données :

Tout autre terme défini et utilisé au sein du présent Accord relatif au Traitement des Données a le sens qui lui est conféré dans les Conditions.

STIPULATIONS RELATIVES AU TRAITEMENT DES DONNÉES

1. Sous-Traitant et Responsable de Traitement

1.1 Les Parties conviennent que, s'agissant des Données Personnelle, le Client est Responsable du Traitement, tandis que Ontrack est Sous-Traitant. Il est entendu que le Client est seul responsable de l'exactitude, la qualité, l'intégrité et la fiabilité des Données Personnelle, ainsi que des moyens par lesquels lesdites Données Personnelle ont été collectées.

1.2 Le Client convient de, garantit et s'engage à : (i) ce que toute Donnée Client utilisée dans le cadre des Services en vertu des Conditions soit conforme à tous égards aux Lois sur la Protection des Données; (ii) à ce que toutes les instructions données à Ontrack relativement aux Données Personnelle soient de tous temps conformes aux Lois sur la Protection des Données ; (iii) à ce qu'il ait obtenu tous les consentements nécessaires ou toute autre autorisation légale émanant de toute Personne Concernée dont les Données Personnelles figurent parmi les Données Personnelle et/ou à ce qu'il bénéficie de toute autorisation légale appropriée lui permettant de fournir les Données Personnelle à Ontrack ; et (iv) à se conformer aux termes du présent Accord relatif au Traitement de Données.

1.3 Ontrack convient de, garantit et s'engage à (i) traiter les Données Personnelle pour les seuls besoins de la fourniture des Services ; (ii) traiter les Données Personnelle en conformité avec les instructions écrites du Client et en vertu des exigences des Lois sur la Protection des Données ; (iii) informer rapidement le Client dans l'hypothèse où Ontrack devait considérer, d'une manière raisonnable, que les instructions du Client contreviennent aux Lois sur la Protection des Données, ou si Ontrack devenait incapable de se conformer aux instructions du Client relativement au traitement des Données Personnelle (que cela résulte d'une modification d'une loi applicable ou d'un changement dans les instructions du Client) ; et (iv) se conformer aux termes du présent Accord relatif au Traitement de Données.

1.4 Dans le cadre du traitement des commandes, toutes les données transmises par le client sont traitées. Les catégories de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées sont connues du client et spécifiées pour le sous-traitant, si cela est nécessaire dans le cadre de la mission. Dans le cas d'une récupération de données, la connaissance du contenu des données du client n'est généralement pas pertinente pour le sous-traitant.

2. Instructions et détails du traitement

2.1 Le Traitement des Données Personnelle à réaliser par Ontrack en vertu de cet Accord relatif au Traitement de Données comprend le Traitement rendu nécessaire par la fourniture des Services.

3. Mesures techniques et organisationnelles

3.1 Ontrack s'engage à mettre en place et à maintenir, à ses propres frais, les mesures techniques et organisationnelles appropriées relatives au traitement et à la sécurité des Données Personnelle, conformément aux Lois sur la Protection des Données et en particulier aux articles 32 à 34 du RGPD (ou leurs équivalents nationaux, selon le cas). Ontrack s'assurera que de telles mesures techniques et organisationnelles sont appropriées au regard des risques particuliers engendrés par ses activités de Traitement, ce afin de protéger les Données Personnelle contre toute destruction, perte, altération, divulgation non autorisée, ou encore tout accès, de nature accidentelle ou illégale.

4. Recours au Personnel et aux Sous-Traitant Ultérieurs

4.1 Sous réserve des stipulations de l'article 4.2, Ontrack s'interdit de recourir aux services d'un Sous-Traitant Ultérieur pour les besoins du Traitement des Données Personnelle sans l'autorisation préalable et écrite du Client relative spécifiquement à ce Sous-Traitant Ultérieur (une telle autorisation ne pourra pas être retenue ou retardée de manière déraisonnable).

4.2 Une liste des Sous-Traitant Ultérieurs approuvés au jour du présent Accord relatif au Traitement de Données figure en Annexe 1.

4.3 En cas de recours à tout Sous-Traitant Ultérieur, Ontrack : (i) s'engage à recourir audit Sous-Traitant Ultérieur en vertu d'un contrat écrit, lequel comprendra des clauses au moins aussi protectrices des Données Personnelles que le présent Accord relatif au Traitement de Données ; (ii) restera pleinement responsable, vis-à-vis du Client, au titre de l'exécution de chacune des obligations du Sous-Traitant Ultérieur considéré ; (iii) et informera le Client de tout changement envisagé consistant dans l'ajout ou le remplacement de tel Sous-Traitant Ultérieur, et laissera au Client la possibilité raisonnable de s'opposer, pour des motifs raisonnables, à un tel ajout ou remplacement.

4.4 Ontrack s'engage à assurer la fiabilité des membres de son Personnel ayant accès aux Données Personnelle et s'assurera qu'il ne traite lesdites Données Personnelle que de la manière strictement nécessaire à la fourniture des Services, qu'il a parfaitement conscience des mesures à mettre en place et des précautions à prendre dans le cadre du traitement de Données à caractère personnel au regard des Lois sur la Protection des Données, et que les membres de son Personnel se sont eux-mêmes engagés à protéger la confidentialité des Données Personnelle, y compris par le biais d'une obligation de confidentialité appropriée (par contrat écrit ou autre) relativement aux Données Personnelle.

5. Assistance à la conformité du Client et à l'exercice des droits des Personnes Concernées

5.1 Ontrack transmettra sans délai au Client toute demande d'accès qu'elle recevrait d'une Personne Concernée. Sur demande raisonnable du Client, Ontrack fournira au Client son assistance raisonnable (tenant compte de la nature du Traitement et de l'information à la disposition d'Ontrack) afin d'assurer la conformité du Client aux obligations qui sont les siennes en vertu des Lois sur la Protection des Données relativement : (i) à la sécurité du Traitement ; (ii) aux études d'impact sur la protection des données (selon la définition résultant des Lois sur la Protection des Données) ; (iii) avant toute consultation d'une Autorité de Supervision au regard des Traitements à haut risque ; et (iv) aux notifications de l'Autorité de Supervision et/ou à l'information des Personnes Concernées en réponse à toute Violation de Données Personnelles, à condition que le Client règle à Ontrack une rémunération en contrepartie de ladite assistance dans l'hypothèse où celle-ci serait disproportionnée au regard du temps et des ressources à la disposition d'Ontrack.

6. Transferts internationaux de données

6.1 Le client reconnaît qu'à la date du présent accord de traitement des données, Ontrack peut traiter les données à caractère personnel en Europe, y compris au Royaume-Uni, et aux États-Unis d'Amérique pendant la durée du présent accord.

6.2 Le client reconnaît que le Royaume-Uni a reçu une décision d'adéquation de la Commission européenne en date du 28 juin 2021, conformément à l'article 45, paragraphe 3, du RGPD, confirmant que les transferts peuvent être effectués sans demander d'autorisation supplémentaire ("décision d'adéquation"). En outre, en ce qui concerne les données à caractère personnel soumises au Data Protection Act 2018 (UK), Ontrack est autorisé à traiter tout ou partie des données à caractère personnel dans l'Espace économique européen ("EEE") conformément à l'article 21, paragraphe 5(1)(a) du Data Protection Act 2018. Dans le cas où la Décision d'adéquation expire ou est déclarée invalide d'une autre manière, les parties interviendront dans les clauses contractuelles types en vigueur à ce moment-là entre le responsable du traitement et le sous-traitant dans l'UE afin de garantir un traitement conforme des données à caractère personnel par Ontrack au Royaume-Uni.

6.3 En ce qui concerne les transferts de données personnelles vers les États-Unis, les parties conviennent des clauses contractuelles types (module 2) entre responsables du traitement et sous-traitants de 2021 approuvées par la Commission européenne, avec les modifications applicables conformément à S119A(1) du Data Protection Act 2018, et conformément aux exigences de la loi fédérale suisse sur la protection des données du 19. juin 1992 ("LPD") et, après son entrée en vigueur, conformément à l'article 16, paragraphe 2, point d), de la future loi fédérale révisée sur la protection des données du 25 septembre 2020 ("LPD révisée"), qui peuvent être consultées sur le lien suivant ("Clauses contractuelles standard"), et sont incorporées par référence dans le présent Contrat de traitement des données. Les parties conviennent également que tous les transferts sont soumis aux dispositions des Clauses contractuelles types. Dans l'éventualité où les Clauses contractuelles types seraient modifiées, annulées ou remplacées par la Commission européenne ou en vertu de la législation applicable en matière de protection des données, les parties coopéreront de bonne foi afin de convenir d'une version actualisée du mécanisme de transfert de données ou de négocier une solution alternative permettant un transfert conforme des données à caractère personnel vers les États-Unis d'Amérique.

6.4 Sous réserve des conditions énoncées dans la présente clause 6 "Transferts internationaux de données", le client autorise le transfert de données à caractère personnel vers les États-Unis d'Amérique pour la durée de l'accord. Le consentement du Client au transfert de données personnelles vers les États-Unis d'Amérique peut être retiré à tout moment, mais dans ce cas, le Client reconnaît qu'Ontrack peut ne pas être en mesure d'exécuter la commande si le Client retire son consentement au transfert de données.

7. Enregistrements, information et audit

7.1 Ontrack s'engage à : (i) créer ; (ii) maintenir à jour ; et (iii) conserver des registres complets et pertinents relativement à tout traitement de Données Personnelle.

7.2 Ontrack s'engage à accorder au Client un droit d'audit, dans la limite d'une fois par année calendaire et selon un préavis écrit minimal de 30 (trente) jours, pendant les heures normales de bureau et sous réserve d'engagements raisonnables portant sur la confidentialité, permettant au Client d'accéder aux registres relatifs au Traitement des Données Personnelle et à prendre copie desdits registres. Ontrack s'engage également à fournir toute assistance raisonnable au Client dans l'exercice de ses droits d'audit. Un tel audit ne pourra pas porter sur des centres informatiques de tiers ni sur des équipements et serveurs de tiers, pour lesquels seule une inspection visuelle et accompagnée est autorisée.

7.3 Ontrack s'engage, à la demande et aux frais du Client, à fournir sans délai à ce dernier toutes les informations nécessaires lui permettant de démontrer sa conformité aux obligations qui sont les siennes en vertu des Lois sur la Protection des Données, dans la mesure où Ontrack est capable de fournir de telles informations.

8. Notification de Violation

8.1 En cas de Violation de Données Personnelles, Ontrack s'engage, sans retard injustifié : (i) à notifier au Client l'existence de la Violation de Données Personnelles ; et (ii) fournir au Client tous les détails relatifs à la Violation de Données Personnelles.

9. Effacement, restitution des Données Personnelles, copies

9.1 À la demande écrite du Client ou à l'expiration des délais de conservation interne, Ontrack pourra, soit effacer, soit restituer au Client toute les Données Personnelle sous la forme correspondant à la demande raisonnable du Client, dans un délai raisonnable après le premier des événements suivants : (i) la fin de la fourniture des Services concernés relatifs au Traitement ; ou (ii) une fois que le Traitement des Données Personnelle par Ontrack n'est plus nécessaire pour l'exécution des obligations d'Ontrack en vertu du présent Accord relatif au Traitement des Données. Ontrack effacera alors les copies existantes (à moins que le stockage de Données Personnelle soit exigé par toute loi applicable, ce dont Ontrack informera alors le Client). Ontrack fera en sorte que ses Sous-Traitant Ultérieurs mettent en œuvre les mêmes actions vis-à-vis des Données Personnelle.

9.2 Dans l'hypothèse où des Données Personnelle resteraient en possession ou sous le contrôle d'Ontrack au terme d'une période supérieures à 12 (douze) mois, en l'absence d'instructions expresses du Client, Ontrack procèdera à l'effacement desdites Données Personnelle.

10. Indemnité

10.1 Chacune des Parties (la “Partie indemnisatrice”) s'engage à indemniser et à relever l'autre Partie (la “Partie indemnisée”) indemne de toute perte subie ou générée par, ou de toute indemnisation mise à sa charge par condamnation ou transaction, en relation avec la non-conformité de la Partie indemnisatrice au regard des Lois sur la Protection des Données.

11. Responsabilité

11.1 Le montant total des responsabilités d'une Partie en vertu de cet Accord relatif au Traitement de Données ne pourra en aucun cas excéder les limites posées et convenues en vertu des Conditions.

12. Durée et Clause résolutoire

12.1 Sauf résiliation d'un commun accord par les Parties, le présent Accord relatif au Traitement de Données prendra effet au jour où une commande de Services est passée et restera en vigueur tant qu'Ontrack continuera de fournir les Services.

13. Loi Applicable

13.1 Cet Accord relatif au Traitement de Données est régi par la loi visée dans les Conditions.

Date : 1^er Septembre 2023

ANNEXE 1  : SOUS-TRAITANTS ULTERIEURS APPROUVES ET TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Annexe 2 : Mesures techniques et organisationnelles

Note sur le document:

Les mesures techniques et organisationnelles générales de KLDiscovery Ontrack sont décrites ici. Les mesures existantes sont énumérées de manière générique dans ce document. Ces mesures sont mises en œuvre chaque fois que cela est nécessaire et possible.

1. Confidentialité (Art. 32 para. 1 b GDPR)

Contrôle d'accès

Pas d'accès non autorisé aux équipements de traitement des données:

√ Sécurité du bâtiment via AUXER Sécurité sur place
√ Le personnel du service de verrouillage affecté en dernier lieu déclenche l'alarme
√ Réception de l'intimidation pendant les heures de travail via AUXER
√ Cartes d'accès magnétiques pour le stationnement
√ Puce d'accès pour les chambres
√ Différentes zones de sécurité avec des autorisations d'accès différentes
√ Sécurité des portes (Ferme-porte magnétique, carte-clé)
√ Clé maîtresse
√ Règlement sur les clés et les puces
√ Règles relatives aux visiteurs et au personnel externe
√ Les visiteurs ne peuvent se trouver dans les salles de serveurs que s'ils sont accompagnés
√ Seul le personnel responsable de l'analyse criminelle des ordinateurs a accès à la salle blanche et au laboratoire d'ingénierie
√ Système d'alarme / Système de détection d'intrusion

Contrôle d'accès au système
Pas d'accès non autorisé aux systèmes de traitement des données;

√ les concepts d'autorisation et les droits d'accès fondés sur les besoins
√ l'administration centrale des utilisateurs
√ procédures de sécurisation des mots de passe / politique en matière de mots de passe
√ authentification chiffrée des utilisateurs
√ des mécanismes de blocage automatique après des tentatives d'accès infructueuses
√ Authentification à deux facteurs
√ Cryptage des fichiers et des supports de données
√ Utilisation de pare-feu et de protection contre les virus
√ Utilisation du réseau privé virtuel (VPN)
√ Enregistrement des accès et des tentatives d'accès (accès aux salles, VPN, etc.)

Contrôle de l'accès aux données
Aucune lecture, copie, modification ou suppression non autorisée dans le système ;

√ les concepts d'autorisation et les droits d'accès aux programmes et aux données en fonction des besoins
√ l'administration centrale des utilisateurs
√ Déconnexion automatique en cas d'inactivité après une certaine période
√ Utilisation de systèmes d'archivage rotatifs et accès contrôlé aux bandes de sauvegarde
√ Cryptage des fichiers et des supports de données
√ Enregistrement des accès et des tentatives d'accès incorrectes

Contrôle de la séparation
Traitement séparé des données collectées pour des finalités différentes;

√ Capacité multi-clients
√ La séparation en fonction des différents objectifs est assurée par différents systèmes/bases de données
√ Séparation des fonctions pour la production / le test
√ Différents cryptages des enregistrements de données pour assurer la séparation en fonction des différentes finalités de traitement
√ la mise en œuvre de fonctions définies dans les systèmes d'information : Administrateur, auditeur, utilisateur.
√ les concepts d'autorisation et les droits d'accès aux programmes et aux données en fonction des besoins 
√ Utilisation de processus sécurisés tels que les procédures de contestation et de réponse pour garantir une demande autorisée

Pseudonymisation (art. 32 al. 1 a PIBR ; art. 25 al. 1 GDPR)

Le traitement de données à caractère personnel de telle sorte que les données ne puissent plus être attribuées à une personne spécifique sans informations complémentaires, à condition que ces informations complémentaires soient conservées séparément et fassent l'objet de mesures techniques et organisationnelles appropriées;

Toute pseudonymisation est convenue entre les parties dans l'ordre ou le contrat respectif.

2. Intégrité (article 32, paragraphe 1, point b), du GDPR)

Contrôle des transferts
Aucune lecture, copie, modification ou suppression non autorisée pendant la transmission ou le transport électronique;

√ Concepts de cryptage (cryptage des supports de données, cryptage des fichiers).
√ Utilisation des signatures numériques
√ Réseaux privés virtuels (VPN)
√ Accords sur le traitement des commandes avec les contractants
√ Gestion des disques et contrôle de l'inventaire via Business System
√ Utilisation réglementée des supports de données externes tels que les clés USB, les disques durs externes.
√ Délivrance des supports de données uniquement aux destinataires autorisés (par exemple, reçu de commande, document d'accompagnement)
√ Définition des utilisateurs autorisés pour l'accès aux médias
√ Instructions d'emballage et d'expédition (type d'expédition, par exemple dans des conteneurs fermés)
√ Enlèvement direct, service de messagerie, escorte de transport
√ Scellage séparé des supports de données confidentielles
√ Modalités de copie des données
√ Documentation des programmes d'extraction et de transmission
√ Destruction sécurisée des documents et suppression des données
√ Effacement sécurisé des données avant l'échange et la réutilisation des supports de données
√ Élimination des supports de données par démagnétisation selon la marque CESG Claims Tested Mark, puis envoi à une société du nom de Recycling Technology pour recyclage.
√ Entrée d'accès sécurisée au bâtiment pour la livraison et le retour

Contrôle des entrées
Déterminer si et par qui des données à caractère personnel ont été introduites, modifiées ou supprimées dans les systèmes de traitement des données;

√ Responsabilités définies par l'organisation pour la saisie des données
√ Concept d'autorisation basé sur le rôle
√ Enregistrement des entrées (données modifiées, utilisateurs ayant modifié les données) dans le système de gestion des entreprises.
√ Sécurisation des protocoles contre les accès non autorisés
√ Le traitement des supports d'informatique légale n'a lieu que sur les copies de travail, les supports originaux sont conservés dans un sac de preuve
√ Systèmes d'évaluation des protocoles
√ Principe de double contrôle pour les données particulièrement sensibles (processus standard et chaîne de conservation)

3. Disponibilité et résilience (article 32, paragraphe 1, point b), du GDPR)

Contrôle de disponibilité
Protection contre la destruction ou la perte accidentelle ou délibérée;

√ Systèmes de détection d'incendie et de fumée
√ Extincteur pour la salle des serveurs
√ Climatisation de la salle des serveurs
√ Utilisation des systèmes RAID
√ Concepts de sauvegarde et de récupération
√ Tests réguliers de récupération des données
√ alimentation sans coupure (UPS)
√ Protection contre les virus
√ Pare-feu
√ Protection contre les codes malveillants
√ des canaux de signalement définis (également avec le prestataire de services)
√ Plans d'urgence

Recouvrabilité rapide (article 32, paragraphe 1, point c), du PIBR)

√ Conceptos de respaldo y conceptos de recuperación
√ Asegurar la rápida adquisición de hardware por parte de los compradores/socios 

4. Procédures d'examen, d'appréciation et d'évaluation réguliers (art. 32, al. 1, let. d, du GDPR ; art. 25, al. 1, du GDPR)

Gestion de la confidentialité des données / Gestion de la protection des données

√ Système de gestion de la protection des données
√ Engagement des employés en matière de confidentialité
√ Lignes directrices et concepts sur la sécurité et la protection des données (y compris la politique de sécurité de l'information, la politique des ressources humaines, le concept de gestion de la protection des données, le résumé sur la sécurité de l'information)

Gestion des incidents (plans d'urgence)

√ Évaluation des risques
√ Plans d'urgence

Protection des données par conception et par défaut (art. 25 al. 2 GDPR)

√ Concepts d'autorisation
√ Politique de la nécessité de savoir

Contrôle de l'ordre
Il n'y a pas de traitement de données sur demande au sens de l'art. 28 DS-GVO sans instructions correspondantes du client;

√ Contrats pour le traitement des commandes (Art 28 GDPR)
√ Conception claire des contrats avec les entreprises partenaires
√ Gestion formalisée des commandes
√ Sélection stricte des prestataires de services
√ Transport sécurisé des supports de données par des fournisseurs de services appropriés
√ Obligation d'une condamnation antérieure
√ Contrôles de suivi via le Business System.
√ Suppression sécurisée des données après l'achèvement du travail/après 30 jours ou selon les conditions du contrat, ou nouvelle instruction de suppression par le client.
√ Processus normalisés pour le traitement des données relatives aux commandes
√ Processus standard de gestion des changements (selon ITIL)
√ Suivi des processus

5. Remarques supplémentaires / références / documents

√ Certification par des tiers (par exemple, centres de données selon la norme ISO 27001)

Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses

 (Controller to Processor (Module Two)

SECTION I

Clause 1

Purpose and scope

(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.

(b) The Parties:

(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and

(ii)   the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)

have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).

(c) These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.

(d) The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.

Clause 2

Effect and invariability of the Clauses

(a)  These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.

(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.

Clause 3

Third-party beneficiaries

(a)   Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:

(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;

(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);

(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);

(iv) Clause 12(a), (d) and (f);

(v) Clause 13;

(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);

(vii) Clause 16(e);

(viii) Clause 18(a) and (b).

(b)   Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 4

Interpretation

(a)   Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.

(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.

(c)   These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.

Clause 5

Hierarchy

In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.

Clause 6

Description of the transfer(s)

The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.

Clause 7

Docking clause

(a)   An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.

(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.

(c)   The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.

SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES

Clause 8

Data protection safeguards

The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.

8.1 Instructions

(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.

(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.

8.2 Purpose limitation

The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.

8.3 Transparency

On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.

8.4 Accuracy

If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.

8.5 Duration of processing and erasure or return of data

Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).

8.6 Security of processing

(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.

(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.

(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.

(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.

8.7 Sensitive data

Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.

8.8 Onward transfers

The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:

(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;

(ii)   the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;

(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or

(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.

Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.

8.9 Documentation and compliance

(a)   The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.

(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.

(c)   The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.

(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.

(e)   The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.

Clause 9

Use of sub-processors

(a) GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.

(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.

(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.

(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.

(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub-processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.

Clause 10

Data subject rights

(a)   The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.

(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.

(c)   In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.

Clause 11

Redress

(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.

(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.

(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:

(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;

(ii)   refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.

(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.

(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.

(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.

Clause 12

Liability

(a)   Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.

(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.

(c)   Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.

(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.

(e)   Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.

(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.

(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.

Clause 13

Supervision

(a) [This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries,

submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.

SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES

Clause 14

Local laws and practices affecting compliance with the Clauses

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.

(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:

(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;

(ii)   the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;

(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.

(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.

(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).

(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.

Clause 15

Obligations of the data importer in case of access by public authorities

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

15.1 Notification

(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:

(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or

(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.

(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.

(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).

(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.

15.2 Review of legality and data minimisation

(a)   The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).

(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.

(c)   The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.

SECTION IV – FINAL PROVISIONS

Clause 16

Non-compliance with the Clauses and termination

(a)   The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.

(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).

(c)   The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:

(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;

(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or

(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.

In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.

(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.

(e)   Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 17

Governing law

These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.

Clause 18

Choice of forum and jurisdiction

(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.

(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.

(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.

(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.

APPENDIX

EXPLANATORY NOTE:

It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.

ANNEX I 

LIST OF PARTIES

Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]

1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.

Address: Customer’s address stated in the Order

Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…

Signature and date: as stated in the Order

Role (controller/processor): Controller

Data importer(s):

2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC

Address:  9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA. 

Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data . 

Signature and date:  Data importer’s contact person stated above

Role (controller/processor): Processor

2. DESCRIPTION OF TRANSFER

Categories of data subjects whose personal data is transferred

Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.

Categories of personal data transferred

Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.

Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.

If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.

The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).

One off, or as often as instructed by the data exporter.

Nature of the processing

The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.

Purpose(s) of the data transfer and further processing

The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services

The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period

The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.

For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing

./.

COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY

Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13

Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA

EXPLANATORY NOTE:

The technical and organisational measures must be described in specific (and not generic) terms. See also the general comment on the first page of the Appendix, in particular on the need to clearly indicate which measures apply to each transfer/set of transfers.

Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.

For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.

The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.

ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS

EXPLANATORY NOTE:

This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).

The controller has authorised the use of the following sub-processors:

1. Name:  None

Address: Not applicable.

Contact person’s name, position and contact details:  Not applicable

Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized):  Not applicable. 

ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS

In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:

Definitions

For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:

(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;

(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;

(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;

(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and

(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.

Supplementary Protections

1. No back doors

The data importer hereby confirms that:

(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;

(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and

(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:

(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and

(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.

2. Enhanced audit rights

In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place.  The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.

3. Notification and Transparency

To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.ontrack.com/en-gb/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order.  The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page. 

4. Obligation to Challenge

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.

5. Obligation to Notify

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:

(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;

(ii)   to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and

(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter.  Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.

6. Policies and procedures

The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.

7. Disclosure of Records

The data importer shall create and maintain a written record of:

(i) each Disclosure Order; and

(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,

and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.

8. Standards

The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.

9. Policy Review

The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary. 

10. Onward Transfers

Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor.  Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter.  It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.

11. Compensation or other legal remedies

It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.

Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)

International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses

VERSION B1.0, in force 21 March 2022

ThisAddendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.

Part 1: Tables

Table 1: Parties