Trovare e recuperare le e-mail salvate in modo rapido e semplice

Dal 25 maggio è in vigore il GDPR, il nuovo regolamento europeo relativo alla sicurezza dei dati. Le nuove regole sono ora obbligatorie per tutte le persone e le aziende che risiedono nell'UE oltre che per coloro che, dal resto del mondo, stanno facendo affari con le aziende europee. Abbiamo già trattato nel dettaglio molti paragrafi in diversi post del blog.

Molte delle nuove regole si applicano all'archiviazione delle e-mail, sia attive sia e-mail di cui è già stato effettuato il backup per l'archiviazione. In molti casi le e-mail contengono informazioni che l'azienda non è autorizzata a conservare più a causa di un rifiuto dell'individuo che è il legittimo proprietario dei dati personali oppure l'azienda vuole verificare se sono archiviati dati personali o preziosi nelle e-mail che rientrano in un modo o nell'altro nelle disposizioni del GDPR. Inoltre, e perfino senza la necessità urgente del GDPR, le e-mail archiviate o le caselle di posta in generale potrebbero contenere delle informazioni che possono essere necessarie per ulteriori affari o per indagini legali, oppure informazioni che hanno raggiunto il proprio fine vita e dovrebbero essere cancellate in sicurezza, in modo che i dati non vengano divulgati al pubblico.

Generalmente trovare e recuperare le singole e-mail da un normale Microsoft Exchange Server Backup non è un'operazione semplice. Nel caso di un'e-mail che è contenuta in un file .edb, tradizionalmente occorre ripristinare completamente l'intero database di Exchange con tutte le e-mail e quindi cercare quella di cui si ha bisogno.

Per questo motivo, in un caso del genere si utilizza un secondo server di recupero, che è un duplicato esatto del server Exchange di produzione. Il primo passo è quello di ripristinare il backup dal mail server live attivo sul secondo recovery server. In seguito si decomprimono i file del database di Exchange e i messaggi e-mail inclusi. Quindi si cerca l'e-mail specifica e infine la si copia nell'appropriata casella di posta di Exchange sul live server. Questo è un semplice riepilogo di tutte le attività che un amministratore deve effettuare quando gli viene richiesto un lavoro del genere.

Un modo più semplice per effettuare la ricerca e il ripristino granulare delle e-mail è quello di utilizzare Ontrack PowerControls for Exchange. Con PowerControls for Exchange non sono più necessari i backup brick-level o Exchange Recovery Server. Anche tutte queste attività normalmente necessarie per importare di nuovo singole e-mail in Exchange o Outlook non sono più necessarie. Con questo strumento aprite semplicemente il database .edb di Exchange o il file .pst di Outlook all'interno di PowerControls e potete cercare e-mail o allegati specifici. Le e-mail archiviate possono quindi essere facilmente ripristinate direttamente nel server e-mail di produzione in uso oppure in una casella di posta Office 365.

Proprio così: Ontrack PowerControls non solo funziona con MS Exchange Server on-premise, ma anche con gli ambienti Office 365 Hybrid, Office 365 Active Directory Sync e Office 365 Standalone. In breve, Ontrack PowerControls vi aiuta a trovare e ripristinare le e-mail, se disponete di una password Office 365 valida in modo da poter accedere al vostro account.

La nuova versione 9.1 rende ancora più semplice la ricerca e il ripristino delle e-mail: ora è possibile creare ed esportare un elenco di caselle di posta in un file Exchange Database (EDB), con un maggior risparmio di tempo quando per esempio si migra a Office 365, in caso di un'indagine forense o per raccolte eDiscovery. Inoltre, la versione più recente è in grado di selezionare caselle di posta specifiche durante una sola attività e di definire una preferenza globale per dividere grandi caselle di posta in dimensioni predefinite per l'esportazione in Office. Questo permette di prevenire eventuali problemi con il limite delle dimensioni in fase di upload.

Scopri ulteriori informazioni sul recupero delle e-mail con PowerControls.