Un approccio affidabile per la gestione e il restore dei tape legacy

Il backup su nastro magnetico è sempre stato considerato la soluzione più affidabile ed economica per lo storage dei dati aziendali in maniera sicura e in modalità off-line.

Tuttavia l’ingente volume di dati legacy che le aziende devono memorizzare sui tape insieme alla necessità di poter fornire i dati in maniera accurata e in tempi ridotti per rispondere alle richieste legali, normative o di governance spingono le aziende a cercare diversi approcci per la gestione e il restore dei dati dai backup su nastro.

Quando si parla di questo problema con gli amministratori IT che  si occupano dell’individuazione e produzione dei dati richiesti dall'azienda per rispondere a richieste legali, normative o di compliance questi affermano che l’ostacolo maggiore è l’impossibilità di identificare dove i dati sono stati memorizzati.

Da uno studio condotto su un campione di 720 amministratori IT per comprendere più nel dettaglio queste problematiche  è emerso che circa un terzo (30%) degli intervistati non ha una conoscenza chiara di quali informazioni siano memorizzate nei loro archivi. Dal momento che a molte aziende viene richiesto per legge di conservare e mantenere l’accesso ai dati regolamentati per un determinato periodo di tempo questo potrebbe essere un problema da non sottovalutare.

La necessità di un restore affidabile per i tape

Recentemente abbiamo lavorato insieme ad un service provider IT spagnolo che aveva la necessità di assicurare al suo nuovo cliente  che operava nel settore dei servizi assicurativi l’accesso ai backup tape legacy. Il provider doveva garantire restore affidabili dei backup tape legacy senza dover sostenere costi di migrazione o di mantenimento della vecchia infrastruttura.

Il cliente finale aveva necessità di conservare l’accesso  ai dati archiviati su un considerevole numero di nastri magnetici 3592 e 3592/JA  per un periodo di 5 anni secondo quanto richiesto dalle leggi circa la conservazione dei dati.

I tape di backup erano stati creati attraverso la piattaforma Tivoli Storage Manager.

Comprensibilmente nè il service provider nè l’azienda di assicurazione volevano incorrere in spese di mantenimento dell’ambiente Tivoli Storage Manager per i cinque anni previsti dalla legge per poter rispondere alle richieste di restore dei tape di backup che con molta probabilità sarebbero state poco frequenti.

Insieme al service provider IT abbiamo creato una soluzione economica ed efficace per consentire al cliente finale di accedere ai backup su tape quando richiesto.

Verifica di fattibilità del progetto

Il primo step da compiere era quello di condurre una verifica di fattibilità del progetto (Proof of Concept)  sui 5 nastri inviati dal clienti al nostro team di ingegneri. L’obiettivo era quello di confermare il supporto completo alla combinazione tape e software di backup del cliente e di validare lo scopo del progetto e definirne le tempistiche.

Successivamente, abbiamo sviluppato una soluzione per estrarre il catalogo della piattaforma Tivoli Storage Manager in un formato database SQL standard in modo che il service provider potesse ricercare e identificare la corretta posizione di cartelle e specifici file e inviare al nostro team il/i tape per effettuarne il restore quando richiesto. I dati recuperati venivano quindi inviati al cliente finale su un drive USB crittografato o attraverso un FTP, in caso di un ridotto numero di file o per restore urgenti.

I restore dei dati vengono gestiti in base ad un accordo pluriennale che prevede un numero predefinito di restore annuali per l’intero periodo dei 5 anni con la possibilità di aumentare, su richiesta, questo numero in maniera incrementale. I nastri vengono conservati presso la sede del service provider e dismessi secondo la policy di gestione delle informazioni del cliente finale.

Una soluzione su misura

Il service provider è stato quindi in grado di offrire un servizio di gestione e analisi dei tape creato su misura in base alle esigenze del cliente finale senza dover più sostenere spese di conservazione della piattaforma Tivoli Storage Manager e  garantendo la possibilità di accedere ai dati memorizzati sui nastri se e quando richiesto.

L’accordo per il restore dei tape di backup on demand si basa sull'erogazione di servizi creati ad hoc per rispondere in maniera efficace alle necessità del cliente e assicura una migliore predicibilità in relazione ai costi e al budgeting dell’operazione. L’accordo permette anche di processare le richieste e la consegna dei dati ripristinati velocemente e in modo efficiente, evitando i ritardi amministrativi.

Grazie a questo accordo Ontrack ha messo a disposizione le proprie competenze in ambito di restore dei tape per tutta la durata del contratto, lavorando su un service level agreement (SLA) di 12 giorni lavorativi un restore standard, che include 5 tape e 1TB di dati selezionati.

Il progetto intrapreso dal service provider spagnolo e da Ontrack ha prodotto ottimi risultati per il cliente finale che ha potuto ridurre drasticamente i costi per lo storage dei nastri e recuperare i dati quando richiesto senza dover effettuare alcun update della piattaforma Tivoli Storage Manager.

Lo stesso service provider ha tratto dei benefici: è stato infatti in grado di proporre al nuovo cliente un servizio sicuro, efficace ed affidabile senza dover investire ulteriore denaro nel mantenimento dell’infrastruttura.

Cambiamenti normativi in corso

Un’efficace gestione dei tape e lo stabilire un processo in grado di rispondere rapidamente alla richiesta di recupero dati si basano su due best practice del tape management: 1) identificare lo stato di un archivio su tape e 2) conoscere i dati registrati nell'archivio.  Crediamo infatti che all'aumento delle richieste per un rapido accesso ai dati legacy, in linea con i cambiamenti normativi e gli standard di governance, corrisponderà un aumento in termini di popolarità di questo genere di soluzioni.