Ein Leitfaden für die Datensicherung bei Kleinunternehmen

Jeder, der schon einmal einen Computer für die Arbeit verwendet hat, sollte wissen, dass es von entscheidender Bedeutung ist Backups zu machen. Egal, ob Sie einen unerwarteten Festplattenausfall erleben oder aus Versehen die Löschtaste betätigt haben, ein aktuelles Backup zur Verfügung zu haben, kann ausreichend sein, um Ihr Unternehmen vor einer Katastrophe zu bewahren.

Dennoch machen sich viele von uns schuldig, indem sie ihre Backups nicht häufig genug machen oder gar überhaupt nicht anfertigen. Vielfach werden Backups als zu kompliziert, ressourcen- und arbeitsintensiv angesehen, ohne dass man sicher sein kann, mit ihnen einen positiven Ausweg aus der Miesere zu finden.

In diesem Leitfaden versuchen wir diese Missverständnisse zu zerstreuen, in dem wir zeigen, wie selbst kleine Unternehmen regelmäßig Sicherheitskopien von ihren Daten in einer sicheren, effizienten und kostengünstigen Weise erstellen können.

Was ist ein Backup überhaupt?

Um es ganz einfach auszudrücken, ein Backup ist eine vollständige Kopie der Daten – unabhängig davon, ob es sich um eine einzelne Datei oder den Inhalt eines kompletten Laufwerks handelt – die sich auf einem anderen Speichergerät befindet als das Original. Im Idealfall liegt das Backup außerhalb des genutzten Systems und ermöglicht eine Wiederherstellung der ursprünglichen Daten, wenn Datenverlust beim Originalspeicherort auftritt.

Datenverlust kann aus vielen verschiedenen Gründen geschehen und es ist wichtig, sie möglichst alle zu berücksichtigen. Sie sollten Ihre Backups z.B. nicht unbedingt im Unternehmen lagern, denn sie sind hier zwar höchstwahrscheinlich gegen Festplattenausfall und Datenbeschädigungen geschützt, aber meist nicht gegen Feuer oder Wasserschäden durch Brand oder Hochwasser. Ebenso können Sie sich nicht auf ein RAID als Backup-Gerät verlassen, denn so wie ein RAID seine Laufwerke spiegelt, bedeutet es, dass jede Kopie der Daten anfällig ist für menschliche Fehler.

Wie kann ich starten?

Bevor Sie Windows Backup anwerfen und damit beginnen, Daten auf einen USB-Stick zu übertragen, ist es wichtig, sich über die Gründe für das Anlegen eines Backups klarzuwerden und sich zu überlegen, ob die gewählte Methode ihre Ziele erfüllt oder nicht.

Selbst wenn Sie auch nur eine rudimentäre Ausbildung in Disaster Recovery (DR) haben, sind Sie sich wahrscheinlich über zwei wichtige Faktoren im Klaren: den Recovery Point Objective (RPO) und den Recovery Time Objective (RTO). RPO bezieht sich dabei auf das maximale Alter, das die Daten erreichen können, bevor es unnötig wird, sie auf ein Unternehmens-Backup zu speichern. RTO dagegen beschreibt die Zeitspanne, die Unternehmen geschäfts- bzw. überlebensfähig bleibt, ohne die wichtigen Daten zur Verfügung zu haben.

Dabei brauchen Sie nicht unbedingt einen formalen DR-Plan, um Ihre Geschäftsdaten wirksam zu sichern, aber die Prüfung Ihrer Laufwerke und Server hinsichtlich RPO und RTO ist auf jeden Fall ein sinnvoller Weg, um festzustellen, in welcher Art und Weise als auch wo Ihre Backups angelegt werden sollten.

Danach können Sie damit beginnen, darüber nachzudenken, wie man es dann auch realisiert.

Backup auf einer externen Festplatte

Heutzutage ist eines der gängigsten Methoden für Zuhause und eben auch kleine Unternehmen die Sicherung ihrer Daten auf eine externe Festplatte. Diese sind günstig, relativ schnell, leicht zu lagern und zu transportieren und in der Regel bequemer als Wechselmedien mit geringerer Kapazität als optische Disks und Speicherkarten.

Abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen ist der Einsatz einer Handvoll externer Speicherlaufwerke und das Sichern von Daten über USB ein- oder zweimal in der Woche vielleicht völlig ausreichend, um Ihre RPO und RTO Ziele einzuhalten. Aber denken Sie daran, diese entweder off-site oder in einem feuersicheren Tresor zu lagern.

Es ist dabei erwähnenswert, dass Tausende von freien der kommerziellen Softwarelösungen angeboten werden, die den Prozess der Backup-Erstellung einfacher und effizienter zu machen. Windows Backup ist in den aktuellen Windows-Versionen bereits integriert, genauso wie Time Machine von Apple. Der Einsatz einer speziellen Software zum Kopieren von Daten ist dabei nur selten zwingend, aber kann auf langer Sicht das Leben des Mitarbeiters leichter machen.

Sicherungskopie auf NAS

Wenn Sie sich das Jonglieren zwischen einzelnen Laufwerken ersparen möchten, können Sie auch darüber nachdenken eine Sicherheitskopie (Backup) auf ein Network Attached Storage (NAS) Gerät anzulegen. Ein NAS ist ein einfacher Weg, um Dateien zwischen Computern im Netzwerk, in der Regel eine Reihe von verbundenen Festplatten in einer RAID-Konfiguration, zu teilen und ist so eine bequemere und stabilere Wahl als eine normale, externe Festplatte.

Einige der bekanntesten NAS-Anbieter sind Synology, Drobo und Western Digital und bieten eine breite Palette an unterschiedlichen Produkten und Preisen. Denken Sie auch hier daran, dass wenn Sie das NAS in Ihrem Büro aufstellen, sind sie nicht weniger anfällig für Feuer und Überschwemmungen als der Rest des Netzwerks. Vergewissern Sie sich bei dem Einsatz eines NAS, dass Sie zusätzlich noch eine weitere Kopie der Daten haben.

Backup bei einem Cloud-Anbieter

Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, komplett auf die Ausgaben für eigene Hardware zu verzichten und auf einen Cloud-Dienst anstelle von externen Festplatten und anderen Speichermedien zu setzen. Für viele kleine Unternehmen hat die „Wolke“ vollständig den Prozess der Sicherung ihrer Daten revolutioniert. Es ist nun möglich, Sicherheits- und Compliance-Bedenken ungeachtet, ohne einen Cent für Geräte, Datentransport und Lagerplatz auszugeben, Daten als Backup zu sichern.

Natürlich können Sie sich auf fast jede Cloud-Storage-Lösung – z.B. Dropbox – für das Backup von Geschäftsdaten verlassen. Allerdings erzielen Sie die besten Ergebnisse mit einem speziell für diesen Zweck entwickelten Cloud-Backup-Dienst und dieser ist in der Regel die bessere Wahl. Unzählige solcher Dienste existieren bereits; einige der bekanntesten darunter sind Carbonite und Mozy. Denken Sie daran, Ihren Vertrag mit einem Anbieter im Detail zu prüfen, bevor Sie Ihre Daten zu einem Drittanbieter geben, um spätere Horrorgeschichten, die bei einem späteren Wechsel zu einem anderen Anbieter auftreten können, zu vermeiden.

Denken Sie aber daran: Die Methode, die Sie für Ihre Backups wählen, ist dabei fast zweitrangig gegenüber Ihren RPO und RTO Anforderungen. Datenverlust und Ausfallzeiten können ausreichen, um ein kleines Unternehmen schnell in die Knie zu zwingen und so ist es besser hier auf Nummer Sicher zu gehen, als an der falschen Stelle zu sparen.