Hard disk rotto: documenti contabili e fatture perse

È il terrore di qualunque azienda: la rottura di un hard disk che porta alla perdita di fatture e documenti contabili. Si tratta di una problematica che può verificarsi non soltanto a causa di eventi naturali e accidentali, ma anche per interventi di tipo doloso e che comunque, a prescindere dalle sue motivazioni, rappresenta uno dei rischi più concreti che ogni azienda potrebbe trovarsi a dover affrontare.

Che fare dunque in un’eventualità simile, neppure troppo remota in un’era in cui l’utilizzo di sistemi informatici è ormai indispensabile per praticamente ogni attività professionale?

Il primo consiglio è quasi scontato: non sottovalutate mai l’importanza di un backup periodico dei dati aziendali e neppure della loro archiviazione in più copie!

Ma a danno fatto, cosa è necessario sapere?

La prima possibile conseguenza in cui incappa l’azienda che ha perso documenti contabili e fatture a causa della rottura di un hard disk è, naturalmente, l’incapacità di difendersi in caso di contestazioni fiscali o legali. Nel caso in cui venisse sottoposta a un controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate, infatti, l’attività non potrebbe provvedere ai documenti a proprio favore. In questo caso si troverebbe di fronte a possibili sanzioni amministrative da migliaia di euro, senza considerare il rischio di sanzioni penali e ricadute in caso di eventuale fallimento.

In questi casi, la prima cosa da fare è tentare di ricostruire la propria storia contabile con il supporto di clienti e fornitori – che dovrebbero essere in possesso della copia del documento andato perduto. Allo stesso modo, è possibile controllare se nelle email inviate sono ancora presenti i messaggi con gli allegati di vostro interesse.

Nel caso in cui non si riuscisse in alcun modo a recuperare i documenti perduti, l’azienda che ha perso la propria contabilità incorrerebbe in rischi pesanti soprattutto a fronte di un eventuale accertamento induttivo da parte del fisco, oppure in caso di contestazioni.

Il codice civile italiano, lo ricordiamo, prevede che le fatture e i documenti fiscali vengano conservati per dieci anni, in modo diligente e ordinato. Non solo: le scritture contabili devono essere conservate sino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d’imposta corrispondente – ossia, talvolta, per oltre un decennio. Nello specifico, la recente Legge di Stabilità parla di cinque, sette o addirittura quattordici anni!

Ricordate inoltre che se, per esempio, la vostra contabilità e le vostre fatture sono state smarrite a causa di un virus informatico, da un punto di vista legale questa non è una scusa sufficiente per non produrre prove documentali a vostra favore. Non si esclude dunque la responsabilità del contribuente.

Quest’ultima è una carta da giocare solamente se siete in grado di provare che una causa di forza maggiore ha determinato la perdita dei dati contabili della vostra azienda: parliamo comunque di un evento imprevedibile e fortuito che, purtroppo, non sempre è possibile dimostrare in modo oggettivo e inappuntabile.

Tipiche cause di forza maggiore includono comunque eventi come il terremoto, un incendio, un furto: secondo la Corte di Cassazione, in questi casi le limitazioni alla prova previste per legge possono essere superate grazie ai testimoni.

Per quanto riguarda l’attacco informatico da parte di virus, non è ovviamente considerato un evento anormale per chi utilizza supporti di questo tipo. Tant'è che le stesse norme sulla privacy impongono – e non consigliano! – a ogni professionista o azienda di dotarsi di antivirus e firewall sui propri dispositivi.