Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi

Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack

Si prega di leggere attentamente le presenti Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack (“Condizioni”) prima di effettuare un ordine. Le presenti Condizioni specificano chi siamo, come forniamo i nostri Servizi, in che modo Ontrack e il Cliente possono modificare o porre termine al contratto, come agire in presenza di eventuali problemi e contengono altre importanti informazioni.

1 CONDIZIONI GENERALI

1.1 Le presenti Condizioni disciplinano la fornitura dei Servizi di Recupero Dati offerti da KLDiscovery Ontrack S.r.l., di seguito “Ontrack”, con sede legale in Via Marsala, 34/A - 21013 Gallarate (VA) - Italia, Partita IVA e Codice Fiscale 02389900131, numero di REA VA340059.

1.2 La Descrizione dei Servizi di Recupero Dati di Ontrack e il Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento) (DPA), che disciplina il trattamento dei dati personali in relazione alla fornitura dei servizi, sono parte delle presenti Condizioni. Per ulteriori informazioni sulle caratteristiche e le limitazioni del nostro Servizio di Recupero Dati, si prega di leggere la descrizione del servizio. Il DPA disciplina il trattamento dei dati personali forniti a Ontrack dal Cliente per le finalità di recupero dei dati.

1.3 Per informazioni su come Ontrack, in qualità di responsabile del trattamento, raccoglie, tratta e conserva i dati personali, si prega di fare riferimento all’informativa sulla privacy.

1.4 I termini e le condizioni del Cliente o di terzi sono esplicitamente esclusi e non trovano applicazione. Le presenti Condizioni, la Descrizione del Servizi e il DPA si applicano anche a tutti i futuri rapporti commerciali, anche se non espressamente concordati nuovamente.

1.5 I servizi sono forniti prevalentemente nel laboratorio di Ontrack in Italia. Ontrack dispone di strutture tecniche e sedi in Europa e negli Stati Uniti. Se necessario, il Cliente concede a Ontrack l’accesso ai dati su dispositivi di archiviazione da qualsiasi struttura di Ontrack, compresi gli Stati Uniti d’America e il Regno Unito, al fine di consentire a Ontrack di fornire i servizi. Si prega di fare riferimento alla clausola 6.4.

2 CONTATTI

2.1 Come contattare Ontrack. È possibile contattare Ontrack telefonando al nostro servizio clienti +39 0331 18 35 811, inviandoci una lettera all’indirizzo della nostra sede legale o un messaggio di posta elettronica all’indirizzo mail recuperodati@ontrack.com.

3 DEFINIZIONI

3.1 Nelle presenti Condizioni, i termini elencati di seguito hanno il seguente significato:

(a) “IA” è l’intelligenza artificiale;

(b) “Strumenti IA” sono gli strumenti di intelligenza artificiale attualmente in uso da Ontrack in relazione ai Servizi, vale a dire (i) strumenti interni di produttività; oppure (ii) strumenti utilizzati nell’effettuazione di Servizi specifici, in ciascun caso come identificato nelle presenti Condizioni. Gli Strumenti IA utilizzati da Ontrack non sono resi disponibili al Cliente e non sono offerti o forniti al Cliente in quanto servizio separato;

(c) “Dati Aggregati” sono le informazioni statistiche, analitiche, o operative derivate da Ontrack a partire dai Dati del Cliente, a condizione che tali informazioni: (i) siano state aggregate e/o anonimizzate irreversibilmente in maniera tale che né il Cliente, né l’interessato, né i dati personali possano essere identificati direttamente o indirettamente da Ontrack o da terze parti utilizzando metodi ragionevoli; (ii) non includano il contenuto di file recuperati, ripristinati, elaborati o estratti, nomi di file, percorsi di file, elenchi di file, o altre informazioni specifiche per il Cliente; (iii) non possano essere ragionevolmente utilizzate per individuare, re-identificare, o diversamente collegare tali informazioni al Cliente o ad un interessato; e (iv) si limitino a metriche operative, inclusi tassi di errore, tassi di successo del recupero, tempi di elaborazione, dati di performance del sistema, e modelli di guasto;

(d) “Dispositivo di backup” è ogni dispositivo di supporto dati predisposto da Ontrack per memorizzare i dati recuperati, in forma criptata. Trattasi normalmente di un disco rigido USB.

(e) “Cliente Business” è il cliente che usufruisce dei servizi per scopi riferibili alla propria attività commerciale o professionale, ivi compresi, a titolo puramente esemplificativo, ditte individuali, imprese associate, società a responsabilità limitata o enti pubblici.

(f) “Informazioni Riservate” sono tutte le informazioni che vengono divulgate da una Parte all’altra durante il rapporto commerciale, quando la parte ricevente ha la legittima aspettativa, sulla base di un contrassegno alle informazioni rilevanti come riservate o in buona fede sulla natura delle informazioni, che la parte divulgante avesse un interesse legittimo a mantenere tali informazioni riservate.

(g) “Cliente Privato” è il consumatore finale, ossia qualsiasi persona fisica che usufruisce dei Servizi per scopi non riferibili esclusivamente alla propria attività commerciale o professionale.

(h) “Contratto” come definito al successivo Articolo 4.4.

(i) “Cliente” si riferisce, a seconda dei casi, al Cliente Business e/o al Cliente Privato.

(j) “Dati del Cliente indica (i) tutti i Dati, Input, o Output; e (ii) ogni altra informazione relativa al Cliente, ai Supporti del Cliente, o al Preventivo del Cliente che Ontrack crea, a cui ha accesso, o elabora in relazione all’effettuazione dei Servizi, incluso, senza limitazioni, i registri diagnostici e di valutazione, gli elenchi di file, i log di servizio e di verifica, ed eventuali dati inoltrati a, elaborati da, o generati tramite uno Strumento di IA;

(k) “Dati” sono tutti i dati in forma elettronica, ivi compresi i ‘dati personali’ come definiti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati GDPR (UE) 2016/679 e/o dalle leggi nazionali sulla protezione dei dati personali.

(l) “Supporti” sono i Dispositivi del Cliente e, laddove applicabile, il telefono cellulare o il tablet;

(m) “Corrispettivo” è l’importo che il Cliente deve pagare per la fruizione dei Servizi, come specificato nel Preventivo;

(n) “Input” indica i dati inoltrati a Ontrack dal Cliente per l’effettuazione dei Servizi, incluso: (i) dati elettronici, file, o insiemi di dati forniti su supporti di archiviazione fisica, nastri, o altri supporti; (ii) dati trasmessi dal Cliente tramite FTP o altro mezzo elettronico; e (iii) nomi di file o elenchi di file forniti dal Cliente per identificare i file o dati specifici da localizzare, recuperare, ripristinare, estrarre, o elaborare da parte di Ontrack;

(o) “Dispositivi” sono i dispositivi come hard disk, chiavette USB, SSD, schede di memoria, nastri o altri supporti di dati.

(p) “Preventivo” e “Accettazione” hanno il significato ad essi attribuito alle successive clausole 4.3 e 4.4 rispettivamente;

(q) “Output” indica tutti i dati, risultati, o registri generati da Ontrack tramite l’uso di Strumenti di IA incluso: (i) dati recuperati, ripristinati, o estratti consegnati al Cliente; (ii) elenchi di file recuperabili; (iii) riassunti di recupero, ripristino, o servizio; e (iv) registri di verifica della cancellazione, eliminazione, o distruzione;

(r) “Descrizione dei Servizi” si riferisce agli specifici processi applicati da Ontrack e descritti al seguente link: https://www.ontrack.com/it-it/informazioni-legali/recupero-dati-termini-condizioni#descrizione, e contiene, tra le altre informazioni, l’ambito di applicazione e le limitazioni dei Servizi di recupero dei dati offerti da Ontrack.

(s) “Servizi di Recupero Dati” (o “Servizi” in breve) sono i servizi forniti al Cliente da Ontrack come descritti nelle successive clausole 4 (Elaborazione degli Ordini) e 6 (i Servizi di recupero dei dati) delle presenti Condizioni, nonché nella Descrizione dei Servizi;

(t) “Sito Web” è il sito web disponibile all’indirizzo www.ontrack.com

(u) “Offerta per il Recupero Dati” come definita alla successiva clausola 4.2.

4 ELABORAZIONE DEGLI ORDINI (Preventivo e Accettazione)

4.1 Facendo seguito a un primo contatto telefonico, all’invio di una richiesta tramite Sito Web o a uno scambio di comunicazioni, il Cliente dovrà inviare a Ontrack il proprio Supporto. Per il recupero dati standard, Ontrack svolgerà anzitutto una Valutazione Preventiva (come definita nella Descrizione dei Servizi). In base al tipo di dispositivo e al tipo di danno, la Valutazione Preventiva potrà essere effettuata gratuitamente (salvo che per i dispositivi telefonici, i tablet e i supporti flash, per i dischi rigidi aperti, i dispositivi cancellati o formattati, nonché per i danni causati da acqua e fuoco), se non diversamente concordato durante l’elaborazione dell’ordine. Successivamente, Ontrack effettuerà la Valutazione Preventiva (e gli altri Servizi di recupero dei dati, se applicabili) in conformità alla Descrizione dei Servizi. Invece, nel caso di telefoni cellulari, tablet, dischi rigidi aperti e supporti flash, così come nel caso di alcuni tipi di danno o se la Valutazione Preventiva non fornisce sufficienti informazioni su un possibile recupero dei dati, Ontrack effettuerà una diagnosi a pagamento. In questo caso, il Cliente riceverà un link al Preventivo per l’esecuzione del servizio di Diagnosi, che dovrà autorizzare elettronicamente, al fine di commissionare a Ontrack l’esecuzione del servizio di recupero dei dati.

4.2 Dopo la Valutazione Preventiva o la diagnosi a pagamento, Ontrack vi informerà sulla probabilità di successo dell’operazione di recupero dati. In caso di diagnosi, il Cliente riceverà informazioni sui file che possono probabilmente essere recuperati. Per una spiegazione delle categorie utilizzate per effettuare l’analisi e della procedura esatta, consultare la Descrizione dei Servizi. Sulla base dell’analisi, il Cliente riceverà un’offerta commerciale per usufruire del Servizio di recupero dei dati (“Offerta per il Recupero dei Dati”), che prevede un prezzo fisso e prestabilito. Di solito, il Cliente può scegliere tra diversi livelli di prestazione durante questa fase, i quali sono descritti più dettagliatamente nella Descrizione dei Servizi.

4.3 Una volta ricevuto il Preventivo via mail, il Cliente può scegliere se: (i) autorizzare elettronicamente l’ordine (“Offerta”); (ii) chiedere la restituzione del Supporto previo pagamento; o (iii) chiedere la cancellazione permanente dei dati personali e/o la distruzione del Supporto; in quest’ultimo caso, Ontrack è obbligata e autorizzata a eseguire la cancellazione dei dati e/o la distruzione del Supporto senza ritardo. Nel caso in cui Ontrack non dovesse ricevere un ordine, una richiesta di distruzione del Supporto o una richiesta di restituzione del Supporto entro il termine di 14 (quattordici) giorni di calendario dalla data dell’Offerta, invierà un sollecito via mail al Cliente, chiedendogli di indicare come intende procedere in base alle opzioni di cui sopra. Se il Cliente non risponderà a questo sollecito, Ontrack provvederà a inviare 2 (due) ulteriori solleciti a intervalli di 2 (due) settimane. Se il Cliente continuerà a non rispondere a questi solleciti e non fornirà istruzioni su come procedere con il Supporto nelle due settimane successiva all’ultimo sollecito, Ontrack si riterrà autorizzata a disporre del Supporto (inclusi i dati ivi contenuti) nel rispetto della normativa vigente.

4.4 L’Ordine si intende accettato da Ontrack (cioè, l’Offerta in conformità della clausola 4.3 si intende accettata da Ontrack) solo dopo il ricevimento da parte del Cliente di una e-mail di conferma (“Accettazione”); solo in quel momento si considererà concluso un contratto legalmente vincolante tra Ontrack e il Cliente ("Contratto"), disciplinato in conformità alle clausole dell’Offerta, alla Descrizione del Servizio, al DPA e alle presenti Condizioni. Ontrack assegnerà un numero all’ordine inoltrato dal Cliente, che servirà a identificare la pratica del Cliente ogniqualvolta questi contatterà Ontrack.

5 INVIO E RESTITUZIONE DI DISPOSITIVI DI SUPPORTO E DI BACKUP

5.1 Il Cliente ha le seguenti opzioni per inviare i suoi Supporti: (i) può consegnare i Supporti fisicamente presso i locali commerciali di Ontrack durante l'orario di apertura (è necessario un preavviso); (ii) può organizzare un servizio di consegna con corriere di sua scelta a proprie spese, in tal caso Ontrack fornisce al Cliente le istruzioni di imballaggio per i suoi Supporti; o (iii) può scegliere l'opzione "Ritiro e consegna" durante il processo di elaborazione dell’ordine, in tal caso Ontrack invierà al Cliente un'etichetta di spedizione per il pacco insieme alle istruzioni di imballaggio e comunicherà il luogo in cui il Cliente potrà consegnare i suoi Supporti per il ritiro da parte del corriere terzo.

5.2 Ontrack accetta solo unità di memoria dei Clienti e - a eccezione dei dispositivi definiti sopra - non l’hardware completo (ad es. laptop e desktop). Si prega il Cliente di rimuovere quindi i supporti dati (hard disk, SSD, ecc.) dall'hardware. Da questo obbligo, sono esclusi i telefoni cellulari o i tablet.

5.3 Tutti i Supporti devono essere imballati secondo le istruzioni riportate in https://www.ontrack.com/it-it/articoli/spedizione-supporto poiché Ontrack non è responsabile di eventuali danni ai Supporti durante il trasporto se i pacchi sono imballati in modo errato.

5.4 A seguito della diagnosi o del ripristino (vedere clausola 4), Ontrack invia i Dispositivi di Backup all’indirizzo del Cliente tramite un servizio di corriere accreditato. L'invio dei Dispositivi di Backup è solitamente gratuito, salvo accordi contrattuali diversi. Si prega di contattare Ontrack prima di completare l'ordine se non si desidera che Ontrack consegni i Dispositivi di Backup tramite corriere. Il Cliente può anche utilizzare un servizio di corriere di sua scelta a sue spese, ad esempio, o ritirare i Dispositivi di Backup di persona presso i locali commerciali di Ontrack durante gli orari di apertura (previo appuntamento).

5.5 I costi per la restituzione dei Supporti si basano sulle informazioni contenute nella relativa Offerta. I costi esatti vi saranno comunicati durante il processo di elaborazione dell’ordine.

6 I SERVIZI DI RECUPERO DATI

6.1 A fronte del pagamento del Corrispettivo, Ontrack procederà alla fornitura dei Servizi con la dovuta diligenza e le dovute capacità. I Servizi di recupero dati di solito includono i seguenti servizi: Valutazione o/e diagnosi, e – se possibile – il recupero dati.

Per una descrizione dettagliata di questi servizi, si prega di far riferimento alla Descrizione dei Servizi. La Descrizione dei Servizi è parte integrante delle presenti Condizioni.

6.2 Quando analizzerà i Supporti, Ontrack farà quanto ragionevolmente possibile per: (i) determinare i dati sul Supporto a cui è possibile accedere e che sono recuperabili; (ii) identificare il danno subito dal Supporto e/o dalle unità di memoria; (iii) rilevare quanti dati (se ve ne sono) possono essere probabilmente recuperati dal Supporto; e (iv) comunicare al Cliente i risultati attesi dal Servizio di recupero dati del Supporto. I Servizi di Recupero Dati di Ontrack possono includere il recupero dei dati in laboratorio, attraverso la fornitura di soluzioni software e, per i Clienti Business, attraverso il recupero dei dati a distanza.

6.3 Ontrack farà quanto ragionevolmente possibile per: (i) recuperare i Dati e restituire al Cliente i Dati recuperati su un Dispositivo di Backup criptato; o (ii) svolgere tutti gli altri servizi concordati per iscritto con il Cliente, quali ad esempio la cancellazione dei dati dal Dispositivo.

6.4 Ontrack svolge la maggior parte dei Servizi presso la sede di KLDiscovery Ontrack Srl, 21013 Gallarate (VA) - Italia. Tuttavia, Ontrack può inviare il Dispositivo ad altra società del gruppo situata nello Spazio economico europeo. Il recupero dati dei telefoni cellulari e dei tablet è svolto in uno dei centri esperti europei di Ontrack per i telefoni cellulari. Sulla base della Clausola 1.5, per la fornitura dei Servizi, Ontrack potrebbe domandare l’accesso da remoto ai Dati del Cliente che non sia ubicato nello Spazio economico europeo.

6.5 Al momento della stipulazione del Contratto, Ontrack può soltanto stimare il momento in cui il recupero dati sarà probabilmente completato. I termini indicati per lo svolgimento dei Servizi non sono termini essenziali e la data di consegna è puramente indicativa. Il Cliente prende atto e accetta che la natura stessa dei Servizi rende impossibile una pianificazione certa dei tempi di consegna. Il Cliente verrà informato della data prevista per la consegna in fase di elaborazione dell'Ordine. Dopo aver ricevuto da Ontrack il Dispositivo di Backup con i dati recuperati, il Cliente è invitato a controllare immediatamente la funzionalità tecnica del Dispositivo di Backup (disco rigido o chiavetta USB). Ontrack può sostituire i dati recuperati del Cliente solo in caso di guasto del dispositivo di consegna ed entro il periodo di conservazione dei dati personali recuperati previsto nel Data Processing Agreement (Nomina a responsabile del Trattamento) di Ontrack.

6.6 Si prega di notare che Ontrack non accetta tutti i prodotti Apple per il Servizio di Recupero dei Dati. I Servizi di Recupero Dati di Ontrack di solito non possono essere svolti su dispositivi Apple iMac o iPhone/iPad dopo il reset di fabbrica. Si prega di contattare il proprio servizio clienti prima di inviare prodotti Apple ad Ontrack.

6.7 Per alcuni servizi, Ontrack potrebbe richiedere certe informazioni al Cliente, come il nome utente, password o codici di accesso. Se il Cliente non fornisce a Ontrack queste informazioni entro un tempo ragionevole dalla richiesta, o se fornisce informazioni incomplete o incorrette, Ontrack potrà addebitare un ragionevole importo aggiuntivo per compensare il lavoro supplementare che ne deriva. Ontrack non sarà responsabile di eventuali ritardi o consegne parziali dei Servizi, qualora ciò sia dovuto alla mancata comunicazione delle informazioni richieste da parte del Cliente.

6.8 Ontrack potrebbe avere la necessità di sospendere la fornitura del Servizio per (i) risolvere problemi tecnici o apportare modifiche tecniche, o (ii) aggiornare il Servizio in seguito alle modifiche di legge e regolamenti pertinenti. Ontrack potrebbe inoltre sospendere la Fornitura dei Servizi, dopo averne dato comunicazione al Cliente, se quest’ultimo non provvede al pagamento.

6.9 Nella fornitura dei Servizi non vi è alcuna garanzia di successo. In particolare, Ontrack non garantisce che tutti o una parte dei dati del Cliente siano recuperabili o utilizzabili, che il telefono cellulare o il tablet, se del caso, possano essere utilizzati secondo il loro scopo originario o che Ontrack otterrà risultati garantiti.

6.10 La seguente disposizione trova applicazione soltanto per i Clienti Business:

Recupero Dati da Remoto. Qualora il Cliente Business richieda un recupero dei dati da remoto, non sarà necessario inviare alcun Dispositivo a Ontrack, il quale potrà svolgere il servizio da remoto. Nel caso di Recupero Dati da remoto, il Cliente Business riceverà il link a un Preventivo di diagnosi, che dovrà autorizzare elettronicamente. Dopo la diagnosi, il Cliente Business riceverà i dettagli dei file che sono probabilmente recuperabili. Sulla base di ciò, il Cliente Business riceverà una Offerta di Recupero Dati. Di solito, il Cliente Business può scegliere tra diversi livelli di prestazione del Servizio, i quali sono descritti nel dettaglio nella Descrizione del Servizio.

Per il servizio di recupero dati da remoto, il Cliente Business dovrà scaricare e installare il client software Ontrack RDR utilizzando il link fornito da Ontrack. Una volta installato, il software client consentirà all’utilizzatore di connettersi a Ontrack attraverso una connessione internet criptata. La connessione RDR è utilizzata da Ontrack solamente al fine di controllare gli strumenti di recupero Ontrack direttamente sulla macchina del Cliente Business. I dati di quest’ultimo non saranno trasferiti a Ontrack nel corso di tale processo. Una volta completato il Servizio di recupero dati da remoto, gli strumenti di recupero Ontrack saranno cancellati dal computer del Cliente Business.

Ontrack garantisce che il Software client (a) è privo di codici di programma o istruzioni di programma intenzionalmente progettati per interrompere, disabilitare, danneggiare, interferire con o altrimenti negativamente influenzare i programmi, file e le operazioni del Dispositivo del Cliente e (b) non contiene codici dannosi o nocivi tipicamente indicati come virus o descritti con termini simili tra cui Trojan horse, worm o backdoor.

7 AMBITO E USO CONSENTITO DELL’IA NELLA CONSEGNA DEI SERVIZI

7.1 Ontrack utilizza Strumenti di IA nell’esecuzione dei Servizi. L’accettazione delle presenti Condizioni da parte del Cliente costituisce l’autorizzazione del Cliente a tale utilizzo. Tranne per quanto stabilito di seguito, i Dati del Cliente non sono utilizzati per sviluppare, addestrare, o migliorare alcun modello di IA, operato da Ontrack o da altro fornitore terzo di Strumenti di IA. Qualunque condivisione dei Dati del Cliente con un fornitore terzo di Strumenti di IA si limita a quanto strettamente necessario per fornire i Servizi ed è soggetto alle misure di tutela dei dati e di sicurezza stabilite nell’accordo di trattamento dei dati di Ontrack con tale fornitore, inclusa la crittografia in transito e in fase di archiviazione e la segregazione logica dai dati di altri clienti. In deroga a quanto precede, Ontrack potrà generare e utilizzare Dati Aggregati per monitorare, valutare, e migliorare l’esecuzione degli strumenti e processi interni di Ontrack, inclusi gli Strumenti di IA utilizzati da Ontrack per rendere i Servizi. Ontrack non utilizzerà i Dati Aggregati in forma tale da consentire l’identificazione del Cliente o da rivelare il contenuto di dati recuperati, ripristinati, o estratti a tal fine.

7.2 Ontrack potrà utilizzare i Dati del Cliente quali Input per gli Strumenti di IA nell’esecuzione dei Servizi.

7.3 Il Cliente prende atto che gli Strumenti di IA si basano su sistemi automatizzati e non deterministici e che l’Output può contendere errori o risultati non intenzionali. L’Output di uno Strumento di IA è fornito “così com’è” (“as is”) e “se disponibile” (“as available”) senza garanzie di alcun tipo, siano esse espresse, implicite, o legali. Nonostante la revisione e validazione degli Output assistiti da IA consegnati al Cliente da parte del personale di Ontrack, il Cliente è l’unico responsabile della revisione e delle misure prese in relazione ad ogni Output. Fatta salva la clausola 14, Ontrack non avrà alcuna responsabilità derivante dal fatto che il Cliente abbia fatto uso o si sia affidato ad un Output che non sia stato sottoposto a verifica indipendente da parte del Cliente.

7.4 Ontrack potrà utilizzare gli strumenti di produttività basati sull’IA per supportare le comunicazioni interne di routine e le attività operative, inclusa la preparazione o redazione di email, riassunti, aggiornamenti sullo stato di avanzamento, e altra corrispondenza amministrativa scambiata tra i team di progetto di Ontrack e il Cliente. Tali strumenti sono utilizzati unicamente per migliorare l’efficienza operativa e la qualità delle comunicazioni. Essi non rientrano nei Servizi in quanto tali, non generano elaborati di progetto né prendono decisioni per conto di Ontrack, e non interessano i Dati del Cliente tranne ove si faccia riferimento ai Dati del Cliente nelle comunicazioni in maniera incidentale.

7.5 Ontrack non possiede, e non accampa alcun diritto al software, ai modelli, agli algoritmi sottostanti di alcuno Strumento di IA di terzi; tali Strumenti di IA restano proprietà dei rispettivi fornitori e sono utilizzati da Ontrack sotto licenza di tali fornitori. Non si concede alcuna licenza al Cliente per alcuna proprietà intellettuale di Ontrack, o per Strumenti di IA di terzi, tranne per quanto espressamente disposto nelle presenti Condizioni.

8 DIRITTI DI PROPRIETÀ INTELLETTUALE

8.1 I Supporti e i Dati del Cliente sono e rimangono di proprietà di quest’ultimo. Ontrack non avrà alcun diritto, titolo o interesse in relazione ai Supporti e ai Dati, fatto salvo il diritto di possesso e di uso dei Supporti e dei Dati ai fini della prestazione dei Servizi. Il Cliente conserva tutti i diritti di proprietà intellettuali sui Dati.

8.2 Ontrack detiene per contro tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla fornitura di Servizi, ivi compresi lo sviluppo, la creazione e la fornitura dei Servizi, le invenzioni, le opere protette da copyright, i metodi, i processi e il know-how utilizzato per sviluppare e compiere i Servizi, nonché qualsiasi hardware, firmware, piattaforma, software. Sono di proprietà di Ontrack anche gli aggiornamenti, i miglioramenti ai Servizi offerti, nonché i nuovi strumenti o funzionalità creati o utilizzati da Ontrack come parte dei Servizi offerti.

9 DIRITTO DI RECESSO

9.1 Il presente Articolo 9 riguarda esclusivamente i Contratti conclusi con i Clienti Privati.

9.2 Durante la Valutazione gratuita, il Cliente Privato ha per legge diritto di recedere dal Contratto in ogni momento. Il Cliente Privato che inoltra un Ordine, compresa anche la sola richiesta di diagnosi, può cancellarlo entro 14 (quattordici) giorni senza dover fornire alcuna motivazione. Il periodo di recesso è di quattordici giorni dal giorno della conclusione del contratto.

9.3 Per esercitare il diritto di recesso, il Cliente Privato deve informare Ontrack della sua decisione di recedere dal Contratto tramite una dichiarazione chiara (ad esempio tramite una lettera inviata per posta, fax, e-mail o telefono), utilizzando uno dei metodi indicati di seguito:

E-mail: recuperodati@ontrack.com;

Telefono: +39 0331 18 35 811;

Posta:

KLDiscovery Ontrack Srl
Via Marsala, 34/A
21013 Gallarate (VA)
Italia

9.4 Inoltre, il Cliente Privato può esercitare il proprio diritto di recesso attraverso il modello riportato alla fine delle presenti Condizioni. L’efficacia della revoca dal contratto non dipende dall’eventuale utilizzo del modulo di recesso. Ontrack invierà al Cliente Privato una conferma di ricezione della revoca del Cliente Privato (ad esempio, via e-mail).

9.5 Per rispettare la scadenza prevista per il recesso, è sufficiente inviare una richiesta in tal senso, come indicato nella presente clausola, entro il termine previsto per il recesso.

9.6 Se il Cliente Privato recede dal Contratto, Ontrack rimborserà al Cliente Privato gli eventuali pagamenti ricevuti, in tempi ragionevolmente brevi e in ogni caso non oltre il termine di 14 giorni dalla data di ricevimento della comunicazione di recesso. Autorizzando elettronicamente la richiesta di proposta di Ontrack (clausola 4.3), il Cliente Privato autorizza espressamente Ontrack ad avviare i Servizi immediatamente. In caso di recesso dopo l’inizio dei Servizi, il Cliente Privato sarà tenuto a pagare un corrispettivo a Ontrack per il valore dei Servizi forniti fino a quel momento. Una volta forniti i Servizi nella loro interezza, non è possibile al Cliente Privato revocare il contratto, anche se il periodo di revoca non fosse ancora scaduto.

9.7 Il rimborso verrà effettuato con le stesse modalità di pagamento utilizzate dal Cliente Privato per la transazione iniziale, salvo diversamente concordato tra le parti. In ogni caso al Cliente Privato non verrà addebitato alcun costo relativo al rimborso.

10 DIRITTO DI RECESSO (CLIENTI BUSINESS)

10.1 La clausola 9 non trova applicazione per i Clienti Business.

11 DIRITTO DI RISOLUZIONE

11.1 Fatto salvo qualsiasi altro diritto, ogni Parte potrà risolvere il Contratto per giusta causa, senza rispettare un periodo di preavviso, se esistono fatti in base ai quali non si può ragionevolmente ritenere che la parte risolvente possa proseguire il rapporto contrattuale fino al termine precedentemente concordato per la risoluzione del rapporto contrattuale, in particolare se:

(a) ai sensi dell’articolo 1454 del Codice civile, una delle parti viola in modo sostanziale una clausola del Contratto o delle presenti Condizioni e non pone rimedio a tale violazione entro un periodo di 15 (quindici) giorni dal momento in cui la parte ha ricevuto un avviso scritto per porvi rimedio; o

(b) ai sensi dell’articolo 1456 del Codice civile, il Contratto si risolve di diritto previa comunicazione di Ontrack della intenzione di esercitare il diritto alla risoluzione se il Cliente non provvede al pagamento del Corrispettivo dovuto per la fornitura dei Servizi di recupero dati e/o

(c) una parte cessa (o minaccia di cessare) di svolgere la propria attività in tutto o in parte, o viene nominato un liquidatore, un curatore fallimentare o un curatore amministrativo nei suoi confronti, o nei confronti della sua impresa o dei suoi beni, o viene sciolta (a meno che allo scioglimento non segua una proposta di fusione o di ricostruzione solvente, in cui l'entità risultante si assume tutte le passività), o un tribunale competente emette un ordine di insolvenza, di liquidazione o un ordine simile, o la parte stipula un accordo con i suoi creditori, non è in grado di pagare i propri debiti alla scadenza o, qualora il Cliente sia una persona fisica, il Cliente diventi insolvente.

11.2 Ontrack può recedere dal Contratto o dalle presenti Condizioni se, nell’esecuzione del Contratto o delle presenti Condizioni, si trovi nella condizione di dover infrangere le leggi applicabili in materia di controllo delle esportazioni e sanzioni per il commercio con determinate imprese o individui, stabilite dalla Commissione Europea o da altre autorità nazionali, ivi comprese quelle degli Stati Uniti. Il Cliente accetta di fornire, su richiesta di Ontrack, una prova della sua identità allo scopo di verificare l’applicabilità delle leggi applicabili in materia di esportazioni e sanzioni.

11.3 Se la risoluzione del contratto da parte del Cliente avviene per un motivo non imputabile ad Ontrack, il Cliente è tenuto a pagare il Corrispettivo concordato per tutti i Servizi di recupero dati forniti da Ontrack fino al momento in cui la risoluzione avrà effetto.

12 DICHIARAZIONI DEL CLIENTE

12.1 Il Cliente dichiara e garantisce: (i) di essere legalmente capace a concludere contratti; (ii) di avere piena autorità, potere e capacità di accettare le presenti Condizioni e, nel caso di Clienti Business, di avere i poteri necessari per concludere il Contratto; (iii) che tutte le informazioni fornite a Ontrack con riferimento all'ordine sono veritiere, precise, complete e non fuorvianti; (iv) di essere il proprietario dei Supporti e/o di essere autorizzato dal proprietario dei Supporti a richiedere la prestazione dei Servizi; (v) che i Supporti e/o i Dati forniti a Ontrack non ledono in alcun modo i diritti o gli obblighi nei confronti di terzi; (vi) che la messa a disposizione di Ontrack dei Supporti e/o dei Dati non viola alcuna legge applicabile; (vii) di essere legalmente autorizzato a consentire l’accesso ai Dati; (viii) che i Supporti non contengono materiali (compreso a titolo esemplificativo qualsiasi Dato) che possano violare i diritti di proprietà intellettuale di terzi; e (ix) che i Supporti non contengono alcun materiale (compresi i Dati) che possa violare le leggi applicabili. Il Cliente dichiara altresì che il risultato del recupero o ripristino dati assistito dall’IA dipende in maniera intrinseca sulle condizioni fisiche dei supporti forniti, sull’integrità dei dati archiviati sugli stessi, e sulle limitazioni tecniche degli Strumenti di IA utilizzati. Ontrack non garantisce che i dati sui supporti forniti saranno passibili di recupero o che i dati recuperati saranno completi, integri, o nel loro formato originario. Il Cliente è responsabile per la verifica indipendente della completezza e precisione di eventuali dati recuperati o ripristinati prima di fare affidamento sugli stessi per qualunque scopo.

12.2 Ontrack si riserva il diritto (e il Cliente riconosce che Ontrack si riserva il diritto) di richiedere ulteriore documentazione a conferma della proprietà o della legale rappresentanza ai fini dell'autorizzazione all'esecuzione dei Servizi e di sospendere o non dare inizio ai Servizi in mancanza della suddetta documentazione. Il Cliente accetta di fornire, su richiesta, prove documentali della sua identità per consentire a Ontrack di verificare l'applicabilità di qualsiasi normativa in materia di esportazione e sanzioni.

12.3 Il Cliente dichiara e accetta come condizione delle presenti Condizioni che i Supporti e/o i Dati potrebbero essere già danneggiati prima dell'invio a Ontrack ed è consapevole che l'esecuzione dei Servizi potrebbe portare alla distruzione dei Supporti e/o dei Dati, o comunque arrecare a essi ulteriori danni. Ontrack si impegna a usare tutta la ragionevole e necessaria diligenza nell'esecuzione dei Servizi, ma, fatto salvo quanto specificato alla clausola 14 delle presenti Condizioni, non si assume alcuna responsabilità per possibili danni, esistenti o ulteriori, cui potrebbero essere soggetti i Supporti e/o i Dati nell'esecuzione dei Servizi. Ciò non ha effetto sulle disposizioni della Clausola 15.

13 PREZZO E PAGAMENTI

13.1 Il prezzo dei Servizi (comprensivo di IVA, dove applicabile) è il Corrispettivo indicato nel Preventivo. Il pagamento potrà essere effettuato tramite addebito diretto SEPA, bonifico bancario, carta di credito/debito o, per i Clienti Business, anche tramite ordine su conto (numero d’ordine).

13.2 Nel caso di bonifico bancario anticipato, mandato di addebito diretto Sepa o pagamento con carta di credito, il corrispettivo può essere corrisposto dal Cliente prima dell'inizio dei Servizi (pagamento anticipato) o, ove possibile, al momento specificato nell'accordo di pagamento stipulato separatamente con Ontrack. In caso di mancato pagamento di qualsiasi importo dovuto a Ontrack ai sensi del Contratto, Ontrack potrà trattenere i Supporti e/o i Dati fino all'avvenuto pagamento dell'intero importo dovuto. In caso di annullamento, ritardo o mancato pagamento, Ontrack invierà al Cliente un primo sollecito (in forma scritta) dopo la scadenza del termine per il pagamento. Se tuttavia il Cliente non provvederà nuovamente al pagamento, Ontrack invierà un altro sollecito prima di riservarsi il diritto di consegnare il credito alla agenzia di recupero crediti. Ontrack si riserva inoltre il diritto di richiedere interessi di mora o di emettere ulteriori richieste di risarcimento.

13.3 In caso di pagamento con carta di credito, Ontrack invia al Cliente un link a una piattaforma di pagamento sicura di terze parti per autorizzare il pagamento e completare il processo di pagamento. Il pagamento verrà effettuato dal Cliente dopo che il lavoro è stato completato ma prima che il Dispositivo di Backup venga inviato.

13.4 I Clienti Business ricevono una fattura. Se il Cliente Business non paga il corrispettivo indicato nella fattura, entro il periodo di pagamento concordato, Ontrack si riserva il diritto di inviare un sollecito (in forma scritta). Se il Cliente Business non provvede al pagamento dopo il primo sollecito, Ontrack invia un secondo sollecito, prima di affidare il credito alla agenzia di recupero crediti. In caso di ritardo nel pagamento, verranno addebitati gli interessi di mora al tasso consentito dalla legge secondo quanto previsto dall’articolo 5 del Decreto Legislativo n. 231/2002. Ontrack si riserva il diritto di far valere ulteriori diritti (ad esempio, per i danni causati dalla mora).

14 LA RESPONSABILITÀ DI ONTRACK PER DANNI O PERDITE DEL CLIENTE

14.1 Sono escluse le richieste di risarcimento danni da parte del Cliente, tranne le richieste di risarcimento danni da parte del Cliente derivanti da lesioni alla vita, all'incolumità fisica o alla salute o dalla violazione di obblighi contrattuali, nonché la responsabilità per altri danni per dolo o colpa grave di Ontrack o dei suoi rappresentanti legali o agenti vicari.

14.2 Con riguardo ai Clienti Business, a meno che il danno non sia stato causato con dolo o colpa grave o esista una responsabilità per lesioni alla vita, al corpo o alla salute, Ontrack sarà in ogni caso responsabile solo fino a un importo massimo di 20.000 euro. Il Cliente Business riconosce che il suddetto importo massimo di responsabilità supera il danno prevedibile tipico del Contratto.

14.3 Senza pregiudizio per la clausola 14, Ontrack declina ogni responsabilità per eventuali alterazioni, danni fisici o altri danni, o distruzione dei Supporti o dei Dati del Cliente o per la decadenza di qualsiasi garanzia su questi apposta, nel corso della fornitura dei Servizi, se tali danni, distruzione, alterazione o invalidazione dovessero derivare dall'esecuzione dei Servizi da parte di Ontrack ai sensi del Contratto. Questa disposizione non trova applicazione per i danni dovuti a dolo o colpa grave di Ontrack e dei suoi rappresentanti legali o agenti.

14.4 Pur impegnandosi a occuparsi con ogni ragionevole cura dei Supporti o dei Dati a essa affidati dal Cliente per l'esecuzione dei Servizi, Ontrack declina ogni responsabilità nei confronti del Cliente nel caso in cui i Supporti o i Dati momentaneamente in suo possesso dovessero essere perduti, distrutti, alterati o altrimenti danneggiati per effetto di normali utilizzo e usura.

14.5 Nessuna delle Parti sarà ritenuta responsabile nei confronti dell'altra, a titolo contrattuale o extracontrattuale (anche per colpa), per le rispettive violazione di obblighi di legge, o per altre ipotesi di propria responsabilità derivanti o collegate alle presenti Condizioni o a qualsiasi Contratto, per eventuali danni indiretti o consequenziali, perdite di profitto, di fatturato o di affari.

14.6 Utilizzo di Corrieri. Coerentemente con le disposizioni di cui alla clausola 5, nel caso in cui Ontrack si affidi a corrieri terzi per consegnare i Dati recuperati e/o i Supporti originali al Cliente, per i Clienti Business Ontrack sarà responsabile solo nella misura del risarcimento offerto dal corriere terzo. Accettando le presenti Condizioni, il Cliente rinuncia sin d'ora a chiedere a Ontrack ogni possibile risarcimento per eventuali perdite o danni ai Dati o ai Supporti derivanti da colpa e/o violazione del contratto da parte del corriere, che eccedano i massimali previsti nelle condizioni generali del Corriere stesso. I termini e le condizioni del corriere terzo sono https://mydhl.express.dhl/it/it/help-and-support.html.

15 MANLEVA

15.1 Il Cliente è tenuto a manlevare Ontrack da ogni azione legale proveniente da terze parti come conseguenza della condotta illegale del Cliente. Questa manleva si applica in particolare alle richieste di risarcimento per violazione delle leggi sulla protezione dei dati personali, sulla concorrenza, o sul diritto d‘autore.

15.2 Nel caso in cui le dichiarazioni dei Clienti ai sensi della clausola 12.1 non siano accurate in tutto o in parte, il Cliente è tenuto a manlevare Ontrack da tutte le azioni di soggetti terzi che non sarebbero state presentate se le dichiarazioni fossero state accurate.

15.3 Il Cliente è tenuto a manlevare Ontrack rispetto a qualsiasi azione di soggetti terzi basata sulla proprietà dei Dispositivi o dei Dati, sull’autorità altamente limitata del Cliente a disporre dei Dispositivi e dei Dati, nonché alla raccolta, creazione, archiviazione o trattamento dei Dati in violazione di diritti di terzi o in modo illegale.

15.4 Oltre ai danni, la manleva di cui alla presente Clausola 15 comprenderà le sanzioni pecuniarie nonché le spese processuali ragionevoli e comprovate (comprese le spese per l'azione legale e la difesa).

16 DATA PROTECTION

16.1 Le informazioni sulla data protection sono disponibili al seguente link sul nostro sito web: https://www.ontrack.com/it-it/informazioni-legali/informativa-privacy.

17 COME ONTRACK TRATTA I DATI PERSONALI (DATI RECUPERATI)

17.1 Nella misura in cui Ontrack tratta, utilizza e conserva i dati personali dei Clienti nel corso del recupero dei dati, trova applicazione il Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento), disponibile all'indirizzo https://www.ontrack.com/it-it/informazioni-legali/recupero-dati-termini-condizioni#dpa.

18 INFORMAZIONI RISERVATE

18.1 La parte divulgante ha un interesse di riservatezza sulle Informazioni Riservate comunicate alla parte ricevente. La parte ricevente si impegna pertanto a trattare le Informazioni Riservate fornitele o altrimenti rese disponibili come strettamente riservate e a non renderle disponibili a terzi, in tutto o in parte, a meno che la parte che le ha comunicate non abbia dato il proprio consenso preventivo scritto alla divulgazione a terzi e che questi ultimi si siano impegnati a mantenere la riservatezza in modo coerente con le presenti Condizioni.

18.2 Gli obblighi di riservatezza non si estendono alle Informazioni Riservate per le quali la Parte ricevente può dimostrare che: (a) erano note alla parte ricevente prima che le venissero comunicate dalla parte divulgante, o (b) erano di pubblico dominio e accessibili liberamente da chiunque prima della comunicazione ad opera della parte divulgante, o lo sono diventate successivamente, o (c) sono diventate di dominio pubblico dopo la comunicazione senza colpa della Parte ricevente senza violazione delle presenti Condizioni, o (d) sono sostanzialmente identiche alle informazioni comunicate o rese disponibili alla Parte ricevente in qualsiasi momento da un soggetto terzo autorizzato, o (e) sono state sviluppate dalla Parte ricevente indipendentemente dalle Informazioni riservate, o (f) sono state espressamente autorizzate per iscritto in anticipo dalla Parte fornitrice per la divulgazione, o (g) il loro possesso, la loro detenzione o la loro conoscenza violano qualsiasi legge penale applicabile, o (h) la cui divulgazione è stata richiesta in base a un ordine governativo o giudiziario vincolante o a un requisito legale obbligatorio.

19 ALTRE IMPORTANTI CONDIZIONI

19.1 Il Contratto e le presenti Condizioni intercorrono esclusivamente tra Ontrack e il Cliente. Nessun altro soggetto avrà diritto di dare esecuzione alle condizioni in essi contenute. Ciascuna clausola del Contratto e delle presenti Condizioni ha efficacia singolarmente. Qualora un giudice o altra autorità competente accerti che una qualsiasi delle clausole qui contenute sia nulla e/o inefficace, le restanti clausole rimarranno pienamente valide ed efficaci. Il fatto che Ontrack non reagisca subito a eventuali violazioni del Contratto o delle presenti Condizioni commesse dal Cliente non pregiudica in alcun modo il suo diritto di intraprendere azioni nei confronti del Cliente stesso in un momento successivo.

19.2 Ontrack può modificare i Servizi per adeguarsi agli eventuali cambiamenti della normativa in vigore e per implementare accorgimenti tecnici e migliorie, ad esempio in risposta a una minaccia alla sicurezza. Tali cambiamenti non pregiudicheranno l'utilizzo dei Servizi da parte del Cliente. Qualora Ontrack dovesse apportare modifiche sostanziali alle Condizioni e ai Servizi, ne darà immediata notizia al Cliente, che avrà la facoltà di recedere dal Contratto prima dell'entrata in vigore delle modifiche e sarà rimborsato del costo degli eventuali Servizi pagati e non ricevuti.

19.3 Se il Cliente è residente in un Paese dell'Unione Europea, dispone della possibilità di presentare reclamo alla piattaforma europea per la risoluzione online delle controversie - Online Dispute Resolution (la “Piattaforma”) che facilita la risoluzione extragiudiziale delle controversie. Per maggiori informazioni, è possibile visitare la piattaforma all’indirizzo https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ontrack non intende ricorrere alla Piattaforma per la risoluzione delle eventuali controversie e il Cliente prende atto e accetta che Ontrack non ha alcun obbligo di far uso della Piattaforma per risolvere le controversie con il Cliente.

19.4 Le presenti Condizioni e ogni causa derivante dalla loro applicazione sono disciplinate dalla legge italiana. Per ogni controversia che dovesse insorgere tra le parti in relazione al Contratto, alle presenti Condizioni e ai Servizi forniti da Ontrack per i Clienti Business sarà competente in via esclusiva il Foro di Busto Arsizio (VA), oppure, nel caso di Clienti Privati sarà competente il Foro di residenza o domicilio del Cliente Privato.

Valido dal 1° agosto 2026

ALLEGATO

ESEMPIO DI MODULO DI RECESSO

(da compilare e restituire firmato solo se si desidera recedere dal contratto).

A

KLDiscovery Ontrack Srl

Via Marsala, 34/A

21013 Gallarate (VA)

Italia

recuperodati@ontrack.com;

numero di telefono: +39 0331 18 35 811;

Oggetto: Recesso dal Contratto per la fornitura dei Servizi

Il/i sottoscritto/i [*] con la presente comunica/no [*] che è sua/loro [*] intenzione cancellare l'ordine relativo ai seguenti articoli [*] / per la fornitura dei seguenti servizi [*]

Ordine emesso il [*]/ricevuto il [*],

Nome del/dei Cliente/i,

Indirizzo del/dei Cliente/i ,

Firma del/dei Cliente/i (solo nel caso in cui il documento venga inviato su supporto cartaceo),

Data

_______________________

(*) Cancellare se non pertinente

Descrizione dei servizi di Recupero Dati di Ontrack

1. Il processo di recupero dei dati, il servizio di Ontrack e limitazioni 

a) I servizi di recupero dati si svolgono in diverse fasi: 

• Valutazione- si veda la sezione 2 qui di seguito;
• Preventivo per smartphone e tablet – si veda la sezione 3 qui di seguito;
• Diagnosi - si veda la sezione 4 qui di seguito -; e 
• Recupero dei dati dopo la Valutazione o la Diagnosi si veda la sezione 5 qui di seguito -, o Recupero dei dati  da remoto RDR per i clienti aziendali - si veda la sezione 6 qui di seguito.

b) Ontrack recupererà il maggior numero possibile di dati da uno o più dispositivi danneggiati adottando le misure appropriate. Ontrack non esegue test di usabilità o compatibilità su alcun software applicativo.  

c) È possibile che i dati cancellati e/o danneggiati non possano essere letti anche utilizzando gli strumenti e le tecnologie di Ontrack. Pertanto, Ontrack non può garantire che i dati su dispositivi danneggiati possano essere recuperati, riparati o letti. 

d) Ontrack esamina i dispositivi per determinare quali danni devono essere superati per recuperare i dati e le strutture di dati tali da poterli leggere e utilizzare nuovamente nelle rispettive applicazioni. A tal fine, Ontrack applica i più elevati standard tecnici e processi proprietari, nonché strumenti software e hardware. A causa della natura del lavoro di Ontrack su dati o  dispositivi danneggiati, esiste un rischio generale che i dati presenti sui dispositivi danneggiati possano essere parzialmente o completamente persi o distrutti.   

e) Il Cliente riconosce che permane il rischio che: 

• qualora i dati esistenti non possano più essere recuperati, altri dati potrebbero andare persi; 
• i dati recuperati non possano essere utilizzati dal Cliente; 
• il contenuto informativo salvato nei dispositivi dei dati possa essere distrutto in tutto o in parte; e 
• i dispositivi su cui erano memorizzati i dati, il software e gli altri elementi forniti possano essere danneggiati, inutilizzabili o distrutti. 

2. Valutazione  

a) La Valutazione è una verifica iniziale da parte di un tecnico esperto in recupero dati che determina i danni visibili sul dispositivo per fornire una stima della quantità di dati che si prevede di recuperare. La valutazione può essere effettuata su HDD, SSD  e sistemi RAID/NAS. Sono esclusi dalla valutazione telefoni cellulari, tablet e dispositivi flash, nonché dispositivi con dati cancellati, danni causati da acqua e fuoco e dispositivi di archiviazione già aperti. Durante la valutazione, il dispositivo del Cliente viene collegato ai nostri sistemi proprietari e, se necessario, aperto. Durante la valutazione non vengono copiati/backuppati (create immagini) o analizzati ulteriormente i dati. Non viene prodotto alcun elenco di dati recuperabili o indicazione di quali file possono essere recuperati. Ontrack non fornisce un rapporto separato sui danni. 

b) Ontrack informerà il Cliente dopo la valutazione se (i) il recupero dei dati è fattibile, (ii) è necessaria un'ulteriore Diagnosi a pagamento per determinare le opzioni di recupero dei dati, compresa la quantità di dati probabilmente recuperabili (vedere la sezione 4 di seguito); (iii) oppure il recupero dei dati non può essere eseguito da Ontrack in queste circostanze.  

c) La stima del probabile successo di un recupero dei dati dopo la Valutazione viene effettuata sulla base delle seguenti classificazioni:  

• Eccellente -  Prevediamo che il 95-100% dei dati possa essere recuperato con successo.  
• Buono – Prevediamo che il 75-100% dei dati  possa essere recuperato con successo. 
• Parzialmente recuperabile – Prevediamo che una piccola parte dei dati possa essere recuperata, fino al 50%. 
• Complesso - A causa della complessità del danno, non possiamo ancora fornire una percentuale esatta di recuperabilità dei dati. Pertanto, in questo caso consigliamo di effettuare la Diagnosi estesa. 
• Non recuperabile - Non è possibile accedere ai dati sul dispositivo. 

d) La valutazione delle probabilità di successo di un recupero dei dati in base alla classificazione di cui sopra non garantisce il raggiungimento delle percentuali elencate nella sezione 2 lettera c), in quanto né i danni fisici né quelli strutturali dei dati vengono riparati nella fase di Valutazione.   

e) Se richiesto dal Cliente, Ontrack può, dopo la Valutazione, effettuare una Diagnosi, a pagamento, che include, ove possibile, la creazione di un elenco di Verifile, che può determinare con maggiore precisione la quantità di dati da recuperare (vedere la sezione 3 di seguito). Si noti che non è sempre possibile fornire un elenco di file nel caso in cui non sia possibile recuperare alcun dato. 
 
f) Se il Cliente effettua un ordine per la Diagnosi  o il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Valutazione, Ontrack eseguirà il servizio applicabile, sia di Diagnost iche (vedere la sezione 4) di Recupero dei dati (vedere la sezione 5). 
 
g) Il Cliente può decidere di non eseguire il Recupero dati o la Diagnosi dopo la Valutazione. Se il Cliente lo desidera, i dispositivi gli verranno restituiti per il corrispettivo specificato nel modulo di preventivo. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro. 
 
h) Si prega di notare che le procedure applicate in fase di Valutazione possono danneggiare l'apparecchiatura del Cliente.  

3. Diagnosi 

a) Per il recupero dei dati da smartphone, tablet o dispositivi flash o in caso di danni specifici ai dati, Ontrack offre una Diagnosi a pagamento (e non una valutazione). Tuttavia, Ontrack può consigliare di effettuare la Diagnosi anche dopo aver effettuato la Valutazione, soprattutto in caso di danni complessi. La Diagnosi può essere richiesta anche senza l’attivazione della Valutazione.  

b) La Diagnosi determinerà il tipo e l'entità del danno subito dai dati, le reali possibilità di recupero dei dati dai dispositivi forniti dal Cliente e la quantità di file/dati che potrebbero essere recuperabili. Ontrack fornirà al Cliente l'accesso a una piattaforma proprietaria che consentirà al Cliente di monitorare lo stato della lavorazione e di fornire al Cliente un elenco finale dei file (Verifile) se il recupero dei dati è possibile. In alcuni casi, Ontrack potrebbe non essere in grado di accedere ai dati e quindi di fornire un elenco di file (Verifile). 

c)  I file contenuti nell’elenco (Verifile) vengono identificati in relazione alla loro prevista utilizzabilità, con indicazione semaforica 

• Verde -  I dati molto probabilmente saranno in grado di funzionare/aprirsi nei rispettivi programmi applicativi. 
• Giallo - I dati o i file sono parzialmente corrotti - ciò potrebbe comportare l’impossibilità di aprire e modificare i file nei rispettivi programmi applicativi. È possibile che i file danneggiati possano essere riparati - ma questo non rientra nell’offerta di recupero dati. Il referente commerciale di Ontrack può contattare direttamente l'utente se tale servizio può essere fornito da Ontrack nel caso specifico.  
• Rosso - I dati o i file sono danneggiati - con ogni probabilità ciò comporterà l’impossibilità di aprire e modificare i file nei rispettivi programmi applicativi. 

d) Nell’ambito della Diagnosi, Ontrack non è in grado di garantire l'utilizzabilità dei dati con le rispettive applicazioni dei clienti. Gli ingegneri di Ontrack forniranno indicazioni sullo stato generale dei dati recuperati, tuttavia queste previsioni non possono essere garantite in presenza di altri danni  che non possono essere identificati. Questo vale in particolare per i file di database di qualsiasi tipo. L'importazione dei set di dati, l’intervento necessario alla pulizia di tali set secondo lo stato dell'arte del rispettivo software e applicazione di database e il coinvolgimento di ulteriori esperti sono di esclusiva responsabilità del Cliente.  Ontrack supporterà il Cliente e i suoi incaricati per quanto possibile. 

e) Esistono particolari scenari di perdita dati in cui le indicazioni semaforiche nell'elenco dei file (Verifile) non hanno alcun significato. In caso di danni strutturali così gravi, Ontrack non garantisce la funzionalità dei file. Se questo caso esiste, viene indicato nel risultato della Diagnosi.  

f) La Diagnosi viene effettuata nel laboratorio di Ontrack. Di solito inviamo i telefoni cellulari e i tablet a uno dei centri europei di Ontrack specializzati in gestione dei  telefoni cellulari. 

g) A seconda del tipo di dispositivo, la Diagnosi può comportare il trasferimento dei dati su un altro dispositivo di memorizzazione e la distruzione del dispositivo originale del Cliente. 
 
h) Se il Cliente effettua un ordine per il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Diagnosi, Ontrack eseguirà il recupero dei dati (vedere sezione 5 di seguito). 
i) Il Cliente può decidere di non eseguire il Recupero dei dati dopo la Diagnosi. Su richiesta del Cliente, i dispositivi originali saranno restituiti per il corrispettivo specificato nel Modulo di offerta. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro.  

4. Recupero dei dati dopo la Diagnosi o la Valutazione

a) Offerta di Recupero dei dati dopo la Valutazione 

Il risultato della Valutazione viene inviato insieme a un'offerta per il Recupero dei dati. Viene trasmessa solo la valutazione di successo prevista Eccellente/Buono/Parziale/Complesso.  

Il preventivo per il Recupero dei dati contiene il prezzo del recupero dei dati in relazione ai livelli di servizio (vedi paragrafo c.), che indicano il tempo di elaborazione per il rispettivo processo di recupero dei dati e viene inviato al Cliente come descritto nelle nostre Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack.  

b.) Offerta per il Recupero dei dati dopo la Diagnosi 

Dopo la Diagnosi, Ontrack invierà al Cliente la lista Verifile, ove possibile, e informerà il Cliente sulla durata del processo di recupero dati e sui costi del servizio. Il Cliente riceverà un preventivo di Recupero dati come descritto nei nostri Termini e Condizioni, che includerà il prezzo del recupero dati in relazione ai Livelli di Servizio (vedere paragrafo c.) che indicano il tempo di elaborazione del rispettivo processo di recupero dati.  

c.) Livelli di servizio 

Per l'ordine di recupero dati, il Cliente può scegliere tra i seguenti livelli di servizio a seconda dell'urgenza: 

• Servizio Emergency  
  Il recupero dati sarà svolto subito dopo il ricevimento dell’ordine, 24 ore al giorno. 
• Servizio Express 
  Il recupero dati sarà svolto subito dopo il ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 8.00 alle 18.00. La durata del processo di recupero dei dati è solitamente di 3-5 giorni lavorativi. 
• Servizio Standard
  Il dispositivo sarà sottoposto a intervento, dopo il ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00. La lavorazione richiede in genere 7-10 giorni lavorativi. 
• Servizio Economy  
  Il dispostivo sarà sottoposto a intervento, dopo ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00. La lavorazione richiede in genere 20 giorni lavorativi. 

d.) Accettazione del Recupero dei dati 

Il Cliente accetta l'offerta di recupero dati come descritto nelle nostre Condizioni Generali di Fornitura di Servizi Ontrack.  

Se il Cliente decide di non effettuare il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Valutazione dell'elenco dei file (Verifile), l'ordine si considera annullato. Su richiesta del Cliente, i dispositivi saranno restituiti  per il corrispettivo indicato nel modulo di offerta. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro. 

e) Esecuzione del Recupero dei dati  

Se il Cliente effettua un ordine per il Recupero dei dati sulla base del preventivo di Recupero dei dati dopo aver esaminato i risultati della Valutazione e/o i risultati della Diagnosi, Ontrack eseguirà il recupero dei dati.

Il Cliente riceve i dati recuperabili da Ontrack. Dopo la Diagnosi, generalmente si tratta dei dati mostrati nell'elenco dei file (Verifile).

I dati recuperati da Ontrack vengono memorizzati su un dispositivo di archiviazione esterno e inviati al Cliente. Oltre al dispositivo separato contenente i dati recuperati, Ontrack può restituire il dispositivo danneggiato se richiesto dal Cliente al momento dell'ordine di recupero dati, previo pagamento delle spese di spedizione specificate. 
Su richiesta del Cliente, Ontrack può cancellare gratuitamente i dati dal dispositivo lavorato  e/o smaltirlo  in conformità alle normative vigenti. 

f) Variazioni sul risultato del Recupero dei dati  

Nel caso in cui la quantità di dati recuperati sia significativamente inferiore alla quantità di dati recuperabili stimata nella Valutazione , se non è stato precedentemente ordinato un elenco dei file, ne verrà fornito uno al Cliente senza alcun costo aggiuntivo per aiutarlo a decidere se procedere con la fase di recupero. Se è stato precedentemente ordinato e fornito un elenco dei file, il referente commerciale  si metterà in contatto con il Cliente per discutere i risultati e le opzioni e per il recupero dei dati.   

5. Servizio di recupero dati a distanza RDR  

a) RDR® è l'acronimo di Remote Data Recovery™ ("RDR"). RDR è una tecnologia brevettata che consente agli ingegneri di Ontrack di eseguire un recupero dati di qualità da laboratorio direttamente sul server, sul desktop o sul laptop del Cliente tramite una connessione Internet. L'unico requisito è che il disco sia funzionante. L'RDR di Ontrack è costituito da tre componenti principali: 

i) Comunicazione con il Cliente: il Cliente avvia una connessione a un server RDR di Ontrack utilizzando il software RDR Customer appositamente sviluppato. L'RDR Customer funziona con i sistemi operativi più comuni. Le unità da recuperare non devono necessariamente appartenere a un particolare sistema operativo.

ii) Server RDR: Ontrack dispone di diversi server in tutto il mondo.  

iii) Workstation RDR: Viene utilizzata dai tecnici di Ontrack per controllare in remoto gli strumenti sul computer del Cliente e recuperare i dati del Cliente. 

b) Per prima cosa, il Cliente scarica la versione RDR Customer appropriata e la installa sul server, sul desktop o sul laptop che verrà utilizzato per il recupero.  Successivamente, il software Ontrack Customer si connette come connessione TCP/IP in uscita dalla sede del Cliente al server Ontrack, creando un tunnel o una connessione punto-punto attraverso Internet. Poiché è probabile che la connessione utilizzi una connessione web, può passare attraverso la maggior parte dei firewall senza ulteriori requisiti di configurazione. La sicurezza dei dati è fondamentale grazie al protocollo di comunicazione proprietario di Ontrack, ai pacchetti criptati e alle strutture sicure di Ontrack.  

RDR protegge i dati dei clienti attraverso una connessione RDR in quattro modi: 
1. connessione diretta al server RDR: Il software del Cliente utilizza una connessione TCP diretta dal computer del Cliente al server RDR di Ontrack. RDR non utilizza un prodotto di hosting di terze parti. 
2. crittografia: il collegamento di comunicazione utilizza una crittografia a 256 bit su tutti i pacchetti. 
3. Protocollo proprietario: Le comunicazioni di RDR utilizzano un protocollo proprietario, ma non HTTP o altri protocolli comuni comprensibili ad altri. 
4. Nessun dato del Cliente viene trasmesso attraverso la connessione: la connessione RDR viene utilizzata solo dal tecnico Ontrack per controllare a distanza le utility Ontrack direttamente sul computer del Cliente. Gli aggiornamenti delle schermate e i pacchetti di tastiera (screen updates and keyboard packets) vengono inviati attraverso la connessione, ma non i file di dati del Cliente. Il tecnico Ontrack controlla invece gli strumenti di riparazione della struttura del file system per rendere i dati accessibili al Cliente. 

c) Non appena viene stabilita la connessione, inizia la Diagnosi o il processo di recupero, se è stato effettuato un ordine di Recupero dei dati. 

Data ultimo aggiornamento: 1° agosto 2026

Ultimo aggiornamento: 1° agosto 2026

Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento)

Il presente DPA integra le Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack (“Termini”) e si applica: (i) a KLDiscovery Ontrack S.r.l. con sede legale in Via Marsala, 34/A - 21013 Gallarate (VA) - Italia, numero di partita I.V.A. e codice fiscale 02389900131 (“Ontrack”), e (ii) al Cliente interessato che conferisce un ordine avente per oggetto i servizi forniti ai sensi dei Termini.

Le Parti hanno convenuto che le previsioni del presente DPA si applicano al Trattamento dei Dati Personali (come di seguito definiti) necessario per consentire a Ontrack di fornire i servizi di recupero dati al Cliente interessato.

Definizioni

Nel presente DPA:

Disposizioni in materia di trattamento dei dati

1 Responsabile del Trattamento e Titolare del Trattamento

1.1 Le Parti convengono che, con riferimento ai Dati Personali, il Cliente sarà il Titolare del Trattamento e Ontrack sarà il Responsabile del Trattamento. Le Parti riconoscono altresì che il Cliente avrà la responsabilità esclusiva della precisione, qualità, integrità e affidabilità dei Dati Personali, nonché dei mezzi con cui lo stesso ha acquisito questi ultimi.

1.2 Il Cliente dichiara e garantisce, impegnandosi al riguardo, quanto segue: (i) che tutti i Dati Personali utilizzati in relazione ai servizi forniti ai sensi dei Termini rispetteranno sotto tutti gli aspetti la Normativa in materia di protezione dei dati, (ii) che tutte le istruzioni impartite dallo stesso a Ontrack con riferimento ai Dati Personali saranno in ogni momento conformi alla Normativa in materia di protezione dei dati, (iii) di aver ottenuto tutte le autorizzazioni necessarie da parte di ogni Interessato i cui Dati Personali sono inclusi nei Dati Personali, ovvero di essere altrimenti in possesso di un’adeguata autorizzazione legale per fornire i Dati Personali a Ontrack, e (iv) di rispettare le disposizioni del presente DPA.

1.3 Ontrack dichiara e garantisce, impegnandosi al riguardo, di: (i) trattare i Dati Personali soltanto nella misura necessaria in relazione ai Termini, e (ii) di sottoporre a trattamento i Dati Personali in conformità alle istruzioni documentate del Cliente e ai requisiti della Normativa in materia di protezione dei dati, (iii) di informare prontamente il Cliente nel caso in cui Ontrack ritenga che le istruzioni di quest’ultimo violino la Normativa in materia di protezione dei dati, ovvero nel caso in cui Ontrack non sia più in grado di rispettare le istruzioni del Cliente circa il Trattamento dei Dati Personali (in seguito a una modifica della legge applicabile, ovvero a una modifica delle istruzioni del Cliente), e (iv) di rispettare le previsioni del presente DPA.

1.4 Nell'ambito dell'elaborazione commissionata, vengono elaborati tutti i dati consegnati dal Cliente. Le categorie di dati personali e le categorie di persone interessate sono note al Cliente e sono specificate per l'incaricato del trattamento se ciò è necessario nel contesto dell'ordine. Nel caso del recupero dei dati, la conoscenza del contenuto dei dati del Cliente non è solitamente rilevante per l'incaricato del trattamento.

2 Istruzioni e dettagli del Trattamento

2.1 Il Trattamento dei Dati Personali che sarà effettuato da Ontrack ai sensi del presente DPA includerà le attività di Trattamento necessarie nell’ambito della fornitura dai servizi a opera di Ontrack.

3 Misure tecniche e organizzative

3.1 Ontrack si impegna a istituire e mantenere, a proprie spese, idonee misure tecniche e organizzative in relazione al Trattamento e alla sicurezza dei Dati Personali, in conformità alla Normativa in materia di protezione dei dati e, in particolare, agli Articoli 32-34 del GDPR. Ontrack si impegna altresì a garantire che tali misure tecniche e organizzative saranno adeguate ai rischi specifici connessi alle proprie attività di Trattamento, in particolare per salvaguardare i Dati Personali da distruzione, perdita, alterazione accidentale o illegittima, e da divulgazione o accesso non autorizzati ai Dati Personali. Ontrack applica misure protettive aggiuntive per la tutela dei Dati Personali ovunque essi siano trattati, incluso: (a) pseudonimizzazione e minimizzazione ove appropriato; crittografia in transito e in fase di archiviazione mediante l’utilizzo di protocolli standard di settore; (c) obblighi di riservatezza; e (d) controlli di accesso che limitino l’accesso al Personale che ne necessiti l’accesso per poter espletare le proprie mansioni.

4 Impiego di Personale e Sub-responsabili del trattamento

4.1 Fatte salve le disposizioni della clausola 4.2, Ontrack non potrà avvalersi di eventuali Sub-responsabili del trattamento per lo svolgimento di attività di Trattamento relative ai Dati Personali senza la previa autorizzazione scritta del Cliente. Qualora tale autorizzazione venga concessa, prima di divulgare un qualunque dato a un Sub-responsabile approvato, Ontrack dovrà concludere con tale Sub-responsabile un accordo scritto avente contenuto equivalente a quello del presente DPA. Le Parti riconoscono e accettano che, in deroga a qualsiasi disposizione contraria contenuta nel presente DPA, Ontrack rimarrà pienamente responsabile nei confronti del Cliente per l’adempimento degli obblighi da parte di ciascun Sub-responsabile. Ontrack si impegna a informare il Cliente in merito a qualsiasi modifica prevista avente ad oggetto l’aggiunta o la sostituzione di tali Sub-responsabili e a concedere al Cliente una ragionevole possibilità di opporsi, per fondati motivi, a tali modifiche o sostituzioni.

4.2 I Sub-responsabili approvati alla data del presente DPA sono indicati nell’Allegato 1.

4.3 Ontrack si impegna a garantire l’affidabilità del proprio Personale che avrà accesso ai Dati Personali, nonché a garantire che tale Personale tratterà i Dati Personali solamente nei casi in cui ciò sia strettamente necessario ai fini dei servizi, assicura che detto Personale è a perfetta conoscenza delle misure da mettere in atto e dei provvedimenti da adottare, tenuto conto della Normativa in materia di protezione dei dati, durante il Trattamento dei Dati Personali, e si è impegnato a proteggere la riservatezza dei Dati Personali, anche mediante l’assunzione di un idoneo obbligo di riservatezza (attraverso la conclusione di un contratto scritto o in altro modo) con riferimento ai Dati Personali.

5 Assistenza per la conformità del Cliente e i Diritti dell’Interessato

5.1 Ontrack si impegna a inoltrare prontamente al Cliente tutte le Richieste dell’Interessato dalla stessa ricevute. Ontrack si impegna altresì a fornire al Cliente tutta l’assistenza ragionevolmente richiesta da quest’ultimo (tenendo conto della natura del Trattamento e delle informazioni di cui dispone Ontrack) allo scopo di garantire il rispetto da parte del Cliente degli obblighi a suo carico previsti dalla Normativa in materia di protezione dei dati con riferimento a quanto segue: (i) sicurezza del Trattamento, (ii) valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (secondo la definizione data a tale locuzione nella Normativa in materia di protezione dei dati), (iii) consultazione preliminare con un’Autorità di controllo riguardo a un Trattamento ad alto rischio, e (iv) notifiche all’Autorità di controllo e/o comunicazioni agli Interessati da parte del Cliente a seguito di una qualunque Violazione di dati personali, a condizione che, qualora tale assistenza comporti per Ontrack uno sforzo sproporzionato in termini di tempo e risorse, il Cliente dovrà pagare a quest’ultima le tariffe applicate da Ontrack per la fornitura di tale assistenza.

6 Trasferimenti internazionali di dati

6.1 Nella fornitura dei Servizi, Ontrack potrà avere necessità di trasferire i Dati Personali, o di consentire l’accesso ai Dati Personali alle società del proprio gruppo e sub incaricati autorizzati situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”) e del Regno Unito (“UK”). Le località in cui ciò potrebbe aver luogo sono esposte nell’Allegato 1 Sub-Responsabile al presente DPA. Con la stipula del presente DPA, il Cliente autorizza tali trasferimenti sulla base del fatto che le misure di salvaguardia di cui alla presente Clausola 6 sono in atto.

6.2 Laddove un trasferimento avvenga verso un paese che la Commissione Europea (o, per trasferimenti dal Regno Unito, il Governo del Regno Unito) ritiene fornisca un adeguato livello di tutela dei dati, Ontrack fa affidamento su tale decisione di idoneità quale meccanismo del trasferimento.

6.3 Laddove un trasferimento avvenga verso un paese che non gode di tale riconoscimento, esso è disciplinato dalle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (Decisione Attuativa (EU) 2021/914, Modulo 3 (Da Responsabile a Responsabile), con modifiche applicabili imposte dalla Sezione 119°(1) del Data Protection Act del 2018 per i trasferimenti soggetti alle normative di tutela dei dati del Regno Unito, e adattato dall’applicabile Addendum svizzero per i trasferimenti soggetti alla Norma Federale Svizzera sulla Protezione dei Dati del 25 settembre 2020 (“FADP”), in ciascun caso sottoscritti tra tutte le società Ontrack (come da elenco all’Allegato 2) e, ove applicabile, al relativo sub-responsabile autorizzati, che risultano qui incorporati per richiamo nel presente DPA. Ontrack mantiene in essere tali meccanismi per tutta la durata dei relativi trasferimenti. L’entità Ontrack che risulta parte delle Condizioni con i Clienti in qualità di esportatore dei dati, e la relativa società Ontrack o sub-responsabile autorizzato che ricevono i Dati Personali, quali identificati all’Allegato 1 (Allegato Sub-Responsabile), agiscono in qualità di importatore dei dati. Le Parti concordano che l’Allegato 1 (Elenco delle Parti), l’Allegato 2 (Misure Tecniche ed Organizzative) e l’Allegato 3 (Elenco dei Sub-Responsabili) alle Clausole Contrattuali Standard saranno ritenuti completati mediante richiamo alle informazioni corrispondenti di cui al presente DPA e ai relativi Allegati.

6.4 Qualora un meccanismo di trasferimento di cui alla presente Clausola 6 sia modificato, sostituito, o reso nullo ai sensi delle applicabili Normative in materia di protezione dei dati, Ontrack porrà in essere un meccanismo aggiornato, o un’altra alternativa legittima, per garantire che i trasferimenti futuri risultino in ottemperanza alle Normative in materia di protezione dei dati applicabili.

7 Registri, informazioni e controllo

7.1 Ontrack si impegna a: (i) creare, (ii) tenere aggiornati e (iii) conservare registri completi e accurati riguardanti tutte le attività di Trattamento dei Dati Personali.

7.2 Ontrack si impegna a concedere al Cliente il diritto di controllo, non più di una volta per anno civile e con un preavviso scritto minimo di 30 (trenta) giorni, durante il normale orario di lavoro e previa assunzione di un ragionevole impegno alla riservatezza, per accedere ai suddetti registri del Trattamento dei Dati Personali e acquisire copie degli stessi, fornendo al Cliente tutta l’assistenza ragionevolmente possibile nell’esercizio dei diritti di controllo di quest’ultimo. Il presente diritto di controllo non si estende a eventuali centri dati di parte terza né ad altre strutture di parte terza ospitanti apparecchiature server dove sarà consentita solamente un’ispezione visiva e scortata.

7.3 Ontrack si impegna a fornire prontamente al Cliente, su richiesta e spese di quest’ultimo, tutte le informazioni necessarie per consentire allo stesso di dimostrare la propria conformità agli obblighi cui è soggetto ai sensi del GDPR, nella misura in cui Ontrack è in grado di fornire tali informazioni.

8 Notifica delle Violazioni

8.1 In relazione a qualsiasi Violazione di dati personali, che coinvolga i Dati Personali, suscettibile di comportare un elevato rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, Ontrack si impegna, senza indebito ritardo, a: (i) notificare la Violazione di dati personali al Cliente, e (ii) fornire al Cliente tutti i dettagli della Violazione di dati personali.

9 Cancellazione o restituzione dei Dati Personali e relative copie

9.1 Ontrack, su richiesta scritta del Cliente o allo scadere dei periodi di conservazione interni, si impegna a cancellare tutti i Dati Personali, ovvero a restituire gli stessi al Cliente nella forma ragionevolmente richiesta da quest’ultimo, entro un termine ragionevole decorrente (i) dalla fine della fornitura, ai sensi dei Termini, dei servizi pertinenti relativi al Trattamento ovvero, se precedente, (ii) dal momento in cui il Trattamento da parte di Ontrack di eventuali Dati Personali non sia più necessario ai fini dell’adempimento degli obblighi di Ontrack ai sensi del presente DPA, cancellando altresì tutte le copie esistenti (a meno che la conservazione di eventuali Dati Personali sia prevista ai sensi della legge applicabile, nel qual caso Ontrack si impegna a informare il Cliente dell’esistenza di tale obbligo). Ontrack si impegna a far sì che i propri Sub-responsabili del trattamento intraprendano le stesse azioni con riferimento ai Dati Personali.

9.2 Ontrack cancellerà gli eventuali Dati Personali che dovessero rimanere in suo possesso o sotto il suo controllo per un periodo di tempo superiore a 12 (dodici) mesi senza che, in tale periodo di tempo, siano state ricevute istruzioni operative da parte del Cliente.

10 Indennizzo

10.1 Ciascuna Parte (la “Parte indennizzante”) è tenuta a risarcire e tenere indenne l’altra Parte (la “Parte indennizzata”) in relazione a qualsivoglia pretesa, domanda, azione giudiziaria, transazione, interesse, addebito, procedimento, spesa, perdita e danni che la Parte Indennizzata subisca, sostenga, sia condannata a risarcire/pagare ovvero accetti di pagare in seguito o in relazione all’inadempimento del presente DPA e/o alla violazione della Normativa in materia di protezione dei dati da parte della Parte indennizzante.

11 Responsabilità

11.1 In nessun caso le responsabilità complessive di ciascuna delle Parti del presente DPA potranno superare i limiti contrattuali indicati e concordati nei Termini.

12 Durata e scioglimento anticipato del contratto

12.1 Salvo in caso di scioglimento anticipato mediante accordo delle Parti, il presente DPA comincerà a produrre effetti alla data del conferimento di un ordine avente per oggetto servizi forniti ai sensi dei Termini e continuerà ad avere efficacia per tutto il tempo durante il quale Ontrack sottoporrà a Trattamento i Dati Personali.

13 Scelta della legge applicabile al contratto

13.1 Il presente DPA è soggetto alle disposizioni in materia di scelta della legge applicabile di cui ai Termini.

Allegato 1 – Sub-responsabili e trasferimenti di dati

Ultimo aggiornamento: 1° agosto 2026

Allegato 2 – Tecnico e organizzativo misure - generiche

Nota sul documento:
di seguito vengono riportate le misure tecniche e organizzative generali di KLDiscovery Ontrack GmbH. Le misure a disposizione vengono elencate in forma generica all'interno del presente documento. Nei limiti del necessario e del possibile, tali misure vengono sempre attuate.

1. Riservatezza (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

Controllo di accesso
Non è ammesso alcun accesso non autorizzato ai sistemi di elaborazione dati.

• Sicurezza dell’edificio a cura di Nexus Security in loco (24h, 7 giorni su 7)
• Sicurezza in fabbrica nell'edificio
• Personale autorizzato per il servizio di chiusura
• Reception con personale durante l'orario di lavoro
• Chip di accesso alle camere
• Diverse zone di sicurezza con diverse autorizzazioni di accesso
• Sicurezza della porta (chiudiporta elettrico, lettore di chip)
• Chiave principale
• Controllo chiave/chip
• Regole per il trattamento dei visitatori e del personale esterno
• Elenco visitatori
• I visitatori possono accedere alle sale server solo se accompagnati
• Solo il personale addetto all’informatica forense ha accesso alla camera bianca e al laboratorio di ingegneria
• Solo che per la computer forensics
• Personale competente ha accesso al laboratorio di informatica forense.
• Sistema video monitorato dagli Stati Uniti
• Sistema video (sala server)
  
  

Controllo di accesso al sistema
Nessun accesso/utilizzo non autorizzato ai sistemi di elaborazione dati;

• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulla necessità
• Amministrazione centrale degli utenti
• Sicurezza delle procedure di password/criteri di password
• Autenticazione utente crittografata
• Meccanismi di blocco automatico dopo tentativi di accesso errati
• Autenticazione a due fattori
• Crittografia per file e supporti dati
• Utilizzo di firewall e protezione antivirus
• Utilizzo della Virtual Private Network (VPN)
• Registrazione degli accessi e dei tentativi di accesso (accesso agli uffici, VPN, ecc.)
  
  

Controllo di accesso ai dati
Nessuna lettura, copia, modifica o rimozione non autorizzata all'interno del sistema.

• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulle esigenze per programmi e dati
• Amministrazione centrale degli utenti
• Disconnessione automatica dopo un determinato periodo di inattività
• Utilizzo di sistemi di archiviazione a rotazione e di accessi controllati ai nastri di backup
• Crittografia per file e supporti dati
• Registrazione di accessi e tentativi di accesso errati
  
  

Controllo della separazione
Trattamento separato dei dati raccolti per differenti finalità.

• Funzionalità multi-mandante
• La separazione per finalità diverse è garantita da sistemi/database differenti
• Separazione delle funzioni per produzione/test
• Crittografia diversa dei set di dati al fine di garantire la separazione per diversi scopi di elaborazione
• Implementazione di funzioni definite nei sistemi informativi: amministratore, auditor, utente.
• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulle necessità per programmi e dati
• Utilizzo di processi sicuri, ad es. di "Challenge Response Procedures" per garantire un'applicazione autorizzata
  
  

Pseudonimizzazione (art. 32 par. 1 lett. a del GDPR, art. 25 par. 1 del GDPR)
Il trattamento dei dati personali è realizzato in modo tale che gli stessi dati non siano più attribuibili a un utente specifico senza ricorrere a informazioni aggiuntive, purché tali informazioni siano archiviate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative adeguate.
La pseudonimizzazione è concordata tra le parti all'interno del rispettivo ordine o contratto.

2. Integrità (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

• Concetti di crittografia (crittografia di supporti di dati, crittografia di file, crittografia di e-mail)
• Uso della firma digitale
• Reti private virtuali (VPN)

• Accordi di lavorazione su commissione con i contraenti
• Gestione dei supporti dati e controllo dell'inventario tramite il sistema gestionale
• Uso regolamentato di supporti dati esterni come chiavette USB, dischi rigidi esterni.

• Rilascio dei supporti dati solo ai destinatari autorizzati (ad es. ricevuta d'ordine, carta di accompagnamento).
• Determinazione degli utenti autorizzati per l'accesso al supporto dati
• Istruzioni per l'imballaggio e la spedizione (metodo di spedizione, ad esempio in contenitori sigillati)
• Raccolta diretta, servizio di corriere, accompagnamento al trasporto
• Blocco separato dei supporti di dati riservati
• Regolamento sulla realizzazione di copie di dati
• Documentazione dei programmi di recupero e trasmissione
• Distruzione dei documenti e cancellazione dei dati sicure
• Cancellazione sicura dei dati prima dello scambio e del riutilizzo del supporto dati
• Smaltimento del supporto dati secondo DIN66399 (CESG Claims Tested Mark) e successivo invio a Stone Group Ltd per il riciclo
• Ingresso protetto all’edificio per le consegne in entrata e in uscita
  
  

Controllo dell'input
Stabilire se e da chi i dati personali sono stati inseriti, modificati o rimossi nei sistemi di elaborazione dati.

• Responsabilità definite a livello organizzativo per l'inserimento dei dati
  
  
• Concetto di autorizzazione basato sui ruoli
• Registrazione degli input (dati modificati, utenti che hanno modificato i dati) nel sistema gestionale
• Proteggere i protocolli da accessi non autorizzati
  
  
• L'elaborazione dei supporti informatici forensi viene effettuata solo sulle copie di lavoro, mentre i supporti originali vengono conservati in una busta per le prove.
• Sistemi di valutazione dei protocolli
• Principio dei quattro occhi per i dati particolarmente sensibili (procedura standard e catena di custodia)
  
  

3. Disponibilità e resilienza (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

Controllo della disponibilità
Protezione contro la distruzione o la perdita accidentale o intenzionale.

• Sistemi di rilevazione di fuoco e fumo
• Estintore per sala server
• Climatizzazione della sala server
• Monitoraggio della temperatura della sala server
• Utilizzo di sistemi RAID
• Concetti di backup e ripristino
• Test regolari di recupero dati
• Gruppo di continuità (UPS)
• Protezione dai virus
• Firewall
• Protezione contro il "codice maligno
  
  
• Canali di segnalazione definiti (anche con il fornitore di servizi)
• Piani di emergenza
  
  

Ripristino rapido (art. 32 par. 1 lett. c del GDPR).

• Concetti di backup e ripristino
• Garantire un rapido approvvigionamento di hardware da parte di acquisti/partner.
  
  

4. Procedura di riesame e valutazione periodica (art. 32 par. 1 lett. d del GDPR; art. 25 par. 1 del GDPR)

Gestione della protezione dei dati

• Sistema di gestione della protezione dei dati
• Impegno dei dipendenti alla riservatezza
• Politiche e concetti di sicurezza e protezione dei dati (tra cui politica di sicurezza delle informazioni, politica delle risorse umane, concetto di gestione della protezione dei dati, sintesi della sicurezza delle informazioni).
  
  

• Valutazione del rischio 
• Piani di emergenza
  
  

Impostazioni predefinite favorevoli alla protezione dei dati (art. 25 par. 2 del GDPR)

• Valutazione del rischio
• Piani di emergenza
  
  

Controllo degli ordini
Ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, non viene effettuato alcun trattamento dei dati dell'ordine in assenza delle corrispondenti indicazioni del Cliente .

• Contratti per il trattamento commissionato (art. 28 DSGVO)
• Progettazione di contratti chiari con le aziende partner
• gestione formalizzata degli ordini
• Selezione rigorosa dei fornitori di servizi
• Trasporto sicuro del vettore dati da parte di fornitori di servizi appropriati
• Obbligo di condanna preventiva
• Controlli di follow-up tramite il sistema gestionale
• Cancellazione sicura dei dati al termine del lavoro/dopo 30 giorni o in base alle condizioni contrattuali, o istruzioni aggiornate di cancellazione da parte del cliente.
  
  
• Processi standardizzati per l'elaborazione dei dati degli ordini
• Processo di gestione del cambiamento standard (secondo ITIL)
  
  
• Monitoraggio dei processi
  
  

5. Ulteriori commenti/riferimenti/documenti

• Inoltre, si applicano le misure tecniche e organizzative dei responsabili del trattamento dati in subappalto
• Certificazione di KLDiscovery Ontrack GmbH secondo la norma ISO 27001
• Certificazioni di terze parti (secondo la norma ISO 27001)