Rechtliche Archivierungspflichten bei Banken und im Finanzsektor
Auch bei Banken und im Finanzsektor sind die Verantwortlichen gezwungen, passende Aufbewahrungszeiten für ihre Daten- und Dokumentenarchive festzulegen, die dabei auch das Bankgeheimnis, die Vertraulichkeit von Informationen über das Privatleben der Kunden sowie die Interessen Dritter bei der Offenlegung von Transaktionen berücksichtigen.
In den letzten 20 Jahren haben sich nicht nur der erweiterte Zugang von Kunden zu Bank- und Finanz-Netzwerken und die die Art und Weise des Datenmanagements bei Bankdaten geändert, sondern auch die das Auftreten von Finanzskandalen (wie Enron und Worldcom), Internetkriminalität und Terrorismus -Bekämpfung sind angestiegen, So wurde jetzt die Rückverfolgung von Transaktionen erleichtert und Regulierungs- und Justizbehörden erhalten in vielen Fällen Zugriff auf sensible Bankdaten.
Was bedeutet das für die Aufbewahrungsfristen von Kundendokumenten?
In den USA und in Frankreich sind die Aufbewahrungsfristen von Bankunterlagen von Kunden auf 5 Jahre beschränkt. In der Versicherungsbranche, bei Lebensversicherungen und Todesfallpolicen werden die Dokumente von dem Zeitpunkt des Abschlusses der Versicherung bis zu mehreren Jahren nach dem Tod des Kunden (mindestens 5 Jahre) aufbewahrt. Im Vereinigten Königreich werden Dokumente zum Rentenbezug (Pensionsversicherungsverträge) 40 Jahre lang aufbewahrt, beginnend ab dem Tag der Unterschrift oder der Erneuerung des Vertrags durch den Kunden.
Auf Seiten der Banken legt im Vereinigten Königreich der Bank Secrecy Act (BSA) die geltenden Regeln für den Betrieb von Finanzhäusern fest, darunter alles, was mit Geldwäsche und den Vorschriften, die die Terrorismusrisiken verringern sollen, zu tun hat. Generell beträgt die Aufbewahrungsfrist von Bankinformationen in Großbritannien 5 Jahre. In Frankreich legt die Steuerbehörde eine 6jährige Aufbewahrungsfrist für alle Dokumente „vom Tag der letzten Transaktionen, die aufgezeichnet wurden und in den Büchern stehen oder von dem Tag an, an dem Dokumente oder Aufzeichnungen zu Transaktionen geschaffen wurden.“ „ Es ist möglich, dass einige Einträge länger als 6 Jahre aufbewahrt werden müssen.“ Darüber hinaus gibt es auch einige Ausnahmen für diese Vorgabe. Kurz gesagt, bedeutet diese Vorschrift, dass es sinnvoll und realistisch erscheint von einer faktisch 10jährigen Aufbewahrungsfrist in Frankreich auszugehen, um stets im Falle von Anfragen aus der Verwaltung gewappnet zu sein. Diese Bestimmungen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen und Anforderungen zum Archivdatenmanagement liegen somit im Wesentlichen auf gleicher Höhe wie diejenigen in Großbritannien.
Die Aufbewahrungsfristen für Banken und Finanzinstitute in DACH
Nicht viel anders sieht es in Deutschland, Österreich und der Schweiz aus. Generell gilt in allen drei Ländern, dass die Rechtsprechung in diesen Ländern davon ausgeht, dass es sich bei diesen Instituten um Handelshäuser handelt. Das bedeutet in der Konsequenz, dass Geldinstitute nahezu die gleichen Aufbewahrungsfristen haben wie beispielsweise ein Einzelhändler oder ein Immobilienmakler. Neben den übergeordneten Paragrafen des Handelsgesetzbuchs (§ 257 – Aufbewahrung von Unterlagen und § 239 – Führung von Handelsbüchern) gelten seit 2002 in Deutschland klare Regelungen zur Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsunterlagen nach § 146 Abs.5 AO (Abgabenverordnung): „Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.“
Nach § 147 handelt es sich dabei um
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handelsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung" sind.
Der Zugriff auf diese Dokumente muss mindestens 10 Jahre sichergestellt sein. Nur sechs Jahre hingegen müssen Handels- und Geschäftsbriefe von den Banken aufbewahrt werden. Das bedeutet, Kontoauszüge können von Kunden der Bank nur innerhalb dieser Frist angefragt werden.
Anders die Situation in der Schweiz: Hier gelten sowohl für Handelsbücher, Bilanzen etc. als auch Korrespondenzen die gleichen Fristen: Einheitlich 10 Jahre. Für Dokumente, die sich auf Immobilien beziehen, liegt diese sogar bei 20 Jahren (Deutschland 10 Jahre, Österreich 12 Jahre).
Österreich liegt bei seinen Aufbewahrungsfristen mit sieben Jahren sowohl bei Büchern, Jahresabschlüssen, Bilanzen etc. als auch bei Korrespondenzen im Mittelfeld.
Mehr Informationen zu den rechtlichen Aufbewahrungsfristen in diesem Sektor in DACH finden Sie auch hier:
